Dorog Város Önkormányzata 2510 Dorog Bécsi u. 79-81. Éves ellenőrzési jelentés 2017 (Dorog Város Polgármesteri Hivatal és a Kincstári Szervezet éves ellenőrzési jelentései alapján) Dorog, 2018. április 25.
Tartalomjegyzék JOGSZABÁLY RÖVIDÍTÉSEK... 4 VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ... 4 I. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA ÖNÉRTÉKELÉS ALAPJÁN... 5 I.1. AZ ÉVES ELLENŐRZÉSI TERVBEN FOGLALT FELADATOK TELJESÍTÉSÉNEK ÉRTÉKELÉSE... 5 ELVÉGZETT ELLENŐRZÉSEK (TERV SZERINTI, SORON KÍVÜLI ÉS TERVEN FELÜLI)... 5 A 2017. ÉVI BELSŐ ELLENŐRZÉS FŐBB MEGÁLLAPÍTÁSAI AZ ELLENŐRZÉSI JELENTÉSEK ALAPJÁN... 6 AZ ELLENŐRZÉSEK SORÁN BŰNTETŐ-, SZABÁLYSÉRTÉSI, KÁRTÉRÍTÉSI, ILLETVE FEGYELMI ELJÁRÁS MEGINDÍTÁSÁRA OKOT ADÓ CSELEKMÉNY, MULASZTÁS VAGY HIÁNYOSSÁG GYANÚJA KAPCSÁN TETT JELENTÉSEK SZÁMA ÉS RÖVID ÖSSZEFOGLALÁSA... 8 I.2. A BIZONYOSSÁGOT ADÓ TEVÉKENYSÉGEKET ELŐSEGÍTŐ ÉS AKADÁLYOZÓ TÉNYEZŐK BEMUTATÁSA... 8 BELSŐ ELLENŐRZÉS TEVÉKENYSÉG ELLÁTÁSA, SZEMÉLYI ÉS TÁRGYI FELTÉTELEK... 8 I.2/A. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI EGYSÉGEK HUMÁNERŐFORRÁS ELLÁTOTTSÁGA... 8 KAPACITÁS-ELLÁTOTTSÁG BEMUTATÁSA... 8 50,0... 9 18,0... 9 A BELSŐ ELLENŐR KÉPZÉSEI... 9 I.2/B. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI EGYSÉG ÉS A BELSŐ ELLENŐRÖK SZERVEZETI ÉS FUNKCIONÁLIS FÜGGETLENSÉGÉNEK BIZTOSÍTÁSA... 10 I.2/C. ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI ESETEK... 10 I.2/D. A BELSŐ ELLENŐRI JOGOKKAL KAPCSOLATOS ESETLEGES KORLÁTOZÁSOK BEMUTATÁSA... 10 I.2/E. AZ ELLENŐRZÉSEK NYILVÁNTARTÁSA... 10 I.2/F. AZ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG FEJLESZTÉSÉRE VONATKOZÓ JAVASLATOK... 10 I.3. TANÁCSADÓ TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA... 11 II. BELSŐ KONTROLLRENDSZER MŰKÖDÉSÉNEK ÉRTÉKELÉSE ELLENŐRZÉSI TAPASZTALATOK ALAPJÁN... 11 II.1. A BELSŐ KONTROLLRENDSZER SZABÁLYSZERŰSÉGÉNEK, GAZDASÁGOSSÁGÁNAK, HATÉKONYSÁGÁNAK ÉS EREDMÉNYESSÉGÉNEK NÖVELÉSE, JAVÍTÁSA ÉRDEKÉBEN TETT FONTOSABB JAVASLATOK... 11 II.2. A BELSŐ KONTROLLRENDSZER ÖT ELEMÉNEK ÉRTÉKELÉSE... 11 KONTROLLKÖRNYEZET... 11 INTEGRÁLT KOCKÁZATKEZELÉS... 11 KONTROLLTEVÉKENYSÉGEK... 11 INFORMÁCIÓ ÉS KOMMUNIKÁCIÓ... 12 2
MONITORING... 12 III. AZ INTÉZKEDÉSI TERVEK MEGVALÓSÍTÁSA... 12 AZ ELLENŐRZÉS ÁLTAL TETT AJÁNLÁSOKRA, JAVASLATOKRA KÉSZÍTETT INTÉZKEDÉSI TERV VÉGREHAJTÁSÁNAK ÉS NYOMON KÖVETÉSÉNEK TAPASZTALATAI... 12 A LEJÁRT HATÁRIDEJŰ, DE NEM VÉGREHAJTOTT INTÉZKEDÉSEK, AMELYEK MAGAS KOCKÁZATOT JELENTENEK A BELSŐ KONTROLLRENDSZER MŰKÖDÉSE SZEMPONTJÁBÓL... 14 3
Jogszabály rövidítések - Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény (Mötv.), - államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (Áht.), - 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról (Ávr.), - költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII:31.) Korm. rendelet (Bkr.), - 2011. évi CLXXIX. törvény a nemzetiségek jogairól (Nek.tv.), - az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Info tv.). Vezetői összefoglaló A költségvetési szervek ellenőrzési feladatait az Áht. 70. -a, az Mötv. 119. (4) bekezdése és a Bkr. előírásai határozzák meg. A Bkr. 48. -a szerint a