GyógyMatek GT 2014 Adatkezelési eljárásrend ELTE TTK Hallgatói Alapítvány
Tartalom GyógyMatek GT 2014 Adatkezelési eljárásrend... 1 GyógyMatek GT 2014... 2 Meghívottak:... 2 Irányelvek... 2 Részvételi szabályzat 14.... 3 Elektronikusan kezelt adatok... 3 Gólyatábori jelentkezés... 3 SzeKÉR... 4 Résztáblázatok... 5 Csapat névsor:... 5 Egészségügyi táblázat... 5 Nem elektronikusan kezelt adatok... 6 Részvételi nyilatkozat... 6 Átadás-átvételi nyilatkozat... 7 GyógyMatek GT 2014 Meghívottak: GyógyMatek GT 2014 Szakok BGGYK gyógypedagógia BA. BGGYK gyógypedagógia MA. TTK matematika BSc. TTK alkalmazott matematikus MSc. TTK biztosítási és pénzügyi matematika MSc. TTK matematikus MSc. PPK tanár matematikatanár MA. PPK osztatlan tanári [matematika tanár] BCE-KTK biztosítási és pénzügyi matematika MSc. Helyszín Bodajk, Bodajki Falutábor Időpont 2014. augusztus 15. 2014. augusztus 19. (augusztus 15. szervezői nulladik nap) 0.1. táblázat: GyógyMatek GT 2014 Irányelvek A GyógyMatek GT szervezőinek célja a minél szélesebb körű szolgáltatás biztosítása. A szolgáltatás minőségének biztosítása megkívánja talan adat felvételét és kezelését. Törekszünk arra, hogy a
lehető legkevesebb személyes adatot gyűjtsünk a résztvevőkről és azokat bizalmasan, a lehető legkevesebb szervező bevonásával kezeljük. Részvételi szabályzat 14. A Táborban résztvevő köteles a jelentkezési lapon, illetve a helyszínen az akut, állandó vagy időszakos betegségeit, allergiáját feltüntetni, az arra való gyógyszerezési útmutatással együttesen. A Szervezők az adatokat szigorú titoktartással kezelik, a csapatvezetőn kívül harmadik személy ára tovább nem adják. A szabály betartására az esetleges vészhelyzetek megelőzése okán van szükség. Elektronikusan kezelt adatok A gólyatáborral kapcsolatos minden elektronikus levelezéshez az alábbi e-mail címeket használjuk: Gyóni Dorottya gyoni.dorottya@gyogymatekgt.elte.hu ELTE-TTK HÖK Jakus Júlia jakus.julia@gyogymatekgt.elte.hu ELTE-BGGyK HÖK Kuti Péter kuti.peter@gyogymatekgt.elte.hu ELTE-TTK HÖK Said Leila said.leila@gyogymatekgt.elte.hu ELTE-BGGyK HÖK Az előző négy személy által közösen használt info@gyogymatekgt.elte.hu 0.2. táblázat: E-mail címek Az e-mail címek az ELTE Caesar levelező szerverét használják. Ezen levelezésekhez hozzáférhetnek még az ELTE szerverének kezelői, azaz az IIG munkatársai, illetve az EHÖK és a TTK HÖK informatikusai, Tabajdi Péter és Fetter Dávid. Gólyatábori jelentkezés A honlapról elérhető űrlapon a látogatóknak lehetőségük nyílik a gólyatábori jelentkezésre. A jelentkezéshez szükséges és a jelentkezés során mentett adatok: Sor automatikus láló Idő automatikus dátum IP cím automatikus Felhasználói név automatikus Jelentkező típusa automatikus Teljes név kötelező Becenév opcionális Nem kötelező Gólya sor automatikus Születési hely kötelező Születési dátum kötelező dátum E-mail cím kötelező Mobil Kötelező Állandó lakcím kötelező Értesítési cím kötelező Veszély esetén értesítendő kötelező személy neve Veszély esetén értesítendő kötelező személy telefona Évfolyam kötelező Kar kötelező Szak kötelező Középiskola (város) kötelező Középiskola kötelező Azonosító okmány a kötelező Diákigazolvány kötelező
