E L İ T E R J E S Z T É S mely készült Ordacsehi Község Önkormányzat Képviselıtestületének 2014. szeptember 10 - i nyilvános testületi ülésére az 5. sz. napirendi ponthoz Tárgy: A Balatonboglári Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzatának elfogadása Az elıterjesztést készítette: dr. Szinger Éva vezetı fıtanácsos Elıadó: Kiss Miklós polgármester Tisztelt Képviselı-testület! A Somogy Megyei Kormányhivatal 2014. március hónapban célellenırzést tartott a Balatonboglári Közös Önkormányzati Hivatalnál, melynek során törvényességi felügyeleti jogkörében azt vizsgálta, hogy a költségvetési szervek belsı kontrollrendszerérıl és belsı ellenırzésérıl szóló 370/2011.(XII.31.) Korm. rendeletnek megfelelıen gondoskodott-e a Hivatal a belsı ellenırzési feladat ellátásáról és a belsı ellenırzéssel kapcsolatos szabályozások (Belsı Ellenırzési Kézikönyv, Hivatali Szervezeti és Mőködési Szabályzat, külsı ellenırzésekrıl készült nyilvántartás, éves ellenırzési terv, stratégiai ellenırzési terv) megfelelnek-e a jogszabályi elıírásoknak. Az ellenırzés megállapította, hogy a Balatonboglári Közös Önkormányzati Hivatal hatályos Szervezeti és Mőködési Szabályzattal nem rendelkezik, a Közös Önkormányzati Hivatalnak csak ügyrendje van, amelyet egyben szervezeti és mőködési szabályzatként is alkalmaznak. Az ellenırzés megállapította továbbá, hogy a Balatonboglári Közös Önkormányzati Hivatal Ügyrendjét Balatonboglár város polgármestere és a Balatonboglári Közös Önkormányzati Hivatal jegyzıje írták alá, holott az a közös hivatalt létrehozó két települési önkormányzat, Balatonboglár Város Önkormányzata és Ordacsehi Község Önkormányzata testületi jóváhagyásához kötött. A Somogy Megyei Kormányhivatal 2014. június 18-i levelében felhívta a jegyzı figyelmét, hogy gondoskodjon a Balatonboglári Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzatának szabályszerő formában való elfogadtatásáról. Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 9. (1) bekezdésének a) pontja értelmében Ha törvény eltérıen nem rendelkezik a költségvetési szerv irányítása a következı hatáskörök gyakorlását jelenti: a költségvetési szerv alapító okiratának kiadása, szervezeti és mőködési szabályzatának jóváhagyása, átalakítása, megszüntetése Ezen jogszabályi rendelkezés alapján a Balatonboglári Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzatának elfogadása a Hivatalt létrehozó önkormányzatok hatáskörébe tartozik.
Kérem a Tisztelt Képviselı-testületet, hogy a határozati javaslat elfogadásával döntsön a Balatonboglári Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzatának jóváhagyásáról. (A Szervezeti és Mőködési Szabályzat az elıterjesztés mellékletét képezi.) Ordacsehi, 2014-08-25 Kiss Miklós Polgármester sk. Határozati javaslat: 1./../2014. (IX.10.) sz. határozat Ordacsehi Községi Önkormányzat Képviselı-testülete megtárgyalta és az elıterjesztés melléklete szerinti tartalommal elfogadja a Balatonboglári Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzatát. Határidı: végrehajtásra azonnal, Somogy Megyei Kormányhivatal tájékoztatására azonnal Felelıs: dr. Markó Péter jegyzı A végrehajtásért felelıs szervezeti egység: Igazgatási Osztály
Balatonboglári Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzata Balatonboglár Város Önkormányzatának Képviselı-testülete, Ordacsehi Község Önkormányzatának Képviselı-testülete a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 84. (2) bekezdése (a továbbiakban: Mötv.) valamint az államháztartásról szóló 2011. évi 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) 9. (1) bekezdésének a) pontjában kapott felhatalmazás alapján a Balatonboglári Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzatát ( a továbbiakban: SZMSZ) a következık szerint állapítja meg: I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A hivatal megnevezése, címadatai 1. A hivatal megnevezése: Balatonboglári Közös Önkormányzati Hivatal (továbbiakban: hivatal) Nemzetközi kapcsolatokban: - Angolul: Mayor s Office of the Balatonboglar city self Government - Németül: Bürgermeisteramt der Selbstverwaltung der Stadt Balatonboglar 2. A hivatal székhelye: Balatonboglár Levélcíme: 8630 Balatonboglár Erzsébet utca 11. Pf: 5. Telefonszáma: 85/550-333., 20/555-5544. Telefax: 85/350-469. 3. A hivatal kirendeltsége: Levélcíme: 8635 Ordacsehi, Fı u.54. Telefonszáma: 85/550-043. Telefax: 85/550-044. 4. A hivatal rövidített megnevezése: Közös Önkormányzati Hivatal 5. A hivatal mőködési területe: Balatonboglár város közigazgatási területe,valamint Ordacsehi község közigazgatási területea városi fıépítész és közterületfelügyelet tevékenysége kivételével, 6. A hivatal jogállása: A hivatal a balatonboglári és ordacsehi képviselı-testület szerve, az Áht, 10. (3) bekezdése alapján önállóan gazdálkodó, az elıirányzatok feletti rendelkezési jogosultság szempontjából teljes jogkörrel rendelkezı költségvetési szerv, önálló jogi személy