belső ellenőrzési vezetőnek az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével kell elkészítenie az éves ellenőrzési jelentést. Az ellenőrzési jelentés a Nemzetgazdasági Minisztérium által közzétett összeállítandó éves ellenőrzési jelentés elkészítéséhez útmutató elvárása szerint készült el a Polgármesteri Hivatalra (Önkormányzattal együtt) és a Kincstári Szervezetre. A Bkr. 49. (3a) bekezdése szerint a polgármester az önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szervek éves ellenőrzési jelentései alapján elkészített összefoglalót a zárszámadási rendelettervezettel egyidejűleg a Képviselő-testület elé terjeszti jóváhagyásra. Az éves ellenőrzési jelentés elkészült Dorog Város Polgármesteri Hivatalára (Önkormányzatra vonatkozóan is) és a Kincstári Szervezetre (intézményekkel együtt) vonatkozóan. A két szerv jelentései alapján készült el ez az Összefoglaló. A 2017. évi ellenőrzési terv 2016. decemberében elkészült és elfogadásra került a Képviselő-testület részéről. A tervben - Dorog Város Polgármesteri Hivatala esetében 3 db - Kincstári Szervezet esetében 3 db ellenőrzési téma került ellenőrzésre kijelölésre. A tervben szereplő ellenőrzése feladatok megtörténtek. Az ellenőrzés tapasztalatairól ellenőrzési jelentések készültek. Az ellenőrzési jelentésekben javaslatok szerepeltek, ami alapján az intézkedési tervek a felelősök és határidők feltüntetésével készültek el. 4
A belső ellenőrzést 1 fő külső munkatárs látta el. A belső ellenőr egy személyben ellátta a belső ellenőrzési vezetői feladatokat is. Tanácsadó tevékenységet nem végzett, a belső ellenőrzés mellett más megbízást nem kapott. Operatív feladatok ellátásában nem vett részt. Az ellenőrzések során a belső ellenőr függetlensége biztosított volt. A tervezett ellenőrzések időszükséglete miatt nem merült fel teljes illetve részmunkaidős belső ellenőr foglalkoztatása egyik szervezetnél sem. A belső ellenőr a 2017. évre röviden értékelte a belső kontrollrendszer működését a kontrollrendszer öt elemén keresztül. A költségvetési szervek vezetői belső kontroll nyilatkozatot tettek. I. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA ÖNÉRTÉKELÉS ALAPJÁN A belső ellenőrzést 2017. évben is 1 fő külső munkatárs látta el a Polgármesteri Hivatalnál és a Kincstári Szervezetnél, mert teljes vagy rész munkaidőben foglalkoztatási forma nem merült fel. A feladatellátásra mindkét szervezetnél megbízási szerződés készült. A megbízási szerződés rögzítette a belső ellenőr kötelezettségeit a Bkr. 22. -ában feltüntetettek szerint (belső ellenőrzési vezető feladatok). A Képviselő-testület elfogadta 2016. évben (határozattal) a 2017. évi ellenőrzési munkatervet. I.1. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése Elvégzett ellenőrzések (terv szerinti, soron kívüli és terven felüli) A 2017. évi ellenőrzési terv a Polgármesteri Hivatalnál és a Kincstári Szervezetnél 3-3 témát, a jelölt ki ellátandó ellenőrzési feladatként a következők szerint: Tárgy Cél Módszer Polgármesteri Hivatal Nemzetiségi önkormányzat nemzetiségi dokumentumok gazdálkodása önkormányzatok gazdálkodása megfelelőe? vizsgálata Ellenőrzés a köztulajdonban álló az önkormányzat dokumentumok gazdasági társaságnál vagyongazdálkodási vizsgálata tevékenysége során szabályszerűen gyakorolta-e a tulajdonosi jogait? Vagyongazdálkodás szabályszerűsége, vagyongazdálkodás dokumentumok vagyonvédelem, vagyon ésszerű szabályszerűsége vizsgálata hasznosítása. A vagyonértékelés megfelelő-e? 5
