A Polgármesteri Hivatal Melléklet ÜGYRENDJE A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. tv. 35. (2) bekezdés c. pontja alapján a polgármester a jegyző javaslatára előterjesztést nyújt be a képviselő-testületnek a hivatal belső szervezeti tagozódásának, munkarendjének, valamint ügyfélfogadási rendjének meghatározására I. A hivatal jogállása A hivatal, mint költségvetési szerv a Magyar Köztársaság Polgári Törvénykönyvéről szóló 1959. évi IV. tv. 36. (1) bekezdés szerint jogi személy. II. A hivatal szervezeti felépítése A hivatal szervezeti felépítése a munkamegosztás céljából különböző szervezeti egységekből (igazgató, kabinet, iroda, csoport) áll, melynek részletes leírását az SZMSZ tartalmazza. III. A hivatal irányítása, vezetése, működése 1.) A polgármester az önkormányzati, valamint az államigazgatási feladatait, hatásköreit a képviselőtestület hivatalának közreműködésével látja el. A polgármester a képviselő-testület döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében irányítja a hivatalt. A hivatalt a jegyző vezeti. A polgármestert távollétében, illetve akadályoztatása esetén az általa felkért alpolgármester helyettesíti. A jegyzőt távollétében vagy akadályoztatása esetén az aljegyzők közötti munka-és feladatmegosztásról szóló jegyzői intézkedésben meghatározott aljegyző helyettesíti. 2.) A polgármester minden hétfőn 9.00 órai kezdettel vezetői értekezletet tart, amelynek részletes szabályait polgármesteri intézkedés tartalmazza. 3.) Az alpolgármesterek - polgármesteri intézkedésben foglalt munkamegosztásuk alapján - intézkedésekben szabályozzák az általuk tartott értekezletek rendjét. 4.) A hivatal igazgatóinak és irodavezetőinek beszámoltatása a jegyző vezetésével minden hónap utolsó keddjén 10.00 órától történik meg (jegyzői intézkedés szerint). 5.) A polgármester és a jegyző a hivatal dolgozói részére szükség szerint, de legalább félévenként munkaértekezletet tart.
6.) A hivatal igazgatói, irodavezetői, az ügyintézők, illetőleg az ügyviteli dolgozók részére szükség szerint tartanak munkamegbeszélést. 7.) A jegyző ellátja a jogszabályokban és az SZMSZ-ben meghatározott feladatait, így különös tekintettel: gyakorolja a munkáltatói jogokat, figyelembe véve a polgármester egyetértési jogát, melyet külön intézkedés szabályoz, gondoskodik a dolgozók rendszeres továbbképzéséről, rendszeres tájékoztatást ad a polgármesternek a hivatal működéséről. Az egyes vezetők feladatait a jegyző és a polgármester által meghatározott munkaköri leírás tartalmazza. A hivatal működése 8.) Munkarend A polgármesteri hivatalban a munkaidő heti 40 óra, hétfőn 8.00 18.00 óráig, keddtől csütörtökig 8.00-16.30 óráig, pénteken 8.00-12.30 óráig tart. A munkaidő ennél kevesebb is lehet, ebben az esetben az egyébként járó illetményt arányosan csökkenteni kell. A köztisztviselő napi, illetve heti munkaideje a 12 illetve 48 órát nem haladhatja meg. A napi, illetve a heti munkaidő mértékébe az elrendelt rendkívüli munkavégzés időtartamát be kell számítani. Az ügyfélfogadás rendje: a.) b.) c.) A hivatal általános ügyfélfogadása: Hétfőn 14.00-18.00 óráig Szerdán 8.00-16.30 óráig Pénteken 8.00-12.00 óráig Az Ügyfélszolgálat ügyfélfogadási rendje: Hétfőn 8.00-18.00 óráig Keddtől-csütörtökig 8.00-16.30 óráig Pénteken 8.00-12.00 óráig Az Okmányiroda ügyfélfogadási rendje: Hétfőn 8.00 17.30 óráig Szerdán 8.00 16.00 óráig Csütörtök 8.00-16.00 óráig Pénteken 8.00 11.30 óráig
