KÉPZŐ INTÉZMÉNYEK ÉS KÉPZÉSEK KIVÁLASZTÁSÁNAK ELJÁRÁSRENDJE IDEGEN NYELVI ÉS INFORMATIKAI KOMPETENCIÁK FEJLESZTÉSE - kiemelt projekt - 2012. 1 / 10
TARTALOMJEGYZÉK 1. BEVEZETÉS... 3 2. AZ ELJÁRÁSREND HÁTTERE, CÉLJA... 3 3. RÉSZTVEVŐ SZERVEZETEK ÉS SZERVEZETI EGYSÉGEK... 3 4. KÉPZŐ INTÉZMÉNYEK PROJEKTBE TÖRTÉNŐ BEKAPCSOLÓDÁSÁNAK FELTÉTELEI... 4 5. KÉPZŐ INTÉZMÉNYEK JELENTKEZÉSE A PROJEKTBEN VALÓ RÉSZVÉTELRE... 5 6. A KÉPZŐ INTÉZMÉNYEK ÉS KÉPZÉSEK KIVÁLASZTÁSA, KÉPZÉSI LISTA ÖSSZEÁLLÍTÁSA... 6 6.1 MEGFELELŐSÉG... 7 6.2 NEM MEGFELELŐSÉG... 8 6.3 A KÉPZŐ INTÉZMÉNYEK ÉS A KÉPZÉSI PROGRAMOK TÖRLÉSE A LISTÁRÓL... 8 7. A KÉPZŐ INTÉZMÉNYEK FELKÉSZÍTÉSE A PROJEKTBEN VALÓ RÉSZVÉTELRE, AZ INFORMATIKAI RENDSZER HASZNÁLATÁRA... 9 8. FOLYAMATÁBRA: KÉPZŐK JELENTKEZÉSE ÉS KIVÁLASZTÁSÁNAK FOLYAMATA... 10 2 / 10
1. Bevezetés A Képző intézmények és képzések kiválasztásának eljárásrendje című dokumentum a TÁMOP 2.1.2./12-1 Idegen nyelvi és informatikai kompetenciák fejlesztése kiemelt projekt támogatására került kialakításra. A kiválasztási folyamat leírásával rögzíti az eljárás lépéseinek jellemzőit, körülményeit, követelményeit, valamint a folyamatban résztvevők szerepét és feladatait. 2. Az eljárásrend háttere, célja Az eljárásrend célja, hogy a projekt valamennyi megvalósítója és résztvevője számára egyértelműen összefoglalja a képző intézmények és a képzések kiválasztásának folyamatában az egymást követő lépéseket és meghatározza, hogy a folyamat különböző szegmenseinek szereplői milyen feladatokat látnak el. Az eljárásrend a képzők részére szóló felhívás megjelenése előtt került kialakításra, de a projekt megvalósítása során szerzett tapasztalatokat felhasználva a Projektiroda aktualizálhatja azt a projektcélok elérése érdekében. 3. Résztvevő szervezetek és szervezeti egységek Szakmai Tanácsadó Testület (SZTT) Döntés-előkészítő szerepe révén közreműködik a képző intézmények és képzések kiválasztási kritériumrendszerének meghatározásában, a kiválasztás szempontrendszerének és eljárásrendjének meghatározásában, a kiválasztási dokumentumok formájának elfogadásában, a felhívás szövegének megfogalmazásában. (1. ülés) Részt vesz a képző intézmények kiválasztásában és a képzési lista összeállításában. (2. és azt követő ülések) Szakmai Irányító Testület (SZIT) A projekt legmagasabb szintű szakmai nyomon-követő, javaslattevő és döntés előkészítő testülete. Projektiroda Az elfogadott és közzétett kiválasztási szempontrendszer alapján jóváhagyja a kiválasztási folyamat dokumentum- és eljárásrendjét, továbbá felel a képző intézmények és képzések listájának összeállításáért. A területekért felelős csoportok közreműködésével biztosítja a jelentkezési dokumentumok formai és szakmai ellenőrzését, elbírálásának támogatását, a kiválasztási folyamat szabályos lebonyolítását. Az alább felsorolt csoportok támogató munkát végeznek. - Hálózati adminisztrációs csoport: a jelentkezési és kiválasztási folyamat elektronikusan és papíralapon beérkező adatainak és dokumentumainak formai ellenőrzését végzi, checklist alapján. A hiányzó adatok pótlására a jelentkezés beérkezését követő 10 napon belül felszólítják a képző intézményt. A formai ellenőrzés lezárását követően 3 / 10
