Tisztelt Képviselő-testület!

Előterjesztés Dévaványa Város Önkormányzat Képviselő-testületének 2013. szeptember 26-i ülésére és Ecsegfalva Község Önkormányzat Képviselőtestületének 2013. szeptember 24-i ülésére Tárgy: Beszámoló a közös önkormányzati hivatal működéséről. Tisztelt Képviselő-testület! A Dévaványai Közös Önkormányzati Hivatal Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 85. -ának (1) bekezdése alapján jött létre 2013. március 1-i hatállyal. Beszámolómban tulajdonképpen az eltelt 6 hónap eredményeiről, történéseiről tudok számot adni. A közös önkormányzati hivatal létrehozásának oka az volt, hogy a törvény értelmében a 2000 fő lakosságszámot meg nem haladó községi önkormányzatok nem tarthatnak fenn önálló polgármesteri hivatalt. A városi, valamint a 2000 főt meghaladó lakosságszámú települési önkormányzat pedig nem tagadhatja meg a közös hivatal létrehozására vonatkozó megállapodás megkötését, ha azt a vele határos település kezdeményezi. Ezen törvényi háttéren alapulva kötötte meg a két település Képviselő-testülete a közös önkormányzati hivatal létrehozására vonatkozó megállapodást. A megállapodás megkötése természetesen nem volt ilyen egyszerű, több fordulós egyeztetési eljárás előzte meg, mire kialakultak a végleges álláspontok, amelyet mind a két fél el tudott fogadni. A közös önkormányzati hivatal az erről szóló alapító okirat elfogadásával jött létre, amelyet mind a két fél képviselő-testülete határozattal hagyott jóvá. A közös önkormányzati hivatal létszáma 28 főben került megállapításra a költségvetési törvény által finanszírozott létszám figyelembevételével. Ebből 4 fő az ecsegfalvi kirendeltségen dolgozik. A Közös Önkormányzati Hivatal megalakulását követő első intézkedések között történt meg a Közös Önkormányzati Hivatal törzskönyvi nyilvántartásba vétele a Magyar Államkincstár által. Első intézkedések voltak továbbá a hivatali körbélyegzők, fejbélyegzők elkészíttetése, valamint a hivatali épületeken a címertáblák elhelyezése az új hivatali elnevezéssel. Ezeket követték a munkajogi intézkedések. A közös hivatali szervezet köztisztviselőinek a közszolgálati tisztviselőkről szóló törvény alapján értesítést kellett készíteni, miszerint megváltozott a foglalkoztatójuk megnevezése. A munkajogi intézkedések közül a legfájóbb mozzanat az volt, amikor az ecsegfalvi kirendeltség dolgozóinak a besorolását vissza kellett állítani a 100 %-os beállási szintre mivel az ő bérbesorolásuk +20%-os eltérítést tartalmazott. Emberileg nem volt könnyű feldolgozni, hiszen a kint maradt 4 főnek a korábbi 6 fő munkáját kellett elvégeznie 20%-al kevesebb bérért. Óriási eredmény volt viszont, hogy az ecsegfalvi hivatalban lévő 2 fő dolgozót a dévaványai székhely hivatal át tudta venni foglalkoztatás szempontjából, így létszám leépítésre sehol nem került sor. A dévaványai köztisztviselők bére, mivel nem tartalmazott eltérítést, változatlan maradt. A névváltozást rengeteg egyéb helyen is át kellett vezetni, pénzintézetnél, közszolgáltatóknál, csekkeken stb. Ezek az intézkedések bár nem tűnnek jelentősnek, az elindulásban nélkülözhetetlenek voltak. A települések által kötött megállapodás értelmében a jegyző minden hónap első és harmadik keddi napján biztosítja a kirendeltségen az őt kereső ügyfelek részére az ügyfélfogadást, illetve ellenőrzi és felügyeli az igazgatási munkát. A hónap negyedik keddjén részt vesz a 1

bizottsági és testületi üléseken, ezen túlmenően az előre nem tervezett rendkívüli üléseken, illetve a települési ünnepségeken, rendezvényeken. A hivatal feladata a Mötv. alapján az önkormányzat működésével, a polgármester vagy a jegyző feladat és hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátása. A hivatal közreműködik az önkormányzatok egymás közötti, valamint az állami szervekkel történő együttműködésének összehangolásában. Azt, hogy a közös hivatal a törvényben foglalt feladatainak milyen módon és hogyan tesz eleget az alábbiakban szeretném bemutatni. A Közös Önkormányzati Hivatal szervezeti felépítése: A közös önkormányzati hivatal egységes, de szakmai szervezeti egységekre (irodákra) tagolódik. A közös önkormányzati hivatal Ecsegfalva Községben állandó jelleggel kirendeltséget működtet az önkormányzati, gazdálkodási és igazgatási munka folyamatos ellátásához és az ügyfélfogadás biztosításához. A kirendeltségen biztosítani szükséges az ügyfélforgalommal járó ügytípusok teljes körű ellátását. Polgármester Dévaványa Polgármester Ecsegfalva Jegyző Kirendeltség Ecsegfalva Igazgatási iroda Adóiroda Gazdálkodási iroda Műszaki iroda Szervezési iroda A Hivatal emberi erőforrás helyzete: A Hivatal személyi összetétele: A Közös Hivatal köztisztviselői létszámát a közös hivatalt létrehozó Képviselő-testületek a költségvetési törvényben finanszírozott létszám figyelembe vételével 28 főben állapították meg, amely az alábbiak szerint oszlik meg: Foglalkoztatási forma Szervezeti egység megnevezése Betöltött létszám fő Köztisztviselők Jegyző 1 Igazgatási iroda 5 (+Gyeden lévő 1 fő) Gazdálkodási iroda 6 Műszaki iroda 5 (+Gyeden lévő 2 fő) Adóiroda 3 Ecsegfalvi Kirendeltség 4 Ügykezelő Szervezési iroda 1 Összesen 25 2

Foglalkoztatási forma Köztisztviselők, ügykezelők nemek szerinti megoszlása: Szervezeti egység megnevezése Betöltött létszám Ebből férfi nő köztisztviselő Jegyző 1 1 Igazgatási iroda 5 5 Gazdálkodási iroda 6 1 5 Műszaki iroda 5 4 1 Adóiroda 3 2 1 Ecsegfalvi Kirendeltség 4 4 ügykezelő Szervezési iroda 1 1 Összesen 25 7 18 Foglalkoztatási forma Köztisztviselők, ügykezelők iskolai végzettség szerinti megoszlása: Szervezeti egység megnevezés Betöltött létszám Felsőfokú (egyetemi, főiskolai) végzettség Ebből Középfokú végzettség köztisztviselő Jegyző 1 1 Igazgatási iroda 5 1 4 Gazdálkodási iroda 6 3 3 Műszaki iroda 5 4 1 Adóiroda 3 1 2 Ecsegfalvi Kirendeltség 4 1 3 Ügykezelő Szervezési iroda 1 1 Összesen 25 11 14 Foglalkoztatási forma Köztisztviselők, ügykezelők kor szerinti megoszlása: Szervezeti egység megnevezés Betöltött létszám 25 év alatti 26-35 év közötti Ebből 36-45 év közötti 46-55 év közötti köztisztviselő Jegyző 1 1 Igazgatási iroda 5 2 1 2 Gazdálkodási iroda 6 1 2 1 2 Műszaki iroda 5 1 2 2 Adóiroda 3 1 1 1 Ecsegfalvi Kirendeltség 4 1 1 2 Ügykezelő Szervezési iroda 1 1 Összesen 25 1 7 6 9 2 Az önkormányzati hivatal dolgozóinak átlag életkora: 40 év 56 év fölötti 3

