21. FEJEZET Projektkommunikáció, nyilvánosság - a tervezéstıl a végrehajtásig

21. FEJEZET Projektkommunikáció, nyilvánosság - a tervezéstıl a végrehajtásig Az önkormányzatnak, mint egy fejlesztési projekt gazdájának a tervezés-programozástól kezdve a projektgeneráláson át a monitoringig tudatosan kell kommunikálnia. A tankönyvnek számos olyan fejezete van, ahol a kommunikáció kiemelt szerepet kap, más szervezetekkel történı kapcsolattartás formájában. Jelen fejezetnek nem célja ismét leírni a már kifejtett gondolatokat, ehelyett a kommunikáció másik fı irányára, a külsı kommunikációra koncentrál. A fejezetben tehát fıként a külsı kommunikáció uniós elvárásai, fı eszközei kerülnek bemutatásra, lehetıleg minél részletesebben. A kommunikációnak hatalmas elméleti szakirodalma van, ennek ismertetését nem tekintjük célnak, inkább a gyakorlati tudnivalókra kívánunk koncentrálni. A fejezet végére a következı kérdésekre kap választ: A projektkommunikációnak milyen irányai vannak? Hogyan történjen a belsı kommunikáció? Milyen legyen a projekt szervezetek közötti külsı kommunikációja? Miért kell tudatos kommunikációt folytatni a nyilvánosság irányába? Milyen konfliktusok alakulhatnak ki a projekt végrehajtása körül? Melyek a tipikus kommunikációs hibák? Milyen az Unió által is preferált elvei vannak a nyilvánossággal történı kommunikációnak, meggyızésnek? Milyen, a nyilvánossággal kapcsolatos követelmények vonatkoznak a Kedvezményezettre? Hogyan szabályozza a 1159/2000 rendelet a tájékoztatás és nyilvánosság szakmai eszközeinek alkalmazását? 527

A projektkommunikációnak milyen irányai vannak? A projektkommunikáció tág értelemben tudatos kapcsolattartást jelent: kapcsolattartást a projekt által érintett lakossággal, a lebonyolításban részt vevı intézményrendszerrel, a partnerszervezetekkel, az ellenırzést végzıkkel. Két különbözı irányát lehet elkülöníteni a projekttel kapcsolatos kommunikációnak. Belsı kommunikáció a szervezeten belüli kommunikáció Külsı kommunikáció a projektbe valamilyen módon aktívan bevont, illetve a lebonyolításban részt vállaló szereplık irányába történı kommunikáció. A külsı kommunikációt tovább bonthatjuk aszerint, hogy szervezetek, intézmények között zajlik-e, vagy pedig a széles nyilvánosságot célozza. A nyilvánossággal való kommunikáció általában egyirányú folyamat, egyirányú kapcsolattartás, egy aktív és egy passzív fél között zajló interakció. Ezzel szemben a szervezetek közti kommunikáció kétirányú, interaktív folyamat, visszacsatolásokkal. Az elızıhöz hasonló az a fajta megközelítés, miszerint a nyilvánosság irányába történı kommunikációnál nem határozható meg pontosan, hogy ki van a kommunikációs csatorna másik végén, míg a szervezetek közti kommunikációnál ez teljesen egyértelmő. Az alábbi (21.1) táblázatban rendezett formában áttekinthetı, hogy a stratégiai tervezéstıl kezdıdıen mely szakaszokban van kiemelt szerepe a kommunikációnak, és hogy ez szervezetek közötti vagy nyilvánosságot célzó kommunikációnak számít-e. 528

21.1. táblázat Kommunikációs feladatok a tervezéstıl a projekt lezárásáig (zárójelben a fejezetszámok, ahol bıvebb információ található) Megvalósítási szakaszok Helyzetfelmérés Stratégiai Helyzetelemzés tervezés Stratégiaalkotás Programozás Projektgenerálás Projekttervezés Pályázatírás Projekt végrehajtása Szervezetek közti kommunikáció Direkt információs tevékenység (9., 11.) Információ-győjtés, egyeztetések a partnerekkel (12.) Szakértıi konzultáció, GYIK (22.) GYIK, konzultáció a KSZ-szel. Nyilvánosság irányába zajló kommunikáció Igényfelmérés (3. fej.) Nyilvános információs tevékenység (11.) Nyilvánosság, publicitás Projekt megvalósítása Ellenırzés Monitoring Értékelés Negyedéves jelentések, szakértıi konzultáció, GYIK (25.) Az értékelési jelentés, mint a kommunikáció ideális alapja. (27.) 529

