Képzési füzetek 3. Pr o j e k t m e n e d z s m e n t, p á lyá z at í r á s (összeállította: Jelinkó Mónika) w w w.n y i c i ta.hu 2011
Projektmenedzsment, pályázatírás 3 Pr o j e k t m e n e d z s m e n t, p á ly á z a t í r á s Ha hajót akarsz építeni, ne az embereket trombitáld össze, hogy fát szerezzenek, hanem tanítsd meg nekik a végtelen tenger iránti vágyat. (Antoine de Saint-Exupéry) Projekt program Projekt: Olyan folyamat, amely magában foglalja egy cél pontos meghatározását, az eléréséhez szükséges lépéseket, valamint az értékelés mozzanatait. A projekt, mint folyamat több fontos szakaszra bontható: célmeghatározás, források és szükségletek felmérése, tervezés, megvalósítás, értékelés, lezárás. Az egyes szakaszok után értékelést végzünk és meghatározzuk a szükséges korrekciókat. Projektterv Ha a fentiek alapján már sikerült pontosítani a projekt fogalmát, akkor látható, hogy a projektterv nem más, mint a folyamat logikus, egymást követő részekre, majd a részek további feladatokra bontása. Ekkor határozzuk meg a felelősöket, a munkamegosztást, az egyes feladatok elvégzésének határidejét. A projektterv egyes részeit, azok megvalósulását követően azonnal értékeljük és meghatározzuk az esetlegesen szükséges korrekciókat. Program A projekt folyamatának az a része, ami a célcsoport számára is kézzel fogható eseménnyé válik. A program a projekt folyamatához képest egy viszonylag rövid szakasz (még abban az esetben is, ha programsorozatról van szó), hiszen azt megelőzi egy hosszas előkészítési folyamat és követi a viszonylag rövid lezáró, értékelő szakasz. Tehát a program a projekt része, annak egy szakasza.
4 Képzési füzetek 3. Projekt egyszeri, egyedi tevékenység (nem ismétlődő) tervezett módon, tudatosan megvalósított konkrét, objektív célja van véges tevékenység (határideje van) nincs kialakult szabályozás a megvalósítás módjára, vagy nincs kialakult gyakorlata, vagy a kialakult gyakorlat nem alkalmazható komplex tevékenység, többféle ismeretet, jártasságot igényel saját munkaszervezete van, mely csak a projekt idejére jön létre menedzselés vezetés (tervezés, szervezés, irányítás, koordináció), ügyvitel, megvalósítás, levezénylés Projektmenedzsment: Egyedi és véges, konkrét céllal bíró, szabályozatlan tevékenység egyszeri, tervezett módon történő megvalósítása Projekt folyamata Igényfelmérés Szükségletek elemzése Meghatározás, definíció (célok) Tervezés Megvalósítás Értékelés Projekt zárása, monitoring, nyomon követés 1. A szükséglet ill. Megoldandó probléma észlelése, ismertetése a probléma egyértelmű megfogalmazása; okainak leírása; súlya és hosszú-távú hatásai, elhanyagolásának következményei; probléma által közvetlenül és közvetve érintettek bemutatása; pontos, hiteles adatok feltüntetése (statisztika, dokumentumok, független jelentések
Projektmenedzsment, pályázatírás 5 2. Helyzetelemzés, a célállapot megfogalmazása problémaháló, SWOT, STEP-analízis, célcsoport szegmentáció a projekt hosszú távú célja összhangban a pályázó szervezet küldetésével, céljaival ennek elérésével megszűnik, jelentősen enyhül a probléma a projekt rövid távú célkitűzései a projekt végrehajtása során kell elérnünk őket ( mérföldkövek ) konkrétak pontos határidőhöz kötöttek elérésükért felelősöket jelölünk meg a célok elérését tegyük mérhetővé (indikátorok, mutatószámok) a célok legyenek reálisak (időben, térben, a meglévő források segítségével elérhetőek) SWOT-ANALÍZIS Vizsgálja meg szervezetük/projektjük külső, belő környezetét! Strengths = erősségek Weaknesses = gyengeségek Opportunities = lehetőségek Threats = veszélyek PORTFOLIÓ-ANALÍZIS projektjeink vizsgálatára szolgáló helyzetelemző módszer
