Felhasználói dokumentáció verzió 1.1. Budapest, 2016.
Változáskezelés Változás Verzió Dátum Pont Cím Oldal Külső gyakorlati helyekre jelentkezési folyamat továbbfejlesztése 27. 26-1.1 2016.07.20 5 Külső gyakorlati blokkok importálási lehetősége a "Kódtételek" 1.1 2016.07.20 3.1 10. menüponton Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 2 / 32
Tartalomjegyzék 1. Külső gyakorlatok... 4 2. Jelentkezés folyamata... 4 2.1. Alapfolyamat... 5 Jelentkezés beadása, dokumentumok csatolása... 6 Hiánypótlás... 6 Jelentkezés módosítása... 6 Teljesítés igazolás feltöltése... 7 Teljesítés igazolás ellenőrzése... 7 3. Külső gyakorlatok - klienses beállítások... 7 3.1. Gyakorlati tárgyak kezelése, rögzítése... 7 3.2. A gyakorlati helyek kezelése... 12 3.3. Jelentkezési időszakok kezelése... 16 3.4. Hallgatói jelentkezések feldolgozása, adminisztrálása... 18 4. Dokumentumok és nyomtatványok... 22 4.1. Dokumentum csatolási lehetőség... 22 4.2. Nyomtatványok létrehozása és letöltési lehetőség... 23 5. Hallgatói web - 6. év külső gyakorlat... 25 Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 3 / 32
1. Külső gyakorlatok A Neptun rendszerben lehetővé vált, hogy a hallgató az intézmény által meghatározott időszakban, a hallgató adott képzésén gyakorlati tárgyakat vegyen fel, melyekhez kapcsolódó gyakorlati helyre/helyekre jelentkezzen. Például orvosképzésben a szigorló évben a 6. éves hallgatóknak szükséges gyakorlati helyhez kötött gyakorlati tárgyakat teljesíteni. Ezen/ezeken a gyakorlati helyen/helyeken bizonyos időszakot tölthet el (akár egyben, akár részletekben), amit igazolással bizonyítania kell, ami után a külső gyakorlati tárgyhoz kapcsolódóan plusz indexsorok kerülnek hozzárendelésre, melyekből vizsgákat kell tennie. Ennek megvalósítása érdekében Adminisztráció/Külső gyakorlatok (79550) menüponton az intézmény által, a képzéshez meghatározott időszakok, külső gyakorlati helyek és tárgyak rögzíthetőek, majd a megfelelő beállítások után a hallgató a hallgatói weben jelentkezést adhat le. A funkció részei: 1. Gyakorlati tárgyak kezelése 2. Gyakorlati helyek kezelése 3. A jelentkezési időszakok kezelése 4. Hallgatói jelentkezések feldolgozása, adminisztrálása 5. Hallgatói web hallgatói jelentkezés 2. Jelentkezés folyamata Az intézmény a kliens programban az Adminisztráció/Külső gyakorlatok (79550) menüpont alatt rögzíti a szükséges gyakorlati helyeket ( Adminisztráció/Külső gyakorlatok//gyakorlati helyek (79600) menüpont), gyakorlati tárgyakat ( Adminisztráció/Külső gyakorlatok//gyakorlati tárgyak (79650) menüpont) és meghirdeti a jelentkezési időszakot ( Adminisztráció/Külső gyakorlatok/jelentkezési időszakok (79700) menüpont). Ezen beállítások után a jelentkezés folyamata az alábbi lépésekből áll: Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 4 / 32
HALLGATÓ TANULMÁNYI HIVATAL TANTÁRGYFELELŐS Jelentkezés kitöltése Státusz: Hallgatói tervezés Fogadó nyilatkozat feltöltése Tanulmányi Hivatal döntésére vár Családorvos tantárgy Státusz: Hallgatói véglegesítés Tárgyfelelős döntésére vár Hiánypótlás, módosítás Státusz: Pótlás Tanulmányi Hivatal szerkesztés Elfogatott jelentkezés/pótlásra vár Teljesítés igazolás, feltöltés Teljesítés igazolás ellenőrzésre vár Teljesített, Teljesítetlen gyakorlat Jelentkezés folyamata 2.1. Alapfolyamat 1. Hallgató kitölti a jelentkezését a hallgatói weben és beadja (jelentkezés státusza: Hallgatói tervezés ) 2. Hallgató csatolja a Befogadó nyilatkozatot (amit előzőleg letölthet a hallgatói weben a jelentkezésnél található nyomtatványok lehetőségek alól). (jelentkezés státusza: Hallgatói véglegesítés ) 3. Tanulmányi hivatal ellenőrzi a jelentkezési lapot és a csatolt befogadó nyilatkozatot (Egyetemi gyakorlóhely esetén ez a három lépés egy lépésből áll: hallgató a szabad helyek függvényében jelentkezhet a gyakorlati helyre és tárgyra, kitölti a jelentkezését a hallgatói weben, befogadó nyilatkozatot ebben az esetben nem kell csatolnia a jelentkezéséhez, a jelentkezés státusza: Elfogadott jelentkezés státuszba kerül) 4. Vannak olyan tantárgyak, ahol nem elég a jelentkezés beadása és a befogadó nyilatkozat csatolása (pl.: családorvos tantárgy esetén), hanem a tárgyfelelős döntéshozása szükséges (Ügyintéző ezen tantárgyak esetén a jelentkezés státuszát: Tárgyfelelős döntésére vár státuszra állítja) 5. Ha a hallgató jelentkezése hiányos (pl. nem jó befogadó nyilatkozatot töltött fel, akkor az Ügyintéző vagy a Tárgyfelelős a jelentkezés státuszát Pótlásra állítja, majd a Pótláshoz információ mezőben megadja a hiánypótláshoz szükséges információt. 6. Elfogadott jelentkezés állapotba kerül a jelentkezés, ha megfelelő a jelentkezés és a befogadó nyilatkozat (Ügyintéző vagy Tantárgyfelelős állítja a státuszt). Ezen státusz esetén a hallgató már tölthet fel teljesítés igazolást. Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 5 / 32
