A BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA KÖZBESZERZÉSI ÉS BESZERZÉSI SZABÁLYZATA BUDAPEST 2012 Hatályos: 2015. június 27. napjától
A Közbeszerzési szabályzat mellékletei: 1. számú melléklet: Megbízólevél mintája 2. számú melléklet: Beszerzési igénybejelentő és forrásnyilatkozat 3. számú melléklet: A közbeszerzési eljárás kezdeményezésére vonatkozó formanyomtatvány 4. számú melléklet: Ajánlatkérés minta (saját hatáskörű beszerzések)
ELSŐ RÉSZ ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK I. Fejezet A Szabályzat célja és hatálya A Szabályzat célja 1. (1) A Budapesti Gazdasági Főiskola (továbbiakban: ajánlatkérő) Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat) szabályozza a Budapesti Gazdasági Főiskola beszerzéseivel és közbeszerzéseivel kapcsolatos feladatok rendjét. 1 (2) A Szabályzat célja, hogy a közpénzek ésszerű és hatékony felhasználása, átláthatóságának és nyilvános ellenőrizhetőségének megteremtése érdekében a közbeszerzésre és a közbeszerzési eljárásra vonatkozó hatályos jogszabályok különösen a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (továbbiakban: Kbt.) rendelkezéseinek figyelembevételével egységesen szabályozza az ajánlatkérő beszerzéseinek előkészítésének, lebonyolításának és belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a beszerzések során az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségét, valamint a beszerzési eljárások dokumentálási rendjét. (3) A Szabályzat célja, hogy a beszerzések során biztosított legyen a verseny tisztasága és nyilvánossága, a fenntartható fejlődés, az állam szociális célkitűzései és a jogszerű foglalkoztatás elősegítése. A Szabályzat hatálya 2. (1) A Szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni az ajánlatkérő által indított valamennyi beszerzési eljárásra, ideértve a Kbt. hatálya alá tartozó beszerzési eljárásokat, és a Szabályzatban meghatározott saját hatáskörű beszerzési eljárásokat is. (2) A Szabályzat rendelkezéseit valamennyi hatályba lépését követően megindított beszerzési eljárásra kell alkalmazni. 3. (1) E Szabályzat értelmében: II. Fejezet Értelmező rendelkezések a) ajánlatkérő: a Budapesti Gazdasági Főiskola, mely a közbeszerzési eljárásokban a törvény 6. (1) bekezdés b) pontja alapján minősül ajánlatkérőnek; b) beszerzési eljárás: a közbeszerzési eljárás és a saját hatáskörű beszerzési eljárás, melynek célja visszterhes szerződés megkötése; c) közbeszerzési eljárás: a Kbt. hatálya alá tartozó beszerzési eljárások; 1 A szabályzatot a Szenátus 2012. február 24-i ülésén a 2011/2012. tanévi (II. 24.) 46. számú határozatával jóváhagyta. A szabályzatot a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával átfogóan módosította, a szabályzat a módosításokat egységes szerkezetben tartalmazza. Hatályos: 2015. június 27. napjától. 3
d) saját hatáskörű beszerzési eljárás: a beszerző szervezet által a jelen szabályzatban foglaltak szerint kezdeményezett és lefolytatható, mindenkori közbeszerzési értékhatárt el nem érő értékű beszerzés, e) Lebonyolító Szervezet: a Szervezeti és Működési Rendben meghatározott Gazdasági Igazgatóság; 2 f) Lebonyolító Szervezet vezetője: a Szervezeti és Működési Rendben meghatározott Kancellár; g) 3 beszerző szervezet: a Szervezeti és Működési Rendben meghatározott bármely decentralizált gazdálkodási kerettel rendelkező szervezeti egység (Kar, Rektorátus), mely beszerzést vagy közbeszerzést kezdeményez. 4 III. Fejezet A beszerzések tervezése és előkészítése A beszerzési terv és a közbeszerzési terv 4. (1) A beszerző szervezetek a Lebonyolító Szervezet részére az EOS rendszeren keresztül minden költségvetési év február 28-ig kötelesek összeállítani értékhatártól függetlenül az adott költségvetési évben szükséges, már ismert beszerzési igényeiket (a továbbiakban: beszerzési táblázat). 5 (2) A beszerzési táblázatban fel kell tüntetni valamennyi beszerzési igényt, a központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó beszerzést, valamint a határozatlan vagy egy évnél hosszabb időre kötött hatályos szerződéseket is, függetlenül attól, hogy azok egy évre számított ellenszolgáltatásának összege eléri-e a közbeszerzési értékhatárt. (3) 6 A beszerzési táblázatban szereplő beszerzési igények összesítésével az adott költségvetési évre vonatkozó beszerzési tervet, valamint a közbeszerzési tervet a Lebonyolító Szervezet állítja össze. A beszerzési tervet és a közbeszerzési tervet a Lebonyolító Szervezet vezetője hagyja jóvá legkésőbb a költségvetési év március 31-ig. A jóváhagyás során tekintettel kell lenni a beszerzések várható értéke és a rendelkezésre álló anyagi fedezet összhangjára. 7 (4) A beszerzési tervben és a közbeszerzési tervben a feladatokat úgy kell meghatározni, hogy lehetőség legyen az abban foglaltak betartása mellett az előírt feladatok időben történő végrehajtására. (5) Amennyiben a beszerző szervezetnél a beszerzési terv, illetve a közbeszerzési terv jóváhagyását megelőzően olyan sürgős beszerzési igény merül fel, melynek azonnali lefolytatása a beszerző szervezet problémamentes működéséhez feltétlenül szükséges értékhatártól függően a 2. sz., illetőleg a 3. sz. melléklet szerinti adatlapot, valamint a sürgősség indoklását a Lebonyolító 2 A módosítást a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával fogadta 3 A módosítást a Szenátus 2013. október 25-i ülésén a 2013/2014. tanévi (X. 25.) 8. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. október 25. napjától. 4 A módosítást a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával fogadta el. Hatályos 2015. június 27. napjától. 5 A módosítást a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával fogadta el. Hatályos 2015. június 27. napjától. 6 A módosítást a Szenátus 2013. október 25-i ülésén a 2013/2014. tanévi (X. 25.) 9. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. október 25. napjától 7 A módosítást a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával fogadta 4
