Számítástechnika II jegyzet Gazdasági agrármérnök, Vidékfejlesztési agrármérnök Szerkesztette: Szilágyi Róbert, Lengyel Péter Verzió 1.0 I. rész. 1. Bevezetés az Excel program használatába Office XP 1.1. Bevezető A Microsoft Excel XP a Microsoft Office XP programcsomag része, de önálló termékként is megvásárolható. Az Excel XP napjaink egyik legelterjedtebb táblázatkezelő programja. Segítségével könnyedén elvégezhetjük a napi munka során felmerülő számítási vagy nyilvántartási feladatok jelentős részét. Egyszerű utasításokkal készíthetünk adatnyilvántartásokat, kimutatásokat, majd ezekből diagramokat szerkeszthetünk. 1.2. A program indítása Az Excel táblázatkezelő program indításához használjuk a Start menü Programok» Microsoft Excel parancsát. Beállításoktól függően a program indításához használhatjuk még a Munkaasztalon vagy a Tálcán található parancsikont is. 1.3. Excel ablakának részei A következő képen az Excel program megnyitása után megjelenő ablakot láthatjuk.
A menüben az Excel valamennyi parancsát és beállítási lehetőségét csoportosított formában érhetjük el. Alaphelyzetben az Office XP az egyes menükben csak az általunk leggyakrabban használt parancsok listáját jeleníti meg. A teljes parancslista megjelenítéséhez kattintsunk a menü legalján látható lefelé mutató dupla nyílra. Az eszköztárak gombjainak segítségével az Excelben általánosan használt parancsokat érhetjük el. Az eszköztárak a menükhöz hasonlóan a leggyakrabban használt parancsok gombjait mutatják először. A további gombok az eszköztár végén található nyílra kattintva érhetők el. Az eszköztárak megjelenítéséhez vagy elrejtéséhez használjuk a Nézet menü Eszköztárak almenüjében található lehetőségeket.
Alaphelyzetben az Excel ablakban a Szokásos és a Formázás eszköztár, illetve az Office XPben megjelent munkaablak látható. A Szokásos eszköztár gombjainak használatával a munkánk során leggyakrabban használt műveleteket végezhetjük el. A Formázás eszköztáron a táblázatba bevitt adatok formátumozásához szükséges parancsokat érhetjük el. A munkaablak a dokumentumok betöltésében, helyreállításában, a keresésben, a ClipArt ábrák és a Vágólap kezelésében nyújt segítséget. A vízszintes és függőleges gördítősávok segítségével könnyedén mozoghatunk a táblázatban. Az Excel programmal végzett munkánk során egy úgynevezett munkafüzetben dolgozunk. Munkafüzetnek nevezzük az Excel használata során létrehozott állományokat. A program indításakor mindig egy üres munkafüzetet nyit meg. Az Excel XP munkafüzete alaphelyzetben három munkalapból áll. A munkalapok között a lapok alján található fülek segítségével válthatunk. Az éppen használatban lévő munkalap neve félkövér (vastagított) betűvel szedve látható. Előfordulhat, hogy munkafüzetünkben annyi munkalappal dolgozunk, hogy nem mindegyik látható az ablakban. Ilyenkor a munkalapokat tartalmazó sávon való mozgásra a lapfüleket gördítő nyilakat használhatjuk. A munkalap fülenként való gördítéséhez kattintsunk a vagy gombra. A munkalapok listájának elejére a gomb, a végére a gomb segítségével ugorhatunk. A munkalapok sorokból és oszlopokból állnak. A sorokat számokkal, az oszlopokat betűkkel jelöli az Excel. A sorok és oszlopok metszéspontjait celláknak nevezzük. A táblázat készítésekor az adatokat a cellákba visszük be. Egy cellára oszlopának betű és sorának szám azonosítójával hivatkozhatunk. Egy munkalap mindig 256 oszlopot és 65536 sort tartalmaz. A Szerkesztőléc elején látható Név mező alapesetben az aktív cella hivatkozását vagy egy cellatartomány nevét tartalmazza, de munkánk során más információk is megjelenhetnek benne. Az aktív cella oszlop- és sorcímkéje kidomborodva, félkövér betűvel szedve látható. A név mezőtől jobbra lévő rovatban az aktuális cellába beírt adatok jelennek meg.
