Az Államreform Operatív Program keretében megvalósításra kerülő Tállya Önkormányzatának Szervezetfejlesztési pályázata projekt vezetési tanácsadási alprojektjének alapító dokumentuma A dokumentum története Változat Dátum (kiadás) Módosító Változás 1. verzió 2009. 03. 17. GKIeNET Kft. -
Tartalomjegyzék 1. PROJEKT FŐBB AZONOSÍTÓ ADATAI... 3 2. BEVEZETÉS, JELEN DOKUMENTUM CÉLJA... 3 3. ÁLTALÁNOS PROJEKTLEÍRÁS... 3 3.1 A PROJEKT FELSŐ-SZINTŰ CÉLJAI... 3 3.2 A PROJEKT ELVÁRT EREDMÉNYEI... 3 3.3 A PROJEKT TERJEDELME (SCOPE-JA)... 4 1. DÖNTÉSI MECHANIZMUS KORSZERŰSÍTÉSE... 4 2. A KÖLTSÉGVETÉS GAZDÁLKODÁS EREDMÉNYESSÉGÉNEK JAVÍTÁSA... 4 3. PARTNERSÉG ERŐSÍTÉSE... 4 4. A PROJEKT ELVÁRT PRODUKTUMÁNAK SZAKSZERŰ LEÍRÁSA... 4 4.1 A PROJEKT TERMÉKEI... 5 HORIZONTÁLIS SZEMPONTOK KEZELÉSE... 7 4.2 A PROJEKT FELSŐ SZINTŰ ÜTEMEZÉSE... 9 5. PROJEKT SZERVEZET, FELELŐSSÉG, ERŐFORRÁSOK... 11 6. KOCKÁZATELEMZÉS... 11 7. PROJEKTFOLYAMATOK... 12 7.1. GÖRDÜLŐ TERVEZÉS... 12 7.2. ELŐREHALADÁS BELSŐ JELENTÉSE... 12 7.3. ELŐREHALADÁS JELENTÉSE A KÖZREMŰKÖDŐ SZERVEZET FELÉ... 12 7.4. PROBLÉMÁK, KOCKÁZATOK, RENDKÍVÜLI ESEMÉNYEK KEZELÉSE... 12
1. PROJEKT FŐBB AZONOSÍTÓ ADATAI PROJEKT AZONOSÍTÓ ADATOK Projekt neve: Tállya Önkormányzatának Szervezetfejlesztési pályázata A projekt kezdete: 2009. 03. 24. Projektvezető neve: Monostory Ágota A projekt vége: 2009. 11. 16. 2. BEVEZETÉS, JELEN DOKUMENTUM CÉLJA 2008. év első félévében az NFÜ közzétett egy pályázati felhívást az Államreform Operatív Program (ÁROP) keretében a polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztésére vonatkozóan (a pályázat kódja: ÁROP 1A2, 3A1). 2008 júliusában Tállya Község Önkormányzata a benyújtás első körében adta be pályázatát, amit nyertesnek hirdetett meg a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség. A pályázat az alábbi feladatok végrehajtásához biztosít forrást: Oktatás, képzés, Vezetési tanácsadás. Jelen dokumentum célja a vezetési tanácsadási alprojekt, illetve a hozzá kapcsolódó projektmenedzsment feladatok, célok, határidők, stb. leírása. Tállya Község Önkormányzata a vezetési tanácsadási projekt végrehajtásával beszerzési eljárás keretében a GKIeNET Kft-t bízta meg. Jelen dokumentum a GKIeNET Kft. terméke. Jelen dokumentumnak nem célja az oktatási, illetve a szoftver fejlesztési projektek leírása. 3. ÁLTALÁNOS PROJEKTLEÍRÁS 3.1 A PROJEKT FELSŐ-SZINTŰ CÉLJAI A pályázati felhívás átfogó célja a három megjelölt terület fejlesztése a jelen dokumentumban leírt, megtervezett, a pályázatban foglalt keretrendszernek megfelelő módon: Döntési mechanizmus korszerűsítése A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása Partnerség erősítése A projekt részletes célkitűzései a 3.3 A projekt terjedelme (scope-ja) c. részben kerülnek kifejtésre. 3.2 A PROJEKT ELVÁRT EREDMÉNYEI A projekt végrehajtását követően Tállya Község Önkormányzata az alábbi eredmények megvalósulását várja el: A hivatali működés átláthatóságának növekedése (főként a Hivatal vezetése, valamint bizonyos mértékben a képviselőtestület és az ügyfelek számára); A hivatali működés hatékonyságának fejlesztés (a rendelkezésre erőforrások kihasználtsága legyen minél jobb); Hivatali emberi erőforrás-fejlesztés (képzések, oktatások segítségével);
