NAV Online adatszolgáltatás a DOAS rendszerben 2151 Fót, Árok dűlő 4. Telefon: +36 1 469 4021; fax: +36 1 469 4029 1 / 19
Tartalomjegyzék 1. Online Számla adatküldés a DOAS rendszerben... 3 1.1. Az adatküldés törvényi hivatkozásai... 3 1.2. A regisztráció folyamata... 4 1.3. Számlázáskor figyelmeztetés, ha hiányoznak a NAV online számla beállítások... 5 1.4. NAV Online Számla adatküldés felelőse és az adatküldés menete... 6 1.4.1. Az online számla adatküldés felelőse... 6 1.4.2. Az adatküldés folyamata rövid összefoglaló... 6 1.4.3. Az adatküldés folyamat részletes áttekintése... 6 1.5. NAV Online Számla adatszolgáltatások monitorozása a DOAS-ban... 8 1.5.1. Automatikus ellenőrzés és figyelmeztetés... 9 1.5.2. Hálózati problémák... 11 1.5.3. Üzemzavar bejelentése NAV-hoz... 12 2. NAV online számla ÁFA kódok... 13 2.1. NAV Online feladás változása... 13 2.2. A NAV által meghatározott, ÁFA érték nélküli számla tételek kategóriái... 13 2.3. A Rubin DMS által meghatározott ÁFA kódok... 17 2.4. A Export és közösségen belüli (EU) értékesítés során meghatározott ÁFA kódok... 18 2 / 19
1. Online Számla adatküldés a DOAS rendszerben A DOAS program a 3.826 verziótól támogatja a törvényi kötelezettségnek megfelelést. 1.1. Az adatküldés törvényi hivatkozásai 2018. július 1-jétől kötelező adatot szolgáltatni a legalább 100 ezer forint áthárított áfát tartalmazó, belföldi adóalanyok közötti ügyletekről kiállított számlákról. A kibocsátott számlák és számlával egy tekintet alá eső okiratok adataira vonatkozó adatszolgáltatás 2018. július 1- jétől a kiállítás után, rövid időn belül, elektronikusan teljesítendő. Számlázó programmal történő számlázás esetén a számlaadatokat a számlázó programból emberi beavatkozás nélkül, nyilvános interneten keresztül azonnal, a számla elkészülése után rögtön továbbítani kell a NAV-hoz. Az online számlával kapcsolatos jogszabályi előírások a következők: Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény - X. Fejezet SZÁMLÁZÁS A számlakibocsátásra irányadó szabályok A pénzügyminiszter 2/2018. (VI. 1.) PM rendelete a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet módosításáról Ezen jogszabályok ismerete és alkalmazása az adózó szakemberei számára alapvetően szükségesek. A NAV online számla adatküldésben érintett számláknak a következő paramétereknek kell megfelelnie: Kimenő számla és a számla vevője belföldi és a számla vevője adószámmal rendelkező adóalany és a számla ÁFA tartalma 100 000 HUF értéket eléri. 3 / 19
1.2. A regisztráció folyamata Felhívjuk figyelmüket, hogy a funkció működéséhez az Önök előzetes Adatszolgáltatásra kötelezett adózói regisztráció -ja szükséges a NAV rendszerében. Számlázó programból teljesítendő adatszolgáltatás esetén adatszolgáltatás kizárólag gép-gép kapcsolat (interfész) útján történhet. Az adatszolgáltatás teljesítéséhez a fentiekben hivatkozott gép-gép interfész használatához szükséges adatokat, azaz a technikai felhasználót nyilvántartásba kell venni. A technikai felhasználót az elsődleges felhasználó (azaz közvetlenül Önök) hozhatják létre, a FELHASZNÁLÓK oldalon az ÚJ FELHASZNÁLÓ panel kijelölése után a Technikai felhasználó opcióra