ÉRTÉKELÉS Budapest Főváros IX. Kerület Ferencváros Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részére végzett munkanap fényképezésről Készítette: B u d a p e s t, 2009. augusztus 03. A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.
FERENCVÁROS PREAMBULUM Az Államreform Operatív Program (továbbiakban: ÁROP) keretén belül a polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése tárgyú felhívásra Budapest Főváros IX. Kerület Ferencváros Önkormányzata sikeresen pályázott. A Váti Kht. - mint Közreműködő Szervezet - és a Ferencvárosi Önkormányzat között megkötött szerződés alapján A Ferencvárosi Önkormányzat intézményeinek kiemelten a Polgármesteri Hivatalának szervezet átalakítási, továbbfejlesztési pályázata elnevezésű projekt végrehajtásához támogatásban részesült. A projekt teljes körű lebonyolításával A Ferencvárosi Önkormányzat a Controll Holding Tanácsadó Zrt-t bízta meg. A szervezetfejlesztési projekt az alábbi feladatok elvégzését jelenti: A döntési mechanizmus korszerűsítése. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása. A partnerség erősítése. A szervezetfejlesztési projekt részeként a döntési mechanizmus korszerűsítése programponthoz kapcsolódóan a Controll Holding Tanácsadó Zrt. munkanap fényképezést végzett. Jelen tanulmány a Polgármesteri Hivatalban dolgozó 230 fő köztisztviselő 5 egymást követő munkanapon végzett tevékenysége során készített adatlapok és tapasztalatok feldolgozásából készült. A Polgármesteri Hivatal 297 fős teljes létszámához viszonyítottan a kutatásban résztvevők aránya 77%. MEGÁLLAPÍTÁSOK 1. Munkanap fényképezés előkészítése A Controll Holding Tanácsadó Zrt. vezérigazgatója és tanácsadója 2009. június 11-én tájékoztató előadást tartott a Polgármesteri Hivatal köztisztviselői részére. Az előadás során ismertetésre került a munkanap fényképezés mint szervezetfejlesztési résztechnika háttere, illetve részletesen bemutatásra került a Hivatalnál alkalmazott módszertan (önfényképezés, kérdőív, stb.). A Controll Holding Zrt. tanácsadója a munkatársak részéről felmerült kérdésekre választ adott és közösen kijelölték a munkanapfényképezés időpontját / időtartamát. 2. Munkanap fényképezés elvégzése (adatfelvétel) A Hivatal vezetősége a munkanap fényképezés idő intervallumát 2009. június 15 19. között határozta meg, ettől az idő-intervallumtól eltérően már az előadáson többen jelezték, hogy a nyári rendes szabadságuk, illetve egyéb elfoglaltság miatt későbbi 5 egymást követő munkanapon végzik el az önértékelést. Mindezek miatt a kérdőívek lezárására július 15-én került sor. 11/2