Kincstári Szervezet Belső kontroll rendszer kialakítása, szabályozottsága és működése Szabályozottság aktualizálása, az operatív gazdálkodás szabályainak betartása Pénzügyi-gazdasági ellenőrzések által feltárt hiányosságok megszüntetése, felszámolása érdekében megtett intézkedések végrehajtása a belső kontroll működése dokumentumok vizsgálata a gazdálkodási felülvizsgálat szabályzatok megléte, operatív gazdálkodás az intézkedési tervben felülvizsgálat megjelölt feladatok végrehajtása 2017. évben belső ellenőrzési feladat módosítására sem a Hivatalnál sem a Kincstári Szervezetnél nem került sor. A tervezett ellenőrzések végrehajtásra kerültek, elmaradt ellenőrzés nem volt. Soron kívüli vagy terven felüli ellenőrzés nem volt. A belső ellenőrzési kézikönyvben rögzítettek szerint az előre nem ismert feladatokra soron kívüli ellenőrzésre - az ellenőrzési napok 20%-a kerül megtervezésre (Hivatalnál 10,0 nap és Kincstári Szervezetnél 4,0 nap). Soron kívüli ellenőrzés nem volt, az elkülönített kapacitás tervezett ideje 10,0 és 4,0 nap tartalékidő nem került felhasználásra. A 2017. évi belső ellenőrzés főbb megállapításai az ellenőrzési jelentések alapján 1. Az Önkormányzatnál, a Polgármesteri Hivatalnál és a nemzetiségi önkormányzatoknál, valamint a Kommunál Junk Kft-nél történt ellenőrzések alapján - A nemzetiségi önkormányzat gazdálkodása ellenőrzés keretében a német, a roma és a szlovák nemzetiségi önkormányzatok kerültek vizsgálatra. A német, roma és szlovák nemzetiségi önkormányzatok szabályozottsága és a gazdálkodása 2015. évben a belső ellenőrzés keretében már vizsgálatra került. A 2017. évi ellenőrzéskor vizsgálatra került az, hogy a 2015. évben feltárt hiányosságok, az ellenőrzés részéről megfogalmazott javaslatok hogyan hasznosultak. Az akkor feltárt hiányosságok nagy része javítása megtörtént. A Nek. tv 80. -ában felsorolt elvárásokat egy kivétellel tartalmazta a megállapodás (iratkezelés szabályozása maradt el). Az SzMSz módosítására a 2015. évi belső ellenőrzés hatására sor került 2016. évben. Az ellenőrzés során egy további kiegészítésre készült javaslat (kötelezettségvállalási és összeférhetetlenségre). - Ellenőrzés a köztulajdonban álló gazdasági társaságnál Az ellenőrzésre a Kommunál Junk Kft-nél került sor. A vizsgálat arra terjedt ki, hogy a Kft-nél a (vagyon) gazdálkodás szabályszerűsége megfelelő volt-e? 6