Szervezet részére kell megküldeni. A Lebonyolító Szervezet vezetője a beszerzési eljárás megindításáról és lefolytatásáról haladéktalanul dönt. (6) Amennyiben a beszerző szervezetnél a beszerzési terv, illetőleg a közbeszerzési terv jóváhagyását követően jelentkezik előre nem tervezett beszerzési igény, azt a 2. sz. vagy a 3. sz. melléklet, valamint indoklás megküldésével kell jelezni a Lebonyolító Szervezet felé történő megküldésével. Ez alapján a Lebonyolító Szervezet a beszerzési tervet aktualizálja és amennyiben szükséges a közbeszerzési terv módosítását is elkészíti. A közbeszerzési terv módosítását a Lebonyolító Szervezet vezetője hagyja jóvá. (7) A beszerzési tervben, illetve a közbeszerzési tervben nem szereplő, vagy abban nem saját hatáskörű beszerzésként engedélyezett beszerzési eljárás lefolytatása esetén a beszerző szervezet gazdasági vezetőjének ellenjegyzése esetén a gazdasági vezető, ellenjegyzés hiányában az eljárást lefolytató személy egy személyben felelős az esetleges jogkövetkezményekért, beleértve a közbeszerzési eljárás jogtalan mellőzése, illetőleg a nem megfelelő eljárási szabályok alkalmazása miatt a Közbeszerzési Döntőbizottság által esetlegesen kiszabott bírság megfizetéséért is. (8) A közbeszerzési tervet legalább 5 évig meg kell őrizni. A közbeszerzési terv nyilvános. A tervnek a honlapon a tárgyévet követő évre vonatkozó közbeszerzési terv honlapon történő közzétételig kell elérhetőnek lennie. A közbeszerzési terv megőrzéséről és nyilvánosságának biztosításáról a Lebonyolító Szervezet gondoskodik. (9) A közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban megadott közbeszerzésekre vonatkozó eljárások lefolytatásának kötelezettségét. A közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárás is lefolytatható, ha előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás merült fel. Ezekben az esetekben a közbeszerzési tervet módosítani kell az ilyen igény vagy egyéb változás felmerülésekor, megadva a módosítás indokát. (10) A közbeszerzési tervet, illetve annak módosítását (módosításait) a Lebonyolító Szervezet a jóváhagyását követően haladéktalanul közzéteszi a Közbeszerzési Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázisban, amennyiben az Adatbázisban való közzététel valamely okból nem lehetséges, az ajánlatkérő honlapján. A 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet 13. (1) bekezdése alapján a Lebonyolító Szervezet a közbeszerzési tervet a költségvetési év március 31-ig megküldi a közbeszerzésért felelős miniszternek és adott esetben az e-közigazgatásért felelős miniszternek, valamint a közbeszerzés közbeszerzési terv módosításáról, továbbá a módosítás indokairól az arról hozott döntést követően 3 munkanapon belül a közbeszerzésért felelős minisztert és az e-közigazgatásért felelős minisztert tájékoztatja. Az éves statisztikai összegzés 5. (1) A Lebonyolító Szervezet az éves közbeszerzésekről a közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények feladásának, ellenőrzésének és közzétételének szabályairól, a hirdetmények mintáiról és egyes tartalmi elemeiről, valamint az éves statisztikai összegzésről szóló 92/2011. (XII. 30.) NFM rendelet 36. -ában előírtak szerint éves összegzést köteles készíteni legkésőbb a tárgyévet követő május 31-ig. (2) Az éves összegezést a Lebonyolító Szervezet készíti el, amelyet a Lebonyolító Szervezet vezetője hagy jóvá. (3) 8 Az éves statisztikai összegezést a Lebonyolító Szervezet a jóváhagyását követően haladéktalanul megküldi a Közbeszerzési Hatóságnak, valamint közzéteszi a Közbeszerzési 8 A módosítást a Szenátus 2013. október 25-i ülésén a 2013/2014. tanévi (X. 25.) 8. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. október 25. napjától. 5
Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázisban, amennyiben az Adatbázisban való közzététel valamely okból nem lehetséges, az ajánlatkérő honlapján. 9 Az előzetes összesített tájékoztató 6. (1) A Kbt. 32. alapján az ajánlatkérő előzetes összesített tájékoztatókat készíthet az adott évre, illetőleg az elkövetkező legfeljebb tizenkét hónapra tervezett közbeszerzéseiről. (2) Az előzetes összesített tájékoztatók összeállítását és hirdetmény útján történő közzétételét a Lebonyolító Szervezet koordinálja, továbbá gondoskodik a honlapon történő közzétételéről. IV. Fejezet A beszerzések dokumentálása és ellenőrzése 7. (1) 10 A Kbt. 34. -ának megfelelően a közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes irat a közbeszerzési eljárás lezárulásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított öt évig megőrzésre kerül. Továbbá, ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak - bírósági felülvizsgálat esetén a felülvizsgálat jogerős befejezéséig, de legalább a közbeszerzési eljárás lezárulásától számítva öt évig kell megőrizni. (2) A közbeszerzési eljárás lezárását követően a Lebonyolító Szervezet gondoskodik a keletkezett iratok végleges irattárazásáról, az irattárazási szabályzat rendelkezései szerint. (3) 11 A közbeszerzési eljárás során beérkezett ajánlatok/részvételi jelentkezések eredeti papír alapú példányát, valamint ha előírásra került - a papír alapú példánnyal mindenben megegyező elektronikus másolati példányokat meg kell őrizni. (4) A közbeszerzési eljárások rendszeres ellenőrzése az Ellenőrzési Iroda hatáskörébe tartozik. Az ellenőrzés során különös gondot kell fordítani a szabályszerűségre, az elbírálás szempontjainak előkészítésére, és azok érvényesítésére az elbírálás során. 12 (5) 13 A közbeszerzési eljárásokat a külön jogszabályban meghatározott illetékes ellenőrző szervek a feladat- és hatáskörüknek megfelelően rendszeresen ellenőrzik. Az ellenőrzést végző szervezetek munkájának támogatását elsősorban az érintett beszerző szervezet és a Lebonyolító Szervezet végzi, illetőleg az ellenőrzés céljának megfelelően bevonásra kerülnek az illetékes egyéb szakmai területek is. MÁSODIK RÉSZ A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK LEFOLYTATÁSÁRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK 9 A módosítást a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával fogadta 10 A módosítást a Szenátus 2013. október 25-i ülésén a 2013/2014. tanévi (X. 25.) 8. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. október 25. napjától. 11 A módosítást a Szenátus 2013. október 25-i ülésén a 2013/2014. tanévi (X. 25.) 9. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. október 25. napjától. 12 A módosítást a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015. június 27. napjától. 13 A módosítást a Szenátus 2013. október 25-i ülésén a 2013/2014. tanévi (X. 25.) 9. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. október 25. napjától, számozását módosította a Szenátus 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. sz. határozata. Hatályos 2015. június 27. napjától. 6