7. A hivatal alapvetı rendeltetése: A balatonboglári és ordacsehi képviselıtestület és szervei mőködésével, az önkormányzati és államigazgatási ügyek döntésre való elıkészítésével, a végrehajtás megszervezésével és ellenırzésével kapcsolatos feladatok ellátása 8. A hivatal irányítása és vezetése: A hivatalt a székhely település polgármestere a Képviselı-testület döntései szerint, valamint saját önkormányzati jogkörében irányítja, Ordacsehi Község polgármestere véleményének figyelembevételével. A hivatal vezetıje a jegyzı, dönt a hatáskörébe utalt ügyekben és gyakorolja a munkáltatói jogokat. Ordacsehi Község polgármestere egyetértése szükséges az Ordacsehi telephelyen foglalkoztatott és teljes munkaidıben Ordacsehi illetékességő feladatokat ellátó köztisztviselı, valamint a közös hivatalban dolgozó, ordacsehi feladatokat ellátó köztisztviselı, kinevezéséhez és felmentéséhez. 9. A hivatal képviselete: A hivatal képviseletét a székhelytelepülés polgármestere és a jegyzı látja el. Eseti képviselettel a hivatal dolgozója is megbízható. 10. A hivatal törzskönyvi adatai: Törzskönyvi azonosító szám: 396046 Alapítói jog gyakorlója: Balatonboglár Város Önkormányzatának Képviselı-testülete, Ordacsehi Községi Önkormányzatának Képviselı-testülete A hivatalt fenntartó önkormányzatok: Balatonboglár Városi Önkormányzat, Ordacsehi Községi Önkormányzat Alaptevékenységi besorolás: Államháztartási szakágazat 841105 Helyi önkormányzatok és társulások igazgatási tevékenysége A bankszámla számokat a Hivatal gazdasági szervezetének ügyrendje tartalmazza. A hivatal az általa ellátott, illetve szerzıdésben megkötött feladatainak számlázásához a Szolgáltatási Tevékenységek Jegyzéke (SZTJ) számait használja. Ténylegesen végzett tevékenységek TEÁOR 08 besorolás szerint: Fı tevékenység: 8411 Általános közigazgatás Egyéb tevékenység: 6820 Saját tulajdonú, bérelt ingatlan bérbeadása, üzemeltetése
A hivatal kirendeltségén, Ordacsehi községben 1 fı igazgatási ügyintézı dolgozik állandó jelleggel. A Közös Önkormányzati Hivatalhoz tartozik az Erzsébet utca 12-14. szám alatti épület Fischl-ház -, mely az önkormányzati rendezvények színhelye. A mőködtetését a polgármester irányításával 1 fı közfoglalkoztatott dolgozó látja el. II. A HIVATAL SZERVEZETE 1.) A hivatal belsı szervezete az alábbiak szerint tagozódik: Vezetık: Megbízott vezetık: jegyzı, aljegyzı osztályvezetık, osztályvezetı-helyettesek Osztályok: Igazgatási Osztály Szakmai csoportok: - titkársági csoport, - városüzemeltetési és beruházási csoport, - hatósági csoport, Pénzügyi Osztály Szakmai csoportok: - Pénzügyi és Költségvetési Csoport - Adócsoport Belsı ellenırzés A belsı ellenırzés kialakításáról, megfelelı mőködtetésérıl és függetlenségének biztosításáról a Balatonboglári Közös Önkormányzati Hivatal és a balatonboglári önkormányzati fenntartású intézmények tekintetében a jegyzı gondoskodik. A hivatalban a belsı ellenırzés polgári jogi szerzıdés keretében foglalkoztatott belsı ellenır útján valósul meg. III. A HIVATAL IRÁNYÍTÁSA, VEZETÉSE a.)polgármester A székhelytelepülés polgármestere egyetértése szükséges a köztisztviselık kinevezéséhez, a vezetıi megbízáshoz, felmentéshez, vezetıi megbízás visszavonásához, jutalmazáshoz, rendkívüli illetményemeléshez. Ordacsehi Község polgármesterének egyetértése szükséges az Ordacsehi illetékességő feladatokat ellátó köztisztviselı, valamint a közös hivatalban dolgozó, ordacsehi feladatokat ellátó köztisztviselı kinevezéséhez és felmentéséhez. b.)jegyzı A hivatal vezetıje a jegyzı, aki szakmailag felel a hivatal mőködéséért. A jegyzı a feladatait az Mötv-ben és más jogszabályokban meghatározottak szerint, a képviselıtestület döntései és a székhelytelepülés polgármestere utasításai szerint látja el.
