A SZENT ISTVÁN EGYETEM BESZERZÉSI ÉS KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZATA

Átírás

1 A SZENT ISTVÁN EGYETEM BESZERZÉSI ÉS KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZATA Az Egyetemi Szenátus 257/2012/2013 SZT. határozatával elfogadta június

2 TARTALOMJEGYZÉK ELSŐ RÉSZ...3 ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK...3 A Beszerzési és Közbeszerzési Szabályzat célja...3 A Beszerzési és Közbeszerzési Szabályzat hatálya...3 Értelmező rendelkezések...4 A Beszerzési Terv és a Közbeszerzési Terv...5 Az éves statisztikai összegzés...6 Az előzetes összesített tájékoztató...6 A beszerzések dokumentálása és ellenőrzése...6 Import beszerzések...7 Beszerzések folyamata...8 MÁSODIK RÉSZ...8 SAJÁT HATÁSKÖRŰ BESZERZÉSI ELJÁRÁSOK SZABÁLYAI...8 HARMADIK RÉSZ...9 HATÓSÁGI ENGEDÉLYHEZ KÖTÖTT VAGY KERETSZERZŐDÉSBEN VÉGZETT beszerzési eljárások szabályai...9 NEGYEDIK RÉSZ...10 A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK LEFOLYTATÁSÁRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK...10 A beszerzési folyamat általános leírása...10 A közbeszerzési eljárás lefolytatására jogosult szervezet...10 Az eljárási cselekmények jóváhagyása...11 Bíráló Bizottság...11 Független szakértők...11 A közbeszerzés előkészítése...12 A közbeszerzés kezdeményezése és megindítása, az eljárást megindító hirdetmény és a dokumentáció elkészítése...12 Az ajánlattételi/részvételi jelentkezési szakasz...13 Az ajánlatok / részvételi jelentkezések bontása...14 Az ajánlatok / részvételi jelentkezések elbírálása...14 A tárgyalásos eljárásra vonatkozó külön szabályok...15 Az eredményhirdetés és a szerződés megkötése...15 Jogorvoslati eljárás...16 A megkötött szerződés módosítása és teljesítése...16 A támogatásból megvalósuló közbeszerzések különös szabályai...17 Egyéb rendelkezések...17 ÖTÖDIK RÉSZ...17 Központosított közbeszerzési eljárás...17 A központosított közbeszerzési eljárás folyamata...18 HATODIK RÉSZ...18 Záró rendelkezések...18 A Közbeszerzési Szabályzat Mellékletei: 1. számú melléklet: A Beszerzési Terv készítésére vonatkozó táblázat 2. számú melléklet: A Közbeszerzési Terv készítésére vonatkozó táblázat 3. számú melléklet: Központosított közbeszerzési eljáráson kívül eső beszerzések értékhatárai évben

3 ELSŐ RÉSZ ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A Beszerzési és Közbeszerzési Szabályzat célja 1. (1) A Szent István Egyetem Beszerzési és Közbeszerzési Szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat), szabályozza a Szent István Egyetem (továbbiakban: SZIE) beszerzéseivel és közbeszerzéseivel kapcsolatos feladatok rendjét. (2) A Szabályzat célja, a közpénzek ésszerű felhasználása, a SZIE beszerzései átláthatóságának és nyilvános ellenőrizhetőségének megteremtése érdekében a beszerzésekre és a közbeszerzési eljárásra vonatkozó hatályos jogszabályok különösen a közbeszerzésekről szóló 2011.évi CVIII. törvény (továbbiakban: Kbt.) rendelkezéseinek figyelembevételével egységesen szabályozza a SZIE, úgy is, mint ajánlatkérő beszerzéseinek előkészítésének, lebonyolításának és a folyamatba épített, előzetes, utólagos, és vezetői ellenőrzésének felelősségi rendjét, a beszerzések során a SZIE nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségét, valamint a beszerzési eljárások dokumentálási rendjét. A beszerzések során biztosított legyen a vonatkozó szabályok betartása és verseny tisztasága és nyilvánossága. A Beszerzési és Közbeszerzési Szabályzat hatálya 2. (1) A Szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni a SZIE által indított valamennyi beszerzési és közbeszerzési eljárásra. (2) A Szabályzat rendelkezéseit valamennyi hatályba lépését követően megindított beszerzési eljárásra kell alkalmazni. (3) A közbeszerzési eljárásnak a Kbt-ben meghatározott szabályaitól csak annyiban lehet eltérni, amennyiben azt a Kbt. kifejezetten megengedi. Amennyiben a szabályzat rendelkezései eltérést mutatnak a Kbt. kógens rendelkezéseihez képest, úgy a Kbt. rendelkezéseit kell alkalmazni. (4) A jelen Szabályzat szervezeti és személyi hatálya kiterjed a SZIE valamennyi szervezeti egységére és hallgatói önkormányzatára, valamint a SZIE valamennyi alkalmazottjára, függetlenül attól, hogy az alkalmazás közalkalmazotti-, vagy egyéb jogviszonyban történik. 3