Az Állapotsoron a munkalapon folyamatban lévő műveletről, egyes üzemmódok bekapcsolt állapotáról, illetve egy kiválasztott gomb vagy menüparancs funkciójáról kaphatunk információt. Az Excelben négy különféle üzemmódban Kész, Beírás, Szerkesztés vagy Hivatkozás dolgozhatunk. Üzemmódtól függően más-más műveletek elvégzésére van lehetőségünk. Az aktuális üzemmódot az Állapotsor bal oldalán olvashatjuk le. Az ablakvezérlő gombok segítségével átméretezhetjük, vagy bezárhatjuk az Excel, illetve az egyes munkafüzetek ablakait. A felsorolt elemek részletes használatát a későbbiekben ismertetjük. 2. A táblázatkezelés első lépései 2.1. Munkafüzet megnyitása Egy korábban létrehozott munkafüzet megnyitásához használjuk a Szokásos eszköztár Megnyitás gombját vagy a Fájl menü Megnyitás parancsát, illetve a CTRL+O billentyűkombinációt. A megjelenő Megnyitás párbeszéd panelen lépjünk be a megnyitni kívánt munkafüzetet tartalmazó mappába. Az aktuális mappában található munkafüzetekről a Nézetek gomb lenyíló menüjében található Nagy ikonok, Kis ikonok, Lista, Részletek, Tulajdonságok, Minta, Miniatűrök, Webnézet nézetek segítségével különféle információkat tudhatunk meg. Jelöljük ki a megnyitni kívánt munkafüzetet, majd kattintsunk a Megnyitás gombra. Több munkafüzet együttes megnyitásához a Megnyitás panelen a CTRL, illetve SHIFT billentyű nyomva tartása mellett jelöljük ki a megnyitni kívánt állományokat, majd kattintsunk a Megnyitás gombra. TIPP A megnyitást a munkafüzet nevére duplán kattintva is kezdeményezhetjük. Amennyiben egy jelszóval védett munkafüzetet kívánunk megnyitni, az Excel automatikusan rákérdez a jelszóra. Ha a jelszó csak a módosítást korlátozza, a munkafüzet az Olvasásra gomb segítségével nyitható meg, de módosított munkafüzetünket új néven kell elmenteni.
2.2. Új munkafüzet létrehozása Új munkafüzet létrehozásához kattintsunk a Szokásos eszköztár Új dokumentum gombjára. Ha a munkafüzetet egy sablon alapján szeretnénk létrehozni, kattintsunk a Fájl menü Új dokumentum parancsára, és a megjelenő munkaablakban válasszuk az Általános sablonok hivatkozást. A sablonok az Új dokumentum párbeszéd panelen típusonként csoportosítva jelennek meg. Üres munkafüzet létrehozásához válasszuk a panel Általános fülén található Munkafüzet elemet. Az üres munkafüzeteket az Excel mindig a normál sablon alapján hozza létre. Egyes sablonok a feladatok automatizálására úgynevezett makroprogramokat tartalmazhatnak. A makrók azonban lehetővé teszik rossz szándékú műveletsor lefuttatását is. Az ilyen típusú makroprogramot leggyakrabban makrovírusnak nevezik. A károkozás elkerülése érdekében minden makroprogramot tartalmazó fájl megnyitásakor lehetőségünk van a makrók futtatásának letiltására. Ezt abban az esetben célszerű elvégezni, ha a fájl nem megbízható forrásból származik. Új munkafüzet létrehozására használhatjuk a munkaablak Új munkafüzet lapját is, amelyet a munkaablak címsorának 6 További munkaablakok ikonjára kattintva megjelenő menüből választunk ki. Ha bejelöljük az Indításkor jelenjen meg ez a panel jelölőnégyzetet, akkor az Excel betöltése után azonnal megjelenik a munkaablak. 2.3. Munkafüzet mentése Munkafüzetünk háttértáron történő tárolását a Szokásos eszköztár Mentés gombjával vagy a Fájl menü Mentés parancsával kezdeményezhetjük. Egy korábban már elmentett munkafüzet mentésekor az új változat automatikusan felülírja a munkafüzet korábbi példányát. Ha egy újonnan létrehozott munkafüzet mentését kezdeményezzük, a megjelenő Mentés másként párbeszéd panelen meg kell határoznunk, hogy a munkafüzetet milyen néven és melyik mappába szeretnénk elmenteni. Mentés másként A Fájl menü Mentés másként parancsának használatakor minden esetben lehetőségünk van a mentésre szánt munkafüzet nevét, valamint a meghajtót és a célmappát megadni vagy megváltoztatni. Ha a munkafüzetet korábban már elmentettük, más néven vagy más helyre történő mentése esetén a munkafüzet korábbi példánya a korábbi nevén és helyén változatlanul megmarad. A Mentés másként panelen először határozzuk meg a célmappát, majd a fájlnév rovatban adjuk meg a munkafüzet nevét. A művelet befejezéséhez kattintsunk a Mentés gombra.
