13. számú előterjesztés Egyszerű többség ELŐTERJESZTÉS Dombóvár Város Önkormányzata Képviselő-testületének 2014. április 24-i rendes ülésére Tárgy: 2013. évi összefoglaló belső ellenőrzési jelentés Előterjesztő: Szabó Loránd polgármester Készítette: Belső ellenőr Tárgyalta: Pénzügyi Bizottság Városgazdálkodási Bizottság Humán Bizottság Tanácskozási joggal meghívott: - Költségvetési, pénzügyi-gazdálkodási szempontból ellenőrizte: - Törvényességi szempontból ellenőrizte: dr. Letenyei Róbert jegyző
Tisztelt Képviselő-testület! A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011.(XII.31.) Kormányrendelet (továbbiakban: Bkr.) 49..(3a) bekezdése előírja: A polgármester a tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési jelentést, valamint a helyi önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szervek éves ellenőrzési jelentései alapján készített éves összefoglaló ellenőrzési jelentést - a tárgyévet követően, a zárszámadási rendelettervezettel egyidejűleg - a képviselő-testület elé terjeszti jóváhagyásra. Az előterjesztés tárgyát képező 2013. évi összefoglaló belső ellenőrzési jelentés tartalmazza: a Dombóvári Közös Önkormányzati Hivatal; Dombóvár Város Önkormányzata; Dombóvár területén működő nemzetiségi Önkormányzatok; az önkormányzat intézményei; és az önkormányzati társulás fenntartásában működő intézmények belső ellenőrzési jelentését. Előzetesen a helyi költségvetési szervek éves ellenőrzési jelentését 2014. február 15-ig megküldte a belső ellenőr a jegyző és a polgármester részére, így a Bkr. 49.. (3) bekezdésének előírását betartotta. A belső ellenőrzés a 2013. évi belső ellenőrzési terv, illetve annak módosítása alapján került végrehajtásra, melyet a Képviselő-testület a 321/2012. (X.18.) kt. határozatával, valamint a 343/2013. (X.31.) kt. határozatával fogadott el. A fentieknek megfelelően a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011.(XII.31.) Kormányrendelet 49..(3a) bekezdése előírásának megfelelően az alábbi határozati javaslatot terjesztem a testület elé, melynek kérem elfogadását. Határozati javaslat Dombóvár Város Önkormányzatának Képviselő-testülete Dombóvár Város Önkormányzatának 2013. évi összefoglaló belső ellenőrzési jelentését a melléklet szerint elfogadja. Szabó Loránd polgármester
Dombóvár Város Önkormányzatának 2013. évi összefoglaló belső ellenőrzési jelentése Vezetői összefoglaló A Dombóvári Közös Önkormányzati Hivatal belső ellenőrzési egysége a belső ellenőrzést ellátta az alábbi költségvetési szervek részére: - Dombóvári Közös Önkormányzati Hivatal - Dombóvár Város Önkormányzata - Szakcs Község Önkormányzata - Lápafő Község Önkormányzata - Várong Község Önkormányzata - Dombóvári Horvát Nemzetiségi Önkormányzat - Dombóvári Német Nemzetiségi Önkormányzat - Dombóvári Örmény Nemzetiségi Önkormányzat - Dombóvári Roma Nemzetiségi Önkormányzat - Szakcs Község Roma Nemzetiségi Önkormányzata - Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezet Dombóvár - Egyesített Szociális Intézmény - Kapaszkodó Szociális és Gyermekjóléti Alapszolgáltató Központ - Dombóvár Város Könyvtára - Dombóvári Gyermekvilág Óvoda - Dombóvári Szivárvány Óvoda és Bölcsőde - Szakcsi Óvoda - Dalmand Község Önkormányzata - Kocsola Község Önkormányzata - Csikóstőttős Önkormányzata - Dombóvár és Környéke Többcélú Kistérségi Társulás részére. A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Kormányrendelet (továbbiakban: Bkr.) 48. -49. -a szabályozza a lefolytatott belső ellenőrzésekről szóló éves ellenőrzési jelentés készítését. A 2013. évben lefolytatott belső ellenőrzésekről az éves ellenőrzési jelentés összeállítása a Bkr. 48. -a, a Nemzetgazdasági Minisztérium által közzétett módszertani útmutató, valamint a Belső Ellenőrzési Kézikönyvben foglalt tartalmi követelmények figyelembe vételével készült. A belső ellenőrzés a Bkr.50. -ában előírt nyilvántartást vezet az elvégzett belső ellenőrzésekről, és az ellenőrzött költségvetési szervet beszámoltatja az ellenőrzések során tett ellenőrzési javaslatok megvalósításáról. A belső ellenőrzés betöltötte azon funkcióját, hogy a végrehajtott ellenőrzések során megállapításokat és ajánlásokat fogalmazott meg a jogszabályoknak és a belső
szabályzatoknak való megfelelés, gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség vizsgálatát követően. Kialakításra kerültek azok a kontrolltevékenységek, melyek biztosítják az engedélyezési és jóváhagyási eljárásokat, fizikai kontrollokat és beszámolási eljárásokat. Ezen összefoglaló ellenőrzési jelentés tartalmazza: a Dombóvári Közös Önkormányzati Hivatal; Dombóvár Város Önkormányzata; Dombóvár területén működő nemzetiségi Önkormányzatok; az önkormányzat intézményei; és az önkormányzati társulás fenntartásában működő intézmények belső ellenőrzési jelentését. I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása I/1. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése I/1/a. A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése A belső ellenőrzési egység a terveknek megfelelően 22 db ellenőrzést végzett, valamint soron kívüli ellenőrzési keret felhasználásával 4 db soron kívüli vizsgálatot hajtott végre. A belső ellenőrzési terv végrehajtásra került. Ellenőrzések típusa ellenőrzések mennyisége (db) Dombóvári Önkormányzat illetékességi területén ellenőrzések mennyisége (db) Szakcs, Lápafő, Várong Önkormányzatok illetékességi területén ellenőrzések mennyisége (db) Dalmand, Kocsola, Csikóstőttős Önkormányzatok illetékességi területén, és a Dombóvár és Környéke Többcélú Kistérségi Társulásnál pénzügyi 15 - - szabályszerűségi 2 2 1 rendszerellenőrzés - 3 3 összesen 17 5 4
2013. évre tervezett ellenőrzések és azok megvalósulása: (Dombóvári Önkormányzat illetékességi területén belül) Sorsz ám rzés mmegvalósu- Az ellenőrzés tárgya Ellenőrzés célja Ellenőrzés módszere sa 1. Pályázati források felhasználásának ellenőrzése Dombóvári Polgármesteri Hivatalnál (pénzügyi ellenőrzés) Annak megállapítása, hogy az államháztartáson kívüli működésre átadott pénzeszközök odaítélése, folyósítása és utólagos elszámoltatása az előírásoknak megfelelően történt-e. Pénzügyi, számviteli adatok, nyilvántartások, dokumentumok szúrópróbaszerű vizsgálata, kapcsolódó szabályzatok átvizsgálása. 2. Az államháztartáson kívülre nyújtott támogatásokból a sporttámogatások ellenőrzése Dombóvár Város Önkormányzatánál és a Dombóvári Közös Önkormányzati Hivatalnál (pénzügyi ellenőrzés) Annak megállapítása, hogy az államháztartáson kívüli működésre átadott pénzeszközök odaítélése, folyósítása és utólagos elszámoltatása az előírásoknak megfelelően történt-e. Pénzügyi, számviteli adatok, nyilvántartások, dokumentumok szúrópróbaszerű vizsgálata, kapcsolódó szabályzatok átvizsgálása. 3. Közbeszerzések szabályszerűségi ellenőrzése Dombóvári Polgármesteri Hivatalnál (szabályszerűségi) a Annak megállapítása, hogy a törvényi előírásoknak megfelelőe a közbeszerzési szabályzat, valamint a közbeszerzési eljárások megfelelnek-e a jogszabályi előírásoknak. Szabályzat átvizsgálása, szúrópróbaszerűen kiválasztott közbeszerzési eljárás dokumentumainak vizsgálata.