Előkészítő feladatok végrehajtása az elektronikus közigazgatás megvalósításának irányába, minél nagyobb fokú felkészülés az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program végrehajtására. 3.3 A PROJEKT TERJEDELME (SCOPE-JA) 1. Döntési mechanizmus korszerűsítése a) általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében; b) a polgármesteri hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében; c) ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása); e) a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása; f) a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése; h) az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe; j) a hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése; k) szervezeti szintű teljesítménymérési és értékelési eszközök bevezetése; l) a projekt szemlélet megerősítése. 2. A költségvetés gazdálkodás eredményességének javítása a) pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása; b) stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása; c) tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között; h) pénzügyi és költségvetés-végrehajtási ellenőrzés javítása. 3. Partnerség erősítése a) szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére; b) a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa; c) partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba; d) szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére. 4. A PROJEKT ELVÁRT PRODUKTUMÁNAK SZAKSZERŰ LEÍRÁSA A tanácsadási projekt céljainak megvalósítása a végrehajtáshoz szükséges lépések (adatfelvételi helyek, folyamatok, adatfeldolgozás menete) alapján kialakított modulrendszerben történik, ami az elvégzésre kerülő munka szempontjából előnyös. Azokat a pontokat csoportosítva egy modulba, amelyeknél ugyanazon vagy hasonló munkafázisok merülnének fel vagy az eredménytermékek pozitív szinergiákat hordoznak. A kialakított modulok a következők: 1. Döntési mechanizmus korszerűsítése 2. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása 3. Partnerség erősítése Modul1: a, f Modul4: a, h Modul6: a, d Modul2: b, c, e Modul5: b, c Modul7: b, c
h Modul3: j, k l Az egyes modulokba rendezett célok megvalósítása együttesen, azonos termékek elkészítése által történik. 4.1 A PROJEKT TERMÉKEI Modul1 I./a, Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében I./f, A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése Cél: Stratégiai menedzsment erősítése Az egymással kapcsolatban álló szervezeti egységek (személyek) működésének összehangolása Stratégiai menedzsment javaslatok Kompetencia kérdőív Koordinációs térkép és képzési terv Modul2 I./b, A polgármesteri hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében I./c, Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása) I./e, A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása Cél: Kritikus folyamatok fejlesztése a rövidebb átfutás, jobb átláthatóság, illetve kevesebb hibázás magvalósítása érdekében Folyamat fejlesztési javaslati dokumentum I./h, Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe Cél: Szabályozott intézményi jelentési folyamat bevezetése Feladat-megosztás fejlesztési javaslatok bevezetése Intézményi jelentési folyamat leírás Modul3 I./j, A hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő
