Közigazgatási Operatív Programok kiemelt projektjavaslatai A megvalósíthatósági tanulmányok minimális információtartalma Egy projekt eredményes végrehajthatóságának feltétele, hogy az indítandó fejlesztés olyan szinten előkészített, hogy a pontos költségbecslést lehetővé tevő műszaki kidolgozottságon túl a jogi, szervezeti, szervezési, bevezethetőségi feltételrendszer is teljes mértékben feltárásra került. Ez az előkészítő munka teszi lehetővé a megalapozott döntés meghozatalát, majd kedvező döntés esetén a projekt indítását. A megvalósíthatósági tanulmány az az alapvető dokumentum, amelyen keresztül a döntéshozók számára objektív módon be lehet mutatni a megoldani kívánt problémát, a lehetséges megoldások körét, az ajánlott megoldást megvalósító projekt terjedelmét, az előállított produktum (termék, létesítmény, szolgáltatás) elvárt minőségét, az előállításhoz szükséges becsült erőforrások nagyságát pénzben kifejezve, valamint a projekt kockázatát. Egy jó megvalósíthatósági tanulmány alapján megalapozott döntés hozható arról, hogy a projekt szerepeljen-e az akciótervben, másrészt a projekt utólagos ellenőrzése során kellően alátámasztja az indításkori előkészítettség tényét. A megvalósíthatósági tanulmány meglétét mindezek mellett a 16/2006. (XII. 28.) MeHVM-PM együttes rendelet is kötelezővé teszi 1 milliárd forint költségvetésű projektek felett. Alább bemutatjuk egy megvalósíthatósági tanulmány tartalmát, hangsúlyozva azt, hogy egy lehetséges, de nem feltétlenül követendő tartalomjegyzék készült. A megvalósíthatósági tanulmány fogalmának és tartalmának értelmezése nem univerzális, az az adott helyzet függvénye. A benyújtásra kerülő projektjavaslatok előzményeként számos gazdasági, műszaki, igazgatásszervezési és egyéb tárgyú dokumentum készülhetett, melyek együttese kiadja a megalapozott döntéshez szükséges adatokat. Egy megvalósíthatósági tanulmány tehát elvben állhat akár több dokumentum együtteséből is, melyek a megalapozott döntés meghozatalához szükséges politikai, gazdasági, műszaki, kulturális, jogszabályi és egyéb természetű kérdéseket a megfelelő mélységben és terjedelemben tárgyalják. Ebben az értelemben a megvalósíthatósági tanulmány logikai fogalom. A döntéshez szükséges adattartalom meglétének vizsgálatához elégséges egy ellenőrző lista; az hogy, a szükséges adatok éppen milyen dokumentumban találhatók, az másodlagos kérdés. Ha egy megvalósíthatósági tanulmány bizonyos adatokra, információkra oly módon hivatkozik, hogy az egy másik, esetleg magasabb szintű dokumentumban (stratégiában, koncepcióban) érhető el, akkor természetesen mellékelni kell a hivatkozott dokumentumokat is az ellenőrizhetőség érdekében. Természetesen fel kell hívni a figyelmet, hogy a (logikai) megvalósíthatósági tanulmánynak önmagában konzisztensnek kell lennie és a részleteket a megalapozott döntéshez szükséges mértékig kell kibontania. Ezen követelmény miatt előfordulhat, hogy a szakterületi logika miatt a megalapozott döntéshez olyan adatok is szükségesek, melyek nem szerepelnek a jelen dokumentumban található ellenőrző listában felsoroltak között. Másképp fogalmazva, egy tanulmány pozitív elbírálásához nem feltétlenül elégséges a jelen dokumentumban felsorolt adatok akár teljes körű megadása, ha az adott esetben a megalapozott döntéshez szükséges további alátámasztó adatok hiányoznak és/vagy a közölt adatok nem konzisztensek. További szükséges feltétele egy javaslat pozitív elbírálásának, hogy az adott tanulmány legyen összhangban a tágabb, irányelv és politika szintű irányvonalakkal is, különös tekintettel az ÁRB és a MeH EKK koherencia-elvárásaival. Ez azt jelenti, hogy egy tanulmánynak a tágabb környezetével is konzisztensnek kell lennie. Mivel egy megvalósíthatósági tanulmány fókusza az adott probléma megoldása, a szélesebb kontextusba ágyazást és koherencia-vizsgálatot lehetővé tevő hivatkozásokat a döntéshozók számára természetesen kiemelten kell megjeleníteni a tanulmányban, összhangban a más, kapcsolódó tanulmányokban közölt adatokkal. Az e dokumentumban szereplő adattartalmak megvalósíthatósági tanulmánybeli fellelhetőségét a mellékletben található táblázatban kell a tanulmány szerzőinek bemutatni, és ugyanebben a táblázatban írhatják be a tanulmány értékelői az adott pontra vonatkozó észrevételeiket is. Az ellenőrző lista két részből áll; az első rész mindig figyelembe veendő szempontokat ad, a második
