1 FÖLDES NAGYKÖZSÉG POLGÁRMESTERE 4177 FÖLDES, Karácsony Sándor tér 5. /Fax: (54) 531 000 ; 531 001 E-mail: foldes.ph@gmail.com Iktatószám: /2016. 12. E LŐTERJESZTÉS a Képviselő-testülethez Földes Nagyközség Önkormányzata 2015. évi belső ellenőrzési jelentésének elfogadására Készítette: Matkó Mária belső ellenőr KÉPVISELŐ-TESTÜLETI ÜLÉS FÖLDES, 2016. MÁJUS 26.
2 Tisztelt Képviselő-testület! Önkormányzatunk a kötelező ellenőrzési teendőket az önkormányzattal szerződéses jogviszonyban álló szervezettel láttatja el, függetlenített belső ellenőrt nem alkalmaz. A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011.(XII.31.) Korm. rendelet 49. (3a) bekezdése alapján a polgármester a tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési jelentést, valamint a helyi önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szervek éves ellenőrzési jelentései alapján készített éves összefoglaló ellenőrzési jelentést a tárgyévet követően, a zárszámadási rendelettervezettel egyidejűleg a képviselő-testület elé terjeszti jóváhagyásra. A jogszabályi előírásnak megfelelően mellékelten a képviselő-testület elé terjesztjük a 2015. évre vonatkozó éves ellenőri jelentést. Földes, 2016. május 21. Jeneiné Dr. Egri Izabella polgármester
3 FÖLDES NAGYKÖZSÉGI POLGÁRMESTERI HIVATAL ELLENŐRZÉSI JELENTÉS ÉVES ELLENŐRI JELENTÉS 2015. ÉV Az ellenőrzési jelentés kelte: 2016. május hó 18. nap
4 1. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA A tervadatok teljesítésének értékelése A Polgármester által jóváhagyott belső ellenőrzési ütemtervnek megfelelően végezte munkáját a belső ellenőrzés. MEGNEVEZÉS TERV TÉNY I. Témavizsgálatok: 1. 2014. évi ellenőrzési összefoglaló jelentés 1 1 2. Az Önkormányzat tulajdonában lévő gépjármű használat vizsgálata 1 1 3. Általános forgalmi adó 1 1 4. 2014. évi beszámoló 1 1 5. Kötelezettségvállalás ellenőrzése 1 1 6. Szociális ellátások 1 1 7. Készpénzkezelés 1 1 8. Ellenőrzési ütemterv készítése 2016.évre 1 1 9. Utóellenőrzések 2015 évi belső ellenőri tevékenység kiértékelése. II. Utóvizsgálatok: A belső ellenőrzés során feltárt hiányosságok. 0 0 Kiküszöbölésére tett intézkedések és azok végrehajtásainak ellenőrzése A tervezett és elvégzett vizsgálatok az ellenőrzés jellege szerint: MEGNEVEZÉS Ütemterv Végrehajtott Ütemterven szerinti ellenőrzések Felüli Ellenőrzések Ellenőrzések 9 9 9
5 Témavizsgálat Célvizsgálat 0 0 0 Utóvizsgálat 0 0 0 Összesen 9 9 0 Ellenőrzések személyi feltételeinek megléte Az önkormányzatnál a belső ellenőrzést külső vállalkozói szerződéssel végeztetjük. Szakképzettség: Matkó Mária Közgazdász Pénzügyi számviteli szakellenőr Adószakértő Ellenőrzések tárgyi feltételeinek megléte Az ellenőrzések megfelelő tárgyi feltételei biztosítottak, rendelkezésünkre áll a hivatalban a pénzügyi irodavezető irodájában egy asztal és szükség esetén számítógép. Ellenőrzéseket segítő egyéb tényezők A külső szolgáltató belső ellenőr a hivatalon belül, biztosított helyiségben, az ellenőrzéshez szükséges összes dokumentumba, bizonylatba, teljes körű betekintést nyer. A vizsgálat során felmerülő kérdésekre a munkahelyükön jelenlévő alkalmazottak azonnal kielégítő választ tudnak adni. Ellenőrzéseket akadályozó egyéb tényezők