A Kft-nél elkészültek a működéshez és a gazdálkodáshoz elvárt dokumentumok többségei. A Kft-re szabott Szervezeti és Működési Szabályzat (SzMSz) nem volt. A felügyelő bizottság ügyrenddel nem rendelkezett. Az Info tv. 26. és a 30. (1) bekezdése szerint a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények rendje a Kft. honlapján volt fellelhető. A Kft. honlapján a közérdekű adatok teljeskörű közzététele szükséges. A Kft. elkészítette az üzleti tervét, az éves beszámolót és üzleti jelentést is készített. A közhasznúsági jelentés adatai a kiegészítő mellékletben megtalálhatóak voltak. Az elvárt közzétételi kötelezettségnek (éves beszámoló) eleget tettek. - A vagyongazdálkodás szabályszerűsége, vagyonvédelem, vagyon ésszerű hasznosítása. A vagyonértékelés (Önkormányzatnál, Polgármesteri Hivatalnál) A vagyongazdálkodás szabályozása ellenőrzése során az Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzata (SzMSz), a közbeszerzési szabályzata és vagyonrendelete, továbbá a vagyongazdálkodási tervei és a közbeszerzési terve került felülvizsgálatra. Az SzMSz-ből - az Ávr. 13. (1) pontjában rögzítettek ellenére - kimaradt azon gazdálkodó szervezetek felsorolása, amelyek tekintetében a költségvetési szerv alapítói, tulajdonosi (tagsági, részvényesi) jogokat gyakorol. A vagyonrendelet a használatba adás szabályait rögzítette, de az ingyenes vagyonátadás szabályainak a rögzítése elmaradt. a közbeszerzési szabályzat megfelelő volt. A középtávú vagyongazdálkodási terv 2013-2016 évekre szólt, így 2017. évtől újabb középtávú terv készítése időszerű. Az ingatlan kataszteri nyilvántartás (ami egyben az analitikus nyilvántartást jelenti) és a statisztikai jelentés között az egyezőség összességében fennállt, a forgalomképesség szerint volt eltérés a statisztikai jelentés és az analitikus nyilvántartás adatai között. 2. A Kincstári szervezetnél és az intézményeknél - Belső kontroll rendszer kialakítása, szabályozottsága és működése A működéshez, gazdálkodáshoz (ez utóbbiról a Szabályozottság aktualizálása, az operatív gazdálkodás szabályainak betartása ellenőrzésénél kerülnek bemutatásra a részletek) elvárt szabályzatokkal rendelkezett a Kincstári Szervezet. A belső kontroll rendszer szabályozására a Belső kontroll szabályzatban sor került. A Kockázatkezelés gyakorlati alkalmazás még hiányos (kockázatfelmérés, a tevékenységekben rejlő kockázatok beazonosítása, a kockázati tényezők feltárása, elemzése stb.). - Szabályozottság aktualizálása, az operatív gazdálkodás szabályainak betartása A gazdálkodáshoz és az Ávr. 13. (2) bekezdésében elvárt szabályzatok a Kincstári Szervezetnél elkészültek. A szabályzatokban az utóbbi időben történt jogszabály változások hatásai átvezetésre kerültek, azok megfeleltek az elvárásoknak. Pénzügyi-gazdasági ellenőrzések által feltárt hiányosságok megszüntetése, felszámolása érdekében megtett intézkedések végrehajtása 2016. novemberében a belső ellenőrzés keretében került ellenőrzésre a Gyermekétkezési, élelmezési nyilvántartás vezetése, havi adatszolgáltatás ellenőrzése téma azon intézményeknél, ahol étkeztetésre került sor. 7
A javaslatokra a Kincstári Szervezet és az ellenőrzésben érintett intézmények intézkedési tervet készítettek A 2017. évi belső ellenőrzés keretében a 2016. évi intézkedési tervben szereplő feladatok végrehajtása került. Az ellenőrzésben részt vett intézmények mindegyikénél az volt a tapasztalat, hogy nem a 2016. évi ellenőrzést követően elkészített, egységes minta alapján készült a térítési díjak beszedéséről a nyilvántartás (volt, ahol a korábbi nyilvántartási forma volt követve, máshol az elvárt mintához képes