Az Ügyviteli és irodaszervezési ismeretek II. tantárgyra vonatkozó megfigyelési szempontok (TI1058, IY 1034) Sorszám 1. 2. Az ügyvitel és irodaszervezés szükségessége az irodai munkavégzés kapcsán Az iroda fogalma, története, fejlődése. A hagyományos irodákban jelentkező problémák. Az irodaautomatizálás jelentősége, szükségessége, eredménye. Virtuális irodák. Otthoni irodák. Gyűjtsön ismereteket a cég egészéről! (Tevékenység, szervezeti felépítés, szervezeti ábra). Figyelje meg, milyen a cég ügyvitelszervezése, milyenek a kapcsolódó ügyviteli munkafolyamatok! Készítsen interjút mentorával arról, hogy vannak-e a cégnél automatizált irodai folyamatok? (Korszerű informatikai háttér, hálózatba kötött számítógépek, szoftverek, technológiák, csoportmunka-módszerek). Ha nincsenek, tervezik-e bevezetését? 3. 4. Az ergonomikus iroda kialakításának elemei. (Bútorzat, környezeti elemek: világítás, zaj, klíma, színek stb ) Az irodatechnikai eszközök kiválasztásának szempontjai. Irodai környezetjavítás. Sokszorosítási eljárások és fénymásolás. A fénymásolók működési jellemzői. Az analóg és digitális fénymásolás. A digitális másolás előnyei. Környezetvédelmi szempontok a fénymásolók beszerzése és működtetése kapcsán. Készítsen néhány oldalas írásbeli összefoglalót a cég titkársági irodájáról! Illusztrálja fotókkal az iroda berendezését! Figyelje meg, hogy fektettek-e hangsúlyt az ergonomikus szempontokra az irodai munkahelyek kialakításakor! Írja le röviden, hogyan javítaná az irodai légkört az adott irodában! (Berendezési ötletek, színek, virágok, kiegészítők, célszerű elrendezések stb.) Mutassa be a cég fénymásolási szokásait! Készítsen írásos összefoglalót az alábbi szempontokat figyelembe véve: A fénymásolók működési jellemzői, a környezetvédelmi szempontok figyelembe vételéről! (Típus, teljesítmény, tonerek, patronok sorsa stb.) Figyelje meg, illetve szerezzen információkat arról, milyen meghibásodások fordulnak elő a fénymásolóknál és azt hogyan javítják ki! Gyűjtsön információkat arról, hogy valamennyi 1
funkcióját kihasználják-e a fénymásolóknak. Ha nem, akkor miért nem? 5. 6. 7. 8. 9. Iratkötési lehetőségek az irodában. A hőkötés, spirálkötés lényege, menete és eszközei. A laminálás fajtái. Az iratmegsemmisítők fajtái. Az írógép, számológép és számítógép az irodában. A számítógép története, fajtái. Asztali számítógép, laptop, netbook. A számítógép vásárlásakor figyelembe vehető szempontok. Korszerű bemeneti eszközök irodai alkalmazása. A billentyűzet, egér fejlődése, fajtái, használata. Kiválasztásának szempontjai. A szkennerek működési elve, fajtái és kiválasztási szempontjai. A modem fogalma, fajtái, működése, használati területei. Korszerű kimeneti eszközök az irodában. A monitorok, nyomtatók fajtái, kiválasztásának szempontjai, legfontosabb paraméterei. Különböző kategóriájú multifunkcionális eszközök az irodában. Multifunkcionális eszközök teljesítményjellemzőinek, szolgáltatásainak elemzése. Figyelje meg, milyen iratkötési megoldásokat használnak és milyen gyakorisággal a cégnél! Röviden foglalja össze ezeket írásban! Figyelje meg, majd írja le, hogy milyenek a cég iratmegsemmisítési szokásai napi szinten és iratselejtezés esetén? Mutassa be az iratmegsemmisítőt, ha van! (Típus, teljesítmény). Írjon rövid összefoglalót a cég számítógépeiről! Milyen típusokat használnak? (Asztali számítógép, notebook, netbook, tablet pc, PDA stb.) Készítsen interjút mentorával arról, hogy terveznek-e a közeljövőben informatikai fejlesztést, s ha igen, az milyen irányban fog végbemenni? (Hardverek, szoftverek) Írjon összesítést a cégnél található bemeneti eszközökről! Figyelje meg azok fajtáit, működési elvét! (billentyűzet, egér, digitális fényképező, jelolvasók, szkennerek). Készítsen interjút mentorával arról, terveznek-e új beszerzést ezen a téren! Figyelje meg, hányan használják a cégnél a 10 ujjas vakírást a billentyűzeten a szövegbevitelnél! Foglalja össze, hogy milyen irodai munkafolyamatoknál és milyen gyakorisággal használják a szkennert a cégnél! Írjon összesítést a cégnél található kimeneti eszközökről! Figyelje meg azok fajtáit, működési elvét! (Monitorok, nyomtatók stb.) Készítsen interjút mentorával arról, terveznek-e új beszerzést ezen a téren! Írjon összefoglalót a cégnél található multifunkcionális irodatechnikai berendezésekről (típus, teljesítmény, funkciók stb.)! Figyelje meg, hogy a cég irodáiban maximálisan 2