V. Fejezet A közbeszerzési eljárásban részt vevő szervek és személyek A közbeszerzési eljárás lefolytatására jogosult szervezet 8. (1) Közbeszerzési eljárás lefolytatására a Lebonyolító Szervezet vezetője által jóváhagyott közbeszerzési terv alapján kizárólag a Lebonyolító Szervezet jogosult. A beszerző szervezet közbeszerzési eljárás lefolytatására nem jogosult. A saját hatáskörű eljárás lefolytatásának jogát a Lebonyolító Szervezet vezetője egy konkrét eljárás, vagy valamennyi eljárás vonatkozásában is magához vonhatja. (2) Ha a közbeszerzés tárgya, sajátossága, nagyságrendje, bonyolultsága különleges szakértelmet igényel, vagy fokozott felelősséggel jár, a Lebonyolító Szervezet vezetője a közbeszerzés lebonyolítására külső szervezetet kérhet fel, vagy ideiglenes szervezetet hozhat létre. 14 (3) 15 Az eljárási cselekmények jóváhagyása 9. (1) A Lebonyolító Szervezet által lefolytatott közbeszerzési eljárásban ha jelen Szabályzat másképp nem rendelkezik hagyja jóvá. 17 a) 16 az uniós értékhatárt elérő közbeszerzési eljárást megindításáról szóló döntést, továbbá az uniós értékhatárt elérő közbeszerzési eljárást lezáró, a közbeszerzési eljárás eredményéről vagy eredménytelenségéről szóló döntést a Közbeszerzési Bizottság, b) a közbeszerzési eljárás során bármely más eljárási cselekményt, valamint az uniós értékhatárt el nem érő közbeszerzési eljárás megindításáról szóló döntést, továbbá az uniós értékhatárt el nem érő közbeszerzési eljárást lezáró döntést a Lebonyolító Szervezet vezetője vagy a Szabályzat 9. (2) pontjában meghatározott személy (2) A Közbeszerzési Bizottság vagy a Lebonyolító Szervezet vezetője az eljárási cselekményekkel kapcsolatos jóváhagyási hatáskörét és az ehhez kapcsolódó felelősséget nettó 25 millió Ft értékhatárig a Gazdasági Igazgatóra kizárólag írásban átruházhatja. Kivételt képez ez alól az eljárás bármely szakaszát lezáró döntés meghozatala, mely döntési hatáskör át nem ruházható. 18 A Közbeszerzési Bizottság 10. (1) 19 A Lebonyolító Szervezet által lefolytatott, uniós értékhatárt meghaladó értékű közbeszerzési eljárásokban állandó összetételű Közbeszerzési Bizottságot kell felállítani, melynek tagjai a Kancellár, mint a Közbeszerzési Bizottság vezetője, a Gazdasági Igazgató, a Műszaki 14 A módosítást a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával fogadta 15 A Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával 2015. június 27. napjával hatályon kívül helyezte. 16 A módosítást a Szenátus 2013. október 25-i ülésén a 2013/2014. tanévi (X. 25.) 9. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. október 25. napjától. 17 A módosítást a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával fogadta 18 A módosítást a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával fogadta 19 A módosítást a Szenátus 2013. október 25-i ülésén a 2013/2014. tanévi (X. 25.) 9. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. október 25. napjától. 7
Főosztályvezető, a Jogi Igazgató, valamint a beszerző szervezetek gazdasági vezetői. A Közbeszerzési Bizottság tagjai név szerint szavaznak a döntéshozatal során. 20 (2) A Bizottság vezetőjének feladata a bizottság üléseinek megszervezése, a bizottsági ülések jegyzőkönyveinek elkészíttetése. 21 (3) A Közbeszerzés Bizottság működésének részletes szabályait ügyrendje határozza meg. A bíráló bizottság 11. (1) Valamennyi közbeszerzési eljárásban a Kbt. által meghatározott létszámú, legalább 3 tagú bíráló bizottságot kell felállítani. A bíráló bizottság elnökét és tagjait az adott eljárás vonatkozásában a Lebonyolító Szervezet vezetője jelöli ki (1. sz. melléklet). 22 (2) A bíráló bizottságot úgy kell összeállítani, hogy annak tagjai együttesen megfelelő közbeszerzési, jogi, a közbeszerzés tárgya szerinti és pénzügyi szakértelemmel rendelkezzenek. 23 (3) A bíráló bizottság feladata írásbeli szakvélemény és döntési javaslat készítése az adott közbeszerzési eljárásban a döntést meghozó személy részére. A bíráló bizottság felelős az ajánlatok/részvételi jelentkezések jogszabályoknak megfelelő, objektív, független és szakmailag megalapozott elbírálásáért. (4) A bíráló bizottság elnökének feladata a bizottság üléseinek megszervezése, vezetése, a bizottsági ülések jegyzőkönyveinek elkészíttetése. (5) A bíráló bizottság akkor határozatképes, ha ülésén valamennyi tagja jelen van. A bíráló bizottság határozatait szavazattöbbséggel hozza meg, szavazategyenlőség esetén az elnök szavazata dönt. A bíráló bizottság tagjai a közbeszerzési eljárás során tevékenységüket önállóan, a Közbeszerzési Bizottságtól függetlenül végzik, és ennek megfelelően viselik a meghozott döntési javaslataikért is a felelősséget. (6) Amennyiben az eljárást lezáró döntést a Közbeszerzési Bizottság hozza meg, a Közbeszerzési Bizottság kizárólag tanácskozási joggal rendelkező személyt delegálhat a bíráló bizottságba. Független szakértők 12. (1) A közbeszerzési eljárások során a bíráló bizottság mellé, annak munkája segítésére szakértő vagy szakértői bizottság vonható be, amennyiben a tanácsadó szervezettel kötendő szerződésben egyértelműen rögzítésre kerülnek a felelősség általános megosztásával kapcsolatos kérdések. A szakértő lehet az ajánlatkérőtől független, szerződött partner, de lehet az ajánlatkérővel munkaviszonyban álló személy is. (2) A szakértő/szakértői bizottság feladata és felelőssége: a) műszaki leírások elkészítése során előzetes felkérés szerint szakmai tanácsadás; 20 A módosítást a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával fogadta 21 A módosítást a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával fogadta 22 A módosítást a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával fogadta 23 A módosítást a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával fogadta 8