rész pedig projekttípusonként nevesít további figyelembe veendő tartalmi elemeket, melyeket értelemszerűen csak az adott projekttípus esetén megadni. Az ellenőrző listát olyan projektekre is lehet használni, ahol nincs jogszabályi kötelezettség tanulmány készítésére. A megvalósíthatósági tanulmány adattartalma általában Az ellenőrző lista első részében a mindig figyelembe veendő szempontok, azaz a minimális adattartalom szerepelnek. 1. A fejlesztési probléma/feladat behatárolása. A fejlesztési probléma/feladat megfogalmazása és terjedelmének kijelölése tartalmazza 1a) a feladat rövid (1-2 oldalas) összefoglalását; 1b) azon (uniós vagy hazai) jogszabályi kötelezettségek megjelölését, ami indokolja a fejlesztési projektet (ha vannak ilyenek); 1c) a fejlesztés illeszkedését az adott operatív programhoz, a releváns kormányzati politikához és stratégiákhoz, más operatív programokhoz, valamint más fejlesztésekhez (a kapcsolódás jellegének bemutatásával). 2. Az érintett szakterület jelen helyzetének összefoglaló bemutatása. A megvalósíthatósági tanulmány megfelelő része tömör és célratörő módon tételesen hivatkozzon, illetve a szükséges mértékben ismertesse, elemezze és értékelje a problémakör által érintett terület 2a) a szakterület stratégiai dokumentumait; 2b) a működés megalapozó jogszabályi hátterét és annak következményeit; 2c) a majdani működtető szervezeti struktúráját; 2d) a szakterület releváns folyamatait; 2e) a szakterület releváns folyamatait támogató számítógépes rendszereket; 2f) a szakterület tevékenységének számszerű jellemzésére felhasznált mutatókat (indikátorokat). 3. A probléma kezelése 3a) a probléma megoldása elhagyásának következményei; 3b) a probléma lehetséges megoldási módjai és a megoldási módok összehasonlítására használt módszer VAGY az a nevesített politikai döntés vagy jogszabályi kötelezettség, melynek alapján a projekt megvalósul; 3c) a választás megoldási mód áttekintő ismertetése és indoklása, ami kitér a jogszabályi szempontok érvényesülésére, valamint a hatékonysági, gazdaságossági és műszaki szempontokra is; 3d) a választott megoldásban résztvevő partnerek felsorolása, az egyeztetések eredményének összefoglalása; 3e) mindazon egyéb feltételezések felsorolásával, melyek szükségesek a projekt megvalósításához. 4. A fejlesztés célja, a tervezett eredmény. A fejlesztés végrehajtásától elvárt eredményt le kell határolni az alábbiak útján 4a) szöveges rövid, célratörő, a szakterületben nem járatos számára is értelmezhető összefoglalóval a fejlesztéstől elvárt eredményekről, amely kitér i) a létrehozandó termékekre, különösen a fejlesztés műszaki eredményeit valamint a járulékos eredményeket (migráció, oktatás stb.) ii) a terület tevékenységének számszerű jellemzésére felhasznált releváns mutatók célértékeire iii) a kapcsolódó operatív program releváns indikátoraira, időintervallumára iv) a kapcsolódó operatív program releváns horizontális célkitűzéseire; 4b) azon szakterületi folyamatok tételes megjelölésével, melyeket a projekt érint; 4c) azon szakterületi funkciók tételes megjelölésével, melyek a projekt során elkészítendő számítógépes rendszer támogat; beleértve ebbe az egyes funkciókra vonatkozó becsült jellemző mennyiségi adatokat; 4d) azon szakterületi folyamatok tételes megjelölésével, melyeket a projekt érint; 4e) az elkészítendő rendszer felhasználói számának és területi eloszlásának megadásával;