kisebb eltérések voltak az alkalmazott nyilvántartásban). A 2016. évi intézkedési tervben vállalt további feladatok megvalósultak. Az ellenőrzések során bűntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása Az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény nem volt. Mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel. Ellenőrzés tárgya Ellenőrzés során tett megállapítások Esettípus Státusz NEMLEGES I.2. A bizonyosságot adó tevékenységeket elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása Belső ellenőrzés tevékenység ellátása, személyi és tárgyi feltételek A belső ellenőr a költségvetési szférában szerzett többéves szakmai tapasztalatot. Folyamatosan képezte magát ismeretei bővítése érdekében. A belső ellenőrzési feladat ellátásának tárgyi feltételeit a Polgármesteri Hivatal és a Kincstári Szervezet (helyszíni ellenőrzés során a helyiség, eszközök biztosítása stb.) és a belső ellenőr (számítógép, fénymásolás, szakirodalom, jogszabályok stb.) biztosította. A belső ellenőrzési tevékenységet akadályozó tényezők nem merültek fel. Az ellenőrzés során az ellenőrző és az ellenőrzött között megfelelő munkakapcsolat volt, probléma nem merült fel. I.2/A. A belső ellenőrzési egységek humánerőforrás ellátottsága Kapacitás-ellátottság bemutatása A 2017. évi belső ellenőrzés időszükséglete az éves ellenőrzési tervben meghatározásra került. A következő táblázat mutatja be a tényleges ellenőrzési napok alakulását: 8
Megnevezés Tervezett ellenőrzési nap nap Tényleges ellenőrzési nap Önkormányzat/Hivatal A. Ellenőrizendő feladat 50,0 45,0 Nemzetiségi önkormányzat gazdálkodása 15,0 15,0 Ellenőrzés a köztulajdonban álló gazdasági társaságnál 20,0 15,0 Vagyongazdálkodás szabályszerűsége, vagyonvédelem, vagyon ésszerű hasznosítása. A vagyonértékelés 15,0 15,0 B. Egyéb feladat 5,0 3,5 2016. évi ellenőrzési jelentés elkészítése 3,0 3,0 2018. évi belső ellenőrzési munkaterv 2,0 2,0 Összes (A+B) 55,0 48,5 C. Soron kívüli ellenőrzés (tartalékidő) 10,0 - Összesen (A+B+C): 65,0 Kincstári Szervezet A. Ellenőrizendő feladat 18,0 14,0 Belső kontroll rendszer kialakítása, szabályozottsága és működése 7,0 6,0 Szabályozottság aktualizálása, az operatív gazdálkodás szabályainak betartása 6,0 5,0 Pénzügyi-gazdasági ellenőrzések által feltárt hiányosságok megszüntetése, felszámolása 5,0 érdekében megtett intézkedések végrehajtása 3,0 B. Egyéb feladat 3,5 3,5 2016. évi ellenőrzési jelentés elkészítése 2,5 2,5 2018. évi belső ellenőrzési munkaterv 1,0 1,0 Összes (A+B) 21,5 17,5 C. Soron kívüli ellenőrzés (tartalékidő) 4,0 - Összesen (A+B+C): 25,5 Tartalékidő nem került felhasználásra, nem volt olyan esemény, ami miatt a soron kívüli ellenőrzést kellett volna elrendelni ( Az ellenőrzések közül - a Hivatalnál 2 db szabályszerűségi ellenőrzés (30 nappal) és 1 db pénzügyi ellenőrzés (15 nappal) volt, - a Kincstári szervezetnél a 3 db ellenőrzés (17,5 nappal) szabályszerűségi ellenőrzés volt. A belső ellenőr képzései A belső ellenőr több szakmai jogszabályt érintő előadás résztvevője volt (főleg államháztartási területre vonatkozóan). 9
