1 HATÁROZAT 61. FŐIGAZGATÓI TALÁLKOZÓ VILNIUS, 2013. december 5-6. 1. Általános megfontolások Az Európai Unióban és az Európai Bizottságban közigazgatásért felelős főigazgatók 2012. december 5-6-án Vilniusban tartott 61. találkozójukon: köszöntötték Horvátországot az Európai Unióhoz csatlakozás és az EUPAN (Európai Közigazgatási Hálózat) tagjává válása alkalmából; üdvözölték a középtávú prioritások (Medium Term Priorities - MTP) hatékony megvalósítását és azokat a jelentős eredményeket, amelyeket a 2013 év második szemeszterében a Litván Elnökségnek sikerült elérni; elismeréssel adóztak a Trojka tagjainak az EUPAN Litván Elnökségének nyújtott segítségért és támogatásért, valamint a közöttük lévő jó együttműködésért a középtávú prioritások meghatározásában és megvalósításában; üdvözölték az érdekes és értékes témákat és projekteket, különösen a VII. Minőségügyi Konferencia megszervezését, valamint a Közigazgatási Fejlesztési Trendek az Európai Unióban c. tanulmányt; köszönetet mondtak az EUPAN tagjainak, a megfigyelő státuszú országoknak és a társult intézményeknek a Litván Elnökség alatti tevékenységhez értékes hozzájárulásukért és aktív részvételükért. Meg kell jegyezni, hogy a hálózat tagjai nagyon érdekes plenáris üléseket és az egymástól való tanulást ösztönözték tudásuk és a nemzeti tapasztalataik megosztásával, valamint magas válaszadási arányt és reprezentativitást elért tanulmányok és kérdőívek készítésével; nagyra értékelték azokat a munkamódszereket, amelyek alapját képezik a munkacsoportokon belüli aktivitás (interakció) növelésének, valamint azokat az erőfeszítéseket, amelyek dinamikus tematikus dokumentumok és tanulmányok előkészítésére és kidolgozására irányultak a Litván Elnökség és társult partnerei által; üdvözölték, hogy az EUPAN tagjainak a Litván Elnökség alatt lehetőségük volt arra, hogy a legjobb feltételek mellett működhessenek együtt más hálózatokkal, intézményekkel és olyan egyéb szervezetekkel (az OECD, az EIPA, a DISPA és a COCOPS), amelyek foglalkoznak a közigazgatás értékelésével, mérésével. 2. A középtávú terv megvalósítása A főigazgatók üdvözlik a középtávú prioritásokat, amelyek átfogó tematikája az állampolgároknak nyújtott rugalmasabb, professzionálisabb és érzékenyebb közigazgatási szolgáltatásokban fogalmazhatók meg. Értékelik a Litván Elnökség azon erőfeszítéseit is, hogy kidolgozzák ennek a horizontális témának a különböző aspektusait és megvitatják, hogy milyen úton és módon alakítható ki egy, a célnak megfelelő közigazgatás, miként lehet erősíteni az emberi erőforrások szerepét a közigazgatáson belül, illetve hogyan
2 biztosítható, hogy a közigazgatás érzékenyebben reagáljon a közszükségletekre és elvárásokra. A főigazgatók elégedettek azzal, hogy a Litván Elnökség a hat hónapos időszaka alatt az EUPAN- tagok segítségével kidolgozták az alábbi témákat: a közigazgatási reformok megvalósítása, monitoringja és értékelése; minőségbiztosítási kezdeményezések; a közigazgatásban dolgozók elkötelezettsége és motiválása; a professzionális HR hatékonysága; az átlátható és nyílt közigazgatás. A főigazgatók nagyra értékelik a tematikus és összefoglaló dokumentumok összeállítását, amelyeket esettanulmányok, viták és kérdőíves felmérések alapján készítettek. Ugyancsak méltányolják a főigazgatók az EUPAN tagok, a nemzetközi szervezetek, a szakértők és az Európai Bizottság hozzájárulását az altémák kidolgozásához a Litván Elnökség alatt 2.1. A közigazgatási