Magyar Tudományos Akadémia Csillagászati és Földtudományi Kutatóközpont Gazdasági Igazgatóság Ügyrendje 2012.
Az MTA Csillagászati és Földtudományi Kutatóközpont (továbbiakban: CSFK) gazdasági igazgatósága feladatait az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (továbbiakban: ÁHT), valamint a 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról (továbbiakban: Ávr. rendelet) alapján - a Szervezeti és Működési Szabályzat előírásait figyelembe véve - a következők szerint határozom meg. 1. A gazdasági igazgatóság fogalma, az ügyrend célja, tartalma Az Ávr. 9. (1) bekezdése szerint a gazdasági szervezet a költségvetési szerv és a hozzá rendelt költségvetési szervek működtetéséért, a költségvetés tervezéséért, az előirányzatok módosításának, átcsoportosításának és felhasználásának (a továbbiakban együtt: gazdálkodás) végrehajtásáért, a finanszírozási, adatszolgáltatási, beszámolási és a vagyon használatával, védelmével összefüggő feladatok teljesítéséért, a pénzügyi, számviteli rend betartásáért felelős szervezeti egység. A jóváhagyott Szervezeti és Működési Szabályzat alapján a CSFK gazdasági szervezete Gazdasági Igazgatóság megnevezéssel működik, a gazdasági igazgató irányításával. Az MTA CSFK egy gazdasági szervezettel rendelkezik, amelynek kihelyezett személyzete működik a Csillagászati Intézetben (2 fő), további 2 fő az FGI és az FTI közös telephelyén. A gazdasági igazgató és a gazdasági szervezet 7 tagja a soproni székhelyen dolgozik. A gazdasági igazgatóság ellátja a.) A CSFK éves költségvetésének előirányzatai tekintetében a gazdálkodással, könyvvezetéssel és az adatszolgáltatással kapcsolatos feladatokat, b.) CSFK működtetésével, üzemeltetésével, a költségvetési szerv vagyongazdálkodása körében beruházással, a vagyon használatával, hasznosításával, védelmével kapcsolatos feladatokat. Az ügyrend célja, hogy a vonatkozó központi jogszabályok, valamint a helyi sajátosságok alapján részletesen meghatározza CSFK Gazdasági Igazgatósága által ellátandó feladatokat, a vezetők és a gazdasági igazgatóság pénzügyi-gazdasági feladatainak ellátásáért felelős alkalmazottak feladat- és hatáskörét (munkakörét), a helyettesítés rendjét, a belső és külső kapcsolattartás módját, szabályait. Az ügyrend a Gazdasági Igazgatóság által ellátandó következő feladatok végrehajtásához kapcsolódóan tartalmaz előírásokat, szabályokat: az éves költségvetés tervezése, az előirányzat felhasználás, módosítás, az üzemeltetés, fenntartás, működtetés, beruházás, a vagyon használat, hasznosítás, a munkaerő-gazdálkodás, a pénzkezelés, a könyvvezetés. 2
A gazdálkodással összefüggő egyes tevékenységek végrehajtásának részletes előírásait a következő szabályzatok rögzítik: a gazdálkodási szabályzat, számlarend, számviteli politika, eszközök és források értékelési szabályzata, leltárkészítési és leltározási szabályzat, bizonylati rend és bizonylati album, pénzkezelési szabályzat, felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata, 2. A költségvetés tervezésével összefüggő feladatok CSFK előzetes költségvetési javaslatát az MTA Titkársága Gazdasági Igazgatóság (irányító szerv) által meghatározott határidőre és tartalommal készíti el. Az előzetes költségvetési javaslat elkészítése során figyelembe kell venni az Áht., az Ávr., továbbá az irányító szerv által kiadott tervezési utasítást és irányelveket. CSFK előzetes költségvetési javaslatát a gazdasági igazgató készíti el, és gondoskodik az intézeti szintű szervezeti egységek tervezési feladatainak koordinálásáról. A tervezés során az intézetek javaslatát, igényét figyelembe kell venni. Az intézetek igényeinek tartalmaznia kell a következőket: létszám és személyi kiadás igényeket, illetve az egyéb változásokat, a feladatok