Kérdések/válaszok 1) Mi a L ORÉAL Ethics Open Talk (etikai nyílt beszélgetés) weboldal hatásköre? Az alábbi 2. kérdésben megfogalmazott feltételek mellett a L ORÉAL Ethics Open Talk weboldal segítségével hangot adhat aggályainak a következő területeket érintő súlyos kötelezettségszegéssel kapcsolatban: Pénzügyi és üzleti adatok Bennfentes kereskedelem Adózás Vesztegetés és ügymenet-könnyítő juttatások Ajándékok és meghívások Egészség, munkavédelem és biztonság Zaklatás és megfélemlítés Szexuális zaklatás A termékek biztonságossága és minősége A Vállalat eszközeinek eltulajdonítása és/vagy helytelen alkalmazása Bizalmas információ/szakmai titoktartás/számítógépes adatbiztonság Sokszínűség /diszkrimináció Személyiségi jogok, adatvédelem Érdekütközés Környezetvédelmi példamutatás Reklámozás és marketing A beszállítók kiválasztása és méltányos kezelése Versenyellenes gyakorlatok Emberi jogok megsértése 2) Kötelező használnom a L ORÉAL Ethics Open Talk weboldalt, ha aggályaim vannak? Nem, ez nem kötelező. 1
Továbbá ezt az eljárást kizárólag a következő helyzetekben szabad alkalmazni: az országában rendelkezésre álló összes szokásos kommunikációs csatornát kimerítette (értesítette a felettesét, az emberi erőforrások igazgatót, szakértői csoportokat, az Etikai Nagykövetet, az ország igazgatót és a személyzeti képviselőket) és megítélése szerint ez nem vezetett eredményre, vagy egyértelműen rossz döntés született a problémával kapcsolatban, vagy véleménye szerint a válasz nem volt megfelelő ÉS aggályának kapcsolódnia kell az eljárás alkalmazási köréhez kapcsolódó súlyos kötelezettségszegéshez (lásd a mellékelt Kérdések és válaszok című dokumentum 1. kérdését) A munkavállalóval szemben nem indítható eljárás amiatt, hogy nem használja ezt a weboldalt. 3) Ki használhatja a L ORÉAL Ethics Open Talk weboldalat? Ezt a weboldalt a L'ORÉAL csoport jelenlegi vagy korábbi munkatársai részére tartjuk fenn. 4) A L ORÉAL Ethics Open Talk weboldalt a National Commission for Computer Information and Liberties (CNIL) jóváhagyta Franciaországban? Igen. 5) Miért hoztuk létre a L ORÉAL Ethics Open Talk weboldalat? Az aggályok többségére az Ön országában rendelkezésre álló, szokásos kommunikációs eszközök (a felettese, az emberi erőforrások igazgató, szakértői csoportok, az Etikai Nagykövet, az ország igazgató és a személyzeti képviselők) segítségével találhat megoldást. Mivel azonban a L ORÉAL biztosítani szeretné, hogy az összes aggállyal foglalkozzanak, ezért a Csoport etikai igazgatójával közvetlen összeköttetést teremtő, kiegészítő kommunikációs csatorna létrehozása mellett döntött. A weboldal egyszerűen egy technikai eszköz, amelynek segítségével kapcsolatba lehet lépni a Csoport etikai igazgatójával. Postai úton is kapcsolatba lehet lépni az etikai igazgatóval (címzett: Mr. Emmanuel LULIN, Director of Ethics of the Group, L ORÉAL S.A., 41, rue Martre, 92117 Clichy, France) vagy az e-mail (elulin@dg.loreal.com kérjük, jelölje meg e-mailjét a Magán jellegű (Private) címkével). 6) Hogyan garantáljuk a titoktartást? A L ORÉAL Ethics Open Talk weboldalon megadott információkhoz csak nagyon korlátozott számú személy férhet hozzá. Ezekre a feljogosított személyekre nagyon szigorú titoktartási kötelezettségek vonatkoznak. A L ORÉAL Ethics Open Talk weboldalnak egy külső szolgáltató biztosít helyet, a L ORÉAL számítógépes rendszereitől teljesen függetlenül. Ezt a szolgáltatót 2
is szigorú titoktartási kötelezettség köti, és amint a feljogosított személy megerősíti a bejelentés megérkezését, a weboldalon gyűjtött összes adatot 2 órán belül meg kell semmisítenie. Ha szükségesnek bizonyul a kivizsgálás, akkor az információt kizárólag azoknak a személyeknek adjuk át, akiknek törvényesen szükségük van rá, továbbá akiket szigorú titoktartási kötelezettség köt. Előfordulhat, hogy ez a titoktartási kötelezettség nem garantálható bizonyos harmadik felek, különösen az igazságügyi hatóságok és szabályozó testületek esetében, kivéve, ha mindez ellenkezik a közrenddel. 7) Mennyi ideig őrzik meg az információt? A L ORÉAL Ethics Open Talk weboldal hatáskörébe nem tartozó bármely információt azonnal megsemmisítünk vagy archiválunk. Figyelembe kell venni, hogy amint a feljogosított személy megerősíti a bejelentés megérkezését, a szolgáltató által gyűjtött információt két órán belül megsemmisítik. Az ellenőrzésnek alávetendő összes információt, az ellenőrző műveletek befejezését követő két hónapon belül megsemmisítik vagy archiválják (kivéve, ha az információ fegyelmi vagy hatósági intézkedést von maga után). A személy vagy az alaptalanul vádaskodó személlyel szemben indított fegyelmi eljárás vagy hatósági intézkedés esetén, az információ az eljárás végéig megőrizhető. Az archivált információt egy korlátozott elérhetőségű információs rendszerben tárolják a hatósági eljárás időtartamát meg nem haladó időszakig. 