InterMap Térinformatikai Tanácsadó Iroda 1037 Budapest, Viharhegyi út 19/c. Tel.: 06-1-212-2070, 06-1-214-0352, Fax: 06-1-214-0352 Honlap: www.intermap.hu, e-mail: info@intermap.hu BÜKKSZENTKERESZT ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE SZERVEZETFEJLESZTÉSI FELMÉRÉS DÖNTÉSTÁMOGATÁS KÉZIRAT Készült az Új Magyarország Fejlesztési terv Államreform Operatív Program Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése Pályázat Bükkszentkereszt-Répáshuta Községek Körjegyzősége Szervezetfejlesztése ÁROP-1.A.2/A-2008-0105 kódszámú kódszámú pályázata keretében 2009 V I AD O R O K Ö Z I G A Z G A T Á S F E J L E S Z T É S I T A N Á C S A D Ó É S S Z O L G Á L T A T Ó K F T. A R O P.PA L Y A Z A T@YA H O O. C O M 30-5 5 5-90 96 1
1. Stratégiai tervezés az ügytípusokban (a szociális igazgatás, a pénzügyek és a pályázatkezelés) Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalában a szociális igazgatás, a pénzügyi és a pályázatkezelés ügytípusaihoz stratégiai tervezés nem kapcsolódik. Kistérségi szintű, tárulás-szintű döntés-előkészítésben és döntéshozatalban a rendelkezésre álló erőforrások kiterjedtsége miatt már indokolt stratégiai tervezés módszertanának bevezetése. Azonban a társulásos szintű döntéshozatal szerkezete a döntések meghozatalát nehézkessé teszi. (A társulási tanács vezetői a társulást alkotó települések polgármesterei, és az érdekegyeztetés jelenlegi folyamatai inkább lassítják a kistérségi szintű, valamennyi települést érintő döntések meghozatalát.) Ennek ellenére a területei stratégiai tervezésnek nagyobb előnyei és komolyabb indokai vannak, mint a település stratégia tervezésnek. 2. Képzési terv Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalának képzési tervét a szociális igazgatás, a pénzügyi és a pályázatkezelési ügymenetek ügyintézői nem ismerik. 3. Rendeletalkotási folyamatok Bükkszentkereszt önkormányzata képviselőtestülete üléseinek napirendjét a jegyző állítja össze és küldeti ki a képviselőknek. A testületi ülések jegyzőkönyveit kijelölt testületi tagok hitelesítik, a testület döntéseit határozatokat, rendeleteket a jegyző készíti végleges tartalmi és formai alakba. Bükkszentkereszt önkormányzata képviselőtestületének éves munkaterve van, amelynek kötelező témái: beszámolók, zárszámadás, költségvetés elfogadása. Évente 8-9 rendes testületi ülés tervezett, azonban igény szerint rendkívüli testületi ülések is összehívhatók. A testületi üléseken túlmenően évente egy közmeghallgatás, illetve egy falugyűlést tartanak. Testületi ülés napirendjéhez az intézmények vezetői is nyújthatnak be témát (a jegyző előterjesztésén keresztül), pl. az intézmény szakmai programjának módosítása, az alapító okirat (szmsz) módosítására tett javasla). Természetesen képviselők is terjeszthetnek be ügyeket, jellemző pl. az erdőbirtokosság beszámolja vagy kkv ingatlan bérlet). A képviselőtestület üléseire a határozati javaslatokat és a rendeletterveket, az intézmények vezetőinek beszámolóit a jegyző készíti el, és terjeszti elő. A dokumentumok megfelelő alakisággal, azonosító számmal ellátottak, hogy a változások követhetőek legyenek. A képviselőtestület tagjai csak papírlapon kapják meg a dokumentációt, a testületi ülés jegyzőkönyve azonban elektronikusan is hozzáférhető. Igény van elektronikus adathordozóra, ez a pályázat során teljesítendő. Bükkszentkereszt önkormányzata képviselőtestületében jogszabályalkotás, szabályozás elfogadásának rendje a határozati javaslat, illetve a rendelettervezet tárgyától függően változik. A költségvetés elfogadása a leg időigényesebb, 1-2 hónap. Jellemzőek a kevésbé időigényes döntések, 1-2 napos átfutási idővel. A helyi jogszabály hatályossága és érvényessége szintén az előterjesztés tárgyától függ. A helyi jogszabályok határozatok és rendeletek azokat elfogadó testületi ülés utáni első munkanapon kerülnek kihirdetésre és lépnek hatályba. A szociális terület érintő rendelet jellemzően később lép hatályba, mert annak tartalmát meg kell ismertetni a lakossággal és az esetleges véleményeket meg kell vitatnia a testületnek, érvényesíteni kell a visszacsatolás lehetőségét. Bükkszentkereszt önkormányzatánál helyi jogszabály (határozat, rendelet) elindítását vagy módosítását bármely helyi lakos, vállalkozás vagy szervezet kezdeményezheti. Írásos javaslatával a polgármesterhez és jegyzőhöz kell fordulnia. A jegyző a hivatalos úton terjeszti testület elé 2