7. Teljesítés igazolást tölt fel a hallgató (jelentkezés státusza: Teljesítési igazolás feltöltve ) 8. Tárgyfelelős jóváhagyja az igazolást (jelentkezés státusza: Teljesített vagy Teljesítetlen ) Jelentkezés beadása, dokumentumok csatolása A hallgatók a jelentkezési időszakban tudnak jelentkezni, amennyiben a jelentkezési időszaknál megadott metafeltétel teljesül rájuk. A hallgató olyan gyakorlati tárgyakhoz tud felvenni gyakorlati helyeket, amely gyakorlati tárgyakat korábban még nem teljesített (azaz nincs olyan teljesített indexsora, ami olyan tárgyból van, amilyen tárgy a gyakorlati tárgyhoz hozzá van rendelve) A hallgató a jelentkezésnél kiválaszt egy vagy több gyakorlati helyet, kiválasztja, hogy mettől meddig tervezi azon a gyakorlati helyen a gyakorlatot és ezek után tud nyomtatni egy fogadónyilatkozatot a megadott kommunikációs nyelven a gyakorlati helyekhez. A hallgató felvehet új gyakorlati helyet is, amely nincs a rendszerben. A visszahozott aláírt befogadó nyilatkozatok közül. amit valóban választ, azokat fel kell töltenie az adott jelentkezéshez, illetve az esetleges egyéb szükséges dokumentumokat (minden gyakorlati hely típushoz megadásra került, hogy milyen típusú dokumentumokat kell feltölteni). Az ügyintézőnek automatikus ellenőrzést kell biztosítani arra, hogy a szükséges dokumentumokat a hallgató feltöltötte-e, illetve, hogy a megfelelő számú és felosztású blokkot választotta-e a hallgató az adott gyakorlati tárgyból. Hiánypótlás A hiánypótlás státuszban a hallgatónak a jelentkezés visszaküldésre kerül. Ha a hallgató jelentkezése hiányos (pl. nem jó befogadó nyilatkozatot töltött fel, akkor az ügyintéző a jelentkezés státuszát Pótlásra állítja, majd a Pótláshoz információ mezőben megadja a hiánypótláshoz szükséges információt.) Ilyen esetben a hallgató visszakapja. A hiánypótlás után ismét Hallgatói véglegesítés státuszba kerül a jelentkezés, amely státuszban az Ügyintéző ellenőrzi a jelentkezést. Jelentkezés módosítása Elfogadott jelentkezés vagy a Hallgatói véglegesítés alatt álló jelentkezés esetén lehetőség van arra, hogy a Tanulmányi Hivatal végezze el a jelentkezés módosítását. Ebben az esetben nem a hallgató szerkeszti a jelentkezési lapot, hanem a Hivatal munkatársai. Ebben az esetben a program nem ellenőrzi a jelentkezés határidejét és a létszámkorlátot! Ezt a funkciót lehet használni akkor is, ha hallgató jelzi, hogy új időpontot kapott egy külföldi klinikán, vagy egyéb ok miatt változtatni kell a jelentkezésen (A jelentkezési lapot az Ügyintéző a kliensből Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 6 / 32
módosíthatja, majd Pótlás státuszra állítva a jelentkezést a hallgató felcsatolhatja az új gyakorlati helyhez tartozó befogadó nyilatkozatot.) Teljesítés igazolás feltöltése Ha az ügyintéző mindent rendben talál, akkor elfogadottra állítja a hallgató jelentkezését és innentől kezdve a hallgató már tud teljesítési igazolást nyomtatni magának, amit majd a gyakorlati helyen kell aláírattatnia. A teljesítés igazolás feltöltését a jelentkező hallgató kezdeményezheti Elfogadott jelentkezés státuszú jelentkezés esetén. "Teljesítési igazolás beadva" a jelentkezés státusza amint a hallgató a teljesítési igazolást feltölti. Annyi teljesítés igazolás feltöltésre van lehetőség, ahány gyakorlati helyre jelentkezett. Tantárgyfelelős által még nem véleményezett igazolás újra feltölthető. Teljesítés igazolás ellenőrzése A hallgató által feltöltött teljesítés igazolásokat a tantárgyfelelős ellenőrzi. Az ellenőrzés igazolásonként történik. Ha minden gyakorlati helyről származó igazolást elfogad a tárgyfelelős, akkor a jelentkezést a Tárgyfelelős Teljesített státuszba állít, ha nem fogadja el, akkor a státuszt Elutasított státuszra állítja. 3. Külső gyakorlatok - klienses beállítások 3.1. Gyakorlati tárgyak kezelése, rögzítése Az Adminisztráció/Külső gyakorlatok/gyakorlati tárgyak (79650) menüponton azon gyakorlati tárgyak kerülnek felvételre az intézmény által, amelyet meghatározott a gyakorlat teljesítésére. Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 7 / 32
Gyakorlati tárgyak menüpont, Alapadatok tabulátorfül A menüponton az alábbi tabulátorfüleken jelennek meg az adatok: Alapadatok Képzések Gyakorlati helyek Jelentkezők Az Alapadatok tabulátorfülön a tárgyakhoz az intézménynek az alábbi adatokat kell megadnia: A Név mező: kötelező mező, a gyakorlati tárgy nevét (a mező értéke jelenik meg a hallgató számára a hallgatói weben). A Tárgy mező: összerendeléssel kiválasztható, hogy a gyakorlat melyik tárgyhoz kapcsolódik. A Minimum hetek száma mező értékeként megadásra kerül, hogy a gyakorlati tárgy minimum mennyi hét alatt végezhető el. A Maximum hetek száma mező értékeként megadásra kerül, hogy a gyakorlati tárgy maximum mennyi hét alatt végezhető el. A Megszakítás típusa mező értékeként megadható, hogy a gyakorlat milyen módon szakítható meg. A mező kódtételes mező, melynek értékei védettek a Külső gyakorlati tárgy megszakításának típusa kódtábla értékeit veheti fel. Értékei: Csak térben, Csak időben, Térben kötelezően, Időben és térben, Nem szakítható meg. A Minimális óraszám mező értékeként megadásra kerül a gyakorlati tárgy minimális óraszáma. Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 8 / 32
