Kultúra Program Oktatási, Audiovizuális és Kulturális Végrehajtó Ügynökség Tudnivalók pályázóknak 1.3.5 terület Együttmőködési projektek harmadik országokkal Támogatható harmadik ország 2012-ben: Dél-afrikai Köztársaság Kultúra Program (2007-2013)
BEVEZETİ Jogi nyilatkozat: Az alábbiakban pályázóknak szóló hasznos információk olvashatók, amelyek nem helyettesítik, vagy érvénytelenítik a Kultúra Programkalauzban található kritériumokat vagy más feltételeket. Megjegyezzük, hogy a Programkalauz és a Támogatási Megállapodásban foglalt speciális feltételek elsıbbséget élveznek a Támogatási Megállapodásban foglalt általános feltételekkel és a Kultúra Programmal kapcsolatos egyéb információforrásokkal (honlap, Tudnivalók pályázóknak, stb.) szemben. A dokumentum gyakorlati útmutatóval szolgál arról, miként kell elkészíteni és beküldeni a pályázati anyagot, illetve a jelentkezık számára hasznos információt tartalmaz a pályázási eljárásról. Mielıtt elkészíti és beküldi a pályázati anyagot, kérjük, gondosan olvassa el a Programkalauzt és az Elektronikus pályázat használati útmutatóját, amelyet a http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2012/index en.php címen talál meg. E dokumentum elsı része a benyújtandó pályázati papírok elıkészítésével foglalkozik. A pályázati őrlap (e-őrlap) különbözı részeinek részletes leírását, valamint a beadandó dokumentumok ismertetését követıen néhány útmutatás van a költségvetési őrlap kitöltésérıl. A negyedik részben néhány tipp található az Ügynökséggel való kapcsolattartásról. Az utolsó rész a szószedet, amely néhány alapvetı fogalom magyarázatát tartalmazza.
1. A PÁLYÁZATI DOKUMENTUMOK ELİKÉSZÍTÉSE A BEADÁSRA A Kultúra Program keretében beadott támogatási pályázatokat csak az e-őrlap használatával lehet benyújtani. Az online beadott változat számít az eredeti példánynak, míg egy pályázati csomagot postán is el kell juttatni az e-őrlaphot nem csatolható egyéb mellékletekkel együtt. I Elektronikus pályázat ( e-őrlap ) - határidı: 2012. május 4., 12h [brüsszeli idı szerint]: A jelentkezıknek ki kell tölteniük az elektronikus pályázati lapot, és a következı dokumentumokat kell csatolniuk: 1. A projekt részletes leírása; 2. Erkölcsi nyilatkozat (Declaration of Honour), melyet a pályázó szervezet jogi képviselıje ír alá; 3. Becsült költségvetési őrlap (.xls formátumban); A jelentkezési lap letölthetı az Ügynökség honlapjáról, a következı címrıl: http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2012/index_en.php Ne feledje, hogy a más módon beadott pályázatokat érvénytelennek tekintjük és visszautasítjuk. Bizonyosodjon meg róla, hogy elektronikus pályázatát hivatalosan befogadtuk, és megkapta a beadási számot. További információkért olvassa el az e-őrlap használati útmutatóját. Technikai probléma felmerülése esetén (pl. nem tudja letölteni az e-őrlapot, az e-őrlap lefagy vagy összeomlik) forduljon még 2012. május 4. 12:00 (brüsszeli idı szerint) elıtt a HelpDesk-hez. Abban az esetben, ha a HelpDesk-kel a jelentkezési határidı után veszi fel a kapcsolatot, a jelentkezést semmilyen körülmények között nem fogjuk, az egyenlı bánásmód elve értelmében, elfogadni. A HelpDesk-kel való e-mailes kapcsolattartás esetén kérjük, világosan írja le, hogy milyen technikai problémával találkozott! Ajánlatos egy print screenes képet csatolni a probléma jobb illusztrálása érdekében. Ha nem technikai jellegő a fellépı probléma (pl. hogyan töltsük ki a költségvetési őrlapot, milyen szabályok érvényesek a területen), kérjük vegye fel a kapcsolatot hazája CCP-irodájával, vagy küldjön e-mailt a Végrehajtó Ügynökségnek. Kérjük, ne vegye fel a kapcsolatot semmilyen bizottsági szervvel vagy egyénnel, akivel esetleg korábban kapcsolatban volt. II Pályázati csomag (eredeti példányok és CD - postázás határideje: 2012. május 4. a postabélyegzı szolgál igazolásul) A Végrehajtó Ügynökségnek küldendı pályázati csomag nemcsak különbözı eredeti dokumentumokat kell, hogy tartalmazzon mellékletként, de egy CD-t is a tevékenységi jelentéssel és a szükséges önéltrajzokkal. A pályázati csomagnak tartalmaznia kell papíralapon: i) a projektvezetı által aláírt hivatalos kísérılevelet ii) az e-őrlap kinyomtatott példányát és mellékleteit a. a projekt részletes leírása
b. felelıs nyilatkozat (declaration of honour), melyet a pályázó szervezet jogi képviselıje ír alá c. becsült költségvetési őrlap (három munkalap), melyet a pályázó szervezet jogi képviselıje ír alá iii) az e-őrlapnak nem részét képezı egyéb mellékleteket: 4. Együttmőködési megállapodás 5. Meghatalmazás minden társszervezıtıl a fıszervezı felé, a szervezet jogi képviselıjének aláírásával 6. A jogi személyiségrıl szóló őrlapot és igazoló dokumentumokat (csak a projektvezetıtıl) 7. A pénzügyi azonosító őrlapot, a jogi képviselı által aláírva (csak a projektvezetıtıl) 8. A pénzügyi alkalmassági őrlapot (csak a projektvezetıtıl) 9. A pénzügyi mérleget és eredménykimutatást (csak a projektvezetıtıl) A pályázati csomagnak tartalmaznia kell CD-n: 1. Az elmúlt két év tevékenységi jelentését az összes résztvevı szervezettıl 2. A tevékenység megvalósításáért felelıs személyek szakmai önéletrajzát (a jelentkezési lap A és B pontjaiban megadott kontaktszemélyekét mindenképp) FIGYELEM: Pályázatát csak akkor tekintjük teljesnek, ha a fent említett dokumentumok mindegyikét postára adja a megadott határidıre. A jelen kalauz végén talál egy ellenırzı listát. Ha nem csatolja az összes dokumentumot, pályázatát az alkalmassági kritériumoknak való meg nem felelés alapján visszautasítjuk. További információkért olvassa el a jelen dokumentum végén található táblázatot az alkalmassági kritériumokról. Mielıtt beküldi pályázati csomagját, bizonyosodjon meg róla, hogy: i) leadta az elektronikus jelentkezési lapot; ii) csatolta az összes szükséges mellékletet; iii) aláírta az erkölcsi nyilatkozat (declaration of honour) és a költségvetési őrlapot; iv) csatolta a projektvezetı által aláírt kísérılevelet; Ne felejtse el megjelölni a borítékon pályázata beküldési kódját, amit rögtön az elektronikus beküldés után kapott. A pályázati csomag beküldése A pályázatokat postai úton (a feladás dátumának a postai bélyegzıé felel meg), futárszolgálat útján (a kézbesítés igazolásával), ill. a pályázók által személyesen, a határidı napján legkésıbb 16 óráig lehet eljuttatni. Utóbbi esetben a beadást aláírt és dátummal ellátott átvételi elismervénnyel kell igazolni, amelyet a központi postázóban kell kérni az átvevı tisztviselıtıl. A hivatal hétfıtıl csütörtökig 8-17 óra, pénteken 8-16 óra közt tart nyitva; szombaton, vasárnap és a Bizottság munkaszüneti napjain zárva tart. Biztonsági okokból nem fogadunk el pályázatokat az EACEA épületében (Colonel Bourg). A cím, amelyre a pályázatok eljuttatandók: Education, Audiovisual & Culture Executive Agency Culture Program (2007 2013) Strand 1.3.5 Third countries projects Avenue du Bourget 1 BE 1140 Brussels Belgium
