2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is. Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf ISBN 963 9496 58 8 Dr. Pétery Kristóf PhD, 2004 Mercator Stúdió, 2004 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. T/F: 06-26-301-549 06-30-305-9489
TARTALOM 3 TARTALOM TARTALOM... 3 ELŐSZÓ... 6 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS... 9 A program környezete... 9 A program telepítése... 11 Újratelepítés, javítás, eltávolítás... 15 Termékaktiválás... 16 A hordozható Office... 17 A program indítása... 17 A program indítási kapcsolói... 23 KÖRNYEZETI BEÁLLÍTÁSOK... 25 A megjelenítés csoport... 27 A számolás csoport... 30 A szerkesztés csoport... 32 Az általános csoport... 34 Az áttérés csoport... 37 Az egyéni listák csoport... 38 A diagram csoport... 40 A szín csoport... 41 Nyelvfüggő beállítások... 44 A mentés csoport... 45 A hibaellenőrzés csoport... 45 A helyesírás csoport... 47 Biztonsági beállítások... 50
4 TARTALOM Az eszköztárak átalakítása... 52 A menük testreszabása... 58 GYORSGOMBOK... 60 Funkciógombok és kombinációik... 60 Az Office felhasználói felület billentyűi... 61 Intelligens címkék használata... 62 Megnyitás és Mentés másként párbeszédpanel... 63 Menük kezelése... 63 Eszköztárak kezelése... 64 Ablak és párbeszédpanel kezelése... 65 Adatbevitel és mozgás billentyűi... 67 Műveletek a cellákban vagy a szerkesztőlécen... 68 Adatok formázása... 69 Képletek szerkesztése és áthelyezése... 70 Beszúrás, törlés és másolás... 71 Mozgás a kijelölésen belül... 72 Kijelölések... 72 Vége üzemmód billentyűparancsai... 73 Megadott tartalmú vagy jellemzőjű cellák kijelölése... 74 Diagramelemek kijelölése... 75 Mozgás és görgetés a munkafüzetben... 75 Dokumentum nyomtatása és nyomtatási képe... 77 Adatbázisok, listák és kimutatások kezelése... 78 Kimutatástételek csoportosítása és szétbontása... 80 Adatok tagolása... 80 Weblapok kezelése... 80 Az Office Segéd használata... 80 ALAPÉRTELMEZETT IKONPARANCSOK... 82 Fájl kategória... 83 Szerkesztés kategória... 86
TARTALOM 5 Nézet kategória... 88 Beszúrás kategória... 89 Formátum kategória... 92 Eszközök kategória... 98 Adatok kategória... 100 Ablak és súgó kategória... 104 Rajz kategória... 105 Alakzatok kategória... 112 Diagram kategória... 117 Web kategória... 119 Párbeszédelemek kategória... 120 Vezérlők kategória... 122 IRODALOM... 124
ELŐSZÓ 6 ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! A Microsoft Excel táblázatkezelője széles körben elterjedt, közismert és közkedvelt program, a hasonló célú alkalmazások között méltán foglalja el a vezető helyet. A programról megjelent számos szakkönyv is bizonysága ennek. Az Excel 2003-as (vagyis 11.0-ás) változata, mint a Microsoft Office 2003 tagja, ismét könnyebben kezelhető a korábbi változatnál, hatékonyabb, kellemesebb kezelői felületet nyújt a kezdő és haladó felhasználók számára egyaránt. A program a Microsoft Office 2003 többi tagjával együtt biztosan felöleli a mindennapi adminisztrációs, adatkezelési, címjegyzék-, feladat- és egyéb nyilvántartási, feldolgozási tevékenységet. A Microsoft Office 2003 alkalmazásai minden eddiginél jobban integrálódtak, olykor-olykor már azt is elfelejthetjük, hogy egy-egy parancs melyik program része. Gondoljunk arra, hogyan tudunk megjeleníteni és szerkeszteni Internet Explorerben Word, Excel dokumentumokat, e programok szinte teljes eszköztárának rendelkezésünkre állása mellett. A Microsoft Office Excel 2003-as változatában továbbfejlesztették a web