Mint a táblázatból látható, a stratégiai tervezéstıl kezdve a projektmonitoringig szinte minden szakaszban fontos szerep jut a kommunikációnak. A nyilvánosság irányába történı kommunikáció például a stratégiai tervezés során, az igényfelmérésnél kap kulcsfontosságú szerepet ennek módszereirıl a 3. fejezetben részletesen beszámoltunk. Ugyancsak központi helyet foglal el a nyilvánosság irányába történı kommunikáció a projektgenerálás során, amit pedig a 11. fejezet mutat be részletesen. Jelen fejezet a projektvégrehajtással kapcsolatos következı három kommunikációs témát öleli fel: 1. A belsı kommunikáció a projektvégrehajtás alatt 2. A külsı, szervezetek közötti kommunikáció a projektvégrehajtás alatt 3. A külsı, nyilvánosság irányába történı kommunikáció a projektvégrehajtás alatt. Hogyan történjen a belsı kommunikáció? A projekt belsı kommunikációja, azaz a projekt tervezésében résztvevı szakemberek közötti belsı információáramoltatás a hatékonyság egyik legfontosabb eszköze. A projektek tervezésénél elengedhetetlen feltétel a projektet tervezık, a különbözı szakterületek képviselıi, a gazdasági-pénzügyi oldalt képviselı szakértık és a döntéshozók közötti eredményes kapcsolattartás. A belsı kommunikáció azonban nem abból áll, hogy a fejlesztési folyamat során keletkezett összes plusz információt megosztjuk a projekt minden egyes szereplıjével. A jó kommunikálás sokkal inkább célzottságot kell tükrözzön, és azt, hogy az egyes információk az adott szakterület képviselıinek kerüljenek továbbításra. Ezáltal elkerülhetı, hogy a hatalmas információdömping közepette eltőnik a valóban lényeges és fontos információ. A legcélszerőbb tehát, ha az egyes szakterülethez kapcsolódó információáramlás csak az adott szakértı(k) és a projektet központilag összefogó projektgazda között történik, lehetıleg mindig írásos (illetve elektronikus) formában. Ennek megfelelıen a belsı kommunikáció több szintre osztódik, és többféle eszköze lehet: egyeztetések, megbeszélések, operatív döntések elıkészítése feljegyzések, tájékoztatások, jelentések 530

hírközlések, tudósítások konzorciumi egyeztetı megbeszélések Általános, az egész projektet érintı, ezáltal minden szereplıre vonatkozó információk megosztására, vagy közös döntések meghozatalára célszerő személyes egyeztetéseket szervezni. Az egyeztetések hatékonysága akkor biztosítható, ha azok jól elıkészített és megszervezett formában kerülnek megrendezésre. Az elızı fejezetben már jeleztük, hogy a megbeszélések akkor hatékonyak, ha az egyeztetés anyagait a résztvevık elızetesen megkapják. A mindenki számára alkalmas helyszín és idıpont kijelölése általában a legidıigényesebb folyamat, érdemes tehát az egyeztetés elhatározásától számított minimum egy sokszereplıs projekt esetén 1-2 hetes idıtartamon belüli idıpontban gondolkodni. Az egyeztetés irányított módon történjen: egy kijelölt személy vezesse, aki mintegy moderátorként felvezeti az egyeztetés témáját, vázolja az egyeztetés menetét és ennek betartása érdekében mindvégig irányítja, keretek között tartja az egyeztetést. Az írásos kapcsolattartás, valamint a rendszeres személyes egyeztetések elısegítik, hogy a projekttervezés szereplıi mindvégig naprakész, aktuális információkkal rendelkezzenek a projektrıl, és ennek tudatában folytassák a tervezést. Fontos, hogy a projekt tervszerinti elırehaladásáról, az esetlegesen jelentkezı problémákról a szervezet vezetıi, a konzorciumi partnerek tájékoztatást kapjanak. A projektmenedzsment kapcsán már említettük a belsı kommunikációs adatbázis felállításának és mőködtetésének fontosságát. Az adatbázis, valamint a munkaterv alapján alakíthatóak ki azon belsı szakértıi csoportok, akik egy adott tevékenységhez kapcsolódóan látnak el feladatokat. Érdemes itt is a projektadminisztrációnál említett tevékenységenkénti bontást alkalmazni: a közbeszerzési tevékenységhez kapcsolódóan kialakulhat a közbeszerzési csoport, mely magában foglalja a jogi és közbeszerzési szakértıt, a mőszaki specifikáció kidolgozóját és természetesen a projektmenedzsert. Innentıl kezdve a közbeszerzési tevékenységhez kapcsolódóan csak ezen csoport tagjai kommunikálnak egymással. A kutatási tevékenységhez kapcsolódóan jön létre a kutatási csoport, a kutatásvezetı, a kutatók, esetleg a külsı kérdezıbiztosok és a projektmenedzser részvételével. 531