változásait, azok költségvetésre gyakorolt hatását, a speciális beszerzési igényeket, elvégzendő karbantartási és felújítási munkákat. Az intézetek bevétellel fedezett igényeinek számszerűsítése után gondoskodni kell a kiadási előirányzatok közé történő beépítéséről. A kiadási előirányzatok mellett körültekintően számba kell venni mindazokat a bevételeket, amelyek a CSFK feladataival kapcsolatosak és jogszabályon alapulnak, szerződésen, megállapodáson alapulnak, tapasztalatok alapján rendszeresen előfordulnak, eseti jelleggel vagy egyébként várhatóak, az eszközök hasznosításával függnek össze. 3
CSFK költségvetési javaslatát úgy kell összeállítani, hogy az külön tartalmazza az alap-előirányzatot és az előirányzati többletet. Alap-előirányzat tartalma Az alap-előirányzat a tervévet megelőző év eredeti előirányzatának a szerkezeti változásokkal és szintre-hozásokkal módosított összege. Szerkezeti változásként kell szerepeltetni a következőket: a megszűnő feladatok előirányzatainak éves szintű törlését, a tervévet megelőző évben tartós jelleggel átadott, illetve átvett előirányzatok összegét, a feladat átadás-átvételéből, illetve megszűnésből, CSFK átszervezéséből és belső szerkezeti korszerűsítésből adódó előirányzat változtatásokat, egyeztetve az irányító szervvel, a tervévet megelőző évben bevételi előirányzat változását, a kiemelt előirányzatoknak a feladatstruktúra, többletbevétel miatti módosulását. Nem tekinthető szerkezeti változásnak a CSFK-nál az az előirányzat-változtatás, amelyet az irányító szerv egyszeri jellegűnek minősített. Szintre-hozásként kell számításba venni a költségvetési évet megelőző évben nem teljes éven át ellátott, a költségvetésbe szerkezeti változásként beépült feladatok, finanszírozási kötelezettségek egész évi kiadási és bevételi előirányzatának megfelelő összegű kiegészítését. Előirányzati kiadási és bevételi többlet tartalma: A költségvetési évben jelentkező többletfeladatok ellátására, a mennyiségi és minőségi fejlesztésre fordítható előirányzati többlet, amely lehet egyszeri jellegű vagy a következő év költségvetésébe beépülő. A javasolt előirányzatok tekintetében ki kell mutatni egyrészt mindazon áthúzódó bevételeket, kiadásokat, amelyek a következő évi költségvetést illetően kötelezettséget jelentenek, továbbá a javasolt előirányzatok következő két évre várható kihatását. A költségvetési javaslat iránytó szerv részére történő továbbításáért a gazdasági igazgató a felelős. A költségvetési javaslat, irányító szervvel történő egyeztetésén a CSFK főigazgatója és a gazdasági igazgató vesz részt. 4
2.2. A végleges (elemi) költségvetés elkészítése A végleges költségvetés összeállításakor az irányító szerv által meghatározott CSFK-ra vonatkozó előírásokat figyelembe kell venni. Az elemi költségvetés tartalmát az Ávr. határozza meg. A CSFK elemi költségvetését a Pénzügyminisztérium által tárgyévre kiadott A) intézményi költségvetés megnevezésű nyomtatványgarnitúra meghatározott űrlapjainak kitöltésével, illetve a kijelölt szerv által közreadott számítástechnikai program segítségével készíti el és elektronikus úton is benyújtja. A költségvetés tervezése során biztosítani kell, hogy a bevételi és kiadási előirányzatok fő összege egymással megegyezzen. A végleges költségvetés összeállításáért és az irányító szerv részére határidőre történő megküldéséért a gazdasági igazgató a felelős. 