(próbaváltozat) 11. évfolyam Minden jog fenntartva. Belső változat. Készítette: Urbanics Mihály
TÁBLÁZATKEZELÉS (Microsoft Excel) Definíciók Táblázatkezelő program: Számolásra is alkalmas táblázatok készítésére fejlesztették ki, feladata különböző műveletek elvégzése a táblázatos formában megjelenő adatokkal. Kiegészítő szolgáltatása a táblázatok adatai alapján grafikonok készítése, mely könnyebbé teszi az adatok megértését. (információ kinyerése az adatokból) Munkafüzet: Excel programmal létrehozott állomány (file). Munkalapokból épül fel. (a munkafüzet létrehozáskor általában 3 munkalapot tartalmaz) A program a munkafüzeteket külön-külön ablakban jeleníti meg. Munkalap: oszlopok és sorok összessége. A sorokat számokkal, az oszlopokat betűkel jelöljük. Egyedi névvel rendelkeznek. (pl. Munka1)(így hivatkozhatsz rájuk) Az alapértelmezett nevet érdemes beszédesebb névre cserélni A lapok között a lapfülek segítségével válthatunk (mint egy regiszterben) Cella: A munkalapok elemi részei, az oszlopok és sorok kereszteződésében találhatók. Egyedi hivatkozási lehetőséget biztosító címmel rendelkeznek (oszlop- és sor-index pl.: a B oszlop 2. sorában lévő cellát a B2 címmel azonosítjuk) A B C 1 B2 2 3 A cella 4-féle adatot tartalmazhat: 1 Címke (szöveges adat) 2 Numerikus (szám) 3 Képlet 4 Egyéb (dátum, kép) A cellában megjelenő adat különbözhet a cella valódi tartalmától. pl.: a képlet esetében a képlet alapján kiszámolt érték jelenik meg, vagy 10 helyett 10 Ft jelenik meg a szám formázás miatt. Cella valódi tartalma Formázatlan Formázott, de a cella valódi tartalma nem változott 2. oldal Készítette: Urbanics Mihály
Aktív cella: az a cella, amelybe adatbevitelkor adat kerül Jele: vastag keret Egyszerre csak egy cella lehet aktív Cella aktívvá tételét 2 módon érhetjük el vagy a bal egérgombbal 1-szer a cella közepére kattintva vagy a nyíl-billentyűk segítségével a cellakurzort a cellára állítva. Képlet: a cellák tartalmával elvégezhető műveletet, feladatot leíró szabály. A képlet mindig = jellel kezdődik =A1+B1 (ha ez beírod a C1 cellába, akkor a C1 cellában az A1 és B1 cellában lévő adatok összege fog szerepelni) =Gyök (A1) (ha ez beírod a C1 cellába, akkor a C1 cellában az A1 cellában lévő adat gyöke fog szerepelni) Diagram: a munkalap adatainak grafikus ábrázolása Hivatkozás: a cella oszlop- illetve sor-indexének megadása. (B2 Lásd a cella definícióját) Cellablokk: egy összefüggő több cellából álló cellacsoport, melyet az első és az utolsó cella hivatkozásával adunk meg. (B2:C7 a B2 cellától kezdve a C7 celláig az összes cellát magában foglalja) Név rendelhető hozzá Cellatartomány: Több cellából illetve cellablokkból álló cellacsoport (A2;C2:C6;E2:F7) Név rendelhető hozzá Cellablokk Cellatartomány 3. oldal Készítette: Urbanics Mihály
A program Indítás a ikonnal történik, vagy az asztalról vagy a start menüből. Microsoft Excel.lnk Oszlopindex Szerkesztőléc Fix eszköztár (ikonsor) Menüsor Címsor Cellakurzor Cella Sorindex Munkalap Súgó (Gem Géza) Gördítő sáv Lapfülek Állapotsor Kurzortípusok Excelben: egérkurzor cellakurzor (vastag keret a cella körül) szövegkurzor (függőleges villogó vonal, kattints egyszer a szerkesztőlécen a bal egérgombbal) Gyorsmenü (helyi-menü): a jobb egérgomb megnyomásával megjelenő menü. Itt találhatóak a leggyakrabban használatos parancsok. (Nagyon hasznos és gyorsíthatja a munkádat.) 4. oldal Készítette: Urbanics Mihály
