1 Kisszállás Község Önkormányzat Művelődési háza és Könyvtára Szervezeti és működési szabályzata
2 Szervezeti és működési szabályzat fő részei 1. Intézmény alapadatai 2. Intézmény feladatai 3. Intézmény szervezeti és működési rendje 4. Mellékletek
3 1. Az intézmény adatai: Elnevezés: Kisszállás Község Önkormányzat Művelődési háza és könyvtár Cím: 6421 Kisszállás, Felszabadulás u. 10. Telefon: 77/ 457-602 fax: 77/ 457-602 e-mail: muvhaz.kisszallas@gmail.com Besorolás: Többfunkciós nyilvános közművelődési intézmény Bélyegző: Fejbélyegző lenyomata: Körbélyegző lenyomata: Működési terület: Kisszállás Község közigazgatási területe Fenntartó: Kisszállás község Önkormányzat Felügyelet: Kisszállás község Önkormányzat Képviselő-testülete Alapító okirat száma: 125/2009(VII.23)ÖK. Az intézmény vezetőjét kinevező szerv: Kisszállás Község Önkormányzat Képviselő-testülete Az intézmény alaptevékenysége: 910123 Könyvtári tevékenység 910501 Közművelődési tevékenység 910502 IKSZT közösségi színtér Kiegészítő tevékenység: 932919 emagyaroszág információs pont működtetése Az intézmény vállalkozási tevékenységet nem folytat.
4 A Szervezeti és Működési Szabályzat hatálya: Az intézmény számára a jogszabályokban, testületi határozatokban megfogalmazott feladatokat, szervezeti és működési előírásokat a jelen SZMSZben foglaltak figyelembe vételével kell alkalmazni. Az SZMSZ hatálya kiterjed: az intézmény összes dolgozójára, az intézményben működő testületekre, szervezetekre, közösségekre, az intézmény szolgáltatásait igénybe vevőkre.
5 II. FEJEZET AZ INTÉZMÉNY FELADATAI Az intézményben folyó tevékenységet az alábbi jogszabályok határozzák meg: 1997. évi CXL. t. a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről 1992. évi XXXIII. t. a közalkalmazottak jogállásáról 1993. C. tv. egyes rendelkezések módosítása 1./ Művelődési ház Cím: 6421 Kisszállás, Felszabadulás u. 10. Levélcím: 6421 Kisszállás, Felszabadulás u. 10. Tel./Fax.: 77/457-602 Tevékenységi köre: Közösségi művelődési tevékenységek Munkarend: Művelődési ház tevékenysége, a munka egyenlőtlensége és a munkakörök jellege miatt a munkaidő beosztása keret jellegű. A változási lehetőségek miatt a munkaidő a törvényes keretek között átcsoportosítható. Alaptevékenységhez tartozó feladatok. - közösségi művelődés és szórakozás színtereinek biztosítása - kulturális és társas szabadidős tevékenységek kezdeményezése támogatása - társadalmi rendezvények szervezése és lebonyolítása - kultúra terjesztése - önszerveződő csoportok befogadása Szolgáltatások: - alkotó közösségek működtetése (szakkörök, művészeti táborok, klubok, egyesületek.) - egyéb szabadidős tevékenységek - műsoros és egyéb rendezvények
6 - kiállítások - táncos rendezvények - igény alapján hely biztosítása külső szervek rendezvényeire - helyiségek biztosítása költségtérítéssel A könyvtár feladatai: Alaptevékenységek: Nyilvános könyvtári szolgáltatást biztosít a település, Kiszállás alapellátása érdekében. lakosságának Gyűjti a település helyismereti vonatkozású, gyűjtőkörébe nem tartozó dokumentumait is. A beszerzett vagy kapott dokumentumokat nyilvántartásba veszi, feltárja, biztosítja a hozzáférés lehetőségét. A gyűjteményt megőrzi és védi. Az elavult és elhasználódott dokumentumokat folyamatosan kivonja. Integrált könyvtári rendszer (SZIRÉN) használatával folyamatosan végzi az állomány honosítását, számítógépes adatbázisokat épít: elsődlegesen a könyvtár gyűjteményéről, helyi dokumentumairól, helyi információkról Állampolgári jog alapján szolgáltatásaival rendelkezésre áll minden érdeklődőnek. Állományának túlnyomó részét kölcsönzi, a helyben használható dokumentumokhoz biztosítja a hozzáférést. Az Országos Dokumentumellátó Rendszer tagjaként részt vesz a könyvtárak közötti dokumentum- és információcserében. Előzetesen bejelentett igény alapján irodalomkutatást vagy bibliográfiakészítést vállal saját állományából. Könyvtárközi kölcsönzést végez. A könyvtár gyűjteményét, szolgáltatásait népszerűsítő rendezvényeket szervez, kiscsoportos foglalkozásokat tart az általános iskolai diákok számára, valamint óvodás csoportoknak. Kiemelten foglalkozik a helyi, közéleti, közhasznú információszolgáltatással. Statisztikai adatszolgáltatási kötelezettségeinek eleget tesz. Szakmai tapasztalatcserékre, továbbképzésekre lehetővé teszi a könyvtáros delegálását