Tájékoztató adat a hivatalnál foglalkoztatott köztisztviselők, ügykezelők 2013. augusztus 31- ig ki nem adott halmozott szabadságairól: A Képviselő-testület korábbi ülésén beszámoltam arról, hogy a hivatalnál foglalkoztatott köztisztviselők és ügykezelők esetében jelentős számú ki nem adott szabadság halmozódott fel. Sajnos az ellátandó feladatok mennyisége és a rendelkezésre álló létszám, valamint a hivatal működőképességének megőrzése érdekében ezen a rossz gyakorlaton ezidáig sem sikerült javítani. 2013. augusztus 31-ig a hivatalban foglalkoztatott köztisztviselők és ügykezelők ki nem adott szabadsága összesen 1001 nap. Ebből a kirendeltség dolgozóinak ki nem adott szabadsága 68 nap. Ezeknek a számadatoknak a törvénybe való ütközésen túl az önkormányzat költségvetését érintő pénzügyi kihatása akkor lehet, ha a sok szabadságot felhalmozó dolgozó nyugállományba vonul, vagy köztisztviselő jogviszonya átszervezés, vagy bármilyen más ok miatt megszűnik. A ki nem adott szabadságokon túl jelentős a túlmunkavégzés is. A Dévaványai Közös Önkormányzati Hivatal dolgozóinak szabadságnyilvántartása 2013. 08. 31-ig engedélyezett szabadságok alapján Összes igénybe vehető szabadság Összes igénybe vett szabadság Még kivehető szabadság Balogh Csilla 63 12 51 Csatári Mónika 37 14 23 Cserven Csilla 42 14 28 Erdei Sándor 34 22 12 Ernyes Csilla 78 13 65 Feke László 95 9 86 Felföldi Attila 46 20 26 Gyányi Irén 99 31 68 Győrfi József 42 17 25 Gyuricza Máté 143 3 140 Kiss Ferencné 45 14 31 Kürti Béla 34 23 11 Lengyel László 54 23 31 Pappné Rabi Erzsébet 35 11 24 Pócsik Eszter 19 2 17 Szarka Andrea 109 6 103 Szűcs Mariann 60 14 46 Szűcsné Horváth Margit 43 22 21 Tóth Katalin 37 23 14 Tóth Mihályné 119 8 111 Ecsegfalvi kirendeltség Ádám Sándorné 33 18 15 Rácz Anikó 41 23 18 Sótiné Füleki Valéria 35 20 15 Vilmánszki Jánosné 38 18 20 Összesen: 1001 nap 4

2013. évi továbbképzések A közös hivatal köztisztviselői éves továbbképzési terv alapján vesznek részt a kötelező, illetve ajánlott továbbképzéseken. A továbbképzéseket koordinálását a Békés Megyei Kormányhivatal végzi. A kötelező továbbképzések ez évtől e-learning alapúak, amelyre október hónapban fog sor kerülni. A továbbképzési terven kívüli egyéb továbbképzések: Egyéb továbbképzések 2013. március 1. és augusztus 31. között: - Felnőttképzés Szociális, Gyermek- és ifjúságvédelmi ügyintéző továbbképzésen 1 fő köztisztviselő vett részt. (Még 2012-ben kezdődött, de 2013. áprilisában ért véget.) - Mérlegképes könyvelők 2013. évi kötelező továbbképzésén 4 fő köztisztviselő vett részt. (3 fő Dévaványáról, 1 fő az Ecsegfalvi Kirendeltségről.) - Közigazgatási szakvizsgára felkészítő konzultáción vett részt 1 fő köztisztviselő, aki később eredményes szakvizsgát tett. - Alapvizsga letételére köteles 1 fő köztisztviselő (2014. év április hó 1-ig) - Jelenleg folyamatban van 2 fő köztisztviselő továbbképzése Számítástechnikai szoftverüzemeltető képzésen. A közös önkormányzati hivatalban végzett ellenőrzések 2013. augusztus 31-ig: A Dévaványai Közös Önkormányzati Hivatalban 2013. augusztus 31-ig az ellenőrzési jogkörrel felruházott szervek 4 esetben tartottak ellenőrzést. Az ellenőrzések megállapításai: Ellenőrzés megnevezése: Iratkezelés közlevéltári ellenőrzése Ellenőrzést végezte: Békés Megye Képviselő-testülete Megyei Levéltára, Farkas György segéd levéltáros Ellenőrzés megállapításai: Levéltár átadásra érett iratanyag a Magyar Nemzeti Levéltár Békés Megyei Levéltárhoz 2014 őszéig kerül átadásra. A szervezet rendelkezik egyes iratkezelési szabályzattal. A nyilvántartás vezetése az ügyviteli iratokról gépi e-forte iktató rendszerrel történik. Az iratokat az irattári terv szerint kezelik. Az irattári helyiségek állapota az 1995. évi LXVI. tv. 4., 9. -ban foglaltaknak megfelel. Ellenőrzés megnevezése: TAKARNET rendszer használata, az adatfelhasználás jogszerűségének ellenőrzése Ellenőrzést végezte: Békés Megyei Kormányhivatal Földhivatala Hajdú Róza járási földhivatal-vezető, Baksa Zsolt ingatlan-nyilvántartási ügyintéző, Somogyi Sándor ingatlan-nyilvántartási ügyintéző Ellenőrzés megállapításai: A biztonsági előírások betartása megfelelő. A földhivatali adatok felhasználása, napló ellenőrzése rendben volt. Az ellenőrzés a székhely hivatalban és a kirendeltségen is megtörtént. 5

Ellenőrzés megnevezése: Jegyző hatáskörébe tartozó I. fokú szociális feladatellátás vonatkozásában felügyeleti ellenőrzés Ellenőrzést végezte: Békés Megyei Kormányhivatal Szociális és Gyámhivatala, Szedlacsekné Pelle Beatrix Ellenőrzés megállapításai: Az ellenőrzés közölt iktatószám szerinti lista alapján véletlenszerű kiválasztással történik. Az ellenőrzésre került iratok száma: 4 db. Az ellenőrzés folyamatban van. Ellenőrzés megnevezése: Jogszerűségi I. fokú gyámhatósági ellenőrzés jegyzői hatáskörben az Ecsegfalvi Kirendeltségen került sor Ellenőrzést végezte: Békés Megyei Kormányhivatal Szociális és gyámhivatala részéről Dr. Vámos Viktória Ellenőrzés megállapításai: Megállapítások és iratanyag került bekérésre, szúrópróbaszerűen történt az ellenőrzés. Jogszabálysértések olyan esetben fordultak elő, amely jóhiszeműen szervezett és gyakorolt jogokat érintenek, így a jogszabálysértő döntések felügyeleti jogkörben történő megsemmisítése vagy megváltoztatása az ügyfél alapvető jogaival és érdekeivel volna ellentétes. A közös önkormányzati hivatal munkarendje és ügyfélfogadási rendje Munkarendje: A Dévaványai Székhelye: hétfőtől csütörtökig 8 00 16 30 ig. pénteken 8 00 14 00 ig. Az Ecsegfalvi Kirendeltségen: hétfőtől és kedden 7 30 16 30 ig. szerdán és csütörtökön 8 00 16 30 ig. pénteken 8 00 13 00 ig. Ügyfélfogadása: A Dévaványai Székhelye: hétfőtől 8 00 11 30, 12 00 16 30 ig. kedden 8 00 11 30 ig. szerdán és csütörtökön nincs ügyfélfogadás, pénteken 8 00 11 30, 12 00 14 00 ig. Az Ecsegfalvi Kirendeltségen: hétfőtől és kedden 7 30 12 00 ig. szerdán 8 00 16 30 ig. csütörtökön és pénteken nincs ügyfélfogadás. A Dévaványai székhely hivatal ügyfélfogadási rendjét nagyban befolyásolja, hogy egy épületben található a Kormányhivatal járási kirendeltségével, ahol minden nap van 6