továbbítják a jelentkezési anyagokat szakmai ellenőrzésre a szakmai ellenőrzési csoporthoz. - Szakmai ellenőrzési csoport: a formai ellenőrzést követően vizsgálja a képző intézmények és a képzések szakmai tartalmát, a projekt céljainak, a meghatározott szakmai kritériumoknak történő megfelelőségét. - Képzési csoport: a formai és a szakmai ellenőrzés eredményei alapján javaslat összeállításával készíti elő a Szakmai Tanácsadó Testület véleményezési és döntéselőkészítő munkáját. Összeállítja a felhívásra jelentkezést beadott képző intézmények és képzési programjaik listáját, melynek alapján előkészíti a képző intézmények és a Hivatal között megkötésre kerülő Együttműködési megállapodásokat. Gondoskodik a képzési listának a Projekt honlapjára történő feltöltéséről és a befogadott képzési programokból meghirdetésre kerülő képzések Háttér-informatikai rendszerben való megjelentetéséről. 4. Képző intézmények projektbe történő bekapcsolódásának feltételei A képző intézmények bekapcsolódásának feltételeit a Képző intézmények és képzések kiválasztásának kritériumai című dokumentum határozza meg. A képző intézmények és a képzések kiválasztási szempontjainak kialakításakor az alábbiakat vettük figyelembe: - a Tervezési Útmutató által meghatározott szempontok - a Projektiroda által meghatározott egyéb szempontok - a döntés-előkészítő Szakmai Tanácsadó Testület (SZTT) javaslatai A folyamat lépései: 1. A projekt működését szabályozó, módszertanát megalapozó dokumentumokban meghatározott alapelvek alapján a Projektiroda összeállítja javaslatát a képző intézmények és képzési programok kiválasztásának szempontrendszerére. 2. A Szakmai Tanácsadó Testület elé terjeszti. 3. Az SZTT döntés-előkészítő javaslatot tesz a Szakmai Irányító Testület (SZIT) felé a kiválasztás kritériumainak elfogadásáról, összeállítja a képző intézmények befogadásának és a képzési programok kiválasztásának szempontrendszerét. 4. A SZIT jóváhagyja a kiválasztási folyamat dokumentum- és eljárásrendjét. 5. Az elfogadott kritériumrendszer alapján a Projektiroda felhívásban teszi közzé, és elektronikus levélben értesíti a felnőttképzéssel foglalkozó intézményeket a projektbe való bekapcsolódás feltételeiről és módjáról. A sajtónyilvános és kommunikációs események (pl. nyitórendezvény) is felhívják a képző intézmények figyelmét a jelentkezés lehetőségére. A projekt honlapján folyamatosan elérhetők a projektről szóló általános, illetve a jelentkezésről szóló konkrét információk. 4 / 10
5. Képző intézmények jelentkezése a projektben való részvételre A jelentkezés a háttér-informatikai rendszeren (HIR) keresztül történik - a megfelelő regisztrációs adatlapok kitöltésével és a kért dokumentumok csatolásával. Ezek meglétének ellenőrzését a jelentkezés folyamatában az informatikai rendszer végzi, amely a beérkező jelentkezések formai ellenőrzését is segíti. A jelentkezés során rögzítésre kerülnek: - a képző intézmény alapadatai o képző intézmény neve, címe, elérhetőségei, o a vezető és a kapcsolattartó neve és elérhetőségeik, o a képző intézmény felnőttképzési nyilvántartásáról (FINY) szóló értesítése, o az intézményakkreditációs tanúsítvány és annak lejárati dátuma, - a képzési program(ok) alapadatai o programakkreditációs tanúsítvány(ok) és lejárati dátuma(i) o képzési program(ok) és képzési program modulok kivonata (képzési programban rögzített adatok és információk alapján) képzési program(ok) minimum- és maximum