kattintva. Itt történik meg a Technikai felhasználó oldal hozzáadása, amely véglegesítéséhez jelszó megadása kötelező. további információ: https://onlineszamla.nav.gov.hu/tajekoztatas_a_regisztraciorol A regisztráció után a következő adatokat kell berögzíteni a DOAS rendszerbe: Figyelem! az adatok a NAV-nál regisztrált technikai felhasználói adatok! Felhasználónév, XML aláírókulcs, XML cserekulcs, + a regisztrációkor megadott "Jelszó" Az alábbi képen a jelszón kívül valamennyi adat látható: 1. Ábra: A regisztráció után a következő adatokat kell berögzíteni a DOAS rendszerbe 4 / 19
1.3. Számlázáskor figyelmeztetés, ha hiányoznak a NAV online számla beállítások 2018.07.01 után Magyarországon, belföldi adóalanyok között kiállított, legkevesebb 100 000 HUF ÁFA tartalmú számlákat a NAV online rendszerébe fel kell adni. Az alábbi hibaüzenet akkor jelenik meg, ha az ügyintéző legkevesebb 100 000 HUF ÁFA tartalmú számlát próbál felírni még nem történt meg a NAV regisztrációs adatok DOAS-ba rögzítése még nem történt meg a NAV kommunikáció tesztelése nincs egyetlen, a ""NAV Online számla adatszolgáltatás kontroller"" kiemelt szerepkörbe tartozó felhasználó A hibaüzenet pirossal villogó keretben jelenik meg, és csak akkor szűnik meg, ha az ügyintéző az "A leírtakat tudomásul vettem" felirat melletti jelölőnégyzetet bekapcsolja. 5 / 19
1.4. NAV Online Számla adatküldés felelőse és az adatküldés menete 1.4.1. Az online számla adatküldés felelőse Az online számla adatküldés felelőse az adózó, a DOAS rendszert használó vállalkozás. 1.4.2. Az adatküldés folyamata rövid összefoglaló Magyarországon a NAV létrehozott egy interfészt, ahol az ügyviteli programból be tudják küldeni elektronikus formátumban a számlákat. Ehhez regisztrálni kell a céget a NAV-nál, majd a regisztrációs adatokat be kell vinni a DOAS-ba. Ez alapján a rendszer beküldi a kívánt adatokat a NAV-ba. A különböző NAV által definiált beküldési státuszokat egy lekérdező felületen tetszőleges csoportosítással vizsgálni lehet. A NAV online számla adatszolgáltatás kontroller szerepkörben lévő dolgozó ezen lekérdezést folyamatosan vizsgálja és amennyiben be kell avatkozni, akkor a NAV online felületén manuálisan kell rögzítenie. 1.4.3. Az adatküldés folyamat részletes áttekintése 1. A NAV felületen regisztrálni kell a céget, lásd 1.2 A regisztráció folyamata pont. 2. A DOAS-ban be kell állítani minimum egy felhasználót a NAV online számla adatszolgáltatás kontroller szerepkörbe, beállítása a Karbantartás / Jogosultság / Jogosultságok szerkesztése menüpontban. 6 / 19
3. A DOAS rendszerben fel kell vinni és le kell ellenőrizni a NAV online számla regisztrációja során megkapott regisztrációs adatokat, a Karbantartás / NAV / NAV online számla / Regisztrációs adatok rögzítése menüpontban. Figyelem A jelszó kivételével az adatokat copy/paste azaz másolás/beillesztés módszerével vigyék át, ügyelve arra, hogy csak a az adatok legyenek kijelölve, az adat előtt vagy után ne legyen szóköz karakter. A teszt rendszer adatainak megadása opcionális. A beállításnak akkor van vége, ha a teszt és az éles oldalon egyaránt a zöld pipa megjelenik. A Kommunikáció tesztelés