Nyesőné Marton Mária
MÉDIAINFORMATIKAI KIADVÁNYOK SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Nyesőné Marton Mária Eger, 2011
Lektorálta: CleverBoard Interaktív Eszközöket és Megoldásokat Forgalmazó és Szolgáltató Kft. A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg. Felelős kiadó: dr. Kis-Tóth Lajos Készült: az Eszterházy Károly Főiskola nyomdájában, Egerben Vezető: Kérészy László Műszaki szerkesztő: Nagy Sándorné Kurzusmegosztás elvén (OCW) alapuló informatikai curriculum és SCORM kompatibilis tananyagfejlesztés Informatikus könyvtáros BA, MA lineáris képzésszerkezetben TÁMOP-4.1.2-08/1/A-2009-0005
Tartalom 1. Bevezetés... 9 1.1 Célkitűzés... 9 1.2 A kurzus tartalma... 10 1.3 A kurzus tömör kifejtése... 10 1.4 Kompetenciák és követelmények... 11 1.5 Tanulási tanácsok, tudnivalók... 11 2. Táblázatkezelési alapismeretek... 13 2.1 Célkitűzés... 13 2.2 Tartalom... 13 2.3 Az Excel 2007 programablaka... 13 2.4 A dokumentumablak és részei... 18 2.5 A parancsadás lehetőségei... 21 2.6 Adatbevitel a cellákba, a cellatartalom módosítása... 22 2.7 Az adatbevitelt segítő eszközök (kitöltés)... 22 2.8 Cellacímkék, cellahivatkozások típusai... 23 2.9 Külső hivatkozások... 26 2.10 Összefoglalás... 26 2.11 Önellenőrző kérdések... 27 3. Adattípusok, adatformátumok... 28 3.1 Célkitűzés... 28 3.2 Tartalom... 28 3.3 A cellában tárolt adatok típusai... 28 3.3.1 Szöveges típusú adatok... 29 3.3.2 Szám típusú adatok... 29 3.3.3 Dátum és idő típusú adatok... 30 3.3.4 Logikai érték... 30 3.3.5 Matematikai képletek, formulák... 30 3.3.6 Függvények... 33 3.3.7 Cellahivatkozások... 34 3.4 Adatformátumok... 35 3.5 gyakorlati feladat... 38 3.5.1 Táblázat formázása... 41 3.6 Összefoglalás... 44 3.7 Önellenőrző kérdések... 45 4. Viszonyszámok, egyszerűbb mutatók meghatározása... 46 4.1 Célkitűzés... 46 4.2 Tartalom... 46 4.3 A viszonyszám fogalma... 46 5
6 4.4 A leggyakrabban alkalmazott viszonyszámok... 47 4.4.1 Megoszlási viszonyszám... 47 4.4.2 Dinamikus viszonyszámok... 47 4.4.3 Intenzitási viszonyszámok... 49 4.4.1 Koordinációs viszonyszámnál... 50 4.4.2 Gyakorlati feladatok az elméletben tanultak alkalmazására... 50 4.4.3 A feltételes formázás... 56 4.5 Külső hivatkozások... 57 4.6 Összefoglalás... 57 4.7 Önellenőrző kérdések... 58 5. Diagramtípusok, diagramkészítés... 59 5.1 Célkitűzés... 59 5.2 Tartalom... 59 5.3 A diagramok alaptípusai és azok jellemzői... 59 5.3.1 Az oszlopdiagramok... 60 5.3.2 A vonaldiagramok... 62 5.3.3 A kördiagram... 63 5.3.4 A Perecdiagram... 64 5.3.5 A sávdiagram... 64 5.3.6 A területdiagram... 65 5.3.7 Speciális diagramok... 65 5.4 Általános szempontok a diagramkészítésnél... 67 5.5 A diagram részei... 68 5.6 A diagramkészítés menete... 70 5.6.1 Olvasási szokások munkalap... 71 5.6.2 Könyvkiadás munkalap... 76 5.6.3 Heves megye munkalap... 78 5.7 A diagramok szerkesztésének, módosításának lehetőségei... 81 5.8 Külső hivatkozások... 81 5.9 Összefoglalás... 81 5.10 Önellenőrző kérdések... 82 6. Statisztikai elemzések, a táblázatkezelő statisztikai függvényei... 83 6.1 Célkitűzés... 83 6.2 Tartalom... 83 6.3 Statisztikai függvények használata, értelmezése... 83 6.4 Osztályközös gyakorisági tábla készítése... 88 6.5 A gyakoriság ábrázolása... 91 6.6 Feltételes formázás alkalmazása... 94 6.7 Összefoglalás... 95 6.8 Önellenőrző kérdések... 95 7. A Bővítmények használata a statisztikai elemzéseknél... 96 7.1 Célkitűzés... 96 7.2 Tartalom... 96 7.3 A Bővítmények betöltésének módja... 96