ügyfélfogadás. A közös bejárati ajtók miatt az ügyfélfogadási rend ezért az önkormányzati hivatalnál betarthatatlan, gyakorlatilag csak papíron létezik. Helyiség átadás a Járási Hivatalnak 2013. január 1-je, vagyis a Gyomaendrődi Járási Hivatal felállása óta a Dévaványai Önkormányzat hivatali épületében két hatóság működik. Egyrészt az épület helyt ad a Járási Kirendeltségnek az ott dolgozó 8 fővel, illetve az épület másik felében található az önkormányzati hivatal munkaszervezete. 2013. július 1-től újabb helyiségek kerültek átadásra a járásnak. Megállapodás alapján átadásra került a jegyzői iroda, illetve a titkárság (6-os iroda) fele. A 6-os irodában gipszkartonfal választja ketté a helyiséget. A helyiségek kialakítása most van folyamatban. Az átadást követően az önkormányzati hivatalban még racionálisabban kell gondolkodni a megmaradt helyiségek kihasználásáról. Törvényességi helyzet: A közös hivatal felállása óta eltelt időszakban törvényességi felhívás a felügyeletet gyakorló Békés Megyei Kormányhivatal részéről nem érkezett. A bizottsági és képviselő-testületi jegyzőkönyvek határidőre beérkeztek. Ecsegfalva Község vonatkozásában egy törvényességi felhívás érkezett, amely olyan törvénysértés megszüntetésére irányult, amely még a közös hivatal felállítása előtti időszakban keletkezett. A Képviselő-testület 2013. február 12-i ülésén megalkotott települési szilárd hulladék közszolgáltatási díjmegállapító rendelete tárgyában. Ecsegfalva Önkormányzat Képviselő-testülete 2013. július 30-án megtartott ülésén tárgyalta a törvényességi felhívást, az abban foglaltakkal egyetértett és a törvénysértő önkormányzati rendeletet hatályon kívül helyezte. Ecsegfalva Önkormányzatát érintően figyelmet kell fordítani a képviselő-testületi jegyzőkönyvek határidőre történő megküldésére, mert a késedelmes megküldést a Kormányhivatal bírsággal szankcionálhatja. A törvényességi referenssel való kapcsolattartásunk és együttműködésünk kölcsönös bizalmon, egymás segítésén és egy jó munkakapcsolaton alapul. Tárgyi feltételek, ügyfél tájékoztatás: Az önkormányzati hivatal épülete sajnos már nem felel meg a jelenkor elvárásainak. A város középületei közül a legelavultabb, legleromlottabb állapotban lévő épület a városháza. Az ügyfelek részére a várakozás céljára nem áll rendelkezésre korszerű ügyféltér. Az ügyféltér télen fűtetlen, nyáron az árnyékolás hiánya miatt elviselhetetlenül meleg. Az ügyfelek részére ügyintézéskor bizonyára sokszor kényelmetlen az is, hogy az általuk elmondottakat többen is hallják, mivel a helyiségek kialakítása a nagy ügyfélforgalmú irodákban nem teszik lehetővé a bizalmas ügyintézést. Elavult a hivatal elektromos hálózata is, amely nehezen bírja a sok számítógép és fénymásoló egyszerre történő működtetését. Az ügyfelek tájékozódását elősegítendő az ügyféltérben az első bejárattal szemben információs táblát helyeztünk el. Ezen túlmenően az ajtókon megtalálható a szervezeti egység megnevezése, illetve az ott dolgozó kollegák neve és beosztása feltüntetésre került. 7

Az ügyfelek tájékoztatását próbáljuk elősegíteni az önkormányzati honlap útján is, amelyet szeretnénk folyamatosan fejleszteni és még áttekinthetőbbé tenni. A honlapon megtalálhatók az ügyintézést elősegítendő ügymenet leírások is. Az ügymenet leírásokból az ügyfelek részletesen tájékozódhatnak az adott ügyfajta jogszabályi előírásairól, ha az ügyintézés illeték, vagy igazgatásszolgáltatási díj köteles, annak mértékéről, az ügyintézési határidőről. Az ügy intézése érdekében a hivatal melyik szervezeti egységéhez fordulhatnak, azon túl az eljáró ügyintéző nevét, elérhetőségét, az ügyfélfogadási időt, a jogorvoslatról való tájékoztatást. Az ügyekhez kapcsolódóan letölthetőek a formanyomtatványok is. Úgy gondolom ez nagy segítséget jelent minden ügyfél részére. Az önkormányzati hivatal informatikai háttere megfelelőnek mondható. A számítógépek hálózatba vannak kötve, a szoftvereink jogtiszták. Lehetőségeinkhez mérten folyamatosan újítjuk a gépállományt, hiszen ha valami tönkre megy egyrészt nincs is más választásunk, a munkavégzés nem állhat le. A hivatalban lévő nagy teljesítményű fénymásolókat béreljük, így ezzel kapcsolatos karbantartási kiadások nem merülnek fel. A hatósági munkavégzés jogszabályi hátterét a székhely hivatalnál a Complex Kiadó CD jogtárával biztosítjuk, amely az egyik legmodernebb ilyen jellegű kiadvány, hiszen számtalan keresési funkciója mellett, egybe szerkesztve megtalálható a jogszabályhoz kapcsolódó megértést segítő magyarázat, és valamint a kapcsolódó bírósági jogesetek is. Online funkciója révén a jogszabályok naprakészen frissítettek. A hivatalba járó Magyar Közlönyök számát erre való tekintettel egyre csökkentettük. A kirendeltségen a jogszabályok elérése az internet alapú jogszabálykeresővel biztosított. Ügyiratkezelés, ügyiratforgalmi adatok Iktatott ügyiratok száma 2013. 03. 01-től -2013. 08. 31-ig terjedő időszakban A dévaványai székhelyre vonatkozóan Iroda főszám alszám összesen Szervezési Iroda 27 65 92 Igazgatási Iroda 1618 2490 4108 Adóiroda 873 852 1725 Műszaki Iroda 159 461 620 Gazdálkodási Iroda 264 1427 1691 Mindösszesen 2941 5295 8236 Az ecsegfalvai kirendeltségre vonatkozóan főszám alszám összesen 935 651 1586 8

Ügyiratforgalom Ágazat dévaványai székhelyre vonatkozóan ecsegfalvai kirendeltségre vonatkozóan főszám alszám összesen főszám alszám összesen Pénzügyek 857 696 1552 200 13 241 Adó-, értékbizonyítvány 40 33 73 27-55 Adóellenőrzés, adategyeztetés, adókedvezményi-mentességi ügyek, adókivetés ellni jogorvoslatok, adóbevallás és 658 514 1172 167 10 177 adókivetés, adóhátralék, túlfizetés, téves befizetés Adók módjára behajtandó köztartozások iratai 133 35 168 6 3 9 Vagyoni igazolás 26 113 139 Egészségügyi igazgatás 3 69 72 1 1 1 Iskola-egészségügyi szolgálat szervezése - 9 9 Egészségügyi ellátást támogató pályázatok - 9 9 Háziorvosi, házi gyermekorvosi, fogorvosi, gyógyszerészi, védőnői, ügyeleti pályázatok, - 26 26 szerződések (lejárat után) Házi szakápolási szolgálat, járóés fekvőbeteg-szakellátás, 1-1 óraszám, ügyeletek Bölcsődék működésével kapcsolatos iratok - 9 9 Rágcsálómentesítés, szúnyoggyérítés, rovarirtás 2 16 18 1 1 1 Szociális igazgatás 881 1402 2283 83 75 158 Szociális ellátást támogató pályázatok 4 26 30 1-1 Helyi rendeletben szabályozott átmeneti ellátások (saját 2-2 ellátások) Átmeneti segély 284 844 1128 3 3 6 Közüzemi kompenzációs ügyek, lakbér-hozzájárulás 125 47 172 Lakásfenntartási támogatási ügyek 191 95 286 54 3 57 Aktív korúak ellátása 193 334 527 18 69 87 Temetési segély 19 2 21 6-6 Szociális kölcsön 35 6 41 Adósságkezelési szolgáltatás (lakhatást segítő ellátás, 4 7 11 adósságcsökkentési támogatás) Köztemetés 7 17 24 1-1 9