EHA kód kötelező TAJ kötelező Krónikus betegség kötelező Részletes orvosi tudnivalók opcionális Étrend (minden) kötelező Étrend (vegetáriánus) kötelező Étrend (cukorbeteg) kötelező Étrend (gluténmentes) kötelező Étrend (egyéb) opcionális MÁV kedvezmény kötelező Pólóméret kötelező Egyéb tudnivaló opcionális MÁV kedvezmény mértéke automatikus Csatlakozás kötelező Elutazás kötelező Utazási díj automatikus Augusztus 15. kötelező Augusztus 16. kötelező Augusztus 17. kötelező Augusztus 18. kötelező Részvételi díj automatikus Státusz automatikus Bizonylat másolata kötelező kép Bizonylat mérete automatikus Fénykép kötelező kép Fénykép mérete automatikus Számla kötelező Nyilatkozat kötelező 0.3. táblázat: Felvett és tárolt adatok Ezen adatokat az IIG által üzemeltetett honlap SQL adatbázisban tárolja. Hozzáférési jogosultsággal rendelkezik: Gyóni Dorottya főszervező ELTE-TTK HÖK Jakus Júlia főszervező ELTE-BGGyK HÖK Kuti Péter főszervező ELTE-TTK HÖK Said Leila főszervező ELTE-BGGyK HÖK Fetter Dávid informatikus ELTE-TTK HÖK Bakó Zsolt informatikus K&B Fest KFT. 0.4. táblázat: Adatokhoz hozzáférő személyek Az adatok bármikor letölthetőek xls formátumba. A gólyatábor után (2014. szeptember) az SQL adatbázist töröljük. SzeKÉR A jelentkezés időszak lezárultával a főszervezők az adatokat az internetes SQL adatbázisból a jelszóval védett Szervezői Követő és Értékelő Rendszernek (SzeKÉR) nevezett Microsoft Access programba importáljuk (a gólyatábor helyszínén nincs mód hálózati elérésre, ezért választjuk ezt az offline megoldást). A szervezők áltál felvett további, elektronikusan (az Access adatbázisban) tárolt adatok: Fizetett Visszaigazoló Regisztrált Akció (kitűző)
0.5. táblázat: Felvett és tárolt adatok Az adatokhoz hozzáfér: Gyóni Dorottya főszervező ELTE-TTK HÖK Jakus Júlia főszervező ELTE-BGGyK HÖK Kuti Péter főszervező ELTE-TTK HÖK Said Leila főszervező ELTE-BGGyK HÖK 0.6. táblázat: Adatokhoz hozzáférő személyek Az offline adatbázist későbbi szervezés megkönnyítése érdekében nem töröljük. Résztáblázatok A szervezési feladatokat megkönnyítő, az eredeti adatbázisból lekérdezett résztáblázatok: Utazási táblázat Csatlakozás Szak Mobil 0.7. táblázat: Lekérdezett adatok Az adatokhoz hozzáfér: Gyóni Dorottya főszervező ELTE-TTK HÖK Jakus Júlia főszervező ELTE-BGGyK HÖK Kuti Péter főszervező ELTE-TTK HÖK Said Leila főszervező ELTE-BGGyK HÖK 0.8. táblázat: Adatokhoz hozzáférő személyek A résztáblázatot a gólyatábor után töröljük. Csapat névsor: Becenév Telefon E-mail cím Betegség részletesen 0.9. táblázat: Lekérdezett adatok A résztáblázatokat a csapatokat vezető (általában csapatonként 2 fő) mentorok és seniorok kapják meg kinyomtatva (Menior kishasznos nevű nyomtatvány részeként). Minden csapatvezető a saját csapatáét. Összesen 25 fő. Egészségügyi táblázat Telefon Betegség részletesen 0.10. táblázat: Lekérdezett adatok Azon résztvevők szerepelnek ebben a résztáblázatban, akik a Krónikus betegség kérdésre igen választ adtak. Az adatokhoz hozzáfér:
Berki Éva Kiss Áron sor egészségügyi személyzet egészségügyi személyzet 0.11. táblázat: Adatokhoz hozzáférő személyek 0.12. táblázat: Lekérdezett adatok Az névsorhoz minden, a táborban résztvevő személy hozzáfér, a táborban kifüggesztve megtekintheti. A tábor után a listát megsemmisítjük. Az elektronikus résztáblázatok a gólyatábor után a szervezőség részéről törlésre kerülnek. Minden egyéb, a szervezés során nyomtatásra kerülő, személyes adatokat tartalmazó dokumentumot a főszervezők iratmegsemmisítő használatával megsemmisítünk. Nem elektronikusan kezelt adatok Részvételi nyilatkozat A kitöltött részvételi nyilatkozatokat az ELTE TTK Hallgatói Alapítványának