HP szállító beállítási utasítások Hogyan regisztrálják az Önök cégi adataikat a HP beszállítói adatbázisában. Global Procurement utoljára frissítve: 3 February 2012
Tartalom 1. Miért van a HP-nek szüksége az Önök cégi adataira?... 3 2. E-mail értesítés a biztonságos szállitó administrálási eszköztől (SVAT-ból)... 4 Mi a teendő, ha az e-mail értesítés a junk e-mail mappába megy?... 4 3. Hozzáférés a biztonságos szállitó adminisztrációs eszközhöz (SVAT)... 5 4. A szállító beállitási form kitöltése... 6 Fizikai cím információk... 6 Központi iroda kapcsolatfelvételi adatai... 7 A szállító banki és számviteli részletei... 8 Szállító osztályozási részletei... 10 További információk, Jegyzetek, Hozzászólások... 10 Csatolmányok... 10 Global Procurement Page 2 Last Updated: 2/3/2012
1. Miért van a HP-nek szüksége az Önök cégi adataira? Hewlett-Packard (HP-nek) szüksége van az önök üzleti adataira hogy megkönnyítse a HP és az Önök közötti üzletkötést és biztosithassa a jövőbeli megrendelések pontos kifizetését. A megadott adatok szigoruan titkositottak a Secure Vendor Administration Tool on (SVAT) keresztül. Minden informació bizalmasan lesz kezelve és csak arra használható fel, hogy megkönnyítse a HP és az Önök közötti üzletkötest. Global Procurement Page 3 Last Updated: 2/3/2012
2. E-mail értesítés a biztonságos szállitó administrálási eszköztől (SVAT-ból) Ha szeretnék hozzáadni vagy frissíteni a cégi adataikat az adatbázisunkban egy automatikus e- mail értesítést fognak kapni a biztonságos szállitó administrálási eszkötől (SVAT-ból). Az e-mail értesítés a HP e-mail címről: SupplierSetup@hp.com lesz kiküldve. Jegyzet: Ez az e-mail csak a HP szállitó regisztrációs folyamat megkezdése. Ez az e-mail cím nem ellenőrzött, így kérjük, ne válaszoljon erre az email címre. 1. Az e-mail üzenetben, van egy rövid magyarázat arról hogy miért van szükség az üzleti információkra és ezek a bizalmas információk hogyan lesznek felhasználva és továbbítva. 2. Lesz egy rövíd leírás a cégi adatok beküldésének eljárásmódjáról. 1 2 Mi a teendő, ha az e- mail értesítés a ju nk e- mail m appába m egy? Néhány esetben az e-mail értesítés a junk e-mail mappába mehet. Annak érdekében, hogy megakadályozzák ennek bekövetkezését, ügyeljen hogy a SupplierSetup@hp.com e-mail cím ne legyen blokkolva a Spam/Junk szabályok miatt. Global Procurement Page 4 Last Updated: 2/3/2012
3. Hozzáférés a biztonságos szállitó adminisztrációs eszközhöz (SVAT) A SVAT egy web ezköz amely arra szolgál, hogy összegyüjtse a szügséges információkat és a jováhagyásokat ahhoz, hogy belehessen állitani egy szállitót a HP szállitói adatbázisába. A megadott adatok szigoruan titkositottak. Az e-mail értesítésben amit a HP-től kap megtalálhatja a linket a SVAT ezközhöz és a szállító adatok beállításához szügségés hozzáférhetési kódot. 1. Lépjen be a HP SVAT linkre amit az e-mail értesítésben kapot meg. 1 2. Irja be a szállító beállításához szükséges kódot amit az e-mail értesítésben megtalálhat. Jegyzet: A kód csak egyszer használható fel. Ha szüksége van kiegészítő vagy jövőbeli frissítésekre akkor új kódot (request key-t) kell kérniük a HP-töl az alábbi címen SupplierSetupSupport@hp.com. 3. Kattintson a "Go -ra és eljut a a szállító felvetetési formhoz 2 3 Global Procurement Page 5 Last Updated: 2/3/2012