A Maximális óraszám mező értékeként megadásra kerülhet a gyakorlati tárgy maximális óraszáma is. Min. megszakíthatóság és a Max. megszakíthatóság mezők értékeként megadható, hogy a szakmai gyakorlat hányszor szakítható meg a hallgató által. Témavezető mező értékeként a gyakorlati tárgyakhoz tartozó témavezető választható ki az alkalmazotti táblából. A tárgyakhoz a Képzések tabulátorfülön kell hozzárendelni azt a képzést, amely képzés hallgatói jelentkezhetnek az adott tárgyra. Ebben az esetben csak az adott képzés hallgatói látják a weben a tárgyat. Ha nem kerül hozzárendelésre képzés, akkor a felvehető tárgyak nem jelennek meg egyetlen képzés hallgatóinál sem. A Gyakorlati helyek tabulátorfülön az előzőleg rögzített vagy hallgató által felvett gyakorlati helyeket rendelhetjük a tárgyhoz. Itt lehetősége van az intézménynek megadni, hogy az adott tárgyra vonatkozóan mettől ( Kezdő blokk ) meddig ( Végblokk ) lehet jelentkezni a hallgatónak. Továbbá heti szinten megadható, hogy az adott gyakorlati helyen mennyi a Szabad helyek száma. Gyakorlati tárgyak menüpont Gyakorlati helyek tabulátorfül A Kezdő blokk és Végblokk mezők kódtételes mezők, melynek értékei az intézmény tölthető fel (heti blokkok) az Adminisztráció/Kódtételek (95600) menüponton, a Külső gyakorlati helyek blokkok kódtáblában. A blokkok neve ( Tétel neve) az Alapadatok tabulátorfülön (megjelenik a hallgatói weben), továbbá az Idő intervallum tabulátorfülön az adott blokk kezdő és végdátuma adható meg. Ezekre a blokkokra tud a hallgató jelentkezni a hallgatói weben. Kliensben a Kezdő blokk mező mellett kijelzésre kerül a kiválasztott blokk kezdő dátuma, a Végblokk mező mellett a kiválasztott blokk végdátuma. Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 9 / 32
Kódtételek menüpont Idő intervallum tabulátorfül Az Adminisztráció/Kódtételek (95600) menüponton, a Kódtételek import segítségével, ha a Külső gyakorlati hely blokkok kódtáblára lépünk, akkor lehetőség van a kódtáblában található blokkok Kezdő dátum (importban: Hatályosság kezdete ) és Végdátum (Importban: Hatályosság vége ) mezőinek importálására. A gyakorlati tárgyak felvitelére importlehetőség is készült Gyakorlati tárgyak (xml) néven. Kulcsmező: a gyakorlati tárgy neve: Név mező. Az importtal lehetőség van a tárgyhoz képzés és gyakorlati hely importálására is. Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 10 / 32
Gyakorlati tárgyak (xml) import A Jelentkezők tabulátorfülön és az Adminisztráció/Külső gyakorlatok/gyakorlati tárgyak/jelentkezők (80600) menüponton az adott tárgyra jelentkező hallgatók jelentkezési adatai kerülnek megjelenítésre, továbbá ezeken a felületeken az ügyintéző is rögzíthet fel hallgatói jelentkezést. Gyakorlati tárgyakhoz kapcsolódó Jelentkezők menüpont Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 11 / 32
3.2. A gyakorlati helyek kezelése Az Adminisztráció/Külső gyakorlatok/gyakorlati helyek (79600) menüponton lehetőség van az intézménynek gyakorlati hely típusonként és kommunikációs nyelvenként gyakorlati helyek rögzítésére, módosítására, megtekintésére. Továbbá ezen a felületen kerülnek megjelenítésre a hallgató által rögzített intézmények is. Gyakorlati helyek menüpont A menüponton az alábbi tabulátorfüleken jelennek meg az adatok: Alapadatok Jelentkezők Tárgyak Címek Az Alapadatok tabulátorfülön a gyakorlati hely adatait lehet megadni: Gyakorlati hely neve mezőben a gyakorlati hely pontos nevét kell megadni Gyakorlati hely kódja mezőben a gyakorlati hely kódját lehet megadni Gyakorlati hely típusa mező kódtételes mező, melynek értékével megkülönböztethetőek a gyakorlati helyek. Értékeit a Külső gyakorlati hely - típusok kódtábla tartalmazza, melynek értékei védettek. Jelenlegi értékei: o Egyetemi Klinika és egyetemi háziorvos mentorok o Oktatókórház, egyetemi és magyar akkreditált gyakorlóhelyek Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 12 / 32
o Külföldi akkreditált gyakorlóhely o Külföldi egyetemi klinika o Még nem akkreditált, de az akkreditációs feltételeknek megfelelő magyar és külföldi intézmény o Nem egyetemi családorvosi gyakorlati hely Jelentkezési metafeltétel mezőben a gyakorlati helyre vonatkozóan jelentkezési metafeltétel adható meg. Kommunikáció nyelve mezőben megadható gyakorlati helyenként a kommunikáció nyelve. Leírás mezőben a gyakorlati helyre vonatkozó bővebb adat adható meg, mely leírás megjelenítésre kerül a hallgatói weben is. A felületen új gyakorlati hely hozzáadása a Hozzáad gombbal, már meglévő gyakorlati hely módosítása a Szerkeszt gombbal lehetséges. Töröl gombbal már meglévő gyakorlati hely törölhető abban az esetben, ha nincs egyéb kapcsolata a rendszerben. A Tárgyak tabulátorfülön a gyakorlati helyekhez rendelt tárgyak láthatóak, amelyeket a hallgató felvehet a hallgatói weben. Itt lehetősége van az intézménynek megadni, hogy az adott tárgyra vonatkozóan mettől ( Kezdőblokk ) meddig ( Végblokk ) lehet jelentkezni a hallgatónak. Továbbá heti szinten meg lehet adni, hogy mennyi a Szabad helyek száma. Abban az esetben, ha nincs létszám korlát, akkor a jelentkezés helyeinek száma nincs korlátozva. Tárgyak tabulátorfül A Címek tabulátorfülön a gyakorlati hely címe rögzíthető. Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 13 / 32