Gondozási szükséglet vizsgálata 2 6 8 Társhatósági megkeresések (idegen környezettanulmány, 3 4 7 igazolások Közgyógyellátás 12 14 26 Környezetvédelem, építési ügyek, településrendezés, területrendezés kommunális 21 90 111 - - - igazgatás Környezetvédelmi hatásvizsgálati eszközök 1 2 3 telepítése Átnézeti nyilvántartási térkép, földmérési alaptérkép 1 1 2 Területfejlesztési koncepció, területrendezési terv, településfejlesztési koncepció, településfejlesztési stratégia, 2 36 38 településszerkezeti terv, helyi építési szabályzat Településrendezési kötelezések 1-1 Településképi véleményezési eljárás 2 4 6 Bontási-, építési-, összevont-, használatbavételi-, fennmaradási engedélyezési eljárások, építésügyi vagy eljárási bírság kiszabása, bontási vagy 3 3 6 átalakítási kötelezettség, végrehajtási eljárás, engedély hatályának meghosszabbítása iránti engedélyezési eljárás Építésügyi hatósági bizonyítványok, igazolások, 3 9 12 adatkérés, adatszolgáltatás Építésüggyel kapcsolatos panaszok és egyéb észrevételek intézése, tájékoztatások, 1 1 2 szolgáltatás körében kiadott szakmai nyilatkozat Hulladéklerakó-helyek (szilárd, állati eredetű, folyékony) kijelölése, létesítése, 4 30 34 hulladékkezelési szerződések, hulladékgazdálkodási program Köztemetők létesítése, lezárása, megszüntetése, nyilvántartásai, térképei, újbóli használatba 1 4 5 vétele Közterületi felújítás, karbantartás, hibaelhárítás 1-1 Közterület tisztántartása, 1-1 10

felügyelete, hulladék elhelyezése, gyűjtése, szállítása, hulladékártalmatlanítás, hulladékújrahasznosítás, hulladékgazdálkodási bírság ügyek Közlekedés és hírközlési igazgatás 16 1 17 - - - Közterület-foglalási, - használati megállapodások díja 11 1 12 Belterületi közútkezelői hozzájárulás 2-2 Vasúti átkelőhelyek, gépkocsibehajtók, gyalogutak, járdák, kerékpárutak, közutak 1-1 fenntartása, parkolók kialakítása, fenntartása Egyéb közútkezelői hozzájárulás 2-2 Vízügyi igazgatás 10 32 42 1-4 Árvíz- és belvíz-védekezési terv 1-1 Vízjogi létesítési, fennmaradási és üzemeltetési engedély 1-1 Ivóvíz-, szennyvízhálózat, csapadékcsatorna-hálózat 4 31 35 1-1 üzemeltetése Közkifolyókkal, tűzcsapokkal kapcsolatos ügy 1-1 Vízszennyezési, vízvédelmi és csatornabírság ügyek 3 1 4 Önkormányzati, igazságügyi és rendészeti igazgatás 157 284 441 44 54 98 Anyakönyvi, állampolgársági ügyek 23 149 172 3-3 Anyakönyv, anyakönyvi alapirat, betűrendes névmutató, családi jogállás rendezésével kapcsolatos irat, apa adatai nélkül anyakönyvezett születések nyilvántartása, 2 97 99 házasságkötéssel, bejegyzett élettársi kapcsolat létesítésével kapcsolatos jegyzői engedély, felmentés Anyakönyvi okirat kiállítása iránti kérelem, belföldi és külföldi jogsegély iránti kérelem, anyakönyvi kivonat átvételi elismervénye, 10 50 60 3-3 anyakönyvi adatszolgáltatás iratai, anyakönyvbe történő betekintés iratai, anyakönyvi események egyeztetése 11

Anyakönyvi Szolgáltató Rendszer működésével 2 2 4 kapcsolatos egyéb ügyek Állampolgársági egyéb ügyek, hazai anyakönyvezési kérelem, névváltoztatási kérelem felterjesztésével, továbbá házassági névmódosítási 9-9 kérelem áttételével kapcsolatos iratok, családi események polgári szertartása Polgárok személyi adatainak, lakcímének nyilvántartásával 7 31 38 0 38 38 kapcsolatos ügyek Adategyeztetés 2 18 20 A polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásával 4 12 16 kapcsolatos ügyek A címnyilvántartással kapcsolatos ügyek 1 1 2 Választásokkal kapcsolatos ügyek 2 6 8 Választási jegyzőkönyvek (szavazóköri és eredményjegyzőkönyvek) első 1 3 4 eredeti példánya Szavazókörök, helyi önkormányzati 1 3 4 választókerületek megállapítása Rendőrségi ügyek 1-1 Együttműködési szerződés a rendőri feladatok ellátásának segítésére, támogatása, 1-1 bűnmegelőzési önkormányzati feladatok Igazságügyi igazgatás 1-1 Birtokvédelmi ügy 1-1 Egyéb igazgatási ügy 123 98 221 Címerhasználat, névhasználat, turisztikai logó engedélyezése, zászló (lobogó) kitűzésével 1-1 kapcsolatos iratok Hagyatéki ügyek 68 46 114 14 9 23 Hatósági bizonyítványok, igazolások, adatkérés, 2 20 22 2 2 adatszolgáltatás Hirdetmények (ingatlan bérleti, vételi ajánlat, haszonbérlet is) 52 32 84 24 5 29 kifüggesztésről igazolás Lakásügyek 109 195 304 1-1 Önkormányzati bérlakásra várók ügyei, névjegyzéke 5 2 7 12

Lakásbérleti szerződés, lakáscsere, lakáshasznosítás (lejárat után), lakásbérleti szerződés megszűnése Helyiség-, garázsbérleti, - elidegenítési szerződés, helyiséggazdálkodási ügyek (lejárat után) Első lakáshoz jutás, lakásépítés, lakásvásárlás, egyéb lakáscélú támogatás egyedi ügyek (lejárat után) Lakásfelújítási, karbantartási támogatás Gyermekvédelmi és gyámügyi igazgatás Rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény Rendkívüli gyermekvédelmi támogatás Óvodáztatási támogatás megállapítása Halmozottan hátrányos helyzetű gyermekek részére kiadott igazolások Ipari igazgatás Telepengedélyek, bejelentés köteles tevékenységek, nyilvántartása Törzsvezetékek létesítése és vezetékjogi engedélyezési eljárása Kereskedelmi igazgatás, turisztika Vásár, piac rendezésének engedélyezése, bevásárlóközpont üzemeltetésének bejelentése, adatváltozások bejelentése, tevékenység folytatásának ellenőrzése és annak jogkövetkezményei Működési engedély köteles kereskedelmi tevékenység folytatásának engedélyezése, bejelentésköteles kereskedelmi tevékenység folytatásának bejelentése, zenés, táncos rendezvények rendezvénytartási engedélyezése, adatváltozások 73 100 173 1-1 3 9 12 27 82 109 1 2 3 315 403 718 43 9 52 188 192 380 43 9 52 118 209 327 9 1 10-1 1 44 2 46 0-0 44-44 - 2 2 42 37 79 1-1 1-1 41 37 78 1-1 13

bejelentése, tevékenység folytatásának ellenőrzése és annak jogkövetkezményei Földművelésügy, állat- és növényegészségügyi igazgatás 44 58 102 8-8 Állati hulladékgyűjtő hellyel, gyűjtő-átrakó teleppel (gyepmesteri teleppel), kedvtelésből tartott állatok 1 1 2 kegyeleti temetőjével kapcsolatos iratok Állattartási, állatvédelmi ügy 8 8 16 Méhészekkel kapcsolatos egyedi ügyek 2 31 33 7-7 Fás szárú és cserje kivágási bejelentések, engedélyek, 1 1 2 közterületi fa- és cserjepótlás Művelési ágváltozások 1-1 Termőföld elővásárlási és előhaszonbérleti jog gyakorlásával kapcsolatos iratok 31 17 48 1-1 Munkaügyi igazgatás, munkavédelem 5 8 13 24 1 25 Közfoglalkoztatási terv, közhasznú, közcélú foglalkozatás szervezése, álláshelyek, közérdekű 5 8 13 24 1 25 munkával kapcsolatos operatív ügyek Közoktatási és művelődésügyi, igazgatás 6 19 25 2-2 Tanköteles és fejlesztő iskolai oktatásra köteles tanulók 1 6 7 nyilvántartása Közoktatási, kulturális megállapodások - 2 2 Szobrok, művészi alkotások, emlékművek, emléktáblák 1 6 7 állítása, újraállítása, kiállítása Oktatási, nevelési, kulturális, művészeti tárgyú pályázatok, 4 5 9 2-2 támogatások, ösztöndíjak Honvédelmi, katasztrófavédelmi igazgatás, 2 1 3 2 2 4 fegyveres biztonsági őrség Polgári védelmi szervezet létrehozása (területi, települési, 1 1 2 1 1 2 munkahelyi is) Katasztrófavédelmi terv 1-1 1 1 2 Önkormányzati és általános igazgatási ügyek 431 2000 2431 256 91 347 14