7.4 A leíró statisztikai modul használata... 97 7.5 A hisztogram modul használata... 100 7.6 Összefoglalás... 102 7.7 Önellenőrző kérdések... 102 8. A táblázatkezelő leggyakrabban használatos függvényei... 103 8.1 Célkitűzés... 103 8.2 Tartalom... 103 8.3 A függvények használata... 103 8.4 A mátrix kategória függvényei... 105 8.5 Logikai kategória függvényei... 114 8.6 Függvények egymásba ágyazása... 117 8.7 Külső hivatkozások... 118 8.8 Összefoglalás... 118 8.9 Önellenőrző kérdések... 119 9. Adatbázisok létrehozása, adatbázis-műveletek végrehajtása... 120 9.1 Célkitűzés... 120 9.2 Tartalom... 120 9.3 Adatbázisok, nyilvántartások készítése... 120 9.4 Rendezés az adatbázisban... 121 9.5 Szűrés az adatbázisban... 122 9.6 Irányított (speciális) szűrés... 127 9.7 Részösszegképzés... 131 9.8 Összefoglalás... 134 9.9 Önellenőrző kérdések... 134 10. Adatbázisok kiértékelése, elemzése... 135 10.1 Célkitűzés... 135 10.2 Tartalom... 135 10.3 Kimutatások készítése adatbázisokról... 135 10.4 Gyakorlati feladatok a kimutatások, kimutatás-diagramok készítéséhez... 136 10.4.1 Egyváltozós elemzések adatbázisokban... 136 10.4.2 Többváltozós elemzések az adatbázisokban... 141 10.5 Külső hivatkozások... 150 10.6 Összefoglalás... 150 10.7 Önellenőrző kérdések... 150 11. Adatbázisfüggvények alkalmazása... 151 11.1 Célkitűzés... 151 11.2 Tartalom... 151 11.3 Az adatbázis függvények használatának általános szabályai... 151 11.4 Gyakorlati feladatok az adatbázis függvények alkalmazására... 151 11.4.1 Tartománynév megadása... 152 11.4.2 Kritériumtábla elkészítése... 153 11.4.3 Adatbázis függvények használata... 154 11.5 Összefoglalás... 156 7
11.6 Önellenőrző kérdések... 156 12. A kiszámított adatok vizsgálata... 157 12.1 Célkitűzés... 157 12.2 Tartalom... 157 12.3 A program eszközei a kiszámított adatok vizsgálatához... 157 12.4 Célérték-keresés... 157 12.5 Adattáblák készítése... 158 12.6 Gyakorlati feladat az eszközök bemutatására... 158 12.6.1 Célértékkeresés... 160 12.6.2 Egyváltozós adattábla... 162 12.6.3 Kétváltozós adattábla... 164 12.7 Összefoglalás... 165 12.8 Önellenőrző kérdések... 166 13. Összefoglalás... 167 13.1 A kurzusban kitűzött célok összefoglalása... 167 13.2 Tartalmi összefoglalás... 167 13.3 Zárás... 168 14. Kiegészítések... 169 14.1 Glosszárium, kulcsfogalmak értelmezése... 169 14.2 Irodalomjegyzék... 175 15. Ábrajegyzék... 176 16. Médiaelemek... 181 17. Tesztek... 182 17.1 Próbateszt... 182 17.2 Záróteszt A.... 187 17.3 Záróteszt B.... 191 17.4 Záróteszt C.... 195 8
1. BEVEZETÉS A számítógépek sokoldalú felhasználásának egyik fontos lépése volt a táblázatkezelő programok megjelenése. A felhasználói programok közül napjainkban a szövegszerkesztők mellett a táblázatkezelők a legáltalánosabban használt programok az ügyviteli munkában. Használatuk elsősorban ott hasznos, ahol különböző nyilvántartásokat, kimutatásokat kell készíteni, és gazdasági, pénzügyi számításokat kell elvégezni. A tananyag nem foglalkozik a táblázatkezelő felhasználói felületének részletes ismertetésével, valamennyi táblázatkezelési művelet bemutatásával ezeket az előző tanulmányok alapján ismereteknek feltételezi. Amennyiben úgy ítéli meg, hogy hiányosságai vannak a táblázatkezelési alapműveleteket illetően, a Táblázatkezelési alapismeretek című fejezet végén külső linkeket talál, amelyek áttanulmányozásával a hiányos ismereteit bővítheti, illetve felelevenítheti ismereteit. 1.1 CÉLKITŰZÉS A tananyag elkészítésének alapvető célkitűzése az, hogy megismertesse a hallgatót, a felhasználót a táblázatkezelő programok, azon belül az Microsoft Excel 2007 (továbbiakban Excel 2007 vagy röviden Excel) gyakorlati szintű felhasználási lehetőségeivel. A tananyag leckéi elsősorban a táblázatkezelő program probléma illetve a feladatcentrikus alkalmazásai lehetőségeivel ismertetik meg a hallgatót, az egyszerűbb feladatoktól a bonyolultabbakig haladva, azzal a céllal, hogy fejlessze a hallgatók táblázatkezelési kompetenciáit, és egyúttal ötleteket adjon az önálló munkához. A tanegység áttanulmányozása és a gyakorlati feladatok sikeres