7/2011. (II. 3.) Kgy. határozat A Baranya Megyei Önkormányzat Hivatala Ügyrendjének jóváhagyása és hivatali létszámcsökkentés elrendelése A Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése 1. a Baranya Megyei Önkormányzat Hivatala Ügyrendjét a melléklet szerinti tartalommal jóváhagyja; 2. a) elrendeli, hogy a Baranya Megyei Önkormányzat Hivatalánál 2 álláshely megszüntetését eredményező létszámcsökkentés végrehajtására kerüljön sor; b) nyilatkozik arról, a létszámcsökkentéssel érintett álláshelyeken foglalkoztatottak jogviszonyban töltött ideje folyamatosságának megszakítása nélküli foglalkoztatására a Baranya Megyei Önkormányzat költségvetési szerveinél a meglévő üres álláshelyeken, az előreláthatólag megüresedő álláshelyeken, vagy a tervezett új álláshelyeken, illetve szervezeti változás, feladatátadás következtében az önkormányzat fenntartói körén kívüli munkáltatónál nincs lehetőség; c) nyilatkozik arról, hogy a megszüntetett álláshelyet legalább öt évig nem állítja vissza, kivéve, ha önkormányzati rendeleten kívüli jogszabályból adódó többletfeladatok ezt indokolttá teszik, valamint a foglalkoztatási jogviszonyok megszüntetéséhez kapcsolódó, a jogszabály által előírt kötelező juttatások fedezetét biztosítja. Határidő: 2011. március 15. (a munkáltatói intézkedés foganatosítására) jogszabály szerint a kifizetésekre Felelős: Horváth Zoltán, a közgyűlés elnöke, Lászlóné dr. Kovács Ilona megyei főjegyző
A 7/2011. (II. 3.) Kgy. határozat melléklete A Baranya Megyei Önkormányzat Hivatalának Ügyrendje A helyi önkormányzatokról szóló, módosított 1990. évi LXV. törvény 75. (1) és (3) bekezdése alapján a Baranya Megyei Önkormányzat és Szervei Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 2/2011. (II. 3.) önkormányzati rendelet (továbbiakban: SZMSZ) IX. fejezetében meghatározott Baranya Megyei Önkormányzat Hivatala ügyrendjét, működési rendjét (a továbbiakban: hivatali szmsz) az alábbiak szerint állapítom meg. 1. Az önkormányzat hivatala megnevezése: Baranya Megyei Önkormányzat Hivatala Székhelye: Pécs, Széchenyi tér 9. I. Általános rendelkezések Költségvetésének végrehajtására szolgáló számlaszáma: az Országos Takarékpénztár Bank Nyrt. Dél-dunántúli Régiója által vezetett bankszámla szám: 11731001-15330004 2. Alapító okirat száma: 132/2009. (XII. 3.) Kgy. határozat 3. Az önkormányzat hivatala jogi személy, önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv. Működéséhez szükséges előirányzatokat, működési, fenntartási költségeket az éves költségvetés határozza meg. A hivatalhoz rendelt önállóan működő költségvetési szervek felsorolását az alapító okirat tartalmazza. 4. Az önkormányzat hivatala egységes hivatali szervezet (továbbiakban: Hivatal). 5. A Hivatalt a közgyűlés elnöke irányítja. A Hivatal vezetője a megyei főjegyző, aki képviseli a Hivatalt. 6. A Hivatal segíti a megyei testületek, a tisztségviselők munkáját és a megyei főjegyző hatósági jogkörének gyakorlását. Feladata: a döntések szakmai előkészítése, a döntések végrehajtásának szervezése és ellenőrzése, valamint a megyei főjegyző hatósági döntéseinek előkészítése. 7. A Hivatal működésének dologi feltételeit a megyei önkormányzat közgyűlése biztosítja. 8. A Hivatal szakfeladatainak száma, megnevezése: Szakágazat 841105 841114 Országgyűlési képviselőválasztásokhoz kapcsolódó tevékenységek 841115 Önkormányzati képviselőválasztásokhoz kapcsolódó tevékenységek 841116 Országos, települési és területi kisebbségi önkormányzati választásokhoz kapcsolódó tevékenységek 841117 Európai parlamenti képviselőválasztáshoz kapcsolódó tevékenységek 841118 Országos és helyi népszavazáshoz kapcsolódó tevékenységek 841126 Önkormányzatok és többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége 841127 Települési kisebbségi önkormányzatok igazgatási tevékenysége 841353 Energia és ásványi erőforrások kiaknázásával, feldolgozásával, hasznosításával összefüggő támogatások 841354 Területpolitikai támogatások és tevékenységek 841358 Turizmus-fejlesztési támogatások és tevékenységek 841401 Önkormányzatok közbeszerzési eljárásainak lebonyolításával összefüggő szolgáltatások 841901 Önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások elszámolásai
II. A Hivatal főbb feladatai 1. Jogi és szervezési feladatok a) A tisztségviselők munkájának segítése - a megyei önkormányzat közgyűlésének elnöke, alelnöke hatáskörébe tartozó feladatok végrehajtásának segítése, - a képviselőcsoportok munkájának segítése, - a nemzetközi kapcsolatok szervezése, - sajtóinformációs tevékenység, - a PR tevékenység tervezése, szervezése, koordinálása, - a területi kisebbségi önkormányzatok működésének segítése - kapcsolattartás a civil szervezetekkel. b) Az önkormányzat testületeinek, hivatalának működésével összefüggő feladatok ba) A testületi munka szervezése - a közgyűlés és a bizottságok munkájának szakmai segítése, szervezése, dokumentálása, - az előterjesztések, rendelet-tervezetek előkészítése, a törvényesség vizsgálata, - a testületi döntések végrehajtásának szervezése, figyelemmel kísérése, - a közgyűlés hivatalos lapjának elkészítése; bb) Választási, jogi feladatok - az országgyűlési, az európai parlamenti, a helyhatósági, a kisebbségi választások lebonyolítása, - megyei népszavazás szervezése, - bírósági ülnökök választásának előkészítése, - a közigazgatási munka korszerűsítése, - az önkormányzatokkal, állami és társadalmi szervekkel való kapcsolatokból eredő feladatok, - az önkormányzati regionális társulás tevékenységének szakmai segítése, - az önkormányzati jogi ügyek, önkormányzat jogi képviselete, - a közgyűlés tisztségviselői és a megyei főjegyző feladatkörébe tartozó egyedi jogi ügyek előkészítése; c) Személyzeti és munkaügyi feladatok - a személyzeti döntések előkészítése, - a közgyűlés által alapított kitüntető díjak adományozásának előkészítése, az átadás szervezése, bonyolítása, - az önkormányzat hivatala köztisztviselőivel, ügykezelőivel, továbbá munkajogi jogviszonyban álló fizikai alkalmazottakkal kapcsolatos munkáltatói döntések előkészítése, végrehajtása, munkaügyi feladatok ellátása, - intézményvezetői pályáztatás előkészítése, bonyolítása, - a közgyűlésnek és a közgyűlés elnökének a megyei intézmények vezetői tekintetében hozandó személyzeti, munkáltatói döntéseinek előkészítése, - a személyzeti anyagok kezelése, adatszolgáltatás az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium részére. d) Iktatás. 2. Költségvetési, intézményfenntartói és humánszolgáltatási feladatok a) Költségvetési gazdálkodás szervezése - költségvetési tervezés, az önkormányzat költségvetési koncepciójának és rendelettervezetének összeállítása, szükség szerinti módosításainak előkészítése, - az államháztartási információs rendszer keretében az önkormányzat időközi jelentéseinek, éves beszámolójának, és egyéb előírt tájékoztatók elkészítése,