Gyakorolja a munkáltatói jogokat a hivatal köztisztviselıi és munkaszerzıdéssel foglalkoztatott dolgozók tekintetében. A jegyzı egyes munkáltatói jogok gyakorlását osztályvezetıkre átruházhatja. A jegyzıt távolléte esetén az aljegyzı helyettesíti. A jegyzı tekintetében az egyéb munkáltatói jogokat a székhelytelepülés polgármestere gyakorolja. c.) Aljegyzı Az aljegyzı a jegyzı helyettesítésén túl ellátja az Igazgatási Osztály vezetésével kapcsolatos feladatokat. A munkáltatói jogkör gyakorlására a helyettesítés nem terjed ki kivéve a jegyzı tartós (30 napot meghaladó) távolléte esetén azokra az ügyekre, amelyekben a polgármester egyetértése szükséges, - jutalmazásra, - címek adományozására, - személyi illetmény, illetve a Kttv. 133. (3) bekezdése szerinti alapilletmény megállapítására, - minısítésekre, - fegyelmi eljárás megindítására. A jegyzı által meghatározott feladatokat látja el. d.) Osztályvezetı Az osztályvezetı felelıs a szervezeti egység szakszerő és törvényes mőködéséért, összehangolja az osztály munkáját. - Gyakorolja a polgármester és a jegyzı által meghatározott körben a kiadmányozási jogot. - Elıkészíti a feladatkörébe tartozó testületi elıterjesztéseket, államigazgatási és önkormányzati döntéseket, irányítja ezen ügyek végrehajtását. - Kapcsolatot tart az osztály tevékenységi körébe tartozó más szervekkel, valamint önkormányzati intézményekkel. - Tevékenységérıl rendszeresen beszámol a polgármesternek, és a jegyzınek. - Gondoskodik a vezetése alá tartozó köztisztviselık munka- és ügyfélfogadási rend szerinti munkavégzésérıl, az ügyfélfogadás betartásáról, az ügyintézık helyettesítésének megszervezésérıl, szükség szerint helyettesíti ıket. - A jegyzı által meghatározott körben elızetes véleményt nyilvánít a munkáltatói intézkedésekkel kapcsolatban, javaslatot tesz a köztisztviselı illetményemelésére, jutalmazására, elıkészíti a minısítéseket és törvényben meghatározott teljesítményértékelést. - Munkahelyi vezetıként aláírja az osztály köztisztviselıinek szabadság-igényeit.
- A jegyzı által, az osztályra szignált ügyiratok ügyintézıit kijelöli. d.)az osztályvezetı-helyettes -Távolléte esetén helyettesíti az osztályvezetıt -Vezeti az osztály szabadság-nyilvántartását, a szabadságok engedélyezését elıkészíti. IV. A HIVATAL FİBB FELADATAI 1.) Testületi munka szervezésével kapcsolatban: - a képviselı-testület, a képviselı-testület bizottságai, részönkormányzat, a polgármester, valamint a képviselık munkájának segítése, technikai (ügyviteli) jellegő kiszolgálása, - döntés-tervezetek elıkészítése, elızetes törvényességi felülvizsgálata, - testületi döntések végrehajtásának megszervezése, döntések hatásának elemzése, figyelemmel kísérése, - tájékoztatás, kapcsolattartás más szervekkel. 2.) Törvényességi ellenırzési, jogi feladatok: - a képviselı-testületi, bizottsági és részönkormányzati munkával kapcsolatos jogi feladatok, a törvényesség biztosítása, - az önkormányzati hivatal mőködésével kapcsolatos jogszabályi háttér biztosítása, a törvényesség biztosítása. - önkormányzati intézmények törvényességi ellenırzése, jogi segítségnyújtás, 3.) Humánpolitikai feladatok - a közös önkormányzati hivatal és az intézménymőködtetı iroda és az intézményvezetık személyzeti, munkajogi ügyeinek intézése, - közfoglalkoztatottakkal kapcsolatos munkajogi ügyintézés. 4.) Pénzügyi-gazdálkodási, vagyonkezelıi feladatok: - tervezés, programok készítése, - gazdálkodási feladatok végrehajtása az önkormányzati döntések alapján, - létszám- és bérgazdálkodás, - intézmények pénzügyi gazdálkodásának ellenırzése, - ingatlanvagyon kataszter vezetése 5.) Hatósági feladatok: - képviselı-testület, bizottságok, polgármester önkormányzati hatósági ügyeinek döntés-elıkészítése, végrehajtásának szervezése, - jogszabály által a polgármester, a képviselı-testület, a jegyzı, és a hivatal egyes ügyintézıi hatáskörébe utalt feladatok végrehajtása, - nyilvántartások kezelése, - hatósági ellenırzés,