elvégzése után a hallgatók képesek lesznek: táblázatok létrehozására, valamint a létrehozott táblázatok formai kialakítására (a szegélyezés, az árnyalás, bizonyos adatok kiemelését szolgáló feltételes formázási műveletek elvégzésére stb.) a táblázatba foglalt adatok elemzésére, kiértékelésére egyszerűbb képletekkel, illetve az összetettebb feladatok esetén a program belső függvényeinek a segítségével. A különböző feladatok megoldásai lehetőséget adnak a program számos függvényének a megismerésére. a diagramkészítés során a hallgatók elsajátítják a különböző típusú diagramok felhasználási lehetőségeit. A táblázatba foglalt, illetve a kiértékelt számadatok egymáshoz viszonyított arányát legjobban a diagramokkal tudjuk szemléltetni. a hallgatók megismerik a táblázatkezelő program adatbázis-kezeléssel kapcsolatos műveleteit is, és a kimutatások készítésével gyakorlati szintű tudást szereznek az adatbázisok egy-, illetve többváltozós elemzésében. a célérték-keresés alkalmazásával és az egy-, illetve kétváltozós adattáblák generáltatásával a hallgatók megismerik a képletek, illetve függvények eredményének az elemzését különböző bemeneti adatok hatására. az összetettebb adatelemzések automatizált elvégzésére a hallgatók megismerik a program beépített makróinak a használatát (Bővítmények használata). 9
1.2 A KURZUS TARTALMA 1. Táblázatkezelési alapismeretek 2. Adattípusok, adatformátumok 3. Viszonyszámok, egyszerűbb mutatók meghatározása 4. Diagramtípusok, diagramkészítés 5. Statisztikai elemzések, a táblázatkezelő statisztikai függvényei 6. A Bővítmények használata a statisztikai elemzéseknél 7. A táblázatkezelő leggyakrabban használatos függvényei 8. Adatbázisok létrehozása, adatbázis-műveletek végrehajtása 9. Adatbázisok kiértékelése, elemzése 10. Adatbázisfüggvények alkalmazása 11. A kiszámított adatok vizsgálata 1.3 A KURZUS TÖMÖR KIFEJTÉSE A társadalmi, gazdasági élet különböző területein de a tudományos kutatómunka során is a valóságról valamilyen információt hordozó adatokat gyűjtünk, és azok feldolgozása, elemzése során minőségileg új információhoz jutunk. Ennek az adatgyűjtési, adatrendezési és adatelemzési folyamatnak napjainkban elengedhetetlen eszközeivé váltak a táblázatkezelő programok. Segítségükkel megvalósítható meg az elektronikus adatfeldolgozás. A táblázatok (a sorokból és az oszlopokból álló rácsozatok) az információ strukturált, kétdimenziós ábrázolását teszik lehetővé. A sorok, illetve az oszlopok metszetei (közös részük) a cellák, az adattárolás legkisebb egységei a táblázatkezelőben. A létrehozott táblázatok a program alatt tetszés szerint formázhatók, csinosíthatók. A táblázatba rendezett adatok elemzésére, kiértékelésére sokféle lehetőséget kínálnak a program belső függvényei (pl.: Matematikai-trigonometrikus függvények, Statisztikai függvények, Logikai függvények, Adatbázisfüggvények stb.). Segítségükkel az összetettebb, bonyolultabb számítási műveletek könnyűszerrel elvégezhetők. A táblázatba foglalt adatok egymáshoz viszonyított arányát jól szemléltethetjük a diagramokkal. A diagramok jellegüket tekintve síkbeli (2D), illetve térbeli (3D) diagramok lehetnek. Jól használható a program nyilvántartások készítésére is. Ilyenkor a munkalapon egy adatbázist, listát készítünk, amely alkalmas az információ rendezésére, karbantartására és visszakeresésére. A létrehozott adatbázis amely tartalmazhatja például egy intézmény, egy cég különböző tevékenységének az adatait alapjául szolgál a kimutatások készítésének. A fent leírtakkal azt szerettük volna érzékeltetni, hogy napjainkban a mindennapi irodai munkában mennyire szerteágazó a táblázatkezelők szerepe. Mindezek bemutatását célozzák a kidolgozott leckék is, hangsúlyozottan probléma, illetve feladatcentrikus megközelítéssel. 10