FERENCVÁROS A felmérésben részvevők nemek közötti aránya 82 % nő (188 fő) és 18 % férfi (42 fő) volt. A résztvevő köztisztviselők az alábbi szervezeti bontásban bocsátottak rendelkezésünkre adatokat: Szervezeti egység Összesen [Fő] Férfi [Fő] Nő [Fő] 1. Családvédelmi és Ügyfélszolg. 42 3 39 2. Beruházási és Városüz.-i 16 7 9 3. Főépítészi 4 0 4 4. Közigazgatási 58 5 53 5. Oktatási, Kulturális és Sport 11 2 9 6. Pénzügyi 22 1 21 7. Vagyonkezelési 18 5 13 8. Adóiroda 12 1 11 9. Polgármesteri és Jegyzői 25 8 17 10. Szem. és Munkaügyi Csoport 4 0 4 11. Belső Ellenőrzési Csoport 4 0 4 12. Közterület-felügyeleti Csoport 10 8 2 13. Közbeszerzési Csoport 4 2 2 Összesen 230 42 188 A munkanap fényképezés során a Hivatal beosztott dolgozói kétféle, előre megszerkesztett formanyomtatványt töltöttek ki: Munkanap fényképezés adatlap (1. számú melléklet) Ügyintéző feladatköre (2. számú melléklet). A Controll Holding Tanácsadó Zrt. kijelölt tanácsadói 2009. június 16 18. között több alkalommal személyes ellenőrzést hajtottak végre a Hivatal szervezeti egységeinél. Az ellenőrzésről feljegyzés készült (3. számú melléklet). A Hivatal valamennyi kitöltött formanyomtatványt 2009. július 17-ig átadott feldolgozásra a Controll Holding Tanácsadó Zrt. munkatársának. 11/3
FERENCVÁROS 3. Adatfeldolgozás A kitöltött formanyomtatványokat a Controll Holding Tanácsadó Zrt. kijelölt tanácsadói statisztikai, illetve dokumentum elemzési módszerek segítségével az alábbi módon dolgozták fel: A. Munkanap fényképezés adatlap A Hivatal köztisztviselői az öt egymást követő munkanap során percnyi pontossággal rögzítették tevékenységüket. A feldolgozás alapján vizsgáltuk a dolgozók munkaidő kihasználtságát, illetve a munkaidőn belül végzett egyéb tevékenységek arányát a rendelkezésre álló időalaphoz mérten. A számítás alapja a hivatali munkarend volt, percben meghatározva. A Ferencvárosi Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának Közszolgálati Szabályzatában rögzítettek szerint a munkaidő heti 40 óra, napi 20 perces munkaközi szünet biztosítása mellett. A munkaidő alap a vizsgált öt egymást követő munkanap tekintetében valamennyi vizsgált szegmensben (általános ügyfélfogadásban résztvevők, ügykezelők, közterület-felügyelők, hoszszított ügyfélfogadásban résztvevők, Ecseri úti ügyfélszolgálati iroda munkatársai, ügyfeleket nem fogadó köztisztviselők) azonos, heti 2400 perc. Az egyéb elfoglaltság (személyes és biológiai ügyek intézése együttesen) hasznos időalapja a Hivatal minden szervezeti egységénél munkanapokon 20 perc/munkanap volt. Megj.: a kitöltött adatlapok számos esetben nehezen voltak értelmezhetőek egyrészt a kódhasználat és a hozzárendelt szöveges feladatleírás ellentmondásai miatt, másrészt az egymással párhuzamosan végzett tevékenységekhez rendelt időtartamok szétválasztásának nehézségei miatt. A kiértékelés az adatlapon rögzített alábbi kategória bontás szerint történt: érdemi ügyintézés személyesen, érdemi ügyintézés telefonon, ügyek kezelésével kapcsolatos tevékenységek, belső kommunikáció, társszervekkel való együttműködés, személyes ügyek intézése (hivatalon belül és kívül), biológiai ügyek intézése. Az eredményeket a munkanap fényképezésbe bevont szervezeti egységek esetében az alábbi grafikus ábrák mutatják: 11/4
