Tájékoztató a Biokontroll Hungária Nonprofit Kft. ellenőrzési és tanúsítási rendjéről I. Jogosítványaink A Biokontroll Hungária Nonprofit Kft. az ökológiai gazdálkodás ellenőrzését és tanúsítását az alábbi jogosítványok alapján végezheti: - MgSzH (jelenleg: Nemzeti Élelmiszerlánc-biztonsági Hivatal), mint az ökológiai gazdálkodás illetékes hatóságának határozata a Biokontroll HU-ÖKO-01 kódszámon való elismeréséről; - Nemzeti Akkreditáló Testület NAT-6-0012/2011 számon kiadott akkreditálási okirata. II. Előírások Az Európai Unióban az ökológiai gazdálkodást a Tanács 834/2007/EK rendelete és a Bizottság 889/2008/EK rendelete szabályozza. Ezt egészíti ki egy EU-s (Bizottság 1235/2008 rendelete) és egy hazai rendelet (34/2013. (V.14.) VM rendelet), a továbbiakban ezek összességére az EU bio rendeletek kifejezést használjuk. Az említett EU bio rendeletek bárki számára könnyen elérhetők, de a bennük történő eligazodás a bonyolult jogi szöveg és a rengeteg hivatkozás miatt nehézkes. A kiigazodásban és a gyakorlatba történő átültetésben a Biokontroll Hungária Nonprofit Kft. Alap-feltételrendszere jelentős segítséget nyújt. Feltételrendszerünk az alábbiakat tartalmazza: az ökológiai gazdálkodás részletes előírásai az alább felsorolt tevékenységenként csoportosítva, engedélyezések eljárása, jelölés szabályai, dokumentációs kötelezettségek, egyéb a gazdálkodással összefüggő előírások (pl. átállási idő, párhuzamos gazdálkodás, szállítás stb.). A kiadvány megrendelhető, azt postai utánvéttel küldjük ki az érdeklődőknek. Akiből ellenőrzött partner válik, azoknál az ellenőrzési díjat a kiadvány díjával csökkentjük, vagyis Partnereink számára az Alap-feltételrendszer ingyenes. A Biokontroll Hungária Nonprofit Kft. ellenőrzési rendszerét az ökológiai gazdálkodásra vonatkozó hatályos EU bio rendeleteknek megfelelően alakítottuk ki. Ellenőrzési programjaink az alábbi tevékenységekre terjednek ki: A Tanács 834/2007/EK rendelete és a Bizottság 889/2008/EK rendelete hatálya alatt lévő tevékenységek: Mezőgazdasági termelés o növénytermesztés o állattartás (beleértve a nyúltartást és a fürjtartást saját előírások alapján) Vadon termő növények begyűjtése (beleértve a gombák gyűjtését is) Gombatermesztés Méhészet Halastavi haltartás Vadaskerti vadtartás (saját előírások alapján) Feldolgozás (beleértve az élesztőgyártást és a borászatot) Kereskedelem Raktározás Biokontroll Hungária Nonprofit Kft. 1/6. oldal T-6/9
Import Takarmánygyártás (beleértve az élesztőgyártást) A fürjtartás tanúsítására akkreditációnk nem terjed ki. A fenti rendeletek hatálya alá nem tartozó, a Biokontroll Hungária Nonprofit Kft. alapfeltételrendszere által részletesen szabályozott tevékenységek: Kozmetikai termékek gyártása Tömegétkeztetés. III. Fizetendő díjak Az ellenőrzési és tanúsítási eljárás díját az egyes tevékenységeknek megfelelő szerződések tartalmazzák, amelyek honlapunkról a Dokumentumtárból letölthetők. IV. A tanúsítás kérelmezése Mindazoknak, akik termékeiket az ökológiai gazdálkodásra történő hivatkozással kívánják forgalmazni, be kell jelentkezniük az ökológiai gazdálkodás ellenőrzési rendszerébe. A nyilvántartásba vételi eljárás a tanúsítás kérelmezésével, azaz a bejelentkezési lap kitöltésével, a szerződés aláírásával és a Biokontroll Hungária Nonprofit Kft.