mutatószámok bevezetése I./k, Szervezeti szintű teljesítménymérési és értékelési eszközök bevezetése Cél: Egy esetleges jövőbeni teljesítménymérés, illetve értékelési rendszer fejlesztésével kapcsolatos döntést követően a Hivatalnak kész módszertana legyen a rendszer bevezetéséhez Összefoglaló dokumentum a kidolgozott teljesítménymérési, értékelési koncepcióról I./l, A projekt szemlélet megerősítése Cél: Projektmenedzsment tudás erősítése Projektmenedzsment kézikönyv Modul4 II./a, pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása II./h, pénzügyi és költségvetés-végrehajtási ellenőrzés javítása Cél: Belső jelentési folyamatok fejlesztése Pénzügyi felelősségvállalás leszabályozása FEUVE dokumentum Modul5 II./b, Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása II./c, Tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között Cél: Költségvetés tervezés folyamatának dokumentálása, fejlesztése Költségvetés-tervezési folyamatfejlesztési javaslat Modul6 III./a, Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére III./d, Szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére Cél: Honlap frissítési eljárások fejlesztése Honlap mint kommunikációs csatorna kezelés fejlesztése Honlap menedzsment ajánlás Honlap fejlesztési javaslati dokumentum Modul7 III./b, A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa III./c, Partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba
Cél: Partneri (lakosság, ill. vállalkozói szféra) igények, elégedettség felmérése Stratégiai irányok meghatározása Partner térkép HORIZONTÁLIS SZEMPONTOK KEZELÉSE Nyilvánossággal kapcsolatos vállalások A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt 2 db C és 2 db D típusú tábla elkészítése és elhelyezése Fotódokumentáció készítése (1 db) Információs anyagok, kiadványok készítése (200 db) A kedvezményezett honlapján (amennyiben van ilyen) folyamatosan utalni kell az uniós támogatásra mind szövegesen, mind pedig a logó elhelyezésével (4) A projekt során végrehajtandó akciók A kapott táblák kifüggesztése. Fotódokumentáció készítése. A projekt bemutatása legalább egy médiumban. A Partnerség fejlesztését célzó (III.) részcélok megvalósításának erre ki kell terjednie. Esélyegyenlőséggel kapcsolatos vállalások Esélyegyenlőségi terv Az esélyegyenlőségi célcsoportot vagy annak képviselőit bevonta a projekt tervezésébe Munkaidő-kedvezmény biztosítása a dolgozók továbbképzéséhez GYES-en, GYED-en levő munkatársakkal való szervezett, dokumentált kapcsolattartás A projekt során végrehajtandó akciók Már létezik Már létezik Környezeti fenntarthatósággal kapcsolatos vállalások Fenntarthatósági terv elkészítése Környezetvédelmi/fenntarthatósági megbízott, munkacsoport kijelölése Az igénybe vett tanácsadás, képzés, emberi erőforrás fejlesztés kiterjed a környezeti, fenntarthatósági ismeretek bővítésére A projekt során végrehajtandó akciók
Partnerség építés a projekt-tervezés és végrehajtás során A társadalmi bizalom szintjének növekedését szolgáló megoldások száma Kombinált valamint anyag- és energiatakarékos irodatechnikai készülékek beszerzése és alkalmazása Újrahasznosított papír használat bevezetése és/vagy növelése az irodai és nyomdai munkák során A tudásmegosztás (képzések, műhelyek, konferenciák, megbeszélések stb.) választott körülményei környezettudatosságot tükröznek Környezeti szempontokat érvényesít a beszerzendő eszközök, termékek, alapanyagok értékelésénél/kiválasztásánál III. pont 0 db -> 2 db 1 db -> 2 db Már létezik Már létezik Társadalmi fenntarthatósággal kapcsolatos vállalások Célzott segítségnyújtás a fejlesztés által érintett csoportok, személyek, szervezetek számára A társadalmi értékek megjelenítése a szervezeti célok között A projekt során végrehajtandó akciók Cél- és értékrend szerinti működés A projekt irányítási és döntéshozatali rendjének bemutatása Párbeszéd és együttműködési fórumok