Gyakorlati hely címei A gyakorlati helyek rögzítésére importlehetőség is készült Gyakorlati helyek (xml) néven, melynek segítségével új gyakorlati hely, cím és hozzá kapcsolódó tárgy is rögzíthető. Kulcsmező: a gyakorlati hely neve. Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 14 / 32
Gyakorlati helyek (xml) import A Jelentkezők tabulátorfülön megtekinthetőek az adott gyakorlati helyekre jelentkező hallgatók adatai. Ezen a felületen adott gyakorlati tárgyhoz az ügyintéző által is rögzíthető jelentkezés a belső Hozzáad gombbal, továbbá szerkeszthető a jelentkezés adatai Szerkeszt gomb segítségével. Ezen a felületen módosíthatja a jelentkezés státuszát, ahol pl. a pótláshoz információ is megadható. A Jelentkezéssel kapcsolatos adatokat a Hallgatói jelentkezésnél fogjuk taglalni. Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 15 / 32
Gyakorlati helyekhez tartozó jelentkezők Az Adminisztráció/Külső gyakorlatok/gyakorlati helyek/jelentkezők (80550) menüponton, a hallgatói weben az adott gyakorlati helyekre jelentkező hallgatók adatai tekinthetőek meg. Továbbá a felületen a gyakorlati helyhez az ügyintéző is vehet fel hallgatókat. A menüponton a hallgató alapadatai, elérhetőségei, jelentkezési adatai és a hallgató/ügyintéző által csatolt dokumentumok találhatóak. 3.3. Jelentkezési időszakok kezelése Az Adminisztráció/Külső gyakorlatok/jelentkezési időszakok (79700) menüponton jelentkezési időszakok írhatóak ki. A hallgatói weben, akkor látja a hallgató a gyakorlati tárgyakat, és helyeket, ha kapcsolódik hozzá jelentkezési időszak. A menüponton az alábbi tabulátorfüleken jelennek meg az adatok: Alapadatok Képzések Jelentkezők Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 16 / 32
Jelentkezési időszakok menüpont Az Alapadatok tabulátorfülön a jelentkezési időszak adatai láthatóak: Név mező: a jelentkezési időszak neve, amelyre a hallgató jelentkezhet Kezdő dátum mező: a jelentkezési időszak kezdő dátuma, amelytől az adott tárgyra és gyakorlati helyre jelentkezhet Végdátum mező: a jelentkezési időszak végdátuma Metaadat mező: Lehetőség van a jelentkezési időszakra vonatkozóan a szokásos függvényeket megadni, melyek a meta szerkesztőben találhatóak. (Meta szerkesztést a Neptun.net.meta dokumentáció tartalmazza.) A jelentkezési időszakhoz a Képzések tabulátorfülön van lehetősége az intézményeknek képzéseket rendelni. A hallgatói weben azon képzés hallgatói jelentkezhetnek, amelyek az intézmény által hozzárendelésre került. A jelentkezési időszak felvitelére importlehetőség is készült Jelentkezési időszakok néven. A jelentkezési időszakhoz az import segítségével képzést is rendelhetünk. Kulcsmező: Jelentkezési időszak neve, Képzéskód. Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 17 / 32
Jelentkezési időszakok import A Jelentkezők tabulátorfülön megtekinthetőek az adott jelentkezési időszakban jelentkező hallgatók adatai. Ezen a felületen adott jelentkezési időszakhoz az ügyintéző által is rögzíthető jelentkezés a belső Hozzáad gombbal, továbbá szerkeszthető a jelentkezés adatai Szerkeszt gomb segítségével. Ezen a felületen módosíthatja a jelentkezés státuszát, ahol pl. a pótláshoz információ is megadható. A Jelentkezéssel kapcsolatos adatokat a Hallgatói jelentkezésnél fogjuk taglalni. Az Adminisztráció/Külső gyakorlatok/jelentkezési időszakok/jelentkezők (80650) menüponton az adott időszakban a hallgatói weben vagy az ügyintéző által jelentkezett hallgatók kerülnek megjelenítésre. 3.4. Hallgatói jelentkezések feldolgozása, adminisztrálása Az Adminisztráció/Külső gyakorlatok/jelentkezők (79750) menüponton az összes hallgató megjelenítésre kerül, aki külső gyakorlatra jelentkezett függetlenül a gyakorlati helytől, jelentkezési időszaktól, tárgytól. (Minden Jelentkezők menüpontokon és tabulátorfüleken található adatok szinkronban vannak egymással, a módosítást bármely felületről indítva szinkronizálódnak az adatok.) Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 18 / 32