1.4 KOMPETENCIÁK ÉS KÖVETELMÉNYEK A tankönyv nem foglalkozik az Excel 2007 program grafikus felületének a részletes ismertetésével, feltételezi bizonyos középfokú előismeretek meglétét a táblázatkezelés témaköréből, így a következőkre feltétlenül épít! A parancsadás különböző módjai a grafikus felület alatt (menüszalag ikonjaival, a gyorselérésű eszköztár ikonjaival, az ún. forróbillentyűkkel vagy billentyűkombinációkkal, valamint a helyi menü (a gyorsmenü) és a mini pult felhasználásával). Az ablak fogalom, ablakkezelés a grafikus felület alatt. A billentyűzet és az egér kezelésének pontos használata (egy kattintás, dupla kattintás, vonszolás műveletek). A vágólap használata (a másolás, kivágás, beillesztés műveletei). Programok indítása, bezárása. Állományműveletek elvégzése (különös tekintettel az új állomány létrehozása, a mentés és a megnyitás valamint a nyomtatás műveletekre). A program felhasználási lehetőségeiből adódóan a matematika néhány fontos szabályának az ismerete (pl. műveleti prioritások, a függvény fogalma és megadása stb.). 1.5 TANULÁSI TANÁCSOK, TUDNIVALÓK A hatékony munka érdekében néhány tanulási tanáccsal, útmutatóval látjuk el annak érdekében, hogy ismerkedése a tananyaggal, majd a tanulása, minél eredményesebb legyen. A leckék áttanulmányozásakor nemcsak a figyelmes olvasásra kell törekednie, hanem a leckéknél ismertetett fogalmak, műveletek, eljárások, pontos megértését is tartsa szem előtt. Hogy az ismeretek elsajátításában jobban segítsük a tankönyv sajátos jelöléseket, kiemeléseket tartalmaz a megértés és a rögzítés érdekében. A tananyag egyes leckéinek a szerkezeti felépítése az esetek túlnyomó többségében ugyanazt az elvet követi. Először a feldolgozandó téma, tananyagrész elméletét ismertetjük, majd a témához kapcsolódó gyakorlati feladat vagy feladatok megoldásait találja. De találkozik olyannal is, amikor az elméleti anyag bemutatása és a gyakorlati feladat elvégzése párhuzamosan történik. Hasznos tanácsaink A gyakorlati feladatok elvégzéséhez a kiindulási állományokat a tanegység online oktatási felületének oldaláról töltheti le, melynek címe: http://elearning.ektf.hu Célszerű az egyes leckék feldolgozása során elkészített feladatokat egy munkakönyvtárba, mappába lementeni, hogy később is elérhetők legyenek. 11
(A kidolgozott feladatok mentésénél az állományok neveit természetesen megváltoztathatja!) Törekedjen a feladatok önálló megoldására, de ha problémái adódnak, akkor kövesse a tankönyv útmutatását! Miközben dolgozik a táblázatkezelővel, gondoskodjon munkája folyamatos mentéséről, nehogy áramkimaradás vagy programhiba miatt munkája véglegesen kárba vesszen! A leckék végén egy rövid összefoglalást talál, majd az önellenőrző kérdések megválaszolásával, illetve a gyakorlati teszt kitöltésével ellenőrizheti tudását. Csak abban az esetben haladjon tovább, ha legalább 50-75%-os a tudása! A tananyag feldolgozásához és a gyakorlati szintű tudás megszerzéséhez eredményes munkát kívánunk, bízva abban, hogy a megszerzett ismeretek jól hasznosíthatók minden olyan probléma megoldásában, amelyhez táblázatkezelőt használunk. A Szerző. 12
2. TÁBLÁZATKEZELÉSI ALAPISMERETEK 2.1 CÉLKITŰZÉS A lecke legfőbb célkitűzése az Excel 2007 táblázatkezelő felhasználói felületének a bemutatása. (A programablak, a dokumentumablak legfontosabb részeinek bemutatása). A táblázatkezelés alapfogalmainak a tisztázása (cella, sor, oszlop, tartomány, munkalap, munkafüzet) és az alapvető műveletek végrehajtásának az ismertetése, a cellahivatkozások típusainak a tisztázása. 2.2 TARTALOM Az Excel 2007 programablaka A dokumentumablak részei A parancsadás lehetőségei Adatbevitel a cellákba, a cellatartalom módosítása Az adatbevitelt segítő eszközök (kitöltés) Cellacímkék, cellahivatkozások típusai 2.3 AZ EXCEL 2007 PROGRAMABLAKA A program betöltése után az alábbi programablak jelenik meg. A programablak legfontosabb részeit az ábrán számoztuk. 1. ábra. Az Excel 2007 programablaka 13