Mentés sablonként Amennyiben elkészült táblázatunkat több más táblázat alapjául is szeretnénk felhasználni, a Fájl menü Mentés másként parancsa segítségével munkafüzetünket sablonként is elmenthetjük. Ezután e sablon alapján bármikor új táblázatot hozhatunk létre a Fájl menü Új dokumentum parancsa segítségével. A munkafüzet sablonként való mentéséhez válasszuk a Mentés másként párbeszéd panel Fájltípus legördülő listájának Sablon elemét. Ekkor az Excel automatikusan átlép a Sablonok mappába. Ahhoz, hogy a sablon a későbbiekben hozzáférhető legyen, ebbe a mappába vagy szükség esetén ennek egy almappájába mentsük el. Az egyes sablonok kategorizálására a Sablonok mappában mi is létrehozhatunk almappákat. Az egyes almappákba mentett sablonok az Új dokumentum párbeszéd panelen önálló fülekként jelennek meg. A sablonoknak az Excel mentéskor az.xlt kiterjesztést adja. Mentés más formátumban A Fájl menü Mentés másként parancsa segítségével a fájlokat más programokban való felhasználás céljából többféle formátumban is elmenthetjük. Más formátumokban történő mentéskor a különböző fájlformátumok eltérő tulajdonságai miatt a táblázat egyes formátumozásai, illetve a képletek elveszhetnek. Ezért célszerű előbb a táblázatot a jelenlegi állapotában az alapértelmezett Microsoft Excel munkafüzet formátumban elmenteni, majd a más formátumban való mentés után a táblázatot bezárni, és a további munkához az eredetileg elmentett verziót megnyitni. Amennyiben az elkészült táblázatot az Excel korábbi verziójában szeretnénk használni, válasszuk ki a Fájltípus legördülő lista elemei közül a megfelelő verziót. Ha a Microsoft Excel munkafüzet elemek valamelyikét választjuk, a teljes munkafüzet mentésre kerül. A Microsoft Excel munkalap választása esetén csak az aktuális lap tartalmát menti el a program. Táblázatunk más táblázat- és adatbázis-kezelő programok számára kezelhető formátumban is elmenthető. A Lotus 1-2-3 táblázatkezelő számára érthető formátum mentéséhez válasszuk a WKS, WK1, WK3 vagy WK4 formátumokat. A Quattro Pro táblázatkezelő számára mentsük a fájlt WQ1 formátumban. A dbase adatbázis-kezelő programban való felhasználáshoz válasszuk a DBF formátumok valamelyikét. Amennyiben a táblázat tartalmát szöveges formátumban mentjük el, azt a legtöbb szövegszerkesztő program segítségével megnyithatjuk, illetve számos táblázatkezelő vagy adatbázis-kezelő programba importálhatjuk. Szöveges formátumban való mentéshez válasszuk a Tabulátorral tagolt(txt), Unicode-os szöveg(txt), CSV(CSV) vagy Formázott szöveg(prn) listaelemek valamelyikét. Szöveges formátumban való mentéskor csak a munkafüzet aktuális lapja kerül elmentésre, a táblázatban alkalmazott képletek és formátumozások elvesznek.
Táblázatunk interneten való közzétételéhez a Fájltípus lista Weblap listaelemének választásával, vagy a Fájl menü Mentés weblapként parancsa segítségével HTMLformátumban is elmenthetjük azt. A fájl weblapként való mentése esetén a Mentés másként párbeszéd panel kiegészül a Mentés csoporttal, ahol kiválaszthatjuk, hogy a teljes munkafüzet vagy csak az aktuális weblap mentését kérjük. Az aktuális weblapot interaktív formátumban is elmenthetjük, ami lehetővé teszi, hogy a felhasználók módosítsák, kiegészítsék a weblap celláinak tartalmát, illetve a táblázatot a weblapról az Excelbe másolhatják. A Közzététel gombra kattintva megjelenő párbeszéd panelen további beállításokat adhatunk meg a weben való közzététellel kapcsolatban. Mentés jelszóval Idegen felhasználók munkafüzethez való hozzáférését a munkafüzet megnyitásának vagy módosításának jelszóhoz kötésével korlátozhatjuk. A jelszó beállításához kattintsunk a Mentés másként panel Eszközök gombjára, és válasszuk a legördülő menü Beállítások parancsát. A munkafüzet megnyitásához és módosításához szükséges jelszavakat a Mentési beállítások párbeszéd panel Közös használat esetére csoportjában határozhatjuk meg. Ha a Jelszó betekintéshez rovat kitöltésével a megnyitást kötjük jelszóhoz, a munkafüzet tartalmának megtekintésére és módosítására csak azon felhasználóknak van lehetőségük, akik a jelszót ismerik. MEGJEGYZÉS Az ily módon védett munkafüzeteknek csak a megtekintését korlátozhatjuk, ez a módszer törlés, másolás, áthelyezés és egyéb fájlműveletek ellen nem nyújt védelmet. Ha a Jelszó a módosításhoz rovat kitöltésével a munkafüzet módosítását kötjük jelszóhoz, a munkafüzetet bármely felhasználó megnyithatja és módosíthatja, de az eredeti fájl felülírására csak a jelszó ismeretében van lehetősége. A jelszó ismerete nélkül a módosított munkafüzetet más néven kell elmenteni. A jelszó maximum 15 karakter hosszúságú lehet, tetszőleges írásjeleket tartalmazhat, valamint megkülönböztetetten kezeli a kis- és nagybetűket. A begépelt karakterek soha nem jelennek meg a képernyőn, helyettük * (csillag) jelek láthatók. A Speciális gombra kattintva beállíthatjuk a titkosítás típusát is. A beállítások jóváhagyásához kattintsunk az OK gombra.
Ezután az esetleges gépelési hibák elkerülése érdekében meg kell erősítenünk a megadott jelszót vagy jelszavakat. A megerősítés a jelszó ismételt begépelésével történik. Amennyiben a megerősítésként begépelt jelszó nem egyezik meg az eredetileg begépelt jelszóval, akkor a jelszó megadását és megerősítését meg kell ismételnünk. A jelszó megerősítése után visszatérünk a Mentés másként párbeszéd panelre. A jelszó rögzítéséhez kattintsunk a Mentés gombra. Jelszó törlése Egy korábban megadott jelszó törlése a jelszó beállításához hasonlóan a jelszómezők 2.4. Más programból származó fájl megnyitása Az Excel saját munkafüzeteinek megnyitásán kívül lehetőséget biztosít számunkra más programokból származó adatok beolvasására, és Excel munkafüzetté való konvertálására is. Más fájlformátum beolvasásához kattintsunk a Fájl menü Megnyitás parancsára, és válasszuk ki a megfelelő fájlformátum nevét a Fájltípus legördülő listából. 2.5. Szöveges fájlok importálása Amennyiben egy táblázat- vagy adatbázis-kezelő program adatainak beolvasását az Excel nem támogatja, próbáljuk meg a fájlt az adott programban szöveges formátumban elmenteni. Szöveges formátumú fájl importálásához válasszuk a Megnyitás párbeszéd panel Fájltípus legördülő listájának Szövegfájlok listaelemét.