Képviselő-testület iratai 4 61 65 1-1 Polgármesteri, főpolgármesteri, alpolgármesteri tisztség átadásátvétel, egyéb feladat- és 2-2 hatáskör átadás-átvételével kapcsolatos iratok Képviselő-testületi jegyzőkönyv és mellékletei (előterjesztések, sürgősségi indítványok, tájékoztatók, közmeghallgatás, - 13 13 interpellációk, egyéb döntéselőkészítő iratok stb.) Képviselő-testületi zárt ülések jegyzőkönyvei és mellékletei, zárt ülésekről készült 1 15 16 hanganyagok Képviselő-testületi bizottságok, részönkormányzatok üléseinek, falugyűlések, járási - 23 23 tanácskozások, lakossági fórum jegyzőkönyvei és mellékletei Képviselő-testületi bizottságok, részönkormányzatok zárt üléseiről készül jegyzőkönyvek, - 10 10 hang- és képanyagok Önkormányzati rendeletek, határozatok, szabályzatok, együttműködési 1-1 szerződések/megállapodások eredeti példánya Nemzetiségi önkormányzat iratai 5 14 19 Együttműködési megállapodások 5 10 15 Nemzetiségi önkormányzat, nemzetiségi önkormányzati bizottsági üléseinek jegyzőkönyvei, mellékletei, - 1 1 előterjesztések, egyéb döntéselőkészítő iratok Oktatási, nevelési, kulturális, művészeti célú pályázatok, - 3 3 támogatások, ösztöndíjak iratai Szervezet, működés 223 374 597 Intézmények, érdekeltségi körébe tartozó gazdasági társaságok alapítása, alapító okiratok, tevékenység változása, megszüntetése, irányítással és 6 13 19 1 1 2 működéssel kapcsolatos elvi ügyek, szervezeti és működési szabályzat, fejlesztési tervek, 15

ellenőrzési jegyzőkönyvek, minőségirányítási program Intézmények, érdekeltségi körébe tartozó gazdasági társaságok irányításával és működésével kapcsolatos 1-1 felügyeleti, ellenőrzési, operatív ügyek Kártérítések 1-1 Közérdekű kérelmek, panaszok, javaslatok, bejelentések 1-1 Külső szervek, Állami Számvevőszék, a fővárosi és megyei kormányhivatal ellenőrzése, átvilágítás, fenntartói, szakfelügyeleti vizsgálatok, törvényességi felhívások, törvényességi felügyeleti bírsággal kapcsolatos iratok, ügyészi intézkedések, a helyi önkormányzat helyett a fővárosi és megyei 3 2 5 kormányhivatal vezetője által megalkotott önkormányzati rendeletekkel kapcsolatos iratok, a fővárosi és megyei kormányhivatal által pótolt helyi önkormányzati határozatok, a helyi önkormányzat által pótolt feladat-ellátási kötelezettséggel kapcsolatos iratok Statisztika (éves) 14 2 16 1-1 Statisztika (időszaki) 2 4 6 3-3 Társulási megállapodások, társulási tanács üléseinek előterjesztései, jegyzőkönyvei, 1-1 6 6 12 határozatai Népszámlálás, egyéb összeírások lebonyolításával 1-1 kapcsolatos ügyek Alapítvánnyal, nonprofit szervezettel kapcsolatos ügyek 20 57 77 Önkormányzati (fejlesztési, működési célú) elnyert 33 162 195 2-2 pályázatok Állásfoglalások kérése 1 1 2 1-1 Hivatal, munkakör átadásátvételi jegyzőkönyv 2 1 3 3-3 Körlevelek (intézkedést igénylő) 2-2 Intézkedést nem igénylő, de vezetői utasítás alapján iktatott 4 2 6 körlevelek, meghívók, 16

tájékoztatók Tájékoztatás, adatszolgáltatás 131 130 261 144-144 Iratkezelés, ügyvitel 3 4 7 Ügyvitelszervezés (saját fejlesztésű/megrendelésű elektronikus program leírások, 2 4 6 programrendszer, védelem szabályozás stb.) Kiadmányozásra használt és más, joghatás kiváltására alkalmas bélyegzők nyilvántartása, selejtezésükről, 1-1 visszavonásukról készült jegyzőkönyvek Személyzeti, bér- és munkaügyek 141 1225 1366 A foglalkoztatottak illetményügyei (bérjegyzék, illetménykiegészítés, illetménypótlékok, személyi illetmény megállapítása, illetményeltérítés, 2 3 5 32 10 42 járulékszámolás, jutalom, munkáltatói kölcsön, távolléti díj, letelepedési támogatás, köztisztviselői, közalkalmazotti juttatások stb.) Fizetési előleg, helyettesítések, kereseti igazolás, személyi tárgyú pályázati kiírások és beadott pályázatok, üres álláshelyekről tájékoztatás, 2 4 6 1-1 tartalékállománnyal, betöltetlen álláshelyekkel, pályázatokkal kapcsolatos iratok Jelenléti ívek, munkába járás költségeinek térítése, utazási utalványok ügyei, napidíjak, szabadságolási rend, 1 1103 1104 8 10 18 szabadságügyek, egy hónapnál rövidebb fizetés nélküli szabadság Kinevezés, megbízás, besorolás, átsorolás, áthelyezés, minősítés, egyéni teljesítményértékelés iratai, munkaköri leírás, felmentés a képesítési előírás alól, esküokmányok, hatósági 53 47 100 7-7 bizonyítványok, címek, kitüntetések adományozása, közszolgálati munkaviszony igazolása, rendelkezési, tartalékállományba helyezés 17

(erről tájékoztatás) és megszüntetés, felmentés, munkavégzés alóli felmentés, nyugdíjazás, végkielégítés, esti megbízások, összeférhetetlenség, kirendelés, prémium évek programba helyezés Közigazgatási alap-, és szakvizsga-kötelezettséggel kapcsolatos ügyek, ügykezelői 1-1 alapvizsga-kötelezettséggel kapcsolatos ügyek Vagyonnyilatkozat 7-7 Megbízási szerződések 2 1 3 Közhasznú, közcélú alkalmazások távmunka egyedi 65 39 104 ügyei Kitüntetések, kitüntető címek, díjak adományozásának 5 22 27 előkészítése, lebonyolítása Továbbképzés, átképzés egyedi ügyei, szakmai gyakorlat, egyetemi, főiskolai hallgatók 1 5 6 szakmai gyakorlata (konzulens kérése) Továbbképzési éves és középtávú terv 2 1 3 Pénz- és vagyonkezelés 55 322 377 Anyag- és készletnyilvántartás, kisebb beszerzések, 6 13 19 megrendelések Banki és pénzügyi levelezés, átutalási megbízások, bankszámlakivonat, - 20 20 1-1 bankszámlanyitás Közbeszerzéssel nem járó beruházások szervezése és pénzügyi lebonyolítása, épületfenntartás, felújítási terv, felújítások szervezése és 9 49 58 pénzügyi lebonyolítása, településüzemeltetéssel, fejlesztéssel kapcsolatos feladatok Fizetési felszólítás, számlareklamáció, számlarendezés, - 46 46 1-1 számlaegyeztetés, követelés érvényesítése, adósságelengedés Illetményszámfejtés 1 1 2 4-4 Ingatlan- és 2-2 18