Bükkszentkereszt önkormányzata képviselőtestületének éves munkaterve van, amelynek kötelező témái: beszámolók, zárszámadás, költségvetés elfogadása. Évente 8-9 rendes testületi ülés tervezett, azonban igény szerint rendkívüli testületi ülések is összehívhatók. A testületi üléseken túlmenően évente egy közmeghallgatás, illetve egy falugyűlést tartanak. Bükkszentkereszt önkormányzata képviselőtestülete üléseinek jegyzőkönyvei a központi TERKA rendszerben, döntései a KÖZADAT rendszerben találhatók elektronikusan. A dokumentumok papíralapon megtekinthetők az állampolgárok, civil szervezetek és vállalkozások számára. Korábban a könyvtárban, jelenleg az önkormányzati hivatalban tekinthetők meg a jegyzőkönyvek és az egyéb dokumentumok. Állampolgári igény a betekintésre nincs, az állampolgári aktivitás kisméretű, a nyilvánosság visszacsatolásához kapcsolódó döntések nincsenek. Bükkszentkereszt önkormányzata rendeletalkotási, illetve egyéb szabályozási folyamataihoz jelenleg nem kapcsolódnak IKT megoldások, a képviselő testület tagjai számára nincsenek elektronikusan rendelkezésre álló döntés-előkészítő dokumentumok. Igény van rá, a pályázat céljai között szerepel. 4. A polgármesteri hivatal szervezeti egységei közötti együttműködés 4.1. A polgármesteri hivatal szervezeti egységei közötti információáramlás Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalának szervezeti egységei közötti információáramlás (egyeztetések egy-egy ügyben, tájékoztatás az ügyintézés előrehaladásáról, egyedi problémák megbeszélése) nincs külön szabályozva. Tipikusan szükség szerint, önállóan kezdeményezik és hajtják végre egymás között az ügyintézők az egyeztetéseket. 4.2. A hivatal szervezeti egységei közötti koordináció Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordinációnak nincs hivatalon belüli eljárásrendje. A szociális ügyek alacsony száma miatt (10 db átmeneti segély kérelem évente) az ügyintézők fejből ismerik az ügyhöz kapcsolható adatokat, információkat. Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordináció során jellemzően a szociális ügyek egyeztetése alapján született ügyről a jegyző dönt. A jegyző az egyszerűbb, rutinfeladatot jelentő szociális üggyel kapcsolatos döntést átruházott Bükkszentkereszt önkormányzata szociális bizottságára. Az átruházott döntések száma sem haladja meg évenként a 10 db-ot, ezért a döntési szinten, és a döntésekre jutó időn nem kell módosítani, mert nem befolyásolná érezhetően az eljárást. A jegyző által a szociális bizottságra átruházott döntések száma nem terheli meg a bizottság döntéshozói, és a hivatal szervezeti egységeinek döntés előkészítő munkáját. A szociális bizottság egy ülésének 6-8 ügyről döntenek, de jellemző, hogy már három döntést igénylő ügy esetén is összeül testület szociális bizottsága. Ezért a döntés-előkészítő munkához kapcsolódó, Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordináció jelenleg hatékonyan működik. Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli az ügytípusok - így a pénzügy és a pályázatkezelés ügytípusok közötti koordináció statisztika elemzése nem történik, így ehhez kapcsolódó döntések sincsenek és nincs igény módosításra sem. Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordináció módosítására a pályázatkezelés ügytípus szempontjából van igény. A koordináció módosításához kapcsolódó igény egyik területe: a pályázaton történő részvétel döntés-előkészítéséhez szükséges ter- 3
vezést szélesebb szervezeti körben és időben kellene elvégezni. Az utólagos kalkulációk és az elmaradó tervezés veszteséget okoz. A koordináció módosításához kapcsolódó igény másik területe: a polgármesteri hivatal ügyintézői saját szakterületük és a pályázat témája szerint vegyenek részt a pályázathoz kapcsolódó munkafolyamatokban, szaktudás alapján történő pontos feladatkiosztással, ellenőrzéssel. 5. Az önkormányzati intézmények 5.1. Az önkormányzati intézmények felügyelete Bükkszentkereszt önkormányzata által fenntartott intézmények vezetői készítik elő az intézmény szmszét és az intézmények szakmai programját. Az intézmény vezetője továbbítja a dokumentumokat a jegyzőhöz, aki önállóan a jogszabályok és határidők szempontjából ellenőrzi, majd előterjesztésre készíti a képviselő testület ülésére. Az intézmények szakmai programjához kapcsolódnak egyéb tervdokumentumok. 