Mivel a szöveges fájlok tartalmának értelmezéséhez az Excelnek segítségre van szüksége, megjelenik a képernyőn a Szövegbeolvasó Varázsló párbeszéd panel, amelyen három lépésben beállíthatjuk a szöveges fájl Excel táblává konvertálásának legfontosabb paramétereit. Az első lépésben a beolvasandó fájl általános jellemzőit kell megadnunk. Az eredeti adat típusa csoportban a fájlban található információk tagolási módját kell beállítanunk. A Tagolt rádiógomb választása esetén az Excel úgy tekinti, hogy az egyes adatmezők között adott határolójelek vessző, tabulátor stb. találhatók, míg a Fix széles rádiógomb választása esetén azonos szélességű oszlopokba rendezett adatokkal dolgozik a program. A Beolvasás első sora rovat segítségével a fájl első néhány sorát kihagyhatjuk a feldolgozásból, amennyiben azok felesleges információkat tartalmaznak. A megfelelő sor számát a panel alsó felén látható lista segítségével könnyen leolvashatjuk. A fájl eredete legördülő lista segítségével a fájlban használt karakterkészletnek megfelelő kódlapot kell kiválasztanunk. A megfelelő kódlap kiválasztásában ismét a panel alsó részén látható lista van segítségünkre. Itt elsősorban az ékezetes betűk helyes megjelenítésére kell ügyelnünk. A második párbeszéd panel tartalma attól függ, hogy az első lépésben tagolt vagy azonos szélességű oszlopokból álló szövegfájl importálását választottuk -e. Tagolt szövegfájl importálása esetén a szövegrészek elválasztására szolgáló határolójeleket kell kiválasztanunk. Fix szélességű oszlopokat tartalmazó szövegfájl esetén oszlophatároló jelek elhelyezésével az egyes oszlopok szélességét kell meghatároznunk. Új oszlophatároló jel létrehozásához kattintsunk a vonalzó vagy a lista megfelelő pontjára. Egy oszlophatároló jel törléséhez kattintsunk duplán az adott vonalra. A határolójeleket a Fogd és vidd módszerrel helyezhetjük át. A harmadik lépésben az egyes oszlopokban található adattípusok értelmezését állíthatjuk be. Az adattípus kiválasztásához kattintsunk a megfelelő oszlopra, majd válasszuk ki az adattípust az Az oszlop adattípusa csoport rádiógombjai segítségével. Az Általános rádiógomb választása esetén az Excel megpróbálja az adattípust automatikusan megállapítani. A Szöveg rádiógomb választása esetén az oszlop tartalmát szöveges adatként kezeli az Excel. A Dátum opció választása esetén a rádiógomb melletti legördülő listában kiválasztott elemnek megfelelő formátumú dátumértékként próbálja a program értelmezni az adatokat. Az oszlop kihagyása rádiógomb választása esetén az oszlop tartalma nem kerül beolvasásra. Az Irányított gombra kattintva megjeleníthető párbeszéd panel segítségével a tizedesek, illetve az ezres csoportok elválasztására használt írásjeleket állíthatjuk be. A Szövegbeolvasó Varázsló párbeszéd panel Befejezés gombjának használata után az importált tábla megjelenik a képernyőn.
Ezután célszerű az adatokat a Fájl menü Mentés másként parancsával Microsoft Excel munkafüzet formátumban elmenteni. 2.6. Ablaktábla rögzítése Az alapvető fájlműveleteken túl a program lehetőséget nyújt a munkafüzetablakokkal végzett különböző műveletek megvalósítására is. Nagyméretű táblázatok készítése és használata során a táblázat áttekintését megkönnyíthetjük az Ablaktábla rögzítése funkció használatával. Ennek segítségével elérhetjük, hogy a táblázat első sorai és oszlopai mindig láthatóak maradjanak a képernyőn a szöveges sor- és oszlopazonosítók állandóan látszanak, és azok megkereséséhez nem kell a munkalapot gördíteni. Első lépésként jelöljünk ki egy cellát, sort vagy oszlopot. A kijelölés fölötti sorok, illetve a tőle balra eső oszlopok kerülnek rögzítésre. Ha az A1 cellában állunk, akkor a program az ablaktáblát középen osztja ketté. Adjuk ki az Ablak menü Ablaktábla rögzítése parancsát. Ezután a kiválasztott oszlopok és sorok a táblázat görgetése közben is láthatóak maradnak a képernyőn. A görgetés után az első két sor látható maradt. Az ablaktáblák rögzítésének megszüntetéséhez válasszuk az Ablak menü Ablaktábla feloldása parancsot. 2.7. Ablak felosztása Az ablak felosztása funkcióval táblázatunk ablakát kettő vagy négy, egymástól függetlenül görgethető részre oszthatjuk. Így lehetőségünk van egy nagyobb táblázat különböző részeit a képernyőn egyszerre áttekinteni. Az ablak területének vízszintes felosztásához álljunk a táblázat első oszlopának tetszőleges cellájába. Az Ablak menü Felosztás parancsával az Excel a cellakurzor feletti sorban osztja ketté az ablakot. Az első sor egy tetszőleges cellájára állva az ablakot függőlegesen oszthatjuk ketté a cellakurzortól balra eső oszlopban. A táblázat bármely más cellájában állva az ablakot négy részre oszthatjuk. A felosztás arányát az osztósávok húzásával módosíthatjuk. A felosztást elvégezhetjük a függőleges gördítősáv felső, illetve a vízszintes gördítősáv jobb szélénél látható osztósáv húzásával is.