6 Képzési füzetek 3. Tényleg csillaggá válhatnak a kérdőjeleink? Nem kellene teljesen elhagynunk az alvó kutyákat, s helyettük a többi projektre koncentrálni? Van elegendő csillagunk? Működik-e az egyes kategóriák közötti vándorlás, vagy stabil a helyzet? 3. A. Me g o l d á s i Alt e r n at í vá k Ki d o l g o z á s a, Alt e r n at í vá k Ér t é k e l é s e 3. B. Dö n t é s A Vé g r e h a j ta n d ó Alt e r n at í vá k r ó l 4. Tevékenységek Tervezése a tevékenység várható eredménye, a tevékenység szakmai tartalma, a teljesítés fizikai helyszíne, a teljesítésben közreműködő személyek, illetve szervezetek, a tevékenység kezdete és vége, a szükséges előfeltételeket és kockázatokat, a tevékenység forrás, illetve erőforrásigényét (humán és tárgyiasult), a tevékenység elvégzésért, illetve az eredményért felelős személy, illetve csoport. TERVEZÉS KÖRFOLYAMATA helyzetelemzés tervezés tervmódosítás végrehajtás eredmények értékelése
Projektmenedzsment, pályázatírás 7 PROJEKTTERV ŰRLAP MUNKATERV ÖSSZEÁLLÍTÁSA a célkitűzések eléréséhez szükséges tevékenységek, módszerek listájának elkészítése a tevékenységek sorrendjének magállapítása az egyes tevékenységekhez szükséges idő kiszámítása időterv összeállítása (Gantt-diagramm, hálós tervezés) az egyes lépésekhez szükséges források meghatározása munkatársak, szakemberek, szakértők, önkéntesek feladatainak ismertetése felhasználandó eszközök, anyagok, infrastruktúra, bemutatása az egyes lépések felelőseinek meghatározása GANTT -DIAGRAM idő-tengely munkalebontási szerkezet (feladat)-tengely előnye az elemi feladatok időbeli áttekinthetősége
8 Képzési füzetek 3. KÖLTSÉGVETÉS ÖSSZEÁLLÍTÁSA Minden előre látható költséget és bevételt tartalmaz térítésmentes anyag, szolgáltatás és munkavégzés részvétel díj szponzorációmás támogatók Előkészítés, lebonyolítás, utómunkálatok Minden tétel alátámasztható a projekt szöveges leírása alapján nincs benne számolási hiba! reális (aktuális árak) pontos, részletes adatok (egységár X mennyiség) Kiadások bevételek Egyértelmű, könnyen áttekinthető táblázatos forma összes költség: meglévő forrás hiányzó forrás támogató támogatás formája értéke rendelkezésre állása Saját erő önkéntes munka (piaci érték) termék (pl. szakirodalom, pólók, ) szolgáltatás (pl. terembérlet, számítógép, )
Projektmenedzsment, pályázatírás 9 5. Me g va l ó s í tá s A kivitelezés eredményessége kb 80%-ban múlik a jó előkészítésen, 20%-ban magán a megvalósításon. Fontos: áttekinthetőség, rugalmasság, pontosság Ezért fontos a munkafolyamatok szervezése, irányítása. 6. Ér t é k e l é s Mennyire volt sikeres a projekt, Célok elérését, A projekt erősségeit, gyengeségeit, Költségvetés betartását, Határidők betartását, Feladatok teljesítését, Mit gondolnak róla akik részt vesznek a projektben, milyen hasznuk származik belőle? Munka szervezettségét, Kommunikációt, média
10 Képzési füzetek 3. 7. Projekt zárása, utánkövetés az elszámolások lezárása, pénzügyi beszámoló készítése Tanácsos a projekt során minden dokumentumot, jelenléti ívet, értékelő lapot, feljegyzést, cikket, fotót megőrizni szakmai beszámolók megírása, elküldése szponzorokhoz, támoga- tókhoz, köszönetnyilvánítás a partnereknek, szponzoroknak, résztvevőknek, projekt dokumentációjának elkészítése utánkövetés: Okozott-e változást a projekt? Pr o j e k t-p r o g r a m -p á ly á z a t Pályázati dokumentáció Felhívás Kiírás Pályázati programűrlap Útmutató Egyéb pl. EPER regisztrációs lap