3. Előirányzat módosítás Előirányzat-módosítás a CSFK részére megállapított kiadási, bevételi, kiemelt- és más részelőirányzat, illetve költségvetési létszám-előirányzat növelése vagy csökkentése. Költségvetési előirányzat-átcsoportosításnak minősül a költségvetés bevételi, illetve kiadási főösszegének változatlansága mellett, egyidejű előirányzat-csökkentéssel és növeléssel végrehajtható módosítás. Az irányító szerv által eredeti előirányzatként jóváhagyott előirányzatok között előirányzatátcsoportosításokat illetve előirányzat-módosításokat az irányító szervnél kell kezdeményezni. Az előirányzat módosítás keretében elvégzendő feladatok: az előirányzat módosítási javaslat kidolgozása, az előirányzat módosítást megalapozó bizonylatok, dokumentumok összegyűjtése, megőrzése a jóváhagyott előirányzat módosítások nyilvántartása. Előirányzat-átcsoportosítás, illetve előirányzat-módosítás csak az irányító szerv döntése alapján az abban foglaltak szerint hajtható végre. Az előirányzat módosítás előkészítéséért a gazdasági igazgató a felelős. A jóváhagyott kiemelt előirányzatokon belül a részelőirányzatoktól az Ávr.-ben, valamint az irányító szerv által meghatározott kivételekkel CSFK előirányzat módosítás nélkül is eltérhet. Az előirányzatok, illetve azok módosításának nyilvántartásáért a főkönyvi könyvelő felelős. 5
4. Az intézményüzemeltetési, fenntartási, működési feltételeinek biztosításához kapcsolódó feladatok A gazdasági igazgatóság kiemelt üzemeltetési, fenntartási, működési feladatai a következők: az üzemeltetési, fenntartási kiadások folyamatos figyelemmel kísérése és az előirányzatokkal történő összehasonlítása, a költségtakarékos megoldások keresésében közreműködés, kötelezettségek vállalások előkészítése, lebonyolítása. Az évente rendszeresen ismétlődő fenntartási feladatok előkészítéséért, végrehajtásáért a gazdasági igazgató, illetve az általa kijelölt személy a felelős. 5. Beruházással, felújítással kapcsolatos feladatok A gazdasági igazgatóságnak a beruházásokkal, felújításokkal kapcsolatban a következő főbb feladatokat kell ellátnia: a költségvetés összeállításához, valamint az évközi módosításához a beruházásokkal, felújításokkal kapcsolatos előirányzatok felmérése, javaslattétel előkészítése, a tervezett beruházások, felújítások tervezett összege azt szükségessé teszi, a közbeszerzési eljárások lefolytatásának előkészítése, szakértő bevonásával közreműködés a lebonyolításban, amennyiben közbeszerzési eljárás lefolytatása nem szükséges, árajánlatok beszerzése, értékelése, javaslattétel a kivitelező kiválasztására, a beruházások, felújítások pénzügyi lebonyolítása, a befejezett beruházásokkal, felújításokkal kapcsolatos állományba-vételi bizonylat és üzembe-helyezési okmány elkészítése, a beruházással, felújítással létrejött tárgyi eszköz, immateriális jószág könyvviteli nyilvántartási rendszerben (főkönyv, analitika) történő számbavétele. 6. Vagyongazdálkodással kapcsolatos feladatok 6.1. A vagyongazdálkodás alapvető követelményei CSFK kezelésében levő vagyonnal, valamint azok kezelésével összefüggő alapvető szabályokat az irányító szerv rendelkezése illetve a jelen ügyrend tartalmazza. CSFK a kezelésében levő vagyonnal felelős módon, rendeltetésszerűen kell gazdálkodni. CSFK kezelésében levő - a költségvetési törvényben, a kincstári vagyon kezelésére vonatkozó kormányrendeletben, meghatározott értékhatár feletti - vagyont értékesíteni, az állami tulajdonban lévő vagyon feletti vagyonkezelés jogát, a vagyon használatát, illetve a 6
hasznosítás jogát átengedni csak nyilvános, (indokolt esetben zártkörű) versenytárgyalás útján, a legjobb ajánlatot tevő részére lehet. CSFK-hoz kapcsolódó vagyon tulajdonjogát és a vagyon vagyonkezelői jogát ingyenesen átruházni, továbbá a követelésről lemondani csak a törvényben meghatározott módon és esetekben lehet. 