Jelentkezők menüpont A menüponton az alábbi tabulátorfüleken jelennek meg az adatok: Alapadatok Elérhetőség Jelentkezési adatok Dokumentumok Az Alapadatok tabulátorfülön jelentkező alapadatai tekinthetőek meg, ezen a felületen módosítási lehetőség nincs, a jelentkezés adataiból töltődnek az adatok ( Előtag, Hallgató nyomtatási neve, Neme, Születési hely, Születési dátum, TAJ szám, Hallgató Neptun kódja. Az Elérhetőség tabulátorfülön a jelentkező cím adatai, e-mail, telefonszám adatai tekinthetőek meg. A Jelentkezési adatok tabulátorfülön a hallgató által weben leadott vagy az ügyintéző által a kliensben rögzített jelentkezés tekinthető meg. A jelentkezés az ügyintéző által módosítható és szerkeszthető. Az ügyintéző és a tárgyfelelős ezen a felületen állíthatja a jelentkezés státuszát. Az Jelentkezési adatok tabulátorfülön a jelentkezés adatai láthatóak: Hallgató neve és a Hallgató Neptun kódja Hallgató képzése, Képzés kódja Gyakorlat helye gyakorlati hely neve, amelyre a hallgató jelentkezett Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 19 / 32
Jelentkezési időszak Jelentkezési időszak neve, amelyben a hallgató leadta a jelentkezését Tervezett kezdő blokk és a Tervezett végblokk hallgató által beadott jelentkezés kezdő és végblokkja. Tényleges kezdő blokk és a Tényleges végblokk ügyintéző által ellenőrzött és elfogadott jelentkezés kezdő és végblokkja. Hetek száma ügyintéző által felvihető, ellenőrzött, teljesített hetek száma. Jelentkezés elfogadás dátuma az a dátum, amikor a jelentkezés elfogadásra kerül. Teljesítés dátuma az a dátum, amikor a gyakorlat teljesítésre kerül. Státusz a jelentkezés státusza, mely hallgatói jelentkezés során automatikusan változtatásra kerül (pl. teljesítés igazolás csatolása után, az Elfogadott jelentkezés státusz Teljesítés igazolás beadva státuszba kerül.) A státuszt az ügyintéző és a tárgyfelelős is módosíthatja. Pótláshoz információ Pótlás státusz esetén az ügyintéző a mezőben megadhatja, hogy milyen probléma van a jelentkezéssel pl. nem jó befogadó nyilatkozat került csatolásra. A jelentkezők felvitelére importlehetőség is készült Jelentkezők néven. Kulcsmezők: Hallgató Neptun kódja, Képzéskód, Felvétel éve és a Gyakorlati hely neve. Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 20 / 32
Jelentkezők import A Dokumentumok tabulátorfülön a hallgató által csatolt dokumentumok kerülnek megjelenítésre. Az ügyintéző és a tárgyfelelős ezen a menüponton tudja elfogadni vagy elutasítani a csatolt dokumentumot ( Elfogadva jelölőnégyzet három állású jelölőnégyzet, amikor beadja a hallgató beadja a dokumentumot (szürke pipa) értéket vesz fel, majd igazra állítva a dokumentum elfogadásra kerül (fekete pipa), üresre, hamisra állítva a dokumentum nem került elfogadásra. Ebben az esetben van lehetőség Pótlásra vissza tenni a hallgatónak. Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 21 / 32
Dokumentumok tabulátorfül 4. Dokumentumok és nyomtatványok 4.1. Dokumentum csatolási lehetőség Ahhoz, hogy a hallgató dokumentumot tudjon csatolni a jelentkezéséhez a hallgatói weben az alábbi beállítások szükségesek Az Adminisztráció/Kódtételek menüponton a Külső gyakorlati hely dokumentum típusok kódtábla értékeiként az intézmény azon dokumentum típusokat veheti fel, amelyet a jelentkezés során csatolnia kell. A kódtábla értékei szabadon bővíthető az intézmény által (pl. ha a jelentkezéshez szükséges a gyakorlati hely által aláírt befogadó nyilatkozat, vagy olyan intézménybe teljesíti a hallgató a gyakorlatát, amely még nem szerepel a rendszerben és a jelentkezéshez szükséges az akkreditációs nyilatkozat), egy védett érték került felvételre: Teljesítési igazolás néven. A gyakorlati helyek típusai elkülönülnek egymástól, melyet a Külső gyakorlati hely típusok kódtábla értékeiként lehet megadni. Értékei védettek, intézmény által nem bővíthető kódtábla. Jelenlegi értékei: o Egyetemi Klinika és egyetemi háziorvos mentorok o Oktatókórház, egyetemi és magyar akkreditált gyakorlóhelyek o Külföldi akkreditált gyakorlóhely Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 22 / 32
o Külföldi egyetemi klinika o Még nem akkreditált, de az akkreditációs feltételeknek megfelelő magyar és külföldi intézmény o Nem egyetemi családorvosi gyakorlati hely Gyakorlati helyhez, típusonként lehetősége van az intézménynek dokumentum típusokat hozzárendelni. Ezzel a hozzárendelési lehetőséggel szabályozható, hogy a hallgató gyakorlati hely típusonként milyen dokumentumot csatolhat a jelentkezéséhez. Csak olyan dokumentum csatolására lesz lehetősége a hallgatónak, amelyet az intézmény megadott a gyakorlati hely típushoz. Gyakorlati hely típusonként dokumentum típus hozzárendelési lehetőség 4.2. Nyomtatványok létrehozása és letöltési lehetőség A hallgatónak a hallgatói weben a gyakorlat elvégzése során különböző nyomtatványokra van szüksége. Pl. befogadó nyilatkozatot kell a hallgatónak aláírattatnia a gyakorlati helyen, vagy a gyakorlat teljesítését igazolnia kell. Ezen sablonok létrehozása és szerkesztése az az alábbi felületeken lehetséges, típusa: Külső gyakorlat, a sablon típusa: NET Riport: Adminisztráció (95400)/Nyomtatási sablonok (280000) Saját adatok (200)/Nyomtatási templatek (20950) Szervezeti egységek (28000)/Nyomtatási templatek (113000) Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 23 / 32