Mentés gomb megnyomásakor a program a regisztrációs adatok segítségével bejelentkezik a NAV felületére, és ha a NAV felismeri a regisztrációs adatokat, akkor visszaválaszol és ezt a pozitív választ jelenítjük meg a zöld pipával. A regisztrációt a DOAS 3.824 vérzőtől kezdődően az éles rendszerben célszerű elvégezni, lehetőleg a NAV éles és tesztrendszerébe is. A DOAS éles rendszer a NAV éles rendszerébe küldi az adatokat és az éjszakai teszt rendszer adatok frissülése után a teszt rendszer a NAV teszt rendszerbe küldi az adatokat. Ezért van az, hogy az éles rendszerbe regisztráljuk a NAV teszt rendszer paramétereket is. A DOAS rendszer ellenőrzi, hogy a felhasználó a NAV online számla feltételeknek megfelelő számlát kíván kiállítani, és ha a fenti 2. és 3. pont teljes körűen nem történt meg, úgy nem engedi a számla kiállítását, és tájékoztat a hiányosságról. Lásd 4. fejezet. 7 / 19
1.5. NAV Online Számla adatszolgáltatások monitorozása a DOASban A funkció elérhetősége: Karbantartás / NAV / NAV online számla / NAV online számla adatszolgáltatás menüpont. Az alábbi képernyőn lehet monitorozni a NAV-ba küldendő/küldött számla adatszolgáltatásokat. 2. Illustration: Karbantartás / NAV / NAV online számla / NAV online számla adatszolgáltatás 8 / 19
A beküldés szempontjából a legfontosabb információ a NAV Számla státusz Ez a következő értékeket veheti fel: RECEIVED Befogadva státusszal fogadja be az adatot. Ekkor a NAV visszaad egy un. Tranzakciós azonosító -t, mely megjelenik a DOAS lekérdezési felületén is. Bármilyen probléma esetén erre az azonosítóra lehet hivatkozni! PROCESSING Feldolgozás alatt státusz azt jelenti, hogy a NAV oldali adatszolgáltatás jelenleg feldolgozás alatt áll. A program automatikusan újra lekérdezi azon számlák státuszát amelyek RECEIVED Befogadva vagy PROCESSING Feldolgozás alatt állapotban vannak. Ezek tehát átmeneti állapotok, a felhasználóknak ezzel semmilyen teendőik nincsenek! DONE - Kész státusz: a NAV specifikációk értelmezése szerint, ha a beküldés Kész állapotba kerül, akkor az adózó a hivatkozott számla vonatkozásában az adatszolgáltatási kötelezettségeknek eleget tett! ABORTED - Kihagyva státusz: FIGYELEM!!! Az adatszolgáltatás sikertelennek minősített! Kérjük az ABORTED eseményeket haladéktalanul jelentse a RUBIN DMS-nek! Ha a 2/2018. (VI. 1.) PM rendeletben megadott határidőkön belül nem lehetséges a probléma szoftveres úton való javítása, akkor a problémás számlát a felhasználó cég dolgozójának felelőssége ugyanezen a határidőn belül a NAV online számla felületén kézzel rögzítenie! 1.5.1. Automatikus ellenőrzés és figyelmeztetés DOAS-ba bejelentkezéskor, ha nyitott problémák vannak a NAV Online Számla adatszolgáltatásban és a felhasználónak van joga a "NAV Online számla adatszolgáltatás lekérdezés" elemi funkcióhoz, akkor az alábbi üzenet jelenik meg: A kérdésre "Nem" válasz esetén folytatódik a normál ügymenet. A kérdésre "Igen" válasz esetén megjelenik az előre paraméterezett, NAV Online Számla adatszolgáltatás képernyő, ahol közvetlenül listázódnak a problémás bizonylatok. Az előre beállított szűrőfeltételek: - "Blokkoló hiba": Bekapcsolt - "Kézi lezárás" Kikapcsolt 9 / 19