Projektmenedzsment, pályázatírás 11 Kiírás főbb fejezetei: A pályázat célja A támogatásra rendelkezésre álló forrás mértéke A támogatottak köre A támogatás időszaka, formája és mértéke Támogatható kiadások, sajátos kikötések A pályázatok benyújtásának módja, helye és határideje A pályázat érvényességének vizsgálata (formai) A pályázat tartalmi elbírálásának kritériumai Az elbírálás határideje Pályázók döntést követő kiértesítésről Szerződéskötésről A támogatás folyósításáról A támogatás elszámolása és ellenőrzéséről Egyéb: összeférhetetlenség, hol található az adatlap, Figyelem a pályázati kiírásnál 1. Alaposan, többször el kell olvasni: ki pályázhat? Mennyit? 2. Kijegyzetelni a kiírók által támasztott elvárásokat: célok, támogatandó tevékenységek, határidők, összegek, stb. 3. A kiírók által támasztott elvárások maradéktalanul teljesíteni kell! 4. Projektcélokat összhangba hozzuk a pályázati kiírással 5. Formai követelmények 6. Önrész 7. Vegyük figyelembe, mit kér a támogató Hogyan írjuk le a pályázatban? A projekt oka: helyzetelemzéssel alátámasztva. Milyen igényeket elégít ki a projekt? Mit szeretnénk elérni a projekttel? Eredmények, hatása a környezetre. Hogyan kívánjuk elérni céljainkat? Feladatok, munkaterv, humán erőforrás Milyen erőforrásokra lesz szükség? Költségek kockázat Ki koordinálja a projektet? Adatai, résztvevők. Időbeni ütemezés
12 Képzési füzetek 3. Mire számítanak a támogatók? Biztosítékra hogy a projekt sikeresen megvalósul, Az elnyert pénzösszeg a projekt-leírásban megadott módon történő felhasználására, A projekt ismertségére és népszerűségére, A támogató nevének feltüntetésre minden nyilvános megjelenéskor, jól átlátható, világos projektre, a szervezet fejlődésére. Sikeres pályázat tízparancsolata Ragadd meg a figyelmet, és tartsd is meg! Használd a támogató nyelvét. Legyél magabiztos! Érthetőség: átláthatóság, helyesírás Kezelhető méret / Reális program: ne kérj túl sokat. Használd a támogató kiírását:: okkal adott kiírást, szorosan kövesd azt. Falatka teória: vágd akkorára hogy lenyelhető legyen, nem kell rágódnia rajta az olvasónak. Lényegre törő legyen a pályázatod! Ha napenergiáról szól, ne a bálnákról írj. Hitelesség Teljesség: ha 3 másolatot kérnek.. Pénzügyi tervezés Akkor álljunk neki, ha kész a szakmai rész A pályázati kiírással összhangban Tevékenységenként, feladathoz kapcsolva írjuk le a költségeket Költségtípusonként (személyi/dologi/bér/egyéb) Források szerint tervezzünk (támogatás/önrész/természetbeni) Időrendi ütemezés, a támogatási időszakban Bevételek ráfordítások tervezése, plusz kiadások tervezése Legyen összhangban a projekttel Támogatható kiadásokra kérjünk pénzt! Legyen reális, ne legy túlzó vagy túl alacsony a költségvetés
Projektmenedzsment, pályázatírás 13 Beszámoló készítése Figyelembe véve a szerzősben aláírtakat, és a pályázati útmutató tartalmát. Szakmai beszámoló: A projekt folyamatának és eredményének értékelése. A beszámoló űrlap minden kérdésének megválaszolása Pénzügyi beszámoló: Számlák, kiadási-, bevételi pénztárbizonylatok, átutalási megbízások másolatai, szerződések, hitelesítés, záradékolás a számlák megfelelő rögzítése a könyvelésben Pályázat Utóélete Beadás történhet : postán személyesen elektronikusan; elektronikus pályázatkezelő rendszeren keresztül Hiánypótlás Szerződés köszönjük meg!!! feltételek tisztázása cégszerű aláírás beadandó igazolások Kapcsolattartás a támogatóval állandó személy támogató tájékoztatása támogató bevonása
14 Képzési füzetek 3. Dokumentáció iktatás, irattározás kettős kódrendszer a könyvelésben program szakmai részének dokumentálása Elszámolás Tartalmi-szakmai beszámoló Pénzügyi beszámoló Ha nem nyertünk Érdeklődjünk az elutasítás okáról Ir o d a l o m Eric Verzuh: Projektmenedzsment, HVG, Bp, 2006 Görög Mihály: A projektvezetés mestersége, Aula, 2003 Projektmenedzsment, T-KIT-sorozat, Mobilitás, Bp, 2004 Ha s z n o s l i n k e k: www.nyicita.hu palyazat.lap.hu eupalyazat.lap.hu
Projektmenedzsment, pályázatírás 15