4 Értelmező rendelkezések 3. (1) E szabályzat értelmében: a) beszerzési eljárás: közbeszerzési eljárás vagy a Szabályzatban meghatározott saját hatáskörű beszerzési eljárás, úgy a Kbt. hatálya alá tartozó, mint a Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzési eljárások melyeknek célja visszterhes szerződés megkötése;. b) közbeszerzési eljárás: olyan beszerzési eljárás, melynek célja visszterhes szerződés megkötése a Kbt. hatálya alá tartozó és annak szabályai szerint megvalósított beszerzés eredményeként. c) ajánlatkérő: a SZIE, mely a közbeszerzési eljárásokban a közbeszerzésekről szóló 2011.évi CVIII. törvény 6. (1) bekezdés b) pontja alapján ajánlatkérőnek minősül; d) saját hatáskörű beszerzési eljárás: a beszerző szervezet által a jelen szabályzatban foglaltak szerint kezdeményezett és lefolytatható: da) mindenkori közbeszerzési értékhatárt az egybeszámítási szabályok alkalmazása mellett el nem érő értékű beszerzés, (szabadkézi vétel) db) központosított közbeszerzési eljárás keretében történő beszerzés a helyi közbeszerzési ügyintéző hatáskörében e) döntéshozó: a 15. ban meg jelölt jóváhagyó személy f) lebonyolító szervezet: a SZIE Egyetemi Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott Gazdasági Főigazgatóság Beruházási és Üzemeltetési Igazgatóság és a beszerzésben a tárgykörben delegált személy. g) saját hatáskörű beszerzési eljárásban eljáró lebonyolító szervezet: a saját hatáskörben lebonyolított beszerzések tekintetében a lebonyolító a beszerző szervezet maga; h) beszerző szervezet: a SZIE Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott bármely decentralizált gazdálkodási kerettel rendelkező szervezeti egység (kar, intézet, nem kari jogállású szervezeti egység stb.), mely beszerzést (közbeszerzést) kezdeményez; i) hivatalos közbeszerzési tanácsadó: a közösségi értékhatárt elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzések esetén az eljárásba a közbeszerzési szakértelem biztosítása érdekében kötelezően vagy nemzeti értékhatárt elérő beszerzéseknél önkéntesen bevonásra kerülő személy. A lebonyolító szervezet jelen szabályzatban szereplő feladatait megbízási szerződés szerint átadhatja a hivatalos közbeszerzési tanácsadónak. j) közbeszerzési koordinátor: a Gazdasági Főigazgatóság, Beruházási és Üzemeltetési Igazgatósága szervezetében alkalmazott közbeszerzési referens, aki a Közbeszerzési ügyintézők illetve a közbeszerzéssel megbízott ügyintézők szakmai koordinálását végzi. k) CPV kód: közbeszerzési szójegyzék egységes osztályozási rendszere. Megtalálható a Közbeszerzések Tanácsa honlapon. l) Közbeszerzési ügyintéző: karoknál/gazdálkodó egységeknél a közbeszerzései ügyvitelért felelős személy. m) Területileg illetékes építési, ingatlangazdálkodási feladatokkal megbízott szakértő: Gazdasági Főigazgató/Dékán által kijelölt személy. 4

5 (2) A Szabályzat alkalmazásában a közbeszerzési eljárás megindításának minősül a hirdetmény közzétételével kezdeményezett beszerzések esetén a hirdetmény feladása a Közbeszerzési Értesítő Szerkesztőbizottsága részére, hirdetmény közzététele nélkül kezdeményezett beszerzések esetén az ajánlattételi felhívás megküldése a kiválasztott ajánlattevők részére. (3) Központosított közbeszerzési eljárás esetén, a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság által üzemeltetett honlapon a központosított közbeszerzés keretében megkötött hatályban lévő keretszerződésekhez és keret megállapodásokhoz történő önkéntes csatlakozás. A Beszerzési Terv és a Közbeszerzési Terv 4. (1) A beszerző szervezetek az 1. sz. melléklet szerinti táblázatnak a hatáskörben eljáró lebonyolító szervezet részére történő megküldésével (elektronikus és papír hordozón) minden költségvetési év február 28-ig kötelesek összeállítani értékhatártól függetlenül az adott költségvetési évben szükséges, már ismert beszerzési igényeiket, beleértve a már elindított és tervezett beszerzéseket is. (2) A táblázatban a beszerzés értékekén a beszerzés megkezdésének időpontjában annak tárgyáért általában kért, illetve kínált általános forgalmi adó nélkül számított legmagasabb összegű ellenszolgáltatást kell érteni. (3) A táblázatban fel kell tüntetni valamennyi beszerzési igényt, a központosított közbeszerzés keretében beszerezhető beszerzést, valamint a határozatlan vagy egy évnél hosszabb időre kötött hatályos szerződéseket is függetlenül attól, hogy azok egy évre számított ellenszolgáltatásának összege eléri-e a közbeszerzési értékhatárt. (4) A táblázatban szereplő beszerzési igények összesítésével az adott költségvetési évre vonatkozó Beszerzési Tervet az 1. sz. melléklet, a Közbeszerzési Tervet pedig a 2. sz. melléklet szerint kell elkészíteni. A Közbeszerzési Tervet a lebonyolító szervezet vezetője javaslatára a Gazdasági Főigazgató hagyja jóvá, legkésőbb a költségvetési év március 31-ig. A jóváhagyás során tekintettel kell lenni a beszerzések várható értékére. A Közbeszerzési Tervet, illetve annak módosítását a lebonyolító szervezet a jóváhagyástól számított öt munkanapon belül teszi közzé a SZIE honlapján. (5) A Beszerzési Tervben és a Közbeszerzési Tervben a feladatokat úgy kell meghatározni, hogy lehetőség legyen az abban foglaltak betartása mellett az előírt feladatok időben történő végrehajtására. (6) Amennyiben a beszerző szervezetnél a Beszerzési Terv, illetve a Közbeszerzési Terv jóváhagyását megelőzően olyan sürgős beszerzési igény merül fel, melynek azonnali lefolytatása a beszerző szervezet problémamentes működéséhez feltétlenül szükséges,- akkor a sürgősség indoklása mellett a 9. paragrafus szerint végezhető a beszerzés. (7) Amennyiben a beszerző szervezetnél a Beszerzési Terv, illetőleg a Közbeszerzési Terv jóváhagyását követően jelentkezik előre nem tervezett beszerzési igény, - kiemelte figyelemmel a pályázati támogatásokból származó beszerzésekre- pályázati támogatásról szóló, Költségterv, valamint Pályázati közbeszerzési terv Gazdasági Főigazgatói Hivatal részére történő megküldésével kell kezdeményezni a Közbeszerzési Terv módosítását. /A pályázathoz történő csatlakozási döntést követően 3 munkanapon belül./ Ennek hiányában a Gazdasági Főigazgató számlakifizetést nem engedélyez. A Közbeszerzési Terv módosítását a gazdasági főigazgató hagyja jóvá. 5