6.2. A vagyon nyilvántartása CSFK eszközeit és forrásait az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló többször módosított 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet, a számlarend, valamint a bizonylati rend és bizonylati album előírásai szerint kell nyilvántartani. A vagyon nyilvántartásáért a gazdasági ügyintéző felelős. CSFK által kialakított analitikus és főkönyvi nyilvántartási rendszerben biztosítani kell a vagyon teljes körű mennyiségi és értékbeni nyilvántartását. 7. Munkaerő és személyi kiadás gazdálkodás CSFK közalkalmazottait a főigazgató nevezi ki és gyakorolja tekintetükben a munkáltatói jogokat, illetve a személyi kiadással kapcsolatos gazdálkodási jogkört. A kinevezéssel, az átsorolással, a munkaviszony megszüntetésével kapcsolatos előkészítő munkálatokat (kinevezés, munkaszerződés, átsorolás, munkaviszony megszüntető határozat stb. elkészítése) a bér- és munkaügyi ügyintéző végzi. Az intézmény és a Magyar Államkincstár közötti - létszám és bérgazdálkodásra vonatkozó - folyamatos munkakapcsolatot az illetmény- és munkaügyi ügyintéző (humánpolitikai előadó) biztosítja, mint jelentő-felelős. A felelős továbbítja az Egészségbiztosítási Pénztárhoz mindazokat az okmányokat, jelentéseket, bevallásokat, igazolásokat, amelyek a társadalombiztosítási ellátások és egyéb járandóságok folyósítására közvetlenül vagy közvetve kihatással vannak. CSFK és az MTA, mint irányító szerv közötti, valamint a különböző hatóságok, államigazgatási szervek felé történő adatszolgáltatásért a létszám- és illetménygazdálkodásra vonatkozóan a folyamatos munkakapcsolat tartásáért, mint jelentő felelős a humánpolitikai előadó, a feladat irányításáért, az adatok valódiságáért a gazdasági igazgató a felelős. A humánpolitikai előadó felelős továbbá a létszám- és illetmény-nyilvántartások kezeléséért, naprakészségéért, a személyi juttatások számfejtéséért, az alapbizonylatok meglétéért, hitelességéért, az aláírások meglétéért, a távollétek nyilvántartásáért. A humánpolitikai előadó elkészíti és továbbítja az adóhatóság részére a bevallásokat, feladást ad a könyvelés részére a befizetendő járulékok és adók összegéről, feladást ad a 7
kifizetendő bruttó személyi juttatásokról, levonásokról, nettó személyi juttatásokról határidőben, hogy azok a fizetések határidejére, teljesítésre kerüljenek. Az adatszolgáltatások során az itt nem érintett kérdésekben a Magyar Államkincstár által kialakított szabályok szerint kell eljárnia, az adatközlés során az irányító szerv, a Magyar Államkincstár a különböző államigazgatási szervek által rendszeresített nyomtatványokat kell alkalmaznia. 8. A költségvetés végrehajtásával összefüggő feladatok 8.1. Pénzeszközök kezelése A központi költségvetési szervek részére megnyitható számlák körét a 46/2009. (XII. 30.) PM. rendelet rögzíti. A kutatóközponti számlák megnyitásának, illetve megszüntetésének kezdeményezése az irányító szerv feladata. CSFK költségvetési előirányzatainak teljesítése során jelentkező bevételeket és kiadásokat a Kincstárnál megnyitott előirányzat-felhasználási keretszámlán és a házipénztárban kell kezelni. Az előirányzat-felhasználási keretszámlán lévő szabad pénzeszközök betétként kizárólag a Kincstárnál az előirányzat-felhasználási keretszámlához kapcsolódó alszámlán köthetők le. A számlákon kezelt pénzeszközök felett a rendelkezési jogot a pénzkezelési szabályzat rögzíti. A számla pénzforgalmának bonyolítása során a számláról kiadást csak az érvényesített, utalványozott és ellenjegyzett bizonylatok alapján lehet, bizonylat nélkül átutalási megbízás a hitelintézethez nem küldhető, beszedési megbízás sem fogadható. A pénzforgalom bonyolításáról a Kincstárral szerződést kell kötni. A számla feletti rendelkezés feltételeit az aláírás bejelentőn kell a Kincstárhoz bejelenteni, amelyben meg kell határozni az aláírók sorrendjét is. A készpénzforgalom elsősorban az intézmény házipénztárában bonyolódik. Ennek szabályait a külön elkészített Pénzkezelési szabályzat tartalmazza. 8.2. Számlázás rendje, kimenő számlák nyilvántartása A CSFK által nyújtott szolgáltatásokról, teljesített értékesítésekről számlát kell kibocsátani. 8