-hez történő beküldésével indul. A bejelentkezési lap adattartalma alapján tizenöt napon belül döntünk a bejelentkezés elfogadásáról. A kérelem elutasítása esetén a döntésről írásban tájékoztatást küldünk. Elfogadás esetén visszaküldjük a szerződés egyik mindkét fél által aláírt példányát, az ellenőrzési és nyilvántartási díj első részletéről szóló számlát (minimáldíj), valamint az Alapfeltételrendszerünket, az adott évre vonatkozó tájékoztató kiadványainkat, az üzemleírást és a gazdálkodás során vezetendő formanyomtatványokat. V. Ellenőrzési és értékelési eljárás Az ellenőrzési eljárás a minimáldíj befizetése és a kitöltött üzemleírás beérkezése után indul. A termelésről/forgalmazásról naplószerű, folyamatos nyilvántartás vezetése az EU bio rendeletek előírásaiból adódó követelmény. A jogszabályoknak megfelelő nyilvántartások vezetését előre elkészített, üres, szükség szerint sokszorosítható formanyomtatványokkal segítjük, amelyek kitöltése akkor kötelező, ha a vállalkozás nem vezet saját, azonos adattartalmú nyilvántartást. A vállalkozásokat legalább évi egy alkalommal teljes körűen ellenőrizzük. Az első ellenőrzést megelőzően szükséges kitölteni a tevékenységnek megfelelő üzemleírást, amelyhez segítséget nyújt a Kitöltési útmutató az Ökológiai üzemleírásokhoz (T-29) című tájékoztatónk. Az ellenőrzés megállapításait jelentésben foglalja össze az ellenőr, amelyet a partner is aláír, amelyben a következő megállapítások születhetnek: az ellenőrzés során hiányosságot nem tapasztaltunk, az ellenőrzés során kisebb hiányosságokat találtunk (figyelmeztetések: F1, F2, F3), az ellenőrzés során nagyobb hiányosságokat találtunk (szankciók: SZ1, SZ2, SZ3), a megfelelés nem állapítható meg, ezért új ellenőrzés szükséges. Az ellenőr a megállapítások alapján értékelési jelentést tölt ki, a minden partnerünk részére átadott Eljárások listája a feltételrendszer előírásaitól való eltérésekre (Szankciókatalógus) alapján, amely részletesen tartalmazza a figyelmeztetés- és szankció-fokozatok magyarázatát, valamint Biokontroll Hungária Nonprofit Kft. 2/6. oldal T-6/9
következményeit. Az értékelési jelentésen felsoroljuk fel a megállapított eltéréseket, a hozzájuk kapcsolódó javaslatot figyelmeztetés/szankció kiadására, és a szükséges javító intézkedésre. Az éves egy átfogó ellenőrzésen kívül kockázatelemzés alapján visszatérő ellenőrzéseket is végzünk, amelyek lehetnek bejelentettek vagy nem bejelentettek. Ugyancsak kockázatelemzés alapján partnereinknél mintavételre is sor kerülhet. Akkor is mintát veszünk, ha felmerül a gyanú, hogy az ökológiai gazdálkodás előírásait megsértették. A mintákat akkreditált alvállalkozóinkkal vizsgáltatjuk meg, a vizsgálati jegyzőkönyvek alapján értékelési jelentést készítünk, amelyből partnerünknek másolatot küldünk. Az ellenőri és az értékelési jelentés, valamint a vizsgálati jegyzőkönyv tartalma a tanúsítási döntés alapja. VI. Tanúsítás (beleértve a tanúsítás megadását, bővítését, szűkítését, felfüggesztését és visszavonását) Minden ellenőrzéshez tartozik egy átvizsgálást követő tanúsítási döntés, amelyet tanúsító lapon részletezünk, és kiküldjük T. Partnereinknek. Ilyen esetben a tanúsítási döntés alapja az ellenőri és az értékelési jelentés, valamint adott esetben a vizsgálati jegyzőkönyv tartalma, azonban tanúsítási döntés bármely más információ alapján hozható. Amennyiben a tanúsítási döntéssel kapcsolatosan kérdésük van, keressék tanúsítójukat! Amennyiben a döntéssel nem értenek egyet, annak kézhezvételétől számított 15 napon belül fellebbezést nyújthatnak be a Biokontroll Hungária