Az egyes csoportok elkülönítését célszerő már az adatbázisok kialakítása idején megtenni: az alap adatrögzítéseket követıen létrehozhatóak az e-mail csoportok (terjesztési listák), amelyek csak az adott csapatba tartozó szakértık adatait rögzítik. Az e-mailen történı kommunikáció ma már gyakorlatilag felváltja az összes klasszikus kommunikációs csatornát: szinte ugyanolyan gyors, mintha telefonon vagy személyesen beszélnénk valakivel, viszont magában hordozza az írásosság örök elvét: a szó elszáll, az írás megmarad. Az elektronikus kommunikáció rendkívüli módon felgyorsítja és hatékonnyá teszi az információáramlást. Milyen legyen a projekt szervezetek közötti külsı kommunikációja? Ahhoz, hogy a fejlesztési folyamat és a végeredményeként megszületı majd megvalósuló projekt külsı szervezetek, intézmények számára is ismertté, ezáltal támogathatóvá váljon, szükséges annak külsı kommunikációja is. Nem mindegy azonban, hogy kinek, mikor és milyen módon tesszük ismertté a projektet, fontos tehát, hogy tisztában legyünk azon szervezetekkel és kompetenciáikkal, amelyek képesek projektünk további életét befolyásolni, illetve felsıbb szervezetek felé csatornázni. A kész projekt megszületését és belsı elfogadtatását követıen érdemes nyilvános rendezvényt szervezni, ahová meghívást kaphatnak a kompetens szervezetek képviselıi is. A meghívotti kör összeállításánál legyünk figyelemmel arra, hogy kiket akarunk megcélozni a projekt bemutatásával, illetve mit szeretnénk ezzel elérni, mivel egy ilyen rendezvény nagymértékben képes befolyásolni projektünk további életét. A résztvevık potenciális köre kiterjed: pályázati kiírásban részt vevı intézményekre (minisztériumok, irányító hatóságok, közremőködı szervezetek); projektfinanszírozói intézményekre (szakmai befektetı társaságok, intézményi befektetık, kockázati tıkealapok, kedvezményes hiteleket biztosító intézetek); a régió olyan más szereplıire, amelyek a projektben hasznosan közremőködhetnek (gazdasági társaságok, civil szervezetek). 532

A projektgazda részérıl javasolt, hogy a rendezvényen a teljes tervezıi kör vegyen részt annak érdekében, hogy az adott szakterületre vonatkozó kérdéseket a legkompetensebb személyek tudják megválaszolni. Ezen rendezvények (workshopok, konferenciák stb.) akkor igazán sikeresek, ha alapos elıkészítettséget követıen kerülnek megrendezésre. Milyen lépéseket kell megtenni ennek elérése érdekében? A projektrıl készüljön egy látványos, részletes (de ne túl aprólékos!) bemutató anyag (slide show), amelynek segítségével a résztvevık információt kaphatnak a projekt alapelemeirıl. Az elıadó lehetıleg az ötlet szülıatyja legyen, aki pontosan tisztában van a projektötlettıl a projektig folyamat lépéseivel, valamint természetesen magával a projekttel. A rendezvény jellegétıl függıen adjunk lehetıséget a megjelenteknek véleményük közlésére is, érdemes tehát a rendezvény idıtartamát úgy tervezni, hogy az tartalmazzon kérdések-válaszok blokkot is. A bemutató anyagból célszerő kiadványokat, rövid információs brosúrát készíteni, amelyet a résztvevıknek szét lehet osztani a rendezvényt követıen, ezáltal biztosítjuk projektünk minél szélesebb körben történı ismertté tételét. Ilyen típusú bemutatkozó rendezvények idıtartama maximum fél napos lehet, ez elégséges idı arra, hogy a projekt bemutatható legyen, ugyanakkor a meghívott szervezetek képviselıi számára még éppen feláldozható az ismeretek átadásához szükséges idı. Ha a rendezvényünk sikeres és a meghívotti kör valóban eljön, nagyban megnövelhetı annak esélye, hogy a rendezvény után folyamatos és naprakész információkat kaphatunk az egyes intézményektıl, szervezetektıl, amelyek alapján tájékozódni tudunk pályázati lehetıségekrıl, netán befektetıi szándékokról. Korábban már említettük a programirányító intézményekkel történı kapcsolatfelvétel és folyamatos kapcsolattartás fontosságát. A 20. fejezetben szó esett már a projektindító napról, mint egy nagyon lényeges kommunikációs lépcsırıl, amelynek során személyes kapcsolatba 533

kerülhetünk a szerzıdést kötı, majd a monitoringot folytató és ellenırzést végzı intézmény képviselıivel, lehetıségünk nyílik kérdések feltevésére, a problémák megtárgyalására. A kapcsolattartás minıségét hően tükrözi a kedvezményezett szabályozott és csatornázott kommunikációja. Nagyon jó képet ad és rendkívül hasznos a kedvezményezett számára, ha a programirányító intézmények felé rendszeresen és aktívan kommunikál. A kommunikáció több területre terjed ki: írásos levelezés és telefonos kapcsolattartás útján történı folyamatos kommunikáció: kérdések feltevése, válaszok fogadása; kérések beküldése (például szerzıdésmódosítási kérelemmel kapcsolatos tanácsadás, módosítási kérelem elızetes leegyeztetése, formai-tartalmi követelményeknek való megfelelés tisztázása); elvárt adminisztratív feladatok teljesítése: fizetési kérelmek, negyedéves jelentések, közbeszerzési dokumentációk beküldése, válaszok a hiánypótlási felszólításokra; Közremőködı Szervezet által mőködtetett Internetes honlap rendszeres látogatása, a GyIK folyamatos figyelése. eseti személyes konzultációk folytatása témától függıen a közremőködı szervezet projektmenedzserével, az irányító hatóság képviselıjével, a monitoring szervezet szakmai vagy pénzügyi monitorozó szakértıjével, ritkább esetben a szakmai felügyelı hatóság szakemberével; részvétel a közremőködı szervezet által szervezett rendezvényeken: információs nap sorozat, projektindító nap sorozat, workshopok stb., amelyek újabb lehetıséget teremtenek a rövid személyes találkozásra a programirányító intézmények megjelent képviselıivel, valamint esélyt teremtenek a többi kedvezményezettel történı tapasztalatcserére; elızetesen leegyeztetett helyszíni monitoring-látogatás során rendelkezésre állás a szakmai monitorozó számára. 534