- az önkormányzat költségvetésének évközi és éves végrehajtásáról szóló rendelet tervezet összeállítása, - a normatív állami támogatások, egyéb központi források igénylése, elszámolása, - az önkormányzat Bizottsági munkájának szakmai segítése, - az intézmények költségvetési gazdálkodásával kapcsolatos irányítási, előkészítő és koordinációs feladatok, - közgyűlési döntések érvényesítése a gazdálkodásban b) Intézménygazdálkodási feladatok - az önkormányzat irányítása alá tartozó intézmények költségvetés tervezetének előkészítése, a pénzügyi információs rendszerben az intézmény elemi költségvetésének elkészítése, - az intézmények előirányzat nyilvántartásának vezetése, az intézmények saját hatáskörű előirányzat módosításainak előkészítése, - az intézmények kötelezettségvállalásairól a pénzügyi rendszerben analitikus nyilvántartások vezetése, az intézmények vezetője által vállalt kötelezettségek ellenjegyzése, - az intézmények operatív gazdálkodási és a könyvvezetési teendőinek szervezése és ellátása, - az intézmények vonatkozásában a számviteli nyilvántartások vezetése, - az intézmények pénzellátásának biztosítása, a finanszírozási rendszer működtetése, - az intézmények időközi mérleg jelentéseinek, beszámolóinak, adóbevallásainak elkészítése, - az intézmények alapító okiratának törzskönyvi nyilvántartásba vételéhez szükséges adatszolgáltatás elkészítése, - az önkormányzat ingatlanvagyon nyilvántartásának elkészítése. c) Intézményfenntartási és intézményfenntartással kapcsolatos humánszolgáltatási feladatok - az önkormányzat irányítása alá tartozó intézmények szakmai, igazgatási munkájának segítése, fenntartói irányítása és ellenőrzése, - az önkormányzat egészségügyi, szociális, gyermekvédelmi, közoktatási és kulturális feladataival összefüggő döntések előkészítése, végrehajtásuk szervezése, kapcsolattartás a nem önkormányzati fenntartású intézményekkel, szervezetekkel, - a Kulturális Bizottság munkájának segítése, - közreműködés a megye kulturális értékeinek feltárásában, megőrzésében és megismertetésében, a több települést érintő kulturális szolgáltatások szervezésében, a megyei önkormányzat nagyrendezvényeinek megvalósításában, - a normatív állami hozzájárulások igényléséhez szükséges adatszolgáltatások, és alapdokumentumok ellenőrzése, egyéb szakmai pályázatok elkészítése, - a térítési díjak megállapításával kapcsolatos feladatok ellátása, - közreműködés a megye szociális helyzetének feltárásában, és a szolgáltatás-tervezéssel kapcsolatos megyei feladatok ellátásában, - a szociális intézményi férőhelyek igénybevételével kapcsolatos feladatok ellátása, - koordináló tevékenység a települési gyermekjóléti szolgálatok és a megyei gyermekvédelmi intézmények között, - a pedagógiai szakszolgálatok és szakmai szolgáltatások feladatainak megyei szintű szervezésében való közreműködés, - a megye közoktatásának feladat-ellátási, intézményhálózat működtetési és fejlesztési tervének elkészítése, a megye középfokú szakképzésének fejlesztési tervének elkészítésében közreműködés, valamint a megyei közoktatási intézkedési tervének megvalósításában való közreműködés, - a tanulói jogviszonyban nem lévő tanköteles korú tanulók kötelező felvételének biztosítása, - a nem helyi önkormányzatok által fenntartott közoktatási intézmények tekintetében a főjegyzői hatósági feladatellátás, - a kötelező megyei testnevelési és sportszervezési feladatokról való gondoskodás, - a megyei főjegyző sportstatisztikai feladatinak végrehajtása.
3. Pénzügyi, gazdálkodási, fejlesztési és informatikai feladatok a) Költségvetési gazdálkodás szervezése - költségvetési tervezés, a beszámolás előkészítése, - közgyűlési döntések érvényesítése a gazdálkodásban, - bank-kapcsolatok fenntartása, hitelfelvételek előkészítése, - kötvények, értékpapírok kibocsátása, vásárlása a testület döntése szerint; b) Gazdálkodási, számviteli feladatok - a hivatali gazdálkodás szervezése, számviteli feladatok ellátása, - hivatali létszámgazdálkodás, személyi juttatások előirányzatának tervezése és felhasználása, - intézményi számviteli feladatok szakmai segítése, - a hivatali és intézményi pénzügyi információs rendszerrel összefüggő informatikai feladatok ellátása, - az intézményi pénzellátás szervezése, - a területi kisebbségi önkormányzatok gazdálkodási feladatainak ellátása - a Dél-dunántúli Önkormányzati Regionális Társulás gazdálkodási feladatainak ellátása; - a Baranya Közkönyvtári Társulás gazdálkodási feladatainak ellátása; - a PANNON Szakképzés Szervezési Társulás gazdálkodási feladatainak ellátása. c) Beruházási, fejlesztési feladatok - önkormányzati beruházások, felújítások előkészítése, végrehajtásuk szakszerűségének biztosítása, - fejlesztési javaslatok kidolgozása, - pályázatokhoz kapcsolódó beruházási, műszaki feladatok előkészítése Térségi fejlesztési feladatok - területi tervezési feladatok előkészítése, - együttműködés a térségi, gazdasági és vidékfejlesztési programok kidolgozásában más szervezetekkel, - az idegenforgalom területi és országos érdekeinek összehangolásában való közreműködés, a térséget érintő idegenforgalmi értékek feltárása, bemutatása, propagálása, - térségi foglalkoztatási feladatok koordinálása és szakképzési feladatok előkészítése, - az általános környezetvédelemmel, természetvédelemmel és hulladékgazdálkodással kapcsolatos települési önkormányzati tevékenységek szakmai segítése, - együttműködés a települési önkormányzatokkal, kistérségi társulásokkal, a