b) ajánlatok/részvételi jelentkezések szakmai tartalmának elbírálása az előzetesen meghatározott módszer szerint; c) ajánlatokról/részvételi jelentkezésekről megalapozott szakvélemény készítése; d) esetleges jogorvoslati eljárás esetén amennyiben annak tárgya a műszaki leírással, illetve ajánlatok/részvételi jelentkezések műszaki tartalmával kapcsolatos hatékony közreműködés. (3) 24 A közbeszerzés előkészítése és lefolytatása során a Lebonyolító Szervezet egyes feladatainak ellátásához hivatalos közbeszerzési tanácsadó vonható be. 25 VI. Fejezet A közbeszerzési eljárás előkészítése A közbeszerzés előkészítése 13. (1) A közbeszerzési eljárás előkészítése során gondoskodni kell az adott közbeszerzési eljárás megkezdéséhez szükséges cselekmények elvégzéséről, így különösen az adott közbeszerzéssel kapcsolatos a) szükségletek felmérésről, b) helyzet- és piacfelmérésről, c) a közbeszerzés becsült értékének felméréséről és a Kbt. 18. (1)-(5) bekezdésében meghatározott szabályok alkalmazásáról, 26 d) az eljárást megindító (meghirdető) hirdetmény, felhívás és a dokumentáció előkészítéséről, ennek keretében különösen a műszaki tartalom mennyiségi és minőségi meghatározásáról. (2) Az (1) bekezdésben meghatározott feladatok koordinálása a Lebonyolító Szervezet feladata. A közbeszerzés kezdeményezése és megindítása, az eljárást megindító hirdetmény és a dokumentáció elkészítése 14. (1) Közbeszerzési eljárás megindítását a beszerző szervezet kezdeményezi a Lebonyolító Szervezetnél. (2) A beszerző szervezet a közbeszerzési eljárást a 3. sz. melléklet szerinti formanyomtatvány a Lebonyolító Szervezet részére történő megküldésével kezdeményezi. (3) A közbeszerzési eljárást megindító hirdetményt, illetőleg az ahhoz tartozó dokumentációt a Lebonyolító Szervezet állítja össze. 24 A módosítást a Szenátus 2013. október 25-i ülésén a 2013/2014. tanévi (X. 25.) 9. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. október 25. napjától. 25 A módosítást a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával fogadta 26 A módosítást a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával fogadta 9
(4) A beszerző szervezet által kezdeményezett közbeszerzési eljárás esetén a közbeszerzés megfelelő színvonalon történő lebonyolításához szükséges műszaki és egyéb javaslatokat tartalmazó dokumentumokat a beszerző szervezet bocsátja a Lebonyolító Szervezet rendelkezésére. A beszerző szervezet által a közbeszerzés megindításához a Lebonyolító Szervezet rendelkezésére bocsátott dokumentumok műszaki, szakmai megalapozottságáért a beszerző szervezet a felelős. (5) A Lebonyolító Szervezet által kezdeményezett közbeszerzési eljárás esetén a közbeszerzés megfelelő színvonalon történő lebonyolításához szükséges műszaki dokumentumokat a Lebonyolító Szervezet készíti el. A Lebonyolító Szervezet által kezdeményezett közbeszerzési eljárás dokumentumok műszaki, szakmai megalapozottságáért a Lebonyolító Szervezet a felelős. (6) A közbeszerzési eljárás során a Kbt.-ben meghatározott eljárási fajták alkalmazhatók, a Kbt.- ben meghatározott szabályoknak megfelelően. Az eljárásfajta kiválasztásáért a Lebonyolító Szervezet a felelős. (7) Az eljárás megindítása előtt a beszerző szervezet gazdasági vezetője köteles az anyagi fedezet rendelkezésre állásáról nyilatkozni (3. sz. melléklet), a Lebonyolító Szervezet pedig köteles ellenőrizni a beszerzések fedezetének, illetőleg a szükséges engedélyek, és esetleges egyéb feltételek rendelkezésre állását. A 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó közbeszerzés esetén a közbeszerzésekért felelős miniszter hozzájárulásának kérése a Korm. rendelet 4. -ában meghatározott dokumentumok benyújtásával, illetve egyéb intézkedések megtételével a Lebonyolító Szervezet feladata. A 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó közbeszerzés esetén a Korm. rendelet 38. (1)-(3) bekezdésében meghatározott esetekben a közreműködő szervezet támogathatósági, elszámolhatósági, valamint műszaki szempontú ellenőrzésről szóló nyilatkozatának és a központi koordinációs szervezet minőségellenőrzési tanúsítványának megszerzése a Korm. rendelet 39/B-40/A. -ában meghatározott dokumentumok benyújtásával, illetve egyéb intézkedések megtételével a Lebonyolító Szervezet feladata. A 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó közbeszerzés esetén a Korm. rendelet 97. (1)-(4) bekezdésében meghatározott esetekben az irányító hatóság támogathatósági, elszámolhatósági, valamint műszaki szempontú ellenőrzésről szóló nyilatkozatának és az európai uniós források felhasználásáért felelős miniszter minőségellenőrzési tanúsítványának megszerzése a Korm. rendelet 39/B-40/A. -ában meghatározott dokumentumok benyújtásával, illetve egyéb intézkedések megtételével a Lebonyolító Szervezet feladata. (7a) Az eljárás megindításáról, az ajánlati/ajánlattételi/részvételi felhívás és dokumentáció jóváhagyásáról, továbbá nem hirdetménnyel induló eljárás esetén az ajánlattételre felhívni kívánt gazdasági szereplőkről a Lebonyolító Szervezet vezetője dönt. (8) Az eljárást megindító hirdetmény feladásáról, illetve a feladott hirdetmény hiánypótlásáról, valamint az Európai Unió Hivatalos Lapjában (TED) és/vagy a Közbeszerzési Értesítőben történő közzététel díjának átutalásáról a Lebonyolító Szervezet intézkedik. A nem hirdetménnyel induló eljárások az ajánlattételi felhívás (tárgyalási meghívó) és dokumentáció megküldéséről a Lebonyolító Szervezet gondoskodik. VII. Fejezet A közbeszerzési eljárások lefolytatása Az ajánlattételi/részvételi jelentkezési szakasz 10
15. (1) 27 Amennyiben az eljárásban dokumentáció készül, a Lebonyolító Szervezet ennek átvételéről pontos nyilvántartást vezet az ajánlattevők/részvételre jelentkezők nevének, levelezési címének, kapcsolattartó személyének, telefon és telefax számának, e-mail címének, valamint adószámának feltüntetésével. Amennyiben a dokumentációért fizetni kell, az eljárás nyertese részére a számla kibocsátásáról a Lebonyolító Szervezet gondoskodik. 28 (2) 29 Az ajánlattevők/részvételre jelentkezők kiegészítő (értelmező) tájékoztatás iránti kérelmét a Lebonyolító Szervezet gyűjti és rendszerezi, illetve gondoskodik a válaszok Kbt.-ben előírt határidőn belüli rendelkezésre bocsátásáról és azok megküldéséről valamennyi ajánlattevő/részvételre jelentkező részére. (3) A kérdések megválaszolására az alábbiak szerint kerül sor: a) a Kbt.