4. A pénzkezelés rendjének ellenőrzése Dombóvári Roma Nemzetiségi Önkormányzatnál (pénzügyi ellenőrzés) Annak megállapítása, hogy a pénzkezelést a jogszabályi előírásoknak megfelelően végzik-e. Pénzügyi, számviteli adatok, nyilvántartások, dokumentumok szúrópróbaszerű vizsgálata, kapcsolódó szabályzatok átvizsgálása. 5. A pénzkezelés rendjének ellenőrzése Dombóvári Horvát Nemzetiségi Önkormányzatnál (pénzügyi ellenőrzés) Annak megállapítása, hogy a pénzkezelést a jogszabályi előírásoknak megfelelően végzik-e. Pénzügyi, számviteli adatok, nyilvántartások, dokumentumok szúrópróbaszerű vizsgálata, kapcsolódó szabályzatok átvizsgálása. 6. A pénzkezelés rendjének ellenőrzése Dombóvári Német Nemzetiségi Önkormányzatnál (pénzügyi ellenőrzés) Annak megállapítása, hogy a pénzkezelést a jogszabályi előírásoknak megfelelően végzik-e. Pénzügyi, számviteli adatok, nyilvántartások, dokumentumok szúrópróbaszerű vizsgálata, kapcsolódó szabályzatok átvizsgálása. 7. A pénzkezelés rendjének ellenőrzése Dombóvári Örmény Nemzetiségi Önkormányzatnál (pénzügyi ellenőrzés) Annak megállapítása, hogy a pénzkezelést a jogszabályi előírásoknak megfelelően végzik-e. Pénzügyi, számviteli adatok, nyilvántartások, dokumentumok szúrópróbaszerű vizsgálata, kapcsolódó szabályzatok átvizsgálása.
8. A tárgyi eszközök beszerzésének, nyilvántartásának és selejtezésének ellenőrzése az Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezetnél (pénzügyi ellenőrzés) Annak megállapítása, hogy a tárgyi eszközök beszerzése, nyilvántartása, selejtezése a jogszabályi és a helyi szabályozásnak megfelelően történt-e. Pénzügyi, számviteli adatok, nyilvántartások, dokumentumok szúrópróbaszerű vizsgálata, kapcsolódó szabályzatok átvizsgálása. 9. A tárgyi eszközök beszerzésének, nyilvántartásának és selejtezésének ellenőrzése Kapaszkodó Szociális és Gyermekjóléti Alapszolgáltató Központ (pénzügyi ellenőrzés) Annak megállapítása, hogy a tárgyi eszközök beszerzése, nyilvántartása, selejtezése a jogszabályi és a helyi szabályozásnak megfelelően történt-e. Pénzügyi, számviteli adatok, nyilvántartások, dokumentumok szúrópróbaszerű vizsgálata, kapcsolódó szabályzatok átvizsgálása. 10. A tárgyi eszközök beszerzésének, nyilvántartásának és selejtezésének ellenőrzése az Egyesített Szociális Intézménynél (pénzügyi ellenőrzés) Annak megállapítása, hogy a tárgyi eszközök beszerzése, nyilvántartása, selejtezése a jogszabályi és a helyi szabályozásnak megfelelően történt-e. Pénzügyi, számviteli adatok, nyilvántartások, dokumentumok szúrópróbaszerű vizsgálata, kapcsolódó szabályzatok átvizsgálása. 11. A tárgyi eszközök beszerzésének, nyilvántartásának és selejtezésének ellenőrzése Dombóvár Város Könyvtáránál (pénzügyi ellenőrzés) Annak megállapítása, hogy a tárgyi eszközök beszerzése, nyilvántartása, selejtezése a jogszabályi és a helyi szabályozásnak megfelelően történt-e. Pénzügyi, számviteli adatok, nyilvántartások, dokumentumok szúrópróbaszerű vizsgálata, kapcsolódó szabályzatok átvizsgálása.
12. A pénzkezelés rendjének ellenőrzése Dombóvári Szivárvány Óvoda és Bölcsődénél (pénzügyi ellenőrzés) Annak megállapítása, hogy a pénzkezelést a jogszabályi előírásoknak megfelelően végzik-e. Pénzügyi, számviteli adatok, nyilvántartások, dokumentumok szúrópróbaszerű vizsgálata, kapcsolódó szabályzatok átvizsgálása. 13. A pénzkezelés rendjének ellenőrzése Dombóvári Gyermekvilág Óvodánál (pénzügyi ellenőrzés) Annak megállapítása, hogy a pénzkezelést a jogszabályi előírásoknak megfelelően végzik-e. Pénzügyi, számviteli adatok, nyilvántartások, dokumentumok szúrópróbaszerű vizsgálata, kapcsolódó szabályzatok átvizsgálása. 2013. évben végrehajtott soron kívüli ellenőrzések: Sorszám Az ellenőrzés tárgya Ellenőrzés célja Ellenőrzés módszere Megvalósulása 1. 2012. évi normatíva elszámolásának ellenőrzése az Apáczai Oktatási Központ Egységes Iskolájánál (pénzügyi ellenőrzés) A normatív hozzájárulások és kiegészítő támogatások igénybevétele jogszerűen történt-e. Dokumentumok, nyilvántartások vizsgálata. 2. 2012. évi normatíva elszámolásának ellenőrzése a Herceg Esterházy Miklós Szakképző Iskola, Speciális Szakiskola és Kollégiumnál (pénzügyi ellenőrzés) A normatív hozzájárulások és kiegészítő támogatások igénybevétele jogszerűen történt-e. Dokumentumok, nyilvántartások vizsgálata.