10. 11. 12. 13. Vizuáltechnikai eszközök az irodában. Táblák, írásvetítők, projektorok kiválasztásának szempontjai, működési paramétereik. Telekommunikációs eszközök az irodában. Vezetékes és mobiltelefonok szolgáltatásai az üzleti életben. Videokonferencia használati lehetőségei. Az üzenetrögzítő, telefax, diktafon jelentősége és használata az irodában, az eszközök kiválasztásának szempontjai. Az üzenetrögzítés helyes módjai. Telefax fajtái, kezelésének alapvető tudnivalói. A diktafon fajtái, kezelésének módja. A korszerű iratrendezés kellékei az irodában. Különböző papír- és borítékfajták. Borítékhajtogató gépek. Dossziék, irattartók, kiválasztásának szempontjai. A kézi és archív irattár iratrendezési kellékei. Irodaszerek kiválasztása és használata az irodában: adattárolási és számítástechnikai kellékek, vegyes kiszolgálják-e az ügyviteli munkafolyamatokat a multifunkcionális gépek? Terveznek-e új eszköz beszerzését a közeljövőben? Figyelje meg a cég prezentációs szokásait! Vegye sorra a cégnél található vizuáltechnikai eszközöket és készítsen erről írásbeli összefoglalót! (Készítenek-e és milyen gyakorisággal PP bemutatót, ki szokta ezeket elkészíteni, hogyan, stb.) Figyelje meg a cégnél a telefonos kommunikációt! Figyelembe veszik-e az alkalmazottak a telefonálás illemtanát? Milyen típusú telefonkészülékek vannak? Milyen funkciókkal rendelkeznek és valamennyit kihasználjáke? Milyen típusú mobiltelefonok vannak? Mit tesznek a telefonszámlák csökkentése érdekében? (Csomagkedvezmények, céges kedvezmények stb.) Tapasztalatait röviden foglalja össze írásban! Figyelje meg, hogy használják-e a cégnél az üzenetrögzítőt? Milyen üzenetrögzítési szokások vannak? (Üdvözlő szöveg stb.) Figyelje meg a cég faxolási szokásait! Milyen gyakorisággal használják azt? Van-e az irodában diktafon, ha igen, milyen típusú? Ki szokta használni és milyen gyakorisággal? Készítsen a fenti tapasztalatokról rövid írásos összefoglalót! Figyelje meg a cég iratrendezési szokásait! Milyen iratrendezési kellékeket látott és használt gyakorlata során? A cégnél használnak-e különböző papírfajtákat a másmás tevékenységekhez? Milyen borítékokat használnak a postázás során? Milyen irattartókat, iratrendezőket használnak a kézi és archív irattárolás során? Írásban foglalja össze tapasztalatait! Figyelje meg, hogy milyen elektronikus adattárolási eszközöket és számítástechnikai kellékeket használnak a 3
irodaszerek. Írószerek, tollak. Tűzőgépek, lyukasztógépek fajtái, kiválasztásának szempontjai. Ragasztók, ragasztószalagok, ragasztószalagadagolók. Etikettek, etikett-nyomók. Feliratozó gépek és kellékek. cégnél! Figyelje meg, hogy figyelembe veszik-e irodaszer beszerzéskor az irodaszerek nagyon széles választékát vagy csak rutinból, szokásból történik az irodaszerek beszerzése? Szoktak-e katalógusból választani, figyelik-e az irodaszerek terén az újdonságok megjelenését? (Tollak, írószerek, ragasztók, etikettek, etikett-nyomtatók, feliratozó gépek stb.) Tapasztalatait foglalja össze írásban! 4
Az Általános üzleti és titkári kommunikációra vonatkozó megfigyelési szempontok (TI1055, GI 1313) Sorszám 1. Félévi követelmények megbeszélése. Kötelező és ajánlott szakirodalom ismertetése. Keresse meg az Interneten a szakirodalmakat! Tájékozódjon a cég titkári munkakörének kommunikációs feladatairól! Készítsen összefoglalót! 