0209 Jelentés a Szerb Országos Önkormányzat pénzügyi gazdasági tevékenységének vizsgálatáról TARTALOMJEGYZÉK I. Összegző megállapítások, következtetések, javaslatok II. Részletes megállapítások 1. a feladatellátás szervezettsége, szabályozottsága 2. az önkormányzat működésének, a gazdálkodás rendjének szabályszerűsége 3. a beszámolási kötelezettség teljesítése, a költségvetés készítése és végrehajtása 4. az önkormányzat ellenőrzési rendszere 5. a korábbi számvevőszéki ellenőrzések javaslatainak hasznosulása Mellékletek Az Állami Számvevőszékről szóló 1989. évi XXXVIII. törvény 2. (5) bekezdése alapján ellenőriztük az országos kisebbségi önkormányzatoknál az állami költségvetésből juttatott támogatások felhasználását. A nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól szóló 1993. évi LXXVII. törvény (továbbiakban: Nek tv.) szabályozza az országos kisebbségi önkormányzatok létrehozásának rendjét, azok feladat- és hatásköreit. Az Állami Számvevőszék 1995. és 1997. évben témavizsgálat keretében ellenőrizte az országos kisebbségi önkormányzat pénzügyi, gazdasági tevékenységét. A vizsgálat az országos kisebbségi önkormányzatok 1999. és 2000. évi és 2001. első félévi gazdálkodására terjedt ki, egyes esetekben a
székházjuttatási folyamat és egyszeri vagyonjuttatás hasznosulása a korábbi vizsgálat óta eltelt teljes időszakot áttekintettük. Az ellenőrzés célja: annak megállapítása volt, hogy az országos kisebbségi önkormányzat működési feltételrendszere hogyan változott a vizsgált időszakban, a gazdálkodás szervezettsége, szabályszerűsége mennyiben felel meg a jogszabályi követelményeknek és az önkormányzati működés sajátosságainak, biztosított-e a gazdálkodás és a pénzeszközök felhasználásának törvényessége és szabályszerűsége, a számviteli törvény és a vonatkozó kormányrendeletek előírásainak betartása. I. Összegző megállapítások, következtetések, javaslatok II. Részletes megállapítások 1. A feladatellátás szervezettsége, szabályozottsága 2. Az Önkormányzat működésének, a gazdálkodás rendjének szabályszerűsége 3. A beszámolási kötelezettség teljesítése, a költségvetés készítése és végrehajtása 4. Az Önkormányzat ellenőrzési rendszere 5. A korábbi számvevőszéki ellenőrzések javaslatainak hasznosulása I. Összegző megállapítások, következtetések, javaslatok A Szerb Országos Önkormányzat működésének feltételrendszere a korábbi vizsgálat óta eltelt időszakban lényegesen javult, felújított székhelyül szolgáló irodáikat elfoglalták, a munkakörülmények rendezetté váltak. Az Alapszabály és a gyakorlat eltérő, ennek oka, hogy a közgyűlés elmulasztotta az SZMSZ szükségszerű kiegészítését, módosítását. Az egyszeri vagyonjuttatásként kapott részvények túlnyomó többsége jelenleg is birtokukban van, ez a leglényegesebb vagyonelem mérlegükben. A gazdálkodást bonyolító hivatal ügyrendje nem készült el, az alkalmazottak munkaköri leírásai is pontosítást, átdolgozást igényelnek.