FERENCVÁROS 1. sz. ábra Munkaidő-kihasználtság a hivatalban 100,00 1 Érdemi ügyintézés személyesen 80,00 2 Érdemi ügyintézés telefonon 60,00 40,00 3 Ügyek kezelésével kapcsolatos tevékenységek 4 Belső kommunikáció, társszervekkel való együttműködés 5 Személyes ügyek intézése (hivatalon belül és kívül) 20,00 6 Biológiai ügyek intézése 0,00 Pénzügyi Közbesz. Csoport Belső ell. csoport OKSI Vagyon-kezelési ÜSZI Közterület-felügyeleti Csoport Beruházás-VÜZI Közig. Pm-Jegyzői Adóiroda Szem.- Munkaügyi Csoport Főépítészi 11/5
FERENCVÁROS 2. sz. ábra A munkaidő eloszlása a teljes munkaidő arányában 100,00 1 Érdemi ügyintézés személyesen 80,00 2 Érdemi ügyintézés telefonon 60,00 3 Ügyek kezelésével kapcsolatos tevékenységek 40,00 4 Belső kommunikáció, társszervekkel való együttműködés 20,00 5 Személyes ügyek intézése (hivatalon belül és kívül) 6 Biológiai ügyek intézése 0,00 Pénzügyi Közbesz. Csoport Belső ell. csoport OKSI Vagyon-kezelési ÜSZI Közterület-felügyeleti Csoport Beruházás-VÜZI Közig. Pm-Jegyzői Adóiroda Szem.- Munkaügyi Csoport Főépítészi Lineáris (1 Érdemi ügyintézés személyesen) Lineáris (3 Ügyek kezelésével kapcsolatos tevékenységek) Lineáris (4 Belső kommunikáció, társszervekkel való együttműködés ) 11/6
FERENCVÁROS A kapott értékekből megállapítható, hogy a teljes munkaidőt vizsgálva a munkaidő kihasználtság a hivatalban a vizsgált időszakban ÁTLAGOSAN 95,6% és 108,1% között alakult. A munkaidőalap-kihasználtsága a Hivatali átlagtól (100,4%) a Belső ellenőrzési csoportnál 0,4% ponttal lefelé (100,0%), Közigazgatási Irodánál 0,8% ponttal lefelé (99,6%), Családvédelmi és Ügyfélszolgálati Irodánál 1,1% ponttal lefelé (99,3), Pénzügyi esetében 1,8% ponttal lefelé (98,6%), Adóiroda esetén 2,3% ponttal lefelé (98,1%), Vagyonkezelési esetében 3,1% ponttal lefelé (97,3%), OKSI esetében 3,5% ponttal lefelé (96,9%), Személyügyi és Munkaügyi Csoport esetén 4,8% ponttal lefelé (95,6%), Közbeszerzési Csoport esetében 0,3% ponttal felfelé (100,7%), Beruházási és Városüzemeltetési esetében 2,1% ponttal felfelé (102,5%), Közterület-felügyeleti Csoport esetében 3,4% ponttal felfelé (103,8%), Polgármesteri és Jegyzői esetén 4,6% ponttal felfelé (105,0%), Főépítészi esetében 7,7% ponttal felfelé (108,1%) tért el. (A grafikonok alapjául szolgáló táblázat számadatait a 4. sz. melléklet tartalmazza.) A diagramok és a kapott értékek vizsgálata során az alábbi megállapításokat tesszük: a személyes érdemi ügyintézés, ügyfélfogadás a hivatal szervezeti egységeinél igen magas szórást mutat. Míg a Pénzügyi, Közbeszerzési Csoport, illetve Személyügyi és Munkaügyi Csoport ezen a területen meglehetősen alacsony (7,06 8,03% közötti) értékeket hoz, addig a Közterület-felügyeleti Csoport és a Főépítészi munkatársai munkaidejük mintegy 50%- ában személyes ügyintézést folytatnak. Ebből természetesen messzemenő következtetéseket levonni nem tudunk. Az irodák eltérő tevékenységéből adódik a nagyfokú eltérés. A szórás értéke: 15,7236. 11/7.