5.2. Az önkormányzati intézmények információáramlása Bükkszentkereszt önkormányzata által felügyelt intézményekkel (óvoda és iskola) a rendszeres információ áramlás legjelentősebb tárgya az intézmények éves költségvetésének megtervezése és elfogadása. Az önkormányzat rendesen bázisalapú ciklusterv alapján készíti költségvetését, ennek megfelelően az önkormányzata által felügyelt intézmények is hasonló módon terveznek. az intézmények szakmai programját (pl. az iskola pedagógia programját, illetve annak indokolt módosítását) az intézmény vezetője készíti el, és nyújtja be a jegyzőhöz, aki a testület elé terjeszti, a testület pedig önkormányzati határozat szintű helyi jogszabályban fogadja el az intézmények alapító okiratát, szmsz-ét a (egyeztetve az intézmény vezetőjével)jegyző állítja össze és terjeszti a testület elé, amely önkormányzati határozat szintű helyi jogszabályban fogadja el A polgármesteri hivatal és az önkormányzat által felügyelt intézmények közötti szakmai információ nagyobb részét a költségvetés tervezés döntés-előkészítéséhez szükséges dokumentumok alkotják. Ezeken túl jelentősebb információt az intézmény belső ellenőrzési tervének előkészítése igényli. Az intézmények vezetői részt vesznek az intézmény belső ellenőrzési tervének előkészítésében. A belső ellenőrzési tervet (illetve annak tartalmát) a jegyző terjeszti elő, a testület fogadja el önkormányzati rendelet szintű helyi jogszabály formájában a tárgyévet megelőző év november 15. napjáig. A polgármesteri hivatal és az önkormányzat által felügyelt intézmények közötti információáramlásnak külön kijelölt felelőse egyik oldalról sincs. Az intézmények vezetői számára elektronikusan rendelkezésre álló döntés-előkészítő dokumentumok jelenleg nem állnak rendelkezésre. Azonban mind a hivatal vezetője, mint az intézmény vezetője igényi, és a pályázat során megvalósítandó. 6. Mérések Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok még nincsenek kidolgozva, ezért a szociális igazgatás, a gazdasági ügyek és a pályázatkezelési ügytípusok ügyintézőjének számára (sincs) kidolgozva eredménymérésre alapozott motivációs rendszer. 4
7. A szakpolitikák Az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása közötti tartalmi és eljárási kapcsolatok a következők: oktatás szakpolitika: jellemzően az iskola költségvetés tervében jelennek meg, az intézményvezető (iskola igazgatója) az iskola bér- és járulékai költségeit tervezi meg, egyéb forrás igényei a testeület elé terjesztett költségvetés mellékletében jelennek meg környezetvédelem szakpolitika: külön, önállóan nincs nevesítve, bele értendő az idegenfogalom szakpolitikájába egészségügy szakpolitika: pénzügyi tervét a hivatal pénzügyi előadója készíti elő, költségvetési terv részeként kerül a testület elé turisztikai, idegenforgalmi szakpolitika: szakmai és pénzügyi koncepcióját a polgármester készíti elő és terjeszti a testület elé Bükkszentkereszt önkormányzata az egyes szakpolitikák tervezéséhez felelősség-, és hatáskört külön nem rendel. A szakpolitikák dokumentumai jellemezően költségvetési résztervek (külön szakmai program nem jellemző), amelyeket az önkormányzati hivatal pénzügyi előadója készít elő. Az oktatás szakpolitika dokumentumait az intézmény vezetője készíti elő. Ezek a dokumentumok túlnyomó részben ugyancsak költségvetési részterveket jelentenek: a pedagógusok besorolása alapján az intézmény bér és járulékainak terve, túlóra elszámolás. Az intézmény dologi kiadásának (pl. közüzemi díjak) költségvetési tervét a jegyző előterjesztése szerint a testület önállóan tárgyalja az éves költségvetés részeként. Alkalmanként történik egyéb tárgyú egyeztetés az intézményvezető és a jegyző (testület) között: pl. az intézmény épületének felújítása tárgyában. A költségvetési részterveket a pénzügyi előadó közreműködésével a jegyző állítja össze, (a könyvelő cég szokásos ellenőrzési jelentését figyelembe véve) terjeszti a testület elé. A költségvetést, benne a szakpolitikák részköltségvetését, a testület rendeletben fogadja el. A szakpolitikák közül az oktatásügynek, oktatási intézménynek van ellenőrzési rendje (költségvetés ellenőrzés rendje szerint). Szakmai ellenőrzés nem történik. 