reform végrehajtása, monitoringja és értékelése 2.1.1. A közigazgatás fejlesztése és modernizációja A főigazgatók fontosnak tartják a közigazgatás fejlesztési trendek az EU-ban című tanulmányt, amelyet a Litván Elnökség megrendelésére a Közpolitikai és Menedzsment Intézet (Litvánia, Vilnius) készített el. 1 A tanulmány a közigazgatási környezet (közigazgatási hagyomány, pénzügyi válság és kormányzati prioritások), a különböző közigazgatási pályák és kezdeményezések, továbbá a közigazgatási reformok megvalósítási folyamatai és eredményeik közötti kapcsolatot elemezte. Egyebek mellett azonosította a reformkezdeményezéseket és folyamatfeltételeket, amelyek a reformok bizonyos eredményeire adnak magyarázatot. Az adatelemzésből kitűnik, hogy az európai közigazgatás jobb hatékonysága összefügg olyan reformkezdeményezésekkel, mint a folyamategyszerűsítés, a munkahelytervezés és a háttérműveleteket központosító szolgáltató központok (shared service centre 2 ), illetve olyan kedvező folyamatfeltételekkel, amelyek megfelelően támogatják a közigazgatási menedzsereket. A tanulmány empirikusan nem támasztja alá az európai közigazgatásokban felbukkanó egyedi reform-megközelítéseket, amelyek jelentősen eltérnek a különböző igazgatási hagyományok és európai ország-csoportok szerint a közigazgatási reformok céljait, pályáját, kezdeményezéseit és eredményeit illetően. Például az EU 13-ak, a jelölt országok és más nyugat-balkáni országok, amelyeket a pénzügyi válság és egyes EU kezdeményezések jobban érintenek, mint az EU 15-öket és a társult nyugat-európai országokat, sokkal inkább elkötelezettek az olyan modernizációs kezdeményezések iránt, mint az e-kormányzás, a közigazgatáshoz hozzáférés javítása és a korrupció elleni harc. A főigazgatók arra bátorítják az EUPAN tagokat, hogy országaik közigazgatásában terjesszék a tanulmány összefoglalóját és a főbb közigazgatási reformkezdeményezések elektronikusan hozzáférhető katalógusát. 1 Az EUPAN felmérés (válaszadási arány: 79%) adataira támaszkodó kutatásról és statisztikai elemzésről van szó. 2 A ford. megj.: A shared service egy működési filozófia, amelynek lényege, hogy a back office tevékenységeket a cégek centralizálják. Ezek közé a szolgáltatások közé sorolhatjuk a pénzügyi, a beszerzési, ügyfélszolgálati, a bérosztály, a HR és az IT tevékenységeket. Forrás: http://sscguide.hu/news.php?extend.4
3 A főigazgatók elégedetten nyugtázzák, hogy az EUPAN rendezvényein bemutatták a tagoknak a COCOPS Közigazgatási reformok Európában projekt eredményeit, valamint az OECD Pillantás a kormányzásra c. felmérésének megállapításait. 2.1.2. Közigazgatási monitoring / felülvizsgálat A főigazgatók nagyra tartják azt a szakmai vitát, amelyet az EUPAN-on belül folytattak le a közigazgatási monitoring és felülvizsgálat témakörében. Értékelik a Litván Elnökség kezdeményezését, hogy folytassák az Ír Elnökség alatt megkezdett közigazgatási reform témakör fejlesztését. A főigazgatók egyetértenek azzal, hogy a reformok olyan eszközök, amelyekkel a kormányok biztosítják a közigazgatás hatékonyságát. A jobb eredmények elérése érdekében a reformokat a közigazgatási terület kritikus változtatásainak statisztikai bizonyítékaira kell alapozni emiatt tartják az EUPAN tagjai olyan fontosnak a monitoringot. A vita az alábbi fő pontokat fogta át: a rendelkezésre álló mechanizmusok, amelyekkel a közigazgatási reformok monitoringja és hatékonyságértékelése véghezvihető; a monitoring