Támogató infrastruktúra és szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata, valamint a kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatok felülvizsgálata az új feladat-ellátási rendben. Intézményi struktúra, intézményirányítási modell kidolgozása, felülvizsgálata, átszervezése, a gazdasági társaságok tevékenységeinek hatékonyabb működésére irányuló szervezeti javaslatok kidolgozása és megvalósítása. ÁROP-1.A.5-2013. Államreform Operatív Program keretében megvalósuló Szervezetfejlesztés a konvergencia régiókban lévő önkormányzatok számára Dokumentum (kapcsolódó indikátor): Intézményirányítási modell Intézményirányítási modell és koncepcionális és operatív javaslatok Kistelek Város Önkormányzata
Tartalom Bevezetés... 3 Erőforrások áttekintése... 3 Erősségek... 3 Gyengeségek/problémák... 4 Koncepcionális javaslatok... 4 Fejlesztésre szoruló területek... 5 Fejlesztési javaslatok... 5 Operatív javaslatok... 6 Kétirányú vagy többirányú információáramlásra, és információ megosztásra vonatkozó operatív javaslatok... 9 Egyeztető fórumokkal, szakmai megbeszélésekkel kapcsolatos operatív javaslatok... 10
Bevezetés A kettő Workshop keretében áttekintették a résztvevők a 2013 év folyamán átalakult intézményi szervezet működését. Feltárták a résztvevők az új intézményi rendszer működésében egy év alatt jelentkező problémákat és az önkormányzat feladatainak a szerződéses kapcsolataiban felülvizsgálandó szolgáltatási területeit. A rendezvényen a problémák feltárása mellett a részvevők a megfogalmazták az esetleges megoldásokat is. Jelen dokumentum összegzi a konzultációkon módosításra javasolt folyamatokat, a változtatások lehetséges végrehajtásának módjait koncepcionális és operatív javaslatokként. Erőforrások áttekintése Erősségek Ellátottak igényeinek teljes körű kielégítése (Eü. szolgáltatások) INTEGRÁLT Szolgáltatások Minden egy helyen (Eü. szolgáltatások) Szakképesített munkatársak Magas színvonalú ellátásra való törekvés Szoros együttműködés az ellátási formák között Együttműködő összeszokott szakmai csapat Nyitott, partner központú óvoda Nyugodt szép környezet (kint és bent) Jó együttműködés közös fejlesztési cél Rövid várakozási lista (Eü. szolgáltatások) Nagyon jó együttműködő kapcsolatok Komplex szolgáltatások Szakmai tudás tapasztalat Környezeti, tárgyi feltételek Környezet barát energia felhasználás Kellemes munkahelyi légkör klíma Csapatmunka Intézmények közötti együttműködés Eszköz és épületek ellátottsága Szakmai felkészültség Pedagógusok szülök közötti jó kapcsolat, kommunikáció Jó és hatékony kapcsolat más intézményekkel szolgáltatókkal Pályázati lehetőségek maximális kihasználása
Valós - jól működő kapcsoltatók Nyitott kommunikáció Fejlődési lehetőségek Megfelelő eszköz, háttér Teljes létszám Gyengeségek/problémák Kiskapuk Pályázatok korlátai (fejleszteni csak pályázatból) Rongálás Visszajelzés hiánya a fenntartó részéről Túlzott bürokrácia Gyakran változó törvényi szabályozások Finanszírozás és ennek hatása az ellátás színvonalára TVK, HBCS Orvosok megbecsülése anyagi és társadalmi megbecsülés hiánya Kisteleki lakos Elvárások és teljesítőképesség Kommunikáció hiánya Eszközhiány Munkatársak túlterheltsége Pénz hiánya Koncepcionális javaslatok A workshopon résztvevők törekedtek a kitűzött céljaiknak megfelelően megfogalmazni a javaslataikat, ilyen alapvető célok többek között a következőek: A közszolgáltatási feladat minőségének javítása. A források felhasználása során, a költségtakarékosság, az átláthatóság és az ellenőrizhetőségének erősítése. Az irányítási, szervezeti fejlesztési folyamatok erősítése, fejlesztése. A feladatok ellátásában a hatékonyság növelése.