A számlák határidőben történő elkészítése és a készpénzfizetési számlák kivételével a partnerek részére történő megküldése a gazdasági ügyintéző feladatát képezi. A kibocsátott számlákat valamint a készpénzfizetési számlákat a főigazgató átruházott hatáskörben az igazgató és a gazdasági igazgató jogosult aláírni. A számlázás alapja a témavezető által benyújtott számlázást igénylő lap (1. számú melléklet). A kibocsátott (kimenő) nem készpénzfizetési számlákról (szabvány nyomtatvány /pl.: B. 15-17/új r.sz./ felhasználásával) folyamatosan nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás vezetéséért a gazdasági ügyintéző felelős. A kimenő számlák nyilvántartását vezető személynek a határidőre ki nem egyenlített számlákról minden tárgyhónapot követő hónap 5. ig írásban tájékoztatni kell a gazdasági igazgatót. 8.3. A CSFK-hoz érkezett számlák nyilvántartása A CSFK-hoz szállítóktól, szolgáltatóktól érkezett nem készpénzfizetési számlákat telephelyeken és a központban egyaránt nyilvántartásba kell venni. A beérkező nem készpénzfizetési számlákról folyamatosan nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás vezetéséért a központban és az intézetekhez kihelyezett előadó felelős. 8.4. A kötelezettségvállalás, a kötelezettségvállalás ellenjegyzése, a szakmai teljesítés igazolása és az érvényesítés, utalványozás és az utalvány ellenjegyzése A kötelezettségvállalás, a kötelezettségvállalás ellenjegyzése, a teljesítés igazolása és az érvényesítés, és az utalványozási jogköröket a CSFK Szervezeti és Működési Szabályzat 18.3. pontja, valamint a 4. számú melléklete rendelkezik. A további előírásokat a CSFK Gazdálkodási Szabályzatának 3.2. (3.2.1 3.2.7.) pontja tartalmazza. 9. Számviteli nyilvántartások vezetése A számviteli nyilvántartások vezetése során érvényesíteni kell a számviteli törvényben és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló, módosított 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendeletben meghatározott alapelveket. Minden gazdasági eseményről, amely CSFK eszközeinek, illetve forrásainak állományát megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani. A számviteli nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylatok alapján lehet adatokat bejegyezni. 9
A bizonylatokon az adatokat időtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig olvashatók legyenek. A számvitelről szóló, többször módosított 2000. évi C. törvény 168. -ának előírása szerint szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni: a készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve az egyszerűsített adattartalmú számlát és nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat. CSFK-ban telephelyenként a gazdasági ügyintézők tartják nyilván és kezelik a szigorú számadású nyomtatványokat a pénzkezelési szabályzatban leírtak szerint. A szigorú számadású nyomtatványok körét a pénzkezelési szabályzat rögzíti. A felhasználó köteles a nyomtatványokkal - beleértve a rontott példányokat is - elszámolni. A számviteli nyilvántartások vezetéséhez, a bizonylatok kezeléséhez részletes előírásokat a számlarend, valamint a bizonylati rend és bizonylati album tartalmaz. 10. A gazdálkodás rendjét meghatározó belső szabályzatok készítésére, tartalmára vonatkozó előírások A kutatóközponti gazdálkodás viteléhez a következő szabályzatokat kell elkészíteni és folyamatosan karbantartani: a gazdálkodási szabályzat a számlarend, számviteli politika, eszközök és források értékelési szabályzata, leltárkészítési és leltározási szabályzat, a bizonylati rend és bizonylati album, pénzkezelési szabályzat, felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata, A szabályzatokat a jogszabályi-, valamint CSFK feladatában bekövetkezett változásokat követő 90 napon belül aktualizálni kell. A gazdasági tárgyú szabályzatok elkészítéséért és folyamatos aktualizálásáért a gazdasági igazgató a felelős. 10