-t, valamint az azzal összefüggő jogszabályokat érintő kérdések megválaszolása a Lebonyolító Szervezet feladata, b) az ágazati, szakmai kérdések megválaszolása a beszerző szervezet(ek) feladata. (4) A megadott információ miatti esetleges jogkövetkezményekért az információt adó szervezet tartozik felelősséggel. (5) 30 Az ajánlattevők részére helyszíni bejárást, illetve konzultációt kell biztosítani, ha az ajánlat elkészítéséhez indokolt és szükséges. A helyszíni bejárás, illetve konzultáció előkészítése, lefolytatása, levezetése és a jegyzőkönyv elkészítése a Lebonyolító Szervezet feladata. (6) A 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó közbeszerzés esetén az eljárás során a Lebonyolító Szervezet gondoskodik az eljárás során keletkezett iratok folyamatos megküldéséről és tájékoztatások megadásáról a Korm. rendelet 5. (3) bekezdésében meghatározott megfigyelő részére. A 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó közbeszerzés esetén a Lebonyolító Szervezet a Korm. rendelet 41. (1) bekezdésének megfelelően tájékoztatja a központi koordinációs szervet a bontási eljárás időpontjáról, valamint a Korm. rendelet 41. (3) bekezdésében meghatározott módon gondoskodik az eljárás során keletkezett iratok folyamatos megküldéséről és tájékoztatások megadásáról a Korm. rendelet 41. (2) bekezdésében meghatározott megfigyelőre részére. A 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó közbeszerzés esetén a Lebonyolító Szervezet a Korm. rendelet 105. (1) bekezdésének megfelelően tájékoztatja az európai uniós források felhasználásáért felelős minisztert a bontási eljárás időpontjáról, valamint a Korm. rendelet 104. (1)-(2) bekezdésében és 105. (3) bekezdésében meghatározott módon gondoskodik az eljárás során keletkezett iratok folyamatos megküldéséről és tájékoztatások megadásáról a Korm. rendelet 105. (1)-(2) bekezdésében meghatározott megfigyelőre részére. Az ajánlatok/részvételi jelentkezések bontása 16. (1) 31 Az ajánlattételi/jelentkezési határidő lejárta előtt a Lebonyolító Szervezet gondoskodik a beérkező ajánlatok/részvételi jelentkezések átvételéről, melyhez előzetesen formanyomtatványt 27 A módosítást a Szenátus 2013. október 25-i ülésén a 2013/2014. tanévi (X. 25.) 9. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. október 25. napjától. 28 A módosítást a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával fogadta 29 A módosítást a Szenátus 2013. október 25-i ülésén a 2013/2014. tanévi (X. 25.) 9. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. október 25. napjától. 30 A módosítást a Szenátus 2013. október 25-i ülésén a 2013/2014. tanévi (X. 25.) 9. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. október 25. napjától. 31 A módosítást a Szenátus 2013. október 25-i ülésén a 2013/2014. tanévi (X. 25.) 9. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. október 25. napjától. 11
készít. Az átvételkor rögzíteni kell az ajánlattevő/részvételre jelentkező nevét, székhelyét (lakcímét), és az átvétel pontos időpontját. A határidő után beérkezett ajánlatot vagy részvételi jelentkezést át kell venni, annak csomagolása az ajánlattevő, illetve részvételre jelentkező személyének megállapítása céljából bontható fel, amelyről a Lebonyolító Szervezet külön jegyzőkönyvet vesz fel. (2) Az ajánlatok/részvételi jelentkezések bontási eseményének megszervezése és levezetése, valamint a bontás ismertetéséről szóló jegyzőkönyv elkészítése és megküldése a Lebonyolító Szervezet feladata. (3) 32 Az ajánlatok/részvételi jelentkezések elbírálása 17. (1) Az ajánlatok/részvételi jelentkezések, értékelését a Lebonyolító Szervezet végzi el az érintett beszerző szervezet bevonásával, a Kbt. 63-73. -aiban foglaltak alkalmazásával. A Lebonyolító Szervezet az értékelést a lehető legrövidebb idő alatt köteles elvégezni, figyelemmel arra, hogy a további eljárási cselekményeket a Kbt.-ben meghatározott határidők betartásával lehessen elvégezni. (2) Az (1) bekezdésben meghatározott értékelés befejezését követően a Lebonyolító Szervezet az ajánlatokat/részvételi jelentkezéseket, valamint a közbeszerzési eljárás során keletkezett egyéb iratokat átadja a bíráló bizottság vezetőjének. Ezt követően a bírálati munka megszervezése és határidőre történő befejezése a bíráló bizottság elnökének a feladata és felelőssége, melyben kérésére a Lebonyolító Szervezet, illetve annak vezetője segítséget nyújt. (3) A bíráló bizottság elvégzi az ajánlatok/részvételi jelentkezések Kbt. 63. (3)-(4) bekezdés szerinti elbírálását, melynek eredményeképpen írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít a döntéshozó részére. A bíráló bizottság valamennyi üléséről, az ott elhangzottakról, így különösen a szakvélemény kialakítása szempontjából lényeges körülményekről, adatokról, információkról jegyzőkönyvet kell készíteni. Nem egyhangú döntés esetén fel kell tüntetni a különvéleményt alkotó tag nevét és véleményét is. (4) A bíráló bizottság állítja össze a közbeszerzési eljárást lezáró dokumentációt (bíráló bizottsági jelentés), amelynek tartalmaznia kell a bíráló bizottság írásbeli szakvéleményét, döntési javaslatát, a bíráló bizottság üléseiről készült jegyzőkönyve(ke)t, az annak mellékletét képező a bíráló bizottsági tagok indokolással ellátott bírálati lapjait, továbbá a döntés meghozatalához szükséges valamennyi egyéb iratot, szakvéleményt és a beadott ajánlatok/részvételi jelentkezések egy másolati példányát is. (4a) A 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó közbeszerzés esetén a közbeszerzésekért felelős miniszterrel történő egyeztetés kezdeményezése és a miniszter állásfoglalásának megszerzése a Korm. rendelet 7. -ában meghatározott dokumentumok megküldésével, illetve egyéb intézkedések megtételével a Lebonyolító Szervezet feladata. A 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó közbeszerzés esetén a Korm. rendelet 38. (1)-(3) bekezdésében meghatározott esetekben a központi koordinációs szervezet közbeszerzési szabályossági tanúsítványának megszerzése a Korm. rendelet 42. (1) bekezdésében meghatározott dokumentumok benyújtásával, illetve egyéb intézkedések megtételével a Lebonyolító Szervezet feladata. A 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó közbeszerzés esetén a Korm. rendelet 97. (1)-(4) bekezdésében meghatározott esetekben az európai uniós források felhasználásáért felelős miniszter közbeszerzési szabályossági tanúsítványának megszerzése a Korm. rendelet 105. (3) bekezdésében meghatározott dokumentumok benyújtásával, illetve egyéb intézkedések megtételével a Lebonyolító Szervezet feladata. 32 A Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával 2015. június 27. napjától hatályon kívül helyezte. 12