regionális és megyei fejlesztési tanácsokkal, más szervezetekkel, hatóságokkal; - a Baranya Megyei Területfejlesztési Tanács munkaszervezeti feladatainak megállapodás alapján történő ellátása. - közreműködés a megyei és kistérségi területfejlesztési koncepciókkal kapcsolatos állásfoglalások kialakításában, - a megyei területrendezési tervek és a település rendezési tervek összhangjának figyelemmel kísérése és biztosítása, - a megye arculatát befolyásoló, több települést érintő táji, természeti és épített környezet védelme és alakítása, a települési önkormányzatok erre irányuló tevékenységének segítése; d) Projektekkel kapcsolatos feladatok - pályázatfigyelés, - projektek előkészítése, - projekt-koordináció és nyilvántartás, - projekt megvalósítás, - az önkormányzat saját kiírású pályázatainak előkészítése, lebonyolítása, e) Közbeszerzési feladatok - a hivatal éves összesített közbeszerzési tervének, illetve éves statisztikai összegzésének elkészítése,
- a hivatal közbeszerzési eljárásainak előkészítése, lebonyolítása, koordinálása, - a hivatal közbeszerzési eljárásainak nyilvántartása, - a hivatal közbeszerzési eljárásai nyilvánosságának biztosítása. f) Vagyongazdálkodási feladatok - a vagyongazdálkodás szabályozásával kapcsolatos testületi döntések előkészítése és végrehajtása, - az önkormányzat tulajdoni részesedésével működő gazdasági társaságokkal kapcsolatos döntések előkészítése, - a vagyongazdálkodás ügykörében egyes jogi képviseleti feladatok ellátása, ideértve a bíróság előtti képviseletet is, - a tulajdonosi ellenőrzés gyakorlásából eredő feladatok ellátása, - vagyonnyilvántartás g) Informatikai feladatok - a hivatali- és a választási informatikai feladatok ellátása, - a választási informatika biztosítása, - a közgyűlés informatikájának biztosítása az előterjesztésektől a szavazatszámláló rendszer működtetéséig, - a Hivatal és az intézmények informatikájának biztosítása a karbantartástól a fejlesztésig, - a Hivatal és az intézmények internetes megjelenésének folyamatos biztosítása és fejlesztése. 4. Belső ellenőrzési feladatok - a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszerek kiépítésének, működésének - jogszabályoknak és szabályzatoknak való - megfelelésének vizsgálata, értékelése - a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerek működése gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének vizsgálata és értékelése, - a rendelkezésre álló erőforrásokkal való gazdálkodás, a vagyon megóvása és gyarapítása, valamint az elszámolások, beszámolók megbízhatóságának vizsgálata, - a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapítások és ajánlások tétele, valamint elemzések, értékelések készítése a költségvetési szerv vezetője számára, a költségvetési szerv működése, eredményességének növelése, valamint a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési, és belső ellenőrzési rendszerek, a belső kontrollok javítása, továbbfejlesztése érdekében, - ajánlások és javaslatok megfogalmazása a kockázati tényezők, hiányosságok megszüntetése, kiküszöbölése vagy csökkentése, valamint a szabálytalanságok megelőzése, illetve feltárása érdekében, - az ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedések nyomon követése, - a belső ellenőrzési tevékenység minőség értékelésének elvégzése, - a költségvetési szerven belül a nemzetközi belső ellenőrzési standardok és a belső ellenőrzési kézikönyvben rögzítettek szerint tanácsadási tevékenység ellátása. 5. A Hivatal működésének technikai feltételeiről a Baranya Megyei Önkormányzat Gazdasági Igazgatósága (továbbiakban: GI) gondoskodik, ennek keretében ellátja: a nyomdai, sokszorosítási feladatokat, a gépkocsik üzemeltetését, biztosítja az irodahelyiségek rendeltetésszerű használatát. III. A Hivatal szervezete 1. A Hivatal személyi állománya köztisztviselőkből, ügykezelőkből és munkaviszonyban álló fizikai alkalmazottakból áll. 2. A Hivatal belső szervezeti egységei
- a Jogi és Szervezési Osztály ellátja a II./1. pont alatti feladatokat, továbbá az ellenőrzési csoport útján a II./4. pont alatti feladatokat és a hivatal belső ellenőrzését, az önkormányzat felügyelete alá tartozó intézmények felügyeleti jellegű pénzügyi-gazdasági ellenőrzését, az önkormányzati finanszírozású intézmények belső ellenőrzését, az intézmények folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszerének felülvizsgálatát, az intézményi normatíva elszámolások, adatszolgáltatások megbízhatósági ellenőrzését, az önkormányzati közbeszerzési eljárások lefolytatásának szabályszerűségi ellenőrzését, a céltámogatások elszámolásának, felszámolásának szabályszerűségi ellenőrzését, a vezetői döntések alátámasztása érdekében kijelölt egyedi célvizsgálatokat. - az Intézményfenntartó Osztály ellátja a II./2. pont alatti feladatokat. - a Pénzügyi, Gazdálkodási és Fejlesztési Osztály ellátja a II./3. pont alatti feladatokat. 3. A Hivatal szervezeti felépítését az SZMSZ 7. számú melléklete tartalmazza, köztisztviselőinek, ügykezelőinek és munkaviszonyban álló fizikai alkalmazottainak létszámát a közgyűlés határozza meg. Az önkormányzat hivatalában egy szakmai főtanácsadói, és hat szakmai tanácsadói cím adományozható. 4. A belső szervezeti egységek közötti létszám-átcsoportosításról a megyei főjegyző dönt. 5. A 2. pontban megjelölt szervezeti egységeket belső munkaszervezési kérdésekben a osztályvezetők (csoportvezetők), illetve az általuk megbízott köztisztviselők képviselik. IV. A megyei főjegyző A megyei főjegyző a Hivatal vezetője, aki szakmailag felelős a Hivatal működéséért. Feladata: 1. Összehangolja a közgyűlés, a bizottságok, a képviselőcsoportok és a tisztségviselők tevékenységével összefüggő alábbi hivatali feladatokat: - a munkaterv, az előterjesztések és a jegyzőkönyv készítése; - a törvényesség vizsgálata; - a rendeletek és a határozatok nyilvántartása; - a bizottsági munka segítése. 