6 (8) A Beszerzési Tervben, illetve a Közbeszerzési Tervben nem szereplő, vagy abban nem saját hatáskörű beszerzésként engedélyezett beszerzési eljárás lefolytatása esetén a beszerző szervezet gazdasági vezetője ellenjegyzése esetén a gazdasági vezető, ellenjegyzés hiányában az eljárást lefolytató személy egy személyben felelős az esetleges jogkövetkezményekért, beleértve a közbeszerzési eljárás jogtalan mellőzése, illetőleg a nem megfelelő eljárási szabályok alkalmazása miatt a Közbeszerzési Döntőbizottság által esetlegesen kiszabandó bírság megfizetését is. Az éves statisztikai összegzés 5. (1) A költségvetési év végén az éves közbeszerzésekről a hatályos közbeszerzési törvényben előírtak szerint éves összegzést kell készíteni. (2) Az éves összegezést a lebonyolító szervezet készíti el, amelyet a lebonyolító szervezet vezetőjének ellenjegyzése után a Gazdasági Főigazgató hagy jóvá. (3) Az éves összegzés elkészítéséért és a Közbeszerzések Tanácsa részére történő megküldéséért a lebonyolító szervezet vezetője a felelős. Az előzetes összesített tájékoztató 6. (1) A Kbt. 32. (1) bekezdése alapján az ajánlatkérő előzetes összesített tájékoztatókat készíthet az adott évre, illetőleg az elkövetkező legfeljebb tizenkét hónapra tervezett közbeszerzéseiről. (2) Az előzetes összesített tájékoztatók összeállítását és hirdetmény útján történő közzétételét a lebonyolító szervezet koordinálja. A beszerzések dokumentálása és ellenőrzése 7. (1) A Kbt nak megfelelően a közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes irat a közbeszerzési eljárás lezárulásától (az eljárás eredményéről vagy eredménytelenségéről szóló tájékoztató közzétételétől), illetőleg a szerződés teljesítésétől számított öt évig megőrzésre kerül. (2) A közbeszerzési eljárás lezárását követően a lebonyolító szervezet gondoskodik a keletkezett iratok végleges irattárazásáról. (3) A saját hatáskörű beszerzések lefolytatásának jogszerűségét, és a jelen szabályzatban foglaltak maradéktalan betartását a beszerző szervezet gazdasági vezetője rendszeresen köteles ellenőrizni, és szabálytalanság esetén a szükséges intézkedést megtenni. 6

7 (4) A közbeszerzési eljárások ellenőrzését a Belső Ellenőrzési Igazgatóság az éves munkaterve szerint végzi, a munkatervben és az ellenőrzési programban szereplő ellenőrzési szempontok szerint. (5) A közbeszerzéseket, illetőleg a közbeszerzési eljárásokat a külön jogszabályban meghatározott illetékes ellenőrző szervek feladat- és hatáskörüknek megfelelően rendszeresen ellenőrzik. Az ellenőrzést végző szervezetek munkájának támogatását elsősorban az érintett beszerző szervezet és a lebonyolító szervezet végzi, illetőleg az ellenőrzés céljának megfelelően bevonásra kerülnek az illetékes egyéb szakmai területek is. Import beszerzések 8. (1) Az importbeszerzéseket az Európai Közösségek közösségi vámjogában meghatározott törvények szerint kell végezni. a.)/ a Tanács 2913/92/EGK rendelete a Közösségi Vámkódex létrehozásáról, a közösségi vámjog végrehajtásáról szóló évi CXXVI. törvénnyel b.) a Bizottság 2454/93/EGK rendelete a Közösségi Vámkódexet létrehozó 2913/92 EGK számú Tanácsi Rendelet végrehajtásáról c.) a Tanács 918/83/EGK rendelete a vámkönnyítések közösségi rendszerének felállításáról (vámmentességi rendelet) d.) a Tanács 2658/87/EGK rendelete a vám- és statisztikai nómenklatúráról, valamint a Közös Vámtarifáról. e)1186/2009 EK rendelet, 18/2011(iv.19) NGM rendelet hivatkozó pontjai f) évi XCII. Törvény 5.. (1) bekezdés c) pontja, költségvetési szerv teljes személyes illetékmentességére vonatkozóan (2) Az importbeszerzésekkel kapcsolatos tevékenységek összefogását a a SZIE Beruházási és Üzemeltetési Igazgatóság, Műszaki és Üzemeltetési Főosztály, Beszerzési Csoportja végzi. Szükség esetén egyedi szakmai segítség kérhető tőlük. (3) A különböző pályázatokhoz szükséges nullás közteherigazolást kérésre a NAV szolgáltatja. Az igazolás kiadásának feltétele az esetleges adó-, és vám- tartozások rendezése, amelyek intézéséhez a következők szükségesek:. a) A Pénzügyi Igazgatóság gondoskodik a deviza átutalási megbízás másolatának továbbításáról a Műszaki és Üzemeltetési Főosztály, Beszerzési Csoportja részére. b) Szervezeti egységek a vámeljárás lebonyolítása után a VÁM Határozat másolatát kötelesek megküldeni a Műszaki és Üzemeltetési Főosztály részére. 7