Ha pályázata kiválasztásra kerül, a pályázat C-F része, A projekt részletes leírása és a Tervezett költségvetés a Támogatási megállapodáshoz csatoltatnak mint annak szerves részei. Épp ezért kérjük, szánjon kellı idıt a megfelelı dokumentumok és információk biztosítására ezekben a részekben. 2. JELENTKEZÉSI LAP e-őrlap CÍMLAP Töltsön ki minden rovatot az elsı oldalon, mielıtt továbbhaladna az e-őrlap kitöltésével. Az ezen az oldalon megtett választások kihatással vannak az őrlap többi részének küllemére és viselkedésére. 1. Tevékenység Válassza ki a projektjének megfelelı tevékenységet. A pályázat automatikusan az ön tevékenységére szabja az összes rovatot. Harmadik országbeli projektek esetén válassza a Cooperation Projects with Third Countries opciót. 2. A projekt címe Írja be a projekt címét (max. 300 karakter). Írja be a projektet jelölı betőszót, ha van ilyen (ld. még Az e-őrlap használati útmutatójának 5.1. fejezetét). 3. Az őrlap kitöltésének nyelve A jelentkezési lapokat az Európai Unió valamelyik hivatalos nyelvén kell kitölteni. Gyakorlati okokból, valamint az értékelési eljárás felgyorsítása érdekében azonban azt javasoljuk, pályázatát az Európai Bizottság három munkanyelvének (angol, francia, német) valamelyikén adja be. A) A JELENTKEZİ ÉS A PROJEKTBEN RÉSZT VEVİ EGYÉB SZERVEZETEK AZONOSÍTÁSA A pályázati lap ezen részét a projektben részt vevı összes félnek (projektvezetı, társszervezık, illetve harmadik országbeli partner(ek)) ki kell töltenie. A pályázat támogathatóságának érdekében legkevesebb három, a Kultúra Programban résztvevı országbeli szervezetet (egy projektvezetıt, illetve két társszervezıt), és legalább egy támogatható harmadik országbeli partnert meg kell jelölni. Ha a projektvezetı elérhetısége a kiválasztási eljárás során bármikor megváltozik, kérjük, azonnal közölje velünk új elérhetıségét, pályázata érkeztetési számának egyértelmő jelölésével, a következı email-címen: eacea-p5-thirdcountriesprojects@ec.europa.eu A kitöltést a projektvezetı adatainak megadásával kezdjük, majd a társszervezık adatainak részére új mezıket kell létrehozni. Ha például három társszervezı van, írjon 3 -at a Partner Controls mezıbe, majd kattintson a Szervezet(ek) hozzáadása [Add organisation(s)] gombra. Görgessen feljebb, hogy meggyızıdjön az új mezık létrejöttérıl.
A.1 A szervezet teljes neve: Írja be a szervezet hivatalos nevét. Ha van ilyen, írja be azt a nevet is, amely alatt a szervezet a hivatalos cégjegyzékben szerepel. Kérjük, ugyanezt a hivatalos nevet használja a pályázattal kapcsolatos összes dokumentumban. Ha nem tudja beírni a szervezet teljes nevét (meghaladja a 200 karaktert), írjon ide rövidítést, és a jogi személyiségrıl szóló őrlapon tüntesse fel a teljes nevet. Betőszó Írja be a szervezet rövid nevét, ha van ilyen. Kérjük, ugyanezt a rövid nevet használja a pályázattal kapcsolatos összes dokumentumban. Osztály Adja meg szervezete azon osztályát, amely a pályázatban érintett. Kérjük, ugyanezt az elnevezést használja a pályázattal kapcsolatos összes dokumentumban. Bejegyzett cím Csak azokat a mezıket töltse ki, amelyek teljes postai címéhez kellenek. Ha címéhez utcanév és házszám helyett más leíróra van szüksége, írja be azt. Ne feledje, hogy a régiókhoz eurorégiót kell írni, az eurorégiók pedig nem feltétlenül azonosak a belföldön alkalmazott régiófelosztással! A.2 & A.3 Cím Adja meg a megfelelı címet (megszólítást, pl. Prof., Dr., Mr., Ms.). Beosztás Adja meg beosztását a szervezetben (pl. rektor, elnök, vezérigazgató, igazgató). Telefon- és faxszámok Adja meg a teljes számokat, ország- és körzetkódokkal együtt (pl. +36-1-2991111).
B) SZERVEZET ÉS TEVÉKENYSÉGEK A pályázati lap ezen részét a projektben részt vevı összes félnek (projektvezetı, társszervezık, harmadik országbeli partner(ek)) ki kell töltenie. B.1 Struktúra Válassza ki a megfelelı lehetıséget. A szervezet jogi státuszát több szempontból is ismertetni kell: a szervezeteknek meg kell adniuk, hogy a Bizottság szabályainak értelmében állami szervezetek-e. Hasznos információ: Állami szervezetnek minısül bármely olyan szervezet, amely jogosult arra, hogy költségei akármekkora hányadát a központi, a regionális vagy helyi kormányzat költségvetése finanszírozza. Tehát ezeket a költségeket adókból vagy jogi úton szabályozott bírságokból vagy díjakból képzett közpénzekbıl finanszírozzák, pályázati eljárás, vagyis a finanszírozás esetleges meghiúsulásának lehetısége nélkül. Az olyan szervezetek, amelyek fennmaradásához állami finanszírozás szükséges, és amelyek évrıl-évre támogatásban részesülnek, ám amelyek esetében legalább az elméleti lehetısége megvan annak, hogy egy évben nem részesülnek támogatásban, magánszervezeteknek minısülnek. B.3 Egyéb közösségi támogatás Kérjük, CSAK az elmúlt három évben kapott közösségi támogatásról adjon meg adatokat. Adja meg a Közösségi Program nevét, a támogatási megállapodás számát, a projekt koordináló szervezetének nevét (ha az nem azonos az ön szervezetével) és a projekt címét. Ha más Közösségi Program keretében is kért támogatást erre a projektre, töltse ki ezeket a mezıket is, megadva az érintett Program nevét és a kért összeget. Ha pályázata a másik Programban kiválasztásra kerül, azonnal értesítsen minket e-mailben: eacea-p5-thirdcountriesprojects@ec.europa.eu C) A PROJEKT LEÍRÁSA C.1 A projekt naptára Harmadik országgal folytatott együttmőködési projektek esetén a projekt kezdete 2012. november 1. és 2013. október 31. közé kell, hogy essen. A projekt maximum 24 hónapig tarthat, minimális idıtartama nincs. Vegye figyelembe, hogy ha projektje 2012. november 1-én kezdıdik, és 24 hónapig tart, a befejezés dátuma 2014. október 31., és nem 2013. november 1. FIGYELEM: A támogatható idıszak semmilyen körülmények közt sem kezdıdhet 2012. november 1. elıtt. C.2.1 Információk a szervezetrıl A táblázatot a projektben részt vevı összes félnek ki kell töltenie (projektvezetı, társszervezık és a harmadik országbeli partner(ek)). Ha bármelyik érintett szervezetet 1900 elıtt hozták létre, írjon ide 1900-at, és a szervezet létrejöttének tényleges idıpontját tüntesse fel az érintett szervezet tevékenységi jelentésében. C.2.2 Alá-fölérendeltségi viszony a szervezetek között Kérjük, jelezze, ha alá-fölérendeltségi viszony áll fenn a szervezetek között, és adja meg ennek magyarázatát.