3. A MÁV sportingatlan 2012. évi üzemeltetésére nyújtott átalánydíj felhasználásának ellenőrzése a Dombóvári Város- és Lakásgazdálkodási Nonprofit Kft-nél Annak megállapítása, hogy Dombóvár Város Önkormányzata által 2012. évre a MÁV sportingatlan üzemeltetése, kezelése céljából nyújtott átalánydíj összegét a Város- és Lakásgazdálkodási Nonprofit Kft felhasználta-e Szerződések, pénzügyi-, számviteli adatok, nyilvántartások, dokumentumok szúrópróbaszerű vizsgálata. 4. Hatósági döntések szabályszerű közlése dokumentálásának és az ezzel kapcsolatos iratkezelési követelmények ellenőrzése a Dombóvári Közös Önkormányzati Hivatal Dombóvári Központi Hivatalánál (szabályszerűségi ellenőrzés) Annak megállapítása, hogy a közigazgatási hatósági eljárásban hozott döntések közlését igazoló kézbesítési bizonylatok rendelkezésre állnak-e és azok irattárba helyezése szabályszerűen megtörtént-e. Dokumentumok szúrópróbaszerű vizsgálata. I/1/b. Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása A 2013. évben végrehajtott ellenőrzések során a gazdálkodási rendet sértő, a személyi és anyagi felelősség megállapítása alapjául szolgáló mulasztások, szabálytalanságok, károkozások és egyéb jogsértő cselekmények gyanúja nem merült fel, ezzel kapcsolatos jelentés nem készült. I/2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (Bkr. 48. ab) pont) I/2/a. A belső ellenőrzési egység humánerőforrás-ellátottsága A Dombóvári Közös Önkormányzati Hivatal belső ellenőrzési egysége látta el a belső ellenőrzési tevékenységet a Dombóvári Közös Önkormányzati Hivatal; Dombóvár Város Önkormányzata; Szakcs Község Önkormányzata, Lápafő Község Önkormányzata, Várong Község Önkormányzata, a nemzetiségi Önkormányzatok; az önkormányzatok intézményei; és az önkormányzati társulás fenntartásában működő intézmények belső ellenőrzését.
A belső ellenőrzés önként vállalt feladatként megbízási szerződés alapján látta el Dalmand Község Önkormányzata, Kocsola Község Önkormányzata, Csikóstőttős Község Önkormányzata és a Dombóvár és Környéke Többcélú Kistérségi Társulás részére a belső ellenőrzést. A 2013. évben a belső ellenőrzési egység 1 fő teljes munkaidős belső ellenőrből és 1 fő részmunkaidős belső ellenőrből állt. A belső ellenőrök az Áht. 70..(4)-(5) bekezdésében előírt engedéllyel rendelkeznek. A belső ellenőrök a rájuk vonatkozó általános és szakmai követelménynek megfelelnek, rendelkeznek szakirányú felsőfokú iskolai végzettséggel, valamint a feladat elvégzéséhez szükséges gyakorlattal is. A belső ellenőrök továbbképzése megtörtént, 1 fő mérlegképes könyvelői továbbképzésen vett részt. I/2/b. A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása (Bkr. 18-19. -a alapján) A belső ellenőrzési egység feladatát Dombóvári Közös Önkormányzati Hivatal jegyzőjének közvetlenül alárendelve végezte. A belső ellenőrzés funkcionális függetlensége biztosított volt. I/2/c. Összeférhetetlenségi esetek (Bkr. 20. -a alapján) A belső ellenőrzés során a tárgyévre vonatkozó összeférhetetlenségi eset nem fordult elő. I/2/d. A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása 2013. évben a belső ellenőri jogokkal kapcsolatos korlátozás nem fordult elő. I/2/e. A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők. A 2013. évben a belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényező nem volt. Az ellenőrzések lefolytatásakor az ellenőrök hozzáfértek valamennyi ellenőrzéssel kapcsolatos dokumentumhoz. A vizsgálat során az ellenőrzöttekkel való együttműködés, a jelentések megállapításainak elfogadottsága jónak mondható. I/2/f. Az ellenőrzések nyilvántartása
Az elvégzett belső ellenőrzésekről a belső ellenőr a Bkr. 22. és 50.. előírásainak megfelelő nyilvántartást vezet, mely tartalmazza az ellenőrzések azonosítóját, az ellenőrzött szervek megnevezését, az ellenőrzések tárgyát, az ellenőrzések kezdetét és lezárásának időpontját, az ellenőrzésen résztvevő belső ellenőrök nevét, a vizsgált időszakokat, az intézkedési terv készítésének szükségességét. I/2/g. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok Az ellenőrzések során kiemelten kell kezelni a belső kontrollrendszer ellenőrzését, azoknak a mindennapokra való érvényesülését, a gyakorlati működését. A jelentősen megváltozott jogszabályi környezet szükségessé teszi a szakmai továbbképzéseken való rendszeres részvételt. A belső kontroll rendszer működtetése és fejlesztése fontos a hatékonyság növelése érdekében, szükség van együttműködés biztosítására a vezetők és a belső ellenőrzés között. I/3. A tanácsadó tevékenység bemutatása (Bkr. 48. ac) pont) Tanácsadói tevékenység biztosítására a 2013. évben nem volt felkérés. II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján (Bkr. 48. b) pont) II/1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok (Bkr. 48. ba) pont) Pályázati források felhasználásának ellenőrzése Dombóvári Polgármesteri Hivatalnál Megállapítások, következtetések: Dombóvár Város Önkormányzatánál a pályázat figyeléssel, pályázatbenyújtással, és a pályázatok elszámolásával kapcsolatos szabályozás a 2011. és 2012. évben megfelelő volt, az SZMSZ előírásai alapján valósult meg ezen tevékenység. Az Önkormányzat 2012. december 14-től rendelkezik a Hazai és az európai UNIÓS forrásokkal kapcsolatos pályázatfigyelés, pályázatkészítés és lebonyolítás szabályairól készített szabályzattal, mely által komplex szabályozás valósult meg ezen a téren.
Csak azon pályázatok kerültek benyújtásra, melyeket Dombóvár Város Képviselőtestülete engedélyezett, és arról testületi határozat készült. A TIOP-os pályázat ellenőrzése során tett megállapítások: A pályázat dokumentumait az előírásoknak megfelelően a Polgármesteri Hivatal elkülönítetten tárolja. A támogatási lehívása a jogszabályi előírásoknak megfelelően történt. A pályázati támogatás elszámolása a jogszabályi előírásoknak megfelelő volt. Kisebb hibaként került megállapításra, hogy a projektmenedzser és a projektasszisztens bérköltsége+járulékai a Dombóvár Város Polgármesteri Hivatalának költségei között került elszámolásra, az nem került elkülönítésre a TIOP-os pályázat költségeként. Az Önkormányzat költségvetési tervezése tartalmazta a pályázat kiadási és bevételi előirányzatait pályázatonként, azonban a 2011. évi zárszámadás teljesítési adatánál nem került elkülönítésre a pályázattal kapcsolatos munkabér + járulékai. A pályázattal és támogatás elszámolásával kapcsolatos belső kontrollok jól működtek, a képviselő testületi hatáskörök alkalmazása, a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás, szakmai teljesítés igazolása az előírásoknak megfelelően történt. Javaslatok a Pénzügyi Iroda részére: - A pályázatokkal kapcsolatos minden kiadás pályázatonként elkülönítetten kerüljön könyvelésre. - A zárszámadás elkészítésénél pályázatonként elkülönítetten szerepeltessék az európai uniós forrásból finanszírozott támogatással megvalósuló projektek kiadásait. Az államháztartáson kívülre nyújtott támogatásokból a sporttámogatások ellenőrzése Dombóvár Város Önkormányzatánál Megállapítások, következtetések: Dombóvár Város Önkormányzatánál a sporttámogatások odaítélése és folyósítása szabályozásra került az SZMSZ által; a Képviselő-testület által megalkotott a sportról szóló 17/2009.(IV.21.) rendeletben; Dombóvár Város Önkormányzata Képviselőtestületének Dombóvár Város Önkormányzata 2012. évi költségvetéséről szóló 10/2012. (III. 12.) önkormányzati rendeletében; a támogatott szervezetek által kötelezően alkalmazandó Beszámoló Űrlap által; a munkaköri leírásokban. A szabályozás terén kisebb hiányosság mutatkoznak: - A sportrendelet nem tartalmazza, hogy a természetben nyújtott sporttámogatás esetén, ha a közvetítő szervezet részére átalánydíj kerül megállapításra, akkor az átalánydíjjal köteles elszámolni a közvetítő szervezet az Önkormányzat felé. - Egységes belső szabályzattal nem rendelkezik az Önkormányzat a sporttámogatások odaítélése, folyósítása és elszámolása tárgyban. A Képviselő-testület döntött a sporttámogatások odaítéléséről, ennek megfelelően kerültek megkötésre a sporttámogatásokról a támogatási szerződések. A Képviselő-testület a konkrét célját nem határozta meg a sporttámogatásoknak, csak tág fogalom a sporttevékenység került meghatározásra, illetve egyes szervezeteknél még a sporttelep fenntartása és üzemeltetése is szerepelt támogatási célként, és ennek megfelelően kerültek megkötésre a támogatási szerződések.