elérésére, vagyis Internetes állományok kezelésére és a csoportos munkára, valamint az adatbiztonságra, védelemre vonatkozó parancsokat. Ismét módosítottak a kezelői felületen. A menüsorok az ikonos eszköztárakhoz hasonlóan testre szabhatók. A Microsoft Office 2003-ban bármelyik beépített eszköztárat vagy menüt átalakíthatjuk, legördülő menükkel, újabb ikonokkal láthatjuk el. A képletek hivatkozásai az eddigieknél sokkal könnyebben módosíthatók (minden tartományt más színű szegély jelez a munkalapon). A legnagyobb jelentőségű újítás a munkaablakok megjelenése, amelyek gyorsabban és könnyebben végrehajthatóvá teszik a leggyakrabban használt műveleteket, de újabb funkciókkal gyarapodott a csoportos munkavégzés eszköztára, a grafikai alkalmazások köre és a képle- Dr. Pétery Kristóf: Excel 2003 Megjelenítés, formázás
ELŐSZÓ 7 tek szerkesztése is. Új formázási lehetőségek jelentek meg (ferde szöveg, és szegély, cellák egyesítése stb.). A könyv szerkezete segít az Excel titkainak mind mélyebb megismerésében. A Microsoft Office Excel 2003 Alapok című kötetben írtuk le a program futtatásával kapcsolatos alapvető tudnivalókat. A többi kötet már feltételez bizonyos a korábbi kötetekben ismertetett vagy a gyakorlatban megszerzett ismereteket, ezért a kezdők számára mindenképpen javasoljuk a könyv olvasását az Alapok kötetnél kezdeni. Minden további fejezet épít a korábbi részekben taglalt részletekre, fogalmakra, melyeket az adott általában az első előfordulási helyen magyarázunk meg. Könyvünkben a Microsoft Office Excel 2003 magyar nyelvű változatának telepítésével, testre szabásával kapcsolatos összes lehetőségét igyekeztünk ismertetni, számos esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, illetve a gyári kézikönyveknek (Felhasználói kézikönyv stb.) áttekintését. A könyv kezelési módja némiképpen módosul az elektronikus könyvet forgatók számára. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 5.0 vagy az Acrobat e-book Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a www.adobe.com webhelyről is. A könyv tördelésénél egyhasábos, álló B5-ös oldalbeállítás mellett döntöttünk, hogy a képernyőn jól olvasható legyen, illetve a felhasználók az Excel mellett megjelenített ablakban a táblázatkezelői munka súgójaként felhasználhassák. Ehhez állítsanak be olyan ablakméretet, amelyben az egyetlen hasáb jól áttekinthető. Ezt hivatott segíteni a hagyományos könyvekben alkalmazottaknál némileg nagyobb betűméret is. Az ilyen típusú könyvek igen előnyös tulajdonsága, hogy a képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalmazó ágakat nyithatunk ki. A tartalomjegyzék bejegyzései ugyanakkor ugróhivatkozásként szolgálnak. Ha egy fejezetre akarunk lépni, akkor elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista meg-
8 ELŐSZÓ felelő részére kattintani. Sőt az ilyen könyvek teljes szövegében kereshetünk. A leírás minden olyan részén külön felhívjuk a figyelmet, amely a megelőző változattól lényegesen eltérő funkciómegoldást ismertet. A program eddig még nem említett egyéb lehetőségeit is igyekeztünk a terjedelem adta korlátokon belül megfelelő mélységben ismertetni. A leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a Windows 95, illetve NT (2000, XP) operációs rendszer alapfokú ismerete. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni dokumentumaikat, elemzéseiket, egyszerű adatnyilvántartásukat, amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. Szentendre, 2004. november Köszönettel a szerző.