7 Kiegészítő tevékenységek: A községi rendezvények megszervezésében, azok lebonyolításában részt vesz, a programokhoz helyet biztosít. Ha a közművelődési célú terek mindegyike foglalt, - szükség szerint - a könyvtárban ad helyet a rendezvényeknek. A Martonosi Pál Városi Könyvtárral, a kiskunhalasi kistérség vezető könyvtárával állandó kapcsolatban van pályázatok esetén konzorciumi együttműködés keretében könyvtárszakmai programok lebonyolítását ellátja. A könyvtár használatát, szolgáltatási körét és kölcsönzéssel járó kötelezettségeket az SZMSZ mellékleteként megjelenő Könyvtárhasználati Szabályzat határozza meg. A közművelődés feladatai: - Az 1997. évi CXL. törvény 76. -nak megfelelően kötelező feladata az iskolarendszeren kívüli tanulási, oktatási lehetőségek megteremtése, különösen építve öntevékeny, önképző kezdeményezésekre, ízlésformáló csoportfoglalkozásokra - A közvetlen lakókörnyezet művészi hagyományainak gondozása, a helyi művelődési szokások ápolása, gazdagítása (néptánc, népzene, kórus, uradalmi szokások, stb. felelevenítése). Hagyományőrző közösségek működtetése, találkozók, fesztiválok szervezése. Közreműködés a mindennapi és szakmai ismeretek terjesztésében, tanfolyamok szervezése meghatározott ismeretek átadása, készségek, képességek fejlesztése érdekében, A községi rendezvények megszervezésében kulcsfontosságú szerepvállalás; a műsorok, versenyek, kiállítások lebonyolítása, ill. koordinálása, külső segítők részvételével. A kultúra értékeinek megismertetéshez művelődési alkalmak, folyamatok biztosítása, színházi előadások, hangversenyek, művészeti kiállítások, irodalmi estek szervezése
8 - Kiállítások berendezése, nyitva tartása. - A helyi társadalom önszerveződő csoportjainak, egyesületeinek rendszeres találkozásaira, nagy létszámú rendezvényeinek évi többszöri alkalommal a hely térítésmentes biztosítása. - Amatőr művészeti csoportokat működtet és részükre helyszínt biztosít, kulturális szolgáltatásaival hozzájárul a polgárok szabadidejének kulturált eltöltéséhez. - Helytörténeti programok szervezésével a lakosság identitásának erősítése a hátrányos helyzetben élő családok művelődési és kulturális hátrányainak javítása, mérséklése, kiadványokat jelentet meg. - A község más önkormányzati intézményeinek társadalmi és csoportünnepek megtartására (pl. iskolai ünnepek, jótékonysági bálok, községi ünnepségek) a hely térítésmentes biztosítása. - Kézműves foglalkozások működtetése gyermek és felnőtt érdeklődők számára. - Pályázatok segítségével megvalósítható programok megszervezése, levezetése. Kiegészítő tevékenységek : A községi rendezvények megszervezésében, azok lebonyolításában részt vesz, a programokhoz helyet biztosít. Ha a közművelődési célú terek mindegyike foglalt, - szükség szerint - a könyvtárban ad helyet a rendezvényeknek. információs pont működtetése / E Magyarország/ helyet ad a falugazdász irodának
9 III. FEJEZET Az intézmény szervezeti felépítése Az intézmény vezetője az igazgató 4 órás munkaidővel. Az intézmény felelős vezetője az igazgató, akit Kisszállás Község Képviselőtestülete nevez ki nyilvános pályázat alapján 5 évre. Az igazgató feladatai és hatásköre: vezeti az intézményt, felelős az intézmény működéséért és gazdálkodásáért, képviseli az intézményt külső szervek előtt, tervezi, szervezi, irányítja és ellenőrzi az intézmény szakmai és gazdasági működésének valamennyi területét, az intézmény munkáltatói, aláírási és utalványozási jogkörét gyakorolja ellátja az intézmény működését érintő jogszabályokban, önkormányzati rendeletekben és döntésekben a vezető részére előírt feladatokat, elkészíti az intézmény SZMSZ -ét és más, kötelezően előírt szabályzatait, rendelkezéseit, az alkalmazottak munkaköri leírását, kapcsolatot tart a társintézményekkel, helyi, területi és országos szakmai szervezetekkel, intézményekkel, támogatja az intézmény munkáját segítő testületek, szervezetek, közösségek tevékenységét Kisszállás Község Képviselő-testülete üléseire meghívott, az intézményt képviseli. Az igazgató feladatai és hatásköre a polgármester által kiadott munkaköri leírásban találhatók. Távolléte (szabadság, betegség) esetén a könyvtáros helyettesíti. Tartós távollét esetén (két hétnél hosszabb idő) megbízólevelet ad, amelyben átruházza a kiadmányozási feladatokat és a bélyegzőhasználatot. Kiadmányozás esetén még egy másik szakalkalmazott aláírása is szükséges a helyettesítés alatt.