- ügyfelek kiszolgálásával kapcsolatos feladatok. 6.) Egyes speciális szakismeretet igénylı feladatok: - városi fıépítészi tevékenység. 7.) Belsı ellenırzési feladatok 8.) Választásokkal kapcsolatos feladatok 9.) Informatikai, adatvédelmi és közérdekő adatokkal kapcsolatos feladatok 10.)Mőszaki városüzemeltetési és vagyongazdálkodási feladatok - beruházások elıkészítése, lebonyolításának megszervezése, - az ingatlanvagyon kezelésével, mőködtetésével kapcsolatos ügyek. 11.) Köznevelési, kulturális, sport, egészségügyi és turisztikai feladatok 12.) Katasztrófavédelmi és polgárvédelmi feladatok 13.) Közterület-felügyelet V. A HIVATAL MŐKÖDÉSI RENDJE 1.) A hivatal munkarendje, ügyfélfogadási rend: A hivatal munkarendje Balatonbogláron: hétfıtıl csütörtökig 7,30-16,00 pénteken 7,30-13,30. A hivatal ügyfélfogadási rendje: hétfı: 8.00-12.00 13.00-16.00 kedd: nincs ügyfélfogadás szerda: 8.00 12.00 és 13.00 16.00 csütörtök: 8.00-12.00 13.00-16.00 Péntek: 8.00-12.00 Az ordacsehi kirendeltség munkarendje: hétfı 7,30-16.00 kedd 7:30-16:00 szerda 7.30-16:00 csütörtök 7:30-16:00 péntek 7:30-13:30 Az ordacsehi kirendeltség ügyfélfogadási rendje: Hétfı: 8:00-12:00, 13:00-16:00 Kedd: 8.00-12.00 Szerda: 8:00-12:00, 13:00-16:00 Csütörtök: nincs ügyfélfogadás Péntek: 8:00-12:00
A jegyzı a polgármester egyetértésével indokolt estekben a munkarendtıl eltérı munkaidı-beosztást rendelhet el a hivatal egészére, vagy annak egy részére, egyes ügyintézıkre. Heti pihenınapon, szabadnapon, munkaszüneti napon végzett munka ellenértékeként a Kttv. 98.. (1) - (6) bekezdése szerinti szabadidı jár. 2.) A munkaköri feladatok ellátása: A köztisztviselı köteles a munkakörébe tartozó feladatokat legjobb tudása szerint, lelkiismeretesen ellátni. A köztisztviselı feladatait a munkaköri leírás tartalmazza, melynek folyamatos karbantartása az osztályvezetı esetében az aljegyzı, az ügyintézık, ügykezelık és fizikai alkalmazottak esetében az osztályvezetı feladata. 3.) A hivatal kapcsolatrendszere, az értekezletek rendje: a.) A balatonboglári képviselı-testület ülésein köteles részt venni: - Jegyzı - Aljegyzı - Osztályvezetık - Napirend szerint érintett és a jegyzı, vagy a polgármester által kijelölt köztisztviselı. Az ordacsehi képviselı-testület ülésein a jegyzı vagy az általa kijelölt köztisztviselı vesz részt. Bizottsági üléseken a napirend szerint érintett köztisztviselı, valamint a jegyzı megbízásából a munkaköri leírásban foglaltak szerint állandó jelleggel kijelölt köztisztviselı vesz részt, aki felelıs a bizottsági jegyzıkönyv elkészítéséért. b.) A köztisztviselık feladataik ellátása során rendszeres kapcsolatot tartanak egymással, az intézményekkel, társadalmi szervekkel, a lakossággal. Megbízás alapján más szervek által szervezett tanácskozáson képviselik a hivatalt. c.) A székhely település polgármestere és a jegyzı évente legalább két alkalommal, de szükség szerint összapparátusi értekezletet tart, melyen értékelik az elmúlt idıszak tevékenységét és meghatározzák a következı idıszak fıbb feladatait. d.) A jegyzı és a székhelytelepülés polgármestere minden héten vezetıi értekezletet tart, az aktuális feladatok megbeszélése, kiértékelése, a kiadott feladatok végrehajtásának ellenırzése, valamint a végrehajtás összehangolása érdekében, melyen részt vesznek az osztályvezetık és a téma szerint, a jegyzı vagy a székhelytelepülés polgármestere által kijelölt ügyintézık. Az értekezleten elhangzottakról a jegyzı tájékoztatja az ordacsehi polgármestert és a kirendeltség munkatársát. 4.) Belsı szabályzatok elkészítésének rendje A szervezeti egységek vezetıi kötelesek jelezni a jegyzı felé, jogszabályváltozások vagy meglévı hiányosságok következtében szükségessé váló módosítási javaslataikat.