vagyonnyilvántartás; tulajdonjog-, szolgalmi jog, vezetékjog-rendezés, nyilvántartás Költségvetéssel és pénzkezeléssel kapcsolatos ügyek (adósságrendezés, átcsoportosítás, céltartalékok felhasználása, pénzmaradvány elszámolása, pótelőirányzat, reorganizáció,, számviteli rend, intézmények közüzemi számlájának rendezése) Önkormányzati vagyonkezelésre, elidegenítésre, bérletre, cseréjére, jelzálogjaira, vásárlására, haszonbérletére, vagyonkezelői jog létesítésére vonatkozó alapiratok, szerződések, beruházási terv, tervpályázat, tulajdonosi hozzájárulás, törzskönyvi nyilvántartás Közbeszerzési ügyek (árubeszerzés, szolgáltatások megrendelése) Önkormányzati ingatlanok fenntartása, karbantartása 11 138 149 37 59 96 20 47 67 3 5 8 5 8 13 1-1 A Dévaványai Közös Önkormányzati Hivatal 2013. március 1-jétől 2013. augusztus 31-ig időszakra kiterjedő küldeményei Hónap Könyvelt küldemények db POSTAKÜLDEMÉNYEK (székhely) Díj Ft Közönséges levélpostai küldemény db Díj Ft Összesen db Összesen Ft Március 324 115.905 107 15.300 431 131.205 Április 322 112.065 158 21.245 480 133.310 Május 572 198.280 114 14.980 686 213.260 Június 314 109.850 122 18.355 436 128.205 Július 339 122.095 120 16.360 459 138.455 Augusztus 257 90.265 104 12.130 361 102.395 Összesen 2.128 748.460 725 98.370 2.853 846.830 A fenti időszakban hivatalos, Dévaványa városon belüli, helyi kézbesítők által kézbesített küldemények összesen: 6304 db, melyből könyvelt küldemény 5511 db, közönséges levélküldemény 793 db. 19

Hónap Könyvelt küldemények db POSTAKÜLDEMÉNYEK (kirendeltség) Díj Ft Közönséges levélpostai küldemény db Díj Ft Összesen db Összesen Ft Március 67 28030 2 255 69 28285 Április 115 41805 3 455 118 42260 Május 143 45285 15 1650 158 46935 Június 69 26195 2 255 71 26450 Július 116 34710 13 1760 129 36470 Augusztus 42 17980 125 14505 167 32485 Összesen 552 194005 160 18880 712 212885 Az igazgatási iroda tevékenységének bemutatása Az igazgatási iroda jelenleg 6 fővel látja el feladatát, 4 fő köztisztviselő, 1 fő ügykezelő. A 4 fő köztisztviselőből 1 fő irodavezető és 1 fő szociális ügyintéző, 2 fő igazgatási ügyintéző, 1 fő anyakönyvvezető. Az iroda 1 fő igazgatási ügyintézője tartós távollét (GYED) miatt nem aktív dolgozó. A hivatal legnagyobb ügyfélforgalmát lebonyolító iroda. Az iroda tevékenységét folyamatosan 3 fő közfoglalkoztatott segíti. Az Iroda által ellátott főbb feladatok A szociális törvényen alapuló szociális ellátások megállapításával kapcsolatos feladatok. A gyermekek védelmével kapcsolatos gyermekvédelmi ellátások megállapításával kapcsolatos feladatok. Az anyakönyvi feladatok ellátása. Népesség-nyilvántartással kapcsolatos ügyintézés. Hagyatéki eljárás. Költségalapú és szociális bérlakások bérlőinek kiválasztásával kapcsolatos döntések előkészítése. Otthonteremtés helyi támogatására vonatkozó kérelmek döntésre történő előkészítése, Képviselő-testület elé terjesztése. Fiatalok életkezdési támogatásának megállapításával összefüggő feladatok. A Bursa Hungarica Felsőoktatási Ösztöndíj pályázatokkal kapcsolatos feladatok. A gáz-, villamos energia felhasználásával kapcsolatos védendő fogyasztói feladatok ellátása. Ügyiratkezeléssel kapcsolatos feladatok. A postai küldeményekkel kapcsolatos teendők. Üzletek működési engedélyével kapcsolatos feladatok. Telepengedéllyel kapcsolatos feladatok ellátása. Vásárrendezéssel kapcsolatos ügyek. Erdőgazdálkodással kapcsolatos ügyek. Földügyekkel kapcsolatos feladatok (hirdetmények, vagyongazdálkodás) Állattartással kapcsolatos feladatok ellátása. Méhészkedéssel kapcsolatos feladatok. Növényvédelemmel kapcsolatos feladatellátás. 20

Birtokvédelmi ügyek. Az intézményvezetői pályázatok kiírásával, lebonyolításával kapcsolatos feladatok. Az intézmény alapító okiratának, szervezeti és működési szabályzatának, szakmai programjának, házirendjének törvényességi szempontból történő felülvizsgálata és beterjesztése. Az önkormányzat neveléssel, kultúrával összefüggő döntéseinek előkészítése. Az intézmény létesítésével, megszüntetésével, működtetésével kapcsolatos ágazati hatósági, fenntartói feladatok ellátásában történő közreműködés. Az önkormányzat fenntartásában működő nevelési, közművelődési, közgyűjtemény, egészségügyi intézmények működésének törvényességi felügyeletének biztosítása. Az óvodakötelesek nyilvántartásával kapcsolatos feladatok ellátása. A nevelési intézmény elnevezésével kapcsolatos döntések előkészítése. KIR információs rendszer működésével kapcsolatos feladatok. Esélyegyenlőség biztosításával kapcsolatos feladatok. 2013. január 1-jétől - a járási hivatalok felállásától az alábbi szociális ellátások hatásköre, valamint e feladatokat ellátó személy került át a járási hivatalhoz: időskorúak járadéka, közgyógyellátás, egészségügyi szolgáltatásra való jogosultság, ápolási díj megállapítása. A járási hivatal felállása további feladatokat rótt az irodánkra (népesség-nyilvántartással kapcsolatos ügyintézés, hagyatéki eljárás, stb.). Az év során április hónaptól tovább bővült az iroda tevékenysége: üzletek működési engedélyével, telepengedéllyel, vásárrendezéssel, erdőgazdálkodással, földügyekkel (hirdetmények, vagyongazdálkodás), állattartással, méhészkedéssel, növényvédelemmel kapcsolatos feladatok. Ügyiratkezeléssel kapcsolatos feladatok ellátása A hivatalunk ügyiratkezeléssel kapcsolatos feladatait az Ügyiratkezelésről szóló szabályzat határozza meg. Az ügyiratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért a jegyző a felelős. Az egységes és szabályszerű ügyiratkezelési felügyeletet a jegyző megbízásából az irodavezető látja el. A Dévaványai Közös Önkormányzati Hivatalba érkezett küldemények felbontása, szignálása után az ügykezelő elvégzi az érkeztetést, majd az iktatást. Iktatás alkalmával iktatóbélyegző alkalmazásával felvezeti az irat iktatószámát, az iktatás évét, hónapját, napját, előadó nevét, amennyiben szükséges előirat iktatószámát. Az iktatás befejezésével az ügyintézőkhöz továbbítja az ügyiratot, az érkeztetett tértivevény szelvényeket. Az iktató feladata a kivezetés után az átmeneti és a központi irattár kezelése, azoknak az iratoknak a határidőbe helyezése, amelyek meghatározott idő múlva intézkedést igényelnek, selejtezésben való közreműködés, a levéltár számára átadandó ügyiratok és ügyviteli segédletek átadása, hatósági statisztika (éves) elkészítése. Az iktatott ügyiratok száma dévaványai székhelyen 2013. március 1. 2013. augusztus 31. 8289 volt, az ecsegfalvai kirendeltségen 1586 volt. A Dévaványai Közös Önkormányzati Hivatal iktatói által használt számítógépes program Kolibri e-forte 5.0 Ügyiratkezelő Rendszer, amely a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelel és tanúsítvánnyal rendelkezik. A szoftverhasználattal kapcsolatos költségeket a települések közösen viselik. A rendszer teljesen internet alapú. Minden művelet a szervergépen hajtódik végre. A felhasználók gépéhez a hálózaton csak a képernyőkép utazik, illetve visszafelé a billentyű információk, ezáltal a felhasználó számítógépének erőforrásait minimálisan használja a rendszer. A felhasználók a rendszert bármely böngésző programmal használhatják. A rendszerrel korlátlan számú felhasználó dolgozhat egyidejűleg. 21