Hasznos információ: Két szervezet (jogi személyiség) akkor függ egymástól, ha irányítói viszony áll fenn köztük. Az a jogi személyiség tekinthetı függetlennek, amely nem áll irányítói viszonyban más jogi személyiséggel. Irányítói viszony áll fen, ha az egyik jogi személyiség közvetve vagy közvetlenül irányítja a másikat, vagy ha a két jogi személyiség ugyanazon közvetlen vagy közvetett irányítás alatt áll. A jogi személyiség akkor irányítja B jogi személyiséget, ha: - A, közvetve vagy közvetlenül több mint 50%-át birtokolja B részvénytıkéjének, vagy a részvényesi vagy társtulajdonosi szavazati jogok többségét, vagy - A, közvetve vagy közvetlenül a döntéshozói jog tényleges vagy jogszabály által biztosított tulajdonosa B-ben. Az, hogy jogi személyiségek tulajdonosa vagy felügyeleti szerve ugyanaz a köztestület, önmagában nem hoz létre közöttük irányítói viszonyt. C.3 A projekt relevanciája a Program konkrét célkitőzéseinek szempontjából Válassza ki a megfelelı lehetıséget, és becsülje meg a projekt eredményeként bevont mővek és mővészek számát. C.4 A projekt relevanciája az Európai Év szempontjából Válassza ki a megfelelı lehetıséget. Tájékoztatjuk, hogy ezt az adatot csak statisztikai célokra használjuk, és nem lesz hatással az odaítélési feltételeknek való megfelelésre. C.5 Területek Válassza ki a megfelelı lehetıséget. Csak egy lehetıséget választhat, ám ha az az Interdiszciplináris (ID), meg kell adnia a területeket (min. kettıt), fontossági sorrendben. Ne feledje, hogy az itt tett választások nagymértékben meghatározzák, hogy mely szakértık fogják a pályázatát értékelni. C.6 A tevékenységeknek otthon adó és/vagy azok elınyeit élvezı európai országok Válassza ki a megfelelı lehetıséget, akár többet is. A választások legyenek összhangban a projekt leírásával és menetrendjével. C.7 A projekt összefoglalása angolul, franciául vagy németül Foglalja össze a projektet angolul, franciául vagy németül, maximum 2.000 karakterben. Az összefoglaló tegye lehetıvé, hogy az olvasó könnyen megértse, mi a tervezett projekt tartalma, mik a céljai és ezek hogyan köthetık a Programhoz. Elvileg a projekt részletes leírásában ismertetett fı elemek tömör leírásáról van szó. Tájékoztatjuk, hogy a nyilvánosságot és ösztönzést illetı kötelességeinek megfelelıen az Európai Bizottság dönthet úgy, hogy az összefoglalót nyilvánosságra hozza honlapján, a projekttel kapcsolatos egyéb adatokkal együtt (ti. a közösségi támogatás összege, a kedvezményezett neve, a projekt címe). Kérjük, épp ezért törekedjen egyértelmőségre és közérthetıségre a megfogalmazásban. C.8 A projekt költségvetésének összefoglalása Másolja ide a költségvetés támogatható részét a költségvetési őrlap Summary munkalapjáról. Bizonyosodjon meg róla, hogy a kért támogatás 50.000 és 200.000 euró között van, és a támogatható költségek maximum 50%-át teszi ki. Ha ezt elmulasztja, pályázata biztosan nem minısül támogathatónak.
Ha eltérés van az e-őrlap költségvetési összefoglalója és a csatolt költségvetés között, a pénzügyi elemzés során a Tervezett költségvetés elnevezéső csatolt Excel táblázatok adatait veszik figyelembe, ill. ezek lesznek a Támogatási megállapodás részei is. D) TECHNIKAI ALKALMASSÁG A pályázati lap ezen részét a projektben részt vevı összes félnek ki kell töltenie (projektvezetı és társszervezık). Adja meg, milyen tapasztalatokat szerzett európai és nemzetközi projektekben az elmúlt két évben, különös tekintettel a választott harmadik országhoz főzıdı kapcsolatok terén. Igyekezzen úgy leírni tömören a projektet, hogy az lehetıvé tegye annak megítélését, milyen fokú technikai alkalmassággal rendelkezik a most javasolt projekt megvalósítására. E) A PROJEKT VÉGREHAJTÁSA / ODAÍTÉLÉSI FELTÉTELEK E.1 A projekt részletes leírása Kérjük, olvassa el ezt az oldalt: Mellékletek - 1. A projekt részletes leírása. E.2 Minıségi partnerség Harmadik országbeli partnerek A harmadik országbeli partnerek hozzájárulhatnak anyagilag a projekt költségeihez, de nem kötelezı. Kérjük, vegye figyelembe, hogy a harmadik országbeli partnereknél felmerülı költségek a projekt keretén belül nem támogatható költségnek minısülnek, kivéve ha a fıszervezı vagy valamelyik társszervezı azt a költséget teljes egészében visszatéríti. Társult partnerek Adja meg a projekttel kapcsolatban álló szervezetek nevét és hogy mely országokban találhatók, ill. írja le röviden, mi a szerepük a projekt végrehajtásában. (A társult partnerekkel kapcsolatos pénzügyi szabályokról ld. még Mellékletek 4. Költségvetési őrlap). Kérjük, vegye figyelembe, hogy a társult partnereknél felmerülı költségek a projekt keretén belül nem támogatható költségnek minısülnek, kivéve ha a fıszervezı vagy valamelyik társszervezı azt a költséget teljes egészében visszatéríti. Ha a társult partnerek árukat vagy szolgáltatásokat nyújtanak, alvállalkozónak kell tekinteni ıket, és az alvállalkozásokra érvényes általános szabályokat kell figyelembe venni. Szerep a projekt megvalósításában Kérjük, adjon egy rövid összegzést a B.2 pontban leírtakról. E.4 Kommunikációs és promóciós tevékenység Ha az e-őrlapon nincs elegendı hely a kommunikációs és promóciós terv leírására, további információkat adhat meg a projekt részletes leírásánál.