11. Munkaköri leírások A gazdasági igazgatóság munkatársainak részletes feladatait a munkaköri leírások tartalmazzák. A munkaköri leírások elkésztéséért és folyamatos frissítéséért a főigazgató felelős. 12. A Gazdasági Igazgatóság munkatársainak létszáma, feladatköre A Gazdasági Igazgatóság munkatársainak létszámát az SzMSz melléklete tartalmazza. Telephelyenkénti megoszlás: Soproni központ: 1 fő gazdasági igazgató, 7 fő előadó, Budapest, Konkoly Thege Miklós út 15-17.: 2 fő előadó, Budapest, Budaörsi út 45: 2 fő előadó. 12.1. Soproni székhelyen végzendő gazdasági feladatok: Gazdasági igazgató: Jogállását, feladatait, hatáskörét, azok gyakorlásának módját, jogkörét, felelősségét az MTA CSFK Szervezeti és Működési Szabályzatának Különös rész I. fejezet 3. pontja határozza meg. Kötelezettségeire, jogkörére kötelezően betartandó irányadó jogszabályok: az államháztartásról szóló, 2011. évi CXCV törvény (továbbiakban: Áht.), 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról (továbbiakban Ávr.), 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet az államháztartás szervezetei beszámolási könyvvezetési kötelezettségeinek sajátosságairól. pénzügyi feladatok: o kötelezettségvállalás összefoglaló nyilvántartása; o beérkező számlák kezelése, kiegyenlítése, érvényesítése; o készpénzforgalom (ellátmány) felhasználásának bonyolítása; o belföldi és külföldi kiküldetések kiállítása, elszámolása; o Kincstárral kapcsolattartás (forintban és devizában vezetett számlákra vonatkozóan egyeztetések, adatszolgáltatások, kártyaszámlák, feladások); o kimenő számlák kiállítása; o ÁFA nyilvántartás és a bevallás elkészítése; o további, kapcsolódó analitikus nyilvántartások (utazási-, vásárlási előlegek, szigorú számadású nyomtatványok stb.) vezetése; 11
o Üzemeltetéshez kapcsolódó feladatok: közreműködik az intézet eszköz és anyagbeszerzési igényeinek felmérésében, előkészíti a megrendeléseket, árajánlatok kér be, összeállítja a megrendelés-tervezeteket, o Feladatához kapcsolódó anyagok irattárazása. számviteli feladatok: o kontírozás; o főkönyvi könyvelés; o leltár analitikus nyilvántartása; selejtezés, o leltározás összefoglaló feladatainak ellátása; o témák elő- és utókalkulációjának és a kapcsolódó elszámolásoknak az elkészítése; o nyilvántartásokból a kapcsolódó kötelező statisztikai adatszolgáltatások, jelentések elkészítése; o a beszámolókhoz, költségvetésekhez adatok szolgáltatása, o feladatához kapcsolódó irattárazás. munkaügyi, humánpolitikai feladatok: o közalkalmazotti jogviszony keletkezésével, megszűnésével kapcsolatos valamennyi okirat előkészítése; o NAV felé bejelentések; munkaügyi nyilvántartások vezetése; o illetmények és egyéb járandóságok, levonások nyilvántartása és számfejtése; o TB ellátások kezelése és számfejtése; o havi és éves SZJA, TB bevallások elkészítése; o közalkalmazottak részére a szabadság megállapítása; o a munkakörhöz kapcsolódó statisztikák elkészítése; közalkalmazotti jogviszonyhoz kapcsolódó igazolások (jogviszony, jövedelem, nyugdíj) kiállítása, o feladatához kapcsolódó anyagok irattárazása. pályázatokkal, kutatási szerződésekkel kapcsolatos feladatok: o a témavezetőkkel együttműködve közreműködés a szerződések előkészítésében; o szükséges igazolások beszerzése; o nyilvántartások vezetése; o témavezetőkkel folyamatos kapcsolattartás; o adatszolgáltatások elkészítése, o Feladatához kapcsolódó anyagok irattárazása. 12