Fejlesztésre szoruló területek Az szervezeten belüli, és szervezetek közötti hatékonyabb szakmai együttműködés. Az intézmények NEM vezetői szinten történő kommunikációjának erősítése. Az egyes intézmények esetében közép- és hosszú távú célok kialakítása, közös célok létrehozása, és azok eléréséhez vezető lépések egyértelmű kommunikálása. Fejlesztési javaslatok Más városi önkormányzatok munkastílusának, gyakorlatának megfigyelése, esetleges alkalmazása Pályázati (finanszírozás ) lehetőség esetén fokozni a társadalmi, közösségi szemléletet formáló, alakító tevékenységeket (közösségépítés, fejlesztés) vezetői megbeszélések szervezése (vissza álltása korában volt rá gyakorlat) hatékonyabb kommunikáció Intézményi beszerzések, vásárlások felülvizsgálata Intézményen belüli vezetői kommunikáció Szemlélet módosítása (fejlesztése) gyerekeknél és felnőtteknél is. Gyerekek, szülök Tudatosságra nevelése A nem anyagi javak előtérbe helyezése, megbecsülése Egészségügyi és szociális szféra szorosabb együttműködése A workshop záró és visszajelző körében többen jelezték, hogy a csoportmunkán túl, számukra a leghasznosabb, a csoport munka folyamán felmerült és tisztázott korábbi szakmai kérdések, problémák megivatása volt. Teret és lehetőséget kaptak, hogy meg tudják beszélni egymás között. Továbbá mennyire megdöbbentő volt látni, hogy bár különböző területekről jöttek és más-más jellegű feladatokat látnak el, mégis hasonló problémákkal küzdenek a hétköznapi munkájukban.
Operatív javaslatok Az operatív javaslatok a workshopok keretin belül feltárt problémákra vonatkoznak. Fontos, hogy ezek megvalósíthatóak legyenek a pályázat keretein belül, illetve, hogy hozzájáruljanak a szervezet által kitűzött hosszú-, közép-, rövidtávú stratégiához, amely az alábbiaknak megfelelően alakul: Az intézményirányítás rövid-, közép-, és hosszú távú stratégiája Az önkormányzat intézményirányításának alapelvei Helyi szükségletek előtérbe helyezése: a beruházási célú pályázatokat és az esetleges befektetőket a helyi lakosok, vállalkozók mozgósítása az intézmények működésének, fenntarthatóságának érdekében. Rendszeres visszajelzés kérése az intézmények működéséről. Működéssel kapcsolatos fenntartható pénzügyi tervezés, az erőforrásokkal való felelős gazdálkodás. Területi szemlélet hangsúlyozása: az intézményi szolgáltatások és fejlesztések tervezésénél a helyi társadalmi igények, az élhetőség és a szükségletek figyelembe vétele. Megvalósíthatóság. Szakmai és módszertani megalapozottság. Az intézményirányítás hosszú távú stratégiája Az önkormányzat hosszú távú stratégiájához tartozik egy olyan intézményrendszer kialakítása, mely a település demográfiai-gazdasági helyzetének megfelelően kialakult igényekre, szükségletekre reagál, továbbá elősegíti a kedvezőtlen helyzetek, folyamatok visszafordítását, azok javítását. A hagyományokban, értékekben bővelkedő gazdaságikulturális és táji örökség által kínált lehetőségek kihasználására törekvés, a település sajátos előnyeire épített közös cselekvések előtérbe helyezése, továbbá Kistelek térségi szerepének erősítése szintén a hosszú távú stratégiai célok közé tartoznak. Az intézményirányítás középtávú stratégiája Az önkormányzat olyan középtávú célokat tűzött ki, melyek a fentiek elérését segítik azáltal, hogy erősítik az egyes intézmények együttműködését, a megfelelő kommunikációt