A jegyzı jelöli ki a szabályzat elkészítéséért vagy aktualizálásáért felelıs vezetı személyét. A szervezeti egységek vezetıi folyamatosan figyelemmel kísérik a feladatkörükbe tartozó belsı szabályzatok hatályosulását és évente felülvizsgálják azokat. VI. SZERVEZETI EGYSÉGEK BELSİ SZABÁLYOZÁSÁNAK RENDJE 1.) A hivatal valamennyi szervezeti egysége (osztálya) jelen SZMSZ alapján mőködik, a gazdasági szervezet saját ügyrendet készít. 2.) Az osztályok vezetıi az SZMSZ és mellékletei alapján állapítják meg és tartják nyilván a szervezeti egységek munkaköreit, feladatait, a munkatársak munkaköri leírásait, felelısek naprakészen tartásukért. 3.) Az osztályvezetık munkaköri leírásainak elkészítéséért a jegyzı, az egyes ügyintézık tekintetében a munkaköri leírások elkészítéséért az osztályvezetık felelısek. 4.) A munkavállalók jogainak érvényesülése, érdekeinek védelme. A munkáltatói jogkör gyakorlója tevékenysége során együttmőködik a Szakszervezeti Bizottsággal, ennek keretében: - véleményt kér a hivatalt érintı azon döntés-tervezetekrıl, amelyek az anyagi, szociális és kulturális helyzetüket, valamint az élet- és munkakörülményeiket befolyásolja, - elısegíti tevékenységét, - biztosítja számára a mőködés jogszabályi feltételeit, - tájékoztatja minden olyan munkáltatói intézkedés megtétele elıtt, amely a köztisztviselık legalább ¼-ét érinti, - észrevételeit, javaslatait megvizsgálja, álláspontját annak indoklásával 15 napon belül közli. VII. KIADMÁNYOZÁS RENDJE 1.) A saját, vagy átruházott hatáskörben és átadott kiadmányozás jogkörben hozott írásbeli intézkedés (kiadmány) aláírása a kiadmányozás. A kiadmányozó az intézkedést saját kezőleg írja alá. 2.) A kiadmányt az ügyiratkezelés rendjére vonatkozó szabályok szerinti formában a hatáskör jogosultjának megnevezését tartalmazó fejléccel ellátott iraton kell kiadni. A kiadmány nyomtatványon is kiadható. 3.) Kiadmányozási jogkör átadása esetén a kiadmányt a hatáskör címzettjének fejléces iratán és nevében, de a kiadmányozást átadott hatáskörben gyakorló aláírásával kell kiadni. (Pl.. Jegyzı megbízásából:.. osztályvezetı,. Polgármester megbízásából: osztályvezetı). 4.) Iratot aláírni a szöveg végén, jobb oldalon, nyomtatvány esetén a megjelölt helyen kell. Az aláíró egyidejőleg az iratot dátumozza, vagy annak meglétét
ellenırzi és az aláírás mellett bal oldalt az általa használt hivatalos bélyegzı lenyomatával látja el. A kiadmányozás rendjét a Szervezeti és Mőködési Szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza. VIII. A KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS ÉS UTALVÁNYOZÁS RENDJE 1.) Balatonboglári Városi Önkormányzat nevében az önkormányzat feladatainak ellátása, végrehajtása során fizetési, vagy más teljesítési kötelezettséget vállalni a polgármester jogosult. 2.) Ordacsehi Község Önkormányzata nevében az önkormányzat feladatainak ellátása, végrehajtása során fizetési, vagy más teljesítési kötelezettséget vállalni a polgármester jogosult. 3.) Balatonboglári Közös Önkormányzati Hivatal nevében a Közös Önkormányzati Hivatal feladatainak ellátása, végrehajtása során fizetési, vagy más teljesítési kötelezettséget vállalni (továbbiakban) a jegyzı vagy távollétében az aljegyzı jogosult. 4.) Balatonboglári Városi Önkormányzat kiadása teljesítésének, bevétele beszedésének, vagy elszámolásának elrendelésére a polgármester jogosult. Az utalvány ellenjegyzésére a gazdasági vezetı jogosult. 5.) Ordacsehi Község Önkormányzat kiadása teljesítésének, bevétele beszedésének, vagy elszámolásának elrendelésére a polgármester jogosult. Az utalvány ellenjegyzésére a gazdasági vezetı jogosult. 6.) Balatonboglári Közös Önkormányzati Hivatal kiadása teljesítésének, bevétele beszedésének, vagy elszámolásának elrendelésére a jegyzı vagy távollétében az aljegyzı jogosult. Az utalvány ellenjegyzésére a gazdasági vezetı jogosult. 7.) Bankok, pénzintézetek felé cégszerő aláírást csak a banknál bejelentett aláírási joggal rendelkezı személyek tehetnek. IX. UTASÍTÁSI ÉS ELLENİRZÉSI JOGOK GYAKORLÁSA. BESZÁMOLTATÁS 1.) Az osztályok vezetıi tevékenységi körükben utasítási és ellenırzési jogot gyakorolnak a szervezetileg közvetlenül hozzájuk tartozó munkatársak felett, beszámoltatják ıket munkájukról. 2.) Az utasítás teljesítésére, megtagadására a Kttv. 78. -ában foglaltak az irányadók. 3.) Ellenırzést a polgármester, a jegyzı, az általuk megbízott munkatársak és a hivatali felettes végezhet. A képviselı-testület bizottsága a feladatkörében ellenırzi a hivatalnak a képviselı-testület döntéseinek elıkészítésére, illetıleg végrehajtására irányuló munkáját. Szükség esetén a polgármester a jegyzı intézkedését kezdeményezheti a hivatal köztisztviselıinek vonatkozásában. 4.) A munkatársat beszámolási kötelezettség terheli: - ha a feladat végrehajtásnak színvonala, eredményessége, határideje veszélybe kerül, - ha a feladat végrehajtása más feladat sorrend szerinti megkezdését veszélyezteti,