A belső ellenőr rendelkezik az előírt szakmai képesítéssel és jogosult arra, hogy belső ellenőrzési feladatokat ellásson, továbbá rendelkezik az államháztartásért felelős miniszter engedélyével, valamint szerepel a belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásában. I.2/B. A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása A belső ellenőrzésre önálló szervezeti egység nincs. A tervezett ellenőrzések száma alapján nem merült fel teljes illetve részmunkaidős belső ellenőr foglalkoztatása. A Bkr. 19. (1) e. pontjában leírtaknak megfelelően a belső ellenőr a Hivatal más jellegű tevékenységébe nem került bevonásra. A belső ellenőr funkcionálási függetlensége a Bkr. 19. (1) bekezdésében felsorolt tevékenységek esetében biztosított volt a Polgármesteri Hivatalnál (Önkormányzatnál) és a Kincstári Szervezetnél. Ezek voltak: - Az éves ellenőrzési terv kidolgozása kockázatelemzés alapján. - Az ellenőrzési program elkészítése és végrehajtása. Minden esetben a belső ellenőr készítette el, s hajtotta végre. - Az ellenőrzési módszerek kiválasztása. Az ellenőrzési program tartalmazta valamennyi vizsgálat esetében alkalmazandó módszert. - Az ellenőrzési jelentés elkészítése minden esetben a belső ellenőr feladata volt. A jelentések javaslatokat tartalmaztak. I.2/C. Összeférhetetlenségi esetek A belső ellenőr a jegyzőnek és a Kincstári Szervezet vezetőjének közvetlenül alárendelve, függetlenül végezte a munkáját. Összeférhetetlenség nem merült fel. I.2/D. A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása A belső ellenőrrel kapcsolatban semmilyen korlátozásra nem volt. I.2/E. Az ellenőrzések nyilvántartása Az elvégzett ellenőrzési tevékenységek nyilvántartásban kerültek rögzítetésre. A nyilvántartás a Bkr. 22. -ában és az 50. -ában rögzített tartalom szerinti. I.2/F. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok A költségvetési szervek részére a belső kontroll tevékenység ellátása a Bkr. II. fejezete szerint elvárt követelmény. A dokumentáltságának növelésére a jogszabályi elvárások miatt ügyelni kell. 10
I.3. Tanácsadó tevékenység bemutatása A belső ellenőrrel kötött megállapodás nem terjedt ki a tanácsadói tevékenységek ellátására, ilyen jellegű feladatot nem kell ellátnia. Tárgy (címe, tárgya) NEMLEGES Eredmény (rövid bemutatás) II. BELSŐ KONTROLLRENDSZER MŰKÖDÉSÉNEK ÉRTÉKELÉSE ELLENŐRZÉSI TAPASZTALATOK ALAPJÁN II.1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok A belső ellenőr által kiemelt jelentőségűnek minősített megállapítás nem volt. II.2. A BELSŐ KONTROLLRENDSZER ÖT ELEMÉNEK ÉRTÉKELÉSE Kontrollkörnyezet A kontrollkörnyezet a teljes kontroll rendszer alapja. Biztosítja a fegyelmet, valamint azt a légkört, amely befolyásolja a belső kontroll általános minőségét. A működéssel kapcsolatban elvárt dokumentumok elkészültek: alapítói okiratok, Szervezeti és Működési Szabályzatok, a gazdálkodáshoz elvárt szabályzatok. Integrált kockázatkezelés A szervezeti integritást sértő események kezelésének eljárásrendje, az integrált kockázatkezelés eljárásrendje, a kontrolltevékenységek kialakításának rendje szabályozása megtörtént, a kockázatkezelés dokumentálása, gyakorlati alkalmazás kialakítása folyamatos. A kockázatkezelés a belső ellenőrzés egyes területein (pl. tervezés) dokumentált formában megvalósult. Kontrolltevékenységek A kockázatok mérséklésének fő stratégiáját képezik a kontrolltevékenységek. A megelőzést a folyamatba épített ellenőrzés, az utalványozás, a pénzügyi ellenjegyzés biztosítja, míg egyes területeken (pl. belső ellenőrzés keretében, utólagos vizsgálatoknál és számonkérésnél) a feltáró módszer került alkalmazásra. 11