és a szakmai tervezés koordinációját, valamint megteremtik a kapcsolatot az egyes részterületek között. Az intézményirányítás rövidtávú stratégiája A rövidtávú stratégiák egyik jelentős pontja, hogy az önkormányzat olyan önálló intézményeket alakíthasson ki, melyek nagyfokú szakmai és gazdasági önállósággal rendelkeznek, fenntarthatóak, és feladatukat maradéktalanul, önállóan el tudják látni. A stratégia részeként jelenleg is folyik az egyes intézmények működésének felmérése, gazdálkodásának átvizsgálása. Az önkormányzaton belül fontos a vezetői szinten történő kommunikáció hatékonyabbá tétele, és a szociális tényezők erősítése. További cél a már meglévő kapcsolati tőke megerősítése, és jövőbeli intézményi kapcsolatok kialakítása. Fejlesztésre szoruló területek Az intézmények közötti hatékonyabb szakmai együttműködés. Az intézmények vezetői szinten történő kommunikációjának erősítése. Az egyes intézmények esetében közép- és hosszú távú célok kialakítása, közös célok létrehozása, és azok eléréséhez vezető lépések egyértelmű kommunikálása. Hatékony, együttműködésen alapuló kapcsolatok kialakítása mást intézményekkel, szolgáltatókkal. Mindezek eléréséhez szükséges megszüntetni, fejleszteni a szervezeten belüli elsődleges problémát a kommunikáció, információátadás hiányosságát. A szervezeten belüli tájékoztatási rendszer többszintű lehet, megkülönböztetünk horizontális és vertikális, valamint formális és informális információáramlást. Ennek megfelelően a kommunikáció irányulhat a hierarchia alsóbb szintjei felé, vagy felfelé továbbá kommunikáció folyhat azonos szintek között is.
Kétirányú vagy többirányú információáramlásra, és információ megosztásra vonatkozó operatív javaslatok A Hivatalban vezetői fejlesztés megvalósítása javasolt, működés közben, a körvonalazott speciális vezetői fórumokon keresztül. Ezt egészítse ki a munkatársak tájékoztatása, oktatása és utasítása is. Javasolt forma és struktúra lehet a jegyző, az aljegyző és az irodavezetői szintű vezető részvételével megtartott fórum. Ezek a találkozók szerveződjenek valamilyen típusfeladat köré, vagy egy adott feladatkör megbeszélésére. Témától függően a meghívottak köre egészüljön ki a csoportvezetőkkel is, főleg amennyiben közvetlenül is érintik őket a fórumon tárgyalt kérdések. A találkozók célja, és az vele kapcsolatos elvárások legyenek egyértelműek a meghívottaknak. A vezetői fórumokat évente több alkalommal,havi rendszerességgel javasolt összehívni. Fontos szempont a fórumokkal kapcsolatban a keretek szigorúsága és a fegyelmezett tartalmi előkészítettség, továbbá, hogy a fórumok hangulata inkább informális, mint hivatalos legyen. A fórum tegye lehetővé és támogassa a két- vagy többirányú kommunikációt. Lényeges lehet, a tanulságok, tapasztalatok rögzítése, valamint továbbítása, hiszen a már megtárgyalt, vagy eldöntött ügyek egyfajta mintaként szolgálhatnak a jövőben.
Egyeztető fórumokkal, szakmai megbeszélésekkel kapcsolatos operatív javaslatok A gazdálkodó szervezetekkel együttműködve létrehozható egy, a szakmai együttműködést elősegítő fórum. Különösen fontos lehet egy szervezett fórum az egyes projektek, vagy programok elindításakor, illetve a szervezetben létrejövő nagyobb változások esetén. Az induló projekteknél, egyeztetésekkor a feladatmegosztásról együtt döntsön a politikai vezetés, a hivatal, és az érintett gazdálkodó társaság. Ilyen esetekben, amennyiben lehetséges közösen jelöljék ki határidőket, rész-feladatokat, hatásköröket, felelősöket, az előrehaladás ellenőrzési pontjait és módját. A műszaki, technikai jellegű megbeszéléseken legyenek ott azok a felhatalmazott és kompetens vezetők és/vagy szakértők, akik dönthetnek technikai kérdésekben. A hatékonyabb együttműködés érdekében a Hivatal jelöljön ki közvetlen kapcsolattartót a különböző szolgáltatókkal, gazdasági szervezetekkel való szerződéskötéshez.