Egy projekt végrehajtása során számos nehézség, probléma merülhet fel, amelynek megoldásában a Kedvezményezett számít a közremőködı szervezet, illetve felsıbb szinten az egyéb szervezetek segítségére. Azonban ne felejtsük el, hogy ezen szervezetek számára nem csak a mi projektünkkel kapcsolatban adódnak feladatok, ezért lehetséges, hogy egy-egy kérdés, probléma, kérés megoldása több idıt vesz igénybe, mint ahogy azt mi tervezzük. Nem szerencsés, ha gyakran türelmetlenkedünk, naponta zaklatjuk a kijelölt kapcsolattartót. Nyilván számunkra rendkívül fontos a várt információ mihamarabbi megérkezése, ezt azonban ne úgy próbáljuk elérni, hogy egy-két napos határidın belül várjuk a sürgıs segítséget. Inkább idıben, a probléma felmerülését követıen azonnal jelezzük kérdésünket a közremőködı szervezet felé, elég idıt hagyva a kielégítı válasz megadásához. Gyakori kommunikációs probléma, hogy a kedvezményezettek nincsenek igazán tisztában azzal, hogy kérdésük kezelése pontosan melyik programirányító intézmény kompetenciája, melyik szervezet a végsı döntéshozó és az adott idıpontban éppen hol tart ügyük. Az információs nap sorozatokon minden esetben alaptéma a program szervezeti felépítése, a szereplık feladatainak és felelısségeinek ismertetése, ismételten igazolt tehát, miért fontos részt venni az ilyen rendezvényeken. A kedvezményezett közvetlen kapcsolatban tehát kizárólag a közremőködı szervezettel áll, a további szinteken történı kommunikációt a közremőködı szervezet maga bonyolítja. Újra kihangsúlyozható tehát a közremőködı szervezettel való jó és napi szintő kapcsolat fontossága, hiszen az ı pozitív, támogató hozzáállása nyilván befolyásolja a kérdés közvetítésének minıségét. A továbbiakban a nyilvánossághoz kapcsolódó külsı kommunikációt mutatjuk be. Miért kell tudatos kommunikációt folytatni a nyilvánosság irányába? 1) A projekt sikerességének biztosítása Már a projektötletben megfogalmazott célok részletezése, kibontása során figyelembe kell vennünk, hogy az ötletünk megvalósításában lehetnek aktívan érdekeltek, ellenérdekeltek, valamint lehetnek passzívan érintettek is. (Ezeket a szereplıket együttesen stakeholdereknek nevezi a szakirodalom.) A projekt sikeressége céljából az esetleges érdekellentéteket fel kell 535

oldani, és az érintettek körébıl minél több szövetségest kell szerezni. A szövetségesek akkor tudják elkötelezni magukat a projektötletünk mellett, ha az általunk megállapított célok világosak és egyértelmőek, azaz vállalhatók a számukra. A szövetségesek egy része aktív partnerré is válhat, aki már a tervezésben és majd a megvalósításban is tevékeny szerepet vállal, és a projekt kockázatainak egy részét is átvállalja. Lesznek ugyanakkor olyan érintettek, akiknek csak deklarált támogatására van szükségünk, tehát elsısorban az a lényeg, hogy ne ellenezzék a projektet (például környezetvédelmi hatóság). Ne feledkezzünk meg azokról sem, akik érdekében a fejlesztést elvégezni szeretnénk. A célcsoport jól kommunikált támogatása jelentıs érv a projektötlet fejlesztése mellett. Ha tehát a célokat kellı alapossággal definiáltuk, akkor különbözı, testre szabott kommunikációs csatornákon meg kell ismertetnünk a felsorolt szereplıkkel. A visszajelzések lehetıséget adnak a projektötlet céljainak további árnyalására, és ezáltal a projektötlet minıségének fejlesztésére. 2) Az önkormányzat, mint közfunkciót ellátó intézmény iránti bizalom megırzése Az önkormányzat speciális projektvégrehajtó olyan szempontból, hogy közpénzbıl gazdálkodik; azaz nem csak a projekt sikeres megvalósítása szükséges, hanem az is, hogy ezzel a sikerességgel a lakosság is tisztában legyen. 3) Az uniós forrásfelhasználás tényének publicitást adni Az Európai Unió számára alapvetı probléma, hogy az európai állampolgárok jelentıs része ma is távolinak érzi magától az EU-t, mint intézményt. Ez különösen igaz az új tagállamokra. Az Európai Bizottság ezért jogszabályi szinten szabályozta, hogy a kedvezményezettnek hogyan kell a nyilvánosság felé az uniós pénzek felhasználását bemutatni. Milyen konfliktusok alakulhatnak ki a projekt végrehajtása körül? 536