- az átruházott hatáskörben, illetve kiadmányozási jogkörben ellátott feladatokról az átruházó (kiadmányozó) által meghatározott rendben, - jogszabályi kötelezés alapján (pl. önkormányzati rendeletben elıírt módon) - a vezetıje kérésére. A beszámoltatás írásban vagy szóban is történhet. X. SZOLGÁLATI ÚT 1.) Az osztályvezetık és munkatársak kötelezettsége, hogy a munkavégzés helyzetérıl, a feladatok végrehajtásáról, végrehajtás akadályairól, vezetıi beavatkozást igénylı eseményekrıl szóló beszámolót, jelentést minden esetben a szervezet szerinti közvetlen vezetést, irányítást, felügyeletet gyakorló felettes vezetı részére adják meg. 2.) Magasabb szintő, vagy másik szervezeti egység vezetıjének kérdésére a munkatársak, illetve vezetık kötelesek a tevékenységi körükbe tartozó tájékoztatást megadni és errıl a közvetlen hivatali felettesnek soron kívül beszámolni. 3.) A vezetık és munkatársak az utóbbiak a vezetın keresztül kötelesek a települési képviselıknek, a képviselıi munkához a szükséges és igényelt tájékoztatást megadni. 4.) A hivatali felettesek az utasításaikat kötelesek a szervezeti felépítés szerint közvetlenül hozzájuk tartozó vezetık, vagy munkatársak részére adni. 5.) Rendkívüli esetben a hivatali felettes tevékenységi körében utasításával átlépheti a szervezeti felépítéssel meghatározott vezetıi lépcsıt. Ebben az esetben az utasítást kiadó és az utasított soron kívül köteles az utasítás tényérıl, tartalmáról és a szolgálati út elmaradásának indokairól a szervezeti felépítés szerinti közvetlen hivatali felettest tájékoztatni. 6.) A szolgálati út szabályozása nem érinti a bejelentési kötelezettségre vonatkozó jogszabályi elıírásokat. XI. A HELYETTESÍTÉS ÉS A MUNKAKÖR ÁTADÁS-ÁTVÉTEL RENDJE 1.) A helyettesítés és a munkakör átadás-átvétel szabályozásának célja a feladatok ellátásának, valamint az irányító tevékenység folyamatosságának biztosítása. 2.) Helyettesítésre a vezetı, vagy hatáskör-gyakorló tartós távolléte esetén pl. betegség, szabadság, egyéb akadályoztatás kerül sor. 3.) Az állandó helyettesítés rendje: - a polgármester helyettesítését az alpolgármester - a jegyzı helyettesítését az aljegyzı látja el az Mötv. és az SZMSZ szerint - az osztályvezetıt az osztályvezetı-helyettes - a hatáskört gyakorló helyettesítı munkatársat a jegyzı jóváhagyásával - az osztályvezetı bízza meg.
4.) A helyettesítés rendjét a munkaköri leírásban rögzíteni kell. Egy ügyintézı több köztisztviselı helyettesítésével is megbízható, ill. egy dolgozó helyettesítését több köztisztviselı elláthatja. 5.) A helyettesítést ellátó köztisztviselı a helyettesítést követıen a helyettesített vezetıt, hatáskör gyakorlóját, illetve a kiadmányozási jogkörrel megbízott ügyintézıt minden lényeges eseményrıl, a munkavégzés körülményeirıl részletesen köteles tájékoztatni. 6.) A helyettesítést ellátó köztisztviselıt a helyettesítés során hozott intézkedésért, végzett tevékenységéért ugyanaz a felelısség terheli, mint a helyettesített személyt. 7.) Munkakör átadás-átvételre személyi változás, valamint tartós távollét esetén kerül sor. 8.) Munkakört az új vezetınek, illetve munkatársnak, ezek hiányában a közvetlen hivatali felettesnek kell átadni. 9.) A munkakör átadás-átvételt jegyzıkönyvben kell rögzíteni az alábbiak szerint: - átadás helye, ideje - átadásra kerülı munkakör szakmai feladata, munkaköri leírása - a folyamatban lévı fontosabb feladatok felsorolása, végrehajtásuk helyzete, eredménye, tájékoztatás a szükséges teendıkrıl - átadásra kerülı iratok, utasítások, tervek, szabályzatok, nyilvántartások tételes felsorolása - az átadásra kerülı nyilvántartott bélyegzık lenyomatát - az átadónak és az átvevınek a jegyzıkönyv tartalmával kapcsolatos észrevételei, megállapításai, - aláírások. XII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK A Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzatának hatálya kiterjed a hivatal szervezeti egységeire és valamennyi hivatali dolgozóra. A Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzata 2014. október 1. napján lép hatályba. Közzétételérıl a jegyzı gondoskodik. 3.) A Hivatali Szervezeti és Mőködési Szabályzat hatálybalépésével egyidejőleg hatályát veszti a Balatonboglári Közös Önkormányzati Hivatal korábbi, 2013. október 1-i keltezéső Ügyrendje. 4.) A Hivatali Szervezeti és Mőködési Szabályzat és mellékletei karbantartásáról, módosításáról a jegyzı gondoskodik. Balatonboglár, 2014. augusztus 25.