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 9 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS Ebben a részben azokat az alapvető ismereteket tárgyaljuk, amelyek szükségesek a program elindításához. A program telepítésén csak kis mértékben változtattak, azonban megjelent egy új elem, a termékaktiválás. Ez azt jelenti, hogy a futtatást engedélyező kódot csak a Microsoftos (személyes adatokat nem tartalmazó) regisztráció után kapjuk meg, e nélkül programunk csak korlátozott számú indítást engedélyez. A megoldás célja az illegális programhasználat csökkentése. A nagytömegű licenszkezelést végzők esetében e tekintetben nincs változás. A program környezete Környezeten mindazon eszközök összességét értjük, amelyek egy program használatát lehetővé teszik. Ezek alapvetően két részre oszthatók: a hardverre (mint a futtató gép és a perifériák együttese) és a szoftverre. E két csoport egyes részei már nem is választhatók szét. Mindenesetre a vasat, azaz a számítógépet a szoftver, vagyis a programok üzemeltetik, vezérlik és szabályozzák működését. Előbb a hardverkörnyezetet ismertetjük, a szoftverkörnyezetre és a kezelői felületre később, a program telepítésének leírása után térünk ki. A Microsoft Office 2003 rendszer környezeti igényei: PC legalább 233 MHz-es Pentium processzorral (ajánlott: Pentium III), Microsoft Windows 2000 Service Pack 3, vagy újabb szervízcsomaggal, vagy Microsoft Windows XP, vagy újabb operációs rendszer, Dr. Pétery Kristóf: Excel 2003 Megjelenítés, formázás
10 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS Legalább 128 MB RAM ajánlott, 440 MB szabad merevlemez-terület (a merevlemezigény konfigurációtól függően különböző lehet, a szükséges lemezterü- függően változhat.), let az egyéni telepítési beállításoktól A telepítőfájlok választható (de ajánlott) gyorsítótára további 320 MB szabad merevlemez-területet igényel, Super VGA (800x600) vagy nagyobb felbontású monitor, Megjegyezzük, hogy ezen a konfiguráción (a lassú processzor és a kevés memória miatt) a program rendkívül lassan működik. Namunkafüzetek, diagramok és látványos grafikai elemek készí- gyobb téséhez ez az összeállítás nem javasolható. A célszerűen megfelelő számítógép-összetétel: 2 GHz-es Pentium IV processzor; 512 MB RAM; minimum 500 MB szabad winchester; CD ROM, azaz CD olvasó; XGA színes monitor és vezérlőkártya (1024x768x64k szín); Microsoft egér vagy azzal kompatíbilis grafikus mutatóeszköz; nyomtató a végeredmény megjelenítésére; bármilyen, a Windows által támogatott gyorsabb hálózati kártya, ha a hálózatot, illetve az MS Outlook programot is használnánk; Microsoft Windows XP operációs rendszer. A Microsoft Office 2003 rendszer egyes szolgáltatásainak további igényei: Multimédia: A hangok és más multimédiás effektusok lejátszásához multimédiás számítógép szükséges. Az angol nyelvű verzióban elkimeneti eszköz érhető beszédfelismeréshez mikrofon és audio szükséges. Elektronikus levelezés és internet: Microsoft Exchange, Internet SMTP/POP3, IMAP4 vagy MAPI kompatíbilis levelezőrendszer az elektronikus levelezéshez; Microsoft Exchange Server a Microsoft
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 11 A program telepítése Outlook bizonyos fejlett csoportmunkát támogató funkcióihoz; egyes internetes funkciókhoz Internet-elérés 14,4 kbit/s vagy nagyobb se- bességű modemen vagy nagysebességű összeköttetésen keresztül és csatlakozás egy internetszolgáltatóhoz (a kapcsolatért a szolgáltató helyi díjat számolhat fel). Kézírás: Az angol nyelvű verzióban elérhető kézírásfelismerő funkciók használatához írótábla ajánlott. A Windows indítása (az operációs rendszer betöltése) után helyezzük be a telepítő CD lemezt a meghajtóba, ezután a telepítőprog- Ha mégsem így ram automatikusan elindul. lenne, akkor először a nyomógombra kattintás után megjelenő menü Futtatás... parancsát adjuk ki. Behelyezzük a telepítő CD-t a CD meghajtóba, majd indítjuk a Setup programot (a program nevét kérdező párbemeghajtó nevével a program nevét: e:setup, szédpanelbe beírjuk a majd megnyomjuk az Enter billentyűt). A Futtatás... paranccsal megjelenített párbeszédpanel Tallózás... nyomógombjára kattintással e telepítő program helyét a meghajtókon és a könyvtárakon böngészve kereshetjük ki. A telepítés megkezdése előtt tanácsos a többi futó programot bezárni. A legelső párbeszédpanelen megadjuk a program telepítéséhez szükséges termékkulcsot (Product Key), mely a telepítő CD tokjának hátoldalán lévő sárga matricán, vagy az eredetiséget igazoló tanúsítványon (Certificate of Authenticity) található. Utána a Tovább nyomógombra kattintunk, megadjuk személyes adatainkat, utána alapos átolvasás után elfogadjuk a licencszerződés feltételeit, majd kiválasztjuk a telepítés módját. A következő telepítési lehetőségek közül választhatunk: Teljes telepítés: Az összes Microsoft Office termék és eszköz telepítését végzi. Ez jelenti a maximális helyfoglalást a merevlemezen.