Az iktatóprogram az elmúlt években folyamatos fejlesztést igényelt, mivel az előző ügyiratkezelő programból az adatok konvertálása nem volt teljes körű. Sajnos a program statisztikai adatgyűjtése nem pontos, a listázások alkalmával sem működik megfelelően, a keresési funkciónál már, ha több adat kerül megadásra, akkor egyáltalán nem tud keresni, iratok nyomon követhetősége sem megfelelő, használata időigényes mivel több menüponton keresztül jutunk el a kívánt eredményhez. Az iktatóprogram a selejtezendő iratok listáját nem megfelelően gyűjti le. A programozók felé folyamatos jelzés történt a fenti hiányossággal kapcsolatban. A programváltás óta (2007.) a dévaványai székhelyen ezért, nem történt meg az iratok selejtezése. Az iratok selejtezése időigényes munkát jelent, ami a levéltár együttműködésével történik. Az ügyiratok irattárazása folyamatosan történik, de a megnövekedett ügyiratok száma miatt a meglévő irattár mellé még kettő helyiséget kellett kijelölni irattárazás céljára. Így már három központi irattár és egy átmeneti irattár szolgálja az iratok elhelyezését. A megnövekedett ügyiratforgalomból adódó feladatok ellátása folyamatosan növekvő terhet jelent az ügykezelő számára. A jelenleg működő számítógépes program használatára 2013. december 31-ig kötöttünk szerződést. Postázás, kézbesítés A Dévaványa településen belüli kézbesítési feladatokat közfoglalkoztatás keretében foglalkoztatott kézbesítők látják el. A beszámoló elkészítéséig a helyi kézbesítők által kézbesített küldemények száma 6304 db volt. Az Ecsegfalva településen 1.825 db volt. 2013. március 1. 2013. augusztus 31. napja közti időszakban a Magyar Posta Zrt. a településünkön kívüli illetőleg a helyi kézbesítők által sikertelen kézbesítési kísérletet követően feladott címzetteknek szóló dévaványai székhelyről 2853 db postaküldeményt továbbított, 846.830,- Ft értékben, az ecsegfalvai kirendeltségről 712 db postaküldeményt továbbított, 212.885,-Ft értékben. Dévaványa településen általánosságban elmondható, hogy a lakosság megelégedését szolgálja, hogy a helyi kézbesítők munkaidő után is felkeresik a címzetteket, ezáltal elkerülhető, hogy a Hivatalban kelljen küldeményeiket átvenni. Szociális ügyek Az Igazgatási irodában ellátandó feladatokat alapvetően a szociális igazgatásról és szociális ellátásokról szóló 1993. évi III. törvény és a jogszabály felhatalmazása alapján alkotott önkormányzati rendelet határozza meg. Az ellátások igényléséhez kérelem nyomtatvánnyal rendelkezünk, mely tartalmazza az egyes ellátások megállapításához szükséges, kötelezően előírt adatokat. Ez megkönnyíti és meggyorsítja az ügyfelek ügyintézését. A nyomtatványok nagy segítséget nyújtanak az ügyintézőnek a gyorsabb feldolgozáshoz is, mivel egységes szerkezetük átláthatóbb és az előírt adatokat tartalmazza a döntés-előkészítéshez. Az ellátásokat igénylő lakosok részére ezek a nyomtatványok az irodán kívül elérhetőek még a Családsegítő Szolgálatnál és a honlapunkon keresztül is. A kérelmezők többsége igényel a nyomtatvány kitöltéséhez segítséget. A törvényben meghatározott szociális feladat- és hatáskörök címzettje a Képviselő-testület, a Polgármester és a Jegyző. A Képviselő-testület szociális feladat- és hatáskörét a Polgármesterre és a Szociális és Egészségügyi Bizottságra ruházta át. A Szociális és Egészségügyi Bizottság minden hónapban kettő ülést tart. A beszámolási időszakban 11 ülésre 1508 kérelmet készített elő az iroda. A döntést követő napokon megsokszorozódik a telefonhívások és az ügyfelek száma, mivel azonnal tudni szeretnék milyen segítséget nyújtott a Bizottság részükre. Nagyon sok esetben mikor a Bizottság természetbeni juttatást állapít 22

meg azonnal megtörténik a vásárlási utalvány kiállítása, mivel az emberek a mindennapi megélhetésükhöz kérik a segítséget ami nem tűr halasztást. A Dévaványai Közös Önkormányzati Hivatal ügyfélfogadási rendje igaz szabályozva van, de sokszor a szociálisan rászoruló lakosok élethelyzetéből adódóan Dévaványa településen ezt az ügyfélfogadási időt nem tudják betartani. Így elmondható, hogy a hét minden napján történik az irodánkban ügyfélfogadás, mely általában soron kívüli segítségnyújtással párosul, mely lehet azonnali készpénzkifizetés, melynek határozatát azonnal meg kell hozni, vagy lehet azonnali természetbeni juttatás, vásárlási utalvány formájába, amit szintén azonnal kell kiállítani. Az ügyfélforgalom irodánkban évről-évre nő, egyre többen igényelnek szociális ellátásokat, egyre nő a rászorultak száma. Az iroda kialakítása sajnos nem megfelelő a személyes ügyintézésre. Az ügyfelek a problémáikat nem tudják nyugodtan megbeszélni az adott ügyintézővel. A munkatársak sem tudnak nyugodtan, elmélyülten dolgozni, inkább hasonlít az iroda sokszor egy piac színterére, mint egy közigazgatási helyszínre. Az iroda kialakítása nagyban megváltozott 2013. július elejétől, de a helyhiány miatt továbbra sem megoldható az elszeparált ügyintézés. Az Önkormányzat költségvetésében jóváhagyott előirányzat terhére a hatályos jogszabályok alapján állapította meg a támogatásokat. Az esélyegyenlőség biztosítására törekedtünk és törekszünk, betegség, munkanélküliség, haláleset, alacsony jövedelem és még egyéb számtalan körülmény miatt kerülhet valaki olyan helyzetbe, hogy anyagi segítségre szorul. Az előző évek gyakorlatának megfelelően kidolgoztuk a költségvetés tervezéséhez szükséges útmutatót, majd többszöri egyeztetés után elkészítettük az ágazati költségvetést. Az év folyamán rendszeresen figyelemmel kísérjük az ellátások előirányzat-felhasználásait, tájékoztatást adva a Szociális és Egészségügyi Bizottságnak. Az alábbiakban kívánom bemutatni az iroda által ellátott főbb szociális ellátásokkal kapcsolatos feladatokat. Átmeneti segéllyel kapcsolatos feladatok A létfenntartást veszélyeztetető rendkívüli élethelyzetbe került, valamint időszakosan vagy tartósan létfenntartási gonddal küzdő személyek részére lehet megállapítani. Az átmeneti segély pénzintézeti tevékenységnek nem minősülő kamatmentes kölcsön formájában is nyújtható. A kérelmek indokolásaiban olvasható, hogy visszatérő gondként merül fel az élelmezés, a ruházkodás, a fűtés, a temetkezés költsége, a gyógyszer vagy gyógyászati segédeszköz megvásárlása, orvosi beutalás esetén az utazás költsége, a helyi adó, a szemétszállítási díj megfizetése. Az ügyfelek többsége a fentiek megtérítéséhez kér segítséget. Elmondható sajnos, hogy az átlagnál valamivel magasabb jövedelemmel rendelkezők részére is nehezen viselhetők már ezek a költségek. A haláleset szomorúsága, tragédiája mellett egyre nagyobb gondot jelent a temetkezés pénzügyi terhe. Egyre többen nem tudják a temetkezés költségét kifizetni, és ehhez a folyamatosan emelkedő költségek miatt, magasabb összegű kölcsönt igényelnek. Az átmeneti segélyek igénylésénél láthatjuk, hogy nem elhanyagolható a közüzemi számlák kifizetésére kért támogatás sem. A beérkező kérelmek indokolásából kitűnik, hogy a közüzemi szolgáltató éves leolvasását követően nem tudják rendezni az ügyfelek számláikat csak segítségünkkel. Sajnos azonban ma már az tapasztalható, hogy egyre többen a havi közüzemi számláikat sem tudják fizetni. A szolgáltatók egyre kevesebb ideig türelmesek a nem fizetőkkel, nem igen szeretnek részletfizetést sem biztosítani, a szolgáltatásból történő kikapcsolás pedig további anyagi terhet ró a lakosokra. 23