A szabályozottság terén a legutóbbi időszakban pozitív előrelépés történt, a gazdasági vezető személyének változása a törvényes működést előnyösen befolyásolta. A pénzkezelés során tapasztalt rendszerbeli és eseti hibák főként a vizsgált időszak kezdetét jellemzik, az új gazdálkodási szabályok betartásával azok megszüntethetők. Lényeges hiányosság volt, hogy a vagyon felmérése nem történt meg, a vagyongazdálkodás szabályrendszerét sem dolgozták ki. Kedvezőtlen, hogy az önkormányzat közgyűlése nem tett hatékony intézkedéseket az ellenőrzési rendszer működtetésére, a korábbi számvevőszéki vizsgálat javaslatainak hasznosítására. Az önkormányzat a rendelkezésére álló forrásokkal takarékosan, a kisebbségi célok prioritását előtérbe helyezve gazdálkodott, a pénzügyi egyensúly biztosított volt, likvidítási problémák nem jelentkeztek. Az önkormányzat feladatellátása célszerűségének és szabályszerűségének javítása érdekében javasoljuk a Közgyűlésnek, hogy 1. A szervezeti és működési rend gyakorlati működésének megfelelően módosítsák a Szervezeti és Működési Szabályzatot, azt egészítsék ki a konkrét tevékenységek szabályrendszerével (tevékenységekhez rendelt feladat- és hatáskörök, döntési mechanizmus, szakbizottságok működési rendje, stb.). 2. Készíttessék el, s mielőbb helyezzék hatályba a vagyongazdálkodási szabályzatot, biztosítsák az abban foglaltak hatályosulását. 3. A költségvetések és zárszámadások jóváhagyásáról a belső rendelkezéseknek megfelelően s a megjelölt határidőre döntsenek. 4. Fokozottan ellenőrizzék a szükségesnek ítélt intézkedések megtételét, s az abban foglaltak betartását. az önkormányzat elnökének, hogy 1. Vizsgálja felül a hivatal dolgozóinak tevékenységét, s annak eredményeként készítsék el az új munkaköri leírásokat személyre szólóan (feladat, jogok, kötelességek, felelősség, ellenőrzési tevékenység, stb.). 2. Dolgoztassa ki a hivatal ügyrendjét. 3. A szabályzat-tervezetek felülvizsgálatát követően azokat haladéktalanul helyezze hatályba, s gondoskodjon az abban foglaltak betartásáról. 4. Az éves beszámolókat a mindenkori hatályos jogszabályok alapján készíttesse el, szervezze meg a vagyon számbavételét s a szükségszerű selejtezések elvégzését. 5. Gondoskodjon arról, hogy a költségvetések és zárszámadások elkészítésénél a számviteli politikában meghatározottak érvényesüljenek. 6. Tegyen intézkedéseket a célszerű gazdálkodás, a munka
színvonalának további javítása érdekében (pl. belső szabályozás a dolgozók juttatásairól, szakképzés elősegítése a gazdálkodási feladatkörökben, a pénztárosi munkakör mielőbbi betöltése, stb.). 7. Szervezze meg a belső ellenőrzés rendszerét, és segítse elő annak hatékony működtetését. 8. A számvevőszéki jelentést terjessze a közgyűlés elé annak megismerése céljából. 9. Az elfogadott javaslatoknak megfelelően megtett és tervezett intézkedéseikről a jelentés átvételétől számított 30 napon belül írásban tájékoztassák a vizsgálatot végző szervet. II. Részletes megállapítások 1. A feladatellátás szervezettsége, szabályozottsága 2. Az Önkormányzat működésének, a gazdálkodás rendjének szabályszerűsége 3. A beszámolási kötelezettség teljesítése, a költségvetés készítése és végrehajtása 4. Az Önkormányzat ellenőrzési rendszere 5. A korábbi számvevőszéki ellenőrzések javaslatainak hasznosulása 1. a feladatellátás szervezettsége, szabályozottsága 1.1. Általános ismeretek a szerb kisebbségről, a Szerb Országos Önkormányzat kapcsolatrendszere A Szerb Országos Önkormányzat (továbbiakban: SZOÖ) a Nek.törvény 5. -ának (1) bekezdésében foglaltak értelmében 1995. március 18-án alakult meg. A magyarországi szerb kisebbség egyike a korábban nemzetiségként, a Nek.tv. által honos nemzeti kisebbségként elismert 13 nemzeti és etnikai kisebbségnek. A szerb kisebbség jelentős része Budapesten és a fővároshoz közeli településeken él, emellett további hét (7) megyében igen szétszórtan is megtalálhatók, jellemzően az ország déli részein. (Pl. Battonya, Pécs, Deszk, Szeged, stb.) Az 1990-es években mintegy 5000 főre becsülték az országban élők létszámát, ezt követően viszont a délszláv háború és válság, s nem utolsó sorban a NATO két évvel ezelőtti bombázásai következtében számos szerb egyén és család keresett és talált menedéket
