Közszféra reform - tapasztalatok Ausztriából Laura Blagec, 2012. február 17. www.integratedconsulting.at 1
Tartalom 1 Kihívások a közigazgatásban 2 3 4 Hatékony megoldások Osztrák példák Sikertényezők www.integratedconsulting.at 2
1 Kihívások a közigazgatásban 2 3 4 Hatékony megoldások Osztrák példák Sikertényezők www.integratedconsulting.at 3
Tendenciák és kihívások az osztrák közigazgatásban Stratégia Kiélezett költségvetés A szolgáltatások egyre növekvő kínálata és magas elvárások az adminisztráció területén az állampolgárok illetve a politika felől Szolgáltatások csökkentése ellenállásba ütközik Szervezet A felelősség centralizálása a keresztfunkciókat ellátó részlegeknél (emberi erőforrás, pénzügyek, stb.) Folyamat-orientáció vs. struktúra-orientáció Modern információs és kommunikációs technológiák Integrált változás menedzsment Controlling Nyomás a hatékonyság emelésére; növekvő költségvetési megszorítások A klasszikus és új kontrolling illetve beszámolói rendszerek és eszközök egyidejű használata és összehangolásának hiánya Igény az output-orientált megközelítésre és a szabályozási hatásvizsgálatra Emberek és vezetés A vezetőknek túl nagy kihívást jelentenek a menedzsment feladatok Korlátozott döntéshozatal az emberi erőforrás területén www.integratedconsulting.at 4
A költségcsökkentés érdekében jelentős döntéseket kell meghozni Ausztria A szövetségi kormánynak erőteljes költségcsökkentési intézkedéseket kell megvalósítania: Az egyes részlegek tervezett éves hozzájárulása a költségcsökkentéshez: 2012: 2,6 Mrd. 2013: 3,0 Mrd. Összesen 27 Mrd. -t kell megtakarítani 2016.-ig A regionális kormányzatoknak 5,2 Mrd. Euro-val kell hozzájárulniuk az új megtakarítási csomaghoz A 2.400 helyi önykormányzat összadóssága eléri a 11 Mrd. Euro-t majdnem minden második önkormányzat költségvetési hiánnyal küzd (növekvő tendencia) www.integratedconsulting.at 5
Lehetséges lépések Passzív Várakozás a számvevőszék vagy más ellenőrzési szerv vizsgálatára és javaslataira Költségvetési felelősség átadása más vezetőnek Ezt nem nevezném stratégiának Előny Ki lehet nevezni valakit bűnbaknak Hátrány Actív Kevesebb lehetőség a proaktív irányításra, hatásgyakorlásra Strukturális hiány kiküszöbölése Költségvetési fegyelem Előny Hátrány Intézkedések önálló kidolgozása Kihívásokat jelent a döntéshozóknak www.integratedconsulting.at 6
1 Kihívások a közigazgatásban 2 3 4 Hatékony megoldások Osztrák példák Sikertényezők www.integratedconsulting.at 7
Which approaches increase the effectiveness and efficiency of the administration? Stratégia Feladatok megújitása/felülvizsgálata Szervezet A szervezeti struktúra megújítása Tevékenység kiszervezés/ppp Integrált változás menedzsment Változás menedzsment / reform folyamatok megtervezése Kontrolling Output-orientált kontrolling Szabályozási hatásvizsgálat Egyén és vezetés Emberi erőforrás fejlesztés/ képesítés www.integratedconsulting.at 8
Az egyes reform megoldások minőségi és költségvetési hatásainak vizsgálata Hatás a minőségre: Eredmény/hatás Minőség Lead time A személyzet elégedettsége Értékelési kritériumok Hatás a költségvetésre: Költségcsökkenés Bevétel növekedés A reformfolyamat időtartama / költsége Top reform megoldások: Feladatreform Outcome-orientált kontrolling Kiszervezés/PPP www.integratedconsulting.at 9