létszáma a képzési program óraszáma képzés megkezdésének feltételei képzés zárásának feltételei megszerezhető kompetenciák képzés ütemezése - a jelentkezés elbírálásához szükséges egyéb adatok, nyilatkozatok - általános feltételek elfogadása - csatolandó dokumentumok A jelentkezés során rögzítendő adatok, információk, dokumentumok az SZTT - képző intézmények és képzések kiválasztási kritériumrendszerére vonatkozó - javaslata alapján módosulhatnak, kiegészülhetnek. A döntést befolyásolhatják a jogszabályi változások mellett a projekt céljainak teljesítése érdekében meghozott projektmenedzsmenti döntések is. A jelentkezéssel kapcsolatos dokumentumok rögzítése egyrészt a HIR-rendszerbe történő feltöltéssel, másrészt a Projektiroda számára postai úton történő eljuttatással történik. A képző intézmény a jelentkezését ún. jelentkezési csomagban nyújtja be a Projektirodához. A jelentkezési csomag lehetőség szerint a képző alapadatain kívül tartalmazza az összes olyan képzési programot, amelyből a jóváhagyásukat követően képzést tervez indítani. A képző intézmény a későbbiekben bármikor, folyamatosan adhat be képzési programot elbírálásra. 5 / 10
6. A képző intézmények és képzések kiválasztása, képzési lista összeállítása A kiválasztás a felhívásban található, előre meghatározott kritériumrendszer alapján történik. A képző intézmények jelentkezésének elbírálása a benyújtott dokumentumok alapján a formai és szakmai ellenőrzés a projekt humánerőforrásának hatékony felhasználásával - folyamatosan történik. A formai ellenőrzés során a Hálózati adminisztrációs csoport munkatársai az alábbi feladatokat végzik: - a képző intézmény adatait összevetik a FINY és Felnőttképzési Akkreditációs Testület (FAT) adatbázisban található adatokkal, valamint a képző intézmény által HIR-be feltöltött dokumentumokkal - az elektronikusan feltöltött és beküldött hiteles képzési program alapján ellenőrzik a képzési program informatikai rendszerben lévő adatait - a képző intézményt értesítik a hiánypótlásra szoruló tételekről, az eltérés okáról, a hiánypótlás elvégzésének módjáról és határidejéről - a hiánypótlást követően újraellenőrzik a hibás tételeket - elfogadás esetén szakmai ellenőrzésre és döntésre továbbítják a képző intézmény anyagát A formai ellenőrzés a jelentkezés beérkezését követő 10 munkanapon belül megtörténik. A hiánypótlásra biztosított idő mértéke függ a hiánypótlásra kötelezett adat tartalmától (pl. képző adatainak eltérése a FINY és/vagy FAT nyilvántartások adataitól probléma esetén a módosítás és javítás lényegesen hosszabb időt vesz igénybe, mint egy elírás módosítása). Szakmai ellenőrzésre csak az olyan képző intézmények és képzési programjaik bocsáthatók, amelyek a formai ellenőrzésen megfeleltek. A szakmai ellenőrzést a szakmai ellenőrzési csoport munkatársai végzik. Az ellenőrzés során elsősorban a képzési program projektcéloknak való megfelelőségét vizsgálják. Az ellenőrzés eredményeképpen javaslatot tesznek a képzési modulok, programok elfogadásáról vagy elutasításáról, megjegyzésben indokolva javaslatukat. A szakmai ellenőrzés lefolytatására a formai ellenőrzés befejezését követő naptól a soron következő SZTT ülést megelőző 5. napig van lehetőség. A szakmai ellenőrzés a bírálati folyamat első lépcsője. A bírálat folyamata: - szakmai ellenőrzés javaslat indoklással - SZTT döntés-előkészítés - Projektiroda döntés A döntés eredményeképpen meghatározásra kerül, hogy a kiválasztott képző intézmény mely képzési programjaival és hány fő képzésével vehet részt a projektben. A jelentkező a döntésről a döntést követő 5 munkanapon belül kap elektronikus értesítést. 6 / 10