8 Beszerzések folyamata 9. (1) A beszerzést kezdeményező a kötelezettségvállalás igénylő lap (a Kötelezettségvállalási és Utalványozási szabályzat 3. melléklet) kitöltésével (mely tartalmazza a beszerzés tárgyát, pontos megnevezését, valamint a beszerzés várható értékét) indítja a folyamatot. (2) A képzési helyen illetékes beszerzési és a közbeszerzési ügyintéző az EOS rendszerben CPV kód figyelésével meghatározhatja a beszerzési folyamatot. Az értékhatár-, és az egyetem egybeszámítási kötelezettségének figyelembevételével-, meghatározásra kerül a beszerzés eljárás típusa, amely a következő lehet: Kari/szervezeti egység hatáskörű beszerzési eljárás Hatósági engedélyhez kötött Kari/szervezeti egység hatáskörű beszerzési eljárás Közbeszerzési eljárás (3) A kötelezettség vállalás nyilvántartásba vételét a megfelelő jogosultsággal rendelkező pénzügyes szakember elvégzi az EOS rendszerben. a) Kari/szervezeti egység hatáskörű beszerzési eljárás esetén a dokumentumot visszaküldi a beszerzést kezdeményezőnek további ügyintézésre, b) és hatósági és építési ügylet esetében másolatot küld a Gazdasági Főigazgatóság Építészeti és Ingatlangazdálkodási Főosztályára. (4) Közbeszerzési eljárás szükségessége esetén az eljárást indító dokumentumot megküldi a Műszaki és Üzemeltetési Főosztályra. (5) Azon termékkörök esetében, melyek közbeszerzési eljárás eredményeképpen kötött szerződés útján vásárolhatók, csak a szerződés mellékeltében felsorolt tételek választhatók. Minden egyéni specifikáció és igény esetén külön engedély szükséges a Gazdasági Főigazgatóságtól. (6) Kereskedelmi forgalomban történő beszerzés esetén a szabadkézi vétel szabályai szerint kell végezni. MÁSODIK RÉSZ SAJÁT HATÁSKÖRŰ BESZERZÉSI ELJÁRÁSOK SZABÁLYAI 10. (1) Amennyiben a beszerzést saját hatáskörű beszerzési eljárással valósítják meg, úgy a beszerzésekre vonatkozó, hatályos jogszabályoknak való megfelelését a beszerző szervezetnek kell garantálnia. A beszerzés történhet szabadkézi vétellel, vagy központosított közbeszerzés útján, attól függően, hogy melyik a jogszerű. A beszerzés során keletkező valamennyi dokumentum elkészítése és azok megőrzése a beszerző szervezet feladata. 8

9 (2) A saját hatáskörű eljárásokban figyelembe véve a SZIE gazdasági és szakmai érdekeit, valamint a verseny tisztaságát a legkedvezőbb ajánlatot tevőtől kell a beszerzést eszközölni. Bruttó ,- Ft-tól bruttó Ft becsült értékig a termék/szolgáltatás/építési beruházás beszerezése előtt az ajánlatkérési dokumentumok megküldésével három írásbeli ajánlatot kell bekérni. Szerződést nem kötelező kötni. (3) ,- Ft bruttó becsült érték felett termék/szolgáltatás/építési beruházás beszerezése előtt az ajánlatkérési dokumentumok Eos rendszerbe való feltöltésével három írásbeli ajánlatot kell bekérni, majd a legkedvezőbb ajánlatot tevővel szerződést kell kötni. (A szerződés mintatárból kiválasztva a megfelelő szerződést ). Kereskedelmi forgalomban lévő termék, árubeszerzés esetén, amennyiben árajánlat nem kérhető úgy a számla mellé egy feljegyzésben rögzíteni kell két másik kereskedő ajánlati árát ugyanazon vagy hasonló termékre vonatkozóan. Szerződést ez esetben nem kötelező kötni. Amennyiben a beszerzés tárgyának speciális volta miatt csak 1 ajánlattevő képes ajánlatot tenni úgy a számla mellé feljegyzésben ezt rögzíteni kell (4) Központosított közbeszerzési eljárás igénybevétele esetén az ide vonatkozó szabályok betartása szerint kell eljárni. (5) A beszerző szervezet vezetője felelős valamennyi olyan saját hatáskörű beszerzés lefolytatásáért, melyről dokumentálható módon rendelkezett információval. A gazdasági vezető ellenjegyzése nélkül indított saját hatáskörű beszerzési eljárás lefolytatásának következményeiért az eljárást lefolytató személy teljes fegyelmi és anyagi felelősséggel tartozik. 6)Minden saját hatáskörű építési eljárást a területileg illetékes építési, ingatlangazdálkodási feladatokkal megbízott személy bevonásával kell végezni. HARMADIK RÉSZ HATÓSÁGI ENGEDÉLYHEZ KÖTÖTT VAGY KERETSZERZŐDÉSBEN VÉGZETT BESZERZÉSI ELJÁRÁSOK SZABÁLYAI 11. (1) Hatósági engedélyeket a SZIE nevében a Gazdasági Főigazgató vagy az általa meghatalmazott személy jogosult bekérni, mely kérelmek kiküldésével egyidejűleg a Beruházási és Üzemeltetési Igazgatóság elektronikus tájékoztatása szükséges. ( Pl.: Az engedélyezési eljárás terveztetése, tulajdonosi hozzájárulás beszerzése, tulajdonlap és térképmásolat, szakhatósági és hatósági kapcsolattartás.). 12. (1) A termék/szolgáltatás/építési beruházás beszerzése a következő pontok egyikével végezhető: a) A beszerzés előtt az ajánlatkérési dokumentumok megküldésével három írásbeli ajánlatot kell bekérni, majd a legkedvezőbb ajánlatot tevővel szerződést kell kötni. a képzési hely illetékes szakértőjének bevonásával. 9

10 b) Közbeszerzési eljárással kiválasztott keretszerződés esetében az igénybevételről tájékoztatni kell az illetékes közbeszerzési ügyintézőt. (2) A területileg illetékes építési, ingatlangazdálkodási feladatokkal megbízott személy a kivitelezés során: a) tevékenyen részt vesz az építési feladat meghatározásában, terveztetésben, b) a műszaki ellenőr mellett felügyeli a munkálatokat, c) megszervezi az átadás-átvételi eljárást ahová a későbbi üzemeltetőt is meghívja, d) üzemeltetőnek használatra átadja a létesítményt, e) előkészíti az illetékes számviteli egység részére az aktiválást, f) a későbbi garanciális munkákat koordinálja. NEGYEDIK RÉSZ A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK LEFOLYTATÁSÁRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK A beszerzési folyamat általános leírása 13. (1) A beszerzésekre vonatkozó, hatályos jogszabályoknak való megfelelést a lebonyolító szervezet garantálja. A 3. számú melléklet tartalmazza a Központosított közbeszerzési eljáráson kívül eső beszerzések értékhatárait, eljárási módjait. Az értékhatárok minden évben felülvizsgálatra és kihirdetésre kerülnek. A közbeszerzési eljárás lefolytatására jogosult szervezet 14. (1) A saját hatáskörű beszerzési eljárások kivételével közbeszerzési eljárás lefolytatására a lebonyolító szervezet jogosult. A saját hatáskörű eljárás lefolytatásának jogát a lebonyolító szervezet vezetője egy konkrét eljárás, vagy valamennyi eljárás vonatkozásában magához vonhatja. (2) Ha a közbeszerzés tárgya, sajátossága, nagyságrendje, bonyolultsága különleges szakértelmet igényel, vagy fokozott felelősséggel jár, az Egyetem Rektora vagy Gazdasági Főigazgatója a közbeszerzés lebonyolítására külső szervezetet kérhet fel, vagy egy projekt (különböző szakértelemmel rendelkező szakemberekből álló) csoportot hozhat létre. (3) A központosított közbeszerzés keretében megkötött hatályban lévő keretszerződésekhez és keret megállapodásokhoz történő önkéntes csatlakozásról értékhatártól függetlenül a lebonyolító szerv 10