12 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS Minimális telepítés: Csak a legszükségesebb összetevők kerülnek a merevlemezre. Az ezeken túli többi szolgáltatás többsége az első használatkor telepíthető. Ez a lehetőség nem választható az Office 2003 Multilingual User Interface szoftvercsomag és az Offi- ce 2003 ellenőrző eszközök telepítése során. Szokásos: Az általában használt programösszetevőket telepíti. Ha a Microsoft Office Excel 2003 vagy másik Office program futtatása során olyan parancsot adunk ki, amely további telepítést igényel, akkor szükség lehet ismét a telepítő CD-re. Egyéni: A megfelelő elemeket az Office összes rendelkezésre álló szolgáltatását és összetevőjét tartalmazó listából választjuk ki, megadhatjuk, hogy hogyan történjen a telepítésük, és dönthetünk az Office programok korábbi verzióinak megtartásáról. 1. ábra Proofing Tools Only: (Csak az ellenőrző eszközök) Csak az Office 2003 Multilingual User Interface szoftvercsomag telepítése esetén áll rendelkezésre. Az ellenőrző eszközök és az Office 2003 MUI
PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS 13 szoftvercsomag más szerkesztőeszközeinek kizárólagos telepítését teszi lehetővé. Az Egyéni telepítés választásakor telepítendő alkalmazások jelölőnégyzeteit jelöljük be (lásd az 1. ábrát). Ha az egyes alkalmazások települő komponenseit pontosan és egyenként szeretnénk beállítani, akkor jelöljük be az Alkalmazások részletes testreszabása jelölőnégyzetet is. Ha újratelepítést vagy frissítést végzünk, akkor a Frissítés nyomógombbal azonnal indul a korábban telepített programrészek frissítése, illetve első telepítéskor a Telepítés gombot használjuk. Ha bejelöltük a testreszabás jelölőnégyzetét, akkor a Tovább nyomógombra kattintás után megjelenő következő párbeszédpanelen állíthatjuk be a telepítendő összetevőket. 2. ábra A telepítőprogram képernyője némileg eltérhet a 2. ábrán bemutatottól (az ábrán az Office 2003 részeként telepített Excel beállítási lehetőségei látszanak), de lényeges elemekben nincs változás. A
14 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS telepítőprogram felajánlja, hogy válasszuk ki: a telepítésnél mely elemek kerüljenek gépünk merevlemezére, vagy mely részek települjenek fel az első (a telepítendő programrészben megtalálható) parancs kiadása után, illetve melyek fussanak a CD-ről. Ezek beállításához egyenként kattintsunk a komponensek ágaira, majd a megjelenő helyi menü megfelelő parancsát adjuk ki. Ha a Microsoft Office Excel ágon adjuk ki a Minden a sajátgépről fut parancsot, akkor ezzel az összes, ez ágból nyíló komponens számára is ugyanazt a beállítást adjuk meg stb. A telepített egységek ezzel a módszerrel később is bővíthetők (akkor azonban csak a még nem telepített elemek kerülnek fel gépünk merevlemezére, illetve meglévők távolíthatók el). A telepítendő programrészeket a helyigényt is mutató választéklistából választjuk ki úgy, hogy rákattintunk a megfelelő összetevő ikonjára. A kattintás után megjelenő listán a következő lehetőségek közül választhatunk (a lista elemei attól függően változnak, hogy melyik összetevőt választottuk ki): A sajátgépről fut: Azonnal telepítjük a kiválasztott programrészt. Minden a sajátgépről fut: Azonnal telepítjük a kiválasztott programrészt és a fa struktúrában megjelenített programszerkezet ugyanazon ágon található részeit. Első használatkot telepítendő: Az összetevőt az első parancs ki- adásakor telepítjük (ehhez később is szükség van a telepítő CD-re). Nem érhető el: Nem telepítjük (illetve eltávolítjuk a korábban telepített) programrészt. Ha a telepítés telepítési rendszergazdaprofilról történik megjelenik még két választható telepítési mód is: A hálózatról fut: A szolgáltatás nem kerül a merevlemezre, a használatához szükséges fájlok azon a hálózati kiszolgálón maradnak, amelyről a szolgáltatás telepítése történik. Az így telepített szolgáltatások csak akkor használhatók, ha a rendszergazdaprofil hozzáférhető. Minden a hálózatról fut: A szolgáltatás és annak alszolgáltatásai nem kerülnek a helyi merevlemezre, a használatához szükséges fájlok azon a hálózati kiszolgálón maradnak, amelyről a szolgáltatás telepítése történik. Az így telepített szolgáltatások csak akkor használhatók, ha a rendszergazdaprofil hozzáférhető.