Mészáros Miklós polgármester Kiss Miklós polgármester dr. Markó Péter jegyzı ZÁRADÉK: A Balatonboglári Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzatát Balatonboglár Város Önkormányzatának Képviselı-testülete a../2014.( ) számú határozattal, Ordacsehi Községi Önkormányzatának Képviselı-testülete a /2014.(..) számú határozattal hagyta jóvá. dr. Markó Péter jegyzı Az SZMSZ mellékletei: 1. számú melléklet Kiadmányozás rendje 2. számú melléklet A hivatal által használt bélyegzık lenyomata 3. számú melléklet Munka (feladat) körök jegyzéke 4. számú melléklet Vagyonnyilatkozat tételre kötelezett munkakörök
1. sz. melléklet KIADMÁNYOZÁS RENDJE A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. CLXXXIX. törvény 67. e) és 81. j) pontjában biztosított jogkörünkben eljárva a kiadmányozás rendjét a következık szerint szabályozzuk: Polgármester kiadmányozza mindkét település esetében a) a törvény által hatáskörébe utalt államigazgatási ügyekben és hatósági jogkörben keletkezett ügyiratokat; b) a nevére érkezett megkeresésekre adott válaszokat, c) az intézményeknek szóló körlevelek kiadását. d) az alapító okiratokat e) képviselı-testületi meghívókat, általa elıterjesztett anyagokat, f) az önkormányzat nevében benyújtott pályázatokat, g) testvértelepüléseknek írt leveket, h) önkormányzat nevében adott meghatalmazásokat, i) polgármesteri rendelkezéseket, utasításokat, j) honosítási, esküokmányokat k) az önkormányzat jelképei használata tárgyában kiadott engedélyeket Jegyzı feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek közül: 1.) Az igazgatási osztályvezetı kiadmányozza: - A jegyzı hatáskörbe tartozó egyedi hatósági ügyben hozott végzést és határozatot, igazolást (birtokvédelem, ipari-kereskedelmi igazgatás, hagyatéki ügyintézés) 2.) A pénzügyi osztályvezetı kiadmányozza: - A helyi adók, a gépjámőadó, a talajterhelési díj kivetésével kapcsolatos határozatokat, értesítéseket, tájékoztatásokat. 3.) Az osztályvezetık kiadmányozzák az általuk, illetıleg az osztály által ellátandó feladat- és hatáskörökben keletkezı valamennyi ügyintézıi kiadmányozási jogkörbe nem tartozó iratokat az alábbiak kivételével, melyek maradnak jegyzıi kizárólagos kiadmányozási jogkörben:
a.) Valamennyi osztály által ellátott jegyzıi feladat- és hatáskör tekintetében: - fellebbezések felterjesztései - ágazati statisztikai jelentések, értékelések, egyéb jelentések, - felügyeleti szervnek küldendı megkeresések, állásfoglalás kérések, - eljáró hatóság kijelölésére irányuló kérelmek. b.) Pénzügyi Osztály - helyi adók méltányosságból történı csökkentésével kapcsolatos döntés, - talajterhelési díj méltányosságból történı csökkentésével kapcsolatos döntések, - Balatonboglár tekintetében a külföldiek ingatlanszerzésével kapcsolatos nyilatkozat. c.) Igazgatási Osztály - választási iratok, jegyzıkönyvek, jelentések, kifogások felterjesztése. - A törvényességi felügyeletet ellátó szerv felé történı megkeresések, adatszolgáltatások, felterjesztések. II. Ügyintézık kiadmányozási jogkörei: a.) Valamennyi ügyintézı (kivéve a hagyatéki ügyekkel foglalkozó ügyintézı): - meghívások, értesítések - határozati formát nem igénylı közbensı intézkedések - megkeresések b.) Anyakönyvvezetı: - valamennyi anyakönyvi, népesség-nyilvántartási bejegyzés, bejegyzéssel összefüggı okiratok, bizonylatok, adatszolgáltatások, UB jegyzék, anyakönyvek lezárása, - c) Ordacsehi adóigazgatási ügyeit végzı adóügyi ügyintézı - adóügyi végzések, határozatok, tájékoztatások, megkeresések aláírása, - talajterhelési díjjal kapcsolatos végzések, határozatok, tájékoztatások, megkeresések aláírása, d) Ordacsehiben feladatot ellátó igazgatási ügyintézı - Ordacsehi lakóhellyel rendelkezı személyek szociális ellátásaival kapcsolatos végzések, határozatok, tájékoztatások, megkeresések aláírása.