Magyarországon. A feltételezések szerint ma már a kisebbséghez tartozók létszáma a 10000 főt közelíti, a nyelvet beszélők száma ezt jóval meghaladja. (A 2001. évi népszámlálási adatok arról, hogy hányan vallották szerb nemzetiségűnek magukat, még nem áll rendelkezésre.) A magyarországi szerbek életkörülményeiről az önkormányzat hozzávetőleges információkkal rendelkezik, egyes területeken viszont a minél széleskörűbb tájékozódás érdekében országos felmérések is készültek (pl. oktatás helyzete, kulturális szervezetek száma, működése, könyvtárak ellátottsága, stb.) A rendszerváltást követően a magyarországi szerbek 1990-ben megalakították első független és önálló társadalmi érdekképviseleti szervezetüket a Szerb Demokratikus Szövetséget. Ez a szervezet megfelelő jogi háttér nélkül számos olyan feladatot látott el amelyeket a Nek. tv. később az országos önkormányzatok tevékenységeként nevesített. Kezdetben az önkormányzat és a szövetség szorosan együttműködött, időközben a tevékenységi körök markánsabban elhatárolódtak egymástól. A Szerb Demokratikus Szövetségnek a megváltozott körülményekhez (országos önkormányzat létrejötte) igazodó profilja, működési területe még nem alakult ki. A szövetség jelenleg is kizárólagos tulajdonosa és működtetője az egyetlen szerb hetilapnak, (Srpske narodne novine) így annak szerkesztési politikájára az önkormányzatnak közvetlen befolyása nincs. A Nek. tv-ben meghatározott jogosítványokból következően az önkormányzat képviseli legeredményesebben a hozzájuk tartozó közösség érdekeit, tevékenységükben kiemelt hangsúlyt kapott a szerb nemzetiségi kultúra, a történelmi hagyományok terjesztése, ápolása, a nyelvoktatás szervezése, segítése. Az önkormányzat széleskörű kapcsolatrendszert épített ki a szerb civil szervezetekkel, egyesületekkel, oktatási és kulturális intézményekkel, a Szerb Ortodox Egyház Budai Püspökségével és szervezeteivel, a magyarországi szerb médiával, a különböző állami szervekkel, intézményekkel. Az anyaországi kapcsolatok kiépítését és erősítését nehezítette a közelmúltig fennálló kedvezőtlen politikai helyzet, aminek következtében nincsenek államközi kulturális és kisebbségvédelmi egyezmények a két ország között. Mindezek ellenére az önkormányzat kiterjedt kapcsolatokkal rendelkezik az anyaország területén működő kulturális, oktatási, tudományos intézményekkel, gyakoriak a közös rendezvények, tanácskozások, előadások, kiadványok megjelentetése.
Az önkormányzat 1995. évi megalakulása időszakában 18 helyi szerb önkormányzat működött az országban, a jelenlegi választási ciklusban számuk megkétszereződött. (Elsősorban a fővárosi kerületekben jöttek létre újabb helyi kisebbségi önkormányzatok.) 1.2. A szervezeti és működési rend alakulása A Szerb Országos Önkormányzat 1995. október 10-én fogadta el a Statutumát (Alapszabályát) mely tartalmát tekintve megfelel a Szervezeti és Működési Szabályzatnak. Az 1999. évben újjáalakult SZOÖ új Alapszabályt nem alkotott, az eredetileg jóváhagyott szabályzat kisebb módosításaira került sor egyedi határozatokkal, így a szabályozás és a gyakorlati működés nem mindenben azonosak. A SZOÖ elnökének tájékoztatása szerint az SZMSZ egységes szerkezetbe foglalt módosítására, egyes fejezeteinek pontosítására többször készült előterjesztés, ellenben a Közgyűlés egyetlen alkalommal sem fogadta el az abban foglaltakat. Az Alapszabály Nek. tv. előírásainak megfelelően határozza meg az önkormányzati jogosítványokat, így azok egyes területeken pl. szerb intézmények létrehozása, működtetése, ösztöndíjak alapítása, stb. nem mint konkrét feladatok, hanem mint keretjellegű lehetőségek jelennek meg. Az SZMSZ III. és IV. fejezete rendelkezik a SZOÖ szervezeti felépítéséről, működési rendjéről, az egyes önkormányzati szervek (közgyűlés, elnök, alelnökök, elnökség és bizottságok) feladatairól, hatásköreiről, a munkamegosztás módjáról, stb. Az önkormányzat legfőbb szerve a közgyűlés, melynek 33 tagja van, akiket főként a helyi kisebbségi önkormányzatok képviselőiből választottak meg. (A közgyűlés jelenleg 31 tagú, mert egy tagja 1999. évben elhalálozott, 1 fő pedig a tavalyi évben lemondott, pótlásukra pedig az Országos Választási Bizottság állásfoglalása értelmében nincs jogi lehetőség.) Az önkormányzat jogosítványaival, hatásköreivel a közgyűlés rendelkezik, melynek feladatai a törvényben előírtakon túl egyéb tevékenységgel is kiegészülnek (SZMSZ 10..). A közgyűlés a 12. -ban rögzített feladatokon kívül valamennyi hatáskörét átruházhatja, az elnökre, az elnökségre, a bizottságokra, azok gyakorlására utasítást adhat, az átadott hatáskört visszavonhatja. A 9 fős elnökség a jelenleg érvényben lévő Statutum szerint a közgyűlés két ülése között az önkormányzat legfelső szerveként működik, azokban a kérdésekben dönthet, amelyekre a közgyűlés