8) Jogomban áll a rám vonatkozó személyes információhoz hozzáférni? Az eljárásban részt vevő személyek, valamint a potenciális tanúk és a panasz kapcsán érintett személyek a Law on Computerised Information and Liberties (Franciaország) 39. és 40. cikkelye alapján rendelkeznek az önmagukra vonatkozó adatokhoz való hozzáférés és azok helyesbítésének jogával, amennyiben ezek az adatok hibásak, hiányosak, nem egyértelműek vagy lejártak. A kérelmet postai úton kell benyújtani a Csoport etikai igazgatójának (Mr. Emmanuel LULIN, Director of Ethics of the Group, L ORÉAL S.A., 41, rue Martre, 92117 Clichy, France). Ez a jog nem teszi lehetővé a szóban forgó személy számára, hogy a vele kapcsolatban aggályait kifejező személy és a vizsgálatban érintett személyek ha van ilyen személyazonosságát megismerje. 9) Védett vagyok a megtorlással szemben? A jóhiszeműen jelentett aggály, még abban az esetben is, ha az információ a későbbiekben tévesnek minősül, nem von maga után semmilyen szankciót a munkavállalóval szemben, ideértve a fegyelmi eljárást is. Továbbá a weboldal használatát követően megtorlásban részesített jóhiszemű munkavállalónak a megtorlás tényét jelentenie kell. 3
10) Megőrizhetem a névtelenségemet? Ez függ attól, hogy melyik állam törvénye alkalmazandó az Ön esetében. Ha Ön francia, spanyol vagy portugál állampolgár és/vagy Franciaországban, Spanyolországban vagy Portugáliában dolgozik és/vagy a L OREAL csoport francia, spanyol vagy portugál leányvállalatának alkalmazottja, akkor vegye figyelembe, hogy ez az eljárás nem teszi lehetővé a névtelenség megőrzését és a Csoport etikai igazgatója nem tudja elindítani a folyamatot anélkül, hogy azonosítaná magát. Más munkavállalók esetében a névtelenség megőrzése nem tiltott, azonban nem javasoljuk ezt. Hiszünk abban, hogy elegendő garanciát tudunk nyújtani annak a munkavállalónak, aki jóhiszeműen szeretne értesíteni bennünket az aggályairól, anélkül, hogy a személyazonosságát el kellene rejtenie. Továbbá nehézséget jelent az olyan helyzet alapos kivizsgálása, amelyről névtelenül tettek bejelentést. 11) A bejelentésemben említett személy értesül a vádakról? A megfelelő eljárás és az ártatlanság védelmének elveit tiszteletben kell tartani, ezért a személy értesül a vádakról. Azonban előfordulhat, hogy nem értesül azonnal minderről, például abban az esetben, ha ellenőrizni kell az eseményeket és meg kell őrizni a bizonyítékot. Ezért lehet, hogy a személy csak ezen intézkedéseket követően értesül a vádakról. 12) Értesítenek a vizsgálat eredményéről? Mivel minden eset különböző, ezért lehetetlen ezt a kérdést előre megválaszolni. Általánosságban a Csoport etikai igazgatója megfelelő mértékű választ ad, azzal a kikötéssel, hogy az információ a törvény vagy egyéb titoktartásra vonatkozó kötelezettség megsértése nélkül adható át. 13) Mi történik valótlan állítások esetén? Bárki ellen, aki arra használja a L ORÉAL Ethics Open Talk weboldalát, hogy rosszhiszeműen valótlan állításokat tegyen, fegyelmi és/vagy jogi lépéseket teszünk. 14) Mi történik akkor, ha jóhiszeműen értesítem Önöket egy aggályról, ám később kiderül, hogy nem volt igazam? Ha az információadás idejében Ön úgy vélte, hogy az információ őszinte és pontos, akkor ennek nem lesznek negatív hatásai. Természetesen, ha Ön a bejelentést követően jön rá arra, hogy tévedett, akkor azonnal értesítse a Csoport etikai igazgatóját. 15) Mi történik, ha felhívom +44 1249 661689 segélyhívószámot? Az egyesült királyságbeli külső szolgáltatónkkal lép kapcsolatba. A szolgáltatón keresztül kapcsolatba lép egy tolmáccsal, aki feljegyzi aggályait, melyeket ugyanazon szabályok és feltételek szerint kezelünk, mintha a weboldalon keresztül továbbította volna nekünk. 16) A személyzeti érdekképviseleti szerveket értesítik erről és konzultációt folytatnak velük az eljárással kapcsolatban? 4
Igen, szükség esetén ez az eljárás a L Oréal érdekképviseleti szerveinek értesítését és a velük folytatott konzultációt vonja maga után, különösen a L Oréal franciaországi létesítményei esetén. 17) Az eljárás során milyen információ kerül feldolgozásra a L ORÉAL Ethics Open Talk weboldalon? Kizárólag a következő adattípusok dolgozhatók fel: - Az aggályát jelentő személy személyazonossága, munkaköre és elérhetőségei - A megvádolt személy és a lehetséges tanúk személyazonossága, munkaköre és elérhetőségei - A bejelentett aggály megértéséhez szükséges események Kizárólag olyan tényeket veszünk figyelembe amennyiben lehetséges a dátum és az érintett személyek megadásával amelyek közvetlenül kapcsolódnak az Ön aggályához és feltétlenül szükségesek ahhoz, hogy meg tudjuk vizsgálni ezt az aggályt. Ha a legcsekélyebb mértékben is kétsége van az Ön által leírt tényekkel kapcsolatban, kérjük jelezze, hogy feltételezésről van szó. 5