A Külső gyakorlat típusú nyomtatási sablon esetén minden esetben meg kell adni a Nyelv mező értékét, ez a beállítás arra szolgál, hogy milyen nyelvű hallgatói weben jelenjen meg a nyomtatvány. A nyomtatványok létrehozása és a nyelv beállítása után gyakorlati hely típusonként hozzá kell rendelni, hogy mely nyomtatványok jelenjenek meg a hallgatónak a hallgatói weben. Csak azok a nyomtatványok jelennek meg a hallgató jelentkezésénél, amely a gyakorlati hely típusokhoz hozzárendelésre került. Gyakorlati hely típusok Nyomtatvány hozzárendelési lehetőség Hallgatói weben az "Elfogadott jelentkezés" státuszra állítástól kezdve kizárólag Teljesítési igazolás típusú nyomtatványt lehet feltölteni. Ez "előtt " a státusz előtt pedig kizárólag Teljesítési igazolás-tól eltérő típust. Külső gyakorlat típusú Netriport nyomtatványra új hivatkozások készültek a Paraméterek adatcsoportba. [KgyHelyNeve]: Az Adminisztráció/Külső gyakorlatok/jelentkezők (79750) menüpont, Jelentkezés adatok tabulátorfül, Gyakorlat helye mező értékét jeleníti meg. [KgyHelyCime]: Adminisztráció/Külső gyakorlatok/gyakorlati helyek (79600) menüponton a gyakorlati helyhez tartozó Állandó lakcím típusú cím adatokat jeleníti meg. Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 24 / 32
[KgyTervezettKezdoDatuma]: Adminisztráció/Külső gyakorlatok/jelentkezők (79750) menüponton, a Jelentkezési adatok tabulátorfülön található Tervezett kezdő blokk mezőhöz tartozó dátummező adata. [KgyTervezettVegDatuma]: Adminisztráció/Külső gyakorlatok/jelentkezők (79750) menüponton, a Jelentkezési adatok tabulátorfülön található Tervezett végblokk mezőhöz tartozó dátummező adata. [KgyTenylegesKezdoDatuma]: Adminisztráció/Külső gyakorlatok/jelentkezők (79750) menüponton, a Jelentkezési adatok tabulátorfülön található Tényleges kezdőblokk mezőhöz tartozó dátummező adata. [KgyTenylegesVegDatuma]: Adminisztráció/Külső gyakorlatok/jelentkezők (79750) menüponton, a Jelentkezési adatok tabulátorfülön található Tényleges kezdőblokk mezőhöz tartozó dátummező adata. [KgyMinOraszama]: Adminisztráció/Külső gyakorlatok/gyakorlati tárgyak (79650) menüponton a Minimális óraszám mező adata. [KgyMaxOraszama]: Adminisztráció/Külső gyakorlatok/gyakorlati tárgyak (79650) menüponton a Maximális óraszám mező adata. [KgyTargyFelelosNeve]: Gyakorlatvezető neve, Adminisztráció/Külső gyakorlatok/gyakorlati tárgyak (79650) menüponton a Tárgyfelelős neve mező adata. [KgyTargyFelelosBeosztasa]: Gyakorlatvezető beosztása, a gyakorlati tárgyhoz tartozó tárgyfelelősre vonatkozóan az Alkalmazotti adatok (14800) menüpont, Szervezeti egység tabulátorfül, Beosztás mező adata. A változó annak a sornak az adatát jeleníti meg, ahol az Elsődleges szervezeti egység jelölő igaz állású. [KgyTargyFelelosEmailCime]: Gyakorlatvezető e-mail címe, a gyakorlati tárgyhoz tartozó tárgyfelelősre vonatkozóan az Alkalmazotti adatok (14800) menüpont Címek tabulátorfül, E-mailel altabulátorfülön rögzített Email cím mező adata. A változó azt az e-mail címet jeleníti meg, ahol az Alapértelmezett jelölő igaz állású. [KgyTargyFelelosTelefonszama]: Gyakorlatvezető telefonszáma, a gyakorlati tárgyhoz tartozó tárgyfelelősre vonatkozóan az Alkalmazotti adatok (14800) menüpont Címek tabulátorfül, Tel.számok altabulátorfülön rögzített Tel. szám mező adata. A változó azt a telefonszámot jeleníti meg, ahol az Alapértelmezett jelölő igaz állású. 5. Hallgatói web - 6. év külső gyakorlat Egyes képzéseknél a 6. éves hallgatóknak szükséges külső gyakorlati helyhez kötött gyakorlati tárgyakat teljesíteni (például orvostanhallgatóknál klinikai gyakorlati tárgyak). FIGYELEM! A menüpont megjelenése intézményenként változhat, attól függően, hogy az intézmény használja-e a funkciót, vagy sem! Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 25 / 32
A menüponton az intézmény által a képzéshez meghatározott időszakban külső gyakorlati tárgyakat vehet fel, melyekhez kapcsolódó külső gyakorlati helyre/helyekre jelentkezhet. Ezen/ezeken a gyakorlati helyen/helyeken bizonyos időszakot tölthet el (akár egyben, akár részletekben), amit igazolással bizonyítania kell, aminek következményeként plusz vizsgákat kell tennie. A gyakorlati tárgy akkor teljesül, hogyha a tárgyhoz kapcsolódó szükséges külső gyakorlati idő igazoltan letöltésre került és a kapcsolódó vizsga is sikeresen teljesítésre került. A menüpontra kattintva egy listás felület jelenik meg, ahol az intézmény által meghatározott időszakok és a hozzájuk kapcsolódó külső gyakorlati tárgyak láthatóak hierarchikus sorokban. Megjelenítésre kerülnek a jelenlegi és jövőbeli időszak tárgyai is. Az oldalon a Tárgyak, éppen zajló jelentkezési időszakkal: jelölőnégyzettel szűrni tudja azokat a tárgyakat, melyekre épp van jelentkezési időszak. A Jelentkezett tárgyak jelölőnégyzetet bepipálva, csak a már jelentkezett tárgyak kerülnek megjelenítésre. Alapértelmezetten a két jelölőnégyzet üres, de mentésre kerül a felhasználó