6 A hivatal dolgozói a belső ellenőrzés vizsgálatához szükséges bizonylatokat, dokumentumokat az ellenőrök rendelkezésére tudják bocsátani. Ellenőrzések fontosabb megállapításai I. Témavizsgálatok: 1. számú vizsgálati program: 2014. évi ellenőrzési jelentés 2. számú vizsgálati program: Az Önkormányzat tulajdonában lévő gépjármű használat vizsgálata A vizsgálat során megállapítást nyert, hogy az Önkormányzatnál a Gépjármű üzemeltetési szabályzat naprakész, aktualizálása megtörtént. A benne szabályozott feladatokat betartják. A tulajdon védelme, valamint a géppark üzemanyag elszámolásának szabályossága és helyessége az Önkormányzatnál teljes mértékben biztosított. A gépjárművek igénybevételekor minden esetben használnak menetlevelet. A kézi kisgépek működéséhez vezetnek pontos kimutatást, mely alapján meghatározható azok üzemanyag felhasználása. 3. sorszámú vizsgálati program: Általános forgalmi adó Határidőre történik az ÁFA bevallás elküldése elektronikusan, a bevallás, az elfogadó nyugta és a főkönyvi könyvelésből kinyomtatott analitika egy helyen van kezelve és lefűzve. Az ÁFA bevallás kitöltése az előírásoknak megfelelő.
7 Az ÁFA bevallás dokumentumai rendezettek, áttekinthetőek. Részletesen és hitelesen tartalmazzák a bevallás helyességének alátámasztásához szükséges adatokat. 4. sorszámú vizsgálati program: 2014. évi beszámoló Az ellenőrzés megállapításainak összefoglalása: a leltárral alátámasztott mérleg a főkönyvi kivonattal megegyező a főkönyv és az analitikus nyilvántartások közötti kapcsolat biztosított a számviteli alapelvek érvényesültek a beszámoló megfelel a valódiság elvének A kiszámolt mutatószámok jellemzik az Önkormányzat helyzetét. A mutatók magyarázata segítséget nyújt a mutatók értelmezéséhez. A likviditási mutató kivételével minden mutató kedvezőnek mondható. A vizsgálat során rendelkezésünkre átadott iratok, dokumentumok, beszámoló mellékletét képező analitikus nyilvántartások rendezettek, áttekinthetőek. 5. sorszámú vizsgálati program: Kötelezettségvállalás ellenőrzése A hivatalban a szállítói-, illetve vállalkozói szerződéseket iktatóban érkeztetik, az eredeti példány az iktatóban marad, egy másolati példányt minden esetben a pénzügyi csoport rendelkezésére bocsátanak, hogy az kötelezettségvállalás nyilvántartásban felvezetésre kerülhessen. A készpénzfizetési számlák mellé csatolt, a mintavétellel vizsgált
8 utalványrendeleten, minden esetben szerepel, az utalványozó, ellenjegyző aláírása. A készpénzfizetési számlákon a szakmai teljesítés igazolása, a felhasználás igazolása minden helyen fel van tüntetve. A törvényi előírások betartása és betarttatása érdekében javasoljuk, hogy az utalványozást és az ellenjegyzést végzők addig kézjegyükkel ne lássák el a bizonylatot (szerződés, megállapodás, megrendelő, szállítólevél, számla, bérszámfejtés, szociális segélyek, stb.) amíg a kötelezettségvállalás száma nincs feltüntetve rajta. Minden egyes kötelezettségvállalást, igazoló dokumentumot el kell juttatni a kötelezettségvállalást vezető személyhez. 6. sorszámú vizsgálati program: Szociális ellátások A helyi rendelet a törvény által meghatározott esetekben élt a lehetőségekkel, amelyet a település sajátosságaira és az Önkormányzat pénzügyi helyzetére tekintettel kiegészített, és szabályozta a szociális ellátásokkal kapcsolatos feladatokat. A beadott kérelmek és mellékleteik tartalmazzák a szükséges adatokat, amelyek nélkülözhetetlenek a helyes és megfelelő döntéshozatalhoz. A hivatalban a szociális juttatásokról, támogatásokról számítógépen vezetnek nyilvántartást. Az Önkormányzatnál a Szociális ellátási feladatok szervezettek, megfelelnek a törvényi előírásoknak. Ellenőrzés alá vont bizonylatok, dokumentumok: az önkormányzati rendelet, a kérvények, határozatok, a kifizetések dokumentumai. 7. sorszámú vizsgálati program: Készpénzkezelés