(5) A bíráló bizottság jelentését a Lebonyolító Szervezet terjeszti fel jóváhagyásra a döntéshozó részére. Amennyiben a döntéshozó a szakvélemények alapján készített döntési javaslattól eltérő döntést hoz, a döntéshozó köteles azt írásban indokolni, és viselni ezzel összefüggésben a felelősséget. (6) A Lebonyolító Szervezet a bíráló bizottság jelentése és a döntéshozó által hozott döntés alapján az ajánlatok és a részvételi jelentkezések elbírálásának befejezésekor külön jogszabályban meghatározott minták szerint írásbeli összegezést készít az ajánlatokról, illetve a részvételi jelentkezésekről. 33 (7) Az ajánlatok/részvételi jelentkezések érvényességére, illetve az ajánlattevők/részvételre jelentkezők kizárására vonatkozó döntés meghozatala időpontjának azt az időpontot kell tekinteni, amikor a döntéshozó a javaslat alapján meghozta döntését. 34 (8) A 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó közbeszerzés esetén a Korm. rendelet 38. (1)-(3) bekezdésében meghatározott esetekben a közreműködő szervezet részére a Korm. rendelet 39. (1)-(2) bekezdésében meghatározott dokumentumok megküldése, illetve egyéb intézkedések megtétele Lebonyolító Szervezet feladata. A 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó közbeszerzés esetén a Korm. rendelet 97. (1)-(4) bekezdésében meghatározott esetekben a közreműködő szervezet részére a Korm. rendelet 98. (1)-(2) bekezdésében meghatározott dokumentumok megküldése, illetve egyéb intézkedések megtétele Lebonyolító Szervezet feladata. 35 A tárgyalásos eljárásra vonatkozó külön szabályok 18. (1) Tárgyalásos eljárás alkalmazása esetén az eljárás eseti rendjét az eljárást megindító hirdetményben kell meghatározni. (2) A tárgyalás megszervezése, levezetése, feltételeinek biztosítása és a jegyzőkönyvek elkészítése a Lebonyolító Szervezet feladata. Amennyiben a közbeszerzést a beszerző szervezet kezdeményezte, a beszerző szervezet köteles gondoskodni megfelelő szakértelemmel rendelkező személy jelenlétéről a tárgyalások során. Az összegezés ajánlattevőknek történő megküldése és a szerződés megkötése 19. (1) Az eljárás eredményéről szóló döntés meghozatalát követően a Lebonyolító Szervezet gondoskodik az eljárás eredményéről készített írásbeli összegezés ajánlattevőknek/részvételre jelentkezőknek történő megküldéséről. (2) Az írásbeli összegezés megküldését követően a Lebonyolító Szervezet ajánlati biztosíték nyújtása esetén intézkedik a nyertes, illetve következő legkedvezőbbként megnevezett ajánlattevők ajánlati biztosítékának kivételével az ajánlati biztosítékok felszabadítására, illetve eredménytelen eljárás esetén a hatályos közbeszerzési törvényben meghatározott esetekben az ajánlati biztosíték kétszeresének megfizetésére. 33 A módosítást a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával fogadta 34 A módosítást a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával fogadta 35 A módosítást a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával fogadta 13
(3) Ajánlati biztosíték nyújtása esetén a szerződés megkötését követően a Lebonyolító Szervezet vezetője intézkedik a nyertes, illetve következő legkedvezőbbként megnevezett ajánlattevők ajánlati biztosítékának felszabadítására. (4) A szerződést a nyertes ajánlattevővel, vagy a nyertes visszalépése esetén az ajánlatok értékelése során a következő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek minősített szervezettel (személlyel), ha őt az ajánlatok elbírálásáról szóló írásbeli összegezésben megjelölte. (5) A szerződés megkötése során az ajánlatkérő Szerződéskötési rendjéről szóló szabályzatának megfelelően kell eljárni. (6) A jogorvoslati határidő lejártát követően, vagy jogorvoslat esetén a jogorvoslati eljárás lezárását és az ehhez kapcsolódó esetleges jogkövetkezmények végrehajtását követően a Lebonyolító Szervezet intézkedik a közbeszerzési eljárás során keletkezett dokumentumok irattárazásáról és a dokumentumok Kbt.-ben előírt határidőig történő megőrzéséről. Jogorvoslati eljárás 20. (1) A jogorvoslati eljárással kapcsolatban a Közbeszerzési Hatóság Közbeszerzési Döntőbizottsága által indított jogorvoslati eljárásban az ajánlatkérő képviseletét külső megbízott látja el. (2) Amennyiben a közbeszerzési eljárással kapcsolatban jogorvoslati eljárás indul, arról a Lebonyolító Szervezet köteles az Emberi Erőforrások Minisztériumát haladéktalanul tájékoztatni. (3) A jogorvoslati eljárás során a bíráló bizottság, a Közbeszerzési Bizottság, valamint a Lebonyolító Szervezet és a beszerző szervezet(ek) kötelesek a jogi képviselet számára a legjobb tudásuk szerint valamennyi információt és segítséget megadni. (4) A tárgyalás tartásának kérése, illetve a tárgyaláson való részvétel szükségességének megítélése a jogi képviselő hatásköre és felelőssége. A tárgyaláson a jogi képviselő mellett az általa kijelölt személy is köteles részt venni, és észrevételeivel támogatni a jogi képviselő tevékenységét. (5) Közbeszerzési eljárás jogtalan mellőzése, illetve a nyílt eljárási fajtától eltérő eljárási fajta választásának megalapozatlansága miatt indított jogorvoslati eljárásban a jogorvoslattal érintett beszerző szervezet gazdasági vezetője is köteles a tárgyaláson megjelenni, és álláspontját a Döntőbizottsággal megismertetni. (6) Elmarasztaló döntőbizottsági határozat esetén a határozat bíróság előtt történő megtámadásáról a jogi képviselő javaslata alapján Lebonyolító Szervezet vezetője dönt. (7) Elmarasztaló határozattal vagy bírósági ítélettel kapcsolatos anyagi következmény tekintetében a Munka Törvénykönyve és a Közalkalmazottak jogállásáról szóló törvény rendelkezéseit kell alkalmazni. A megkötött szerződés módosítása és teljesítése 21. (1) A közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződés módosítása a Kbt. 132. -ában meghatározott esetekben lehetséges. (2) A szerződés módosítása során figyelemmel kell lenni az ajánlatkérő Szerződéskötési rendjéről szóló szabályzatának rendelkezéseire. (2a) A 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó szerződés esetén a közbeszerzésekért felelős miniszter jóváhagyásának kérése a Korm. rendelet 9. -ában meghatározott 14