eredményeinek hatása a közigazgatás továbbfejlesztésére és modernizációjára. Az egyes nemzeti szakértők segítettek összegezni a tagországok tapasztalatait és a közszektor hatékonyságának növelése érdekében végrehajtott változtatások monitoring eredményeit. A főigazgatók úgy vélik, hogy a Közigazgatási monitoring c. dokumentum értékes összefoglalást nyújt a nemzeti megközelítésekről. A főigazgatók nagyra értékelik, hogy az EUPAN tagországok megvitathatták az egyes közigazgatási monitoring rendszerek különböző aspektusait, amelyeket Litvánia az EUPAN munkacsoportjának 2013. október 28-i ülésén mutatott be, 2.1.3. Versenyképesség, intézményi kapacitás és ESA támogatás A főigazgatók elismerik a közigazgatás versenyképességéről és minőségéről rendezett vitát, amelyet az EUPAN munkacsoportjának 2013. október 28-i ülésén kezdtek el. Egyetértenek abban, hogy az EU országaiban egyre inkább tudatosodik a hatékony és hathatós közigazgatás fontossága olyan közpolitikák kifejlesztése és végrehajtása tekintetében, amelyek elősegítik a növekedést és a jólétet. A főigazgatók köszönetüket fejezik ki az Európai Bizottságnak annak bemutatásáért, hogy az Európai Strukturális Alapokat (ESA) miként lehet felhasználni a közigazgatási reformokra a 2014-től 2020-ig terjedő új költségvetési időszakban. Arra bátorítják az EUPAN tagokat, hogy aktívan vegyék ki részüket a közigazgatás javítását célzó, ESA által támogatott kezdeményezések tervezéséből és végrehajtásából. 2.2. Minőségbiztosítási kezdeményezések 2.2.1. Európai Minőségbiztosítási Konferencia A főigazgatók köszönetet mondanak a Litván Elnökségnek a 7. Minőségbiztosítási Konferencia megszervezésének kezdeményezéséért és elismerik annak fontosságát az egész európai hálózat és annak tevékenysége szempontjából.
4 A főigazgatók köszönetet mondanak az EUPAN tagjainak, a megfigyelő országoknak és a társult szervezeteknek azért a munkáért, amelyet a jó gyakorlatok ismertetése terén és a konferencia ülésein végeztek, illetve azért, hogy magát a konferenciát propagálták. Elégedettek a konferencia plenáris ülésein bemutatott témákkal és hangsúlyozzák annak fontosságát, hogy a konferencia főbb megállapításait és eredményeit az egyes közigazgatási szervek általi hasznosítás céljából terjesszék a tagországokban. A főigazgatók nagyon értékesnek tartják az olyan témákról folytatott szakmai vitákat, amelyek a felhasználó-központú közigazgatást, a közszektor forrásainak hatékony és okos felhasználását, valamint az átlátható, nyílt és felelős közigazgatásra vonatkoznak. A főigazgatók elismerik, hogy a konferencia online sugárzása nagyon értékes formátum, amely lehetővé teszi, hogy az esemény tartalmát a széles közönség is megismerhesse. 2.2.2. Közös Értékelési Keretrendszer A főigazgatók fontosnak tartják a Közös Értékelési Keretrendszerrel (CAF Common Asessment Framework) összefüggő tevékenységet és annak bemutatását az EUPAN tagjainak az IPSG ülésein. Nagyra értékelik az EIPA (Európai Közigazgatási Intézet) törekvéseit, hogy ezt a minőségbiztosítási eszközt népszerűsítse az EUPAN tagjai és a közszektor más európai szervezetei körében. A főigazgatók köszönetüket fejezik ki a CAF szakértői csoportja 2013 október 2-i ülésének tematikus előkészítéséért és az EUPAN tagoknak a találkozón tanúsított aktív részvételükért. Ugyancsak köszönetet mondanak a Litván Elnökségnek a találkozó megszervezésének támogatásáért és a résztvevőknek biztosított kedvező munkafeltételekért. A főigazgatók fontosnak tartják a CAF felhasználók közötti tapasztalatcsere folytatását a CAF felhasználók rendezvényein. Ennek megfelelően méltányolják azon törekvéseket, hogy 2014- ben megrendezzék a CAF felhasználók 6. Európai Rendezvényét és minden jót kívánnak a gördülékeny előkészítéshez. 