9 A tételesen vizsgált hónapok utalványrendeleteit, az utalványozó és ellenjegyző kézjegyével hitelesítette. A pénztár kiadási és bevételi bizonylatoknál betartották az előírásokat, a pénztárbizonylatokhoz csatolva van minden esetben a határozat, a számla. A felhasználást, kifizethetőséget, a szakmai teljesítést minden esetben igazolták. A bankszámla kivonatok mellé csatolták a befizetést, illetve a kifizetést, igazoló számlát vagy dokumentumot. Minden egyes számla vagy dokumentum utalványrendelettel el van látva. 8. sorszámú vizsgálati program: Ellenőrzési ütemterv 2016 évre készítése 9. sorszámú vizsgálati program: Utóellenőrzések Soron kívüli ellenőrzések A 2015. évre vonatkozó működés és gazdálkodással kapcsolatban a Vagyongazdálkodási Kft. működésének ellenőrzését kérte a Képviselő testület. A vizsgálat során megállapítást nyert, hogy a Kft. nem tudja magát fenntartani. Nem tett intézkedést a megörökölt kintlévőségek behajtására. Önálló bevételszerzést nem kezdeményezett. Jelentős mértékben az Önkormányzat, mint tulajdonos támogatásából fedezte költségeit. A vizsgálati jelentésünk alapján a Képviselő-testület a Kft. megszüntetése mellett döntött. Az egyszerűsített felszámolási eljárás 2016.01.01. napjával elindult.
10 A gyermekétkeztetéssel kapcsolatos vizsgálat 2015. évben betegség miatt nem került lefolytatásra. Ezt a programot 2016. évben fogjuk elvégezni. Utóvizsgálatok: 1. A belső ellenőrzés során feltárt hiányosságok kiküszöbölésére tett intézkedések és azok végrehajtásai. Minden belső ellenőri vizsgálathoz részletes vizsgálati program fog készülni a feladatokról, a határidők megjelölésével, valamint a vizsgálat körébe bevonandó okiratok és bizonylatok meghatározásával. A vizsgálatokról írásbeli jelentés készül, amely tartalmilag és formailag az ellenőrzési feladatot áttekinti a vizsgálati programnak megfelelően. Minden esetben tartalmaz észrevételt és javaslatot, valamint záradékot. A jegyző minden esetben készít intézkedési tervet, melyben meghatározza a hiba kijavításának határidejét és a téma felelősét. Jogellenes magatartások miatt tett jelentések száma: 0 2. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL TETT MEGÁLLAPÍTÁSOK ÉS JAVASLATOK HASZNOSÍTÁSA Javasolt intézkedések felsorolása: Ezt a metodikát a továbbiakban is folytassa a hivatal, mert a dokumentumok, az alapbizonylatok áttekinthetőek, egyértelműek és a laikus számára is érthetőek. Földes, 2016. május 18. Készítette: Matkó Mária vezető belső ellenőr
11 FÖLDES NAGYKÖZSÉG ÖNKORMÁNYZATA KÉPVISELŐ-TESTÜLETÉNEK /2016. (V.) H A T Á R O Z A T - T E R V E Z E T E Földes Nagyközség Önkormányzata 2015. évi belső ellenőrzési jelentésének elfogadására A Képviselő-testület Földes Nagyközség Önkormányzata 2015. évi belső ellenőrzési jelentését a mellékletben foglaltak szerint e l f o g a d j a. Felkéri a polgármestert és a jegyzőt, hogy a belső ellenőrzési tervben meghatározott ellenőrzéseket és határidőket kísérje figyelemmel. Határidő: folyamatos Felelős: Jeneiné Dr. Egri Izabella polgármester Földes, 2016.május 26. Jeneiné Dr. Egri Izabella polgármester Dr. Vinczéné Kiss Marianna jegyző