profiljába, így a következő felületre lépéskor már az utolsó használat szerint jelenik meg. A külső gyakorlati tárgy soraiban megjelennek a következő oszlopok: Tárgy neve, Megszakítás típus, Kötelező/Felvett/Engedélyezett hetek, Min.megszakítás, Max.megszakítás, Jelentkezett, illetve egy teljesítést mutató oszlop, melybe akkor kerül zöld pipa, hogyha a hogyha a tárgyhoz kapcsolódó szükséges külső gyakorlati idő igazoltan letöltésre került és a kapcsolódó vizsga is sikeresen teljesítésre került. Jelentkezés külső gyakorlati tárgyra Tárgyra jelentkezni a tárgy sorvégi Jelentkezés/Bővebb gombra kattintva lehet. A Jelentkezés/Bővebb gomb, tehát a jelentkezési lehetőség csak annál a tárgynál aktív, melyre épp van időszak. Amennyiben aktív, akkor is lehetséges, hogy az intézmény által támasztott feltétel miatt a megnyomás után nem sikeres a művelet. Ez kijelzésre kerül. Amennyiben a Jelentkezés sikeres, akkor egy új előugró ablakot jelenít meg a program, ahol a külső gyakorlati tárgyhoz tartozó külső gyakorlati helyek kiválasztása a feladat. Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 26 / 32
Külső gyakorlati helyek kiválasztása A gyakorlati helyek előugró ablakában két lista kerül megjelenítésre egymás felett. A felsőben a Felvett gyakorlati helyek láthatóak, az alsóban azok, melyekre jelentkezni lehet, a neve: Felvehető gyakorlati helyek. Mindkét lista sorainak végén további műveleti lehetőségeket talál a sor végén. Felvehető gyak.helyeknél a sorokban a gyakorlati helyek neve, kódja típusa, illetve a jelentkezési időintervallumra vonatkozó információ, valamint a szabad helyek száma jelenik meg. Mivel egyes helyeknél szükséges az orvosok nevének rögzítése, a Leírás mezőben a hallgató láthatja, hogy a gyakorlati helyen belül mely orvoshoz jelentkezik. Sorvégi műveleti lehetőség: - Jelentkezés/Bővebb Felvett gyak.helyeknél a sorokban a gyakorlati helyek neve, a tervezett és elfogadott intervallum információk és a jelentkezés státusza kerül kijelzésre az oszlopokban. Sorvégi műveleti lehetőségek: - Lejelentkezés - Dokumentum csatolás - Nyomtatványok Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 27 / 32
Amikor jelentkezik egy gyakorlati helyre, akkor a Jelentkezés/Bővebb gomb megnyomása után egy újabb előugró ablakban meg kell adnia egy idő intervallumot, amikor a gyakorlati helyen részt kíván venni a gyakorlaton. A jelentkezés kizárólag az intézmény által meghatározott (heti alapú) blokkokra történhet. Az intézményileg beállított maximum hetek számát és maximum megszakíthatóságot a figyelembe veszi a program (a maximum megszakíthatóságnál figyeli a beállított megszakítás típust is, tehát az intézményi beállításoknak megfelelően térben és időben is történhet megszakítás), ezért ha Ön jelentkezéskor túllépi a maximum számokat, a mentés sikertelen lesz, viszszajelző üzenetben tájékoztatást fog kapni a sikertelenség okáról. Az ablakon belül kijelzésre kerültek az alapadatok egyes részei (valamint egy bővebb gombbal a részletei egy új ablakban). Alatta a blokkok, majd az alatt a jelentkezett blokkok listás megjelenítésben (felvett helyek). A blokkoknál lehet jelentkezni az adott blokkokat egérrel kijelölve (nyomva tartott egérgombbal több blokk is kijelölhető egyszerre). Lejelentkezni ezen az ablakon látható alsó (felvettek) listából lehet. Csak megszakítás nélküli blokk intervallumra lehet jelentkezni. A jelentkezhető blokkok narancssárgák, a nem jelentkezhetőek szürkék. Azok, melyekre nem Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 28 / 32
jelentkezhet pirosak, azok, melyekre jelentkezett zöldek. A hét, a dátum, a szabad helyek száma és a jelentkezés státusza kiírásra kerül. Piros blokkok két esetben alakulhatnak ki: - betelt a létszámkeret - másik tárgyból már jelentkezett azonos időszakra Szabad helyek kijelzése Egy-egy blokkban szövegesen kijelzésre kerül az intézmény által meghatározott blokk intervallumok szerint kiszámított szabad helyek száma. Ezek a maximum létszámkorlátoknak megfelelően kerülnek kijelzésre a már elfogadott jelentkezések függvényében. A szabad helyek száma kizárólag Egyetemi klinika hely típusnál kerül kijelzésre, de ott is van csak jelentősége, ott a jelentkezés egyből elfogadottá válik, így adott időben a valós szabad helyek számát láthatja a hallgató. Jelentkezési határidők: Külső gyakorlati hely típusoktól függ, hogy az adott blokk kezdő időpontja előtt hány nappal jelentkezhet utoljára az adott blokkra - Egyetemi Klinika és egyetemi háziorvos mentorok: a gyakorlat megkezdése előtt 28 nap - Oktatókórház, egyetemi és magyar akkreditált gyakorlóhelyek: a gyakorlat megkezdése előtt 28 nap - Külföldi akkreditált gyakorlóhely: a gyakorlat megkezdése előtt 1 hét - Külföldi egyetemi klinika: a gyakorlat megkezdése előtt 1 hét - Még nem akkreditált, de az akkreditációs feltételeknek megfelelő magyar és külföldi intézmény: a gyakorlat megkezdése előtt 1 hét - Nem egyetemi családorvosi gyakorlati hely: a gyakorlat megkezdése előtt 1 hónap (30 nap) Múltbéli időpontokra nem lehet jelentkezni. Amennyiben olyan blokkra szeretne jelentkezni, melyre a beállított idő korlátnak megfelelően nem lehetséges, hibaüzenetben jelzi a program, hogy a jelentkezési határidő miatt sikertelen a jelentkezés. Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 29 / 32