felhatalmazza. Tagjai között kötelező jelleggel szerepel az elnök, annak általános helyettese és a két alelnök. Az elnökség személyi összetételében a vizsgált időszakban 3 alkalommal történt változás, 1 tag elhalálozott, 2 fő pedig lemondott a választott tisztségről. Az elnöki funkciót az önkormányzat megalakulása óta ugyanazon személy tölti be. Az SZMSZ az elnökség és az elnök által elvégzendő feladatokat, döntési jogköröket általánosságban határozza meg, a két alelnök konkrét tevékenységét közgyűlési határozatok tartalmazzák. (17/1995. SZOÖ (dec.09.), 20/1995. SZOÖ (dec.09. sz. hat.) A közgyűlés az elnökség részére konkrét hatásköröket nem adott le, ez a hiányosság adott helyzetben ellehetetlenítheti az önkormányzat működését. Az általános elnökhelyettesi funkció nincs betöltve, az egyik alelnök főállásban (un. déli alelnök) a másik mellékfoglalkozásban látja el feladatait. Az önkormányzat szakmai tevékenységét bizottságaiban fejti ki, melyek a szabályozás szerint főként a döntés-előkészítésben, a végrehajtás szervezésében és ellenőrzésében nyilvánulnak meg. Az SZMSZ rögzíti, hogy a bizottságok külső tagjait a működési területhez tartozó szakemberekből választják, az önkormányzat elnöke azokban nem vállalhat tisztséget. Ugyanakkor nincs konkrét szabályozás a véleményezési és döntés-előkészítési tevékenységet illetően, továbbá a gazdálkodást érintő rendkívül lényeges területen pénzeszközök felhasználása általános azok döntési jogkörének meghatározása. ( hatáskörbe utalt pénzeszközök ) A kialakult gyakorlat szerint a működés folyamán egyedi közgyűlési határozatokkal történik e pénzeszközök pontosítása az éves költségvetésben jóváhagyott keretösszegre hivatkozással. (Pl. 1999. június 12-én 17-18-19/1999. sz. SZOÖ hat. 2000. október 10-én 15/2000. SZOÖ hat.) A szakmai bizottságok működési szabályzatukat maguk alkotják meg a közgyűlés jóváhagyása mellett, de az nem része a SZMSZ-nek, annak mellékleteként sem csatolták azokat. Az SZMSZ a fentieken túlmenően rendelkezik a képviselők jogairól és kötelességeiről, az ülések rendjéről, a szavazás menetéről, a működés dokumentálásáról, érintőlegesen a gazdálkodásról, a hivatali szervezetekről, a tevékenységet biztosító forrásösszetételről. Az önkormányzat által ellátott tevékenységeket, azokhoz kapcsolódó feladat- és hatásköröket, döntési jogköröket az SZMSZ-ben csak általánosságban határozták meg:
az átruházott hatáskörökről pontos jegyzék nem készült, az elnökség, az elnök döntési jogköreit az SZMSZ (annak mellékletei) nem konkretizálja, valamennyi feladatkört abba nem építették be, a szakbizottságok működési rendje nem része az SZMSZ-nek, a hatáskörükbe utalt pénzeszközök felhasználásának módja, korlátai nem szabályozottak (pl. költségvetésben jóváhagyott szakmai keretösszeg, az egyes projektekre kapott többletforrások.) az egyes szervek beszámoltatási kötelezettségét (formája, határideje, felelősei) pontosan nem határozták meg. Az önkormányzat a szerb identitás hangsúlyos részének tekinti a nyelvhasználatot, így az Alapszabály rögzíti, hogy valamennyi működéssel kapcsolatos iratanyag szerb nyelven készül. (Közgyűlési, elnökségi jegyzőkönyvek, azokhoz kapcsolódó írásos előterjesztések, a meghozott határozatok, a működéssel kapcsolatos levelezések túlnyomó része, a gazdálkodás lényeges alapdokumentumai.) A jelenleg hatályos jogszabályok nem írják elő a működés, a gazdálkodás minősítéséhez elengedhetetlenül szükséges dokumentációk magyar nyelven is kötelező rögzítését, így azokat csak szerb nyelven készítettek el. A számvevőszéki vizsgálat segítése érdekében annak időtartama alatt a vizsgálatot végző által fontosnak ítélt dokumentumokat lefordították, (pl. SZMSZ, fontos határozatok szövege, költségvetések, zárszámadások, munkaköri leírások) de a működés, gazdálkodás döntés-előkészítési folyamatának, az önkormányzatnál felgyűlt iratanyagoknak áttekintése a folyamatos magyar nyelvre történő fordítás igénye miatt szűk körre korlátozódhatott. (Szabályzatok, költségvetések, zárszámadások, szúrópróbaszerűen ellenőrzött pénzügyi bizonylatok kapcsolódó alapdokumentumai.) A fordítások hitelességét az elnök aláírásával igazolta. 1.3. A költségvetés, zárszámadás, vagyonleltár megállapításának szabályozottsága Az önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzata a közgyűlési hatáskörből át nem ruházható feladatok között nevesíti a költségvetés meghatározását, valamint a zárszámadás elfogadását, ellenben annak a vagyonnal, a gazdálkodással és pénzügyi tevékenységgel foglalkozó VI. fejezete azok szerkezeti rendjét, elkészítési határidejét, a költségvetés módosításának szabályait, a költségvetés és zárszámadás tartalmi összehasonlíthatóságának követelményeit nem rögzíti. Az SZMSZ kimondja, hogy a gazdálkodást a mindenkor hatályos jogszabályok szerint folytatják, a tulajdonosi jogok kizárólagos birtokosa a közgyűlés.