F) MUNKAPROGRAM Adja meg a projekt fı tevékenységeinek címeit és rövid leírásait (találkozók, workshopok, konferenciák, kutatási tevékenységek, kulturális tevékenységek, stb.), ahogy azok A projekt részletes leírásában is szerepelnek. Adja meg az egyes tevékenységek helyszínét (ország, város, régió) és tervezett idıpontját. Ha alvállalkozót alkalmaz, adja meg az alvállalkozó nevét is; ha ezt még nem tudja, írja be, hogy egyelıre nem ismert. Ha a tevékenység részben alvállalkozásban végzett, jelölje be a mezıt, majd fejtse ki, mely rész lesz alvállalkozásban végzett, és írja be az alvállalkozó nevét. Ügyeljen arra, hogy a pályázat ezen részében megadott adatok összhangban legyenek A projekt részletes leírásával és a csatolt költségvetési őrlappal. MELLÉKLETEK Projektje értékelése érdekében mellékleteket kell csatolnia az e-őrlaphoz, ill. a postai úton beküldött pályázati csomaghoz. 1. A projekt részletes leírása Technikai okokból A projekt részletes leírása nem lehet az e-őrlap része, ezért csatolni kell hozzá. Ez egy Microsoft Word vagy PDF dokumentum, amelyet fel kell töltenie, hogy csatolhassa az e- őrlaphoz. A szövegnek nincs elıírt sutruktúrája, de nagyon fontos, hogy a megírása elıtt gondosan tanulmányozza az odaítélési feltételeket (Programkalauz IV.5. fejezet), különös tekintettel az európai hozzáadott értékre, a Program konkrét célkitőzéseivel kapcsolatos relevanciára és az elıirányzott kulturális tevékenységek minıségére. A részletes leírásnak érhetı módon kell taglalnia a projekt általános koncepcióját és célkitőzését, ezek relevanciáját a Kultúra Program 2007-2013 céljait és célkitőzéseit illetıen, a tervbe vett fı tevékenységeket és ezek konkrét célkitőzéseit, a projekt lehetséges hatását európai szinten és egyéb, relevánsnak tartott részletet. A szöveg szerkesztésekor gondoljon arra, hogy a jelentkezési lap ezen részében további, a projekt konkrét vonatkozásait (ti. várt eredmény, kommunikációs és reklámtevékenységek, fenntarthatóság) érintı kérdésekre is válaszolnia kell, ezért ezeket felesleges a szövegben említenie. A szöveg ne legyen hosszabb 30.000 karakternél (kb. 7-8 oldal). Ha az e-őrlapon nincs elegendı hely a projekt bizonyos tulajdonságainak kifejtésére, ebben a leírásban tudja folytatni. Ha a projekt kiválasztásra kerül, a részletes leírás integráns részként csatolásra kerül a Támogatási Megállapodáshoz. 2. Felelıs nyilatkozat (declaration on honour) Ezt a dokumentumot a projektvezetı jogi képviselıjének kell kitöltenie és aláírnia. Ne felejtsék el beírni a kért támogatás összegét. A dokumentumminta a következı címen található meg: http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2012/index_en.php. Az aláírt, beszkennelt verziót közvetlenül az e-őrlaphoz kell csatolni, de másolatát a postai úton beküldött pályázati csomagban is mellékelni kell. 3. Költségvetés A dokumentumminta a következı címen található meg: http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2012/index_en.php. A költségvetési őrlapnak három része van: a tevékenységek szerinti részletes költségvetés, a teljes becsült költségvetés és az összegzés. Töltse ki az őrlapot, és csatolja az e-őrlaphoz (xls verzióban). Mindhárom munkalapot (eredeti aláírásokkal) el kell küldeni a postai pályázati csomaggal is.
Ha a projekt kiválasztásra kerül, a támogatható becsült költségvetés integráns részként csatolásra kerül a Támogatási Megállapodáshoz. Kérjük, szánjon elegendı idıt a költségvetés elkészítésére. Ezt még az e-őrlap kitöltésének megkezdése elıtt meg kell tennie. Minden összeget euróban ( ) adjon meg. Az eurózónán kívőlrıl érkezı pályázóknak a Bizottság Költségvetési Fıigazgatósága által a jelentkezést megelızı hónapra megadott hivatalos euróárfolyamot (havi elszámolási árfolyam) kell használni: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro Ezen útmutató negyedik fejezetében taglaljuk a költségvetési őrlap kitöltését. 3. PÁLYÁZATI CSOMAG Miután kitöltötte és elküldte az e-őrlapot, nyomtassa ki és küldje be a mellékletekkel együtt legkésıbb 2012. május 4-én. Kérjük, vegye figyelembe, hogy bármelyik melléklet hiánya esetén pályázata nem támogathatónak minısül. Idéntıl kezdve a Végrehajtó Ügynökségnek küldendı pályázati csomag nemcsak különbözı eredeti dokumentumokat kell, hogy tartalmazzon mellékletként, de egy CD-t is a tevékenységi jelentéssel és a szükséges önéltrajzokkal. Papíralapon küldendı dokumentumok: i) a projektvezetı által aláírt hivatalos kísérılevelet ii) az e-őrlap kinyomtatott példányát és mellékleteit a. a projekt részletes leírását b. felelıs nyilatkozatot. (declaration of honour), melyet a pályázó szervezet jogi képviselıje ír alá c. becsült költségvetési őrlapot (mindhárom munkalap), melyet a pályázó szervezet jogi képviselıje ír alá iii) az e-őrlapnak nem részét képezı egyéb mellékleteket: 4. A projektben részt vevı összes partner által aláirt együttmőködési megállapodás (projektvezetı, társszervezık, illetve a harmadik országbeli partner(ek) A dokumentumot alá kell írnia a projektvezetınek, a társszervezıknek és a harmadik országbeli partner(ek)nek is. Egyértelmően írja le minden egyes partner feladatát, szerepét és pénzügyi hozzájárulásának mértékét. Ehhez a dokumentumhoz nem készült minta, mert az együttmőködés módját a partnereknek kell meghatározniuk. Példaként említve, az együttmőködési megállapodás a következı elemeket tartalmazhatja: - a projekt céljainak egyértelmő leírása - az ezen célok elérése érdekében tervezett tevékenységek egyértelmő leírása - a projektvezetı és a társszervezık szerepének és feladatainak egyértelmő leírása, beleértve a partnereknek delegált feladatokat is - a költségvetési keret beleértve az egyes társszervezık anyagi hozzájárulását is egyértelmő leírása - jogi kérdések tisztázása a megállapodás idıtartama, felelısség, szerzıdésszegés, vitarendezés
A megállapodás aláírható bilaterálisan (a projektvezetı minden társszervezıvel külön megköti) és multilaterálisan is (minden partner egy dokumentumban). Figyelem: Ha pályázata nem tartalmazza az együttmőködési megállapodást, az alkalmassági kritériumok alapján visszautasításra kerül. E dokumentumok fénymásolatai vagy beszkennelt változatai is elfogadhatóak, ám a jelentkezınek az EACEA kérésére át kell adnia az eredetiket. 5. Meghatalmazás minden társszervezıtıl a fıszervezı felé, a szervezet jogi képviselıjének aláírásával Minden egyes társszervezınek alá kell írnia egy meghatalmazást, amellyel az aláíró felhatalmazza a projektvezetıt, hogy nevében és érdekében eljárjon a tevékenység megvalósítása során. A dokumentumot a projektvezetı és a társszervezı jogi képviselıjének is alá kell írnia. A dokumentumminta a következı címen található meg: http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2012/index en.php. E dokumentumot a pályázat kinyomtatott változatával együtt postai úton kell beadni. Társszervezınként egy meghatalmazást (eredeti aláírásokkal) kell tartalmaznia a csomagnak. Idéntıl kezdve fénymásolatok vagy beszkennelt verziók is elfogadhatóak. Ne feledje, hogy az együttmőködési megállapodás és a meghatalmazás két különbözı dokumentum, és mindkettıt tartalmaznia kell a pályázati csomagnak. Figyelem: Ha pályázata nem tartalmazza a mindkét fél által aláírt meghatalmazásokat, az alkalmassági kritériumok alapján visszautasításra kerül. 