11 vezetője dönt. A központosított közbeszerzéshez történő csatlakozás esetén a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet szerint kell eljárni. Az eljárási cselekmények jóváhagyása 15. (1) A lebonyolító szervezet által lefolytatott közbeszerzési eljárásban ha jelen Szabályzat másképp nem rendelkezik a közbeszerzési eljárás eredményéről vagy eredménytelenségéről szóló javaslatot a lebonyolító szervezet javaslatára a Rektor vagy az általa meghatározott személy hagyja jóvá. Bíráló Bizottság 16. (1) Valamennyi közbeszerzési eljárásban legalább a hatályos közbeszerzési törvény által meghatározott létszámú, de minden esetben páratlan számú tagból álló bíráló bizottságot kell felállítani. A bíráló bizottság elnökét és tagjait a lebonyolító szervezet vezetője jelöli ki. (2) Beszerző szervezet kezdeményezése alapján indított közbeszerzési eljárás esetén a bíráló bizottság elnökét az adott beszerzést kezdeményező szervezet adja. (3) A bíráló bizottságot úgy kell összeállítani, hogy annak tagjai együttesen megfelelő közbeszerzési, jogi, a közbeszerzés tárgya szerinti és pénzügyi szakértelemmel rendelkezzenek. A közbeszerzési szakértelmet a bevont független hivatalos közbeszerzési tanácsadó is biztosíthatja, aki külső szakértőként segíti a bíráló bizottság munkáját. (4) A bíráló bizottság feladata írásbeli szakvélemény és döntési javaslat készítése az adott közbeszerzési eljárásban a döntéshozó részére. A bíráló bizottság felelős az ajánlatok/részvételi jelentkezések jogszabályoknak megfelelő, objektív, független és szakmailag megalapozott elbírálásáért. (5) A bíráló bizottság elnökének feladata a bizottság üléseinek megszervezése, vezetése, a bizottsági ülések jegyzőkönyveinek elkészíttetése. (6) A bizottság akkor határozatképes, ha ülésén valamennyi tagja jelen van. A bizottság határozatait szavazattöbbséggel hozza meg. A bíráló bizottság tagjai a közbeszerzési eljárás során tevékenységüket önállóan végzik, és ennek megfelelően viselik a meghozott döntéseikért a felelősséget. Független szakértők 17. (1) A közbeszerzési eljárások során a bíráló bizottság mellé, annak munkája segítésére független szakértő vagy szakértői bizottság vonható be, amennyiben a tanácsadó szervezettel kötendő 11

12 szerződésben egyértelműen rögzítésre kerülnek a felelősség általános megosztásával kapcsolatos kérdések. (2) A független szakértő/szakértői bizottság feladata és felelőssége: a) műszaki leírások elkészítése során - előzetes felkérés szerint - szakmai tanácsadás; b) ajánlatok / részvételi jelentkezések szakmai tartalmának elbírálása az előzetesen meghatározott módszer szerint; c) ajánlatokról / részvételi jelentkezésekről megalapozott szakvélemény készítése; d) esetleges jogorvoslati eljárás esetén amennyiben annak tárgya a műszaki leírással, illetve ajánlatok/részvételi jelentkezések műszaki tartalmával kapcsolatos hatékony közreműködés. A közbeszerzés előkészítése 18. (1) A közbeszerzési eljárás előkészítése során gondoskodni kell az adott közbeszerzési eljárás megkezdéséhez szükséges cselekmények elvégzéséről, így különösen az adott közbeszerzéssel kapcsolatos: a) helyzet-, illetőleg piacfelmérésről, b) a közbeszerzés becsült értékének megállapításáról és az egybeszámítás szabályainak alkalmazásáról, c) az eljárást megindító (meghirdető) hirdetmény, felhívás és a dokumentáció előkészítéséről. (2) Ezen feladatok elvégzése, koordinálása a lebonyolító szervezet feladata. A közbeszerzés kezdeményezése és megindítása, az eljárást megindító hirdetmény és a dokumentáció elkészítése 19. (1) Közbeszerzési eljárás megindítását a beszerző szervezet kezdeményezi. (2) A beszerző szervezet a közbeszerzési eljárást a pénzügyi fedezetigazolás megléte esetén kezdeményezi. (3) A közbeszerzési eljárást megindító hirdetményt, illetőleg az ahhoz tartozó dokumentációt a lebonyolító szervezet állítja össze. (4) A beszerző szervezet által kezdeményezett közbeszerzési eljárás esetén a közbeszerzés megfelelő színvonalon történő lebonyolításához szükséges műszaki és egyéb javaslatokat tartalmazó dokumentumokat a beszerző szervezet a lebonyolító szervezet rendelkezésére bocsátja. A beszerző szervezet által a közbeszerzés megindításához a lebonyolító szervezet rendelkezésére bocsátott dokumentumok műszaki, szakmai megalapozottságáért a beszerző szervezet felelős. (5) A lebonyolító szervezet által kezdeményezett közbeszerzési eljárás esetén a közbeszerzés megfelelő színvonalon történő lebonyolításához szükséges műszaki dokumentumokat a lebonyolító 12