A kontrolltevékenység érvényesült a - szerződések megkötésekor, kifizetéskor, kötelezettségvállalások ellátásánál, költségvetés tervezésénél, - az egyes aláírási kötelezettségekhez szükséges felhatalmazások elkészítésekor (kötelezettségvállalásra, utalványozásra, teljesítés igazolására), - a költségvetési beszámoló aláírása kapcsán (előírt szakképesítéssel, a tevékenység ellátására jogosító engedéllyel). Információ és kommunikáció Időbeni információk mind belső, mind a külső események tekintetében eljutottak az érintettekhez a vezetőkön keresztül. A bejövő dokumentumok áttekintése érdekében megfelelő iktatási rendszer került kialakításra. Monitoring A szervezeti célok elérését szolgáló feladatok, folyamatok megvalósításának nyomon követését biztosító rendszer kialakítását a Bkr. 10. -a írja elő, ami a Belső kontroll szabályzat szabályozott része volt. A monitoring információk alapján jelentések, feljegyzések nem készültek. Az intézmények vezetői nyilatkozatban értékelték a belső kontrollok működését Bkr. 1. számú melléklete mintája alapján. III. AZ INTÉZKEDÉSI TERVEK MEGVALÓSÍTÁSA Az ellenőrzés által tett ajánlásokra, javaslatokra készített intézkedési terv végrehajtásának és nyomon követésének tapasztalatai A hivatalnál és a Kincstári Szervezetnél mindegyik vizsgálatra intézkedési tervet kellett készíteni. rögzítette. A 2017. évi intézkedések alakulása: Megnevezés Előző év(ek)ről áthúzódó intézkedések Tárgyévi intézkedések Nem konkrét határidejű intézkedések Ebből végrehajtott Megvalósítási arány (%) Áthúzódó következő évre Hivatal 5 db - db 4 db +3 db* 12 db 100,0% 16 db Kincstári Szervezet 1 db 2 db 1 db 4 db 100,0 4 db *intézkedést nem igényel (megvalósult) 12
Polgármesteri Hivatalnál Előző évről (2016. évről) áthúzódó intézkedés 5 db, ezen belül 1. Az ÁSZ által feltárt hiányosságok megszüntetése, felszámolása érdekében megtett intézkedések végrehajtása ellenőrzés témában 1 db (kontroll rendszer gyakorlati alkalmazása). 2. Belső kontroll rendszer kialakítása, szabályozottsága és működése ellenőrzési témában 2 db (belső kontroll rendszer egyes elemeinek az erősítése, kontroll teszt készítése). 3. Kötelezettségvállalás rendje, gyakorlati megvalósulása. Utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés rendszere ellenőrzése témában 1 db (teljesítés igazolások teljeskörűsége). 4. Kockázatkezelés ellenőrzése a Polgármesteri Hivatal tevékenységére, gazdálkodására vonatkozóan témában 1 db (kockázatkezelésre vonatkozó módszerek szélesebb körű gyakorlati alkalmazása). Tárgyévi intézkedés nem volt Nem konkrét határidejű intézkedés 4 db 1. A nemzetiségi önkormányzatok gazdálkodása témában Dorogi Szlovák és a Német és Roma Önkormányzatnál, mindegyikénél 1 db (teljesítésigazolás). 