4f) azon folyamatok és funkciók megjelölésével, melyeket a projekt során elkészítendő rendszer NEM érint, de a szakterület logikája alapján beleérthetők lennének; 4g) azon infrastrukturális eszközök felsorolásával, melyek szükségesek a projekt során elkészülő létesítmény működtetéséhez, és beszerzésüket a projekt forrásainak terhére kívánják finanszírozni (pl. bútorzat, hardver, szoftver stb.); 4h) a fejlesztéstől elvárt előnyök pénzben kifejezett értékével, illetve a projekt megtérülési adataival (a monetarizáláshoz alkalmazott módszer leírásával). 5. A javasolt fejlesztés menete. A nagyobb projektet kezelhető méretű egységekre (tevékenységekre; projektelemekre) kell bontani, melyeknek legyen önállóan átvehető eredménye (terméke). Egy tevékenység lefutási ideje ne legyen több 6-9 hónapnál. 5a) a fejlesztés menetének rövid összefoglalása; majd ezt követően tevékenységenkénti bemutatása; 5b) a tevékenység tartalma (pl. szolgáltató központi géppark biztosítása közbeszerzés útján, szakrendszeri alkalmazás kifejlesztése belső erőforrásokra támaszkodva, ügyféloldali program kifejlesztése, nyilvántartás módosítása, biztosítása stb.); 5c) a tevékenység megvalósításának jellege (közbeszerzés, speciális beszerzés, belső erőforrásokkal történő megvalósítás); 5d) a tevékenység függőségei, a kezdés és befejezés tervezett időpontja; 5e) a tevékenység minőségbiztosításának tervezett módja. 6. A projekt lebonyolításának szervezeti háttere. Egy milliárdos költségvetésű projekt lebonyolítása gyakran több szervezet együttműködését, azok rendszereinek, folyamatának együttes változtatását igényli, ami megfelelő menedzselési struktúrát igényel. Ezért a megvalósíthatósági tanulmányban be kell mutatni 6a) szöveges rövid összefoglalót a szervezeti háttérről; 6b) a projektet menedzselő szervezet(ek) tervezett feladatait, funkcióit, jogkörét, létszámát; több intézményt érintő projekteknél az különösen az egyeztetési mechanizmust; 6c) a projekt monitoringjának és belső ellenőrzésének szervezetét. 7. A projekt forrásigénye. A projekt forrásigényét tételesen, az előző pont szerinti tevékenységenként, éves bontásban, az adott tevékenység során elkészítendő eredményekhez kötve kell megbecsülni: 7a) a becsült forrásigényeket a fejlesztés menete szerinti bontásban (lásd 4. pont), az abban szereplő eredményekhez (termékekhez) kötve. A forrásigény-becslés készülhet i) alulról-felfelé (tételesen, alapadatokra felhasználó) becslési módszerrel, illetve ii) analógia útján felülről-lefelé történő becsléssel is. Ez esetben a hivatkozási alapot (projektet) is be kell bemutatni; 7b) fejlesztési utáni állapot üzemeltetési költségeit, azok költségvetési forrását szintén be kell mutatni (a támogatás az üzemeltetési költségekre nem terjed ki); 7c) a szokásos piaci árak és ahol rendelkezésre áll, ott kormányzati irányárak (pl. központosított közbeszerzés hardverárak) viszonyát a becsült forrásigényekhez. 8. A projekt kockázatelemzése. A projektet tevékenységeinek kockázatát tételesen, az elkészítendő eredményekhez kötve kell megbecsülni. Minden kockázati tényező azonosítása után meg kell adni azt a módot, ahogy az adott tényezőt kezelni kívánják. 8a) Sajátos vizsgálandó kockázati tényezők lehetnek: i) Jogi (különösen adatvédelmi aggályok); a jogszabályi környezet esetleges változásából adódó kockázatok, ii) a projekt komplexitásából és terjedelméből adódó kockázatok, iii) a projekt időkritikusságából adódó kockázatok (pl. csak január elsejével indulhat a fejlesztendő alkalmazás), iv) a projekt feltételezéseiben, a kapcsolódó projektekben rejlő kockázatok, v) műszaki jellegű kockázatok, pl. migrálandó rendszerek száma, vi) a rendelkezésre álló humán erőforrás felkészültségéből és esetleges kieséséből adódó kockázatok, vii) a jövőbeli felhasználók esetleges ellenérdekeltségéből adódó kockázatok, viii) a beszerzési eljárások elhúzódásából adódó kockázatok stb.