A sporttevékenység tág fogalom, ennek következtében fordulhatott elő, hogy egyes sportszervezetek a támogatott összeg közel 50%-át a sportegyesület fenntartási költségeire (pl.vezetők, könyvelők bére + járulékaira) használta fel. A sporttevékenységen belül konkrétabban javasolt meghatározni a támogatott célt. A beküldött elszámolásokhoz csatolt bizonylatok hitelesek voltak, és hiánypótlások után azok teljes körűek. 1 esetben történt, hogy a támogatott szervezet nem tudta elkölteni a kapott támogatást, de ezen szervezet az összeget visszafizette. 1 esetben a támogatott szervezet nem a folyósított összegnek megfelelő elszámolást küldte be, és tőle nem kértek hiánypótlást. 1 esetben találtam nem a támogatási célnak megfelelő elszámolást: a társasági adó önrész tétele nem fogadható el kiadásnak. 1 esetben nem kapta meg a támogatott szervezet teljes egészében a részére megítélt támogatási összeget a 2012. évben. A természetben nyújtott sporttámogatások nyújtása használatba adási megállapodások alapján történt. Az Önkormányzat a Dombóvári Város- és Lakásgazdálkodási Nkft felé kifizetett 15.567.399 Ft üzemeltetési átalányt, és ezáltal egyes sportszervezetek közvetett támogatásban részesültek. Hibaként állapítottam meg, hogy a közvetett sporttámogatásról a közvetítő Dombóvári Város- és Lakásgazdálkodási Nkft. részére elszámoltatási kötelezettség nem került előírásra a kifizetett átalány tekintetében. A folyamatba épített kontrollok megfelelően működtek. Kisebb hiba volt a szakmai teljesítés leigazoltatása esetén. Javaslatok: Polgármesteri Titkárság részére: - Egységes belső szabályzat kialakítása javasolt a sporttámogatások odaítélése, folyósítása és elszámolása tárgyban. - A Sportrendelet aktualizálása javasolt. - A sporttámogatások odaítélése során javasolt a sporttevékenységen belül a konkrétabb támogatási cél meghatározása. - Az elszámolás során nagyobb odafigyeléssel kell kiszűrni a nem a támogatási célnak megfelelő kiadási tételeket. Dombóvári Kosárlabda Suli Közhasznú Egyesület és Dombóvári Karatesuli Közhasznú Egyesület fel kell szólítani a pótelszámolásra. - Dombóvári Város- és Lakásgazdálkodási Nkft-vel megkötött MÁV sporttelep üzemeltetésével kapcsolatos szerződést módosítani kell, és az üzemeltetési átalány tekintetében elszámoltatási kötelezettséget kell előírni. Pénzügyi Iroda részére: - Egységes belső szabályzat kialakítása javasolt a sporttámogatások odaítélése, folyósítása és elszámolása tárgyban. - Az elszámolás során nagyobb odafigyeléssel kell kiszűrni a nem a támogatási célnak megfelelő kiadási tételeket. - A sportszervezetek részére megítélt támogatást teljes egészében ki kell fizetni a tárgyévben.
Közbeszerzések szabályszerűségi ellenőrzése a Dombóvári Polgármesteri Hivatalnál Megállapítások, következtetések: Dombóvár Város Önkormányzata a közbeszerzési eljárások előkészítésére, lebonyolítására, a közbeszerzések eljárási rendjére, a hatás- és felelősségi körök meghatározására vonatkozó Közbeszerzési Szabályzattal rendelkezik, melyet Dombóvár Város Önkormányzatának Képviselőtestülete az 53/2012. (II.23.) határozatával fogadott el. A Közbeszerzési Szabályzaton általában megfelel a Kbt. előírásainak. A Szabályzaton belül kisebb hiányosságokat tapasztaltam: - A szabályzat nem határozza meg, hogy kinek a felelőségi körébe tartozik az Önkormányzat közbeszerzési eljárása ellen indított jogorvoslati eljárásról a Képviselőtestület tájékoztatása. - A közbeszerzési eljárás megindítása előtt szükséges döntések meghozatalát segítő előterjesztések elkészítése a Jegyzői Titkárság feladatkörébe tartozik, és a Városgazdálkodási Iroda, vagy a Városfejlesztési Iroda együttműködésével történik, de ezen feladatkörök nem szerepelnek a Polgármesteri Hivatal SZMSZ-ében az együttműködő irodákra vonatkozóan. Javasolt, az SZMSZ-ben a Városgazdálkodási Iroda és a Városfejlesztési iroda feladatainak kiegészítése a közbeszerzéssel kapcsolatos feladatkörrel. A 2012. évi Közbeszerzési Terv elfogadásáról és a módosításáról a Képviselőtestület minden esetben határozatot hozott. A Polgármesteri Hivatal Kbt. által előírt éves statisztikai összegzést elkészítette és azt beküldte a Közbeszerzési Hatósághoz. A közbeszerzési eljárások megindításáról minden esetben döntött a Képviselőtestület. A közbeszerzési eljárások lefolytatása a Közbeszerzési Szabályzat és Kbt. előírásai betartásával történt. Az Önkormányzat rendelkezik honlappal, melyen a nyilvánosság biztosítása megtörtént. A honlapon közzétették a Közbeszerzési Szabályzat által előírt dokumentumokat. A Közbeszerzési Értesítőben az eljárások eredményéről szóló tájékoztató kihirdetésre került. Javaslatok: - A Közbeszerzési Szabályzatban szabályozni kell, hogy kinek a felelőségi körébe tartozik az Önkormányzat közbeszerzési eljárása ellen indított jogorvoslati eljárásról a Képviselőtestület tájékoztatása. - Az SZMSZ-t egészítsék ki a Városgazdálkodási Iroda és a Városfejlesztési Iroda közbeszerzési eljárással kapcsolatos feladataival. A pénzkezelés rendjének ellenőrzése Dombóvári Roma Nemzetiségi Önkormányzatnál
Megállapítások, következtetések: A Dombóvári Roma Nemzetiségi Önkormányzatnál a kötelezettségvállalási, utalványozási, érvényesítési, ellenjegyzési és szakmai teljesítési feladatok szabályozottsága megfelelő, és ezen feladatokat az előírásoknak megfelelően látták el. Kivéve: A helyettesítést az kötelezettségvállalás és utalványozás jogosultságok terén nem oldották meg, így az elnök akadályoztatása esetén ezen jogosultsági körök alkalmazására nem lett volna lehetőség. A pénztárellenőr a Pénz- és értékkezelési szabályzatban nem került kijelölésre. A bankszámlán történő pénzforgalom megfelelően leszabályozott, és a feladatellátás a szabályozásnak megfelelően történt. A pénzkezelés területén a belső kontrollok működése korlátozottan megfelelő. Javaslatok: Roma Nemzetiségi Önkormányzat részére: - Jelöljék ki a kötelezettségvállalási és utalványozási jogkörök helyettesítésére meghatalmazott személyeket. Pénzügyi Iroda részére: - A pénztárellenőrt jelöljék ki, és a pénztárellenőrzést végezzék el. - A vásárlási előlegeket a szabályzat által előírt bizonylat alapján adják ki. A pénzkezelés rendjének ellenőrzése Dombóvári Horvát Nemzetiségi Önkormányzatnál Megállapítások, következtetések: A Dombóvári Horvát Nemzetiségi Önkormányzatnál a kötelezettségvállalási, utalványozási, érvényesítési, ellenjegyzési