10 Szakalkalmazottak: 1 fő könyvtáros napi 8 órában 1 fő ügyviteli alkalmazott napi 8 órában Munkájukat a munkaköri leírásuk alapján végzik, ami az SZMSZ mellékleteként található. Munkaértekezletek Feladatok Az intézményvezető a dolgozói értekezleten: o o o o beszámol az intézmény eltelt időszak alatt végzett munkájáról, értékeli az intézmény programjának, munkatervének teljesítését, értékeli az intézményben dolgozók élet- és munkakörülményeinek alakulását, ismerteti a következő időszak feladatait. A munkaterületek dolgozói beszámolnak tevékenységükről, javaslataikat elmondják, észrevételeiket kifejthetik, kérdéseket tehetnek fel az intézmény vezetőjének. Tagjai: Hatáskör: Ügyrendje: Az intézmény dolgozói. Az éves beszámolók és munkatervi javaslatok elfogadása. Évente ülésezik, az igazgató hívja össze. A munkaértekezletről jegyzőkönyv készül. Kapja: irattár. Minden nagyrendezvény előtt kis értekezletet tartunk, a feladatok megbeszélésére. Résztvevői: Az intézmény teljes személyzete.
11 MUNKAKÖRI LEÍRÁSOK Az intézményben foglalkoztatott dolgozók feladatainak leírását a munkaköri leírások tartalmazzák, amelyet minden dolgozó kézhez kap. a. A munkaköri leírások tartalmazzák a foglalkoztatott dolgozók szervezetben elfoglalt munkakörnek megfelelő feladatait, jogait és kötelezettségeit személyre szólóan. b. A munkaköri leírásokat a szervezeti egység módosulása, személyi változás, valamint feladat változása esetén azok bekövetkezésétől számított 15 napon belül módosítani kell. c. A munkaköri leírások elkészítéséért és aktualizálásáért az intézményvezető felelős. Az intézmény működésének főbb szabályai A munkavégzés teljesítése, munkaköri kötelezettségek, hivatali titkok megőrzése A munkavégzés teljesítése az intézmény vezetője által kijelölt szervezeti egységben, illetve munkaterületen, az ott érvényben lévő szabályok, illetve a munkaköri leírás szerint történik. A dolgozó köteles a munkakörébe tartozó munkát képességeinek megfelelően, elvárható szakértelemmel és pontossággal végezni, a hivatali titkot megtartani. Nem adható felvilágosítás azokban a kérdésekben, amelyek hivatali titoknak minősülnek és amelyek nyilvánosságra kerülése az intézmény érdekeit sértené, amennyiben adott esetben jogszabályban előírt adatszolgáltatási kötelezettség nem áll fenn. Az intézménynél hivatali titoknak minősülnek a következők: a foglalkoztatott dolgozók személyi anyagai, a szolgáltatást igénybevevő - beiratkozó - olvasók személyi adatai, a gazdálkodás adatai, a munkáltatással összefüggő adatok, információk,
12 az intézmény vagyoni- és tűzvédelmi adatai, ezek műszaki, technikai alkalmazásai. Az adatok kezelése és az adminisztráció a kijelölt szakalkalmazottak feladata és felelőssége, abba csak a felügyeleti szervnek van betekintési joga. A hivatali titok megsértése fegyelmi vétségnek minősül. Az intézmény valamennyi dolgozója köteles a tudomására jutott hivatali titkot mindaddig megőrizni, amíg annak közlésére az illetékes felettesétől engedélyt nem kap. Mivel az intézményi feladatok meglehetősen szerteágazóak és sokrétűek, ezért a mindennapi gyakorlatban nem választhatók szét kategorikusan a teendők: a dolgozóknak a saját részükre kiosztott feladatokon kívül a többiek munkájában is otthonosan kell mozogniuk. A munkaidő beosztása A munkarendre vonatkozó belső szabályok kialakításánál a Munka Törvénykönyvéről szóló, többször módosított 1992. évi XXII. törvény /Mt./, a közalkalmazottak jogállásáról szóló többször módosított 1992. évi XXXIII. törvény előírásai az