A projektek megvalósítása körüli konfliktusoknak a következı, általánosnak mondható jellemzıi vannak: sokszereplıs konfliktushelyzetek; érzelmi túlfőtöttség jellemezhet egyes szereplıket; eltérı értékítélet. Ezek eredményeképpen könnyen lehet, hogy mire a felek eljutnának az egyezkedésig, addigra egymást gyakran már ellenségként kezelik, és a megoldás helyett a legyızés és elutasítás kerül elıtérbe. 1 A tudatos külsı kommunikáció, a nyilvánosság tudatos kezelése tehát ahhoz is szükséges, hogy az érintettek érdemi tárgyalási helyzetbe jussanak el. Melyek a tipikus kommunikációs hibák? A projektvégrehajtás körüli konfliktusok kialakulása az eddigi tapasztalatok alapján számos különbözı kommunikációs tényezıre vezethetı vissza. Az alábbiakban szerkesztett esettanulmány formájában mutatjuk be ezeket. Az ismertetett eseménysor a pest megyei hulladéklerakó létesítése körüli konfliktus, mely több szempontból ideális vizsgálati alap: önkormányzatok által kezdeményezett projektrıl van szó, sokszereplıs konfliktus (minisztériummal, környezetvédıvel és vállalkozóval), a nyilvánosság szerepe kulcsfontosságúvá vált a projekt megvalósítása során (a népszavazási kezdeményezések miatt), uniós pénzek felhasználása forgott veszélyben, és a szereplık jelentıs kommunikációs hibákat vétettek. 2 1 Közösségi részvétel a hulladékgazdálkodási döntéshozatalban. EMLA Környezeti Management és Jog Egyesület. Szerk. Kovács József és Sándor Csaba. Budapest, 2004. 167. o. 2 Az alábbi eseménysor bemutatása Fiedler Ágnes: Sok hulladék, sok pénz címő cikkének (Magyar Narancs 2003. július 6-i szám) szerkesztett változata alapján történik. A tankönyv nem vállal felelısséget a tények valóságtartalmáért, azokat csupán ideális példának tekinti a kommunikáció témaköréhez. 537

Gyorsan telnek a hulladéklerakó gödrök, és legalább ilyen gyorsan szaporodnak az illegális szeméttelepek Pest megyében. Nemcsak a fıvárosnak vannak elhelyezési gondjai, hanem a kis falvak között is állandó feszültségforrás a hulladék: kinek a szemete hova, mennyiért kerüljön. A helyzet rendezésére alapította meg- 2002 elején tíz önkormányzat az Észak-Kelet Pest Megyei Regionális Környezetvédelmi és Hulladékgazdálkodási Önkormányzati Társulást, amelyhez néhány hónap múlva további nyolc falu csatlakozott. Az alulról induló kezdeményezés kiválóan illett a Környezetvédelmi Minisztérium (KVM) terveibe is. ( ) A minisztérium kihasználta a falvak szervezkedését, és arra buzdította ıket, hogy pályázzanak az ISPA uniós elıcsatlakozási alaphoz. ( ) Hulladékbiznisz Egy korszerő, EU-szabványnak megfelelı szeméttelep építése ugyanolyan beruházás, mint bármilyen ipari létesítmény: munkahelyeket teremt, évi 25-30 milliós adóbevételt jelent a helyi önkormányzatnak, ami az állandóan forráshiányos kistelepüléseknek valóságos aranybánya lehet. Állami segítségre is igényt tarthat az a település, amelyik befogadja a környékbeli szemetet. ( ) A hulladékkezelı 1. HIBA: Az állítólagos hátrányokkal szembeni érvelés, a pozitívumok hangsúlyozása helyett. Általános jelenség, hogy a nyilvánosság felé történı kommunikációban az állítólagos negatívumokkal szemben érvelnek. Ez, még sikeressége esetén is, csak az ellenzık számát csökkenti, de nem növeli a támogatók számát, különösen az aktív támogatottságot. A helyi népszavazások elıtt az önkormányzatok a szeméttelepek EU-konform tisztaságára helyezték a hangsúlyt, amivel az ellenérzéseket csökkenthették de ez nem volt elég arra, hogy pozitív hozzáállásra, támogatásra motiváljon. 538

cégek többnyire állami és uniós támogatásból felépítik a lerakó és feldolgozó üzemeket, és szemétszállítási díj fejében összegyőjtik a környék hulladékát. A kölcsönös érdekek hamar összehozták a feleket: egy nagy hulladékkezelı cég, az XY Kft., rentábilis beruházást szimatolva, rögtön megkörnyékezte a társulást, és tárgyalásokat kezdeményezett a polgármesterekkel, akik közül többen is el tudtak volna képzelni egy nagy regionális lerakót saját településük határában. Végül Püspökszilágyban állapodtak meg, és az akkori polgármester, E.R. rögtön fel is kínált egy telket megvételre az XY Kft-nek ( ). A helyi lakosság azonban furcsállni kezdte a nagy sietséget, és tájékoztatást követelt. A Duna-Ipoly Nemzeti Park szintén jelezte, hogy alaposabb környezetvédelmi vizsgálódásra volna szükség. Tavaly májusban végül népszavazáson utasította el Püspökszilágy lakossága a hulladéklerakót, mégpedig elsöprı többséggel. A nem várt fordulat megrémítette a minisztériumot, de nem akadályozta meg abban, hogy egy nappal az elutasító népszavazás után elküldjék Brüsszelbe a terveket, változatlanul Püspökszilágyot jelölve meg. A pályázat sikeres lett: novemberben 6,6 milliárd forintnyi 2. HIBA: Az érintettek nem azonos módon, illetve nem megfelelı idıben történı tájékoztatása. Ugyancsak általános hiba, hogy a projektre vonatkozó tájékoztatásból egyes érintettek kimaradnak, vagy pedig a döntéshozatal után történik csak meg a nyilvánosság bevonása. Ez már önmagában bizalmatlanságot szül az érintettek körében, azt az érzetet kelti, hogy a döntéshozatalban részt vevık valamilyen információt nem szívesen osztanak meg velük. Különösen káros azt kivárni, amíg a közvélemény tájékoztatást követel, hiszen ezek után minden információ puszta magyarázkodásnak tőnik, és hiteltelenné válik. 539