6. A jogi személyiségrıl szóló őrlap és igazoló dokumentumok (csak a projektvezetıtıl) A dokumentumminta a következı címen található meg: http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2012/index_en.php. Kérjük ne feledje, hogy szervezete jogi státuszától függıen különbözı igazoló dokumentumokat kell küldenie (lásd az őrlap alját). Ha elmulasztja beküldeni ezen dokumentumokat, az jelentıs késést okozhat abban az esetben, ha projektje kiválasztásra kerül. Bizonyosodjon meg róla, hogy az őrlapot aláírta a projektvezetı szervezet jogi képviselıje. 7. A pénzügyi azonosító őrlap, a jogi képviselı által aláírva (csak a projektvezetıtıl) A dokumentumminta a következı címen található meg: http://eacea.ec.europa.eu/budget/execution/ftiers_en.htm. Bizonyosodjon meg róla, hogy az őrlapot aláírta a projektvezetı szervezet jogi képviselıje. 8. A pénzügyi alkalmassági őrlap (csak a projektvezetıtıl) A dokumentumminta a következı címen található meg: http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2012/index_en.htm. Bizonyosodjon meg róla, hogy az őrlapot aláírta a projektvezetı szervezet jogi képviselıje. 9. A pénzügyi mérleget és eredménykimutatás (csak a projektvezetıtıl) Ezeknek a dokumentumoknak az utolsó lezárt pénzügyi évrıl kell szólniuk (és nem lehetnek 18 hónaposnál régebbiek). Ha a szervezetet újonnan alapították, csatolja az eddig keletkezett igazolt kimutatásokat. Ha nem tudja ezeket a dokumentumokat biztosítani, és pályázatát kiválasztják
társfinanszírozásra, az elıfinanszírozás szabályai a Programkalauzban ismertetett szabályok szerint változnak. Ha elmulasztja beküldeni ezen dokumentumokat, az jelentıs késést okozhat abban az esetben, ha projektje kiválasztásra kerül. NB. Köztestületeknek és közjogi jellegő nemzetközi szervezeteknek nem kell beküldeniük ezeket a dokumentumokat. CD-n küldendı dokumentumok: 10. Partnerszervezetek tevékenységi jelentései E dokumentumok a szervezeteknek az elmúlt két évben a releváns terület(ek)en végzett tevékenységérıl szóló információkat tartalmazzák. A dokumentumot minden partnerszervezetrıl be kell adni (projektvezetı, társszervezık, harmadik országbeli partner(ek)). E dokumentumok információval szolgálnak az önök arra való technikai alkalmasságáról, hogy megvalósítsák a javasolt projektet, értékelni pedig szakértık fogják ıket. Ha nem adja meg ezt az információt, az azzal járhat, hogy a megfelelı odaítélési feltételekre alacsony pontszámot kap. 11. A tevékenység megvalósításáért felelıs személyek szakmai önéletrajza Ezeket azon személyek esetében kell megadni, akik az egyes partnerszervezeteknél (projektvezetı, társszervezık, harmadik országbeli partner(ek)) a tevékenység általános koordinációjáért/megvalósításáért felelısek. E dokumentumok információval szolgálnak az önök arra való technikai alkalmasságáról, hogy megvalósítsák a javasolt projektet, értékelni pedig szakértık fogják ıket. Ha nem adja meg ezt az információt, az azzal járhat, hogy a megfelelı odaítélési feltételekre alacsony pontszámot kap. 4. KÖLTSÉGVETÉSI ŐRLAP ÁLTALÁNOS MEGJEGYZÉSEK A kötelezı mintadokumentum megtalálható a következı oldalon: http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2012/index_en.php Ezt a dokumentumot (.xls formátumban) közvetlenül az e-őrlaphoz kell csatolni. A kinyomtatott és aláírt változat is a pályázati csomag része, amelyet postai úton kell elküldeni. Ha az Önök projektje kiválasztásra kerül, a becsült költségvetés, integráns részként csatolásra kerül a Támogatási Megállapodáshoz. 1 Kérjük, fordítson elegendı idıt a költségvetési őrlap kitöltésére! Gyızıdjön meg róla, hogy a beírt információk összhangban vannak a projekt részletes leírásában megadottakkal és megegyeznek azokkal, amelyeket az e-őrlapban feltüntetett. Minden összeget euróban ( ) adjon meg. Az eurózónán kívőlrıl érkezı pályázóknak a Bizottság Költségvetési Fıigazgatósága által a jelentkezést megelızı hónapra megadott hivatalos euróárfolyamot (havi elszámolási árfolyam) kell használni: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro 1 Kérjük, vegye figyelembe, hogy ha szükséges, lehetséges a költségvetés módosítása a projekt idıtartama alatt.
Mielıtt elkezdené kitölteni a költségvetési őrlapot, kérjük, gondosan olvassa el az ezen Útmutató végén található szószedet (kulcsszavak) releváns szakaszait, illetve a Programkalauz "elszámolható költségek" és a "nem elszámolható költségek"-re utaló részét (III.3.1.1 fejezet). A költségvetési őrlap négy részbıl áll (amelyek megfelelnek az Excel táblázat három munkalapjának): 1. A költségvetés tartalma 2. Tevékenység és partner szerinti csoportosítás [Detailed budget by activity and by partner], mely csak a költségvetés kiadási oldalát fedi le. 3. A kiadásokat és bevételeket bemutató becsült költségvetés [Total estimated budget]. 4. Összefoglaló [Summary], melyet alapul használhat az e-őrlap költségvetési részének kitöltéséhez. A becsült költségvetés az elszámolható és nem elszámolható költségekbıl áll. Az EU-támogatást csak az elszámolható költségek alapján számolják. A nem elszámolható költségek lehetıséget adnak Önnek, hogy bemutassa a projekt teljes pénzügyi dimenzióját. A költségvetési őrlap kitöltésénél a következı szabályokat kell figyelembe venni: KIADÁSOK A költségvetés kiadási oldala az elszámolható (1 5. fejezet [chapter]) és nem-elszámolható költségekbıl áll. ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK: 1. A projekttevékenységek végrehajtásához közvetlenül kapcsolódó költségek (beleértve az elıállítási költségeket is) 2. Kommunikációs, promóciós és terjesztési költségek és az eredmények kiaknázásához kapcsolódó költségek 3. Konferenciákkal, szemináriumokkal / workshopokkal kapcsolatos költségek 4. Személyzet: koordináció és adminisztráció Ez az összes közvetlen költség max. 20%-a lehet, azaz az 1.+2.+3. költségvetési fejezetek végösszege. Fel kell tüntetni a projekten dolgozók teljes létszámát, akiket projektvezetı és a társszervezık a projekt végrehajtása érdekében alkalmaztak (pl. adminisztráció, koordináció, titkársági támogatása). A számítások során, kérjük, vegye figyelembe a következıket: o A projekten dolgozókkal kapcsolatos kiadásokat (közvetlenül és kizárólagosan, vagy részben, mely esetben a vonatkozó százalék lesz elszámolható) munkaleírással, idıtáblákkal, kirendelési megállapodásokkal (közalkalmazottak), és/vagy egyéb módon kell igazolni. o A személyi költségeknek összhangban kell lennie az Önök szervezetének szokásos gyakorlatával. Ha ezek a költségek túlzónak minısülnek, az EACEA szolgálatai ennek megfelelıen felülvizsgálják és plafonnal látják el. 5. Közvetett költségek Ez maximum az összes közvetlen költség 7 %-a, azaz az 1.+2.+3.+4. költségvetési fejezetek végösszege lehet. 6. Harmadik országokban felmerült költségek - Az egyéb harmadik országban (tehát nem a Dél-afrikai Köztársaságban) felmerülı költségek nem támogathatóak. A Dél-afrikai Köztársaságban felmerült költségeket teljes egészében ki kell fizetnie vagy vissza kell térítenie a projektvezetınek és/vagy a társszervezıknek.