A felosztás megszüntetéséhez kattintsunk az Ablak menü Felosztás megszüntetése parancsára. MEGJEGYZÉS Minthogy a felosztott ablak minden ablakrészének tartalma önállóan görgethető, előfordulhat, hogy ugyanaz a terület több ablakrészben is megjelenik. Ilyenkor ne ijedjünk meg, ha egy cella módosítása egyszerre több helyen látható. 2.8. Egy munkafüzet megjelenítése több ablakban Előfordulhat, hogy egy munkafüzet több lapját egyszerre szeretnénk látni a képernyőn. Ezt a munkafüzet több ablakban történő megjelenítésével érhetjük el. A munkafüzet új ablakban való megjelenítéséhez kattintsunk az Ablak menü Új ablak parancsára. A megnyitott munkafüzet különböző ablakaihoz az Excel egy sorszámot rendel, melyet az ablakok címsorában a munkafüzet nevétől kettősponttal elválasztva láthatunk. A megnyitott ablakok között az Ablak menü vagy a Tálcán látható címkék segítségével választhatunk. Az ablakok egyidejű megjelenítéséhez kattintsunk az Ablak menü Elrendezés parancsára. A megjelenő párbeszéd panelen válasszuk ki az elrendezés módját. Ezután a munkafüzet minden ablaka látható lesz a képernyőn. Ezekben az ablakokban egymástól függetlenül megváltoztathatjuk a nézetet vagy a nagyítást, de a szerkesztőműveletek és a formátumok a munkafüzet minden ablakában egyaránt megjelennek. Ha az ablakok közül szeretnénk egyet bezárni a munkafüzet többi ablakának bezárása nélkül, a Fájl menü Bezárás parancsa helyett használjuk a Bezárás ablakvezérlő gombot. Az ablakvezérlő gombok csak az aktív ablak címsorán láthatók. 2.9. Munka több munkafüzettel Több munkafüzet megnyitásával lehetőségünk van azok egyidejű használatára is. Így kényelmesen másolhatunk vagy helyezhetünk át adatokat a munkafüzetek között. A munkafüzeteket egymás után is megnyithatjuk, de a Megnyitás párbeszéd panelen a CTRL és a SHIFT billentyűk segítségével egyszerre több munkafüzet nevét is kijelölhetjük.
A megnyitott munkafüzetablakok között az Ablak menü vagy a Tálcán látható címkék segítségével mozoghatunk. Az ablakok elrendezését az Ablak menü Elrendezés parancsára kattintva adhatjuk meg. 2.10. Munkafüzet bezárása Ha befejeztük a munkát, munkafüzetünket bezárhatjuk a Fájl menü Bezárás parancsával vagy a dokumentum ablakának Bezárás gombjára kattintva. Amennyiben a dokumentum még nem mentett módosításokat tartalmaz, akkor az Excel felkínálja a munkafüzet elmentésének lehetőségét. Ha az Igen gombra kattintunk, az Excel a Mentés parancs segítségével elmenti, majd bezárja a munkafüzetet. A Nem gombra kattintva az Excel bezárja a munkafüzetet, de nem menti el a módosításokat. Ha a munkafüzetet se bezárni, se elmenteni nem szeretnénk, használjuk a Mégse gombot, ekkor tovább dolgozhatunk a munkafüzeten. 2.11. Keresés a Súgóban Az Excelben a különféle feladatok megoldásához, a program funkcióinak vagy parancsainak használatához, illetve egyes fogalmak megértéséhez segítséget kérhetünk az erre a célra beépített eszköz, a Súgó segítségével. A Súgó megjelenítéséhez használjuk a Súgó menü Microsoft Excel súgója parancsát, a Szokásos eszköztár Microsoft Excel Súgója gombját, vagy kattintsunk a megjelenő Office Segédre. Ha az Office Segéd aktív, a Súgó Tartalomlapja nem jelenik meg automatikusan. A Tartalomlap megjelenítéséhez kattintsunk a Megjelenítés gombra. A Súgót két módon használhatjuk. Az egyik esetben a Súgóban szereplő témakörök listájában kereshetünk, míg a másik esetben műveletvégzés közben az adott feladathoz kérhetünk konkrét segítséget. A súgótémakörök megjelenítéséhez kattintsunk a Súgó Tartalom fülére. Ekkor a Súgó tartalomjegyzéke jelenik meg a képernyőn.