Nonprofit Kft. ügyvezetőjéhez, aki a Biokontroll Minősítő Bizottságának javaslatát követően hoz döntést. A Biokontroll Hungária Nonprofit Kft. a gazdaságban zajló termelési eljárás(ok)/folyamatok megfelelőségét tanúsítvánnyal igazolja. Az első Minősítő Tanúsítvány kiállítása minden esetben átfogó ellenőrzést és értékelést követő tanúsítási döntés alapján történik. A tanúsítvány főoldalához minden tevékenységre külön mellékletet állítunk ki. A Biokontroll Hungária Nonprofit Kft. által kiállított Minősítő Tanúsítvány típusai: a Tanács 834/2007/EK rendelete és a Bizottság 889/2008/EK rendelete előírásainak (nyúltartás, fürjtartás és vadgazdálkodás esetében ezt kiegészíti a Biokontroll saját előírásrendszere) való megfelelést igazoló; a Biokontroll Hungária Nonprofit Kft. Alap-feltételrendszerének való megfelelést igazoló kozmetikai és tömegétkeztetési termékek/tevékenység esetén. A Minősítő Tanúsítvány mellékletében felsorolt termékek az abban foglaltak szerinti jelöléssel forgalmazhatók, amelyet a címkén, árukísérő bizonylatokon (szállítójegy, számla, felvásárlási jegy, stb.) is fel kell tüntetni. A tanúsítvány az Alap-feltételrendszerben foglaltak figyelembe vételével feljogosítja Partnerünket a Biokontroll bejegyzett védjegyének használatára akkor, ha az erre vonatkozó külön szerződést megkötötte. Külön kérésre árukísérő terméktanúsítványt állítunk, ki, amely azt igazolja, hogy a tanúsítványon megnevezett mennyiségű árut (terméket), az ökológiai gazdálkodás szabályait betartó vállalkozás állította elő. Ezt a tanúsítványt a beküldött Tanúsítvány kiadásának kérelme formanyomtatvány alapján a célország, illetve a vevő igényeinek megfelelően állítjuk ki, szerepeltetve rajta egyéb adatok mellett a vevő nevét és a termék pontos mennyiségét is. Ennek a tanúsítványnak a használatát a vonatkozó jogszabályok a közösségen belüli forgalomra nem írják elő, export esetén azonban a fogadó ország (pl. Svájc) előírásai kötelezővé tehetik használatát. Biokontroll Hungária Nonprofit Kft. 3/6. oldal T-6/9
Meglévő Minősítő Tanúsítvány alkalmazási területének új tevékenységgel való bővítésekor új kérelmet (Bejelentkezési lap F-18) szükséges kitölteni, a Korábbi kérelem kiegészítése megjelölésével, és a tevékenység jellege szerinti szerződést is szükséges megkötni. Az új tevékenységre vonatkozó Minősítő Tanúsítvány kiadását átfogó ellenőrzés és értékelés előzi meg. Amennyiben a tanúsítással érintett termékek köre változik, a Minősítő Tanúsítvány mellékletének cseréjére van szükség, amelyet a honlapunkról, a Dokumentumtárból, Változások bejelentésére szolgáló formanyomtatványok részben található formanyomtatványokon kezdeményezhetnek. A változás-bejelentés alapján döntjük el, hogy a cseréhez szükség van-e helyszíni ellenőrzésre. A tanúsítvány használatát 30 napra felfüggesztjük, ha felmerül a gyanú, hogy adott termék nem felel meg az ökológiai gazdálkodás előírásainak. A felfüggesztés időszaka 30 nappal meghosszabbítható, amely során a gyanú kivizsgálásában a partnernek teljes mértékben együtt kell működnie a Biokontroll-lal. Amennyiben a gyanú nem igazolódik be, a felfüggesztést megszüntetjük. Az előírások megsértésének megállapításakor, nem megfelelés, illetve hiányosság esetén annak mértékétől függően, a Szankciókatalógusban felsorolt eljárások szerint, a kiadott Minősítő Tanúsítvány alkalmazási területét szűkítjük (adott termék vagy tevékenység tanúsítását visszavonjuk) vagy a