dokumentumok megküldésével, illetve egyéb intézkedések megtételével a Lebonyolító Szervezet feladata. A 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó közbeszerzés esetén a Korm. rendelet 39. (1) bekezdésében, illetve 44. -ában meghatározott dokumentumok benyújtása, illetve egyéb intézkedések megtétele a közreműködő szervezet, illetve a központi koordinációs szervezet felé a Lebonyolító Szervezet feladata. A 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó közbeszerzés esetén a Korm. rendelet 100. (1) bekezdésében, illetve 108. -ában meghatározott dokumentumok benyújtása, illetve egyéb intézkedések megtétele a közreműködő szervezet, illetve a központi koordinációs szervezet felé a Lebonyolító Szervezet feladata. (3) A Lebonyolító Szervezet a Kbt. 30. -ának megfelelően külön jogszabályban meghatározott minta alapján elkészíti és a Közbeszerzési Értesítőben történő közzétételre feladja a szerződések módosításáról szóló tájékoztató hirdetményt. (4) A közbeszerzési szerződést a közbeszerzési eljárás alapján nyertes ajánlattevőként szerződő félnek kell teljesítenie a Kbt. 128-131. -ában megfogalmazottak szerint. A központosított közbeszerzéssel kapcsolatos külön szabályok 22. (1) A 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet és a 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet alapján az ajánlatkérőre vonatkozó külön szabályok betartása, eljárási cselekmények, illetve egyéb intézkedések megtétele hacsak a Szabályzat másként nem rendelkezik a Lebonyolító Szervezet feladata. 36 VIII. Fejezet Egyéb rendelkezések 23. 37 (1) Az adott eljárásban közreműködő minden személy köteles összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot aláírni. A nyilatkozat tartalmazza a nyilatkozó: a) nevét, b) arra vonatkozó nyilatkozatát, hogy vele szemben a Kbt. 24. -ában foglalt kizáró körülmények, összeférhetetlenségi okok nem állnak fenn, valamint c) közbeszerzési eljárás során tudomására jutott, a Polgári Törvénykönyv 2:47. (1) bekezdése szerinti üzleti titkok megőrzésére vonatkozó nyilatkozatát. 38 (2) Amennyiben összeférhetetlenség áll fenn, az adott személy nem vehet részt az eljárás további szakaszában, helyette új személy kerül bevonásra. (3) A Lebonyolító Szervezet gondoskodik a Közbeszerzési Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázisban a Kbt. 31. -ában meghatározott dokumentumok az abban meghatározott módon történő közzétételéről. (4) A közbeszerzések megvalósítása során törekedni kell a környezetvédelmi szempontok érvényesítésére. 36 A módosítást a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával fogadta 37 A módosítást a Szenátus 2013. október 25-i ülésén a 2013/2014. tanévi (X. 25.) 9. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. október 25. napjától. 38 A módosítást a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával fogadta 15
HARMADIK RÉSZ IX. fejezet A saját hatáskörű beszerzési eljárások szabályai 24. (1) A beszerző szervezet a jóváhagyott beszerzési tervben a közbeszerzési értékhatárt el nem érő, saját hatáskörű beszerzési eljárásként jóváhagyott beszerzéseket jogosult saját hatáskörben lefolytatni. 39 (2) A saját hatáskörű eljárásokban figyelembe véve az ajánlatkérő gazdasági és szakmai érdekeit, valamint a verseny tisztaságát a legkedvezőbb ajánlatot tevővel kell a szerződést megkötni. 100.000,- Ft becsült érték felett a termék/szolgáltatás/építési beruházás beszerezése előtt az ajánlatkérési dokumentumok megküldésével (4. sz. melléklet) legalább három írásbeli ajánlatot is be kell kérni. Ez alól kivételt jelent a közösségi közlekedés igénybevételére jogosító jegy vagy bérlet, a múzeumi belépő, továbbá a Lebonyolító Szervezet vezetőjének egyedi döntése alapján mentesített beszerzés, melyek esetében 100.000,- Ft becsült érték felett sem szükséges három írásbeli ajánlat bekérése. (3) A saját hatáskörű eljárás megindítására vonatkozó kérelmet (2. sz. melléklet) fedezetigazolást követően kell megküldeni a Lebonyolító Szervezet részére. A Lebonyolító Szervezet a beszerzési igényt egybeszámítási szempontból is megvizsgálva három munkanapon belül hagyja jóvá. A jóváhagyás után a beszerző szervezet önállóan folytatja le a beszerzési eljárást. 100.000,- Ft becsült értéket meghaladó beszerzés esetén az eljárás során készült dokumentumokat (ajánlatkérés, beérkezett ajánlatok, értékelőlap) a beszerző szervezet a Lebonyolító Szervezet részére elektronikus formában ellenőrzése és szerződéskötés céljából megküldi. 40 (4) A szerződés megkötése során az ajánlatkérő a Szerződéskötési rendjéről szóló szabályzatának megfelelően kell eljárni. 41 (5) Amennyiben a beszerzési terv jóváhagyását követően felmerülő beszerzési igények miatt a beszerzés értéke módosul, és ennek következtében a beszerzés nem minősül saját hatáskörű beszerzésnek, erről a Lebonyolító Szervezet vezetője haladéktalanul köteles írásban értesíteni az érintett beszerző szervezet(ek) gazdasági vezetőjét. Amennyiben a jóváhagyott beszerzési terv szerint valamely saját hatáskörűként jelölt beszerzési eljárás az újabb igények alapján közbeszerzési eljárásnak minősül, vagy a beszerző szervezet egyéb okból nem jogosult az eljárás lefolytatására, a beszerző szervezet nem indíthatja meg a beszerzési eljárást. (6) A beszerző szervezet gazdasági vezetője felelős valamennyi olyan saját hatáskörű beszerzés lefolytatásáért, melyről dokumentálható módon rendelkezett információval. A gazdasági vezető jóváhagyása nélkül indított saját hatáskörű beszerzési eljárás lefolytatásának következményeiért az eljárást lefolytató személy teljes fegyelmi és anyagi felelősséggel tartozik. (7) 42 A saját hatáskörű beszerzések lefolytatásának jogszerűségét, és a jelen szabályzatban foglaltak maradéktalan betartását a beszerző szervezet gazdasági vezetője rendszeresen köteles 39 A módosítást a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával fogadta 40 A módosítást a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával fogadta 41 A módosítást a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával fogadta 42 A módosítást a Szenátus 2013. október 25-i ülésén a 2013/2014. tanévi (X. 25.) 8. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. október 25. napjától. A számozást módosította a Szenátus 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozata. Hatályos 2015. június 27. napjától. 16