A tartalomjegyzék egy kézikönyv-gyűjteményként értelmezhető. Az egyes könyvek ( ) különböző témaköröket, a lapok ( ) konkrét segítő szövegeket tartalmaznak. Az egyes témaköröket dupla kattintással vagy a témakör mellett megjelenő plusz jelre kattintva, míg a lapok tartalmát a lap címére egyszer kattintva jeleníthetjük meg. Egyes oldalakon hiperhivatkozásokat találunk, amelyek másik oldalra mutatnak. A felkeresett oldalak között a Vissza és az Előre ikonok segítségével mozoghatunk. A Súgó aktuálisan megjelenített oldalát a Nyomtatás ikonra kattintva nyomtathatjuk ki. A Súgó működésének beállításához kattintsunk a Beállítások ikonra. A Súgó teljes szövegében a Keresés fülre kattintva kereshetünk. Gépeljük be a keresendő kulcsszót vagy kulcsszavakat az Adja meg a keresendő kulcsszót rovatba, majd kattintsunk a Témakörök gombra. A megjelenő témakörök listájából kiválasztott címszóhoz tartozó segítő szöveget dupla kattintással vagy a Megjelenítés gomb használatával lehet megtekinteni.
2.12. Azonnali segítség Egy párbeszéd panel használatához a panel címsorában lévő Súgó gombbal kérhetünk segítséget. Ennek használatakor egerünk formára változik, és a párbeszéd panel egyes elemeire kattintva kapjuk meg a hozzájuk tartozó instrukciókat. A párbeszéd paneleken az F1 billentyű helyzettől függően a Súgó vagy funkcióinak megfelelően működik. gomb 2.13. Office segéd Az Office Segéd igyekszik megválaszolni a munkánk során felmerülő kérdéseinket, segítségével könnyebben elérhetjük az egyes súgótémaköröket. Az Office Segéd bekapcsolásához használjuk a Súgó menü Az Office Segéd megjelenítése parancsát. Az Office Segéd tetszés szerint testreszabható. Ezt legegyszerűbben az egér jobb gombjával az Office Segédre kattintva megjelenő gyorsmenü Segéd kiválasztása parancsával tehetjük meg. A különböző segédek között a Tovább és a Vissza gombok segítségével válogathatunk. A műveletet az OK gombbal fejezzük be. Az Office Segéddel kapcsolatos beállításokat a gyorsmenü Beállítások parancsára kattintva a megjelenő párbeszéd panelen állíthatjuk be.
Az Office Segéd használata csoportban az Office Segéd működésére vonatkozó beállításokat adhatjuk meg. Az Ötletet ad az alábbiakhoz csoportban található eszközök segítségével az Office Segéd működési területeit választhatjuk ki. Az Ötletek visszaállítása gombra kattintva az Office Segéd a korábban már megjelent tippeket újra megjeleníti. A beállításokat az OK gombbal hagyjuk jóvá. 3. Az Excel alapjai 3.1. Adattípusok Az Excelben végzett munkánk során alapvetően kétféle adattípussal dolgozunk. Megkülönböztetünk szöveges és számadatokat. Ha a begépelt adatot az Excel nem tudja számadatként értelmezni, szöveges adatnak tekinti, és alaphelyzetben a cellában balra igazítja. A szöveges adatokkal nem lehet számításokat végezni. A számadatokat az Excel alaphelyzetben a cella jobb oldalához igazítja. A számadatokkal és csak a számadatokkal a későbbiekben tetszőleges számításokat végezhetünk. A számadatok egy speciális fajtája a dátum. A dátumokat a számokkal megegyező módon kezeli az Excel. Számok és dátumok beírásakor ügyeljünk arra, hogy a Windows aktuális területi beállításainak megfelelő tizedesjelet, ezres elválasztót és dátumelválasztó jeleket használjunk. Ha adatbevitelkor nem a területi beállításnak megfelelő jeleket alkalmazunk, az Excel más típusú adatként fogja kezelni a beírt értéket. Képletek beírásakor előfordulhat, hogy egy hibásan alkalmazott jel használatakor hibaüzenettel figyelmeztet minket az Excel.