FERENCVÁROS A telefonon folytatott ügyintézés a vizsgált időszakban kifejezetten alacsony értékeket mutat (átlagosan 3,6%), ami abból (is) adódik, hogy a kitöltött adatlapokon a telefonálás ritkán került feltüntetésre, mint elkülöníthető tevékenység. Jellemzőbb volt, hogy a munkatársak a személyes, illetve ügykezelési tevékenységüket szakították meg 2-5 percre és szerezték be a munkájukhoz szükséges információt, illetve nyújtottak tájékoztatást telefonon. A legmagasabb érték sem sokkal haladja meg a 9%-ot (Polgármesteri és Jegyzői ). Az ügykezelési tevékenységek körébe meglehetősen sok feladat teljesítése beletartozik, ezt a tényt támasztja alá, hogy a legmagasabb érték a Pénzügyi esetén kimutatható 70,1%, míg a legalacsonyabb értéket a Közterület-felügyeleti Csoport 24,5%-os mutatója jelenti (ez utóbbinál a már korábban kiemelt személyes ügyintézés dominál). A belső kommunikáció, megbeszélések, személyes egyeztetések időtartama a teljes munkaidőhöz viszonyítottan 6% és 15,9% közötti értékeket mutat (átlagosan 11,5%-ot). A munkatársak átlagosan napi 10 60 perc közötti időtartamokat mértek, a tevékenységek jelentős hányada konkrét, napi / heti feladatelosztásként, vezetői eligazításként jelent meg az önértékelési adatlapokon. A személyes ügyek intézésére fordított idő alacsony értékeket mutat és konstansnak tekinthető a hivatali szervezeti egységek tekintetében, csakúgy, mint a biológiai ügyekre fordított idő. Együttesen az egyéb elfoglaltságok (személyes és biológiai ügyek) aránya a teljes munkaidőhöz viszonyítottan átlagosan 10,7%. Egy másik megközelítésben összevontan kezeltük a személyes és biológiai ügyek intézésére fordított ún. egyéb elfoglaltságokat. Itt 100%-nak tekintettük a hasznos munkaidő-kihasználtság tekintetében a heti 2300 percet, illetve egyéb elfoglaltság tekintetében a 100 percet. A kapott értékek alapján a szervezeti egységek hasznos munkaidő-alap kihasználása az alábbiak szerint alakul: 11/8.
3. sz. ábra A hasznos munkaidő és az egyéb elfoglaltságok aránya az egyes szervezeti egységeknél 390,0 370,0 350,0 330,0 310,0 290,0 270,0 250,0 230,0 210,0 190,0 170,0 150,0 130,0 110,0 90,0 70,0 50,0 Pénzügyi Közbesz. Csoport Belső ell. csoport OKSI Vagyonkezelési ÜSZI Közterületfelügyeleti Csoport Beruházás- VÜZI Közig. Pm-Jegyzői Adóiroda Szem.- Munkaügyi Csoport Főépítészi Munkaidő kihasználtság Egyéb elfoglaltság Munkaidő kihasználtság átlaga Egyéb elfoglaltság átlaga A fenti grafikonon jól látható, hogy míg a hasznos munkaidő kihasználtsága valamennyi iroda esetében közel azonos arányok között mozog és kiegyenlített (90,2% 101,6%), addig a rendelkezésre álló munkaközi szünet felhasználása erősen szélsőséges értékeket mutat (166% - 390% között). A legkevésbé lépi túl a napi 20 perces limitet az OKSI, valamint a Személyzeti és Munkaügyi Csoport, míg a Közterület-felügyelet és az Adóiroda munkatársai egyéb elfoglaltságai relatíve magas értékeket mutatnak. Megállapítjuk azonban, hogy amint azt az előzőekben már bemutatott 100,4%-os munkaidőalap-kihasználtsági mutató jelzi a munkatársak munkaidőn kívüli túlórával kompenzálják a munkaközi szünetek túllépését, ezért a vizsgált időszak mutatószámai kifejezetten jó értékeket mutatnak. 11/9.
B. Adatlap a feladatkörökről A Hivatal köztisztviselői a munkanap-fényképezés során rögzítették feladatköreiket az erre a célra előre megszerkesztett formanyomtatványon. Megj. Egyes esetekben előfordult, hogy az adatlapnak erről a pontjáról a vizsgálatban részt vevő dolgozó megfeledkezett. A feldolgozás során az adatlapokon szereplő feladatokat összehasonlítottuk az adott dolgozó munkaköri leírásában előírt tevékenységekkel. Az összehasonlítás során megállapítottuk, hogy a vizsgált esetekben a munkaköri leírások és a végzett tevékenységek között bizonyos esetekben jelentős eltérés is mutatkozik. Pl. az Oktatási, Kulturális és Sport vezető főtanácsosának munkaköri leírásából hiányoznak a pályázatírással kapcsolatos tevékenységek; a Vagyonkezelési adott főelőadója saját bevallása szerint helyiségügyi főmunkatárs, míg munkaköri leírásán elidegenítési főelőadó munkakör szerepel; a Pénzügyi titkárnő ügyintézőjének munkaköri leírása nem tartalmazza az általa végzett munkáltatói kölcsönnel, OTP törlesztésekkel, Iskolatejjel kapcsolatos feladatokat; a Polgármesteri és Jegyzői számítástechnikai munkatársának 2001-ben kiadott munkaköri leírása nem tartalmazza azoknak a konkrét programoknak a felsorolását, amelyeknek az üzemeltetésében közreműködik, továbbá sem a testületi, bizottsági előterjesztések elektronikus feldolgozására, sem a közterület-felügyelet részére nyújtott számítástechnikai tanácsadás tényét. Fentieken túl találtunk kisebb nagyobb eltéréseket, a jellemző azonban az, hogy a munkaköri leírások összhangban vannak az adott köztisztviselő által megfogalmazottakkal. Megállapítottuk, hogy a munkaköri leírások irodánként (esetenként még csoporton belül is) különböző formátumban, különböző adattartalommal készülnek (pl. Családvédelmi és Ügyfélszolgálati ). 11/10.