adjuk át, akik a megfelelő elévülési idő lejártával megsemmisítik ezeket, addig is elzárva tartja. NYILATKOZAT Alulírott :... Anyja neve:... Születési hely, idő:... Személyi igazolvány a:... Állandó lakcím:... jelen nyilatkozat aláírásával egyidejűleg kijelentem, hogy saját elhatározásomból, saját felelősségemre veszek részt az. által megrendezett ELTE GyógyMatek GT 2014 elnevezésű gólyatáborban, és annak összes programján 2014. augusztus 16-től, 2014. augusztus 19-ig. Kijelentem továbbá, hogy nincs olyan betegségem (pl. szívbetegségek, pacemaker), ami a gólyatáboron való biztonságos részvételemet veszélyeztetné. Nyilatkozom, hogy minden betegségemről, gyógyszerérzékenységemről, egyéb allergiámról és esetlegesen felmerülő egészségügyi problémámról tájékoztattam a szervezőket. Tudomásul veszem, hogy a gólyatáborban a programokkal összefüggésben bekövetkező esetleges egészségkárosodásomért a szervezők felelősséget nem vállalnak. Jelen nyilatkozat aláírásával egyidejűleg visszavonhatatlanul lemondok arról, hogy a fenti program miatt, testi épségemben bekövetkezett sérülésekért, egyéb egészségkárosodásomért a szervezőkkel szemben kártérítési követelést érvényesítsek. Kijelentem, hogy vagyoni kár okozása esetén a kárt megtérítem. Kijelentem, hogy a gólyatábor területét bejelentés nélkül nem hagyhatom el, a gólyatábor és a szálláshely házirendjét elolvastam, elfogadom és maradéktalanul betartom, valamint kijelentem, hogy az Eötvös Loránd Tudományegyetem szellemiségéhez méltó magatartást tanúsítok. Kijelentem továbbá, hogy a gólyatábor szervezőitől a gólyatábori pólómat átvettem. Kelt: Budapest, 2014. augusztus 16.
Résztvevő 1 Alulírott :... Anyja neve:... Születési hely, idő:... Személyi igazolvány a:... Állandó lakcím:... fent nevezett fiatalkorú törvényes képviselője jelen nyilatkozat aláírásával egyidejűleg kijelentem, hogy a fiatalkorú saját elhatározásából, saját felelősségére vesz részt az. által megrendezett ELTE GyógyMatek GT 2014 elnevezésű gólyatáborban, és annak összes programján 2014. augusztus 16-től, 2014. augusztus 19-ig. Kelt: Budapest, 2014. augusztus 16. Résztvevő törvényes képviselője Átadás-átvételi nyilatkozat Átadás-átvételi nyilatkozat Alulírott ****** (igazolvány : ********) elismerem, hogy a 2014. augusztus 16-19. között rendezett GyógyMatek GT 2014 gólyatáborban saját felelősségemre veszek részt. A befizetett részvételi díj ellenében a helyszínen átvettem a részvételre jogosító karszalagot és gólyatábori pólót. A szervezők ára az utazás költségét, *** forintot átadtam. Aláírásommal hozzájárulok, hogy a gólyatáborban készült mozgóképeket, fényképeket és hanganyagokat a szervezők saját céljaira felhasználhatják, a rendezvény résztvevőivel megoszthatják. Bodajk, 2014. augusztus. Átadás-átvételi nyilatkozat Alulírott ****** (igazolvány : ********) elismerem, hogy a 2014. augusztus 16-19. között rendezett GyógyMatek GT 2014 gólyatáborban ******* (igazolvány : ***) résztvevőnek a befizetett részvételi díj ellenében a helyszínen a részvételre jogosító karszalagot és gólyatábori pólót átadtam. Utazás költségét, *** forintot átvettem. Bodajk, 2014. augusztus...... A kitöltött átadás-átvételi nyilatkozatokat az. átadjuk. Minden egyéb, a szervezés során nyomtatásra kerülő, személyes adatokat tartalmazó dokumentumot a főszervezők iratmegsemmisítő használatával megsemmisítünk. 1 Kitöltése 18. életévét be nem töltött résztvevő esetén kötelező