Néhány speciális karakter pl. E, +, -,, a területi beállításnak megfelelő pénznem jele stb. alkalmazása számadatok esetén is megengedett. Egy viszonylag ritkán használt adattípus a logikai érték. Ez IGAZ vagy HAMIS érték lehet. A logikai értékeket alaphelyzetben középre igazítva jeleníti meg a cellákban az Excel. Az adatok egy speciális fajtája a hibaérték. A hibaértékek általában egy képlet eredményeként, # kettőskereszttel kezdődő szöveges hibaüzenetként jelennek meg a képletet tartalmazó cellában. Például a nullával való osztás hibaértéke a #ZÉRÓOSZTÓ. A hibaértékeket az Excel alaphelyzetben középre igazítja a cellában. 3.2. Mozgás a táblázatban A munkalap cellái között Kész üzemmódban az egér vagy a kurzormozgató billentyűk segítségével lépkedhetünk. Az adatbevitel mindig az aktív cellába történik. Az aktív cella körül vastag fekete keret jelenik meg, melyet cellakurzornak nevezünk. A megfelelő cella kijelöléséhez vigyük az egérmutatót a cellára, és kattintsunk az egér bal gombjával. A következő táblázatban azokat a billentyűket és billentyűkombinációkat láthatjuk, melyek segítségével az egér használata nélkül mozoghatunk a munkalapon. * Az ENTER billentyű használatakor alapesetben lefelé mozoghatunk, de a mozgás iránya átállítható az Eszközök menü Beállítások parancsával megjeleníthető párbeszéd panel Szerkesztés fülén. A gördítősávok segítségével a munkalapon jobbra és balra, illetve felfelé és lefelé mozoghatunk. Ebben az esetben a cellakurzor az eredeti pozíciójában marad. TIPP
A Scroll Lock billentyű bekapcsolt állapota esetén a kurzormozgató nyilak segítségével a gördítősávokhoz hasonlóan mozoghatunk a munkalapon. 3.3. Adatok bevitele és módosítása Az adatbevitel legegyszerűbb módja, hogy a cellakurzorral a kitölteni kívánt cellára állunk, és elkezdjük az adatok begépelését. Ekkor belépünk a Beírás üzemmódba. Ebben az üzemmódban csak folyamatos gépelésre és a BACKSPACE-szel való törlésre van lehetőségünk. Az Excel egyik kényelmi szolgáltatása az Automatikus kiegészítés funkció. Ha a cellába beírt első néhány karakter megegyezik az oszlopban lévő valamelyik cella szövegének kezdetével, az Excel a maradék karaktereket felkínálja. Eltérő szöveget a begépelés folytatásával adhatunk meg. Ebben az esetben az Automatikus kiegészítés funkció által felkínált karakterek eltűnnek. TIPP Az Automatikus kiegészítés funkciót az Eszközök menü Beállítások parancsával megjeleníthető párbeszéd panel Szerkesztés fülén található Cellaértékek automatikus kiegészítése jelölőnégyzet segítségével kapcsolhatjuk ki vagy be. Az adatok rögzítéséhez és a Beírás üzemmódból való kilépéshez üssük le az ENTER, SHIFT+ENTER, TAB, SHIFT+TAB vagy a kurzormozgató billentyűk valamelyikét. A leütött billentyűkombinációtól függően a cellakurzor a lefelé, felfelé, jobbra vagy balra következő cellába lép. Ha a bevitelt a Szerkesztőléc Beírás gombjára kattintva fejezzük be, a cellakurzor helyben marad. A bevitelt megszakíthatjuk, és a cella eredeti tartalmát visszaállíthatjuk az ESC billentyű használatával, vagy a Szerkesztőléc Mégse gombjára kattintva. Ha a cellakurzorral egy kitöltött cellán állunk és gépelni kezdünk, a cella teljes tartalma azonnal felülíródik. Ha a bevitelt az ESC billentyű leütésével vagy a Mégse gomb használatával megszakítjuk, a cella eredeti tartalma megmarad. Egy kijelölt cella teljes tartalmát legegyszerűbben a Kész üzemmódban a DELETE billentyű leütésével törölhetjük. A cella tartalmának utólagos módosítása a Szerkesztés üzemmódban történhet. A Szerkesztés üzemmódba beléphetünk a módosítani kívánt cellára duplán kattintva, a cella kiválasztása után az F2 funkcióbillentyű leütésével vagy a Szerkesztőlécre kattintva. Ilyenkor a cella tartalmát a Word szövegszerkesztőnél megismert módon szerkeszthetjük. Amennyiben szeretnénk kiegészíteni a cella tartalmát, gépeljük be a módosítást a kívánt helyre. Az Excel alaphelyzetben Beszúró módban dolgozik, ilyenkor a begépelt karakterek maguk előtt tolják a kurzortól jobbra eső karaktereket. Az INSERT billentyű leütésekor Átíró módba kapcsolunk, ilyenkor a begépelt karakterek folyamatosan felülírják a kurzortól jobbra eső karaktereket. Átíró módban az Excel mindig kijelöli az átírásra kerülő karaktereket. A bevitel befejezéséhez ebben az esetben is az ENTER vagy ESC billentyűket, illetve a Beírás vagy Mégse gombok valamelyikét használhatjuk.
Különféle adattípusok bevitele Szöveges adatok bevitele a legegyszerűbb. Ezeket az adatokat az Excel általában helyesen felismeri, és szövegként kezeli. Amennyiben a bevitt adatot az Excel mégis más adattípusként értelmezné, a beírni kívánt szöveget kezdjük egy (aposztróf) karakterrel. Az aposztróf karakter nem jelenik meg a képernyőn. Számadatok bevitelekor ügyeljünk a szám helyes, a Windows nemzetközi beállításainak megfelelő formátumban történő begépelésére. Külön ügyeljünk a tizedesjelre, mely a nemzetközi beállításoktól függően vessző vagy pont is lehet. A számok pénznemben történő begépelésénél vegyük figyelembe, hogy az Excel csak a Windows nemzetközi beállításainál megadott aktuális pénznemszimbólumot ismeri fel automatikusan. Dátumérték begépelésénél a számadatokhoz hasonlóan legcélszerűbb a Windows nemzetközi beállításainak megfelelő rövid dátumformátumot követnünk. Logikai érték beírása egyszerűen az IGAZ vagy HAMIS szó begépelésével történhet. 3.4. Az adattípusok viselkedése Munka közben előfordulhat, hogy egy bevitt adat nem fér el a rendelkezésre álló cellában. Ebben a helyzetben a különféle adattípusok különböző módon viselkednek. A szöveges adattípus Ha a begépelt szöveg hosszabb, mint a rendelkezésre álló cella, a szöveg rálóghat a szomszédos üres adatot vagy képletet nem tartalmazó cellákra. A kiinduló cellától jobbra eső cellák, amelyekre a szöveg rálóg, továbbra is üresek maradnak. Ha a szöveg egy kitöltött cellába ütközik, a fennmaradó része nem jelenik meg. Ennek ellenére a kiinduló cellában a teljes szöveg tárolásra kerül. Hosszú számadatok A számformátumtól függően a beírt számadat más-más alakban, formázott módon jelenik meg a cellában, míg a Szerkesztőlécen mindig a cellába beírt eredeti számadatot láthatjuk. A szöveges adatokkal ellentétben a számadatok nem lóghatnak ki a cellából. Túl hosszú számok esetén alaphelyzetben az Excel a megadott számú tizedeseket kerekíti, az egészek számára az oszlopot szükség szerint kiszélesíti. Kikötött oszlopszélesség esetén a sok számjegyből álló számok tudományos formában jelennek meg, például 1,28E+08, melynek jelentése 1,28*10 8, azaz 128 000 000. Amennyiben egy szám egyik formában sem fér el a cellában, az Excel # kettőskereszt jelekkel tölti fel a cellát. Ilyen esetben a beírt szám megjeleníthető az oszlop kiszélesítésével.