teljes tanúsítványt visszavonjuk. A Minősítő Tanúsítványokat a szerződéses viszony megszűnésekor, volt partnereinktől visszavonjuk. VII. Készletre vétel Az ökológiai termékek megbízható nyomon követhetősége érdekében készlet nyilvántartási rendszert működtetünk, amelynek alapja Partnereink adatszolgáltatása. Minden ellenőrzés alatt lévő terményt készletre kell jelenteni! A betakarított termék készletre vételének bejelentését a Készletre vételi jelentés (F-51) formanyomtatvány kitöltésével, és a Biokontroll Hungária Nonprofit Kft.-hez való elküldésével kell megtenni. A formanyomtatványt a betakarítást/beszerzést követő 5 napon belül kell eljuttatni az ellenőrző szervezethez. Olyan készletre vételi jelentést nem tudunk elfogadni, ahol nincs pontosan megjelölve a termék tárolási, származási helye! Amennyiben időközben megváltozik a tárolási hely, azt haladéktalanul be kell jelenteni. VIII. Tanúsítással kapcsolatos ellenőrzés, felügyelet Amennyiben a Partnerünk által forgalmazott ökológiai gazdálkodásra történő utalással ellátott termékekkel szemben bárki olyan panasszal él, amely a termék ökológiai eredetét érinti, azt a Reklamációk, panaszok nyilvántartása (F-117) formanyomtatványra rá kell vezetni, és dokumentálni kell a megtett intézkedést, valamint annak eredményét is. A Biokontroll Hungária Nonprofit Kft. az ellenőrzési eljárás részeként rendszeresen ellenőrzi a Partnerek termékein az ökológiai termelésre történő utalás helyes használatát, a jogszerű védjegyhasználatot, és a tanúsítványok jogszerű alkalmazását. Amennyiben az ellenőrzések során valamely tanúsítvánnyal kapcsolatban visszaélés gyanúja merül fel, (pl.: hamis tanúsítványok felbukkanása, a Minősítő Tanúsítvány mellékletén nem szereplő terméket értékesítenek, árukísérő tanúsítvány esetében nem a tanúsítványon szereplő árut kíséri Biokontroll Hungária Nonprofit Kft. 4/6. oldal T-6/9
az okmány stb.) az eset mérlegelése után a körülményeinek vizsgálatára, és a szankciókatalógus alapján a megfelelő intézkedésre kerül sor. IX. Alvállalkozók igénybevétele IX./1. Partnereink által igénybe vett alvállalkozók Az EU bio rendeletek értelmében szerződött partnereink bioterméket érintő tevékenységének alvállalkozásba való kiadása is az ellenőrzési rendszer hatálya alá tartozik, vagyis az alvállalkozónak alá kell vetnie magát a Biokontroll ellenőrzési rendszerének. Az alvállalkozó ellenőrzési rendszerbe történő bejelentése a partner feladata, az F-239 jelű nyomtatványon, amellyel együtt kérjük az alvállalkozói szerződés tanúsító szervezetünkhöz történő beküldését is. Az alvállalkozói tevékenységről ad információt, illetve az alvállalkozóval kötendő megállapodás elkészítéséhez nyújt segítséget a T-18 jelű tájékoztatónk. Az alvállalkozó részére Minősítő Tanúsítványt nem állítunk ki, az alvállalkozói tevékenységből származó terméket, illetve termékcsoportot a megbízó Minősítő Tanúsítvány mellékletén szerepeltetjük, amelyen egyúttal utalunk az alvállalkozó igénybevételére is. IX./2. Biokontroll által igénybe vett alvállalkozók A Biokontroll laboratóriumi vizsgálatok végzéséhez és esetenként mintavételhez az alábbi alvállalkozókat veszi igénybe: Nemzeti Élelmiszerlánc-biztonsági Hivatal Növény-, Talaj- és Agrárkörnyezetvédelmi Igazgatóság, Velencei Növényvédőszer-analitikai Laboratórium (2481 Velence, Ország út 3.) analitikai vizsgálat WESSLING Hungary Kft. (1047 Budapest, Fóti út 56.) mintavétel és analitikai vizsgálat