2. Vagyongazdálkodás szabályszerűsége, vagyonvédelem, vagyon ésszerű hasznosítása. A vagyonértékelés témában 3 db (a vagyonkezelésbe átadott vagyonelemek kimutatása a 0-s számlaosztályban, a vagyonkataszteri kimutatás és a statisztikai adatszolgáltatás forgalomképesség szerinti egyezőségének a biztosítása, analitikus nyilvántartás és a főkönyvi nyilvántartás összhangjának biztosítása). Intézkedést nem igényel 1. A nemzetiségi önkormányzatok gazdálkodása témában a Roma Nemzetiségi Önkormányzatnál további 3 feladat, ami az intézkedési terv készítéséig megvalósult (költségvetésben korábbi év tényadatának a feltüntetése, közmeghallgatás, zárszámadási beszámoló elfogadása). Áthúzódó következő (2018.) évre 16 db 1. A nemzetiségi önkormányzatok gazdálkodása témában Dorogi Szlovák és Német Önkormányzatnál 3db (SzMSz kiegészítése és a Roma Önkormányzatnál az elkészítése, közérdekű adatok megismerésére irányuló kérelmek intézésének szabályzata elkészítése, az együttműködési megállapodás kiegészítése). 13
2. Vagyongazdálkodás szabályszerűsége, vagyonvédelem, vagyon ésszerű hasznosítása. A vagyonértékelés témában 4 db (SzMSz kiegészítése, vagyonrendelet kiegészítése, vagyonrendelet és a költségvetési rendelet összhangjának a biztosítása, a középtávú vagyongazdálkodási tervének az elkészítése). 3. Ellenőrzés a köztulajdonban álló gazdasági társaságnál témában 9 db (SzMSz elkészítése, a felügyelő bizottság ügyrendjének az elkészítése, a Javadalmazási Szabályzat taggyűlés részéről történő jóváhagyása és letétbe helyezése, a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények rendjéről szabályzat elkészítése, adatvédelmi felelős kijelölése valamint az adatvédelmi szabályzat elkészítése, egyes adatok közötti összhang megteremtése, a felügyelő bizottsági külön határozatok, pénzkezelő feladatok, a Bkr.-ben elvártak szerint belső kontroll kialakítása és működtetése). Kincstári Szervezetnél Előző évről (2016. évről) áthúzódó intézkedés 1 db Gyermekétkeztetési, élelmezési nyilvántartás vezetése, havi adatszolgáltatás ellenőrzése témában 1 db (Pénzkezelési Szabályzatának módosítása). Tárgyévi intézkedés 2 db Szabályozottság aktualizálása, az operatív gazdálkodás szabályainak betartása témában 2 db (intézményvezetők részéről a szabályzatokat záradékolása, Bizonylati szabályzat elkészítése). Nem konkrét határidejű intézkedés 1 db Belső kontroll rendszer kialakítása, szabályozottsága és működése témában 1 db (Az SzMSz-ben az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv fogalma megváltoztatása). Áthúzódó következő (2018.) évre 4 db Pénzügyi-gazdasági ellenőrzések által feltárt hiányosságok megszüntetése, felszámolása érdekében megtett intézkedések végrehajtása témában 2 db (az étkezők nyilvántartásánál egységes nyilvántartási forma bevezetése, a letétkezelése a mérlegben). Belső kontroll rendszer kialakítása, szabályozottsága és működése témában 2 db (belső kontroll rendszer működtetése, írásos feljegyzéssel dokumentálása). A lejárt határidejű, de nem végrehajtott intézkedések, amelyek magas kockázatot jelentenek a belső kontrollrendszer működése szempontjából Lejárt határidejű, végre nem hajtott intézkedés nem volt. 14