A megvalósíthatósági tanulmány kiegészítő adattartalma egyes projekttípusok esetén Az egyes fejlesztési projektek sajátosságaitól függően további specifikus adatok megadására lehet szükség. Az ellenőrző lista második része ezeket a projekttípusonként további figyelembe veendő tartalmi elemeket adja meg, melyeket csak az adott projekttípus esetében kell megadni (pl. alkalmazásfejlesztési projektnél milyen központi szolgáltatásokat kívánnak igénybe venni). 9. Kiegészítő adatok infrastruktúra-fejlesztési projekt esetében. Az ilyen típusú projektek keretében a piacon elérhető termékek beszerzése történik, ebben az értelemben nincs fejlesztési tevékenység (tipikusan ilyen a távközlési hálózat fejlesztés, eszközbeszerzés stb.). Az ilyen típusú projektek esetében bemutatandó 9a) a jelenlegi (fejlesztés előtti) infrastruktúra ismertetése, beleértve ebbe beszerzési évét; 9b) az infrastruktúrát használó azon felhasználók szolgáltatások körét, akiknek az érdekében történik a fejlesztése; 9c) a beszerzendő infrastruktúra tervezett amortizációjának lefutását. 10. Kiegészítő adatok szolgáltatás (alkalmazás) fejlesztési projekt esetében. Az EKOP keretében készülő számítógépes rendszerek fejlesztések igénybe vehetik a tervezett közmű szolgáltatásokat, a központi szolgáltatásokat és a központi alkalmazásokat Be kell mutatni, hogy a fejlesztés esetében 10a) kik és hányan lesznek a szolgáltatás a igénybe vevője (pl. állampolgár, köztisztviselő, másik közigazgatási intézmény); 10b) mekkora teljesítményre (tranzakciószámra) tervezik a szolgáltatást; i) ha adatintenzív rendszerről van szó, mekkora mennyiségű adatot fog kezelni a rendszer; hogyan tervezik az adatok mentését és archiválást; ii) ha közmű szolgáltatásról, központi szolgáltatásról vagy alkalmazásról van szó, az elvárt felhasználók számát, a szolgáltatás tervezett mennyiségi és minőségi jellemzőit; 10c) milyen architektúra koncepcióra épít a fejlesztés; 10d) mely közmű szolgáltatásokra támaszkodik (azonosítás; tárhely; jogosultság-igazolás szervezése; formalap kezelés; aláírás érvényesség ellenőrzés; biztonsági pajzs; távközlési hálózat). Azon közmű szolgáltatások esetében, melyeket nem vesznek igénybe, le kell írni, hogy mivel váltják ki azt; 10e) mely központi szolgáltatásokra támaszkodik (intranet; címtár; iratkezelés; levelezés; irattár; változás átvezetés szervezése). Azon központi szolgáltatások esetében, melyeket nem vesznek igénybe, le kell írni, hogy mivel váltják ki azt; 10f) mely központi alkalmazásokra támaszkodik (portál; gazdálkodás; személyügy; elektronikus fizetés). Azon központi szolgáltatások esetében, melyeket nem vesznek igénybe, le kell írni, hogy mivel váltják ki azt; 10g) közmű szolgáltatás, központi szolgáltatás vagy alkalmazás igénybe vétele esetén a kormányzati koordinációval tervezett kapcsolat megadását; 10h) mely műszaki szabványok relevánsak az adott fejlesztésben; 10i) mikorra várható a fejlesztés elévülése, kiváltási igénye; 10j) mely további fejlesztések eredményeire támaszkodik; beleértve a meglévő szolgáltatások további igénybe vételének igényét. Tételesen meg kell adni azokat a fejlesztési igényeket, amelyeket el kell végeztetni a projekt sikeréhez. 11. Kiegészítő adatok humánerőforrás- és szervezetfejlesztési projekt esetében. 11a) milyen stratégiai szintű dokumentumokat szükséges felülvizsgálni a változások indíthatóságához, beleértve ebbe az esetleges jogszabályi módosításokat is; 11b) a fejlesztendő folyamatok bővebb leírása: a korábban általánosan leírt folyamatokhoz, azok fejlesztéséhez milyen kompetenciára, milyen előismeretekre van szükség; 11c) milyen technikák felhasználásával fogják a változtatásokat előkészíteni és megvalósítani; 11d) kik az adott szervezetek érintettjei (érdekcsoportjai, stakeholders ), milyen érdekük fűződik az adott változtatáshoz, milyen módon fognak várhatóan reagálni a változtatásra; 11e) ki lesz az átalakítás zászlóvivője és legmagasabb szintű támogatója; 11f) milyen felkészítés (oktatás, képzés, vizsgázás stb.) szükséges az érintett személyek részére a megváltozott helyzethez való alkalmazkodás, kompetenciáik fejlesztéséhez; 11g) hogyan fog változni a szervezet kultúrája; 11h) hogyan fog változni a szervezeti struktúra (ideértve a felügyeleti viszonyokat is);
11i) hasonló példák ismertetése átalakításra a nemzetközi gyakorlatból.