3. Illustration: Karbantartás / NAV / NAV online számla / NAV online számla adatszolgáltatás 10 / 19
1.5.2. Hálózati problémák Hálózati probléma akkor keletkezik, amikor a DOAS szerver nem látja a NAV Online rendszert, akár lokális internet, akár NAV oldali szerver problémák esetén. Alapesetben ez nem jelent problémát, mert a DOAS hálózati hiba esetén is automatikusan megismétli az adatküldést, vagy a státusz frissítéseket is. Ebben az esetben is cég dolgozójának a NAV Online Számla felületen kézzel, fel kell rögzítenie a 2/2018. (VI. 1.) PM rendeletnek megfelelően. Ezeket a számlákat úgy kell lekérdezni, hogy a QUEUE státusz mezőbe ki kell választani az Újraküldésre vár értéket. 4. Ábra: Újraküldésre váró számlák lekérdezése 11 / 19
1.5.3. Üzemzavar bejelentése NAV-hoz Amennyiben a DOAS rendszert érintő üzemzavar/internet szolgáltatás elégtelensége 48 órát meghaladja, az adózó köteles az üzemzavart a NAV Online Számla felületén bejelenteni! A bejelentést az alábbi címen lehet megtenni: https://onlineszamla.nav.gov.hu/uzemzavar_nyilatkozatok 12 / 19
2. NAV online számla ÁFA kódok 2.1. NAV Online feladás változása Mint az ismeretes a NAV Online felülete az elektronikus számla formátum befogadásának feltételei szigorodnak. A május eleji határidő közeledtével azonban számos, az átállásra való felkészülési folyamat elhúzódását jelző ügyféli jelzés érkezett, melyet figyelembe véve az adóhivatal egy hónap haladékot biztosít. 2019. június 4-én 0:00 órától azonban már csak az új formátumban fogadja a számlák adatait az adóhivatal, 1.0 verzióval érvényes adatszolgáltatás már nem teljesíthető! A változás legfontosabb része, hogy a 0% értékű ÁFÁ-kat kötelezően be kell kategorizálni, a NAV szakzsargonjával élve ÁFA minősítő Flag-kel kell ellátni. Az ÁFA kódok lehetnek 27%, 18% és 5% értékűek, vagy a számla tétel nem tartalmaz ÁFA értéket. Ebben az esetben az ÁFA érték elmaradásának okát kategóriák szerint meg kell különböztetni. A NAV által megadott online számla ellenőrzés leírása itt található: https://onlineszamla.nav.gov.hu/dokumentaciok Az ÁFA törvény határozza meg az ÁFA kódokat: https://net.jogtar.hu/getpdf?docid=a0700127.tv&targetdate=&printtitle= 2.2. A NAV által meghatározott, ÁFA érték nélküli számla tételek kategóriái vatexemption - Adómentesség jelölése - ÁFA tv. 169. (ENG: Marking tax exemption - section 169 (m) of the VAT law) AAM : Alanyi adómentes TAM : Tárgyi adómentes ill. közérdekű vagy speciális jellegére tekintettel KBA : Adómentes közösségen belüli termékértékesítés EAM : Adómentes termékexport harmadik országba NAM : Adómentesség egyéb nemzetközi ügyletekhez kapcsolódó jogcímen THK : Területi hatályon kívül vatoutofscope - ÁFA törvény hatályán kívüli (ENG: Out of scope of the VAT law) ÁTK : ÁFA tárgyi hatályán kívül vatdomesticreversecharge - Belföldi fordított adózás jelölése - ÁFA tv. 142. (ENG: Marking the national is reverse charge taxation - section 142 of the VAT law) FAD : Fordított adózás 13 / 19