4.2 A PROJEKT FELSŐ SZINTŰ ÜTEMEZÉSE Tevékenység Szakasz I. Költség (Ft) bruttó összeg Szakasz II. Költség (Ft) bruttó összeg Összesen (Ft) bruttó összeg Szervezeti, döntési eljárások Tanulmány I./a M1-Stratégiai menedzsment 722 925 722925 Szervezeti, döntési eljárások Tanulmány I./b M2- Szervezetfejle sztési folyamatleírás ok 625 000 625000 Szervezeti, döntési eljárások Tanulmány I./c M3- Ügymenetleírá sok 833 333 833333 Szervezeti, döntési eljárások Tanulmány I./e M4-Területek együttműködé se folyamatleírás ok 833 333 833333 I./f Koordinációs tanulmány 781 250 781250 I./h I./j I./k IT információ áramlás tanulmány 729 167 729167 Teljesítménym érés és értékelés Tállya Község Polgármester Hivatalában 750 000 750000 Teljesítménym érés és értékelés Tállya Község Polgármester Hivatalában 750 000 750000
II./a Gazdálkodási felelősségválla lás tanulmány 677 083 677083 II./b Stratégia - költségvetés tanulmány 833 333 833333 II./c Szakpolitika - költségvetés tanulmány 671 365 671365 II./h III./a III./b Partnerség tanulmány Költségvetés végrehajtás tanulmány 781 250 781250 Tállya Község Polgármesteri Hivatala számára 680 000 680000 Partnerség tanulmány Tállya Község Polgármesteri Hivatala számára 680 000 680000 Partnerség tanulmány Tállya Község Polgármesteri Hivatala számára III./c Adatbázis, kapcsolattartá si metódusok Tállyán 911 514 911514 III./d IT szervezet és hálózati megoldások tanulmány 750 000 750000 A beruházás helyszínén a pályázati dokumentáció ban megjelölt 2 db C és 2 db D típusú tábla elkészítése és elhelyezése Fotódokument áció készítése (1 db) Információs anyagok, kiadványok készítése (200 db) Nyilvánosság A kedvezményez ett honlapján 140 646 140 646
(amennyiben van ilyen) folyamatosan utalni kell az uniós támogatásra mind szövegesen, mind pedig a logó elhelyezésével (4) Összesen 4 521 514 7 628 685 12 150 199 5. PROJEKT SZERVEZET, FELELŐSSÉG, ERŐFORRÁSOK A projekt végrehajtására munkacsoportok alakultak (táblázat). A munkacsoportokba a GKIeNET Kft. és az önkormányzat által delegált munkatársak az alábbiak szerint kerültek elosztásra: Projektvezető neve: Monostory Ágota Projekt szponzor: Tállya Község Önkormányzata Munkacsoport Hivatali kapcsolattartói munkacsoport Tanácsadói munkacsoport Résztvevők Monostory Ágota (körjegyző) Hinkel Attila (GKIeNET Kft.), Virág András (GKIeNET Kft.) 6. KOCKÁZATELEMZÉS Azonosított kockázat Kockázat hatása* Kezelési mód Felelős 1. előrehozott helyhatósági választások 2 Rögzített működés 2. vezetők erőteljes igénybevétele 2 3. állami szabályozás megváltozása 2 Rugalmasság mind a vezetők, mind az interjúztatók részéről Folyamatos nyomon követés és felkészülés 4. dolgozók túlzott kivonása a munkavégzésből *3: nagy, 2: közepes, 1: alacsony 2 Jól tervezett időpontokban végrehajtott interjúk
7. PROJEKTFOLYAMATOK 7.1. GÖRDÜLŐ TERVEZÉS A projektdefiníciós fázisban meghatározott ütemterv (4.1 pont) projektvégrehajtás során felmerülő átalakításának végrehajtása, újratervezése, illetve a feladatok készültségének folyamatos követése a Tanácsadói munkacsoport feladata. 7.2. ELŐREHALADÁS BELSŐ JELENTÉSE A projekt előrehaladásnak projektvezető felé való jelentése a munkacsoport-vezetők feladata, amit szóbeli státuszjelentések formájában kell megtenniük. 7.3. ELŐREHALADÁS JELENTÉSE A KÖZREMŰKÖDŐ SZERVEZET FELÉ A Hivatali kapcsolattartói munkacsoport feladata az előrehaladási jelentések elküldése a Közreműködő Szervezet felé. 7.4. PROBLÉMÁK, KOCKÁZATOK, RENDKÍVÜLI ESEMÉNYEK KEZELÉSE A munkacsoport-vezetők kötelesek valamennyi határidőkkel, minőségi, feladat-terjedelmi, illetve pénzügyi keretekkel kapcsolatos problémát, kockázatot, illetve rendkívüli eseményt a lehető legkorábban eszkalálni a Projektvezető felé.