Feladatreform, mint a messzemenő és tartós változások, valamint a hosszú távú költségvetés konszolidáció kulcstényezője Mely szolgáltatásokat biztosítsuk? Hogyan tudjuk a szolgáltatásokat költséghatékony módon biztosítani? Eredményesség = a megfelelő feladatot hajtjuk végre Hatékonyság = megfelelő módon hajtjuk végre a feladatokat Stratégiai/ szakpolitikai kérdés Menedzsment kérdés www.integratedconsulting.at 10
A közszféra reform előnyei a különböző szereplők számára Állampolgárok Fenntarthatóság & befektetés egy élhető városba / térségbe Számvevőszék A reform intézkedések átláthatósága, látható eredmények Politika Átláthatóság és nagyobb cselekvési szabadság a kiegyensúlyozott költségvetés miatt Közigazgatás Átlátható tervezési és irányítási rendszer Pénzügyi adminisztráció A pénzügyi célok elérésének megosztott felelőssége www.integratedconsulting.at 11
1 Kihívások a közigazgatásban 2 3 4 Hatékony megoldások Osztrák példák Sikertényezők www.integratedconsulting.at 12
Költségvetési konszolidáció Bruck an der Leitha önkormányzata Probléma Költségvetési deficit: 2011: -460.000,- 2014: -2.140.000,- (előrejelzés) Cél Kiegyensúlyozott költségvetés 2014-ig Az ICG szerepe Költségcsökkentési lehetőségek beazonosítása a munkatársakkal közösen Szcenáriók kialakítása A döntéshozatali folyamat facilitálása Eredmények Egyhangú döntés egy fenntartható költségcsökkentési intézkedéscsomagról (több mint 1.700.000,-.) További adósságcsökkentési lehetőségek beazonosítása több mint 245.000 értékben Kiegyensúlyozott költségvetés már 2011-ben Lehetőség több mint 14,5 Millió értékű addicionális beruházás végrehajtására (6 éves időszakban) Nem voltak elbocsátások Nem történt jelentős szolgáltatáscsökkentés www.integratedconsulting.at 13
Költségvetés konszolidáció benchmarking alapján Trofaiach és Eisenerz önkormányzatok Probléma 2 szomszédos önkormányzat jelentős strukturális deficittel Cél Konszolidációs lehetőségek beazonosítása benchmarking eszközével Teljesítményindikátor-katalógus kidolgozása Az ICG feladatai Költségcsökkentési lehetőségek beazonosítása a munkatársakkal közösen Szcenáriók kialakítása A döntéshozatali folyamat facilitálása Results Eisenerz: Az adósságállomány csökkentése 0,95 M Euro-val (teljes ktv: 11,5 M, alakítható ktv. : 7,9 M) TrofaiachAz adósságállomány csökkentése 0,5 M Euro-val (teljes ktv: 15,7 Mio., alakítható ktv.: 7,6 Mio.) Átfogó teljesítményindikátor-katalógus a polgármesteri hivatal valamennyi részlege számára További előny: intenzív tapasztalatcsere az önkormányzatok közt (feladatellátás, minőség) az elemzés eredményeire támaszkodva www.integratedconsulting.at 14
Átszervezés és hatékonyságnövelés Graz városa/graz AG Városüzemeltetési Kft. Probléma Növekvő nehézségek a települési infrastruktúra / szolgáltatások finanszírozásában Számos párhuzamos struktúra Cél Szervezetek átalakítása / javítása (kiemelten vízgazdálkodás, szennyvíz, hulladékgazdálkodás, létesítményüzemeltetés, informatikai szolgáltatások) Magasabb szolgáltatási szint minimális erőforrásokkal Az ICG feladatai A szervezetben és a folyamatokban rejlő megtakarítási lehetőségek feltárása Új szervezeti struktúra és irányítási/kontrolling modell kialakítása Eredmények Szolgáltatások minőségi javulása 10%-os költségcsökkenés a vizsgált területeken www.integratedconsulting.at 15