Az értesítés tartalmazza - az befogadott és elutasított képzési programok megnevezését, - az Együttműködési megállapodás megkötésével kapcsolatos további teendőket, - elutasítás esetén az elutasítás indokait 6.1 Megfelelőség A kiválasztott képző intézményekkel a Projektgazda 2014. augusztus 31-ig szóló Együttműködési megállapodást köt. A képzőre és az elfogadott képzési programokra vonatkozó adatokat tartalmazó Együttműködési megállapodás mintája és az ehhez tartozó Általános feltételek a projekt honlapjáról letölthetők. A képző intézmények a jóváhagyott képzési programjaikra megvalósítási ütemtervet készítenek. Az adott képzési időszakra vonatkozó Megvalósítási ütemterv elkészítése és benyújtása a képzések indíthatóságának feltétele. A Megvalósítási ütemterv képzési programonként tartalmazza az adott képzési programból indítani tervezett képzések darabszámát, helyszínét, valamint a képezni kívánt személyek létszámát. A tervezés 7-8-6 hónapra előre szól. Az első szakaszra vonatkozó 7 hónapos terv első három hónapjában meghirdetni kívánt képzéseket részletesen meg kell terveznie a képzőnek. Az erre az időszakra megtervezett képzéseknek alkalmasnak kell lenniük a meghirdetésre, ezért a meghirdetéshez szükséges minden adatot tartalmaznia kell. A képző a későbbiekben beadott és a projektbe befogadott képzési programból csak akkor indíthat képzést, ha azt a Megvalósítási ütemtervben az adott hónapra rögzítette. Ezért a Megvalósítási ütemterv folyamatos, havi aktualizálást igényel úgy, hogy mindig legyen három hónap részletes meghirdetési terv. A benyújtott megvalósítási ütemtervek a Projektiroda tervező munkáját segítik. A képző intézmény az Együttműködési megállapodást követően, a benyújtott megvalósítási ütemterv alapján rögzítheti tervezett képzéseit az informatikai rendszerben. A képzésre vonatkozó adatok, információk megadása kötelező, ezek egyrészt a képzés iránt érdeklődők tájékoztatását szolgálják, másrészt lehetőséget nyújtanak a képzésekre vonatkozó riportok elkészítésére, valamint a képzések indítására vonatkozó projektgazdai döntés előkészítésére. A feltöltött képzések indítását a Projektiroda hagyja jóvá figyelembe véve a képzések indításánál a képzési igényeket és a projekt likviditását. A jóváhagyott képzésekről és képző intézményekről képzési lista készül. A projekt honlapján megjelenő, képzésekre vonatkozó konkrét adatok alapján tudnak a célcsoport tagjai, a bevonásukat segítő etanácsadók, valamint a képző intézmények munkatársai tájékozódni, a képzési kínálatban érdeklődésüknek és szintjüknek megfelelően keresni. 7 / 10