2.3. A közigazgatásban dolgozók elkötelezettsége és motivációja A főigazgatók nagyra értékelik a Litván Elnökség azon munkáját, hogy megismertesse az EUPAN tagországokban a változások idején alkalmazott motivációs módszereket. A felmérést végző bizottság elsősorban a köztisztviselők nem pénzbeli motiválására összpontosított, ide értve a vonatkozó trendeket és a tagországokban alkalmazott jutalmazási gyakorlatok tanulságait is. A felmérés azt mutatja, hogy 2008 után bár eltérő okokból - majdnem minden országban végrehajtottak változtatásokat a motivációs rendszerekben, Az okok között szerepeltek a magánszférába menekülés megakadályozása, az előmeneteli és illetményrendszerek javítása, a munkahatékonyság, a nyugdíjba vonulás elhalasztása, a munka és a magánélet jobb összehangolása és az önkormányzatiság szélesítése. A főigazgatók egyetértenek azzal, hogy a közszolgálatban alkalmazott motiváció javíthatja a dolgozók közszolgálat iránti elkötelezettségét és ezzel hozzájárulhat a jobb teljesítményhez. Abban is egyezik a véleményük, hogy a közszolgálatnak rugalmas, családbarát és egészséges
5 munkahelyeket kell biztosítania, ha munkáltatóként versenyképes akar lenni. A főigazgatók nyugtázzák, hogy az egyes országokban nagy számban alkalmaznak pénzen kívüli juttatásokat, és a dolgozók motiválásához különböző intézkedéseket tartanak szükségesnek. Úgy ítélik meg, hogy nem a pénzbeli juttatások a legfontosabb tényezői a közszolgálati dolgozók motiválásának. A legtöbb munkavállaló szemében a nem pénzbeli juttatásoknak nagyobb az értéke, és azok hosszabb és mélyebb hatást fejtenek ki. A főigazgatók fontosnak tartják azt a szakmai vitát, amely a munkaerő-felvétel modernizációjáról szól és azt hivatott biztosítani, hogy a megfelelő emberek kerüljenek megfelelő időben a megfelelő helyre. Az összes eddigi reform arra irányult, hogy a közszektorban egyre inkább a kiválasztási és felvételi folyamat átláthatósága, hatékonysága és költségcsökkentése kerüljön előtérbe. A kérdőíves felmérésre az EUPAN tagországai által adott válaszok elemzéséből kiderül, hogy 2008 után a HR területén a vonatkozó új jogszabályok és kiválasztási/toborzási rendszerek bevezetése, valamint az online előválogatási és tesztmódszerek fejlesztése jelentették a legnagyobb változásokat. A HR szelekciós/toborzási gyakorlat reformjának fő trendjei a kommunikációs és toborzási csatornák közös használata, a folyamatok digitalizálása, a zsűritagok professzionalizálása, valamint a készségek és képességek, a tudás, a viselkedés és a gondolkodás értékelésére/mérésére szolgáló új technikák bevezetése voltak. Bizonyos változtatásokat is véghezvittek, amelyek enyhén csökkentették a decentralizációt, és figyelembe vették az általános munkaközvetítő adatbázisokat, valamint az online jelentkezéseket, illetve teszteket. Ez is tükrözi, hogy általában jobban fókuszálnak a hatékonyságra, költségcsökkentésre és az átláthatóságra. A főigazgatók köszönetet mondanak az Európai Személyzeti Felvételi Hivatalnak (EPSO - European Personnel Selection Office) annak a benchmark felmérésnek a tematikus előkészítéséért, amely a tagországok különböző szervei számára lehetővé teszi, hogy saját teljesítményüket meghatározott kulcskritériumok mentén összevessék másokéval és megkönnyíti a közszolgálatban alkalmazott általános toborzási és kiválasztási folyamatra vonatkozó standardok emelését. 