2. Vezeti a közgyűlés hivatalát: - javaslatot tesz a közgyűlés elnöke számára a hivatal feladatainak meghatározására, a közgyűlés munkájának szervezésére, döntéseinek előkészítésére és végrehajtására; - elemzi, értékeli, ellenőrzi a hivatal döntés-előkészítő, végrehajtást szervező tevékenységét; - az V/2. b) és az V/3. b) pontjában foglaltak kivételével gyakorolja a hivatal köztisztviselőivel, ügykezelővel, és munkaviszonyban álló fizikai alkalmazottaival kapcsolatos munkáltatói jogokat; az aljegyzők tekintetében az egyéb munkáltatói jogokat; - javaslatot tesz a hivatal belső tagozódására, működési és ügyfélfogadási rendjére, gondoskodik ezek végrehajtásáról és ellenőrzéséről; - előkészíti a hivatal működési rendjéhez kapcsolódó, a köztisztviselők munkakörülményeit és biztonságát szolgáló szabályokat; - biztosítja a hivatal működési rendjét és fegyelmét; - a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét. 3. Egyéb feladatai: - döntésre előkészíti a közgyűlés elnöke hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyeket; - ellátja a jogszabályban előírt államigazgatási feladatokat és a hatósági hatásköröket; - dönt a hatáskörébe utalt ügyekben; - ellátja az államigazgatási tevékenység egyszerűsítésével, korszerűsítésével összefüggő feladatokat; - gondoskodik a belső ellenőrzési rendszer működtetéséről, a felügyelt költségvetési szervek ellenőrzéséről;
- ellátja a minőségügyi vezetői feladatokat; - engedélyezi a köztisztviselők (alkalmazottak) bel- és külföldi kiküldetését, továbbá az ahhoz szükséges hivatali, vagy saját gépjármű igénybevételét; - felügyeli a GI tevékenysége körében ellátott hivatali munkát segítő technikai feladatok ellátását. 4. A közgyűlés elnökének megbízása alapján ellát egyéb feladatokat. IV./A Az aljegyzők Az aljegyzők a megyei főjegyző helyettesei, ellátják a főjegyző által a munkaköri leírásban és esetileg meghatározott feladatokat. V. Az osztályvezető, a csoportvezető 1. A Hivatal belső szervezeti egysége az osztály, élén az osztályvezető áll, aki az osztályhoz csoportosított feladatok ellátásáról gondoskodik. 2. Az osztályvezető főbb feladatai: a) ellenőrzi és felügyeli az osztály szervezetébe tartozó köztisztviselők, ügykezelők és munkaviszonyban álló fizikai alkalmazottak munkáját. Felelős az osztály tevékenységi körébe tartozó feladatok ellátásáért. A munkaköri leírás alapján, illetve igény szerint attól eltérően gondoskodik a feladatok csoportok közötti elosztásáról, a végrehajtásukhoz szükséges szakmai, szervezési, technikai feltételek megteremtéséről, a végrehajtás ellenőrzéséről; b) az V/3. b) pont és a munkaügyi referensek kivételével minősíti az osztály köztisztviselőit, ügykezelőit, értékeli a köztisztviselők teljesítményét; c) javaslatot tesz és véleményt nyilvánít az osztály köztisztviselői, ügykezelői és munkaviszonyban álló fizikai alkalmazottai munkaügyi kérdéseiben; d) gyakorolja továbbá a megyei főjegyző egyedi intézkedésével ráruházott egyéb munkáltatói jogokat. 3. A csoportvezető főbb feladatai: a) ellenőrzi és felügyeli a csoport szervezetébe tartozó köztisztviselők, ügykezelők és munkaviszonyban álló fizikai alkalmazottak munkáját, gondoskodik a feladatok elosztásáról, a végrehajtás ellenőrzéséről. Felelős a csoport tevékenységi körébe tartozó feladatok ellátásáért; b) az Ellenőrzési Csoport vezetője minősíti a csoport ügyintézőit és ügykezelőit, továbbá értékeli teljesítményüket. VI. 1. A kiadmányozás rendje Működési szabályok a) A megyei főjegyző kiadmányozza a Hivatal feladatkörében (a Hivatal nevében) keletkezett iratokat, különösen:
- a szakminisztériumokhoz, - a kormányhivatalokhoz, - a helyi önkormányzatok jegyzőihez, - a megyei önkormányzatok főjegyzőihez, - a dekoncentrált szervekhez küldendő jelentéseket, információkat, átiratokat; - jogszabály által ráruházott hatósági jogkörben hozott döntéseket, intézkedéseket; - a munkáltatói jogkörében tett intézkedéseket. b) Az osztályvezetők kiadmányozzák: - megyei fenntartású intézményekhez küldendő közbenső intézkedést tartalmazó iratokat, megkereséseket, - ügyiratáttételeket, - a Jogi és Szervezési Osztály vezetője a választás során keletkező nyilvántartásokat, nyomtatványokat, kisebb jelentőségű megkereséseket, - a Pénzügyi, Gazdálkodási és Fejlesztési Osztály vezetője a pénzügyekkel, gazdálkodással, fejlesztéssel összefüggő előkészítő, szervező és végrehajtó jellegű intézkedéseket tartalmazó iratokat, valamint a Baranya Megyei Területfejlesztési Tanács munkaszervezeti feladataihoz tartozó leveleket, tájékoztatókat, feljegyzéseket. - az Intézményfenntartó Osztály vezetője a költségvetési gazdálkodással összefüggésben az intézmények részére kiadott szakmai szempontokat tartalmazó iratokat. c) A képviselettel megbízott jogtanácsos kiadmányozza a bírósági és a földhivatali ügyekben keletkezett iratokat. 2. Ügyiratkezelés a) Postabontás, szignálás: - a közgyűlés elnöke, alelnöke a nevükre szóló, valamint az önkormányzat címére érkező postát bontják, majd szignálják; - a Hivatal címére érkező - a kizárólag névre szóló küldemények kivételével -, valamint a megyei főjegyző nevére szóló leveleket, küldeményeket a megyei főjegyző bontja és szignálja, - az osztályvezetők a megyei főjegyzőtől az osztályokra érkezett postát szignálják a csoportvezetőkre, illetve ügyintézőkre; - a szignálás befejezésével a osztály ügykezelője gondoskodik az ügyirat 24 órán belüli iktatásáról. b) A közgyűlés elnöke és alelnöke együttes akadályoztatása esetén a megyei főjegyző bontja és szignálja a hozzájuk érkező leveleket, küldeményeket is. c) Az iktatás rendje: - a közgyűlés tisztségviselői, a megyei főjegyző és a Hivatal ügyiratai központi iktatásúak; - a megyei főjegyző a Jogi és Szervezési Osztályon biztosítja az iktatás feltételeit. d) A leírói és postázással összefüggő feladatokat a Hivatal titkárnői és ügykezelői végzik. e) Küldemények továbbítása: - a GI alkalmazottja naponta folyamatosan gyűjti és továbbítja a postázandó küldeményeket, a leírásra, sokszorosításra irányított anyagokat. f) Nyomda igénybevétele: a nyomdát, - kivéve a közgyűlési anyagokat - osztályvezető, csoportvezető engedélyével lehet igénybe venni. Ehhez 5 oldalig és 3 példányszámig csoportvezető engedélye, ennél nagyobb terjedelemben és példányszámban az osztályvezető engedélye szükséges. g) Külföldre telefon és telefax használatát a közgyűlés elnöke, az alelnök, vagy a megyei főjegyző engedélyezi.