Az SZMSZ 48. -a hivatkozik arra, hogy a pénzügyi-gazdálkodási tevékenységről külön szabályzat készül, melyet a közgyűlés hagy jóvá. Ilyen hatályban lévő szabályzat nem volt, így az SZMSZ hiányosságait egyéb belső rendelkezés sem pótolta. Az Alapszabály 8. -a tartalmazza, hogy a vagyonleltárról, a törzsvagyoni körről a közgyűlés önállóan dönt, de az önkormányzat ennek a kötelezettségének mindezideig nem tett eleget. 1.4. A működés szervezeti feltételrendszere Az önkormányzat közgyűlése feladatai ellátása érdekében négy állandó bizottságot (Kultúr, Oktatási, Média, Kiadói és Tudományos) hozott létre, az SZMSZ utal még különböző ad-hoc bizottságok működésére, de ebben a választási ciklusban ilyenek nem alakultak. A kisebbségi célok elérése érdekében aktív tevékenységet fejt ki a kulturális és oktatási bizottság, a média területén a lehetőségek korlátozottabbak, a negyedik szakbizottság (jelenleg 5 tagú) az elnök tájékoztatása szerint a gyakorlatban alig működik. Az SZMSZ a gazdálkodás szervezése, segítése, kontrollja terén fontos feladatkörrel felruházott felügyelő bizottságot (3 fős) is megjelöl, ellenben azt nem hozták létre, így a belső ellenőrzés feltételrendszere sem biztosított. A bizottságokban folyó munka írásban dokumentált, a határozatokat az ülésről készült jegyzőkönyvek tartalmazzák. (Pl. az oktatási bizottság által odaítélt ösztöndíjak a közösséghez tartozó diákok tanulmányainak segítésére.) Az önkormányzat választott testületei és tisztségviselői döntéseinek előkészítésére és végrehajtására, az adminisztratív-igazgatási feladatok ellátására a közgyűlés megalapította hivatalát. Az SZMSZ 48..(1) bekezdése utal arra, hogy a gazdálkodást és pénzügyi tevékenységet hivatala végzi, illetve más természetes és jogi személyek is végezhetik. Az SZMSZ arról is rendelkezik, hogy a hivatal szervezeti felépítését és működési szabályait a közgyűlés hagyja jóvá, - az elnök javaslata alapján azt az elnök irányítja, és a dolgozók feletti munkáltatói jogokat is gyakorolja. Az önkormányzat hivatalának tervezett felépítését, működési rendjét a SZOÖ 12/1995. (IX. 30.) határozatával fogadta el a közgyűlés, ellenben a gyakorlat attól eltérő. A hivatal 8 fős, a gazdálkodási ügyrend nem készült el. Az alkalmazottak rendelkeznek munkaköri leírással, ellenben a személyre
szóló feladatok meghatározása átdolgozást igényel a dolgozók jogai, kötelességei, felelősségi köre, és folyamatba épített ellenőrzési kötelezettsége kellő pontossággal nem épült be azokba. Jelenleg az elnök irányításával működő hivatal 6 fős, melyből három fő alapvetően a gazdasági feladatokat látja el, három alkalmazott pedig főként a szervezési és adminisztratív, valamint a könyvtárosi teendőket végzi. Az önkormányzat egy nyugdíjas alkalmazásával (részfoglalkozású) működteti az országos szerb nyelvű könyvtárat a székhelyén, az elnök munkáját a titkár és az adminisztrátor segíti. A gazdálkodási feladatokat közvetlenül hárman végzik a gazdasági vezető irányításával, aki kezdettől fogva külső szakértőként szerződéses jogviszonyban áll az önkormányzattal. (A megbízott szervezet 2000. évben megváltozott) A takarításra vállalkozói szerződést kötöttek az egyik alkalmazottal. (Főállásban a hivatal gondnoka, aki a gazdasági részleghez tartozik.) Az elfogadott szervezeti séma oktatásügyi és kulturális referenseket is tartalmaz, alkalmazásukra ezideig nem került sor. Az önkormányzat elnöke a hivatal dolgozóival szabályos munkaszerződést kötött, abban a munkabéren felül részükre egyéb juttatásként étkezési hozzájárulást és a munka- és lakóhely közötti utiköltségtérítést határozott meg. A hivatal munkatársai kivétel nélkül a szerb közösséghez tartoznak, mindennapos munkavégzésük során anyanyelvüket használják. Az önkormányzat az oktatási, kulturális, szociális és közszolgáltatási feladatok ellátására intézményeket nem alapított, működtetésükről nem döntött. Ennek oka főként az, hogy azok finanszírozási garanciái nem biztosítottak, ugyanakkor távlatokban szerepel a terveik között ilyen intézmények alapítása, már meglévő kisebbségi intézmények működtetésének átvétele. A SZOÖ elnöksége 2000. áprilisában tárgyalt erről, és listaszerűen meghatározta ezek lehetséges körét is, amennyiben az ehhez szükséges jogi környezet kedvezően változik a későbbiekben. (Hiv.szám: 7/2000. E SZOÖ (04.18.) Az önkormányzat a vizsgált időszakban tanulmányi ösztöndíjakat kivéve pályázatokat nem írt ki, azzal kapcsolatban szabályozást nem alkotott.