Alapvető műveletek Egy cella kijelölése: kattints a kijelölendő cella közepére egyszer a bal egérgombbal Kijelölés művelete: Állj az egérrel a kijelölendő cellablokk első cellájának közepére A bal egérgombot nyomd le és tartsd nyomva Mozgasd el az egeret a cellablokk utolsó cellájáig és engedd el az egér gombját (a kijelölés hatására az első cella fehér, a többi pedig kék színűvé vált) Cellatartomány kijelölése: A CTRL billentyű nyomva tartása mellett a kijelölés műveletét tetszőleges számban végrehajtani. (lásd a cellatartomány definícióját) Teljes sor kijelölése: kattints a sorindexre a bal egérgombbal. Teljes oszlop kijelölése: kattints az oszlopindexre a bal egérgombbal. Teljes munkalap kijelölése: kattints a sorindex és az oszlopindex kereszteződésében található szürke négyzetre a bal egérgombbal. Adatbevitel művelete: Tedd aktívvá azt a cellát, ahová adatot szeretnél bevinni (Egy cella kijelölése) Gépeld be az adatot Nyomd meg az Enter billentyűt Felülírás művelete: Tedd aktívvá azt a cellát, amit felül akarsz írni (Egy cella kijelölése) Gépeld be az új adatot Nyomd meg az Enter billentyűt Javítás művelete: Tedd aktívvá azt a cellát, amiben javítani akarsz (Egy cella kijelölése) (A szerkesztőlécben megjelenik a cella valódi tartalma) Kattints a bal egérgombbal a szerkesztőlécen a javítandó szövegrész elé vagy mögé és javítsd ki Nyomd meg az Enter billentyűt 5. oldal Készítette: Urbanics Mihály
Tartalom törlés művelete: Jelöld ki a törlendő cellatartományt Nyomd meg a Delete billentyűt Cellatörlés művelete: kattints a Szerkesztés menü Törlés parancsára, a megjelenő menüben a következő lehetőségek közül választhatsz: a cellákat balra tolja a cellákat felfelé tolja egész sort töröl egész oszlopot töröl Cellák beszúrása: kattints a Beszúrás menü Cellák parancsára, a megjelenő menüben a következő lehetőségek közül választhatsz: a cellákat jobbra tolja a cellákat lefelé tolja egész sort beszúr egész oszlopot beszúr Másolás művelete: Jelöld ki a másolandó cellablokkot A Szerkesztés menüből válaszd ki a Másolás parancsot (a cellatartomány körül egy szaggatott vonalkeret jelenik meg) Jelöld ki a beillesztés kezdőpontját (vidd arra a helyre a cellakurzort, ahová be akarod illeszteni az adatokat) A Szerkesztés menüből válaszd ki a Beillesztés parancsot (ha már kiadtad a másolás parancsot, a beillesztést tetszőleges alkalommal elvégezheted, nem kell újra megismételni a teljes másolási műveletet) Áthelyezés művelete: Jelöld ki az áthelyezendő cellablokkot A Szerkesztés menüből válaszd ki a Kivágás parancsot (a cellatartomány körül egy szaggatott vonalkeret jelenik meg) Jelöld ki a Beillesztés kezdőpontját (vidd arra a helyre a cellakurzort, ahová be akarod illeszteni az adatokat) A Szerkesztés menüből válaszd ki a beillesztés parancsot Visszavonás és Ismétlés parancs: nagyon hasznos a Visszavonás parancsot alkalmazva az utolsó utasítás visszavonásra kerül (mintha meg sem történt volna). Többszöri egymás utáni alkalmazásával több művelet is visszavonható. Az Ismétlés parancs hatására a legutolsó művelet megismétlődik. 6. oldal Készítette: Urbanics Mihály
Automatikus kitöltés művelete (sorozatok készítése): Jelöld ki a cellatartományt A cellakurzor jobb alsó sarkára mozgasd az egér mutatóját (ekkor az egérmutató fehér keresztből fekete keresztre változik) Nyomd le a bal egérgombot és tartsd nyomva Mozgasd el az egeret a megfelelő irányba (a feladat szerinti utolsó celláig) Engedd el az egér gombját (Ha a CTRL billentyűt lenyomva tartod a művelet alatt, és egy számot húzol el, akkor egy 1-el növekvő számsort kapsz) (Ha egy sorozat első pár elemét megadod, és az elkezdett számsorra elvégzed a műveletet, akkor az Excel kiszámolja a sorozat többi elemét) (Nem csak egy irányban lefelé használhatod, hanem mind a négy irányban lehet alkalmazni) Alapvető matematikai műveletek: A B 1 X 2 2 Y 5 3 X+Y =B1+B2 4 X-Y =B1-B2 5 X*Y =B1*B2 6 X/Y =B1/B2 7 X Y =B1^B2 8 Gyök(X) =Gyök(B1) 7. oldal Készítette: Urbanics Mihály