2. Kérdőív kitöltése az internetezési szokásokról Beszámolók a házi feladatból Az Internet működése és története. Az internet részei. Az Internet várható fejlődése. Csatlakozás az Internethez. Elektronikus levelezés Szerezzen információkat a cég internetezési szokásairól: Milyen típusú Internetet használnak? (Internetkiszolgáló) Milyen gyakorisággal és milyen célból használják az Internetet? Van-e Intranet a cégnél? Ha igen, figyelje meg annak működését! Ha nem, tudakozódjon arról, tervezik-e bevezetését? Figyelje meg a cég elektronikus levelezési szokásait: World Wide Web, Internetes keresőgépek, WebMail Elektronikus ügyintézés Ügyfélkapu fogalma, jelentősége Milyen gyakorisággal használják az elektronikus levelezést a hagyományos levelezéshez viszonyítva? Melyik van túlsúlyban? Készítsen kimutatást, hogy ki/kik használják napi szinten az elektronikus levelezést? (Felső vezetők, osztályvezetők, adminisztratív dolgozók, egyéb dolgozók) 3. Figyelje meg az elektronikus leveleket tartalmi, formai és stilisztikai szempontból! Milyen alapvető különbségeket lát a cég hagyományos és elektronikus levelezési szokásai között? (Stílus, tartalom, levelek felépítése, hossza) Figyelje meg, hogyan mentik, archiválják az elektronikus kimenő és bejövő leveleket! Szerezzen információkat arról, hogy van-e a cégnél elektronikus ügyintézés! Ha van, figyelje 5
4. Internet-etikett (netikett) Internet Élő kommunikáció meg az elektronikus ügyintézés menetét, mutassa be a programot! Figyelje meg, hogy a cégnél az internetes kommunikáció kapcsán figyelembe veszik-e a netikett szabályokat? Készítsen írásbeli összefoglalót tapasztalatairól! 5. 6. 7. 8. Elektronikus ügyintézés indítása Ügyindítás lehetőségei az e-városházán. Adatgyűjtés, információgyűjtés az Internet segítségével Biztonság az interneten. Tűzfal programok. Elektronikus aláírás, titkosítás. Weboldalak készítése. Adatlapok kitöltésének lehetőségei az e- ügyintézés kapcsán A Microsoft Outlook működése. Naptárbejegyzések, Névjegyalbum készítése Elektronikus levelezési ismeretek I. Outlook express. A Microsoft Outlook működése. Feljegyzések készítése Elektronikus levelezési ismeretek II. Gyűjtsön információkat és készítsen beszámolót arról, hogy a cég hogyan védekezik a számítógépet veszélyeztető vírusok és egyéb internetes kártevők ellen! (Védelem fajtája, tűzfalbeállítások stb.) Tudakozódjon arról és írásban foglalja össze, hogy használnak-e a cégnél elektronikus aláírást, ha igen, mely fajtáját és milyen esetekben? Ha nem, tervezik-e az elektronikus aláírás használatának bevezetését? Figyelje meg, hogy használnak-e a cégnél beépített sablonokat, szoktak-e kitölteni számítógépen tárolt űrlapokat? Készítsen írásbeli összefoglalót ezen nyomtatványok használatáról! Figyelje meg, hasznáják-e a cégnél a Microsoft Outlook programot! Készítsen írásbeli összefoglalót a használati szokásokról (Outlook elektronikus levelezőrendszer, naptárkezelő, elektronikus adatbázisok, névjegyalbumok használata stb.)! Ha más levelezőprogramot vagy naptárprogramot használnak, arról írjon összefoglalót és azt mutassa be! Figyelje meg, hogy mely részeit használják leginkább az Microsoft Outlook programnak! (Feljegyzések, naptárbejegyzések, névjegyalbum-készítés, értekezletek összehívása stb.) Amennyiben nem használják ilyen célokra az elektronikus naptárkezelőt, jegyezze fel és készítsen beszámolót arra vonatkozóan, hogy a cégnél hogyan oldják meg más módon ezeket a kommunikációs feladatokat! 6
9. 10. 11. 12. A www.biztonsagosinternet. hu oldal böngészése, ismeretszerzés meghatározott szempontok szerint Böngészőprogramok használata Microsoft Outlook feladatok megoldása Microsoft Outlook feladatok megoldása Figyelje meg, hogy a cég hogyan oldja meg az elektronikus adatmentést! Készítsen összefoglalót a használatban lévő adattárolók fajtáiról, az archiválás módszereiről! Figyelje meg, majd írjon beszámolót arról, hogy a cégnél milyen böngészőprogramokat használnak! (Milyen esetekben használják a szakmai szempontú és célú böngészéseket?) Gyűjtsön minimum 10-15 konkrét eseményt a cégnél, amelyeket az Outlook naptárkezelőjébe bejegyez! (Értekezlet, megbeszélés stb.) Gyűjtsön minimum 10-15 nevet beosztással a cégnél, amelyeket az Outlook névjegyalbumába bejegyez! Gyűjtsön információkat arról, hogy programszervezés, utazásszervezés esetén mely weboldalakat használják információszerzés céljából? 7