Dátumok Dátum beírásakor az Excel az oszlop szélességét szükség szerint kiszélesíti. Amennyiben kötött oszlopszélesség miatt erre nincs lehetőség, az Excel # kettőskereszt jelekkel tölti fel a cellát. 3.5. Intelligens címkék A Excel XP használata során gyakran találkozhatunk a munkánkat segítő úgynevezett intelligens címkékkel. Ezeket a cellák jobb alsó sarkában látható lila háromszög vagy a bevitt adatok mellett megjelenő gomb jelzi. Az intelligens címkékkel megjelölt adatokkal helyzettől függően különféle műveleteket végezhetünk. A megfelelő műveletet az intelligens címkéhez tartozó gombra kattintva megjeleníthető menüből választhatjuk ki. A lila háromszöggel jelölt intelligens címkékhez tartozó jelenik meg. gomb a cella kijelölésekor MEGJEGYZÉS Alaphelyzetben a lila háromszög formában megjelenő intelligens címkék ki vannak kapcsolva. Megjelenítésükhöz kattintsunk az Eszközök menü Automatikus javítás parancsára, majd kapcsoljuk be a megjelenő párbeszéd panel Intelligens címkék fülén található Adatok megjelölése intelligens címkékkel jelölőnégyzetet. 3.6. Kijelölés Kijelölés egérrel Egy művelet elvégzésekor meg kell határoznunk, hogy a művelet mely cellákra vonatkozzon. Ezt a megfelelő cellák kijelölésével tehetjük meg. A cella kiválasztásával egyben annak kijelölését is elvégezzük. Ezt a cellát aktív cellának nevezzük. Több szomszédos cella kijelölése esetén cellatartomány kijelöléséről beszélünk. A cellatartomány több cellából álló téglalap alakú terület. Egy tartományt két átellenes sarkának meghatározásával definiálhatunk. A kijelölt tartományt az Excel eltérő színnel jelöli. A kijelölésen belül mindig marad egy cella, melynek színe nem változik meg, ez az aktív cella. Az aktív cella a kijelölésen belül az adatbevitel aktuális helyét mutatja. A tartomány egérrel történő kijelöléséhez kattintsunk a kijelölendő tartomány egyik sarokcellájába, majd az egeret a bal gomb nyomva tartása mellett húzzuk az átellenes sarokig. A művelet közben a Szerkesztőléc Név mezőjében megjelenik a kijelölt oszlopok és sorok száma.
Egy cellatartományt úgy is kijelölhetünk, hogy az egyik sarokcella kijelölése után a SHIFT billentyű nyomva tartása mellett az átellenes cellára kattintunk. Egy teljes oszlop vagy sor kijelöléséhez kattintsunk a kijelölni kívánt oszlop vagy sor címkéjére. A bal gomb nyomva tartása mellett az egér húzásával több, egymás melletti oszlopot vagy sort is kijelölhetünk. A teljes táblázat kijelöléséhez kattintsunk a táblázat bal felső sarkában lévő üres gombra. Lehetőség van több, egymástól független cellatartomány kijelölésére is. Az első tartomány kijelölése után a CTRL billentyű nyomva tartása mellett tetszőleges számú tartományt kijelölhetünk. A kijelölés megszüntetéséhez kattintsunk egy tetszőleges cellára. Kijelölés billentyűzettel Egy cellatartományt a billentyűzet használatával is könnyedén kijelölhetünk. Ehhez az egyik sarokcella kiválasztása után a SHIFT billentyű nyomva tartása mellett a kurzormozgató billentyűkkel lépegessünk az átellenes celláig. Az aktuális oszlop kijelöléséhez üssük le a CTRL+SZÓKÖZ billentyűket. Az aktuális sor kijelöléséhez használjuk a SHIFT+SZÓKÖZ billentyűkombinációt. A teljes táblázat a CTRL+SHIFT+SZÓKÖZ billentyűk együttes leütésével jelölhető ki. Több cellatartományt a billentyűzet segítségével is kijelölhetünk. Jelöljük ki az első tartományt a szokott módon, majd minden további tartomány kijelölése előtt üssük le a SHIFT+F8 billentyűkombinációt.