A telefaxon, e-mail-en a Hivatalba érkezett információ, irat postán érkezett ügyiratnak minősül, kezelésükre az iratkezelési szabályok érvényesek.
3. Bélyegző használata, nyilvántartás a) A megyei önkormányzat közgyűlése, a közgyűlés elnöke, a közgyűlés alelnöke, a megyei főjegyző feliratú bélyegzők használatára az elnök, az alelnök, illetőleg a megyei főjegyző - távolléte esetén helyettesei - jogosultak. b) A megyei főjegyzői bélyegző használandó a hivatali ügyintézés körében. c) Az osztályvezetők, ügyintézők kiadmányozási jogkörében használható az Önkormányzat Hivatala megnevezésű bélyegző. d) Postázáshoz, ha a kiadmányozás a osztályon történik, osztályi fejbélyegzőt, más esetekben a hivatali fejbélyegzőt kell használni. Központi postázás esetén az Önkormányzat Hivatala megnevezésű fejbélyegzőt kell használni. e) Pénzügyi kötelezettségvállalásnál használandó bélyegzők alkalmazásáról a pénzügyi szabályzat rendelkezik. f) A bélyegzőkről a Jogi és Szervezési Osztály nyilvántartást vezet, amely a bélyegző lenyomata mellett az átvevő aláírását is tartalmazza. g) A bélyegző őrzésével, használatával megbízott köztisztviselő köteles biztosítani, hogy azt csak az arra illetékes személy használhassa. 4. Munkarend A Hivatal köztisztviselőinek munkaideje heti 40 óra. A munkaidő munkanapokon hétfőtől-csütörtökig 7.30 órától 16.00 óráig, pénteken 7.30 órától 13.30 óráig tart. A munkaközi szünet időtartama 30 perc, amit munkaidőn belül 11.30-14.00 óra, illetve pénteken 11.30-13.30 óra között vehet igénybe a köztisztviselő. A munkaidő-beosztástól való eseti eltéréseket az osztályvezetők esetében a megyei főjegyző, köztisztviselők, ügykezelők és munkaviszonyban álló fizikai alkalmazottak vonatkozásában az osztályvezető engedélyezi. 5. Ügyfélfogadás a) A közgyűlés elnöke: minden hónap első csütörtökén, a közgyűlés alelnöke: minden hónap első hétfőjén, a megyei főjegyző: minden hónap második hétfőjén 8,00-12,00 óráig ügyfélfogadást tart. b) A Hivatal ügyfélfogadási ideje: minden hétfőn 8.00-12.00 óráig és minden szerdán 12.00-16.00 óráig tart. c) Az osztályvezetők gondoskodnak arról, hogy a közgyűlés tisztségviselői, illetve a megyei főjegyző ügyfélfogadási napjain, továbbá az általános ügyfélfogadási időben az osztály feladatkörébe tartozó kérdésekben felvilágosításra, intézkedésre jogosult ügyintéző rendelkezésre álljon. d) Az országgyűlési képviselőket, a megyei képviselőket, a központi államigazgatási szervek képviselőit ügyfélfogadási időn túl is soron kívül kell fogadni és részükre a szükséges felvilágosítást a titokvédelemre vonatkozó szabályok figyelembevételével meg kell adni.
6. Értekezletek rendje a) A megyei főjegyző a közgyűlés előkészítésére, de legalább havi egy alkalommal összevont osztályvezetői értekezletet tart. b) Az osztályvezetők az osztályvezetői értekezlet után, a csoportvezetők igény szerint tartanak értekezletet. 7. Szabadság és szabadidő-átalány igénybevételének rendje a) - a közgyűlés elnöke engedélyezi a közgyűlés alelnöke és a megyei főjegyző, - a megyei főjegyző engedélyezi az aljegyzők, az osztályvezetők, az Ellenőrzési csoport vezető és a munkaügyi referensek - az osztályvezető engedélyezi a csoportvezetők szabadsága, - a csoportvezető engedélyezi a csoport köztisztviselői, ügykezelői szabadsága, igénybevételét. b) A szabadság és szabadidő-átalány nyilvántartását a Jogi és Szervezési Osztály végzi. c) A szabadságot és szabadidő-átalányt a Hivatal működőképességének figyelembevételével kell kiadni. d) Az osztályvezetők és az Ellenőrzési csoport vezetője minden év február végéig elkészítik az éves szabadságolási tervet, és azt a megyei főjegyzőnek átadják. e) Táppénz igénybevételét az osztályvezetőnek kell bejelenteni, és az erről szóló dokumentumot a Jogi és Szervezési Osztálynak kell leadni. VII. A munkavállalók jogainak érvényesülése, érdekeinek védelme A közgyűlés tisztségviselői, a megyei főjegyző és az osztályvezetők együttműködnek a szakszervezettel és a munkavállalók érdekképviseleti, érdekvédelmi szervezeteivel. Ennek körében az érdekképviseleti szervek a) tevékenységét elősegítik, biztosítják számukra a helyiséghasználatot, választott tisztségviselőik részére a jogszabályban előírt munkaidő kedvezményeket; b) tájékoztatják őket minden olyan munkáltatói intézkedés megtétele előtt, amely a köztisztviselők legalább 25 %-át érinti; c) észrevételeit, javaslatait megvizsgálják, álláspontjukat és annak indokait 30 napon belül közlik; d) számára jogszabályban biztosított jogok érvényesülését elősegítik; e) a köztisztviselők anyagi, szociális, kulturális, valamint élet- és munkakörülményeit érintő jogai körében felmerülő döntéstervezetekről véleményt kérnek az érdekképviseleti szervektől. VIII. Záró rendelkezések 1. A hivatali szmsz-hez tartozó 1. számú melléklet: A Baranya Megyei Önkormányzat Hivatalában képzettségi pótlékra jogosító munkakörök és képzettségek, valamint vagyonnyilatkozat tételi kötelezettséggel járó munkakörök 2. számú melléklet: A Baranya Megyei Önkormányzat Hivatala folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszere 3. számú melléklet: A hivatal Gazdasági Szervezetének Ügyrendje
Jelen hivatali szmsz 2011. február 3-án 10.25.órakor lép hatályba. Pécs, 2011. február 3. Horváth Zoltán s.k. a közgyűlés elnöke Lászlóné dr. Kovács Ilona s.k. megyei főjegyző Záradék: Jelen szabályzatot a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése 7/2011. (II. 3.) Kgy. határozatával jóváhagyta. Pécs, 2011. február 3. Lászlóné dr. Kovács Ilona s.k. megyei főjegyző
Az Ügyrend 1. számú melléklete A Baranya Megyei Önkormányzat Hivatalában képzettségi pótlékra jogosító munkakörök és képzettségek, valamint vagyonnyilatkozat tételi kötelezettséggel járó munkakörök A) Képzettségi pótlékra jogosító munkakörök Előírt szakképesítés pénzügyi ügyintéző - mérlegképes könyvelői oklevél B) Vagyonnyilatkozat tételi kötelezettség Vagyonnyilatkozat tételre kötelezett az a köztisztviselő, aki - közigazgatási hatósági ügyben, - közbeszerzési eljárás során, - feladatai ellátása során költségvetési, vagy egyéb pénzeszközök felett, továbbá az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás, önkormányzati pénzügyi támogatási pénzkeretek tekintetében, - egyedi önkormányzati támogatásról való döntésre irányuló eljárás lefolytatása során, vagy - önkormányzati támogatások felhasználásának vizsgálata, vagy a felhasználással való elszámolás során javaslattételre, döntésre vagy ellenőrzésre jogosult, továbbá - a megyei főjegyző, - az aljegyzők, - osztályvezetők, - csoportvezető.