13 szervezet készíti el. A lebonyolító szervezet által kezdeményezett közbeszerzési eljárás dokumentumok műszaki, szakmai megalapozottságáért a lebonyolító szervezet felelős. (6) A közbeszerzési eljárás során a Kbt.-ben meghatározott eljárási fajták alkalmazhatók a törvényben meghatározott szabályoknak megfelelően. Amennyiben az eljárásfajta alkalmazására a Kbt. alapján csak a törvényben meghatározott esetekben kerülhet sor, a beszerző szervezet köteles megindokolni a választott eljárásfajta alkalmazásának jogalapját. Az indokolás tartalmáért a beszerző szervezet felelős. (7) Az eljárás megindítása előtt a beszerző szervezet gazdasági vezetője köteles a fedezet rendelkezésre állásáról nyilatkozni, a lebonyolító szervezet pedig köteles ellenőrizni a beszerzések fedezetének, illetőleg a szükséges engedélyek, és esetleges egyéb feltételek rendelkezésre állását. (8) Az eljárást megindító hirdetmény feladásáról, illetve a feladott hirdetmény hiánypótlásáról, valamint a Közbeszerzési Értesítőben történő közzététel díjának átutalásáról a lebonyolító szervezet intézkedik. Az ajánlattételi/részvételi jelentkezési szakasz 20. (1) Amennyiben az eljárásban dokumentáció készül, a lebonyolító szervezet ennek átvételéről pontos nyilvántartást vezet az ajánlattevők/részvételre jelentkezők nevének, levelezési címének, kapcsolattartó személyének, telefon és telefax számának, címének, valamint adószámának feltüntetésével. Amennyiben a dokumentációért fizetni kell, a dokumentációt kiváltó ajánlattevők/részvételre jelentkezők részére a számla kibocsátásáról a lebonyolító szervezet gondoskodik. (2) Az ajánlattevők/részvételre jelentkezők kiegészítő (értelmező) tájékoztatás iránti kérelmét a lebonyolító szervezet gyűjti és rendszerezi, illetve gondoskodik a válaszok Kbt.-ben előírt határidőn belüli rendelkezésre bocsátásáról valamennyi ajánlattevő/részvételre jelentkező részére. (3) A kérdések megválaszolására az alábbiak szerint kerül sor: a) a Kbt.-t, valamint az azzal összefüggő jogszabályokat érintő kérdések megválaszolása a lebonyolító szervezet feladata, b) az ágazati, szakmai kérdések megválaszolása a beszerző szervezet (ek) feladata. (4) A megadott információ miatti esetleges jogkövetkezményekért az információt adó szervezet tartozik felelősséggel. (5) Az ajánlattevők részére helyszíni bejárás (helyszín megtekintés), illetve kiegészítő tájékoztatás nyújtható konzultáció formájában, ha az ajánlat elkészítéséhez indokolt és szükséges. A helyszíni bejárás (helyszín megtekintés), illetve konzultáció előkészítése, lefolytatása, levezetése és a jegyzőkönyv elkészítése a lebonyolító szervezet feladata. A beszerző szervezet köteles gondoskodni a közbeszerzés tárgya szerinti megfelelő szakértelemmel rendelkező személy jelenlétéről, aki az ajánlattevők/részvételre jelentkezők által feltett kérdésekre válaszol. (6) A kiegészítő információ teljes tartalmát az ajánlattevők számára hozzáférhetővé kell tenni, mely a lebonyolító szervezet feladata. 13

14 Az ajánlatok / részvételi jelentkezések bontása 21. (1) Az ajánlattételi/jelentkezési határidő lejárta előtt a lebonyolító szervezet gondoskodik a beérkező ajánlatok/részvételi jelentkezések átvételéről, melyhez előzetesen formanyomtatványt készít. Az átvételkor rögzíteni kell az ajánlattevő/részvételre jelentkező nevét, székhelyét (lakcímét), és az átvétel pontos időpontját. Késedelmes beérkezés esetén a tényt írásban rögzíteni kell, lehetőség szerint az átadó aláírásával. (2) Az ajánlatok/részvételi jelentkezések bontási eseményének megszervezése és levezetése, valamint a bontás ismertetéséről szóló jegyzőkönyv elkészítése és megküldése a lebonyolító szervezet feladata. Az ajánlatok / részvételi jelentkezések elbírálása 22. (1) Az ajánlatok/részvételi jelentkezések, értékelését a lebonyolító szervezet végzi el, a Kbt ban foglaltak alkalmazásával. A lebonyolító szervezet az értékelést a lehető legrövidebb idő alatt köteles elvégezni, figyelemmel arra, hogy a további eljárási cselekményeket a Kbt.-ben meghatározott határidők betartásával lehessen elvégezni. (2) Az (1) bekezdésben meghatározott értékelés befejezését követően a lebonyolító szervezet az ajánlatokat/részvételi jelentkezéseket, valamint a közbeszerzési eljárás során keletkezett egyéb iratokat átadja a bíráló bizottság vezetőjének. Ezt követően a bírálati munka megszervezése és határidőre történő befejezése a bíráló bizottság elnökének a feladata és felelőssége, melyben kérésére a lebonyolító szervezet., illetve annak vezetője segítséget nyújt. (3) A bíráló bizottság elvégzi az ajánlatok/részvételi jelentkezések elbírálását, melynek eredményeképpen írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít a döntéshozó részére. A bíráló bizottság valamennyi üléséről, az ott elhangzottakról, így különösen a szakvélemény kialakítása szempontjából lényeges körülményekről, adatokról, információkról jegyzőkönyvet kell készíteni. Nem egyhangú döntés esetén fel kell tüntetni a különvéleményt alkotó tag nevét és véleményét is. (4) A bíráló bizottság állítja össze a közbeszerzési eljárást lezáró dokumentációt (bíráló bizottsági jelentés), amelynek tartalmaznia kell a bíráló bizottság írásbeli szakvéleményét, döntési javaslatát, a bíráló bizottság üléseiről készült jegyzőkönyve(ke)t, az annak mellékletét képező a bíráló bizottsági tagok indokolással ellátott bírálati lapjait, továbbá a döntés meghozatalához szükséges valamennyi egyéb iratot, szakvéleményt és a beadott ajánlatok/részvételi jelentkezések egy másolati példányát is. (5) Az ajánlatok/részvételi jelentkezések érvényességére, illetve az ajánlattevők/részvételre jelentkezők kizárására vonatkozó döntés meghozatala időpontjának azt az időpontot kell tekinteni, amikor a döntéshozó a javaslat alapján meghozta döntését. A bíráló bizottság, illetve a KT vezetője által elkészített döntési javaslat nem minősül döntésnek. Ennek megfelelően az érintett ajánlattevők/részvételi jelentkezések hatályos közbeszerzési törvény szerinti értesítési kötelezettségét is a döntéshozó vezető döntésének időpontjától kell számítani. Amennyiben az értesítés az eredményhirdetés időpontja előtt szükséges, ennek végrehajtása a bíráló bizottság elnökétől kapott információk alapján a lebonyolító szervezet feladata. (6) Amennyiben a bíráló bizottság ezt szükségesnek ítéli, a lebonyolító szervezet számára javasolja az elbírálási határidő meghosszabbítását. Ennek jóváhagyása esetén a bizottság elnökétől kapott 14