4. A szállító beállitási form kitöltése A szállító beállitási form 6 szakaszt tartalmaz: fizikai címmel kapcsolatos információk, központi iroda kapcsolatfelvételi adatai, a banki és számviteli részletek, a szállító osztályozási részletei, további információk, megjegyzések, hozzászólások, mellékletek. A csillaggal(*) jelölt mezők kötelezőek ezért töltse ki az összes kötelező mezőt a szállító felvetési formon és kattintson a Submit-ra. Fizik ai cím inform ációk A szállító felvetési formon az első rész a cég fizikai címét tartalmazza. 1. Írja be a cég teljes hivatalos nevét a Legal Vendor Name (Törvényes Szállító Név) mezőben 2. Töltse ki a fizikai címet a Vendor Address (Szállitó Név) mezőben 3. Töltse ki a fizikai címet a City (Város) mezőbenírja be a régiót, kerületett, államot vagy vidéket (Region, District, State or Province) ha szükséges 5. Töltse ki az irányítószámot (Zip or Postal Code) 6. Töltse ki a PO Box számát( PO Box number), PO Box Irányítószámot (PO Box Postal code) és PO Box várost (PO Box City) ha szükséges 7. Válassza ki az országot a megadott listából 8. Írja be a cég telefonszámát a Vendor Phone number mezőben. Kérjük, használja a nemzetközi formátumot e.g. +3612345678 1 2 3 4 5 6 8 7 Global Procurement Page 6 Last Updated: 2/3/2012
A következő négy mező kötelező ha a HP képviselője fel kell vegye a kapcsolatot a cégükkel faxon, telefonon vagy e-mail. 9. Töltse ki szállitó Fax számát (Vendor Fax number) ha van 10. Adja meg a cég kapcsolattartó személy nevét ( Vendor Contact Name) akit a jövőben emailen felkereshetünk. 11. A Vendor Contact Phone az a személy telefonszáma, akivel a HP felveheti majd a kapcsolatot 12. Vendor Contact Email az e-mail cím, amelyen a kapcsolattartó személy érhető el. 9 10 11 12 Központi iroda kapcsolatfelvételi adatai A második része a szállító beállitási formnak a szállító cimét avagy központi iroda kapcsolatfelvételi adatait tartalmazza. Ezeket a részleteket fogja a HP felhasználni, amikor rendezi a kifizetéseket a cégükkel. 13. Ha a szállító cim/ központi iroda kapcsolatfelvételi adatai ugyan azok mint az előzőleg kitöltött adatok akkor kattintson az azonos (Same) négyzetre. A cím, amelyet beírt a fizikai cím informació részben automatikusan átlesz másolva. 14. Ha a szállító cim/ központi iroda kapcsolatfelvételi adatai különbözőek akkor ki kell töltenie a cég székhelyének címét és elérhetőségeit ebben a részben. A szükséges információk ugyan azok, mint az előző részben. 13 14 Global Procurement Page 7 Last Updated: 2/3/2012
A szállító bank i és szám viteli részletei Ebben a részben lévő mezőket azért kell kitölteniük, hogy meglegyenek a cég könyvelési adatai az adatbázisunkban és biztosítsa a jövőbeli megrendelések kifizetését. A HP majd felveszi Önnel a kapcsolatott ha szügség lesz ezekre az adatokra ahoz, hogy a cégük bekerüljön az adatbázisunkban; ezért fontos hogy ezeket az információkat a benyújtás időpontjában irja be, hogy felgyorsítsák a beállítási időt. A könzvelési osztálról a kijelölt személy az alábbi informáciokat kell kitöltse: 15. A Bank Name mezőnek tartalmaznia kell a bank nevét ahova szeretné a pénz utalását. 16. A Sucursal mezőben, adott esetben irja be a fióktelep adatokat ez lehet BIZ kód, belső felhasználatú kód, stb. de ha az információ fontos a helyes kifizetéshez, ügyeljen arra, hogy beirja ebben a mezőben az adatokat. Például Mexikoban, a Sucursal szám megadja a Bank key-t. 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 A következő négy mező az Ön által használt bank cimét képviseli: 17. A bank cime, a város, az állam / régió / egyebb és az ország (Address, City, State/Region/Other, Country), válassza ki az országot a megadott menübol. 18. Bank Branch ha szükséges, 19. Bank Key a bank key-nek külömböző formátuma van (csak számokat, szám kombináciok és betűk) és adott országtól függően. Például az amerikai szállítók eseteben a bank key az az úgynevezett ABA routing szám. Ha nem biztos hogy melyik a bank key vegye fel a kapcsolatot a bankkal. 20. Bank Account Number (A bankszámla) a számlaszám amit használni szeretne a számlák kifizetésére. 21. Account Holder Számlatulajdonos - a legtöbb esetben a számlatulajdonos a cége. Global Procurement Page 8 Last Updated: 2/3/2012