d.) e.) Az Ügyfélszolgálaton és az Okmányirodán naponta 12.00-12.30-ig az ügyfélfogadás szünetel. A hivatal többi szervezeténél az igazgatók, irodavezetők, csoportvezetők úgy szervezzék a munkát, hogy a munkavállalók a 30 perces munkaszünetet letölthessék, de ez a folyamatos ügyfélfogadást ne zavarja. Minden szervezeti egység jelenléti ívet vezet, melyet a dolgozók a munkába érkezéskor és távozáskor saját kezűleg írnak alá. A napközbeni távozásokat a távozási naplóba kell rögzíteni, mely tartalmazza a távozás idejét, a visszaérkezés idejét és a távozás indokát és annak megjelölését, hogy mikori túlmunka idejét vett igénybe. Az igazgatók, irodavezetők a közvetlen felügyeletet ellátó vezető titkárságának jelzik az időt és az okot, mely szükségessé teszi távozásukat a hivatalból. A hivatalban elektronikus személybeléptető rendszer működik. f.) g.) A kinevezett vezetők ügyfélfogadási rendje: A jegyző minden hónap utolsó hétfőjén 14.00-18.00 óráig tart ügyfélfogadást. Minden szervezeti egység vezetője minden hét hétfőjén 14.00-18.00 között tart ügyfélfogadást. A szervezeti egységek vezetői távollétük ideje alatt (szabadság, betegség, egyéb) kötelesek helyettesítésükről gondoskodni. A jelentősebb fizetett ünnepnapok előtti hivatali munkarend meghatározására a képviselő-testület felhatalmazása alapján a polgármester és a jegyző közös intézkedésben jogosult. 9.) Munkaidő-keret A polgármesteri hivatalnál munkaidő-keret nem kerül megállapításra. 10.) Rendkívüli munkavégzés Rendkívüli munkavégzésnek minősül az ügyelet alatti munkavégzés és a készenlét alatt elrendelt munkavégzés esetén a munkahelyre érkezéstől a munkavégzés befejezéséig ha a munkavállalónak több helyen kell munkát végeznie, az első munkavégzési helyre érkezéstől az utolsó munkavégzési helyen történő munkavégzés befejezéséig terjedő időtartam. Rendkívüli esetben a köztisztviselő a meghatározott munkaidején felül is köteles a hivatalban munkát végezni, illetőleg meghatározott ideig és helyen a munkavégzésre készen állni. Ügyelet elrendelése esetén a köztisztviselő napi munkaideje legfeljebb huszonnégy óra lehet. Ebben az esetben a beosztás szerinti munkaidő és a rendkívüli munkavégzés időtartama nem haladhatja meg a tizenkét órát.
A rendkívüli munkavégzést a jegyző rendeli el írásban. A rendkívüli munkavégzés elrendelésével, nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat a személyzeti referensek, az elszámolásával kapcsolatos feladatokat a Pénzügyi és Gazdasági Iroda munkatársai látják el. A rendszeresen rendkívüli munkavégzést teljesítők szabadidő átalányának kifizetéséhez kapcsolódó teljesítésigazolást a szervezeti egység vezetője adja ki. A köztisztviselőt a rendkívüli munkavégzés esetén annak időtartamával azonos mértékű szabadidő illeti meg, ettől eltérően a heti pihenőnapon és munkaszüneti napon végzett munka ellenértékeként a munkavégzés időtartama kétszeresének megfelelő mértékű szabadidőt kell biztosítani. A köztisztviselőt a napi munkaidőn túl teljesített ügyeletért, készenlétért legfeljebb annak időtartamával megegyező mértékű szabadidő illeti meg. Ha az ügyeletre, készenlétre a köztisztviselő heti pihenőnapján, illetve munkaszüneti napon kerül sor, részére a munkavégzés időtartama kétszeresének megfelelő mértékű szabadidő jár. A rendkívüli munkavégzés időtartama évente legfeljebb 160 óra lehet. A rendszeresen rendkívüli munkavégzést teljesítő köztisztviselő számára legfeljebb évi húsz munkanap, szabadidő átalány állapítható meg. A szabadidőt a rendkívüli munkavégzést követően, legkésőbb harminc napon belül kell kiadni, ha ez nem lehetséges, meg kell váltani. A megváltás mértéke a köztisztviselő kifizetéskori illetményének a szabadidőre járó arányos összege. A rendkívüli munkavégzésért járó szabadidőre, illetve szabadidő-átalányra a vezetői kinevezéssel, megbízással rendelkező köztisztviselő nem jogosult. 11.) Munkaközi szünet Ha a napi munkaidő a napi 6 órát meghaladja, a munkavállaló részére a munkaidőn belül - a munkavégzés megszakításával - napi 30 perc, valamint minden további 3 óra munkavégzés után legalább 20 perc munkaközi szünetet kell biztosítani. Az ügyfélszolgálat és az okmányiroda kivételével minden szervezeti egységnél biztosítani kell a folyamatos ügyfélfogadást (L: Munkarend 1.d.) pont.) IV. A hivatal működésével kapcsolatos egyéb feladatok 1.) A helyettesítés szabályozása A szervezeti egységek vezetői tesznek javaslatot a helyettes személyére. A helyettesítő dolgozó személyét a jegyző állapítja meg.