marginschemevat - Áthárított adót tartalmazó különbözet szerinti adózás (ENG: Margin scheme including input tax) marginschemenovat - Áthárított adót nem tartalmazó különbözet szerinti adózás (ENG: Margin scheme not including input tax) A DOAS (funkció szint 19.04 Kiadás 01 Technikai verziószám: 3.841.00) ezen verziószámától kezdődően a számla kiállítása csak akkor lehetséges, ha a fenti táblázat valamelyik sora érvényes a kiállított számla tételére. Ezen verziótól kezdődően a számla kiállítás pillanatában a program ellenőrzi, hogy minden ÁFA kód, ÁFA minősítő flag rendben van-e, ha nincs rendben, akkor a program megakadályozza a számla felírását (1. Ábra: Figyelmeztető üzenet NAV ÁFA minősítő jelek használatára 0%-os ÁFA kódú számlatétel kiállításakor). 5. Ábra: Figyelmeztető üzenet NAV ÁFA minősítő jelek használatára 0%-os ÁFA kódú számlatétel kiállításakor Szerencsére ritka esetben fordul elő, mert a számlák túlnyomó többsége 27%-os ÁFA tartalmú. A probléma a 0%-os ÁFA tartalmú számláknál lehet, melynek számla elkészítését a főkönyvelő és a könyvelői szupport (Náray Bea) segítségével tudjuk beállítani a konkrét rendszer adatszituáció ismeretében. Mint a 2-es ábra is mutatja a 0%-os ÁFA kódú számlatétel kiállítása jogosultság függvénye, amire a DOAS fel is hívja a figyelmet (2. Ábra: Ügyintéző részére figyelmeztető üzenet 0%-os ÁFA kódú számla kiállításakor jogosultság hiányában.) 14 / 19
6. Ábra: Ügyintéző részére figyelmeztető üzenet 0%-os ÁFA kódú számla kiállításakor jogosultság hiányában. A jogosultságot az illetékes ügyintéző állíthatja be, a jogosultság neve: ÁFA kód törzsadat karbantartás (3. Ábra: Releváns jogosultság ÁFA kód törzsadat karbantartáshoz). 7. Ábra: Releváns jogosultság ÁFA kód törzsadat karbantartáshoz 15 / 19
A program a régi adatbeállításokat nem módosítja és a régi beállításokkal ellentétben nem lesz képes a számlát automatikusan felírni, ezért a régi beállításokat közösen a szupporttal egyeztetni kell a felhasználóknak, hogy a 0%-os tételeket is fel tudja a program helyesen írni. A DOAS kényelmi okok miatt nagyon sok pontos előre definiált beállításokat tartalmaz, ahol a régi logika szerint nem voltak minősítő flagek és ezen minősítő flagek bevezetését és az alapbeállítások beállítását közösen kell elvégezni. A beállítások elvégezhetők a Karbantartás/ÁFA kód menüpont alatt (4. Ábra: ÁFA kód karbantartás). 8. Ábra: ÁFA kód karbantartás 16 / 19
2.3. A Rubin DMS által meghatározott ÁFA kódok ÁFA 27% Az ÁFA értéke 27%, más tulajdonságot nem kell megadni. Arányosításba bevont ÁFA 27% Az ÁFA értéke 27%, más tulajdonságot nem kell megadni, a könyvelők számára az arányosított ÁFA meghatározásához van rá szükség. Beruházás arányosításba bevont ÁFA 27% Az ÁFA értéke 27%, más tulajdonságot nem kell megadni, a könyvelők számára az arányosított ÁFA meghatározásához, és a beruházások különválasztásához van rá szükség. ÁFA 18% Az ÁFA értéke 18%, más tulajdonságot nem kell megadni. ÁFA 5% Az ÁFA értéke %, más tulajdonságot nem kell megadni. ÁFA tv. területi hatályán kívül A számla tételen nem szerepel ÁFA érték, az adómentesség jelölése mezőben szerepelnie kell az THK kódnak. ÁFA tárgyi hatályán kívül A számla tételen nem szerepel ÁFA érték, jelölni kell hogy Áfakörön kívüli', az adómentesség jelölése mezőben szerepelnie kell az ÁTK kódnak. Nem