1. A címsor A programablak címsora tájékoztat bennünket, hogy az ablakban melyik program fut (Munkafüzet1-Microsoft Excel), és a dokumentumablakban éppen melyik dokumentumot látjuk. A címsor jobboldalán lévő gombok az ablakvezérlő gombok (kis méret gomb, teljes méret és a kilépés gomb). Amíg a dokumentumablakban lévő állománynak a táblázatkezelő alatt a munkafüzetnek nem adunk nevet, addig a program Munkafüzet1 néven azonosítja. Egy háttértárról beolvasott állomány esetén, illetve mentés után a címsorban az állomány neve jelenik meg. 2. Az Office gomb Az Office 2007 programcsomaghoz tartozó alkalmazásoknál, így az Excel 2007 programnál is az állománykezeléssel kapcsolatos parancsok az Office menü alá kerültek (közülük a legfontosabbak: új állomány nyitása, mentés, nyomtatás, bezárás stb.). Ezt a menüt az Office gombra kattintva érhetünk el. Innen tudjuk a program alapértelmezett beállításait is megváltoztatni (Az Excel beállításai), illetve itt található a kilépés parancsgombja is. (Kilépés az Excel programból) 3. A menüszalag 2. ábra. A program Office gombjának menüje. A korábbi Excel verziók esetén az ablak felső részén található menük és az eszköztárak helyett most a képernyőn egy széles szalag húzódik végig. Az egyes szalagokon csoportokba gyűjtött parancsikonok, legördülő listák és mezők találhatók. A menüszalag lapjai a 14
munkafüzetben használható funkciókhoz, műveletekhez kapcsolódnak, és az egyes lapokon elhelyezett parancsokat logikailag csoportokba rendezték. A menüszalag három fő összetevője 3. ábra. A menüszalag elemei Lapok vagy fülek (az ábrán az 1-es szám): hét fő fül található a programablak tetején. Az egyes fülek, illetve lapok egy-egy tevékenységi területhez tartoznak. Csoportok (az ábrán a 2-es szám): minden lapon több csoport található, amelyek az összetartozó eszközöket együtt jelenítik meg. A csoportnevek mellett jobb oldalon található a párbeszédablakot megnyitó ikon nyila, itt lehet ahhoz a csoporthoz tartozó parancsokat paraméterezni. 4. ábra. A csoporthoz tartozó párbeszédablak megnyitása. Parancsok (az ábrán a 3-as szám): a parancs lehet gomb, információ megadására szolgáló mező vagy menü. Ha az egérkurzort egy parancsgomb fölé visszük, akkor alatta egy szövegdobozban megjelenik a leírása. Ez látható a következő ábrán. 15
4. A gyorselérésű eszköztár 5. ábra. Az ikonhoz rendelt parancs leírása. A program készítőinek ennél a verziónál is alapvetően az volt a céljuk, hogy a felhasználó a különböző parancsokat, műveleteket minél könnyebben végre tudja hajtani. Ennek egyik legegyszerűbb módja az ikonok használata. Előfordulhat, hogy bizonyos műveleteket gyakran kell használni, így a felhasználó az ezekhez tartozó ikonokat a gyorselérésű eszköztárban helyezheti el, így nem kell a menüszalag lapjain keresni azokat. Alapértelmezetten A gyorselérésű eszköztár a menüszalag felett van, és 3 ikont tartalmaz. Mivel a táblázatkezelő alatt a táblázatba foglalt adatokkal gyakran végzünk számolási műveleteket, célszerű a matematikai műveleti jeleket kitenni a gyorselérésű eszköztárra, illetve további, az állománykezeléshez tartozó ikonokkal is kibővíteni a meglévőket. Ezt a műveletet az alábbi módon végezhetjük el. A gyorselérésű eszköztár végén lévő listanyílra kattintva a megjelenő menüből a További parancsok választásával a párbeszédablakban adhatjuk meg a gyakran használatos műveletek parancsikonjait. (Ugyanezt érhetjük el az Office gombra kattintva, Az Excel beállításai parancsgomb segítségével is a Testreszabás beállítási lehetőségeinél.) 16