2. sz. melléklet A hivatal által használt bélyegzık használatának szabályai 1.) A hivatal a következı típusú bélyegzıket használja: a.) Fejléc bélyegzı b.) Körbélyegzı c.) Bizottságok által használt bélyegzı(k) 2.) Azokról a bélyegzıkrıl, amelyeken a Magyarország címere van (hivatalos bélyegzı) vagy amelyekre nézve azt elrendelték, nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás vezetésérıl az Igazgatási Osztály Titkársági csoportja gondoskodik. Hivatalos bélyegzıt csak a legszükségesebb számban szabad forgalomban tartani. 3.) A nyilvántartásnak a következıket kell tartalmaznia: - sorszámot, - a bélyegzı lenyomatát, - a bélyegzı kiadásának napját, - a bélyegzıt használó szervezeti egység nevét, - a bélyegzıt ırzı, illetıleg használatra jogosult dolgozó nevét, az átvételt igazoló aláírása. 4.) Megszőnt szerv bélyegzıit és az avult bélyegzıket a levéltárakra vonatkozó szabályok szerint kell kezelni, nyilvántartani és megsemmisíteni. 5.) A bélyegzıhasználattal kapcsolatos szabályok megtartásáról és ellenırzésérıl a jegyzı gondoskodik. 6.) A bélyegzık lenyomata 3. sz. melléklet MUNKA (FELADAT) KÖRÖK JEGYZÉKE
Polgármester Jegyzı Aljegyzı Városi fıépítész Belsı ellenır Szervezeti egységek megnevezése: 1 fı osztályvezetı 1.) Igazgatási Osztály 13 fı Hatósági csoport 2 fı igazgatási ügyintézı (1 fı Ordacsehiben) 1 fı igazgatási ügyintézı, rendszergazda 1 fı szociálpolitikai ügyintézı 1 fı anyakönyvvezetı, turisztikai referens Városüzemeltetési és vagyongazdálkodási csoport 1 fı közbeszerzési és beruházási ügyintézı 1 fı mőszaki és vagyongazdálkodási ügyintézı 2 fı közterület-felügyelı Titkársági csoport 1 fı humán referens 1 fı testületi és titkársági referens 1 fı iktató 1 fı osztályvezetı 2.) Pénzügyi Osztály 10 fı Adócsoport 3 fı adóügyi ügyintézı Költségvetési és pénzügyi csoport 2 fı költségvetési ügyintézı 4 fı pénzügyi ügyintézı Feladatkörök:
I. IGAZGATÁSI OSZTÁLY (aljegyzıi irányítás alatt) Közfoglalkoztatás Intézményvezetıkkel és az önkormányzattal kapcsolatos humánpolitikai feladatok Intézmények alapító okiratainak és törzskönyvi nyilvántartásainak vezetése Vagyonnyilatkozatok nyilvántartása Testületi és bizottsági elıterjesztések, szerzıdések, megállapodások jogi véleményezése Birtokvédelem Jogszabályalkotás kezdeményezése Választásokkal kapcsolatos jogi feladatok Ordacsehi önkormányzattal való kapcsolattartás, testületi ülések elıkészítése, határozatok végrehajtása, Statisztikai (OSAP) adatszolgáltatások figyelemmel kísérése, a jegyzı iránymutatása alapján történı elvégzése Jogszabály-változások figyelemmel kísérése, I. 1. Hatósági csoport Szociális igazgatási feladatok Közfoglalkoztatással kapcsolatos koordinációs feladatok Szociális igazgatási feladatok Testületi, bizottsági adminisztrációs feladatok Anyakönyvvezetı helyettesítése Anyakönyvi igazgatás, Lakcímnyilvántartás, turisztikai feladatok Ipari, kereskedelmi igazgatás (engedélyezés, nyilvántartás), Telephely-engedélyezés Fogyasztóvédelmi feladatok Földmővelésügyi (méhészek, gyümölcsösök nyilvántartása) Növényvédelmi feladatok Állatvédelmi feladatok Rendszergazdai feladatok Hagyatéki ügyek Titkársági feladatok ellátása helyettesítésben szociális ügyek felvétele helyettesítésben Városüzemeltetési és vagyongazdálkodási csoport Településrendezési és településüzemeltetési feladatok (hulladékgazdálkodás, közvilágítás, strandok mőködtetése, temetıkkel, kéménysepréssel, közutakkal kapcsolatos feladatok) Vis-maoir ügyek Az intézmények mőködtetésével kapcsolatos mőszaki hatósági feladatok Fejlesztési pályázatok figyelése, elıkészítése, mőszaki adminisztrációjával kapcsolatos feladatok Közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos feladatok Beruházásokkal, felújításokkal kapcsolatos feladatok Építésügyi tájékoztatási és nyilvántartási feladatok Környezet és természetvédelmi feladatok Közterület-használati engedélyek kiadása Közlekedési és vízügyi igazgatás Vagyongazdálkodás Közterület-felügyelet, járırszolgálat ellátása Közterület használat ellenırzése Ebnyilvántartási feladatok Portaszolgálat ellátása helyettesítésben I. 3. Titkársági csoport Kulturális és közmővelıdési feladatok Honvédelmi és katasztrófavédelmi igazgatás Civil szervezetekkel kapcsolatos ügyintézés Nyilvánossággal kapcsolatos feladatok (helyi újság szerkesztése, honlapon közzétételek és híranyagok elhelyezése, pályázatok nyilvánossági feladatai) Óvodai neveléssel kapcsolatos feladatok Egészségügyi igazgatás osztályvezetı szociális ügyintézı igazgatási ügyintézı (Ordacsehi) anyakönyvvezetı, turisztikai referens igazgatási ügyintézı, rendszergazda igazgatási ügyintézı közbeszerzési és beruházási ügyintézı mőszaki és vagyon referens Közterületfelyügyelı humán referens
4. sz. melléklet Balatonboglár Városi Önkormányzat Polgármesteri Hivatalában vagyonnyilatkozattételi kötelezettséggel járó munkakörök: 1. Jegyzı, aljegyzı 2. osztályvezetık 3. közbeszerzéssel foglalkozó referens 4. vagyoni ügyekkel foglalkozó referens