Ahhoz, hogy egy költség elszámolható legyen, a következı kritériumoknak kell megfelelniük: - valamely kedvezményezettnél merüljön föl ( pl.: projektvezetı vagy társszervezı, NEM harmadik országbeli társult partnerek) - a projekt elszámolási idıszaka alatt merüljön fel (kivéve a végsı pénzügyi kimutatások és zárójelentések tanúsítványával kapcsolatos költségek) - a becsült költségvetésben szerepeljen - a kedvezményezettek számviteli rendszerében rögzített legyen (azonosíthatónak és igazolhatónak kell lennie) - a zárójelentés benyújtásának idején már fizetve legyen - szükséges, ésszerő és indokolt kiadás legyen Ne feledje, hogy: i. A társult partnereknél felmerülı kiadás nem támogatható, hacsak az nem a tevékenység projektvezetıje vagy társszervezıje által közvetlenül fizetett vagy visszatérített kiadás. ii. Az ÁFA csak akkor minısül elszámolható költségnek, ha a szervezet nem tudja visszaigényelni. Gyızıdjön meg róla, hogy megfelelı módon feltünteti-e a költségvetési őrlap 3. fejezetében a teljes becsült költségvetés bevételi oldalánál, hogy az ön szervezete és a társszervezıi vissza tudják-e igényelni az ÁFÁ-t. Ne feledje, hogy állami szervezeteknél az ÁFA semmiképpen nem támogatható költség. iii. Az utazási költségekre vonatkozó számítások során kérjük ne feledje, hogy az utazási és tartózkodási (szállás és napi átalány) költségeknek összhangban kell lennie a szervezet szokásos gyakorlatával. Ha ezek túlzónak minısülnek, akkor az Európai Bizottság évente jóváhagyott mérlegénél felülvizsgálják és maximalizálják. Az Európai Bizottság által a napi kiadásokra és szállásra vonatkozó országonként jóváhagyott mértékét a következı címen találhatja meg: http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2012/index_en.php. Repülıvel történı utazás esetén: Európában maximum 600 - turistaosztályon. Harmadik országokba történı utazás esetén nincsen felsı határ, de a turistaosztályt kell választani. Vonattal utazás esetén az elsı osztályú jegyek is megengedettek. Autóval történı utazás esetén: az átalány 0,22 / km (az üzemanyag-költség nem támogatható). Ha a hazai szabályok magasabb átalányt tesznek lehetıvé, és ezt a pályázó megfelelıen bizonyítani tudja, akkor elfogadásra kerülhet. Taxi-költségek nem támogathatók, mert a napi átalány részének tekintendık. Minden fejezet fıösszege 2 vagy 3 összeg kombinációja: - azon költségek, amelyek a harmadik országban, vagy azzal kapcsolatosan merülnek fel - azon költségek, melyek támogatható alvállalkozásnak minısülnek - minden egyéb, a fejezethez tartozó költség, ami sem támogatható harmadik országos költség, sem támogatható alvállalkozás Támogatható alvállalkozásra vonatkozó szabályok: - Minden, a támogatásban részesülı szervezetnek vagy egy együttmőködési projekt esetében a társszervezıknek ellenérték fejében olyan természetes vagy jogi személy (beleértve a projekt társult partnereit) által nyújtott szolgáltatások, amely különbözı jogi személyiséggel bír, mint a támogatást élvezı szervezet vagy annak társszervezetei. - Ugyanakkor, a fenti meghatározástól függetlenül a következı kiadások nem tekinthetıek alvállalkozásnak: mővészi, elıadói fellépti díjak; díj fizetése az egyik kedvezményezett szervezet személyzetének moderátor, fordító, technikus, tudós díjazása, ha magánúton jár el (ha cégen keresztül ad számlát, az már alvállalkozás)
állami szervezet által nyújtott szolgáltatások utazási és ellátási költségek a tevékenységhez szükséges eszközbeszerzés (csak a projekt idıtartama alatt elszenvedett értékvesztés) - Az alvállalkozó feleket szerepeltetni kell a jelentkezési lapon (F rész) és az ezen szervek által folytatott tevékenységekhez kapcsolódó közvetlen költségeket világosan fel kell tüntetni a költségvetésben. - A tevékenység menedzsmentjét és különösen (de nem kizárólagosan) annak dizájnját, elıkészítését, megvalósítását, koordinációját, ellenırzését, róla szóló jelentések készítését, a projektvezetı és a partnerek, illetve maguk a partnerek közötti kapcsolat menedzsmentjét semmilyen körülmények között nem lehet alvállalkozásban végezni. Ha azonban a koordináció mégis alvállalkozásban végzett, a költségeket nem támogatható költségeknek kell tekinteni. A szakmai ismereteket (joggal, könyveléssel, adóval, emberi erıforrásokkal kapcsolatos területek) igénylı speciális technikai szolgáltatások nem minısülnek alvállalkozásnak. - Ahol a tevékenységek megvalósítása alvállalkozást, közbeszerzést, vagy szolgáltatási szerzıdést igényel, és ezen szerzıdések értéke meghaladja a 60 000 eurót; ott a kedvezményezettnek és ahol lehetséges, azok társszervezıinek legalább öt potenciális partner versenyajánlatait kell beszerezniük, és a legjobb ár-érték arányt felmutató ajánlatot kell kiválasztani az átláthatóság és a potenciális szerzıdıkkel való egyenlı bánásmód elvének figyelembe vételével, ügyelve az érdekellentétek elkerülésére. - A kedvezményezettnek és ahol lehetséges, annak alvállalkozóinak világosan dokumentálnia kell a pályázati eljárást, és a tevékenység végén készített végsı jelentéssel együtt a vonatkozó dokumentumok egy másolatát be kell nyújtani, illetve meg kell ırizni ellenırzési célból. - A szerzıdések teljes összege nem haladhatja meg az Európai Unió által odaítélt támogatások összegének felét. NEM ELSZÁMOLHATÓ KIADÁSOK: 1. Természetbeni hozzájárulások 2. Nem támogatható alvállalkozások: - A projekt koordinációjának költségei. - Az EU-támogatás 50 %-át meghaladó összegek. 3. Egyéb nem elszámolható költségek: - Személyi költségekkel kapcsolatos, a 20%-os korlátot meghaladó összegek. - Közvetett költségek, melyek meghaladják a 7%-os korlátot. - Dél-afrikai Köztársaságtól eltérı harmadik országhoz kapcsolódó kiadások BEVÉTELEK A költségvetés bevételi oldala négy részbıl áll: 1. Az EU-támogatás: nem haladhatja meg a teljes elszámolható költségek 50%-át és minimum 50 000, maximum 200 000 eurót kell kitennie. Pályázatának benyújtását megelızıen kérjük, gyızıdjön meg arról, hogy az igényelt összeg ezen számok között van, egyéb esetben a pályázata alkalmatlannak minısülhet. 2. A projekt tevékenységei által termelt bevételt (pl. jegyeladások, kiadványok eladásai, regisztrációs díjak, egyéb) semmiképp sem szabad saját vagy szerzett forrásnak tekinteni, ezért attól külön kell feltüntetni. 3. A projektvezetınek, az egyes társszervezıknek és partnereknek az önfinanszírozás címszó alatt elszámolt pénzügyi hozzájárulásai saját vagy célzottan a projekt részére győjtött és biztosított források kell, hogy legyenek. A pályázat benyújtásának idıpontjában már biztosított társfinanszírozási összegek igazolását a pályázati csomaggal együtt el kell küldeni. Bizonyosodjon meg róla, hogy az itt megadott összegek egyeznek az e-őrlap E.3 részében, valamint a meghatalmazásokon megadottakkal!