Külső gyakorlati helyet intézményi döntés szerint egy nagyobb idő intervallumban, vagy több kisebb gyakorlati idő részletben is teljesíthet. Így az alsó listából ugyanazt a helyet akár többször is kiválaszthatja, ha eltérő intervallumokkal szeretne jelentkezni. Új gyakorlati hely felvitele Lehetősége van új gyakorlati helyet is hozzáadni a meglévő listához. Ezt az ablak alján a Gyakorlati hely hozzáadása gombbal teheti meg. Ekkor ki kell töltenie a gyakorlati helyre és az eltöltött időintervallumra vonatkozó adatokat az előugró ablakban. Amennyiben a hallgató új gyakorlati helyet visz fel, ott is blokkokban határozhatja meg, hogy mely időszakra szeretne oda jelentkezni. Tekintve, hogy ez új gyakorlati hely, ezért a blokkok grafikus megjelenítése itt nem szükségszerű, a hallgató által meghatározható tetszőleges kezdő és végső blokk. Csak tervezési fázisban jelentkezhet másik külső gyakorlati tárgyból ugyanarra az időpontra! Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 30 / 32
Amennyiben már jelentkezett egy gyakorlati tárgyból egy adott külső gyakorlati helyre, adott időpontra, akkor ugyanerre az időpontra kizárólag addig jelentkezhet másik gyakorlati tárgyból másik gyakorlati helyre, amíg ennek státusza Hallgatói tervezés. Amint ez a státusz megváltozik, már nem jelentkezhet ugyanezen intervallumban található időpontra más gyakorlati tárgyból. Ez az adott blokkoknál kijelzésre kerül: Féléves tárgyként már teljesített gyakorlati tárgyat nem lehet felvenni külső gyakorlati időszakban. Felvett gyakorlati helyek Ez a tervezett idő intervallum a kiválasztott gyakorlati hellyel együtt átkerül a felvett gyakorlati helyek soraiba jelentkezés után. A tervezett és a tényleges gyakorlati idő intervallum külön oszlopokban kerül kijelzésre a felvett gyakorlati helyeknél. Amikor az ügyintéző elfogadja a kijelölt időintervallumot, akkor a tervezett időpontból átkerül a tényleges gyakorlati időpont oszlopba az érték (az adminisztrátornak lehetősége van másik időintervallumot is meghatározni). Felvett helyeknél dokumentumok kezelése A felvett helyeknél az adott hely sorvégi lebegő menüjének Nyomtatványok menüpontjában tudja megtekinteni és letölteni az intézmény által az adott gyakorlati helyhez meghatározott, gyakorlati hellyel kitöltendő nyomtatási sablonokat (befogadó és teljesítési nyilatkozatokat). Csak azok a nyomtatványok jelennek meg, melyek nyelve megegyezik az adott helynél meghatározott nyelvvel. A Dokumentum csatolása menüpontra kattintva egy előugró ablakban tud feltölteni olyan nyomtatványtípust, melyet az intézmény az adott helyhez meghatározott. Például befogadó, vagy teljesítési nyilatkozat, vagy akkreditációs nyilatkozat. "Elfogadott jelentkezés" státuszra állítástól kezdve kizárólag Teljesítési igazolás típusú nyomtatványt lehet feltölteni. Ez "előtt " a státusz előtt pedig kizárólag Teljesítési igazolás-tól eltérő típust. Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 31 / 32
Státuszok a jelentkezett helyeknél Az egyes felvett külső gyakorlati helyek státuszának kijelzése látható a fenti listában. Jelentkezés után a státusz oszlopba a Hallgatói tervezés státusz kerül (Egyetemi klinika típus kivételével, mert ennél a helytípusnál egyből elfogadott a jelentkezés). Ilyen státuszon már lehet kezdeni a dokumentumfeltöltést (befogadó nyilatkozat). Amennyiben olyan helyről van szó, ahol befogadó nyilatkozat feltöltése is szükséges, a Hallgatói tervezés státusz automatikusan átállításra kerül Hallgatói véglegesítés státuszra dokumentum feltöltést követően. Ugyanez történik akkor is, amikor Pótlás -ra visszarakták a hallgatónak és ez után tölt fel állományt. Amennyiben pótlás státuszra teszik a jelentkezést, a HWEB-en egy ikon is kikerül a hallgató számára a felvett hely sorában, amely fölé húzva az egeret megjelenik az információ, hogy pótlás szükséges. Pótlás státuszra akkor kerül vissza, hogyha további hiányosság merül fel a dokumentumokkal kapcsolatban. Amennyiben az ügyintéző (adminisztrátor) validálja a jelentkezést, Elfogadott jelentkezés státuszba kerül (Egyetemi klinika helytípusnál jelentkezés után automatikusan ebbe a státuszba kerül a jelentkezés). Előfordulhat, hogy az adott tárgy felelősének állásfoglalására van szükség, ekkor előfordulhat, hogy a jelentkezés státusza Tárgyfelelős döntésére vár lesz. "Teljesítési igazolás beadva": amint a hallgató a teljesítési igazolást feltölti, automatikusan erre a státuszra ugrik a program. Végül vagy Teljesített, vagy Teljesítetlen státuszú lehet a jelentkezés. Kiadás: 2016.07.20. Verzió: 1.1. Oldalszám: 32 / 32