6. ábra. A gyorselérésű eszköztár bővítése, testreszabása az Office gombbal (fent) és az eszköztárból (lent). A Gyakori parancsok vagy a Minden parancs alatt találjuk meg az ikonokat és a hozzájuk rendelt parancsokat. Az ikonok a kiválasztás után a középen lévő Felvételre kattintva kerülhetnek a meglévők közé. Az eszköztárra kitett ikonok sorrendjét is beállíthatjuk, a fel, illetve a le nyilakkal. A párbeszédablak alján adhatjuk meg azt is, hogy a képernyőn hol jelenjen meg az eszköztár. (A gyorselérésű eszköztár megjelenítése a menüszalag alatt) Érdemes megjegyezni az gyorselérésű eszköztárral kapcsolatosan azt is, hogy a jobboldali nyílára kattintva a megjelenő menü segítségével nemcsak további ikonokkal lehet bővíteni, hanem az eszköztár helyét is meg lehet változtatni, illetve itt is lehet kicsinyíteni a menüszalagot ikonállapotúra. A program kényelmesebb használata érdekében a 6. ábra szerint végezze el A gyorselérésű eszköztár beállítását az Ön programjánál is! 17
5. A Szerkesztőléc A menüszalag és a gyorselérésű eszköztár alatt találjuk a Szerkesztőlécet. A soron az aktuális cellatartalom jelenik meg. Mint a neve is utal rá, itt lehet módosítani, szerkeszteni a cella tartalmát. 7. ábra. A szerkesztőléc. Ha a cellába adatfelvitel történik, akkor az aktuális cellatartalom előtt kis ikonok jelennek meg, amelyek az adatbevitel érvényesítésével kapcsolatosak. A szerkesztőléc bal oldali szövegdobozában található az aktuális cella hivatkozása, azaz a cella címkéje. Ez a mező szolgál még a tartománynevek megadására is. Az adatbevitelnél a pipa megfelel az ENTER billentyűnek, míg ha nem akarjuk érvényesíteni az adatbevitelt vagy a módosítást, akkor az áthúzott ikonra kell kattintani, ami az ESC billentyű megfelelője. Az f x szimbólum vagy ikon a függvények beszúrását teszi lehetővé. A Szerkesztőléc jobb oldalán találjuk a Szerkesztőléc kibontása/összezárása ikont, amivel a szerkesztőléc magassága megnövelhető, illetve összezárható. Ez a méretállítási lehetőség nagy segítségünkre szolgál a többsoros cellatartalmak megjelenítésénél. 6. A Dokumentumablak Ezt a következő 2.4-es fejezetcím alatt részletezzük. 7. Az Állapotsor A táblázatkezelő programablakának legalsó sorát státuszsornak vagy más néven állapotsornak nevezzük. Ebben a sorban a kiválasztott paranccsal vagy a folyamatban lévő művelettel kapcsolatos információk jelennek meg. Az Excel 2007-ben az állapotsor jobboldalán találhatók még a dokumentum különböző nézeteinek a beállítására szolgáló gombok, valamint a nagyítás, illetve kicsinyítés mértékét beállító csúszka is. 2.4 A DOKUMENTUMABLAK ÉS RÉSZEI A felhasználó számára a valóságos munkaterületet a dokumentumablak alkotja. A táblázatkezelő alatt a dokumentumablakban megjelenő állományt munkafüzetnek nevezzük. A munkafüzet ugyanúgy, mint a valós életben is, munkalapokból áll. A következő ábra egy dokumentumablakot mutat be az Excel 2007 táblázatkezelőben. 18
8. ábra. A dokumentumablak részei. A sor és az oszlop közös része a cella, a munkalap táblázatának legkisebb adattárolási egysége. Mivel az oszlopokra és a sorokra gyakran kell hivatkoznunk, azonosításukra egységes rendszert vezettek be. A sorok azonosítására számokat használunk, míg az oszlopokra az angol ábécé betűit. Egy cella címe mindig az őt meghatározó oszlop és sor azonosítójának összetételével keletkezik. A dokumentumablakot mutató ábrán az egérmutató az A1- es hivatkozású (cellacímkéjű) cellán áll. Az adatbevitel szempontjából ezt a cellát aktív cellának nevezzük. A táblázatkezelőben más azonosítási forma is használható, de ezt általában nem használjuk. Ilyenkor a sorokat és az oszlopokat is számokkal jelöljük. Az előbb említett A1-es cellahivatkozásnak ebben a rendszerben az O1S1 felel meg, ami értelemszerűen az első oszlop és az első sor által meghatározott cellát