Kötelezettségvállalások rögzítésének felhasználói leírása A program az asztalról, az ikonról indul el. Az ikonra való dupla kattintás után először ellenőrzi a gépre letöltött program állapotát, és ha frissítésre szorul, akkor automatikusan letölti az új állapotot, (ez néhány percet igénybe vehet) majd indítja a programot. A közeljövőben számítani kell arra, hogy az egész program folyamatosan változni fog, hiszen most még csak a kötelezettségvállalások rögzítése készült el, de a későbbiekben a fedezet ellenőrzés és a naprakész könyvelési adatok lekérdezési lehetősége is a program része lesz. Bejelentkezés Az alábbi ablakon kell bejelentkezni. A belépési kódot és az első jelszót a Számítógépes Szolgálat adja meg. A jelszót célszerű az első bejelentkezéskor megváltoztatni. Ehhez a jelszóváltoztatás gombra kell kattintani, ahol meg kell adni a régi jelszót, majd a kívánt új jelszót kétszer egymás után egyformán leírva.
Kötelezettségvállalások felvitele és módosítása A felvitel a Kötelezettségek menüből indítható. Külön menüpont van a kiadási és bevételi kötelezettségek felvitelére, de a két menüpont azonos módon működik, így a kiadási képernyőn mutatjuk be annak kezelését. A menüpont beindítása után a fenti ablak jelenik meg, ahol a gazdálkodó által eddig felvitt kötelezettségek jelennek meg. Az ablakban megjelenő adatok rendezettségét a fejlécre való kattintással lehet váltani, és a képernyő alján lévő mezőben lehet keresni bármely oszlop szerint. Új kötelezettséget az alábbi képernyőn lehet felvinni:
A képernyő bal oldalán látható ikonok egy-egy alfunkciót indítanak el. Ezek a következők: Új ütem sor Új kötelezettség Ütem sor törlése Kötelezettség mentése A választó és a felvivő ablak közötti lépkedés Nyomtatás Nyomtatási kép Kilépés a menüből Azokat az adatokat kötelező kitölteni, amelyek sárgán látszanak a képernyőn. Ezek: - Szállító Szállító neve, szöveges mező. - Dátum A kötelezettségvállalás dátuma. (A program felajánlja a rögzítés dátumát.) - Összeg Ha olyan utalványkódra vállaljuk a kötelezettséget, amely tételes ÁFA visszaigénylő, akkor csak az alapot kell beírni, ha ÁFA mentes vagy arányos az utalványkód, akkor az ÁFÁ-val növelt értéket kell rögzíteni. - Utalvány kód Kódszótárból kell választani - Körzet Kódszótárból kell választani (811-es utkodon épületkódot kell beírni!!!) - Forrás Kódszótárból kell választani
- Kiemelt előirányzat Lehetséges értékei: Kiadás esetén: - B Bérjellegű - S Személyi jellegű - T TB, munkaadói járulék és eü.hozzájárulás - D Dologi - F Felhalmozás - P Pénzeszköz átadás - R Megbízás Bevétel esetén: - M Működési bevétel - A Átvett pénzeszköz - G Támogatás A kódszótárból választható adatok kitöltésében egy legördülő ablak segíti a munkánkat: Az Ütemezés gomb megnyomásával automatikus egyenletes ütemezést tudunk csinálni: Beállítható, hogy egyenletesen 12 hónapra, vagy adott hónaptól év végéig, esetleg negyedéves bontásban, vagy pedig adott hónapszámra egyenletesen kívánjuk ütemezni a kötelezettséget. Minden esetben meg kell adni a kezdő időszakot és az ÁFA százalékot.
Ha az adott hónapszámot választjuk, megjelenik egy beviteli mező, ahol megadhatjuk az ütemezendő hónapok számát. Ekkor azonban meg kell adnunk hónapszámot is, különben nem enged továbblépni. A Rendben gomb megnyomása után a program az alsó képernyő sorait automatikusan kitölti. Természetesen ezután még módosíthatjuk az ütemezést, de az ütemezett összegeknek meg kell egyezniük az előre megadott kötelezettség összegével. Az ütemezést egyedileg (adott hónapokra) is lehet rögzíteni, ekkor meg kell adni azt az időszakot, amelyre a számla várható, a részösszeget, az ÁFA százalékot és azt, hogy a részösszeg tartalmazza-e az ÁFA-t. Ha teljesen rögzítettük a kötelezettséget, akkor a Mentés ikonnal tudjuk menteni. A mentéskor adja a rendszer a kötelezettség azonosítót. Ezt a számot fel kell jegyezni és erre a számra kell hivatkozni az utalványrendeleten, valamint a megbízási szerződésen és annak a teljesítési igazolásán. Mentés után visszatér a program a választó ablakhoz, és kiírja az újonnan felvitt kötelezettség azonosítóját.
Ezután pedig nyomtatható listát készít a kötelezettségről.
Kötelezettséget vagy annak egy-egy ütemét mindaddig lehet módosítani, amíg nem került be a kötelezettségre érkezett számla a Pénzügyi Osztályra és azt nem dolgozták fel. Nyomtatási listát nem csak újonnan felvitt kötelezettségről lehet készíteni, hanem régiről is. Ehhez csupán annyit kell tennünk, hogy a választó ablakon kijelöljük a kívánt kötelezettséget, majd megnyomjuk a baloldalon levő Nyomtatási kép vagy a Nyomtatás ikonját.