támogatás jött össze, amelybıl 3 milliárdot ad Brüsszel, 2,4 milliárdot a magyar költségvetés, 1,2 milliárdot pedig a települések állnának önrészként. A projekt azonban már több sebbıl vérzett: nem volt helyszín, és a 99 önkormányzat látszatszövetsége szertefoszlott, amikor az önrész befizetése napirendre került. ( ) A társulás egyik alapítója, Szıd önkormányzata azonban úgy döntött: menti, ami menthetı, és gyorsan beugrott Püspökszilágy helyére. Szıdi Fiaskó Eleinte úgy tőnt, Szıd ideális választás: a környezetvédelmi vizsgálat alkalmasnak találta a helyszínt, még a forgalmat se növelték volna számottevıen a hulladékszállító teherautók, mivel egy rövid összekötı út megépítésével elkerülték volna a falut. A kivitelezı cég hozzá is látott a képviselı-testület meggyızéséhez: a modern, biztonságos technológiával érveltek, és Ausztriába vitték a képviselıket hulladékfeldolgozó-nézıbe. A falu vezetése igent mondott, leginkább az adóbevételek reményében. A község negyvenmilliós hiánnyal küzd, a hulladékcentrum befogadásával ebbıl jócskán le lehetne faragni érvelt a polgármester a képviselık elıtt, akiket nem volt nehéz 3. HIBA: Az érdekek különbözıségének negligálása A konfliktusok kommunikáción keresztüli megoldása nem azt jelenti, hogy megpróbáljuk nem észrevenni az eltérı érdekeket. A projektvégrehajtás során nem kell elfedni a nyilvánosság elıl azt a tényt, hogy a profitorientált vállalkozás elsırendő célja saját jövedelmezıségének javítása, ami nem egyezik az önkormányzat elsırendő céljával, a lakosság életszínvonalának javításával. Általános hiba, hogy az érdekek egyezésének látszatát kívánják kelteni a felek, pedig önmagában az érdekek különbözısége nem probléma, amennyiben azok összehangolását a projekt biztosítja. 4. HIBA: Tematizálás Az önkormányzatnak elıbb kell a kényes témákat felvetnie, mint hogy azt mások tegyék meg. A viták tematizálásával magyarázkodás helyett hiteles meggyızı kampányt lehet folytatni. 540

meggyızni. Annál inkább a lakosságot: a falu vezetıi úgy vélték, hogy a társadalmi tájékoztatást el lehet intézni egy lakossági közmeghallgatással, amire aztán négy-öt ember ment csak el. Néhány lelkes helyi környezetvédı azonban heves ellenkampányba kezdett. Egymást érték a falugyőlések, ahol a hulladéklerakó veszélyeire hívták fel legtöbbször túlzó módon a figyelmet. Úgy érezték a lakosok, hátuk mögött döntötték el, hogy a nyakunkra hordja a többi falu a szemetjét H. L. polgármester nem tudott mit kezdeni a kialakult helyzettel: hiába kérte a minisztériumtól, hogy segítsenek egy szakszerő, érthetı, reálisan érvelı elıadás megszervezésében, a társadalmi tájékoztatást teljesen rá bízták. Otthagytak a legnagyobb bajban értékelt utólag H.L. Nem volt más választás, mint népszavazást kiírni március közepére, amin a helyiek hatalmas többsége elutasította a hulladéklerakót. A szıdiek heves ellenállása futótőzként terjedt végig a többi településen: ha ık elutasították, a többi faluban is gyanakvással fogadják majd a beruházást. A polgármesterek, bár tudják, hogy egy biztonságos lerakó gazdaságilag sokat lendítene a térségen, saját pozíciójuk 5. HIBA: A szakmai információk nem megfelelı módon történı tálalása Gyakori hiba, hogy a közölt információk nem egyértelmőek, vagy pedig nehezen értelmezhetıek a célcsoport számára. Nem javasolt például a szakkifejezések gyakori használata, és a szakmaiságra való túlságosan erıs hivatkozás is visszatetszı lehet. (Nem az nyugtatja meg a lakosságot, hogy a hivatalos elıírásoknak a projekt keretében létrehozott létesítmény megfelel, hanem hogy számukra nem jelent-e az valamilyen veszélyt, kockázatot.) Mindig szem elıtt kell tartani a közérthetıséget. 541