A közösséghez tartozó diákok körében meghirdetett ösztöndíj-pályázatokról az oktatási bizottság dönt, a rendelkezésre álló keretösszeg felosztása, a pályázatok elbírálása is bizottsági hatáskör. (A feltételek között szociális körülmény nem szerepel, alapvető, hogy a felsőoktatási intézmény beiratkozott hallgatója a kisebbséghez tartozzon, és annak aktív tagja legyen, továbbá más kisebbségi szervezettől ösztöndíjban ne részesüljön.) A támogatott diákok száma évente 4-5 fő, az ösztöndíj mértéke 8-10 ezer Ft/hó/fő a tanulmányi időszakban. (10/1999. (XII. 15.) sz., 4/2000. (III. 07) sz., 2/2001. (II. 08.) sz. Okt. Biz. hat.) 2. az önkormányzat működésének, a gazdálkodás rendjének szabályszerűsége 2.1. A működés tárgyi feltételeinek alakulása Az országos kisebbségi önkormányzatok elhelyezésével összefüggő feladatokról a Nek. tv. a 20/1995. (III. 3.) sz. Kormányrendelet, valamint a 2387/1995. (XII. 12.) Korm. határozat rendelkezett. Ez utóbbi értelmében a Kincstári Vagyoni Igazgatóság az 1995. december 18-án kötött adásvételi szerződéssel a Magyar Állam tulajdonában és a KVI kezelésében lévő Budapest, V. ker. Falk Miksa u.3. szám II. emeletén lévő 425 m2 területű ingatlanrészt ingyenes használatba adta a Szerb Országos Önkormányzat és a Szerb Fővárosi Önkormányzat részére. A megvásárolt ingatlan jelentős mértékű átalakításra és felújításra szorult a rendeltetésszerű használatot megelőzően, így a Szerb Országos Önkormányzat a beköltözésig a Szerb Demokratikus Szövetség által bérelt irodákban, (Budapest, VI. ker. Nagymező u.49.) annak bútorait, berendezési tárgyait használva működött. A szükséges munkálatokat követően a székhelyül kijelölt ingatlanrészt a KVI ingyenes használati megállapodás keretében 1997. március 26-án átadta a Szerb Országos Önkormányzat és a Szerb Fővárosi Önkormányzat részére. Az átadott ingatlanrész használatáról a két önkormányzat az előírt megállapodást 1998. április 6-án kötötte meg. A összesen 425 m2 alapterületből 102 m2 a Szerb Fővárosi Önkormányzat működési céljait szolgálja, a fennmaradó 323 m2 a Szerb Országos Önkormányzat elhelyezésére szolgál.