22. Control Key töltse ki ezt az információt ha szükséges. Az Egyesült Államok szállítói esetében irja be a számla tipusát Savings/Megtakarítás - 01/Checking/ Ellenőrzése 02. 23. SWIFT Code/ SWIFT Kód töltse ki a SWIFT kódot (Society for Worldwide Inter-bank Financial Telecommunication) amely a bankot egyedileg azonositja. A SWIFT kódot ara használják hogy azonosítsák a bankok nemzetközi fizetési műveleteit. A SWIFT kódnak 8 vagy 11 számjegye van az országtól függően, és az ötödik és hatodik számjegy az ország kódját képviseli. 24. IBAN Code (A Nemzetközi számlaszám). Szükséges az országból országba történő tranzakciókhoz és kötelező minden Európai bankos országokban. Az utolsó négy mező a Szállitó banki es számviteli részleteiből, a társaság adó információjait tartalmazza. Ezek a sorok két féle mezőtipus kombinációja. Az egyik egy legördülő lista ahonnan kiválaszthatja az országnak megfelelő konkrét kódokat és egy üres mező amiben meg kell adnia az adószámot. Ezek a számok különbözőek minden egyes ország esetében. Például adószám (VAT ID) az európai országok esetében és szövetségi adószám (Federal Tax ID) az Egyesült Államokban. 25. Tax/VAT #1 vagyis adószám - a legördülő menűböl kiválaszthatja az országának megfelelő kódot. 26. Country Specific Numbers (az országnak megfelelő kódot) a Tax/VAT #1 legördülő listából - választhat különböző országokra vonatkozó kódok közül. A kiválasztás az adószám és az az ország szabályai alapján történik, amelyben a cég regisztrálva van. 25 26 27. A Tax/VAT #1/2/3/4 mezőben ki kell választania az ország specifikus kód tipust és a mellette lévő mezőben irja be az adókódot (HU+az adószám első 8 számjegye). 27 Global Procurement Page 9 Last Updated: 2/3/2012
Szállító osztályozási részletei Ez a rész további információkat igényel a cégéről. 28. Válassza ki a Company Classification Code (Cég Osztályozási kódját) /Vendor Tax Type (Szállitó adó tipusa)/vendor Situation (Szállitó helyzete), Recipient Type (A címzett típusa) stb. előre meghatározott kódók találhatóak a megadott menűben. Például, ha a cég nem tartozik az USA-hoz ki kell választani a külföldi tulajdonban lévő A01 kódot (A01 Foreign Owned). 29. A következő mezőben arra kell választ adnia, hogy a társaság regisztrálva van-e. 28 29 Tov ábbi inform ációk, J egyzetek, Hozzászólások 30. A Comments/ Hozzászólások mezőben megadhat minden olyan információt, amelyet szükségesnek lát figyelembe venni amikor beállitjuk a céguket a HP szállitó adatbázisunkba. 30 Csatolmányok Ebben a részben csatolhat bármilyen dokumentumot, amely szükséges a cég megfelelő beállításához a HP beszállítói adatbázisába vagy amely jogilag kötelező az ország törvényei és rendeletei szerint. 31. Kattintson a Browse (böngésző) gombra és navigáljon a számítógépen tárolt file-ra. 32. Adja meg a rövid leírását a csatolt dokumentumnak. 33. Kattintson a Attach file (fájl csatolása) gombra. Note: Minden egyes csatolt fájl mérete max. 10 MB-ra van korlátozva. Ha bármelyik fájl meghaladja ezt a méretet a rendszer hibát eredményez és a fájlt nem lesz tölthető fel vagy nem mentheti el. 34. Ha a fájl csatolt,megjelenik a táblázatban felette. 35. Ha azt szeretné hogy törölje a már csatolt fájlokat akkor kattintson a törlés opcióra a bal oldalon. Kattintson a Küldés/Submit gombra, ha beirta az összes szükséges információt. 34 35 31 36 32 33 Global Procurement Page 10 Last Updated: 2/3/2012