és szakmai teljesítési feladatok szabályozottsága megfelelő, és ezen feladatokat az előírásoknak megfelelően látták el. Kivéve: A helyettesítést a kötelezettségvállalás és utalványozás jogosultságok terén nem oldották meg, így az elnök akadályoztatása esetén ezen jogosultsági körök alkalmazására nincs lehetőség. A házipénztár működése a Pénz- és értékkezelési szabályzatnak megfelelően történt. Kivéve: az előlegek kifizetési bizonylata nem felel meg az előírásoknak. A pénztárellenőr a Pénz- és értékkezelési szabályzatban nem került kijelölésre, és a pénztárellenőri feladatellátás elmaradt. A bankszámlán történő pénzforgalom megfelelően leszabályozott, és a feladatellátás a szabályozásnak megfelelően történt. A pénzkezelés területén a belső kontrollok működése korlátozottan megfelelő. Javaslatok: Horvát Nemzetiségi Önkormányzat részére: - Jelöljék ki a kötelezettségvállalási és utalványozási jogkörök helyettesítésére meghatalmazott személyeket. Pénzügyi Iroda részére: - A pénztárellenőrt jelöljék ki, és a pénztárellenőrzést végezzék el. - A vásárlási előlegeket a szabályzat által előírt bizonylat alapján adják ki.
A pénzkezelés rendjének ellenőrzése Dombóvári Német Nemzetiségi Önkormányzatnál Megállapítások, következtetések: A Dombóvári Német Nemzetiségi Önkormányzatnál a kötelezettségvállalási, utalványozási, érvényesítési, ellenjegyzési és szakmai teljesítési feladatok szabályozottsága megfelelő, és ezen feladatokat az előírásoknak megfelelően látták el. Kivéve: hibaként állapítottam meg, hogy a kötelezettségvállaló, utalványozó, szakmai teljesítést igazoló helyettes személyek neve nem került feltűntetésre a Pénz- és értékkezelés szabályzatban. A házipénztár működése a Pénz- és értékkezelési szabályzatnak megfelelően történt. Kivéve: az előlegek kifizetési bizonylata nem felel meg az előírásoknak, és az előlegek határidőre történő visszafizettetése területén voltak hiányosságok. A pénztárellenőr a Pénz- és értékkezelési szabályzatban nem került kijelölésre, és a pénztárellenőri feladatellátás elmaradt. A bankszámlán történő pénzforgalom megfelelően leszabályozott, és a feladatellátás a szabályozásnak megfelelően történt. A pénzkezelés területén a belső kontrollok működése korlátozottan megfelelő. Javaslatok: Dombóvári Német Nemzetiségi Önkormányzat részére: A felvett vásárlási előlegekkel a megadott határidőn belül számoljanak el. Pénzügyi Iroda részére: - A Pénz- és értékkezelési szabályzatban rögzítsék a kötelezettségvállaló, utalványozó, szakmai teljesítést igazoló helyettes személyek nevét. - A pénztárellenőrt jelöljék ki, és a pénztárellenőrzést végezzék el. - A vásárlási előlegeket a szabályzat által előírt bizonylat alapján adják ki. - A vásárlási előlegeket a megadott elszámolási határidőn belül fizettessék vissza, és annak elmaradása esetén tegyék meg a szükséges intézkedéseket. A pénzkezelés rendjének ellenőrzése Dombóvári Örmény Nemzetiségi Önkormányzatnál Megállapítások, következtetések: A Dombóvári Örmény Nemzetiségi Önkormányzatnál a kötelezettségvállalási, utalványozási, érvényesítési, ellenjegyzési és szakmai teljesítési feladatok szabályozottsága megfelelő, és ezen feladatokat az előírásoknak megfelelően látták el. Kivéve: hibaként állapítottam meg, hogy a kötelezettségvállaló, utalványozó, szakmai teljesítést igazoló helyettes személyek neve nem került feltűntetésre a Pénz- és értékkezelés szabályzatban. Az elnök személyi változása esetén a kötelezettségvállaló, szakmai teljesítést igazoló, utalványozó nevét nem módosították a Pénz- és értékkezelési szabályzatban.
A házipénztár működése a Pénz- és értékkezelési szabályzatnak megfelelően történt. Kivéve: az előlegek kifizetési bizonylata nem felel meg az előírásoknak. A pénztárellenőr a Pénz- és értékkezelési szabályzatban nem került kijelölésre, és a pénztárellenőri feladatellátás elmaradt. A bankszámlán történő pénzforgalom megfelelően leszabályozott, és a feladatellátás a szabályozásnak megfelelően történt. A pénzkezelés területén a belső kontrollok működése korlátozottan megfelelő. Javaslatok: Dombóvári Örmény Nemzetiségi Önkormányzat részére: - A meghatalmazott személlyel is írassák alá a meghatalmazás nyomtatványát. Pénzügyi Iroda részére: - A Pénz- és értékkezelési szabályzatban rögzítsék a kötelezettségvállaló, utalványozó, szakmai teljesítést igazoló helyettes személyek nevét. - A tisztségviselők személyi változásai és a helyettes jogosultságok kijelölése esetén a kötelezettségvállaló, szakmai teljesítést igazoló, utalványozó nevét módosítsák a Pénz- és értékkezelési szabályzatban. - A pénztárellenőrt jelöljék ki, és a pénztárellenőrzést végezzék el. - A vásárlási előlegeket a szabályzat által előírt bizonylat alapján adják ki. A tárgyi eszközök beszerzésének, nyilvántartásának és selejtezésének ellenőrzése az Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezetnél Megállapítások, következtetések: Az Integrált Szolgáltató Szervezetnél a tárgyi eszköz gazdálkodással kapcsolatos szabályzatok átvizsgálásra kerültek. A belső ellenőrzés megállapította, hogy az Intézmény rendelkezik a jogszabályok által előírt tárgyi eszköz gazdálkodást szabályozó belső szabályzatokkal és ellenőrzési nyomvonallal. A belső szabályzatok nagy része utoljára 2009-es és 2010-es években került módosításra. Az időközben bekövetkező szervezeti változások, valamint a számítógépes nyilvántartás bevezetése miatt aktualizálni, módosítani szükséges több belső szabályzatot. Nagy értékű tárgyi eszköz beszerzése nem volt az Intézménynél az ellenőrzött időszakban, egy használt tárgyi eszköz átvételével gyarapodott a nagy értékű eszközök állománya, melynek az átvétele és nyilvántartásba vétele az előírásoknak megfelelően történt. A kis értékű eszközök beszerzése, elszámolása a szabályzatokban előírtaknak megfelelő volt. A tárgyi eszközök nyilvántartása, értékcsökkenés elszámolása a szabályzatok előírásai alapján történt. Az Integrált Szervezet tárgyi eszköz gazdálkodása a gazdaságosság elvét követte. A leltározás és a selejtezés a gyakorlatban a szabályozás előírásait követte. Kis hibaként került megállapításra: a leltározási ütemterv nem készült el a leltározási tevekénység megkezdését megelőző 30 napon belül. Összességében az Intézmény tárgyi eszköz gazdálkodása, és az ezen tevékenységgel kapcsolatos belső kontrollok működtetése az előírásoknak megfelelő.