8. Stratégiai tervezés a költségvetés tervezésében Bükkszentkereszt önkormányzatánál stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása jelenleg csak abban a gyakorlatban jelentkezik, hogy az éves költségvetést a tárgyévet követő három év pénzügyi alakulásának becslésével egészítik ki. A becslést külső könyvelő készíti el, ami módosításra szorul, megfogalmazódott igény, hogy mérlegképes könyvelő köztisztviselő kell az önkormányzati hivatalnak. A stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolását a költségvetés tervezését támogató IKT eszközök jelentik jelenleg. A testület félé benyújtott költségvetési táblák papírlapúak, igény van elektronikus adathordozóra, amely a pályázat keretei között megvalósítandó. 9. A költségvetéshez tartozó döntéstámogató folyamatok Bükkszentkereszt önkormányzata költségvetésének elkészítéséért a jegyző felel, aki a tervezési munkában a hivatalon belül a pénzügyi előadó munkájára támaszkodik. Az önkormányzat által fenntartott intézmény(ek) vezető(i) saját hatáskörükben elkészítik az intézmény(ek) intézményi költségvetési terét, amely az intézményben dolgozó közalkalmazottak bér és járulékainak tervezéséből áll. Az intézmények 5
dologi kiadásainak tervezését a jegyző végzi el. Az intézmények költségvetés tervezetét az intézmény vezetője nyújtja be a jegyzőnek. A döntés-előkészítés folyamatát meghatározza a központi költségvetés elfogadásának időpontja, hiszen az tartalmazza a normatív támogatás elemeit. Bükkszentkereszt önkormányzata költségvetésének elkészítéséhez és elfogadásához önálló döntéstámogatási eszközök nem kapcsolódnak. A pénzügy és költségvetés végrehajtási ellenőrzés kapcsolódó döntési folyamatokhoz kapcsolódóan nincs külön dokumentum, döntés-támogatási eszközök jelenleg nem kapcsolódnak. A pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzésben a polgármesteri hivatal vezetői számára nem állnak rendelkezésre elektronikusan döntés-előkészítő dokumentumok. Az igény meg van rá, a pályázat során megvalósítandó. 10. Közbeszerzés 10.1. Közbeszerzési eljárások lebonyolítása A közbeszerzés célját és tartalmát a jegyző és a polgármester egyezteti. Külső szakértő céggel elkészttetik a közbeszerzés ajánlattételi és ahhoz kapcsolódó műszaki dokumentációját. A jegyző a szakmai anyagokat átadja a képviselőtestület ad hoc közbeszerzési bizottságának. A közbeszerzési bizottság jóváhagyja a közbeszerzési dokumentumokat, a polgármester szignálja és a jegyző kiküldi a közbeszerzési ajánlatkéréseket. A beérkezett ajánlatokat a jegyző átadja a képviselőtestület ad hoc közbeszerzési bizottságának, amely javaslatot tesz a nyertes ajánlattevőről a képviselőtestületnek. A képviselőtestület határozatban dönt a közbeszerzés nyerteséről. A határozat melléklete a közbeszerzési bizottság ülésének jegyzőkönyve. Bükkszentkereszt önkormányzatánál a közbeszerzés lebonyolításához jelenleg nem állnak rendelkezésre döntés-támogató eszközök, a közbeszerzése éves alacsony száma nem indokolja, 10.2. A környezetbarát közbeszerzési gyakorlat Bükkszentkereszt önkormányzatánál a környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetésével kapcsolatban elektronikusan rendelkezésre álló döntés-előkészítő dokumentumok jelenleg nincsenek, tervezik bevezetését. 11. Nyilvánosság fejlesztése 11.1. Szervezeti megoldások Bükkszentkereszt önkormányzati hivatalában lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásához nem kapcsolódnak döntés-támogató folyamatok Bükkszentkereszt önkormányzati hivatalában lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásáért és a döntések nyilvánossá tételéért a jegyző a felelős. A képviselőtestület üléseinek jegyzőkönyvei, az önkormányzat határozatai és rendeletei, a szociális feladatok egy része papíralapon hozzáférhetők a nyilvánosság számára a hivatalban. Bükkszentkereszt önkormányzati hivatalában a döntések nyilvánossá tételéhez kapcsolódóan képzést, továbbképzést nem terveznek. 6
11.2. Kapcsolatszervezés Bükkszentkereszt önkormányzati hivatalában a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezéséhez kapcsolódó döntés-előkészítés folyamatának általános felelőse nincs, a jegyző fogja össze a kapcsolatos feladatokat. 11.3. Partnerség Bükkszentkereszt önkormányzati hivatalában a döntések nyilvánossá tételében a jegyző a felelős. Külön szabályozásban, munkaköri leírásban nem jelenik meg. A nyilvánosság folyamatát szabályozó dokumentum jelenleg nincs az önkormányzatnál, ezért eljárásrend sem létezik, munkaköri leírásokban sem szerepel. 7