Az Ügyrend 2. számú melléklete A BARANYA MEGYEI ÖNKORMÁNYZAT HIVATALA FOLYAMATBA ÉPÍTETT ELŐZETES ÉS UTÓLAGOS VEZETŐI ELLENŐRZÉS RENDSZERE (FEUVE rendszer) A FEUVE rendszer kialakítása: A költségvetési szerveknek már korábban is szabályozni kellett a szervezeten belüli tevékenységeket, folyamatokat. A szabályozással kapcsolatos követelmények egy részét a gazdálkodó szervezetekre vonatkozóan általános érvénnyel a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 14. (5) bekezdése fogalmazta meg, amikor előírta, hogy: A számviteli politika keretében kell elkészíteni: a.) az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzatát, b.) az eszközök és a források értékelési szabályzatát, c.) az önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzatot, d.) a pénzkezelési szabályzatot. A beszámolási és könyvvezetési kötelezettségről szóló, 249/2000. (XII. 24.) Kormányrendelet a számviteli törvény előírásait az államháztartás szervezeteire pontosította. Ezek a szabályzatok azonban keretjellegűek, azaz leírták, hogy milyen feladatokat kell ellátni, de a feladatellátásért felelő személyt, illetve a végrehajtás ellenőrzésére jogosult vezetőt nem jelölték meg, és nem tartalmaztak részletes folyamatleírásokat sem. A FEUVE rendszer működésének alapjait az Ámr. XII. kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés című 134-138 -ok teremtették meg. A FEUVE rendszer kialakításának alapfeladata, hogy a folyamatleírás már nem csak az események egymást követő logikai sorrendjét tartalmazza, hanem abban meg kell jelölni a feladatok elvégzéséért felelős személyeket és hatáskörüket. A Baranya Megyei Önkormányzat Hivatalának Folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszerét (a továbbiakban FEUVE) az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény, az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Kormányrendelet, illetve a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Kormányrendelet alapján a következők szerint határozom meg. I. Általános rész Az államháztartási törvény alapján a költségvetési szerv vezetője, a megyei főjegyző felelős: - a feladatai ellátásához a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű igénybevételéért, - az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáért, - a hivatal gazdálkodásában a szakmai hatékonyság és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséért, - a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, - a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáért, a hivatali számviteli rendért, - a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés, valamint a belső ellenőrzés megszervezéséért és hatékony működtetéséért. A FEUVE rendszerének célja, tartalma A folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés a szervezeten belül az első szintű pénzügyi-irányítási és ellenőrzési rendszer, amelynek létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője, a megyei főjegyző felelős, a pénzügyminiszter által közzétett irányelvek figyelembevételével.
A megyei főjegyző köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok magukban foglalják: - a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését, - az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését, - a gazdasági események elszámolását. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszernek biztosítania kell, hogy: - a szervezet valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűsség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel, - az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra, - megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a szervezet gazdálkodásával kapcsolatosan, - a folyamatba építet előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek végrehajtásra kerüljenek, - a rendelkezésre álló eszközök és források a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel összhangban kerüljenek felhasználásra. A költségvetési forrás felhasználásában résztvevő szervezetek vezetőjének az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 292/2009. (XII. 19.) kormányrendelet szabályozásainak megfelelően kell megszerveznie és működtetnie a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzést a szervezeten belül. A FEUVE rendszer kiegészül a szabálytalanságok kezelésének rendjével, és külön szabályozás keretében az ellenőrzési nyomvonallal, továbbá a kockázatkezelési szabályzattal. Szabálytalanság fogalma: II. Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje II. 1. Bevezetés A szabálytalanság az államháztartás működési rendjében valamely létező szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, szabályzat, stb.) való eltérést jelenti, amely megjelenhet a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben. A szabálytalanság fogalmába bele tartozik a minőségbiztosítási rendszer által nemmegfelelőségeknek definiált esemény is. Formái: - a korrigálható mulasztások vagy hiányosságok, illetve - a fegyelmi, büntető, szabálysértési, illetve kártérítési, eljárás megindítására okot adó cselekmények.
Alapesetei: 1. a szándékosan okozott szabálytalanságok (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés, stb.) 2. a nem szándékosan okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból, stb. származó szabálytalanság) A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja, hogy: - hozzájáruljon a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások sérülésének, megszegésének, szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához, (megelőzés) - keretet biztosítson ahhoz, hogy azok sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön; a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen. A szabálytalanságok elkerülése érdekében a hangsúlyt a megelőzésre kell helyezni. A szabálytalanságok kezelése (az eljárási rend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala, a kapcsolódó nyomon követés, a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartása) a főjegyező feladata, mely átruházható. A szervezeti struktúrában meghatározott egységek vezetőinek hatáskörét, feladatait, és felelősségét, a munkavállalók konkrét feladatait ezen szabályozáson túl a munkaköri leírások és a közszolgálati jogviszonyra vonatkozó jogszabályok szabályozzák. II. 2. A szabálytalanságok megelőzése A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása elsődlegesen a főjegyző felelőssége. A megelőzés körébe tartozó tevékenységek elvégzésére vonatkozó jogosultságot, valamint a szankcionálás nélkül orvosolható korrekciót a főjegyző a kialakított munkaköri, hatásköri, felelősségi és elszámoltathatósági rendnek megfelelően az egyes szervezeti egységek vezetőire ruházza át. Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. Törvény (továbbiakban: Áht.) 97. -a meghatározza a költségvetési szerv vezetőjének gazdálkodással, ellenőrzéssel kapcsolatos feladatait. A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatosan a megyei főjegyző felelős azért, hogy: - a szervezet a jogszabályoknak megfelelő szabályzatok alapján működjön, - a szabályozottság, illetve a szabályok betartásának figyelemmel kísérése folyamatos legyen, - szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessen, a szabálytalanság a szabálytalansággal arányban álló mértékben kerüljön korrigálásra. A szabályzatok nyilvántartása elektronikus módon történik, a tevékenység folyamatleírását a minőségbiztosítási rendszer adott eljárása dokumentálja. II. 3. A szabálytalanságok észlelése A szabálytalanságok észlelése a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerében történhet a dolgozó és munkáltató, valamint a belső és külső ellenőrzés részéről. II. 3.A. A költségvetési szerv munkatársa észleli a szabálytalanságot Amennyiben a szabálytalanságot a hivatal belső szervezeti egységnek valamely munkatársa észleli, köteles írásban értesíteni a minőségügyi vezetőn keresztül a megyei főjegyzőt. Az észlelésről az ISO eljárási utasítás szerinti nemmegfelelőségi bizonylatot kell kiállítania. A megyei főjegyző kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról, illetve kezdeményezéséről.