Szociális Földprogrammal kapcsolatos feladatok A Dévaványa Város Önkormányzat Képviselő-testülete természetbeni ellátásként a Szociális Földprogram keretében a családi szükségletek kielégítését szolgáló gazdálkodást segítő támogatást nyújt. A program meghirdetését követően 15 nap áll rendelkezésre a kérelmek benyújtására, melyet a Szociális és Egészségügyi Bizottság bírál el. Ezt a támogatási formát a szociálisan rászorult lakosság köréből egyre többen igénylik. 2013. évben önkormányzatunk nem tudott pályázati úton forrást biztosítani, a Szociális Földprogramhoz, mivel az országos mutatóhoz viszonyítva a munkanélküliségi rátánk jobb volt, benyújtásra sem került a pályázat. Így ezen évben teljes egészében a Szociális és Egészségügyi Bizottság saját pénzügyi kerete terhére volt biztosítva a Szociális Földprogram. A benyújtott kérelmek alapján 2013. évben 327 család részére 11.625 db naposcsibe és indítótáp, 2.596 eft értékben került kiosztásra. Lakásfenntartási (normatív) támogatással kapcsolatos feladatok A lakásfenntartási támogatás a szociálisan rászorult személynek, családoknak az általuk lakás vagy nem lakás céljára szolgáló helyiség fenntartásával kapcsolatos rendszeres kiadásainak viseléséhez nyújtott hozzájárulás. A jogosultsági jövedelemhatár 71.250,- Ft/háztartási egység. A jövedelemszámítás alapja az egy főre jutó jövedelem helyett a háztartás fogyasztási szerkezetét jobban kifejező fogyasztási egység lesz (a háztartás első nagykorú tagjának arányszáma 1,0; a második: 0,9; minden további nagykorú arányszáma 0,8; a háztartás első és második kiskorú tagjának arányszáma személyenként 0,8 és minden további kiskorú tagjának arányszáma tagonként 0,7). Annak érdekében, hogy a támogatás a korábbinál igazságosabb és hatékonyabb legyen, a lakásfenntartási támogatás feltétele a jövedelem- és vagyonvizsgálat és annak előírása. A lakásfenntartási támogatást elsősorban természetben kell nyújtani. A vagyon mértékének megállapításakor az ingatlant, a járművet és a forgalomképes vagyoni értékű jogot kell figyelembe venni, nem kell azonban beszámítani a kérelmező (jogosult) által lakott ingatlant, az általa lakott ingatlanon fennálló vagyoni értékű jogot, valamint a mozgáskorlátozottságára tekintettel fenntartott gépjármű értékét. A beszámolási időszakban a dévaványai székhelyen 576 személy részesült lakásfenntartási támogatásban, 11.758.500 Ft került kifizetésre erre a célra, az ecsegfalvi kirendeltségen 146 fő részesül lakásfenntartási támogatásban, 3.574.200,- Ft került kifizetésre. Adósságkezelési szolgáltatásban részesülő személyek Azokat a személyeket, akik az adósságcsökkentési támogatást részletfizetési lehetőséggel kapják meg, az adósságkezelési szolgáltatás időtartamára lakásfenntartási támogatásban kell részesíteni. A támogatás megállapítása az adósságcsökkentési támogatással egyidejűleg történik. Ha korábban normatív támogatásra volt jogosult azt meg kell szüntetni, mert két támogatás egyidejűleg nem folyósítható. Aktív korúak ellátásával kapcsolatos feladatok Az aktív korúak ellátása a hátrányos munkaerő-piaci helyzetű aktív korú személyek és családjuk részére nyújtott ellátás. A jegyző aktív korúak ellátására való jogosultságot állapít meg annak az aktív korú személynek, aki a törvényben és a helyi rendeletben foglalt feltételeknek megfelel feltéve, hogy saját maga és családjának megélhetése más módon nem biztosított, és keresőtevékenységet ide nem értve a közfoglalkoztatást, az egyszerűsített foglalkoztatásról szóló törvény szerint létesített munkaviszonykeretében végzett, valamint háztartási munkát nem folytat. 24

Foglalkoztatást helyettesítő támogatás Akkor nem biztosított a megélhetés, ha a családnak az egy fogyasztási egységre jutó havi jövedelme nem haladja meg az öregségi nyugdíj mindenkori legkisebb összegének 90 %-át és vagyona nincs. A támogatás havi összege az öregségi nyugdíj mindenkori legkisebb összegének 80%-a, ez 2010. évben és jelenleg is 22.800,- Ft. Egy családban egyidejűleg két személy abban az esetben jogosult az aktív korúak ellátására, ha az egyik személy a foglalkoztatást helyettesítő támogatás, míg a másik személy a rendszeres szociális segély feltételeinek felel meg. A közfoglalkoztatás évközben sok foglalkoztatást helyettesítő támogatásban részesülő embert foglalkoztat, ebben az esetben az ellátás szünetel. Rendszeres szociális segély Aki az ellátásra való jogosultság kezdő napján egészségkárosodott személynek minősül vagy, a rá irányadó nyugdíjkorhatárt öt éven belül betölti, vagy 14 éven aluli kiskorú gyermeket nevel vagy a helyi rendeletben foglalt feltételeknek megfelel rendszeres szociális segélyre jogosult. Az ellátásban dévaványai székhelyen 11 fő részesül, míg az ecsegfalvai kirendeltségen 2 fő részesül. Méltányossági közgyógyellátás megállapításával kapcsolatos feladatok A közgyógyellátás a szociálisan rászorult személy részére az egészségi állapota megőrzéséhez és helyreállításához kapcsolódó kiadásainak csökkentése érdekében biztosított természetbeni hozzájárulás, mely jövedelmi viszonyai és rendszeres gyógyszerköltsége alapján kerül megállapításra, egy éves időtartamra, akinek esetében a települési önkormányzat rendeletében meghatározott feltételek fennállnak. A méltányossági közgyógyellátásra való jogosultak száma dévaványai székhelyen 4 fő, az Ecsegfalva Község Önkormányzat Képviselő-testülete rendeletben nem alkotta meg a méltányossági közgyógyellátás megállapításával kapcsolatos feltételeket. A közgyógyellátásra való jogosultságról a jegyző dönt. Adósságkezelési szolgáltatással kapcsolatos feladatok A szociálisan hátrányos helyzetben lévő, eladósodott, de fizetőkészséget mutató családok adósságterheinek enyhítése és lakhatási feltételeik megőrzése, körülményeik javítása érdekében a helyi rendeletben foglalt feltételekkel adósságkezelési szolgáltatás nyújt önkormányzatunk. Az adósságkezelési szolgáltatás megállapításáról a Szociális és Egészségügyi Bizottság dönt. Jogszabályi előírás alapján azon a települési önkormányzatok nyújthatnak adósságkezelési szolgáltatást, akik adósságkezelési tanácsadást működtetnek, helyi rendeletet alkottak és a lakásfenntartási támogatáshoz saját forrást különítettek el. Ezen ellátásnál szorosan együttműködünk a Családsegítő Szolgálattal. A lakosok első körben egy előzetes együttműködés keretén belül keresik fel a Családsegítő Szolgálatot, majd a kolléganő javaslatával ellátva kerülnek be a kérelmek, ezt követően elkezdődik a döntés-előkészítés szakasz, majd a döntést követően a határozat végrehajtása következik. Azaz a szociális ügyintéző gondoskodik a határozathozatalról, az érintetteknek történő továbbításról, és a folyamatos kifizetés utalásáról. 25