védelmében kétszer is meggondolják, hogy jelentkezzenek-e a projektre. ( ) Menteni a menthetıt A szeméttelep megépítésére alig két év maradt, és még a helyszín sincs meg. Az uniós pályázatok utófinanszírozási rendszere alapján csak a megvalósult beruházásokat fizetik ki utólag, így a pénzt nem kell visszafizetni, de ha a sorozatos malırök miatt elvész a támogatás, nem egykönnyen kerül újra sorra a térség az uniós kasszánál. A KVM érzelmi húrokat pengetve elsısorban a saját és az ország presztízsveszteségével próbál érvelni, amikor egy új helyszín reményében a polgármestereknél puhatolódzik. ( ) Vállalkozó kedvő települések az elızmények ellenére is akadnak. A legújabb fejlemények szerint Kartal és Kosd képviselı-testülete is felajánlkozott, már folyamatban vannak a környezetvédelmi vizsgálatok, és július 21-én a kosdiak szavaznak a hulladéklerakóról. Akárhogy is dönt a falu, abban biztosak lehetnek: a minisztérium és a hulladékos cégek keblükre ölelik a kezdeményezést. 6. HIBA: Magasabb értékekre történı hivatkozás Nem érdemes túlságosan hangoztatni, hogy a projekt Magyarország érdekeivel összhangban van, nemzeti célt szolgál stb. Az elızı pontokkal együtt ez sem feltétlenül hat ıszinte érvként a lakosság irányába, különösen ha olyan szereplı pl. a projektben részt vevı vállalkozás hangoztatja, akinek egyértelmően saját motivációi vannak a projekt kapcsán. Az érdekeinket nem szabad szégyellni. 542

Az esettanulmányt még hosszan lehetne folytatni, ugyanis a két fenti esetet még számos helyi népszavazás követte, melyeken sorra elbukott az uniós finanszírozású projekt végrehajtása. A fentieken kívül még további kommunikációs hibákat is fel lehet sorolni: 7. HIBA: Nem eléggé konkrét pozitívumok A lakosság irányába azt kell világossá tenni, hogy mik a konkrét, egyértelmően realizálható elınyök a település számára. Minél inkább kézzelfoghatóak a pozitív hatások, és minél jobban meghatározható, hogy melyik érintett hogyan tud abból részesülni, annál nagyobb az esélye annak, hogy az aktív ellenzıkkel szemben aktív támogatói kört is sikerül kialakítani. 8. HIBA: A másik fél tiszteletben tartásának elmulasztása Nem szabad a másik fél véleményét lebecsülni, mert az megnehezíti a késıbbi kompromisszum elérését. Ügyelni kell arra, hogy a vitázó felek egyikének se kelljen vereségként értékelnie a megegyezést. 9. HIBA: Egyoldalú szakmai vélemény A szakértık bevonása sok esetben visszafele sül el, ha azt csak az egyik fél hívja. Az érintettek által egyöntetően elismert szaktekintély véleménye szükséges a konfliktus csökkentéséhez, a nyilvánosság meggyızéséhez. 10. HIBA: Vita helyett diktálás A vita tárgyát nem szabad eldöntött tényként kezelni, amihez mintha csak utólag kérné az önkormányzat a lakosság beleegyezését, mert az nem a valódi civil részvétel érzetét erısíti, hanem azt, hogy az önkormányzat valamit a lakosságra rá akar erıltetni. Milyen az Unió által is preferált elvei vannak a nyilvánossággal történı kommunikációnak, meggyızésnek? A nyilvánossággal való kommunikáció, mint a fenti példák is mutatják, nem feltétlenül megy könnyen, fel kell rá készülni. Az Európai Uniónak is gondot jelent az, hogy az európai 543

állampolgárok nem érzik a mindennapjaikban az EU jelenlétét ez gyengíti az Unió iránti érdeklıdést, az ehhez kapcsolatos témákba való beleszólás igényét, végsı soron tehát az uniós szervek közösségi kontrollját. Az uniós bürokrácia számára az Európai Parlament választásain tapasztalt alacsony részvételi arányok szolgáltatnak erre a tendenciára bizonyságot. Logikusan merült fel, hogy a strukturális alapok által finanszírozott projektek legyenek az Unió zászlóvivıi, melyek az EU mindennapokban való jelenlétét reprezentálják. Így jött létre a 2000-2006 közti pénzügyi periódusra vonatkozó 1159/2000 Rendelet. (Ismertetése késıbb.) A nyilvánossággal való kapcsolattartás az Unió és a tagállamok helyi szervei között is téma lett, belsı workshopokra került sor ebben a témában, ahol best practice -eket próbáltak kialakítani. 3 Végül egyes régiók kezdeményezésére a DG Regio 2002-ben felállított egy bizottságot (Structural Fund Information Team), mely kiadta a Gyakorlati tájékoztatási útmutató a 2000 és 2006 közötti strukturális alapokhoz címő kézikönyvét. Ebben öt általános elvet sorolnak fel az ideális kommunikációs stratégia kialakításához: 1. Helyezd magad a fogadó fél helyébe! Azokra a kérdésekre válaszolj, melyek bennük felmerülnek. 2. Maradj egyszerő és konkrét! 3. Az üzenetednek legyen célcsoportja! Mindig tartsd szem elıtt, hogy az aktuális üzenetet pontosan kihez is szeretnéd eljuttatni. 4. Használj egyszerre különbözı információs csatornákat! 5. Vidd házhoz az üzenetedet! A negatív példákat felsoroló esettanulmány után illendı egy pozitív esetet is bemutatni, mely a fenti elveket sikeresen ötvözte: 4 a hulladéklerakó kapcsán lefolytatott hetedik (!) helyi 3 Megtalálhatóak a következı címen: http://europa.eu.int/comm/regional_policy/country/commu/guide_en.htm 4 Közösségi részvétel a hulladékgazdálkodási döntéshozatalban. EMLA Környezeti Management és Jog Egyesület. Szerk. Kovács József és Sándor Csaba. Budapest, 2004. 544