4. Javaslatok A Controll Holding Tanácsadó Zrt. jelen értékelésében összesítette a munkanap felmérésből származó megállapításokat. A tapasztalatok alapján az alábbi javaslatokat tesszük: A szervezet a hasznos munkaidő alapját - a vizsgált időszakot alapul véve a munkatársak megfelelően kihasználják, jelentős túlmunka igénybevételére ritkán (jellemzően a Főépítészi Irodán) kerül sor. Az ügyek kezelésével kapcsolatos tevékenységek az irodák eltérő tevékenység-szerkezetéből adódóan nehezen öszszehasonlíthatóak. Figyelmet érdemel a belső kommunikáció szervezése, a személyes egyeztetések, vezetői eligazítások tervszerűségének biztosítása, időtartamának és rendszerességének szabályozása. Célszerű fejlesztési feladat lehet a munkatársakkal kapcsolatos motivációs rendszer kidolgozása. Ilyen lehet például az év köztisztviselője, melyet a szervezeti egység vezetők javaslata alapján a jegyző ítélne oda a Köztisztviselői Napon. Javasoljuk a munkaköri leírások egységesítését, aktualizálását és legalább évente egyszeri felülvizsgálatát. Értékelő anyagunk mellékletében elhelyeztünk egy mintát (5. sz. melléklet), amely valamennyi, általunk szükségesnek és elégségesnek tartott tényadatot rögzít. A minta alapjául a Vagyonkezelési munkaköri leírásai szolgáltak. 11/11.
1. sz. melléklet 1/1.
2. sz. melléklet 1/1.
3. sz. melléklet Szervezeti egység Ellenőrzés időpontja Megjegyzés Vagyonkezelési 06.16 09.12 Minden rendben. Közigazgatási 06.16. 09. 50 Rendben. Vagyonkezelési 06.16. 09.14 Minden rendben. Vagyonkezelési 06.16. 09.15 Minden rendben. Vagyonkezelési 06.16. 09.16 Minden rendben. Vagyonkezelési 06.16. 09.18 Minden rendben. Közterület-felügyeleti csoport 06.16. 09.20 Rendben. Közterület-felügyeleti csoport 06.16. 09.21 Rendben. Közterület-felügyeleti csoport 06.16. 09.30 Rendben. Közterület-felügyeleti csoport 06.16. 09.31 Rendben. Közterület-felügyeleti csoport 06.16. 09.32 Rendben. Közterület-felügyeleti csoport 06.16. 09.33 Kivitte magával az adatlapot, nem volt ellenőrizhető. Közterület-felügyeleti csoport 06.16. 09.34 Kivitte magával az adatlapot, nem volt ellenőrizhető. Közterület-felügyeleti csoport 06.16. 09.36 Rendben. Vagyonkezelési 06.16. 09.40 Teljesen rendben. Vagyonkezelési 06.16. 09.42 Rendben. Közigazgatási 06.16. 09.51 Rendben. Közigazgatási 06.16. 10.00 Rendben. Közigazgatási 06.16. 10.10 Rendben. Közigazgatási 06.16. 10.15 Rendben. Beruházási és Városüzemeltetési Közterület-üzemeltetési Csoport Beruházási és Városüzemeltetési Közterület-üzemeltetési Csoport 06.16. 15.40 Előző nap leírása túl részletes, megbeszéltük, minden rendben. 06.16. 15.45 Teljesen rendben. Vagyonkezelési 06.16. 9.02 Rendben vezeti. Vagyonkezelési 06.16. 9.05 Rendben vezeti. Vagyonkezelési 06.16. 9.06 Rendben vezeti. Vagyonkezelési 06.16. 9.07 Rendben vezeti. Vagyonkezelési 06.16. 9.09 Rendben vezeti. Vagyonkezelési 06.16. 9.10 Rendben vezeti.