jelenti. (Általánosan: O+oszlopszám+S+Sorszám. Az ilyen típusú hivatkozásnak a kiválasztását, a beállítását az Office menühöz tartozóan Az Excel beállításai alatt a Képletek lapon találjuk.) Az oszlopok és a sorok száma minden táblázatkezelőben korlátozott. Az Excel 2007- ben 163 800 oszlop és 1 048 576 sor áll rendelkezésre. A gyakorlatban azonban a memória szűkössége miatt ezt nem tudjuk teljes egészében kihasználni. A sorazonosító és az oszlopazonosító találkozásánál lévő téglalapot Kijelölő téglalapnak nevezzük. A munkalap összes cellájának a kijelölésére használjuk, ha az elvégzendő műveletet vagy több műveletet a munkalap valamennyi cellájára szeretnénk érvényesíteni. A dokumentumablak alján láthatjuk a munkalapfüleket, azokon az egyes munkalapok neveit. Amíg a munkalapnak nevet nem adunk Munka1, Munka2, Munka3 elnevezésűek. Tőlük balra vannak a munkalapok közötti lapozást szolgáló Lapozó gombok. A dokumentumablak jobb oldali és alsó szélén találhatók a függőleges, illetve vízszintes gördítősávok, a megszokott három elemmel. A két szélén lévő nyilak segítségével lehet a táblázatunkban a két irányú mozgást megvalósítani (felfelé-lefelé, illetve bal- és jobbol- 19
dali mozgásokat.). Mindkét gördítősáv felső-, illetve baloldali alsó részén fontos eszközök találhatók. Ezek a Megosztó vonalak, amelyek segítségével függőleges és vízszintes irányban a dokumentumablak felosztható, így a munkalap különböző, egymástól távol eső tartományai szerkeszthetők egyszerre a képernyőn. A táblázatkezelőben a munkánk során gyakran használjuk a tartomány fogalmat. Mit jelent ez a fogalom? A táblázatkezelő alatt minden, szomszédos cellából álló, négyszög alakú területet tartománynak (vagy blokknak) nevezünk. (A 9. ábrán egy kijelölt tartományt szemléltetünk.) 9. ábra. A tartomány kijelölése. A tartomány kijelölése egérrel úgy történt, hogy a B2-es cellára álltunk, és lenyomva tartott bal oldali egér-gomb mellett elmozgatjuk az egeret a D5-ös celláig, ahol felengedtük a baloldali gombot. A tartományokat is azonosítani kell, ugyanúgy, mint a cellákat, a sorokat és az oszlopokat. A tartományhivatkozás megadásához ugyanazokat a cellákat használjuk, amelyeket a kijelölésükkor. A fenti tartományra úgy hivatkozhatunk, hogy megadjuk a bal felső cellájának a címkéjét, ami B2, ezt közvetlenül egy kettőspontnak kell követnie, majd a jobb alsó sarokcella hivatkozást, azaz D5-öt adjuk meg. Tehát az ábrán kijelölt tartomány a B2:D5 tartományhivatkozással adható meg (megadható még az ezzel ekvivalens másik sarokcímkékkel is: pl.: D2:B5 stb.). A fenti tartományfogalom alapján, mit mondhatunk a táblázatkezelő soraira, illetve oszlopaira? Valójában azok is tartományok, mégpedig a sor az egymás melletti cellák tartománya, az oszlop pedig az egymás alatti cellák tartománya. Ha egy tetszőleges oszlop (sor) valamennyi cellájára akarunk hivatkozni, mint tartományra, akkor az oszlopazonosító betűit adjuk meg (illetve a sorazonosító számait), az elválasztó karakter ekkor is a kettőspont. Például a B oszlop valamennyi cellájára az alábbi módon hivatkozhatunk: B:B (vagy a harmadik sorra a 3:3 hivatkozással). 20
2.5 A PARANCSADÁS LEHETŐSÉGEI A parancsadásnak az Excel 2007 táblázatkezelő program használata során is több lehetősége van: A parancsadásnak a leggyorsabb módja, ha a művelet elvégzéséhez a menüszalagon a megfelelő ikonra kattintunk, illetve az ikon csoportjához tartozó párbeszédablak megjelenítése nyílra kattintva a megjelenő ablakban paraméterezzük a parancsot. A helyi menü vagy más néven gyorsmenü azon a helyen jelenik meg, ahol az egér jobb gombjával kattintunk innen származik a kurzormenü elnevezés is. A menüben csak az abban a szituációban használatos parancsok jelennek meg. 10. ábra. Helyi menü vagy a Minipult használata. Az Excel 2007-ben a beállítástól függően a helyi menü mellett, megjeleníthető az ún. Minipult is. ( Ha Az Excel beállításai alatt a Népszerű elemek között a megjelenítését kiválasztottuk.) Ha valakit zavar ez az üzemmód, akkor az említett helyen kikapcsolható. A parancsadás másik lehetősége, amikor parancsokhoz rendelt forróbillentyűkkel történik a művelet végrehajtása. Ilyenkor billentyűt vagy billentyűkombinációkat használunk (pl.: F4 billentyű használata, CTRL+C stb.). 21