Az ellenőrzéssel, értékeléssel és tanúsítással összefüggő egyéb folyamatokhoz alvállalkozót nem veszünk igénybe. X. Adatkezelés Az ellenőrzési és tanúsítási folyamat során a tudomásunkra jutott, partnerekkel kapcsolatos információt bizalmasan kezeljük, harmadik fél részére nem adjuk át. Ez alól kivételt jelentenek a hatóságok és az akkreditáló szervezetek, amelyek részére az adatszolgáltatás kötelező. Nem tartozik a bizalmas adatok közé partnereink neve és címe, valamint az EU bio jogszabályoknak megfelelően nyilvánosságra hozzuk a partnereinknek kiküldött, érvényes Minősítő Tanúsítványok adatait az alábbi helyen: https://hu-oko-01.hu Adott tanúsítvány érvényességéről az érdeklődőnek felvilágosítást adunk. XI. Panaszkezelés A hozzánk érkező, illetékességi körünkbe tartozó panaszesetek kivizsgálása során megteszünk minden szükséges intézkedést annak rendezése érdekében. A partnereink tevékenységével, termékeivel kapcsolatos panaszok közül azokban van illetékességünk, amelyek az ökológiai gazdálkodás előírásait érintik; az ilyen jellegű panaszokkal Biokontroll Hungária Nonprofit Kft. 5/6. oldal T-6/9
kérjük, keressék a minőségügyi vezetőt. A Biokontroll tevékenységével kapcsolatos panaszokkal kérjük, hogy az ügyvezetőhöz vagy a minőségügyi vezetőhöz forduljanak. Amennyiben a panasz nem tartozik a hatáskörünkbe, arról a bejelentőt tájékoztatjuk. A panaszok kezelése során meghozott intézkedések eredményéről kizárólag a bizalmas ügykezelésre vonatkozó előírások figyelembe vételével adhatunk tájékoztatást a bejelentő részére. XI. Kivizsgálás kérelmezése A 34/2013 (V.14.) VM rendelet értelmében, amennyiben a tanúsítási rendszerben való részvételre irányuló kérelmet elutasítjuk, az illetékes kormányhivatal megfelelő szervéhez fordulhatnak, valamint ellenőrzési és tanúsítási feladatainak ellátásával kapcsolatos eljárásaink kivizsgálása kérelmezhető a lakóhely/székhely szerint illetékes élelmiszerlánc-biztonsági és állategészségügyi igazgatóságnál vagy a növény- és talajvédelmi igazgatóságnál. XII. Nyomtatványok, tájékoztatók Nyomtatványaink honlapunkról letölthetők, címünk: www.biokontroll.hu Amennyiben nincs internet elérésére lehetőségük, a hiányzó dokumentumok (pl. Alapfeltételrendszer, Szankciókatalógus, Engedélyezett készítmények listája, Termelési napló, Készletre vételi jelentés stb.) pótlása érdekében forduljon a Biokontroll Hungária Nonprofit Kft.- hez az alábbi elérhetőségek valamelyikén: Levelezési cím: 1535 Budapest, Pf. 800. Tel: 06 1/336-1122, -23, Fax: 06 1/315-1123; Mobil: 06 30/393-9090, 06 70/243-7404, 06 20/573-8036; E-mail: info@biokontroll.hu Az előírásokban bekövetkező változásokat honlapunkon közzé tesszük, kérjük, figyeljék folyamatosan. Internethez nem, vagy nehezen hozzáférő partnereinkhez is eljut az összes szükséges információ, hiszen minden partnerünk ingyenesen megkapja a biogazdálkodás egyetlen hazai szaklapját, a Biokultúra folyóiratot, amely a változásokról tájékoztatást adó Biokontroll hivatalos közleményeken kívül számtalan egyéb hasznos tudnivalót tartalmaz. Szigorú, következetes, pártatlan ellenőrzési és tanúsítási rendszerünkkel a becsületes gazdákat és vállalkozásokat védjük, egyúttal a fogyasztók érdekeit szolgáljuk. Kérjük, ha kérdései merülnek fel, keressen bennünket bizalommal. Sikeres ökológiai termelést kívánva, üdvözlettel: Budapest, 2014-10-06 Dr. Roszík Péter sk. ügyvezető Biokontroll Hungária Nonprofit Kft. 6/6. oldal T-6/9