Javaslatok: - Az intézményvezető készítse el a Számviteli Politika, a Leltározási szabályzat, a Selejtezési és hasznosítási szabályzat, a Számlarend aktuális módosítását. - A leltározási ütemtervet készítsék el a leltározási tevékenység megkezdését megelőző 30 napon belül. A tárgyi eszközök beszerzésének, nyilvántartásának és selejtezésének ellenőrzése Kapaszkodó Szociális és Gyermekjóléti Alapszolgáltató Központ Megállapítások, következtetések: A Kapaszkodó Központnál a tárgyi eszköz gazdálkodással kapcsolatos szabályzatok átvizsgálásra kerültek. A belső ellenőrzés megállapította, hogy az Intézmény rendelkezik a jogszabályok által előírt tárgyi eszköz gazdálkodást szabályozó belső szabályzatokkal és ellenőrzési nyomvonallal. A belső szabályzatok nagy része utoljára 2009-es és 2010-es években került módosításra. Az időközben bekövetkező szervezeti változások, valamint a számítógépes nyilvántartás bevezetése miatt aktualizálni, módosítani szükséges több belső szabályzatot. Hibaként állapítottam, meg hogy a Kapaszkodó Központ igazgatója nem rendelkezik munkaköri leírással, mert a fenntartó szervezet nem készített részére munkaköri leírást. Ezen dokumentum hiánya akadályozza az elvégzett munka és a felelősség utólagos számonkérését, mivel abban feladat- és felelősségi körök kerülnek meghatározásra. A nagy értékű és a kis értékű eszközök beszerzése, elszámolása, értékcsökkenés elszámolása a szabályzatokban előírtaknak megfelelő volt. A főkönyvi számlán az eszközcsoportonkénti tárgyi eszközök bruttó értéke egyezett az analitikus nyilvántartással. Az együttműködési megállapodásban rögzítették, hogy az analitikus nyilvántartásokat az Integrált Szervezet végzi. A nagy értékű tárgyi eszközök nyilvántartása az előírásoknak megfelelő. A kis értékű eszközök analitikus nyilvántartásában javasolt az eszközök értékének feltűntetése, mely az eszközök beazonosítását segítheti. A kis értékű tárgyi eszközök ANAL programba rögzítésének ellenőrzése során megállapításra került, hogy egy tárgyi eszköz berögzítése kimaradt. Szabálytalanságként észleltem, hogy az analitikus nyilvántartásból selejtezési és megsemmisítési eljárás nélkül kerültek kivezetésre eszközök selejtezés címén. Ezen eszközök visszavezetése szükséges a nyilvántartásba. Adományként kapott kis értékű eszközökről bizonylatot kell készíteni, és ezen eszközöket érték nélkül mennyiségben be kell vezetni az analitikus nyilvántartásba. A Kapaszkodó Központ tárgyi eszköz gazdálkodása a gazdaságosság elvét követte. A nagy értékű tárgyi eszközök leltározása az előírásnak megfelelően december 31-i forduló nappal került felvételre. Hibaként észleltem, hogy a leltározási ütemterv nem készült el a leltározási tevekénység megkezdését megelőző 30 napon belül, (a leltározást követően utólag készült el). A leltári felelősségi körök nem kerültek megfelelően szabályozásra. Hibaként állapítottam meg, hogy nem került aláírásra a felvett leltár minden oldala.
Összességében a Kapaszkodó Központ tárgyi eszköz gazdálkodási tevékenységgel kapcsolatos belső kontrollok működtetése gyengének minősíthető, mert a belső kontroll folyamatainak rendszere több hiányosságot mutat, és az ellenőrzési megállapítások általában olyan gyengeségekre utalnak, melyek a belső kontrollok területén korrekciós beavatkozást igényelnek. Javaslatok: Kapaszkodó Központ részére: - A Kapaszkodó Központ vezetője jelezze a felügyeleti szerv felé, hogy a felügyeleti szerv nem készített részére munkaköri leírást. - Az adományként kapott kis értékű tárgyi eszközökről készítsenek bizonylatot, és a bizonylat alapján az adományokat rögzítessék az Integrált Szervezet dolgozójával az ANAL programba. - Az igazgató szabályozza le a leltári felelősségi köröket. - A tárgyi eszközök megőrzésének felelősségét a szakmai vezetők munkaköri leírásában rögzítsék, és a továbbiakban a leltári felelősökként a leltározásban a szakmai vezetők vegyenek részt. - A leltározási ütemtervet készítsék el a leltározási tevékenység megkezdését megelőző 30 napon belül. Integrált Szervezet részére: - Az Integrált Szervezet vezetője készítse el a Számviteli Politika, a Leltározási szabályzat, a Selejtezési és hasznosítási szabályzat, a Számlarend aktuális módosítását. - Az újonnan beszerzendő kis értékű eszközök ANAL programba történő rögzítése során a beszerzési értékeket is írják be. - Az összes beszerzett kis értékű tárgyi eszközt rögzítsék az ANAL programba. - A selejtezés címén szabálytalanul kivezetett kis értékű eszközöket vezessék vissza az analitikus nyilvántartásba. - A leltározási ütemtervet készítsék el a leltározási tevékenység megkezdését megelőző 30 napon belül. - A kis értékű tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása terén a vezetői ellenőrzést fokozni kell. A tárgyi eszközök beszerzésének, nyilvántartásának és selejtezésének ellenőrzése az Egyesített Szociális Intézménynél Megállapítások, következtetések: Az Egyesített Szociális Intézménynél a tárgyi eszköz gazdálkodással kapcsolatos szabályzatok átvizsgálásra kerültek. A belső ellenőrzés megállapította, hogy az Intézmény rendelkezik a jogszabályok által előírt tárgyi eszköz gazdálkodást szabályozó belső szabályzatokkal és ellenőrzési nyomvonallal. A belső szabályzatok nagy része utoljára 2009-es és 2010-es években került módosításra. Az időközben