Függvények használata Függvény: a programfejlesztők által elkészített képletek, melyeknek külön nevet adtak Használata: 1 Jelöld ki azt a cellát, amibe be akarod szúrni a függvényt 2 Válaszd ki a beszúrás menüből, a függvény menüpontot 3 A megjelenő ablak segítségével válaszd ki a használandó függvényt 4 Ha kiválasztasz egy függvényt, a megjelenő segédpanel mindenben segít (leírja, hogy milyen adatokat vár és, hogy a kiválasztott függvény mire alkalmas) 5 Add meg a megfelelő adatokat 6 A kész gombra kattintva a függvény beillesztésre kerül 7 A kész gombra kattintva a függvény beillesztésre kerül Szum() függvény: egy cellatartomány összegének kiszámítására (összegzés) Cellatartomány Ezt neked kell megadni A cellák tartalma A függvény eredménye A képlet eredménye (ez lehet, hogy eltér a függvény eredményétől; nézd meg a függvények egymásba ágyazását) Átlag() függvény: egy cellatartomány átlagának kiszámítása Cellatartomány Ezt neked kell megadni A cellák tartalma A függvény eredménye A képlet eredménye (ez lehet, hogy eltér a függvény eredményétől; nézd meg a függvények egymásba ágyazását) 8. oldal Készítette: Urbanics Mihály
Max() függvény: a cellatartományban lévő legnagyobb elemet adja meg. Ha() függvény: elágazás megvalósítása: ha a feltétel teljesül (igazságérték igaz), akkor az első utasítás, különben a második utasítás hajtódik végre. Feladat 1: hasonlítsd össsze a B1 és B2 cella tartalmát és irasd ki, hogy melyik a nagyobb Ha B>A igaz hamis Akkor írd ki, hogy B a nagyobb Különben írd ki, hogy A a nagyobb B a nagyobb A a nagyobb A feladat megvalósítása Excelben: 9. oldal Készítette: Urbanics Mihály
Feladat 2: adjuk meg egy tanuló minősítését a következők szerint: ha a tanuló egyéni átlaga kisebb vagy egyenlő 3 akkor a minősítés megfelelt, ha jobb mint 3 akkor a minősítés jól megfelelt. Ha Egyéni átlag > 3 igaz EÁ. > 3 hamis Akkor írd ki, hogy Jól megfelelt Különben írd ki, hogy Megfelelt Jól megfelelt Megfelelt A feladat megvalósítása Excelben: Függvények egymásba ágyazása Szükség lehet bonyolultabb képletek készítésére, illetve több függvény együttes használatára. Nézzünk egy példát: Feladat: Excel programmal vezetem a határidőnaplómat. Szeretném, ha jelezné családtagjaim születésnapját. Hogyan tudom ezt elérni? 10. oldal Készítette: Urbanics Mihály
Abszolút és relatív hivatkozás Relatív hivatkozás esetén a másolás és az automatikus kitöltés műveletét alkalmazva a hivatkozás változik. Például: B2 Az eddig tanult hivatkozások mind relatívak voltak, ha átmásoljuk C2-ben található (=A2+B2) képletet C3-ba, akkor a képlet megváltozik (=A3+B3). Ez jó nekünk, ha például két oszlop elemeit akarjuk tagonként összeadni. Figyeld meg, hogy az automatikus kitöltés műveletét alkalmazva és az egeret függőleges irányba mozdítva a hivatkozás sor-indexe változik, vízszintes irányba mozdítva pedig az oszlop-index változik. Abszolút hivatkozás esetén a másolás és az automatikus kitöltés műveletét alkalmazva a hivatkozás nem változik. (Például: $B$2) Például akkor van szükség ilyen hivatkozásra, amikor egy oszlopban található számokat meg akarunk szorozni egy fix számmal. (pl.: ÁFA kulcs) Abszolút hivatkozást a $ - jel (dollár-jel) segítségével készíthetünk. A $ jelet a sorindex és oszlop-index elé kell elhelyezni. Azon index, amely előtt a $ jel szerepel, nem változik az automatikus kitöltés művelet hatására. (lehet, hogy csak az egyik index előtt van csak $ jel lásd vegyes hivatkozás) Összehasonlítva: Relatív hivatkozás: B2 Abszolút hivatkozás: $B$2 Ha keverve használjuk a két hivatkozást, akkor azt vegyes hivatkozásnak hívjuk. (vagy az oszlop, vagy a sorindexet horgonyozzuk csak le a dollár jellel) Példa: Szorzótábla kiszámítása egy képlet segítségével. (Egy képletet kell csak beírni és az automatikus kitöltés műveletét kell alkalmazni az összes cellára.) 11. oldal Készítette: Urbanics Mihály