A fenntartási költségek (rezsi, társasházi közös költség a felújítási rész nélkül, karbantartás, takarítás, riasztó, telefonközpont telepítése, karbantartása) a területhasználattal arányosan fizetendők, így azokat a SZOÖ nevére szóló számlák kiegyenlítése után arányosan megosztják a Szerb Fővárosi Önkormányzattal. (A költségek 24 %-a.) Az önkormányzatok között jó az együttműködés, a közös ingatlanhasználatból, a költségek megtérítéséből adódóan problémák eddig nem merültek fel. A székház birtokbaadásán felül az irodák, egyéb helyiségek megfelelő berendezését nem biztosították. Az önkormányzat 1998. szeptemberében mintegy 3 millió Ft-ot költött az irodák ízléses berendezésére, a szükséges eszközök beszerzésére, ehhez pótlólagos központi támogatásban nem részesültek. A 2000. december 31-i állapot szerint az eszközállomány könyvszerinti nyilvántartási értéke 2.918 ezer Ft, mely a berendezésen felül számítástechnikai eszközöket s a hozzá tartozó programokat, hűtőszekrényt és mobil telefonokat tartalmaz. Az önkormányzat személygépkocsival, értékesebb irodatechnikai eszközzel (pl. fénymásoló gép) nem rendelkezik. A 2000. évi költségvetésben gépkocsivásárlásra 1.500 ezer Ft-ot hagytak jóvá, ami csak használt autó beszerzését teszi lehetővé. A Jugoszláv Szövetségi Kormány 1998. januárjában egy személygépkocsit és 5 db fax készüléket ajándékozott térítésmentesen az önkormányzat részére. Az iratanyagok alapján az eszközöket a Jugoszláv Szövetségi Vámhivatal használta ezt megelőzően. A térítésmentesen kapott eszközöket a számvitelben nem regisztrálták. Az elnök írásos nyilatkozata alapján az 5 db fax készülékből a vámkezelést követően csak egy került a SZOÖ-höz (Panasonic márkájú) a többit a JSZK budapesti nagykövetsége elajándékozta vidéki szerb kisebbségi önkormányzatoknak. Az 1997-es évjáratú Peugeot 205 típ. személygépkocsit szabályszerűen vámkezelték, forgalomba helyezték Magyarországon, a szükséges biztosításokkal rendelkezett. (Kötelező és Casco biztosítás) Az autót az önkormányzat elnöke használta. A személygépkocsit 1999. november 8-áról 9-ére virradó éjszaka eltulajdonították Az üggyel kapcsolatban rendőrségi feljelentést tettek (04386/99. november 9-i jkv.) a Budapesti
Rendőrfőkapitányság gépjárműfelderítési osztálya 1999. december 9-én kiadta a nyomozás megszüntetéséről szóló határozatot (1208561/99.Bü.) Az elkövető kilétét nem sikerült megállapítani. A Casco biztosítás eredményeként 1.209.600 Ft kártérítést kaptak, mely 2000. évben befolyt az önkormányzat számlájára (9921 Fők.szl.) Az önkormányzat elhelyezési körülményei ma már kedvezőek, a főváros központjában, a Parlament közvetlen közelében, tágas irodák, egyéb kiszolgáló helyiségek (teakonyha, bővíthető tárgyalóterem, stb.) biztosítják a rendeltetésszerű működést. 2.2. Az egyszeri vagyonjuttatásként kapott részvények hasznosítása A Nek. tv. 63.. (4) bekezdése értelmében az országos kisebbségi önkormányzatok működési költségeik biztosítására egyszeri vagyonjuttatásban részesítendők. Az 1996. évi költségvetésről szóló 1995. évi CXXI. tv. módosítása (Kt.8. -a) rendelkezett arról, hogy a vagyonjuttatást az ÁPV Rt az állam vállalkozói vagyonának értékesítendő részéből 1996. december 31-ig összesen 300 millió Ft árfolyamértékű vagyon pénzbeli térítés nélküli átadásával teljesítse. A Nek. tv-ben meghatározottak szerint a Szerb Országos Önkormányzatot 15 millió Ft árfolyamértékű vagyonjuttatás illette meg. Az ÁPV Rt Igazgatósága 293/1996. (IV.24.) sz. határozatával döntött arról, hogy a vagyonjuttatást MOL Rt részvények átadásával teljesíti. Az önkormányzat a megállapodást a részvényvagyon átadásáról hosszas egyeztetéseket követően 1997. június 18-án kötötte meg az ÁPV Rt-vel, ennek értelmében a törvényben megállapított 15.000 ezer Ft vagyonértéknek megfelelően 8.813 ezer Ft névértékű MOL Rt részvényt kaptak. (A részvények árfolyamértéke az 1996. márciusi tőzsdei átlagáron 170,2% - került meghatározásra.) A megállapodásban az ÁPV Rt mint átadó kikötötte, hogy az 1996. üzleti évet lezáró mérlegelfogadó közgyűlés által megszavazott osztalék a szerződés aláírásának időpontjáig járó időarányos részére igényt tart. A részvényeket letétbe helyezték az Értéktár és Értékpapír Rt-nél. (97/0932. sz. szerződés, 1997. szeptember 9.) Az önkormányzat könyvelésében a 8.813 ezer Ft névértékű részvényvagyont az átadott árfolyamértéken (15 millió Ft) vették nyilvántartásba a 3-as számlaosztályban. (1997. 11.06-án, 374. sz. fők. szla egyéb értékpapírok)