12.2. Intézeti szintű szervezeti egységekhez kihelyezett előadók feladatai Pénzügyi feladatok o Az intézethez érkező, szakmai feladatellátással összefüggő számlák esetében a számlához csatolja az utalványlapot, gondoskodik arról, hogy az arra jogosulttal a teljesítést igazoltatja. A számlákat az igazolással együtt olyan időpontban eljuttatja a soproni székhelyre, hogy a határidőben történő kifizetés megvalósulhasson. Amennyiben a fizetési határidő a számla beérkezését követő 1-5 banki nap, szkenneli, majd a gazdasági igazgató által megadott e-mail címre haladéktalanul továbbítja; A számlákat legalább heti egy alkalommal postán el kell juttatni a központi gazdasági igazgatósághoz, jelen szabályzat 2. számú mellékletét képező kísérő csatolásával; o A Pénzkezelési szabályzat előírásainak megfelelően ellátja a kihelyezett házipénztár/ellátmány kezelésével kapcsolatos teendőket (ellátmány felvétele, hónap végi, hónap közi zárlati teendők elszámolás elvégzése; o Részt vesz a CSFK adatszolgáltatásainak elkészítésében, a főigazgató kérésére adatokat szolgáltat; o Vezeti az adott intézet kötelezettségvállalásának nyilvántartását, ezt a gazdasági igazgató által kért időpontban továbbítja a gazdasági igazgatóság központjába; o Vezeti az adott intézet szerződéses munkáinak, pályázatainak nyilvántartását, közreműködik a szerződések előkészítésében, az elszámolások elkészítésében, teljesítési jegyzőkönyveket továbbít, kapcsolatot tart a témavezetőkkel; o Kimenő számlázások előkészítése, központi gazdasági igazgatóság felé adatok továbbítása; o kiállítja a készpénzes számlákat; o Vezeti az intézetnél alkalmazott szigorú nyilvántartási nyomtatványok használatát, analitikus egyéb nyilvántartásokat (pl. kiküldetési előleg, kártyaszámla elszámolások stb.); o Adott intézetre vonatkozó selejtezés és leltározás bonyolítása a humánpolitikai feladatokat ellátó előadóval együttműködve; o Üzemeltetéshez kapcsolódó feladatok: közreműködik az intézet eszköz és anyagbeszerzési igényeinek felmérésében, részt vesz a megrendelések előkészítésében, árajánlatok kérésében, összeállítja a megrendelés tervezeteket; o ellátja az adott intézet igazgatójának külön adatigénye teljesítéséhez szükséges feladatokat. Humánpolitikai feladatok o Telephelyen történő foglalkoztatáshoz, munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony létesítéséhez, valamint a megszűnéshez kapcsolódó adminisztratív feladatok ellátása (személyi és egyéb adatok, iratmásolatok bekérése, jogviszonyhoz kapcsolódó szerződések, értesítések és egyéb okiratok közalkalmazottakkal történő aláíratása); o adózáshoz, kedvezményekhez (pl. utazási igazolvány, étkezési utalvány) kapcsolódó iratok közalkalmazottak által történő aláíratása; o szabadság nyilvántartás vezetése; o jelenléti ívek (munkaidő-nyilvántartás) kezelése; o számfejtéshez változásjelentések elkészítése; soproni gazdasági központtal kapcsolattartás, 13
o feladás készítése a központi gazdasági igazgatóság részére a személyi jövedelemadó illetve munkaadókat terhelő járulékok alapjáról (pl. napidíj, telefonhasználat); o Kiállítja és elszámolja a belföldi és külföldi kiküldetési rendelvényeket; o Adott intézetre vonatkozó selejtezés és leltározás bonyolítása a pénzügyi feladatokat ellátó előadóval együttműködve. 13. A pályázatokkal elnyert támogatások, szerződéses munkák gazdasági, pénzügyi elszámolásának rendje A kutatással kapcsolatos szerződések megkötése a teljesített feladatok igazolása, kifizetése, határidők betartása, valamint a gazdasági-pénzügyi elszámolások elkészítése elsődlegesen az elnyert pályázatok támogatási szerződésében foglaltaknak megfelelően történik. Az egyes pályázatok elszámolása során úgy kell eljárni, ahogyan azt a pályázat előírja. A pályázatok, szerződéses munkák kezelési rendjének feltételeit külön szabályzat rögzíti, annak érdekében, hogy a különböző területeken folyó feladatok rendszerezése, összehangolása, a követhetőség, a szabályos nyilvántartás, valamint az elszámolás feltételeinek, követelményeinek rögzítése egységes legyen. A gazdasági igazgatóság ügyrendje 2012. január 1-től lép hatályba. Budapest - Sopron 2012. január 01... főigazgató 14