népszavazás ugyanis sikerrel járt, Valkó község lakossága igent mondott az uniós projektre (mintegy 50%-os részvétel mellett, és 70% feletti támogatottsággal.) A beruházás Valkóra vonzása a képviselı testületben merült fel. A falu önkormányzata felemelkedést, de legalábbis jó üzletet remélt a beruházás befogadásától. A lakosság támogatásának megnyerésére aktív kampányt indítottak. Valkón az önkormányzat különszámot jelentetett meg a Valkó Hangja címő újságból, amelyben pontról pontra ismertették a lerakó megépítése mellett szóló érveket. Az érdeklıdıket pedig különbusszal szállították a két éve mőködı, Érdhez közeli pusztazámori lerakóhoz, hogy az emberek a népszavazás elıtt a saját szemükkel gyızıdjenek meg arról, mennyire veszélyes/veszélytelen a környezetére egy modern létesítmény. Ezen felül pedig 300 darabban sokszorosítottak egy tizenöt perces videofilmet a modern hulladéklerakók mőködésérıl, amit a képviselık személyesen vittek ki a családoknak. A beruházás elfogadására szintén indokot szolgál az a tény, hogy Valkón egy év múlva letelik a jelenlegi hulladéklerakó, amely korszerőtlen, súlyosan szennyezi a környezetet, ráadásul csupán néhány száz méterre van a község óvodájától. A kijelölt helyszín négy-öt kilométerre fekszik a falu szélétıl. Ez a 200 hektáros terület mezıgazdasági mővelésre alkalmatlan. Különbözı csatornák Maradj konkrét! Koncentrálj a célcsoportodra! Különbözı csatornák Vidd házhoz az üzeneted! 545

A fenti, szerkesztett esettanulmány remélhetıleg segít abban, hogy az elméleti hibalehetıségek mellett az Olvasó lássa, milyen konkrét, gyakorlati hibákat kell elkerülni és eszközöket kell alkalmazni a nyilvánossággal történı kapcsolattartás során. Amire, tegyük hozzá, a legkevésbé sem csak helyi népszavazási kezdeményezés esetén van szükség. Az önkormányzat számára alapvetı kulcskérdés, hogy a végrehajtott projekt az önkormányzatot választó lakosság körében pozitívumként jelenik-e meg. Milyen, a nyilvánossággal kapcsolatos követelmények vonatkoznak a Kedvezményezettre? Mint fentebb említésre került, az Európai Unió által is társfinanszírozott projektekre igen komoly nyilvánossági és tájékoztatási kötelezettségek vonatkoznak. Nyilván mindannyian találkoztunk már nagy infrastrukturális beruházások (pl. vasútfelújítás, útépítés) mellett nagy hirdetıtáblákkal, amelyek azt jelzik, hogy a projektet az Európai Unió is támogatta, de ugyanúgy szembesülhettünk már az uniós zászlóval különbözı kiadványok oldalain is. Meg kell értenünk, hogy az Unió szeretne minél közelebb kerülni a polgárokhoz, így számára kiemelten fontos, hogy az emberek megismerhessék és érezhessék, mindennapjaik során is találkozhatnak az EU-val. Nem szabad elfelejtenünk azonban egy másik nagyon fontos követelményt sem: a folyamatos tájékoztatás, a projekt végrehajtása során mindvégig jelenlévı nyilvánosság lehetıvé teszi a polgárok számára, hogy átláthatóvá váljék a közpénzek felhasználása. A programok és projektek végrehajtása során alkalmazandó tájékoztatási és nyilvánossági követelményeket a Bizottság, mint már említettük, az 1159/2000 EK rendeletében szabályozza. ( A tagállamok által végrehajtandó, az információra és nyilvánosságra vonatkozó intézkedések a strukturális alapokkal kapcsolatosan.) Ez a rendelet kiegészíti a strukturális alapokra vonatkozó általános rendelkezéseket tartalmazó 1260/1999 EK rendeletet. Mint a címébıl is látszik, elsısorban a tagállami intézményrendszere vonatkozik, azon belül is elsısorban az irányító hatóságokra. A tájékoztatási és nyilvánossági rendelet fıbb pontjai: Kommunikációs cselekvési terv készítése A finanszírozás bemutatása és átláthatóvá tétele Tájékoztatásért és nyilvánosságért felelıs személyek meghatározása 546