visszaigényelhető ÁFA A számla tételen nem szerepel ÁFA érték, az ÁFA bevallásban nem szerepelhet. Alanyi adómentes A számla tételen nem szerepel ÁFA érték, az adómentesség jelölése mezőben szerepelnie kell az AAM kódnak. Különbözeti ÁFA 27% A számla tételen a nyomtatásban nem szerepel ÁFA érték. Az ÁFA kódon jelölni kell hogy Különbözeti ÁFA. A NAV bevalláson ketté kell választani, a szerint, hogy a számla tétel tartalmaz-e ÁFA értéket, vagy nem. Amennyiben a beszerzési érték nagyobb mint az eladási érték, a számla tétel nem tartalmaz ÁFA értéket, a NAV bevalláson a marginschemenovat - Áthárított adót nem tartalmazó különbözet szerinti adózás kapcsolót kell bekattintani. Amennyiben a beszerzési érték kisebb, vagy egyenlő mint az eladási érték, a számla tétel tartalmaz ÁFA értéket, a NAV bevalláson a 17 / 19
marginschemevat - Áthárított adót tartalmazó különbözet szerinti adózás kapcsolót kell bekattintani. Fordított adózású ÁFA 27% A számla tételen nem szerepel ÁFA érték, jelölni kell hogy Fordított adózású ÁFA, az adómentesség jelölése mezőben szerepelnie kell az FAD kódnak. Tárgyi adómentes ill. közérdekű vagy speciális jellegére tekintettel A számla tételen nem szerepel ÁFA érték, az adómentesség jelölése mezőben szerepelnie kell az TAM kódnak Adómentesség egyéb nemzetközi ügyletekhez kapcsolódó jogcímen A számla tételen nem szerepel ÁFA érték, az adómentesség jelölése mezőben szerepelnie kell az NAM kódnak. Adómentes termékexport harmadik országba A számla tételen nem szerepel ÁFA érték, az adómentesség jelölése mezőben szerepelnie kell az EAM kódnak. Adómentes közösségen belüli termékértékesítés A számla tételen nem szerepel ÁFA érték, az adómentesség jelölése mezőben szerepelnie kell az KBA kódnak. Az itt felsorolt beállításokat csak a RUBIN DMS módosíthatja. 2.4. A Export és közösségen belüli (EU) értékesítés során meghatározott ÁFA kódok A DOAS rendszerben korábban az EU és export számlák áfa kódja nevű rendszerparaméterben volt meghatározva, hogy export és közösségen belüli (EU) értékesítés során a program milyen ÁFA kódot alkalmazzon. Ez így nem megfelelő, mert a NAV online számlaküldés miatt meg kell különböztetni az export és a közösségen belüli (EU) értékesítés ÁFA kódját, amelyek különböző minősítő flag tulajdonságokkal rendelkeznek. A minősítő flag tulajdonságokat a NAV hivatalosan nem publikálta, azok törvényben nem szerepelnek. A fentiek miatt a meglévő EU és export számlák áfa kódja nevű rendszerparaméter törlésre kerül és felvételre kerülnek a Export értékesítés áfa kódja és a Közösségen belüli (EU) értékesítés áfa kódja nevű rendszerparaméterek. A DOAS 19.05_05 verzió telepítése során a Export értékesítés áfa kódja rendszerparaméterbe beállításra kerül a RubinDMS standard ÁFA kód, aminek a minősítő Flagje. az EAM. Ha ilyen nincs, mert a rendszer nem magyar, akkor a paramétert kézzel kell beállítani. 18 / 19
A funkció telepítése során a Közösségen belüli (EU) értékesítés áfa kódja rendszerparaméterbe beállításra kerül az a RubinDMS standard ÁFA kód, aminek a minősítő Flag-je. az KBA Ha ilyen nincs, mert a rendszer nem magyar, akkor a paramétert kézzel kell beállítani. 19 / 19