15 tájékoztatás alapján a lebonyolító szervezet elvégzi a halasztással kapcsolatban a hatályos közbeszerzési törvény szerint szükséges feladatokat. A tárgyalásos eljárásra vonatkozó külön szabályok 23. (1) Tárgyalásos eljárás alkalmazása esetén az eljárás eseti rendjét az eljárást megindító hirdetményben kell meghatározni. (2) A tárgyalás megszervezése, levezetése, feltételeinek biztosítása és a jegyzőkönyvek elkészítése a lebonyolító szervezet feladata. Amennyiben a közbeszerzést a beszerző szervezet kezdeményezte, a beszerző szervezet köteles gondoskodni megfelelő szakértelemmel rendelkező személy jelenlétéről a tárgyalások során. Az eredményhirdetés és a szerződés megkötése 24. (1) Az eljárás eredményéről szóló döntés meghozatalát követően a lebonyolító szervezet gondoskodik az eljárás eredményének kihirdetéséről, az írásbeli összegezés megküldéséről. (2) Az eredmény kihirdetését követően a lebonyolító szervezet ajánlati biztosíték nyújtása esetén intézkedik a nyertes, illetve következő legkedvezőbbként megnevezett ajánlattevők ajánlati biztosítékának kivételével az ajánlati biztosítékok felszabadítására, illetve eredménytelen eljárás esetén a hatályos közbeszerzési törvényben meghatározott esetekben az ajánlati biztosíték kétszeresének megfizetésére. (3) Ajánlati biztosíték nyújtása esetén a szerződés megkötését követően a lebonyolító szervezet vezetője intézkedik a nyertes, illetve következő legkedvezőbbként megnevezett ajánlattevők ajánlati biztosítékának felszabadítására. (4) A szerződést a nyertes ajánlattevővel, vagy - a nyertes visszalépése esetén - az ajánlatok értékelése során a következő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek minősített szervezettel (személlyel) kell megkötni, ha őt a 77. (2) bekezdése szerinti összegezés megjelöli. (5) A jogorvoslati határidő lejártát követően, vagy jogorvoslat esetén a jogorvoslati eljárás lezárását és az ehhez kapcsolódó esetleges jogkövetkezmények végrehajtását követően a lebonyolító szervezet, intézkedik a közbeszerzési eljárás során keletkezett dokumentumok irattárazásáról és a dokumentumok hatályos közbeszerzési törvényben előírt határidőig történő megőrzéséről. 15

16 Jogorvoslati eljárás 25. (1) A jogorvoslati eljárással kapcsolatban a Közbeszerzési Hatóság Közbeszerzési Döntőbizottsága által indított jogorvoslati eljárásban a SZIE jogi képviseletét az ESZMSZ 86. szerinti jogi képviselő látja el. (3) A jogorvoslati eljárás során a bíráló bizottság valamint a lebonyolító szervezet és a beszerző szervezet (ek) kötelesek a jogi képviselet számára a legjobb tudásuk szerint valamennyi információt és segítséget megadni. (4) A tárgyalás tartásának kérése, illetve a tárgyaláson való részvétel szükségességének megítélése a jogi képviselő hatásköre és felelőssége. A tárgyaláson a jogi képviselő mellett az általa kijelölt személy is köteles részt venni, és észrevételeivel támogatni a jogi képviselő tevékenységét. (5) Közbeszerzési eljárás jogtalan mellőzése, illetve a nyílt eljárási fajtától eltérő eljárási fajta választásának megalapozatlansága miatt indított jogorvoslati eljárásban a jogorvoslattal érintett beszerző szervezet vezetője is köteles a tárgyaláson megjelenni, és álláspontját a Döntőbizottsággal megismertetni. (6) Elmarasztaló döntőbizottsági határozat esetén a határozat bíróság előtt történő megtámadásáról a jogi képviselő javaslata alapján a lebonyolító szervezet vezetője dönt. (7) (7) Elmarasztaló határozat vagy bírósági ítélet alapján az intézményt érő hátrány tekintetében a Munka Törvénykönyvéről szóló évi I. törvény és a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény (továbbiakban: Kjt.), illetve a Polgári törvénykönyvről szóló évi IV. törvény (Ptk.) megfelelő rendelkezéseit kell alkalmazni. A megkötött szerződés módosítása és teljesítése 26. (1) A közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződés kizárólag abban az esetben módosítható, ha a szerződéskötést követően olyan előre nem látható körülmények következtek be, melyek valamely szerződő fél jogos érdekét sértik. (2) A lebonyolító szervezet a Kbt nak megfelelően külön jogszabályban meghatározott minta alapján elkészíti és a Közbeszerzési Értesítőben történő közzétételre feladja a szerződések módosításáról, illetve teljesítéséről szóló tájékoztató hirdetményt. (3) A lebonyolító szervezet a hirdetmények Közbeszerzési Értesítőben történő megjelenést követően gondoskodik a szerződésmódosításról, illetve teljesítéséről szóló tájékoztatónak saját honlapján történő közzétételéről. 16