2.) Bélyegző nyilvántartás, a bélyegzők használata A bélyegzők megrendeléséről a gondnokság a jegyző engedélyezése alapján gondoskodik. A használatba adott bélyegzőkről a gondnokság nyilvántartást vezet. A nyilvántartó a használatba adott bélyegzők meglétét évente köteles ellenőrizni. A bélyegzőfelelős a használatra történő átadás során a bélyegző lenyomat mellett az átvevővel az alábbi szövegű nyilatkozatot íratja alá: Alulírott a mai napon az alanti lenyomatú bélyegzőt használatra és megőrzésre átvettem. Gondoskodom arról, hogy a bélyegző illetéktelenek kezébe ne kerüljön. A bélyegzőt csak a hivatal céljaira, rendeltetésének megfelelően használom. Bélyegzőlenyomat Bp. XIX. /Kispest/ 20...hó...nap.... átvevő aláírása A bélyegzőkezelő anyagi, fegyelmi és büntetőjogi felelősséggel tartozik a bélyegző jogszerű használatáért. Ha valamely dolgozó a rábízott bélyegzőt elveszti, erről az iroda vagy csoportvezetőnek írásban köteles jelentést tenni. A vezető köteles az elvesztés körülményeit és a dolgozó felelősségét megvizsgálni. Amennyiben vezető veszti el a bélyegzőt a felelősség megállapítása a jegyzőt terheli. A felelősség megállapításától függetlenül meg kell keresni a gondnokságnak azt a szervet, amely a bélyegző megsemmisítési eljárását lefolytatja. Az elhasználódott, megrongálódott vagy feleslegessé vált bélyegzőt a gondnokságnak vissza kell adni, amely azt jegyzőkönyv felvétele mellett megsemmisíti. A jegyzőkönyvet a nyilvántartás mellékleteként meg kell őrizni. Ha megszűnik a bélyegzőt kezelő dolgozó munkaviszonya, a bélyegző visszaadását az átvevő nyilatkozaton igazolni kell. V. Záró rendelkezések 1.) Jelen ügyrend szabályait 2011. november 1-jétől kell alkalmazni. 2.) A hivatal ügyrendje a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatának mellékletét képezi.
3.) Az ügyrend, valamint annak függelékeinek naprakész állapotban tartásáról és az indokolt módosítások átvezetéséről a polgármesterrel egyetértve a jegyző gondoskodik. Az ügyrendben foglaltak megtartását a jegyző folyamatosan figyelemmel kíséri, az indokolt változtatásokra a szükséges intézkedést megteszi. Az ügyrend függelékeit képezik az alábbiak: a.) b.) c.) A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) szabályzata A pénzügyi és gazdasági iroda ügyrendje Budapest Főváros XIX. ker. Kispest Önkormányzat Képviselő-testülete Polgármesteri Hivatalának jogszabályban meghatározott közfeladata, alapvető szakágazata, alaptevékenységei