bekövetkező szervezeti változások, valamint a számítógépes nyilvántartás bevezetése miatt aktualizálni, módosítani szükséges több belső szabályzatot. A nagy értékű és a kis értékű eszközök beszerzése, elszámolása, értékcsökkenés elszámolása a szabályzatokban előírtaknak megfelelő volt. A főkönyvi számlán az eszközcsoportonkénti tárgyi eszközök bruttó értéke egyezett az analitikus nyilvántartással. Az együttműködési megállapodásban rögzítették, hogy az analitikus nyilvántartásokat az Integrált Szervezet végzi. A nagy értékű tárgyi eszközök nyilvántartása az előírásoknak megfelelő. A kis értékű eszközök analitikus nyilvántartásában javasolt az eszközök értékének feltűntetése, mely az eszközök beazonosítását segítheti. A kis értékű tárgyi eszközök ANAL programba rögzítésének ellenőrzése során megállapításra került, hogy 2db tárgyi eszköz berögzítése kimaradt. Szabálytalanságként észlelte a belső ellenőrzés, hogy az analitikus nyilvántartásból selejtezési eljárás nélkül kerültek kivezetésre eszközök selejtezés címén. Ezen eszközök visszavezetése szükséges a nyilvántartásba. Adományként kapott kis értékű eszközökről bizonylatot kell készíteni, és ezen eszközöket érték nélkül mennyiségben be kell vezetni az analitikus nyilvántartásba. A kis értékű tárgyi eszközök nyilvántartása jelenleg nem megbízható, az elszámoltathatóságot nem biztosítja. Az ESZI tárgyi eszköz gazdálkodása a gazdaságosság elvét követte. A nagy értékű tárgyi eszközök leltározása az előírásnak megfelelően december 31-i forduló nappal került felvételre. Hibaként észleltem, hogy a leltározási ütemterv nem készült el a leltározási tevekénység megkezdését megelőző 30 napon belül, (a leltározást követően utólag készült el). A kis értékű tárgyi eszközök leltárfelvétele szabálytalanul történt, a nyilvántartási rendszer rendbe tétele után javasolt új tárgyi eszköz leltár felvétele. Hibaként állapította meg az ellenőrzés, hogy az SZMSZ-ben a leltári felelősségi körök nem kerültek leszabályozásra. Egy-két dolgozó munkaköri leírásában szerepelt, hogy a rábízott tárgyi eszközök megőrzéséért felelősséggel tartozik, de a felelősségek teljes körű leszabályozása hiányzik. Összességében az ESZI-nél a tárgyi eszköz gazdálkodási tevékenységgel kapcsolatos belső kontrollok működtetése gyengének minősíthető, mert a belső kontroll folyamatainak rendszere több hiányosságot mutat, és az ellenőrzési megállapítások általában olyan gyengeségekre utalnak, melyek a belső kontrollok területén korrekciós beavatkozást igényelnek. Javaslatok: Egyesített Szociális Intézmény részére: - Az adományként kapott kis értékű tárgyi eszközökről készítsenek bizonylatot, és a bizonylat alapján az adományokat rögzítessék az Integrált Szervezet dolgozójával az ANAL programba. - A leltározási ütemtervet készítsék el a leltározási tevékenység megkezdését megelőző 30 napon belül. - Az igazgató szabályozza le a leltári felelősségi köröket. - 2013. évben szabályszerűen vegyenek fel új kis értékű tárgyi eszköz leltárt.
Integrált Szervezet részére: - Az Integrált Szervezet vezetője készítse el a Számviteli Politika, a Leltározási szabályzat, a Selejtezési és hasznosítási szabályzat, a Számlarend aktuális módosítását. - Az újonnan beszerzendő kis értékű eszközök ANAL programba történő rögzítése során a beszerzési értékeket is írják be. - Az összes beszerzett kis értékű tárgyi eszközt rögzítsék az ANAL programba. - A kis értékű tárgyi eszközök nyilvántartásában a selejtezés címén szabálytalanul kivezetett eszközöket, és a leltári többletként berögzített tételeket vezessék vissza az analitikus nyilvántartásba, majd folytassák le az elhasználódott eszközök selejtezését, utána szabályszerűen vegyék fel az ellenőrző leltárt, végezzék el a leltár kiértékelését. - A leltározási ütemtervet készítsék el a leltározási tevékenység megkezdését megelőző 30 napon belül. - A kis értékű tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása terén a vezetői ellenőrzést fokozni kell. A tárgyi eszközök beszerzésének, nyilvántartásának és selejtezésének ellenőrzése Dombóvár Város Könyvtáránál Megállapítások, következtetések: A Városi Könyvtárnál a tárgyi eszköz gazdálkodással kapcsolatos szabályzatok átvizsgálásra kerültek. A belső ellenőrzés megállapította, hogy az Intézmény rendelkezik a jogszabályok által előírt tárgyi eszköz gazdálkodást szabályozó belső szabályzatokkal és ellenőrzési nyomvonallal. A belső szabályzatok nagy része utoljára 2009-es és 2010-es években került módosításra. Az időközben bekövetkező szervezeti változások, valamint a számítógépes nyilvántartás bevezetése miatt aktualizálni, módosítani szükséges több belső szabályzatot. Nagy értékű tárgyi eszköz beszerzése nem volt az Intézménynél az ellenőrzött időszakban. A kis értékű eszközök beszerzése, elszámolása a szabályzatokban előírtaknak megfelelő volt. A tárgyi eszközök nyilvántartása, értékcsökkenés elszámolása a szabályzatok előírásai alapján történt. Kismértékű hibát talált a belső ellenőrzés, a főkönyvi számlán az eszközcsoportonkénti tárgyi eszközök bruttó értéke nem egyezett az analitikus nyilvántartással. Összességében megegyezett a tárgyi eszközök bruttó értéke, az eltérés a nullára leírt számítástechnikai eszközök javára és az egyéb gépek, berendezések, felszerelések terhére mutatkozott. Ez a főkönyvi eltérés a mérlegvalódiságot nem befolyásolta. Az együttműködési megállapodásban rögzítették, hogy az analitikus nyilvántartásokat az Integrált Szervezet végzi, de a gyakorlatban a kis értékű tárgyi eszközök analitikus nyilvántartását a Könyvtár gazdasági ügyeket intéző dolgozója látja el. Az együttműködési megállapodásban le kell rögzíteni, hogy a kis értékű tárgyi eszközök analitikus nyilvántartását a Könyvtár saját maga végzi. A Könyvtár gazdasági ügyintézőjének a munkaköri leírásába be kell írni, hogy a tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása a dolgozó feladata és felelősségi köre is. A Könyvtár tárgyi eszköz gazdálkodása a gazdaságosság elvét követte.