Ellenőrző lista Szerzők által kitöltendő Szemléző által kitöltendő TARTALMI ELEM SZERZŐK kereszthivatkozása Oldal/fejezet SZERZŐK MEGJEGYZÉSEI MEGFELEL SZEMLÉZŐ megjegyzései I N 1. A fejlesztési probléma/feladat behatárolása 1a) szöveges rövid (1-2 oldalas) összefoglalás 1b) indokoló jogszabályi kötelezettségek 1c) a fejlesztés illeszkedése a szakterület stratégiai dokumentumaihoz (ha vannak ilyenek) és más fejlesztésekhez 2. Szakterület jelen helyzetének összefoglaló bemutatása 2a) a szakterület stratégiai dokumentumai 2b) a működés megalapozó jogszabályi háttere 2c) a működtető szervezeti struktúrája 2d) a szakterület releváns folyamatai 2e) a szakterület releváns folyamatait támogató számítógépes rendszerek 2f) a szakterületi indikátorok 3. A probléma kezelése 3a) a szakterület stratégiai dokumentumai 3b) A probléma lehetséges megoldási módjai, összehasonlításuk VAGY nevesített indokoló döntés 3c) érintett folyamatok és funkciók 3d) Egyeztetések eredményének összefoglalása 3e) Egyéb feltételezések Szerzők által kitöltendő Szemléző által kitöltendő
TARTALMI ELEM SZERZŐK kereszthivatkozása Oldal/fejezet SZERZŐK MEGJEGYZÉSEI MEGFELEL SZEMLÉZŐ megjegyzései I N 4. A fejlesztés célja, a tervezett eredmény 4a) Összefoglaló 4b) Érintett folyamatok 4c) Támogatott funkciók 4d) Felhasználók és eloszlásuk 4e) Kapcsolatos folyamatok és funkciók 4f) Infrastrukturális eszközök 4g) Elvárt előnyök (pénzben) 5. A javasolt fejlesztés menete 5a) Összefoglaló 5b) Tevékenységek tartalma 5c) Tevékenységek megvalósításának jellege 5d) Tevékenységek függőségei 5e) Minőségbiztosítása módja 6. A projekt lebonyolításának szervezeti háttere 6a) Összefoglaló 6b) Menedzselő szervezetek ismertetése 6c) Projekt monitoring és belső ellenőrzés 6d) Tevékenységek függőségei 6e) Minőségbiztosítása módja 7. A projekt forrásigénye 7a) Becsült forrásigény 7b) Üzemeltetési költségek 7c) Piaci árak és a forrásigény Szerzők által kitöltendő Szemléző által kitöltendő
TARTALMI ELEM SZERZŐK kereszthivatkozása Oldal/fejezet SZERZŐK MEGJEGYZÉSEI MEGFELEL SZEMLÉZŐ megjegyzései I N 8. A projekt kockázatelemzése 8a) Jogi kockázatok 8b) Komplexitás 8c) Időkritikusság 8d) Feltételezések megalapozottsága 8e) Humán erőforrás kapcsolatos kockázatok 8f) Felhasználókhoz kapcsolódó kockázatok 8g) Beszerzési eljárások kockázata 9. Kiegészítő adatok infrastruktúra-fejlesztési projekt esetében 9a) Fejlesztés előtti infrastruktúra ismertetése 9b) Érintett felhasználók 9c) Tervezett amortizáció 10. Kiegészítő adatok szolgáltatás (alkalmazás) fejlesztési projekt esetében 10a) Szolgáltatás igénybe vevői 10b) Tervezett teljesítmény 10c) Architektúra 10d) Közmű szolgáltatások igénybe vétele 10e) Központi szolgáltatások igénybe vétele 10f) Központi alkalmazások igénybe vétele 10g) Koordinációs mechanizmus 10h) Műszaki szabványok 10i) Elévülési idő 10j) Kapcsolódó, felhasznált fejlesztések TARTALMI ELEM SZERZŐK kereszthivatkozása Oldal/fejezet SZERZŐK MEGJEGYZÉSEI MEGFELEL SZEMLÉZŐ megjegyzései
11. Kiegészítő adatok humánerőforrás- és szervezet-fejlesztési projekt esetében 11a) Felülvizsgálandó stratégiai dokumentumok 11b) Fejlesztendő folyamatok leírása 11c) Alkalmazott technikák 11d) Érdekcsoportok ismertetése 11e) Támogató és zászlóvivő 11f) Felkészítési igények I N