Számlázási kérelem 1. számú melléklet Bejelentem, hogy a következő téma / projekt / szerződés szakmai teljesítése megtörtént, kérem a számla kiállítását a következő adatok alapján: Szerződő intézet: Szerződés nyilvántartási száma: Megbízó megnevezése: Teljesített feladat: Teljesítés időpontja: Szerződés szerint számlázandó ÁFA nélküli összeg: (részteljesítés külön jelölve) Egyéb megjegyzés: Csatolt irat: pl. teljesítési igazolás, teljesítési jegyzőkönyv, átvételi elismervény, egyéb: Dátum:.. Témavezető Számlázással kapcsolatos feljegyzés: Ellenjegyző: igazgató Fenti kérelem érkezett:.. év.. hónap.. nap Számla kiállítva: év. hónap.. nap Számlakiállítás nem lehetséges: pl.: hiányzik a teljesítési igazolás; témavezető által jelölt összeg hibás stb.... Pénzügyi előadó / szerződéskezelő (témavezető által kiállítandó, elektronikusan is küldhető ) 15
Beérkező számlák nyilvántartása 2. számú melléklet Sorszám 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. Beérkezés dátuma Szállító megnevezése Fizetendő összeg Fizetési határidő Elektronikus továbbítás dátuma Postai/személyes továbbítás dátuma Előadó aláírása
Igénylés A GAZDASÁGI OSZTÁLYNAK 3. számú melléklet Kérem, hogy az alább megnevezett anyagokat beszerezni, illetve azok beszerzéséhez ellátmányt folyósítani szíveskedjen Beszerzés nevű számú témához szükséges. A beszerzési érték előreláthatólag Sopron, 2012. Szakmai engedélyező igénylő A pü. fedezet rovaton biztosítva. Gazdasági Igazgatóság
Megismerési nyilatkozat CSFK Gazdasági Igazgatóság ügyrendjében foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban leírtakat a munkám során köteles vagyok betartatni. S.sz. Név Feladat, hatáskör 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Dátum Aláírás 18
Tartalomjegyzék fejezet Cím oldalszám 1. A gazdasági igazgatóság fogalma, az ügyrend célja, tartalma 2. 2. A költségvetés tervezésével összefüggő feladatok 3. 2.2. A végleges (elemi) költségvetés elkészítése 5. 3. Előirányzat módosítás 5. 4. Az intézményüzemeltetési, fenntartási, működési feltételeinek biztosításához 6. kapcsolódó feladatok 5. Beruházással, felújítással kapcsolatos feladatok 6. 6. Vagyongazdálkodással kapcsolatos feladatok 6. 6.1. A vagyongazdálkodás alapvető követelményei 6. 6.2 A vagyon nyilvántartása 7. 7. Munkaerő és személyi kiadás gazdálkodás 7. 8. A költségvetés végrehajtásával összefüggő feladatok 8. 8.1. Pénzeszközök kezelése 8. 8.2. Számlázás rendje, kimenő számlák nyilvántartása 8. 8.3 A CSFK-hoz érkezett számlák nyilvántartása 9. 8.4. A kötelezettségvállalás, a kötelezettségvállalás ellenjegyzése, a szakmai teljesítés 9. igazolása és az érvényesítés, utalványozás és az utalvány ellenjegyzése 9. Számviteli nyilvántartások vezetése 9. 10. A gazdálkodás rendjét meghatározó belső szabályzatok készítésére, tartalmára 10. vonatkozó előírások 11. Munkaköri leírások 11. 12. A Gazdasági Igazgatóság munkatársainak létszáma, feladatköre 11. 12.1. Soproni székhelyen végzendő gazdasági feladatok: 11. 12.2. Intézeti szintű szervezeti egységekhez kihelyezett előadók feladatai 13. 13. A pályázatokkal elnyert támogatások, szerződéses munkák gazdasági, pénzügyi 14. elszámolásának rendje Mellékletek 1. Számlázási kérelem 15. 2. Beérkező számlák nyilvántartása 16. 3. Igénylés 17. 4. Megismerési nyilatkozat 18. 19