A képzési listára felkerülő képző intézményeknek lehetősége van az Együttműködési megállapodás ideje alatt újabb képzési program benyújtására, ezek befogadása esetén a képzési kínálatuk bővítésére, újabb képzések indítására. Az újabb képzési programok elbírálásának folyamata megegyezik a képző intézmény első jelentkezésekor történő ellenőrzés és elbírálás folyamatával. A változást az Együttműködési megállapodás módosításával szükséges rögzíteni. 6.2 Nem megfelelőség A kritériumrendszernek nem megfelelt képző intézmény a döntést követő 10 napon belül elektronikus és postai úton is visszaigazolást kap a Projektgazdától, amelyben az közli a nem megfelelőség tényét és pontos okát vagy okait. A képző intézmény előre meghatározott esetekben - lehetőséget kap, hogy megadott határidőn belül, hiánypótlás keretében korrigálja a rá, illetve a képzési programra vonatkozó dokumentációját a megjelölt feltételek szerint. A hiánypótlást határidejének lejártát követően a Projektiroda újra megvizsgálja, hogy a képző intézmény, illetve a képzési program megfelel-e a követelményeknek. Jóváhagyás esetén a megfelelőség pontban leírtak érvényesek. Amennyiben ezek után sem felelt meg formailag vagy tartalmilag a benyújtott jelentkezési csomag, akkor a képző intézmény adott képzési időszakban nem vehet részt a projektben, nem kerül fel a képzési listára. Azonban a későbbiekben újra benyújthatja jelentkezését. Ebben az esetben a már meglévő adatai megőrződnek a HIR-ben, így csak módosításokat, korrigálásokat kell elvégezni. 6.3 A képző intézmények és a képzési programok törlése a listáról A Projektiroda legalább negyedévenként vizsgálja a képző intézményeket és képzési programjaikat az Ellenőrzési módszertan szerint. A feltételrendszernek időközben nem megfelelő képző intézmények vagy programjaik lekerülhetnek a listáról. Lekerül a listáról az a képző intézmény, amelyre igaz és bizonyítható, hogy: nem a jogszabályi feltételeknek, illetve a megállapodásban foglaltaknak megfelelően folytatta tevékenységét, és ezt a Projektiroda felhívását követően sem korrigálta (pl. lejárt az intézményi- vagy programakkreditáció), szerződésszegést követett el, vagy nem a feltételeknek megfelelően teljesített, a célcsoport számára félrevezető tájékoztatást adott, az elszámolás pénzügyi és/vagy szakmai tartalmát érdemben befolyásolva valótlan vagy hibás adatot szolgáltatott, a kiválasztási kritériumrendszer bármely meghatározott feltételének nem tesz eleget. 8 / 10
Lekerül a listáról az a képzés, amelyre igaz és bizonyítható, hogy: a képző intézmény a képzést nem megfelelő szakmai színvonalon vagy nem a jogszabályi feltételeknek és a megállapodásban foglaltaknak, illetve nem az akkreditált képzési programban megfelelően folytatta le, és ezt a Projektiroda felhívását követően sem korrigálta, a képzésre rendelkezésre álló idő és keretösszeg végessége miatt már nem teljesíthető. 7. A képző intézmények felkészítése a projektben való részvételre, az informatikai rendszer használatára A Projektgazda feladata a képző intézmények felkészítése a projektben alkalmazott háttér-informatikai rendszer használatára. A felkészítés főbb témái, feladatai: - Portál és HIR tartalom és működés - adminisztráció a HIR-ben képzések rögzítése, ellenőrzése, dokumentumok készítése és adatok rögzítése a képzés folyamatában, az elszámolási csomag tartalma és benyújtásának módja - szakmai ellenőrzés szabályai, képző intézmény feladatai - kommunikációra vonatkozó szabályok - pénzügyi elszámolással kapcsolatos információk, folyamatok - egyéb, a projektben való részvételre vonatkozó eljárások és szabályok (pl. etanácsadóval való együttműködés) 9 / 10
8. Folyamatábra: Képzők jelentkezése és kiválasztásának folyamata 10 / 10