3. sz. melléklet Belső Ellenőrzési Csoport 06.17. 10.00 Szgépen vezeti. Belső Ellenőrzési Csoport 06.17. 10.02 Szgépen és ceruzával is vezeti. Oktatási, Kulturális és Sport 06.17. 9.50 Teljesen rendben. Oktatási, Kulturális és Sport 06.17. 9.50 Teljesen rendben. Oktatási, Kulturális és Sport 06.17. 9.55 Rendben vezeti. Oktatási, Kulturális és Sport 06.17. 9.55 Rendben vezeti. Oktatási, Kulturális és Sport 06.17. 9.57 Rendben vezeti. Polgármesteri és Jegyzői 06.18. 8.45 Teljesen rendben. Polgármesteri és Jegyzői 06.18. 8.47 Teljesen rendben. Polgármesteri és Jegyzői 06.18. 8.50 Teljesen rendben.
Munkanap-fényképezés 4. sz. melléklet Kapott átlag értékek irodai bontásban Tevékenység Pénzügyi Közbesz. Csoport Belső ell. csoport OKSI Vagyonkezelési ÜSZI Közterületfelügyeleti Csoport Beruhá- zás- VÜZI Közig. Pm- Jegyzői Adóiroda Szem.- Munkaügyi Csoport Főépítészi Hivatali átlag 1 Érdemi ügyintézés személyesen 7,1 8,0 29,2 16,6 24,1 44,3 50,8 37,9 35,2 27,2 13,4 7,6 48,7 26,9 2 Érdemi ügyintézés telefonon 3,3 0,8 1,9 5,0 3,8 4,4 3,4 5,2 2,8 9,0 0,9 3,9 2,5 3,6 3 Ügyek kezelésével kapcsolatos tevékenységek 70,1 69,2 45,2 52,5 45,1 32,6 24,5 39,3 43,4 44,5 60,4 61,9 30,8 47,7 4 Belső kommunikáció, társszervekkel való együttműködés 7,7 12,4 15,3 15,9 13,4 6,4 9,9 11,3 6,0 13,2 7,2 15,1 15,3 11,5 5 Személyes ügyek intézése (hivatalon belül és kívül) 1,0 2,0 0,7 0,4 0,9 1,6 1,4 0,6 1,0 2,8 0,1 0,3 3,4 1,2 6 Biológiai ügyek intézése 9,5 8,3 7,7 6,5 10,0 10,0 13,9 8,3 11,1 8,3 16,1 7,0 7,3 9,5 Össz. 98,6 100,7 100,0 96,9 97,3 99,3 103,8 102,5 99,5 105,0 98,1 95,6 108,1 100,4 1/1.
5. sz. melléklet Munkaköri leírás (minta) 1. Szervezeti egység megnevezése: 2. A munkakör megnevezése: 3. A munkakör ellátásához szükséges képesítés: 4. A munkakört betöltő 4.1. neve: 4.2. végzettsége: 4.3. besorolása: 4.4. közvetlen felettese: 5. A munkáltatói jogokat gyakorló személy: 6. Konkrét feladatok: 7. Kapcsolattartás: 8. Helyettesítési feladatok: 9. Kiadmányozási jog: 10.Felelősségi és kötelezettségi szabályok: 11.Juttatások és kedvezmények: A munkaköri leírást készítette: Dátum Aláírás Tudomásul vettem: Aláírás 1/1.