17 A támogatásból megvalósuló közbeszerzések különös szabályai 27. (1) Amennyiben bármely közbeszerzés Európai Uniós támogatás felhasználásával kerül felhasználásra, figyelembe kell venni a programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet előírásait is. (2) Támogatás felhasználása esetén a külön szabályok betartásáról a lebonyolító szervezet gondoskodik. Egyéb rendelkezések 28. (1) Az eljárások megkezdése előtt az adott eljárásban közreműködő minden személy köteles összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot aláírni. Amennyiben összeférhetetlenség áll fenn, az adott szakértő nem vehet részt az eljárás további szakaszában, helyette új szakértő kerül bevonásra. (2) A lebonyolító szervezet gondoskodik a SZIE honlapján a Kbt- ben meghatározott dokumentumok jogszabályban előírt módon történő közzétételéről. (3) A közbeszerzések megvalósítása során törekedni kell a környezetvédelmi szempontok érvényesítésére. ÖTÖDIK RÉSZ Központosított közbeszerzési eljárás 29. (1) A központosított közbeszerzési eljárás alá tartozó beszerzéseket a 168/2004. (V.25.) Korm. rendelet, valamint a 140/2013. (V.13.) módosított Korm. rendelet betartásával kell lebonyolítani. (2) A Szent István Egyetemnek, mint a 168/2004. (V.25.) Korm.rendelet 1.. (3) bekezdése alapján a központosított közbeszerzési rendszerhez önként csatlakozó, a Kbt. hatálya alá tartozó szervezetnek, a csatlakozás által érintett közbeszerzéseinek megvalósítása során a kormányrendelet előírásai szerint köteles eljárni. (3) A gödöllői karok és szervezeti egységek a központosított közbeszerzési eljárás alá tartozó beszerzéseiket a Gazdasági Főigazgatói Hivatal Beszerzési Csoportján keresztül, a külső karok és szervezeti egységek a képzési helyük illetékes közbeszerzési ügyintézője bevonásával kell megvalósítaniuk. 17

18 (4) A Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) felé benyújtandó adatszolgáltatási kötelezettség magába foglalja a KEF felé történő csatlakozási kérelem benyújtását, a csatlakozás sikeréről vagy visszautasításáról szóló igazolást, a beszerezni kívánt termékek igénybejelentését és megrendelését. Megkeresés esetén a központosított közbeszerzési folyamat során történő változásokról a csatlakozással érintett keretszerződések teljesítési adatai, eljárás a visszautasított csatlakozás során, lejáró keretszerződések a Beszerzési Csoport tájékoztatja a karok és a nem kari jogállású szervezeti egységek gazdasági vezetőit. A központosított közbeszerzési eljárás folyamata 30. (1) A Beszerzési Csoport a hozzá érkező igények illetve az előző év beszerzési adatai alapján javaslatot készít a központosított beszerzési eljáráshoz történő önkéntes csatlakozás termékköreiről. A csatlakozásról a gazdasági főigazgató dönt. (2)A Beszerzési Csoport a csatlakozási döntést követően az így beszerezhető termékkörökről tájékoztatja a karok és a nem kari jogállású szervezeti egységek gazdasági vezetőit. (3) Az igénybejelentéseket, beszerzéseket a gödöllői karok és szervezeti egységek a Beszerzési Csoporton keresztül, a külső karok és szervezeti egységek a képzési helyük illetékes közbeszerzési ügyintézője végzi -szükség esetén a Beszerzési Csoport iránymutatásával-, aki a verseny újbóli megnyitása nélkül közvetlen írásbeli konzultációt bonyolít a KEF által nyertesnek ítélt szállítóval vagy A verseny újbóli nyitásával 3 választott cégtől árajánlatot kérnek, majd a visszakapott 3 árajánlatról, az Összegezés az ajánlatok elbírálásáról dokumentumot elkészítik. összegzési dokumentumot és az árajánlatokat elektronikusan feltölti az EOS rendszerbe, az eredeti példányokat pedig eljuttatja a beszerzést kezdeményező szervezeti egység részére. (4) A beszerző szervezeti egység a 3. pont szerinti összegzési dokumentumot és az árajánlatokat elektronikusan feltölti az EOS rendszerbe, az eredeti példányokat pedig eljuttatja a beszerzést kezdeményező szervezeti egység részére. HATODIK RÉSZ Záró rendelkezések 31. (1) A SZIE beszerzési eljárásaiban érintett személyek és szervezetek kötelesek a vonatkozó jogszabályok és a jelen szabályzat előírásait áttanulmányozni, értelmezni és az azokban foglaltak szerint a tőlük elvárható gondossággal eljárni. (2) A szabályzat rendelkezéseit valamennyi hatályba lépést követően megindított beszerzési eljárásra alkalmazni kell. 18

19 (3) Amennyiben a beszerzés nem a jelen szabályzatban rögzített módon történik, akkor a beszerzés ellenértékének kifizetése nem hajtható végre. (4) Jelen szabályzat a szenátus jóváhagyását követően, július 1-től lép hatályba, ezzel egyidejűleg hatályát veszti a 92/2011/2012 SZT számú, január 1-től hatályos Beszerzési és Közbeszerzési Szabályzat. Gödöllő, június

20 1. számú melléklet Beszerzési Terv készítésére vonatkozó táblázat Beszerző szervezet megnevezése Beszerzés tárgya Beszerzési tételek CPV kód Sorszám Mennyiség Mennyiségi egység Beszerzés saját vagy központi hatáskörű Forrás megnevezése pályázat/ szakképzés Beszerzés indításának tervezett dátuma (negyedév) Beszerzés tervezett összege (nettó) B t ö ( 20