Az önkormányzat elnöke 1998. november 23-i levelében megbízta a részvényeket őrző Rt-t, hogy a letétbe helyezett részvényekből 480 db 1.000 Ft névértékű értékpapírt 5.230 Ft-os árfolyamon értékesítsen, annak ellenértékét utalja át az önkormányzat számlájára. Az Rt a megbízást teljesítette, az értékesítésből 2.487.672 Ft bevétel származott, mely 1998.12.04-én befolyt az önkormányzat számlájára. A tranzakcióból az önkormányzatnak 1.670.712 Ft árfolyam nyeresége keletkezett. (Kivezetett nyilvántartási érték 170,2 %-os árfolyamon 816.960 Ft.) A részvényeladásról közgyűlési határozatot nem hoztak, emiatt az eljárás ellentétes az SZMSZ-ben előírtakkal. (A tulajdoni jogok kizárólagos birtokosa a közgyűlés.) Az elnök szóbeli tájékoztatása szerint az értékesítést az indokolta, hogy a székház berendezésére nem állt rendelkezésre elegendő szabadon felhasználható forrás. A részvényvagyonban ezt követően változás nem történt, az összesen 8.333 ezer Ft névértékű értékpapírt továbbra is letétben tartják. (Az őrzési díj minimális, melyet az Rt időszakosan leszámláz.) A vizsgálat időpontjáig a részvények után járó osztalékbevétel 1.936.923 Ft. (Ebből 1998. évben befolyt 728.638 Ft, 1999. évben 749.970 Ft, 2000. évben 458.315 Ft.) Az önkormányzat az 1998. és 1999. évi mérlegkészítés időszakában a számviteli törvény előírásának megfelelően a nyilvántartási értéket a piaci érték szerint határozta meg. 1998. évben a felértékelés 3,6786167 árfolyamszorzóval történt, így a részvényvagyon a mérlegben 52.172.960 Ft értéket képvisel. 1999. december 31-i állapot szerint az ugyanazon névértéket képviselő értékpapírokat a tőzsdei folyamatoknak megfelelően leértékelték (0,8868243 árf. szorzó) ennek következtében a nyilvántartási érték 46.268.250 Ft lett. A 2000. évről készített beszámolóban a nyilvántartási érték az előző évivel azonos, a piaci értékítélethez igazodóan további leértékelést nem végeztek. A részvényvagyon fel-majd leértékelése a könyvelésből nyomonkövethető, ellenben az ahhoz kapcsolódó konkrét dokumentumok (belső bizonylat, feljegyzés az értékelés hitelességéről) nem lelhetők fel.
A jelenlegi nyilvántartási érték a tőzsdei árfolyamok alakulását tekintve a piaci értéket meghaladja. 2.3. A gazdálkodási tevékenység személyi és tárgyi feltételei Az önkormányzat gazdálkodási tevékenységét részben saját hivatali szervezetével, részben külső megbízás keretében valósítja meg. A hivatalon belül a gazdasági vezető feladatait megbízási szerződés keretében látják el, akinek közvetlen irányításával végzik a munkaköri leírásokban csak főbb vonalakban meghatározott tevékenységüket a hivatal főállású alkalmazottai. (gondnok, pénzügyi előadó, gazdasági munkatárs). A hivatal gazdálkodási munkakörben alkalmazott dolgozói megfelelő szakmai végzettséggel nem rendelkeznek. (JPTE Tanárképző Főiskola, ELTE Szláv Tanszék, a gondnok munkaszerződésében általános iskolai végzettség szerepel). A pénztárosi munkakör jelenleg nincs betöltve, a készpénzkezelést kapcsolt feladatként a gazdasági munkatárs végzi. A könyvvezetési és beszámoló készítési feladatokat 1995. szeptember 1-től egy számviteli, gazdasági szolgáltató Kft. végezte az 1999. évi beszámoló elkészítéséig. Az 1995. szeptember 1-én kelt szerződés 14. pontja megnevezte a Kft. képviseletében eljáró személyt, aki a szerb közösség tagja volt, szakmailag megfelelő ismeretekkel bírt. (közgazdasági egyetem, mérlegképes könyvelő) A szerződésben meghatározták az elvégzendő feladatokat, azok határidejét viszont nem rögzítették. A feladatokat az önkormányzat helyiségében, annak tulajdonában lévő számítógépek és szoftwarek használatával végezték. Az önkormányzat a könyvvezetés és az ahhoz kapcsolódó gazdasági vezetői feladatok elvégzésére egy másik Kft-vel kötött szerződést 2000. június 15-én. A szerződés részletesebben meghatározza az elvégzendő tevékenységet, az ahhoz biztosított feltételrendszert, a megbízott és megbízó jogait, kötelezettségeit. (Az év közben kötött szerződés szerint a feladatellátás a 2000. január havi anyag feldolgozásával kezdődik, így az év egy időszakában a könyvelés nem volt naprakész.) A Kft. nevében eljáró személy főként a költségvetés területén rendelkezik mélyreható szakismerettel (költségvetési felsőfokú KÁLÁSZ) az önkormányzathoz ez évtől kihelyezett munkatársa mérlegképes könyvelő.