ellenőrizni, és szabálytalanság esetén a szükséges intézkedést megtenni. A saját hatáskörű beszerzések eredeti dokumentumainak megőrzéséről a beszerző szervezet gazdasági vezetője gondoskodik (eredeti papíralapú példányok). X. fejezet Reprezentációs és gépkocsi karbantartási keret Reprezentációs keret 25. (1) Az ajánlatkérő szervezeti egységeinek vezetői (a Rektor, a Kancellár, valamint a karok dékánjai) az általuk vezetett szervezeti egységek által szervezett szakmai megbeszéléseken, értekezleteken, egyeztetéseken, bizottsági/vizsgabizottsági üléseken, továbbá vezető beosztással kapcsolatos vendéglátással összefüggésben a fogyasztók részére térítésmentesen biztosított ételés ital biztosítására reprezentációs keretre jogosultak. (2) A reprezentáció keret mértéke valamennyi szervezeti egység vezetője tekintetében külön-külön esetenként maximum bruttó 100.000,- Ft, mely évente nem haladhatja meg az 1.000.000 Ft-ot. A keret indokolt esetben legfeljebb 20 %-kal növelhető. (3) A reprezentációs keret terhére a következő áruk és szolgáltatások számolhatók el: üdítőital; kávé, valamint ízesítői; tea, valamint ízesítői; cukrászáru (édes és sós sütemény), szendvics, virág, éttermi vendéglátás, indokolt esetben alkohol. (4) A reprezentációs keret felhasználásáról az adott szervezeti egység vezetője saját hatáskörben jogosult dönteni. Gépkocsi karbantartási keret 25/A. (1) Az ajánlatkérő szervezeti egységeinek vezetői (a Rektor, a Kancellár, valamint a karok dékánjai) az ajánlatkérő tulajdonában álló gépkocsik karbantartására gépkocsi karbantartási keretre jogosultak. (2) A gépkocsi karbantartási keret mértéke valamennyi szervezeti egység vezetője tekintetében külön-külön esetenként bruttó 100.000,- Ft, mely évente nem haladhatja meg az 500.000 Ft-ot. A keret indokolt esetben legfeljebb 20 %-kal növelhető. (3) A gépkocsi karbantartási keret terhére a következő áruk és szolgáltatások számolhatók el: ablakmosó folyadék, motorolaj, mosatás, különböző külső/belső tisztítószerek, ablaktörlő lapát, parkolás, autópálya matrica. (4) A gépkocsi karbantartási keret felhasználásáról az adott szervezeti egység vezetője saját hatáskörben jogosult dönteni. NEGYEDIK RÉSZ ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 26. (1) Az ajánlatkérő beszerzési eljárásaiban érintett személyek és szervezetek kötelesek a vonatkozó jogszabályok és a jelen szabályzat előírásait áttanulmányozni, értelmezni és az azokban foglaltak szerint a tőlük elvárható gondossággal eljárni. (2) A beszerző szervezetek a jelen szabályzat jóváhagyását követő 15 napon belül kötelesek elkészíteni a saját hatáskörű beszerzési eljárásaik általános felelősségi és dokumentálási rendjét, melynek összhangban kell lennie jelen szabályzat és a Törvény rendelkezéseivel. A beszerző 17
szervezetek a saját hatáskörű beszerzési eljárásaik általános felelősségi és dokumentálási rendjét a Lebonyolító Szervezet vezetője hagyja jóvá. (3) Jelen szabályzat hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a 2009. december 4-től hatályos Közbeszerzési szabályzat. Budapest, 2012. február 24. Sándorné dr. Kriszt Éva s.k. rektor Záradék: A szabályzatot a Szenátus 2012. február 24-i ülésén a 2011/2012. tanévi (II. 24.) 46. számú határozatával jóváhagyta. Hatályos: 2012. január 1. napjától, rendelkezéseit a szabályzat hatályba lépést követően indított közbeszerzési eljárásokban kell alkalmazni. A szabályzatot a Szenátus 2012. december 17.-i ülésén a 2012/2013. tanévi (II.24.) 45. számú határozatával jóváhagyta. Hatályos: 2012. december 17. napjától A szabályzat módosításait a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával elfogadta. Hatályos 2015. június 27. napjától. Budapest, 2015. június 26. Sándorné dr. Kriszt Éva s.k. rektor Dr. Dietz Ferenc sk. kancellár 18
1. számú melléklet: Megbízás 43. részére a Bíráló Bizottság elnökeként való közreműködésre/ Bíráló Bizottsági tagként való közreműködésre Alulírott.. a BGF kancellárja, ezúton felkérem Önt a tárgyú közbeszerzési eljárásban, a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel is rendelkező Bíráló Bizottság elnökeként való közreműködésre. A közreműködés kiterjed: - az ajánlatok/részvételi jelentkezésekről megalapozott szakvélemény és döntési javaslat készítésére, valamint annak előterjesztésére - az esetleges jogorvoslati eljárás esetén az abban való közreműködésre A BB elnökének feladata: - a bizottság üléseinek megszervezése, vezetése - az ülések jegyzőkönyveinek elkészíttetése - a döntési javaslat és írásbeli szakvélemény előterjesztése döntéshozó felé/ Alulírott. a BGF kancellárja, ezúton felkérem Önt tárgyú közbeszerzési eljárásban, Bíráló Bizottsági közbeszerzési/jogi/pénzügyi/közbeszerzés tárgya szerinti* szakértelemmel rendelkező tagként való közreműködésre. A közreműködés kiterjed: - az ajánlatok/részvételi jelentkezésekről megalapozott jogszabályilag megfelelő, objektív, független és szakmailag megalapozott szakvélemény és döntési javaslat készítésére - az esetleges jogorvoslati eljárás esetén hatékony közreműködésre Budapest, 20...... kancellár A megbízást elfogadom.. Bíráló Bizottság Elnöke/Bizottsági Tag Budapest, 201. * a megfelelő rész aláhúzandó 43 A módosítást a Szenátus 2015. június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 171. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015. június 27. napjától. 19
Kötváll száma: 2. számú melléklet: Beszerzési igénybejelentő és forrásnyilatkozat 44 Beszerzési igény bejelentő és forrásnyilatkozat Bejelentő sorszáma: Beszerzést kezdeményező szervezet: CPV-KÓD megadása: Beszerzendő termék megnevezése: Beszerzésre kerülő mennyiség: A beszerzés becsült nettó értéke: A rendelkezésre álló fedezet bruttó összege: Beszerzésért felelős személy neve: Megrendelés tervezett indítása (az igény bejelentő elbírálását követően): Központosított közbeszerzés (igen/nem): Keretmegállapodás, keretszerződés száma (KM, KSZ) BGF szerződés szám, azonosító (amennyiben van): Pályázati azonosító (amennyiben kapcsolódik pályázathoz): Beszerzendő termék pontos és részletes leírása (kiváltható ajánlattal) KKK / KVIK / PSZK / GKZ/ Rektorátus közötti megosztás (amennyiben releváns): Témaszám: Kancellár A beszerzést engedélyezők aláírása: A beszerzés forrása rendelkezésre áll: Gazdasági Igazgató Beszerzési igény bejelentés dátuma: A beszerzés az alábbi módon folytatható le: Beszerző szervezet hatáskörében Lebonyolító szervezet hatáskörében bonyolítható bonyolítható A jóváhagyás dátuma: Az eljárás típusa: Jóváhagyó aláírása: 44 A módosítást a Szenátus 2013. október 25-i ülésén a 2013/2014. tanévi (X. 25.) 9. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. október 25. napjától. 20