2.5. Átlátható és nyílt közigazgatás A középtávú terv altémája kapcsolatot teremteni az állampolgárokkal a közigazgatás érzékenységét (nyíltságát és hozzáférhetőségét) jelöli meg feladatként és a technika használatára fókuszál, ide értve a közösségi médiumokat, a közigazgatási szervek összekapcsoltságát és a nyílt kormányzati kezdeményezések megvalósítását. 2.5.1. A nyílt kormányzati kezdeményezések áttekintése a tagországokban A főigazgatók nagyra értékelik a Litván Elnökség által megrendelt tanulmányt a nyílt kormányzati együttműködésről (Open Government Partnership OGP). A tanulmány lehetővé tette az országok OGP iránti elkötelezettségi trendjének azonosítását és a résztvevő országok lehetőségeit. A tanulmány fő megállapítása azt összegezi, hogy az OGP akkor érheti el célját, ha érdemi és folyamatos együttműködés valósul meg nemzeti szinten a nem kormányzati szervek és a kormány között. Az OGP arra is fókuszál, hogy a speciális kezdeményezésekkel kapcsolatos legjobb gyakorlatokat ismertesse és új kezdeményezéseket inspiráljon a térség OGP országai számára. A főigazgatók egyetértenek azzal, hogy a tanulmány eredményei hasznosak lehetnek az EUPAN tagjai számára, különösképpen azoknak, akik a nyílt és átlátható közigazgatást tűzték ki célul.
6 2.5.2. Közösségi médiumok és a közigazgatás összekapcsolása A főigazgatók üdvözlik az Ír Elnökség időszaka alatt bemutatott közösségi médiumokkal kapcsolatos szakmai vita folytatását. Értékelik a Litván Elnökség azon erőfeszítéseit, amelyek a közigazgatási szervek összekapcsoltságára vonatkozó vita elindításával kapcsolatosak. Megköszönik az Európai Bizottságnak az említett témákra vonatkozó konstruktív és hasznos bemutatóját. 3. Horizontális tevékenységek az EUPAN kapcsolatok frissítése A főigazgatók méltányolják a Litván Elnökség törekvéseit, hogy friss kapcsolati információkat szolgáltasson az EUPAN tagokról az EUPAN honlapján. Fontosnak tartják az EUPAN tagok felelős képviselőiről szóló friss információk közlését, hogy ezzel is elősegítsék közöttük a jobb együttműködést. 4. Az EUPAN főigazgatók és a TUNED informális találkozója A főigazgatók üdvözlik az EUPAN főigazgatók és a TUNED képviselők között folytatódó tárgyalást, amelyre a TUNED 2013. december 6-án tartott ülése alkalmával került sor, és amelynek keretében a feleket kölcsönösen érdeklő kulcsterületeket vitatták meg. Újra megerősítették azon hajlandóságukat, hogy a következő elnökségek alkalmával is tartsanak informális találkozókat a TUNED képviselőivel közös ügyek megvitatása, a napirenden szereplő témákkal kapcsolatos tapasztalatcsere és a hálózatok közötti együttműködés erősítése érdekében. 5. Publikációs klauzula A főigazgatók hozzájárulásukat adják ahhoz, hogy a következő dokumentumokat publikálják és a széles nyilvánosság számára hozzáférhetővé tegyék az EUPAN honlapján: A 2013. december 5-6-án Vilniusban tartott 61. főigazgatói találkozó határozata Az EUPAN Litván Elnöksége tematikus dokumentumok sorozata: Közigazgatási monitoring/felülvizsgálat A munkaerő toborzásának/kiválasztásának reformja A dolgozói elkötelezettség növelése a változó időkben motiváció Felmérés a közigazgatás-fejlesztési trendekről az EU-ban beszámoló végleges változata. --- ooo ---