4. A természetbeni hozzájárulások finanszírozására szolgáló források: mihelyt a természetbeni hozzájárulásokat a kiadási oldal I.B.1. pontjában feltüntette, az ezzel megegyezı összeget írja be ebbe a pontba. Kérjük, gyızıdjön meg arról, hogy a pénzügyi részesedések összegei azonosak a meghatalmazásokban, a költségvetési őrlapon és az e-őrlap E részében. Kérjük, bizonyosodjon meg arról is, hogy a kiadási és bevételi oldal egyensúlyban legyen! A KÖLTSÉGVETÉSI ŐRLAP KITÖLTÉSÉNEK MÓDJA A költségvetési őrlap a Microsoft Excel 2007-es verziójával készült, ezért javasolt ugyanezt a verziót használni a kitöltésekor. Néhány gyakorlati tanács: Ahogyan az korábban említésre került, a költségvetési őrlap négy részbıl áll (mely az Excel munkafüzet három munkalapjának felel meg): 1. A tartalom, amely bemutatja a második munkalapon a B oszlopból kiválasztható költségkategóriákat 2. Tevékenységek és partner szerinti részletes költségvetés, amely csak a költségvetés kiadási oldalát fedi le 3. A bevételeket és a kiadásokat bemutató becsült költségvetés 4. Összegzés, mely az e-őrlap C.8 részének kitöltésében segít A munkafüzetben képletek találhatóak, melyek biztosítják a tevékenységek szerinti részletes költségvetés egyes költségvetési fejezeteinek teljes összegének a becsült költségvetésbe, illetve a becsült költségvetésnek az összefoglalóba való átvezetését. A becsült költségvetés bevételi oldalát önnek kell kitöltenie. NE szúrjon be sorokat a tevékenységek szerinti részletes költségvetési sorokat, mert az nem garantálja egyúttal a szükséges képletek átmásolását is. Több mint 4000 elı-formázott sor áll az Ön rendelkezésére. Annak érdekében, hogy az összes képlet megfelelıen mőködjön, ellenırizze a következı beállításokat:
1. Menjen a Beállítások [Excel options] menübe
2. Bizonyosodjon meg róla, hogy a Képletek [Formulas] menüpont alatt be van jelölve a Közelítés engedélyezése [Enable iterative calculations], a Lépésszám [Maximum Iterations] 10000, az Elfogadható hiba [Maximum Change] pedig 100000. 3. Klikkeljen az OK-ra! Hogyan töltsük ki a költségvetési őrlapot? 1. Írja be a kért EU-támogatás összegét! Kezdje a kitöltést azzal, hogy a Teljes becsült költségvetés F156 cellájába beírja a kért EUtámogatás összegét. Enélkül nem fog mőködni az automatikus formula az alvállalkozási összeget illetıen. Természetesen késıbb ez az összeg még módosítható a kiadási és a bevételi oldal egyensúlyba hozása érdekében.
2. Tevékenységek szerinti részletes költségvetés [Detailed budget by activity] 1. Menjen a Split amongst ACTIVITIES mezıhöz (kék oszlopok), és adjon címet vagy leírást a projekt során várhatóan felmerülı tevékenységeinek, azt a rendet követve, amelyet az e-őrlap F részében, a Munkaprogram során fog alkalmazni (tehát ha ott pl. 12 tevékenységet írt be, akkor ide ugyanazt a 12 tevékenységet kell felsorolnia).
2. A Split amongst BENEFICIARIES részbe írja be a projektben részt vevı különbözı szervezetek nevét. Kövesse az e-őrlap A részében alkalmazott rendet. 3. Válassza ki a költség természetét a B oszlopban, a felajánlott kategóriák közül. A lehetséges költségtípusokról áttekintést ad a költségvetési _rlap els_ munkalapja (Content of the budget)! 4. Írja le a költség természetét a C oszlopban, amilyen részletesen csak lehetséges. Például: - utazási és szállásköltség esetén írja be az emberek számát, az úticélt, és az eltöltött éjszakák számát is - személyzeti költségeknél írja be az emberek és a munkanapok számát is - berendezések vásárlásánál részletezze az elemek számát, költségét, valamint az alkalmazott értékcsökkenési szabályt
5. Tüntesse fel az egyes tevékenységekre jutó költségeket a B oszlopban kiválasztott költségfajtánként.
6. Részlezze az egyes kedvezményezettekre jutó költségeket a B oszlopban kiválasztott költségfajtánként. 7. Bizonyosodjon meg róla, hogy a Split amongst ACTIVITIES és a Split amongst BENEFICIARIES fıösszege megegyezik. Ha nem, pirossal írt összegeket fog látni.
8. Menjen tovább a Split amongst CHAPTERS részhez (sárga oszlopok). Töltsön ki minden egyéb költséget (tehát nem alvállalkozói, nem harmadik országokkal kapcsolatos és nem természetbeni hozzájárulás) a Chapter 1 Chapter 5-ig terjed_ oszlopokban. Ha a költség típusa például 3.b (berendezések bérlése), akkor ennek megfelel_en a 3-as chapter-be kell beírni. 9. Ha az adott költség alvállalkozói, a H-L oszlopokban kell szerepeltetnie. 10. Ha az alvállakozás a projektvezetést érinti, az összeget írja be a K oszlopba (támogatható költséget jelentı, speciális szakmai ismereteket igénylı szolgáltatás esetén), és/vagy az L oszlopba (nem támogatható, projektvezetést érintı alvállalkozás esetén).
11. Ha a költség harmadik országban merült fel, vagy ahhoz kapcsolódó, az M-Q oszlopokban tüntesse fel. 12. A természetbeni hozzájárulások összegeit a V oszlopban szerepeltesse. 13. A természetbeni hozzájárulások összegeit ne ossza fel az 1-5 chapter között!