II. 3.B. A költségvetési szerv vezetője, vagy belső szervezeti egység vezetője észleli a szabálytalanságot A megyei főjegyző, vagy a belső szervezeti egységek vezetői észlelése alapján a feladat, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére. A nemmegfelelőségi bizonylatok felvétele ebben az esetben is kötelező. II. 3.C. A költségvetési szerv belső ellenőrzése észleli a szabálytalanságot Amennyiben a belső ellenőr ellenőrzési tevékenysége során szabálytalanságot tapasztal, a 193/2003. (XI. 26.) Kormányrendelet rendelkezéseinek, valamint a Belső Ellenőrzési Kézikönyvben foglaltaknak megfelelően jár el. Az érintett szervezeti egység vezetőjének intézkedési tervet kell kidolgoznia. Az intézkedési tervet az ellenőrzési vezető minősíti. (Eljárásrendet az Ellenőrzési Kézikönyv tartalmazza.) Súlyos mulasztások, károkozások és egyéb jogsértő cselekmények gyanúja esetén ellenőrzési jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyre az ellenőrzött köteles három munkanapon belül észrevételt tenni. A jelentés külön válik az ellenőrzés további folyamatától, és egyedi realizálásra kerül sor. Az éves összefoglaló ellenőrzési jelentés tartalmazza az ellenőrzések során a büntető, szabálysértési, kártérítési, fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések számát. II. 3.D. Külső ellenőrzési szerv észleli a szabálytalanságot A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján a főjegyzőnek intézkedési tervet kell kidolgozni, melyet a közgyűlés elnöke hagy jóvá. Az intézkedési tervet a külső ellenző szervnek meg kell küldeni. Az intézkedési tervben foglaltak végrehajtását a megyei főjegyző a függetlenített belső ellenőrzéssel utóellenőriztetheti. A felügyeleti jellegű ellenőrzést végzők külső ellenőrként jelennek meg a felügyelt szervezetnél, ilyen esetben az előzőek szerint kell eljárni. A súlyosabb esetekben a külső ellenőrző szerv a rá vonatkozó törvényi szabályozásnak megfelelően jár el. II. 4. A szabálytalanságok felmerülése esetén alkalmazandó jogszabályok jegyzéke jelölése: - az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény (Áht.) - az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet (Ámr.), - a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet (Ber.), - a Büntető Törvénykönyvről szóló 1978. évi IV. törvény (Btk.) - a büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény (Be.), - a szabálysértésekről szóló 1999. évi LXIX. törvény (Szabs.), - a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény (Ptk.), - a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi iii. törvény (Pp.) - a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény (Mt.), - a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (Ktv.) - az államháztartás szervezeti beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet
II. 5. A szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyomon követése A megyei főjegyző feladatai: - Nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntések, illetve a megindított eljárások helyzetét; - Figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatot végzők által tett javaslatok végrehajtását; - A feltárt szabálytalanság típusa alapján a további szabálytalanság-lehetőségeket (a hasonló projektek, témák, kockázatok) meghatározza; - Információt szolgáltat a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit, az ellenőrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátást. Az intézkedést tevő szervezeti egységvezetők saját hatáskörükben is kötelesek az általuk megtett intézkedéseket nyomon követni. II. 6. A szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyilvántartása A megyei főjegyző: - gondoskodik a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről; - gondoskodik kapcsolódó írásos dokumentumoknak elkülönített nyilvántartásban való iktatásáról; - nyilvántartja a megtett intézkedéseket, az azokhoz kapcsolódó határidőket; - a pályázati úton felhasználásra kerülő források, költségvetési előirányzatok tekintetében figyelembe veszi a Nemzeti Fejlesztési Terv Operatív Programjai, az EQUAL Közösségi Kezdeményezés Program és a Kohéziós Alap projektek támogatásának fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenőrzési rendszerek kialakításáról szóló 360/2004. (XII. 26.) Korm. rendelet VII. Szabálytalanságok kezelése című fejezetében meghatározottakat. A szabálytalanságok, (nemmegfelelőségek) dokumentumainak iktatása-kezelése az Iratkezelési Szabályzat előírásai szerint történik. A dokumentumnak 1 példánya, az iktatás időpontjától számított 3 napon belül a minőségügyi megbízotthoz továbbítandó nyilvántartás céljából. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a szabálytalanság megjelölését, körülményeit, feltételezett vagy tényleges okait, a saját hatáskörben, illetve a közgyűlés elnöke, s a főjegyző által megtett intézkedéseket. Jelentési kötelezettsége van: II. 7. Jelentési kötelezettségek tartalma - a dolgozóknak, - a belső szervezeti egységek vezetőinek - a megyei főjegyzőnek, - a belső ellenőröknek. A dolgozó által, belső szervezeti egységek vezetői által észlelt szabálytalanságokról készült nemmegfelelőségi jelentés a minőségirányítási rendszerben meghatározott bizonylat kitöltése után továbbítási kötelezettség lép fel a minőségügyi vezető felé. A belső ellenőrzés vizsgálata során az általa tapasztalt szabálytalanságokat belső ellenőrzési jelentésében jelenteni köteles. A belső ellenőrzés által végzett ellenőrzések ellenőrzési jelentései alapján a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ber.) 29. -ában kapott felhatalmazás alapján a szervezeti egységek vezetőinek a szükséges intézkedések végrehajtásáért felelős személyek és a vonatkozó határidők megjelölésével az ellenőrzési jelentés kézhezvételétől számított 15 (kivételes esetben 30) munkanapon belül intézkedési tervet kell készítenie.