A leltározás és a selejtezés a gyakorlatban a szabályozás szerint történt. Kis hibát észleltem: a leltározási ütemterv nem készült el a leltározási tevekénység megkezdését megelőző 30 napon belül. Összességében az Intézmény tárgyi eszköz gazdálkodása, és az ezen tevékenységgel kapcsolatos belső kontrollok működtetése korlátozottan megfelelő, mert a belső ellenőrzés kisebb jelentőségű hibákat talált, és az ellenőrzési megállapítások általában olyan gyengeségekre utalnak, amelyek a szokásos munkafolyamatok mellett korrigálhatók a vezetés beavatkozása nélkül. Javaslatok: Városi Könyvtár részére: - Az együttműködési megállapodást módosítsák: le kell rögzíteni, hogy a kis értékű tárgyi eszközök analitikus nyilvántartását a Könyvtár saját maga végzi. - A Könyvtár gazdasági ügyintézőjének a munkaköri leírásába be kell írni, hogy a tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása a dolgozó feladata és felelősségi köre is. Integrált Szervezet részére: - Az Integrált Szervezet vezetője készítse el a Számviteli Politika, a Leltározási szabályzat, a Selejtezési és hasznosítási szabályzat, a Számlarend aktuális módosítását. - Biztosítsák a főkönyvi könyvelésben az analitikus nyilvántartással egyező könyvelést. (az eszközök bruttó értékének eszközcsoportok közötti átkönyvelésével) - Az együttműködési megállapodást módosítsák: le kell rögzíteni, hogy a kis értékű tárgyi eszközök analitikus nyilvántartását a Könyvtár saját maga végzi. - A leltározási ütemtervet készítsék el a leltározási tevékenység megkezdését megelőző 30 napon belül. A pénzkezelés rendjének ellenőrzése Dombóvári Szivárvány Óvoda és Bölcsődénél Megállapítások, következtetések: Az Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezet megállapodást kötött a Szivárvány Óvoda és Bölcsődével a pénzügyi-gazdálkodási feladatok ellátására, mely megállapodást jóváhagyott Dombóvár Város Képviselő-testülete. A kötelezettségvállalási, utalványozási, érvényesítési, ellenjegyzési és szakmai teljesítési feladatok szabályozottsága megfelelő, és ezen feladatokat az előírásoknak megfelelően látták el. A pénztárellenőr helyettesítése jelenleg nincs leszabályozva. Az elektronikus utalás során a helyettesítés jelenleg nem megoldott. A számlák kifizetése során kisebb hiányosságok tapasztalhatók: Az Integrált által a Szivárvány Óvoda és Bölcsődé részére továbbszámlázott közüzemi díjak megosztásáról nem készített megállapodást a két szervezet.
A Szivárvány Óvoda és Bölcsőde más szerv nevére (Apáczai Oktatási Központ) kiállított számlát fizetett ki, melyet a Telenor számlázott. Az Óvoda által beszedett egyes térítési díjaknál nem tartották be a számlaadási követelményeket. Az elszámolási előlegek alapbizonylatát nem alkalmazták. Az elszámolási előlegeket 2 esetben késve fizették vissza. A Szivárvány Óvoda és Bölcsődénél a pénzkezelés területén a belső kontrollok működése korlátozottan megfelelő. Javaslatok: Dombóvári Szivárvány Óvoda és Bölcsőde részére: - Az Integrált Önkormányzati és Szolgáltató Szervezet és a Szivárvány Óvoda és Bölcsőde kössenek egymással megállapodást az Integrált által a Szivárvány Óvoda és Bölcsőde részére továbbszámlázott közüzemi díjak megosztásáról. - Az elszámolási előlegeket a megadott elszámolási határidőn belül fizessék vissza. Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezet részére: - A pénztárellenőr helyettesítését szabályozzák le. - Az elektronikus utalásra jogosult személyek jogköreit rögzítsék a Pénzkezelési szabályzatban. - Az elektronikus utalásra jogosultak körét bővítsék, ezáltal a helyettesítést oldják meg ezen a területen. Az Integrált Önkormányzati és Szolgáltató Szervezet és a Szivárvány Óvoda és Bölcsőde kössenek egymással megállapodást az Integrált által a Szivárvány Óvoda és Bölcsőde részére továbbszámlázott közüzemi díjak megosztásáról. A Szivárvány Óvoda és Bölcsőde pénztárából és bankszámlájáról csak a szervezet nevére szóló számlákat fizessék ki. Az ÁFA törvény számlaadásra vonatkozó előírásait tartsák be. Az elszámolási előlegek kifizetési alapbizonylatát alkalmazzák. Az elszámolási előlegeket a megadott elszámolási határidőn belül fizettessék vissza. A pénzkezelés rendjének ellenőrzése Dombóvári Gyermekvilág Óvodánál Megállapítások, következtetések: Az Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezet megállapodást kötött a Gyermekvilág Óvodával a pénzügyi-gazdálkodási feladatok ellátására, mely megállapodást jóváhagyott Dombóvár Város Képviselő-testülete. A kötelezettségvállalási, utalványozási, érvényesítési, ellenjegyzési és szakmai teljesítési feladatok szabályozottsága megfelelő, és ezen feladatokat az előírásoknak megfelelően látták el. A pénztárellenőr helyettesítése jelenleg nincs leszabályozva. Az elektronikus utalás során a helyettesítés jelenleg nem megoldott. Pénztárzárás után 2 alkalommal túllépte a pénztáros a pénztárkeret (kismértékben).
A számlák kifizetése során kisebb hiányosságok tapasztalhatók: A Gyermekvilág Óvoda más szerv nevére (József Attila ÁMK) kiállított számlát fizetett ki, melyet az EON számlázott. A Gyermekvilág Óvodánál a pénzkezelés területén a belső kontrollok működése megfelelő. Javaslat az Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezet részére: - A pénztárellenőr helyettesítését szabályozzák le. - Az elektronikus utalásra jogosult személyek jogköreit rögzítsék a Pénzkezelési szabályzatban. - Az elektronikus utalásra jogosultak körét bővítsék, ezáltal a helyettesítést oldják meg ezen a területen. - A Gyermekvilág Óvoda pénztárából és bankszámlájáról csak a szervezet nevére szóló számlákat fizessék ki. - A pénztáros a pénztárzárás során tartsa be a pénztárkeretet. 2012. évi normatíva elszámolásának ellenőrzése az Apáczai Oktatási Központ Egységes Iskolájánál Megállapítások, következtetések: Az intézmény által elkészített 2012. évi normatíva elszámolása megfelelő volt. Az alábbi kisebb pontatlanságok fordultak elő: - Az iskolai gyakorlati oktatás normatívája esetén 1 fővel több tanuló után igényelték a támogatást, mint az indokolt volt. - A bejáró tanulók normatívája esetén 7 fővel több tanuló részére vették igénybe a normatívát, mint azt a tényadatok igazolják. A normatíva előleg lemondása a 2011/2012. évre vonatkozó adatok tekintetében nem történt meg, és ennek következtében az elszámolás során nagy összegű visszafizetési kötelezettség keletkezett. Javaslatok: - Az iskolai gyakorlati oktatásban résztvevő tanulók létszámadatai megállapítása során csak a gyakorlati oktatásban ténylegesen résztvevők létszámát lehet figyelembe venni. - A bejáró tanulók létszám megállapítása során a pontosságra kell törekedni. - A normatíva előleg pontos megállapítására kell törekedni, melynek a során a tárgyévet megelőző adatok korrigálását is el kell végezni. 2012. évi normatíva elszámolásának ellenőrzése a Herceg Esterházy Miklós Szakképző Iskola, Speciális Szakiskola és Kollégiumnál Megállapítások, következtetések: A statisztikai adatszolgáltatás az intézménynél megfelelő, de az intézmény által elkészített 2012. évi normatíva elszámolásban pontatlanságot tapasztaltam. Általában a