3. Teljes becsült költségvetés [Total estimated budget] 1. Automatikus átvezetés van a Tevékenységek szerinti részletes költségvetés és a Teljes becsült költségvetés munkalap között. Támogathatóságuktól függıen a becsült költségvetés kiadási részének megfelelı szekciójába kerülnek átvezetésre. 2. Töltsön ki minden zöld cellát a becsült költségvetésben. 3. Töltse ki a költségvetés bevételi oldalát. Bizonyosodjon meg róla, hogy a K157 cellában megjelenı EU-támogatási összeg (ami automatikusan számolódik a támogatható költségek alapján), megegyezik az F159 cellába beírt összeggel. Ha nem egyezik meg, meg kell változtatnia az F159 mezıbe írt összeget a K157-be írtra Töltse ki a projekt által termelt bevételt Töltse ki az önfinanszírozás részt a projektvezetıre, a társszervezıkre, és a társult partnerekre vonatkozóan is. Minden zöld cellát töltsön ki (például az ÁFA visszaigénylését kérdezıeket is) Kétszeresen is ellenırizze, hogy a projektvezetı és a társszervezık által vállalt pénzügyi hozzájárulás mértéke megegyezik a meghatalmazásokban és az e-őrlap E.3 részében említett összegekkel! Ha van természetbeni hozzájárulása, mint nem támogatható összeg, a K204 cellába írja be. 4. Bizonyosodjon meg róla, hogy egyensúlyban van a költségvetése, tehát a K147 cella egyenlı a K207-tel, és a K208 100%-ot ad ki. 4. Összegzés [Summary] Automatikus átvezetés van minden összegrıl az Összegzés munkalapra. Használja a TOTAL ELIGIBLE EXPENDITURE oszlopban lévı összegeket az e-őrlap költségvetési részének kitöltéséhez (C.8)
4. KOMMUNIKÁCIÓ AZ ÜGYNÖKSÉGGEL A jelentkezık minden 1.3.5 területtel kapcsolatos információt megtalálnak a Végrehajtó Ügynökség honlapján, az Együttmőködési projektek harmadik országokkal résznél: http://eacea.ec.europa.eu/culture/index_en.php. Javasoljuk, hogy látogassa rendszeresen e honlapot. A beadványok elıkészítésével és benyújtásával kapcsolatos minden kérdését országa CCPirodájához címezze, melyek névjegyzéke elérhetı a honlapon: http://ec.europa.eu/culture/annexes-culture/doc1232_en.htm Az átláthatóság, az egyenlı bánásmód és a diszkrimináció elkerülésének érdekében a kiválasztási eljárás ideje alatt nem engedélyezett a kommunikáció a Végrehajtó Ügynökséggel (az ezen területért felelıs szolgálatokkal), kivéve kivételes esetekben. A kiválasztási eljárás végén, az Európai Bizottság formális döntését (odaítélésrıl szóló határozat) követıen az eredményeket elıször a Végrehajtó Ügynökség honlapján teszik közzé. A kiválasztott jelentkezıket levélben értesítik az Európai Bizottság döntésérıl (odaítélésrıl szóló határozat) és projektjük kiválasztásáról. Ezután kapják meg a Támogatási megállapodást aláírásra. A kiválasztott pályázatokat pénzügyi vizsgálatnak vetik alá, amellyel összefüggésben a Végrehajtó Ügynökség további információkat, és adott esetben garanciákat kérhet. A ki nem választott jelentkezıket levélben értesítik az Európai Bizottság döntésérıl (odaítélésrıl szóló határozat), arról, hogy pályázatuk miért nem került kiválasztásra, ill. a független szakértı értékelését az egyes odaítélési feltételekkel kapcsolatban. A kiválasztási eljárás végén a jelentkezık nem kapják vissza pályázataikat. TOVÁBBI SEGÍTSÉG A felmerülı kérdés vagy probléma természetétıl függıen (technikai vagy nem technikai jellegő) különbözı szolgálatokhoz lehet fordulni. 1. Technikai problémák (pl. nem tudja letölteni az e-őrlapot, az e-őrlap lefagy vagy összeomlik, problémák jelentkeznek a beadásnál stb.) Kérjük, olvassa el figyelmesen az e-őrlap használati útmutatóját, melyet megtalál az Ügynökség honlapján: http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2012/index_en.php. Ha ezután is vannak még kérdései, vagy a technikai probléma nem oldódott meg, kérjük, vegye fel a kapcsolatot telefonon vagy e-mailben HelpDesk szolgáltatásunkkal. Telefonos HelpDesk: +32 229 90705 E-mail HelpDesk: eacea-external-helpdesk@ec.europa.eu Ezek a szolgáltatások hétfıtıl péntekig, 9:30-tól 12:30-ig, és 14:00-tıl 16:30-ig érhetık el (brüsszeli idı szerint). Technikai probléma felmerülése esetén még a jelentkezési határidı (2012. május 4. 12:00 brüsszeli idı szerint) elıtt forduljon a HelpDesk-hez. Abban az esetben, ha a HelpDesk-kel a jelentkezési határidı után veszi fel a kapcsolatot, a jelentkezést semmilyen körülmények között nem fogjuk, az egyenlı bánásmód elve értelmében, elfogadni. A HelpDesk-kel való e-mailes kapcsolattartás esetén kérjük, világosan írja le, hogy milyen technikai problémával találkozott! Ajánlatos egy print screenes képet csatolni a probléma jobb illusztrálása érdekében.
2. Nem technikai jellegő problémák (pl. hogyan töltsük ki a költségvetési őrlapot, milyen szabályok érvényesek a területen) Kérjük, olvassa el figyelmesen a Programkalauzt, és a Tudnivalók pályázóknak c. dokumentumot. Ha ezután is vannak kérdései, vegye fel a kapcsolatot hazája CCP-irodájával, akik értékes információt és segítséget nyújtanak. Végsı esetben küldjön e-mailt a Végrehajtó Ügynökségnek. eacea-p5-thirdcountriesprojects@ec.europa.eu. Vegye figyelembe, hogy pályázata tartalmát illetı kérdésekre a Végrehajtó Ügynökség nem válaszol. Kérjük, ne vegye fel a kapcsolatot semmilyen bizottsági szervvel vagy egyénnel, akivel esetleg korábban kapcsolatban volt. NB. A bejegyzések abc-sorrendben láthatók. 5. SZÓSZEDET (KULCSSZAVAK) Alkalmassági kritériumok: Az alkalmassági kritériumok minden programterület esetében meghatározásra kerültek, és ellenıriztetnek a beadott pályázatok válogatásának elsı lépéseként. Csak a releváns alkalmassági kritériumoknak megfelelı pályázatokat értékelik részletesen a kiválasztási és odaítélési feltételek alapján. Alvállalkozás (végrehajtási/közbeszerzési szerzıdések): - Minden, a támogatásban részesülı szervezetnek vagy egy együttmőködési projekt esetében a társszervezıknek ellenérték fejében olyan természetes vagy jogi személy (beleértve a projekt társult partnereit) által nyújtott szolgáltatások, amely különbözı jogi személyiséggel bír, mint a támogatást élvezı szervezet vagy annak társszervezetei. - Ugyanakkor, a fenti meghatározástól függetlenül a következı kiadások nem tekinthetıek alvállalkozásnak: mővészi, elıadói fellépti díjak; díj fizetése az egyik kedvezményezett szervezet személyzetének moderátor, fordító, technikus, tudós díjazása, ha magánúton jár el (ha cégen keresztül ad számlát, az már alvállalkozás) állami szervezet által nyújtott szolgáltatások utazási és ellátási költségek a tevékenységhez szükséges eszközbeszerzés (csak a projekt idıtartama alatt elszenvedett értékvesztés) - Az alvállalkozó feleket szerepeltetni kell a jelentkezési lapon (F rész) és az ezen szervek által folytatott tevékenységekhez kapcsolódó közvetlen költségeket világosan fel kell tüntetni a költségvetésben. - A tevékenység menedzsmentjét és különösen (de nem kizárólagosan) annak dizájnját, elıkészítését, megvalósítását, koordinációját, ellenırzését, róla szóló jelentések készítését, a projektvezetı és a partnerek, illetve maguk a partnerek közötti kapcsolat menedzsmentjét semmilyen körülmények között nem lehet alvállalkozásban végezni. Ha azonban a koordináció mégis alvállalkozásban végzett, a költségeket nem támogatható költségeknek kell tekinteni. A szakmai ismereteket (joggal, könyveléssel, adóval, emberi erıforrásokkal kapcsolatos területek) igénylı speciális technikai szolgáltatások nem minısülnek alvállalkozásnak.