2.6 ADATBEVITEL A CELLÁKBA, A CELLATARTALOM MÓDOSÍTÁSA Az adatbevitel első lépése mindig az, hogy a cellakijelölőt a kiválasztott cellára visszük, majd begépeljük a kívánt adatot. Azt a cellát, amelyiken a cellakijelölő áll, aktív cellának nevezzük, ezt a program a cella körül elhelyezkedő vastagabb kerettel jelzi. Az adatbevitel érvényesítéséhez a billentyűzetet célszerű használni. Ha az egymás alatti cellákba gépeljük az adatokat, akkor az ENTER billentyűt használjuk vagy a lefelé mutató kurzormozgató billentyűt, mert ilyenkor az alapbeállítás szerint az aktuális cella eggyel lejjebb ugrik. Az egymás melletti cellák adatbevitele esetén a TAB billentyűt célszerű megnyomni vagy a jobb oldali kurzormozgató billentyűt, mert ilyenkor beviteli kurzor a szomszédos jobb oldali cellára ugrik. Ha javítani szeretnénk a cellában, akkor a visszalépéshez a SHIFT+TAB billentyűkombinációt használjuk. A cellakijelölővel meghatározott cella tartalmának törléséhez a DELETE billentyűt kell használni. Egyszerre nemcsak egy cella tartalma törölhető, hanem több cellából álló tartományé is. Kijelölés után ugyancsak a DELETE billentyűvel törölhető a tartalmuk. 2.7 AZ ADATBEVITELT SEGÍTŐ ESZKÖZÖK (KITÖLTÉS) Munkánkat nagymértékben gyorsíthatja, ha az adatbevitelhez a kitöltés vagy más néven a feltöltés lehetőségeit használjuk. A cellatartomány sorozattal való feltöltésének legegyszerűbb fajtája, amikor egy számtani sorozatot szeretnénk képezni az egymás alatti vagy az egymás melletti cellákban. Megadjuk a sorozat első két elemét, majd kijelöljük a két cellát, és a kitöltő fület lehúzzuk annyi cellán keresztül, ahány elemet szeretnénk megjeleníteni. A feltöltést segíti, hogy a szövegdoboz mindig mutatja az aktuális értéket. Dátum vagy idősor esetén is ugyanígy járunk el: megadjuk az első két dátumot (időpontot), ebből a program megállapítja a különbséget, és a két érték kijelölése után feltöltjük a cellatartományt. Ugyanez a módja az idősorozattal történő feltöltésnek is. A két időpont megadása után a fentiekben leírt módon végezhető el. 11. ábra. Kitöltés számtani sorozattal. Ha a számtani sorozat eggyel növekvő, akkor nem szükséges két elemet megadni, az első elem megadása után a CTRL nyomása mellett feltölthetjük a kitöltő fül megfogása után a számtani sorozatot. Ha a dátumsorozatot az egymást követő napokkal szeretnénk feltöl- 22
teni, akkor megadjuk a kezdő dátumértéket és a kitöltő fül megfogása után húzzuk le az egeret. A sorozatokkal történő kitöltésekre lát példákat az alábbi ábrán! 12. ábra. Példák a kitöltésekre. 2.8 CELLACÍMKÉK, CELLAHIVATKOZÁSOK TÍPUSAI A cellahivatkozásoknak fontos szerepük van a táblázatkezelőben. A képletek, függvények megadásánál cellahivatkozásokat használunk, és azok másolásakor, áthelyezésekor fontos, hogy a program a kiszámítandó értékeket mindig a megfelelő cellahivatkozások alapján számolja ki. A táblázatkezelőben három féle cellahivatkozás létezik: a relatív, az abszolút és a vegyes cellahivatkozás. 13. ábra. A cellahivatkozások típusai A megadott példákból látható, hogy a $ jellel adható meg az abszolút hivatkozás. Az egyes típusok jellemzőit a következőkben egy-egy példa segítségével mutatjuk be! Vigyük be a munkalap megfelelő celláiba az ábrán látható adatokat, illetve a C4-es cellába adjuk meg az =A1+5 képletet! 23