Átfogó feladatreform és hatásorientált kontrolling megvalósítása Tartományi Kormányzat, Stájerország Probléma Átláthatatlan szolgáltatási minőség és költségstruktúra Magas költségek Cél A szolgáltatás-biztosítás eredményességének és hatékonyságának javítása Hatásorientált kontrolling rendszer kialakítása Az ICG feladatai Mind a 3.800 szolgáltatásra az osztályvezetők által alkalmazható költségkalkulációs és hatásértékelési eszköz létrehozása A költségcsökkentési lehetőségek beazonosítását célzó workshopok facilitálása Eredmények Átfogó adatbázis a hatásorientált menedzsment számára A fejlesztendő és visszafejlesztendő szolgáltatások körének beazonosítása 25 %-os költségmegtakarítás www.integratedconsulting.at 16
1 Kihívások a közigazgatásban 2 3 4 Hatékony megoldások Osztrák példák Sikertényezők www.integratedconsulting.at 17
VEZETŐI KÉPESSÉGEKBEN ÉLEN JÁR Sikertényezők A politikai vezetők magas szintű elkötelezettsége a projekt / konszolidációs célok iránt Konstruktív együttműködés a vezetőség és az igazgatás között ICG www.integratedconsulting.at 18
ICG Sikertényezők A jelenlegi helyzet komolyságának tudatosítása az alkalmazottak és a lakosság körében Az érintettek nagy részben részesei a projektben www.integratedconsulting.at 19
IS IT EZ REALLY LENNE A THE VÁLTOZÁS CHANGE-TEAM? -TEAM? ICG Sikertényezők Motiváció a gyors eredményeket hozó részprojekteken keresztül Átgondolt projekt szervezet határozott irányítással és világos irányvonalakkal Változás team kialakítása www.integratedconsulting.at 20
IN CASE OF CRISIS, VÁLSÁG ESETÉN PLEASE MEGNYOMNI PRESS A BUTTON PANIC PÁNIK RESIGNATION LEMONDÁS VAKON ACTIONISM CSELEKVÉS ICG hogy legyen miből választani krízishelyzet esetén www.integratedconsulting.at 21
Mellékletek www.integratedconsulting.at 22
Központi adminisztrációs szervezet felállítása Szövetségi Pénzügyminisztérium Probléma Alacsony hatékonyságú struktúrák; eltérő könyvelési folyamatok és minőségbiztosítási standardok az egyes minisztériumoknál Cél A több mint 30 állami könyvelő részleg egyetlen központi irodába való egyesítése A szolgáltatások bővitése, ill. minőségének fejlesztése minimális erőforrás igénybevételével Az ICG feladatai A folyamatok hatékonyságának illetve optimalizálásának értékelése Lean szervezeti struktúra kialakítása A könyvelési illetve számlázási folyamatok standardizálása Az emberi erőforrás menedzsment optimalizálása Projekt tervezés, -menedzsment és -kontrolling Eredmények A szolgáltatások minőségi, ill. mennyiségi fejlesztése Több mint 30 millió költségmegtakarítás Világos és átlátható költség elosztási rendszer és könyvelési rendszer bevezetése www.integratedconsulting.at 23
Gazdasági növekedés a vállalkozásokat és állampolgárokat sújtó bürokrácia csökkentésén keresztül Osztrák szövetségi minisztériumok Probléma A kormány által előírt számos adminisztratív kötelezettség komoly adminisztratív terhet (és költséget) jelent a vállalatok és állampolgárok számára Cél EU kezdeményezés Jobb szabályozás : A bürokratikus terhekből fakadó vállalati költségek 25 %-os csökkentése Az állampolgárokat sújtó bürokrácia csökkentése Az ICG feladatai Az állami bürokráciából fakadó költségek felmérése és számszerűsítése Bürokrácia csökkentését célzó intézkedések beazonosítása Results 173 olyan intézkedés kerül megvalósításra, amely a vállalatok/állampolgárok és a közigazgatás (közintézmények) közötti hatékonyabb munkafolyamatok kialakítását szolhgálják. Potenciális költségcsökkenés a vállalatoknál: 1.057 M www.integratedconsulting.at 24