Cellák, táblázatok formázási lehetőségei Az első probléma, amit már többször észrevehettél, hogy ha hosszabb szót, vagy mondatot írsz be a cellába akkor az kilóg onnan, nem fér el a cellában. Ezt a cella átméretezésével könnyen ki lehet küszöbölni. A Formátum menü Oszlop menüpontja alatt található Szélesség parancsra kattintva megadhatod, az oszlop szélességét. A sor magasságát pedig a Sor menüpont Magasság parancs segítségével adhatod meg. A cellában található tartalom formázását, a Formátum menü Cellák menüpontja segítségével végezhetjük el. Ha kiválasztod a menüpontot, a megjelenő ablakban a következő lehetőségek közül választhatsz: Szám Igazítás Betűtípus Szegély Mintázat Számformázás: 1. Jelöld ki a formázandó cellatartományt 2. A Formátum menüből válaszd ki a Cellák parancsot 3. A megjelenő panelen válaszd ki a Szám fület 4. Válaszd ki a megfelelő formátumot 5. (Ha nincs a listán, akkor készíts egy egyéni formátumot) 6. Nyomd meg az OK gombot Példa: Formázd meg a táblázatot következők szerint: A hónap betűvel legyen megjelenítve A fizetendő összeg Forintban A darab oszlopban szerepeljen a DB megnevezés Az egységár Ft/DB 12. oldal Készítette: Urbanics Mihály
Megoldás: alkalmazd a számformázás műveletét egyenként minden oszlopra. A darab illetve egységár oszlop formázásához létre kell hozni egy egyéni formátumot: 1. válaszd ki az egyéni kategóriát 2. a formátumkódhoz írd be az új kódot: tégy minimum annyi # jelet, ahány számjegyből áll a leghosszabb megformázandó szám közé írd be azt a karaktersort, amit meg akarsz jeleníteni Pl.: ### db ez egy maximum 3 számjegyből álló szám mögé írja, hogy db Pl.: ### ### ### Ft/db maximum 9 számjegyből álló szám mögé írja, hogy Ft/db 13. oldal Készítette: Urbanics Mihály
A formázás után előfordulhat, hogy az új megjelenített érték, nem fér el a cellában ekkor ##### jelek jelennek meg helyette. A teendőnk ilyenkor csak annyi, hogy a cella szélességét megnöveljük. A feladatot megoldva az eredmény: Fontos: a cella valódi tartalma nem változik, csupán a küllem, a megjelenés változik. Valódi tartalom Az igazítás fül: A cellában lévő tartalom elhelyezésének beállítása: vízszintes, függőleges irányban, az elforgatás mértékének beállítása, a cellák egyesítésének beállítása stb. Betűtípus fül: A megjelenítendő tartalom formáját lehet megadni a segítségével: betűnagyság, betűtípus, alsó és felsőindex, aláhúzás, szín stb. Ha nem a teljes tartalmat akarod formázni, csak egy részét, akkor a formázandó szövegrészt kell kijelölni a szerkesztőlécen, és azután kell formázni. Szegély fül: A cellák köré, illetve közé lehet vonalakat rajzolni a segítségével. A nyomtatón csak akkor jelennek meg a táblázat elválasztó vonalai, ha azt megrajzoljuk. Mintázat fül: A cellák hátterének megadására szolgál; szín vagy minta háttér beállítására van lehetőség. 14. oldal Készítette: Urbanics Mihály
Diagramok készítése A diagram egy grafikus eszköz arra, hogy adatokat szemléletesen ábrázoljunk. A számok tengerében el lehet veszni, de ha a számokat diagramon ábrázoljuk, akkor mindenki könnyebben megérti azt az információt, amit közölni szeretnénk. Diagram beszúrása művelet: 1. Jelöld ki azokat az adatokat, amiből diagramot akarsz készíteni (az oszlopok megnevezését is) 2. A Beszúrás menüből válaszd ki a Diagram menüpontot 3. A megjelenő panelen válaszd ki a megfelelő diagram típust és kattints a Tovább gombra 4. Ha meg szeretnéd adni az x tengely beosztását (pl.: évszámok) akkor kattints az Adatsor fülre és a kategóriatengely (X) felirataihoz add meg a megfelelő adatok hivatkozását.(ki kell jelölni az egér segítségével) 5. Kattints a Tovább gombra 6. Add meg a diagram címét és a tengelyfeliratokat 7. Kattints a Kész gombra Példafeladat: készítsd el azt a diagramot, amely megmutatja az iskolába járó diákok nem szerinti eloszlásának százalékos értékét 1990-től 2002-ig. (fiúk-lányok aránya) 1. 3. lépés 4. lépés 5. lépés Végeredmény Megjegyzés: ha a diagram beszúrása után változtatod a táblázat adatait, akkor a diagram is változik. 15. oldal Készítette: Urbanics Mihály
Tartalomjegyzék Definíciók 2 A program 4 Alapvető műveletek 5 Alapvető matematikai műveletek: 7 Függvények használata 8 Függvények egymásba ágyazása 10 Abszolút és relatív hivatkozás 11 Cellák, táblázatok formázási lehetőségei 12 Diagramok készítése 15 Tartalomjegyzék 16 16. oldal Készítette: Urbanics Mihály