A megyei főjegyzőnek a Ber. 31.. (3) ae), b), ba), bb) pontjai alapján éves ellenőrzési jelentésben kell számot adnia a FEUVE rendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett intézkedéseiről, a belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosításáról, az intézkedési tervek megvalósításáról, az ellenőrzési megállapítások és ajánlások hasznosulásának tapasztalatairól, az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatokról.
Az Ügyrend 3. számú melléklete A Baranya Megyei Önkormányzat Hivatala Gazdasági Szervezetének Ügyrendje A Baranya Megyei Önkormányzat Hivatala önállóan gazdálkodó költségvetési szerv, melynek gazdasági szervezete a Pénzügyi, Gazdálkodási és Fejlesztési Osztály és az Intézményfenntartó Osztály. A gazdasági szervezet pénzügyi-gazdasági feladatait az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló, többször módosított 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet alapján - a Baranya Megyei Önkormányzat és Szervei Szervezeti és Működési Szabályzata, és a Baranya Megyei Önkormányzat Hivatalának ügyrendje (hivatali szmsz) előírásait figyelembe véve - a következők szerint határozom meg. I. A Pénzügyi, Gazdálkodási és Fejlesztési Osztály, mint gazdasági szervezet feladatai a Hivatal tekintetében: - az éves költségvetés tervezése, - az előirányzat felhasználás, módosítás, - üzemeltetés, fenntartás, működtetés, - önkormányzati beruházásokkal, felújításokkal kapcsolatos feladatok, - vagyongazdálkodással, vagyonüzemeltetéssel kapcsolatos feladatok, - munkaerő- és bérgazdálkodással kapcsolatos feladatok, - pénzkezelés, - pénzellátás, - könyvvezetés, - beszámolási kötelezettség teljesítése, - adatszolgáltatás, - a területi kisebbségi önkormányzatok, a Dél-dunántúli Önkormányzati Regionális Társulás, a Baranya Pécs Közkönyvtári Társulás valamint a PANNON Szakképzés Szervezési Társulás (a továbbiakban Társulások) gazdálkodási feladatainak ellátása, - közbeszerzési feladatok ellátása. A szervezeti egység élén az osztályvezető áll, aki gondoskodik az osztályhoz csoportosított pénzügyigazdasági feladatok ellátásáról. I/1. Az osztályvezető, mint a Hivatal gazdasági vezetője - irányítja, ellenőrzi és felügyeli a osztály szervezetébe tartozó köztisztviselők, ügykezelők és munkaviszonyban álló alkalmazottak munkáját; - felelős az osztály tevékenységi körébe tartozó pénzügyi-gazdasági feladatok jogszabályoknak megfelelő ellátásáért; - a beszámoló elkészítéséért kijelölt felelős személy; - gondoskodik a feladatok csoportok közötti elosztásáról, a végrehajtásukhoz szükséges szakmai, szervezetési feltételek megteremtéséről, a végrehajtás ellenőrzéséről; - gyakorolja a megyei főjegyző egyedi intézkedésével ráruházott egyéb munkáltatói jogokat. I/2. Gazdálkodási csoport A csoportvezető - felelős a csoport tevékenységi körébe tartozó feladatok ellátásáért; - irányítja, ellenőrzi és felügyeli a csoport szervezetébe tartozó köztisztviselők és munkaviszonyban álló alkalmazottak munkáját; - a bank-kapcsolatok fenntartásában, hitelfelvételek előkészítésében, - a kötvények, értékpapírok kibocsátásában, vásárlásában,
- a vagyongazdálkodáshoz és a banki szolgáltatások igénybevételéhez kapcsolódó közbeszerzések előkészítésében, lefolytatásában. - gondoskodik a feladatok elosztásáról, a végrehajtás ellenőrzéséről. A gazdálkodási csoport ügyintézői: A Hivatal vonatkozásában részt vesznek - az előzetes költségvetési javaslat elkészítésében, - az elemi költségvetés összeállításában, - az előirányzatok felhasználásában, az évközi előirányzat-módosítások előkészítésében, - a létszámgazdálkodás, személyi juttatások előirányzata tervezésében és felhasználásában, - a féléves és éves költségvetési beszámoló elkészítésében, - az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésében, továbbá ellátják - a bankszámlavezetéssel és pénzkezeléssel kapcsolatos feladatokat, - a könyvvezetési- és nyilvántartási feladatokat, - a területi kisebbségi önkormányzatok költségvetési gazdálkodásával kapcsolatos feladatokat, - a DDÖRT-vel kötött megállapodás szerinti gazdálkodási feladatokat, - a Baranya Pécs Közkönyvtári Társulással kötött megállapodás szerinti gazdálkodási feladatokat, - a PANNON Szakképzési Szervezési Társulással kötött megállapodás szerinti gazdálkodási feladatokat. I/3. Beruházási, fejlesztési és közbeszerzési csoport A csoportvezető Felelős a csoport tevékenységi körébe tartozó feladatok ellátásáért. Irányítja, ellenőrzi és felügyeli a csoport szervezetébe tartozó köztisztviselők munkáját, gondoskodik a feladatok elosztásáról, a végrehajtás ellenőrzéséről. Beruházási, fejlesztési feladatokat ellátó ügyintézők: Részt vesznek - a beruházások, felújítások előkészítésében, szakszerű végrehajtásának biztosításában, - pályázatok előkészítésében, benyújtásában, tervpályázatok lebonyolításában, terveztetésben, - kivitelezési munkák helyszíni ellenőrzésében, koordinálásában. - a beruházások, felújítások előkészítésében, szakszerű végrehajtásának biztosításában, - projektekkel kapcsolatos feladatokban (pályázatfigyelés, projektek előkészítése, projektkoordináció és nyilvántartás, projekt megvalósítás, az önkormányzat saját kiírású pályázatainak előkészítése, lebonyolítása), - térségi fejlesztési feladatok ellátásában, - más szervezetekkel együttműködve a térségi, gazdasági és vidékfejlesztési programok kidolgozásában, - a települési önkormányzatokkal, kistérségi társulásokkal, a regionális és megyei fejlesztési tanácsokkal, más szervezetekkel, hatóságokkal való együttműködésekben; - a Baranya Megyei Területfejlesztési Tanács munkaszervezeti feladatainak megállapodás alapján történő ellátásában. Közbeszerzési feladatokat ellátó ügyintéző: Részt vesz - a hivatal közbeszerzési eljárásainak előkészítésében, lebonyolításában, koordinálásában. II. Az Intézményfenntartó Osztály az intézményi gazdálkodás tekintetében: - költségvetési tervezés, - az önkormányzat költségvetési koncepciójának és rendelettervezetének összeállítása, szükség szerinti módosításainak előkészítése, - az államháztartási információs rendszer keretében az önkormányzat időközi jelentéseinek és a szükséges tájékoztatók elkészítése,