irányadók. A munkaidő beosztást a munkaköri leírás tartalmazza. Az intézmény tereiben nappali időben minden rendezvény feltételeit a szakalkalmazottak felügyelik; a könyvtári nyitva tartási időn túl szervezett programoknál csak a saját szervezésű rendezvényeket. A községi rendezvények szervezésében, lebonyolításában keletkező túlórákkal ugyanaz az eljárás érvényes, mint az előbbiekben. Külső szervezésű programok esetében egy takarító vagy az intézményhez kihelyezett közhasznú munkavégző biztosítja a felügyeletet és az intézmény érdekeinek védelmét, a rendezvény lebonyolításáért a szervező felel. Ebben az esetben az intézmény csak helyet ad a rendezvénynek. Szabadság A dolgozók éves rendes szabadságának mértékét a KJT, valamint a Munka Törvénykönyvében foglalt előírások szerint kell megállapítani. A dolgozókat megillető és kivett szabadságról nyilvántartást vezet az ügyviteli alkalmazott, amit minden hónap elején egyeztet és átküldi az Polgármesteri Hivatal munkaügyi ügyintézőjéhez.
13 A rendes szabadság kiadásához - előzetesen a munkahelyi dolgozókkal egyeztetett - éves szabadságolási terv készül, ami az SZMSZ melléklete. A rendkívüli és fizetés nélküli szabadság engedélyezésére minden esetben csak az intézményvezető jogosult. Az intézmény zavartalan működését a szabadságok ésszerű koordinálásával lehet biztosítani. Gondoskodni kell róla, hogy az épületben legalább 1 alkalmazott legyen jelen a szolgáltatások zavartalan biztosítása érdekében. Saját gépkocsi használata A saját tulajdonú gépjárművek használatának térítési díját és elszámolási rendszerét a mindenkor érvényes központi előírások rendelkezései, illetve az adójogszabályok szerint kell kialakítani. Kártérítési kötelezettség: A munkavállaló a munkaviszonyából eredő kötelezettségeknek vétkes megszegésével okozott kárért kártérítési felelősséggel tartozik. A munkáltató a közalkalmazottnak a munkaviszonyával összefüggésben okozott kárért tartozik felelősséggel. A könyvtárhasználó, látogató kártérítési kötelezettségét a Könyvtárhasználati szabályzat rögzíti. Anyagi felelősség Az intézmény a dolgozó ruházatában, használati tárgyaiban a munkavégzés folyamán bekövetkezett kárért vétkességre tekintet nélkül felel, ha a kár a dolgozó munkahelyén vagy más megőrzésre szolgáló helyen elhelyezett dolgokban keletkezett. A dolgozó szokásos személyi használati tárgyakat meghaladó mértékű és értékű használati cikkeket csak az intézményvezető engedélyével hozhat be munkahelyére, illetve vihet ki onnan (pl.: számítógép). Az intézmény valamennyi dolgozója felelős a berendezési, felszerelési tárgyak rendeltetésszerű használatáért, a gépek, eszközök, könyvek, felszerelési cikkek, stb. megóvásáért.
14 Az intézmény szolgáltatási, nyitva tartási rendje: Az intézmény nyitva tartásáért a vezető mellett valamennyi szakalkalmazott felelős. A könyvtár nyitva tartása Hétfő Zárva Kedd 10.00 12.00, 13.00 18.00 Szerda-Csütörtök 13.00 18.00 Péntek: 10.00 12.00, 13.00 18.00 Szombat 9.00 13.00 A Művelődési ház nyitva tartása: Az aktuális programok függvényében tart nyitva. Hétfő Péntek 10.00 18.00 Szombat 9.00 15.00
15 Munkaterv, beszámoló, statisztika Az intézmény vezetője az intézmény feladatainak végrehajtására intézményi munkatervet készít, amit a fenntartó minden év február 20-ig megtárgyal. A munkaterv összeállításához, annak tervezésekor javaslatot kér az intézményben dolgozó szakalkalmazottaktól. A munkatervet az intézmény dolgozóival ismertetni kell. Az intézmény vezetője a munkaterv végrehajtását folyamatosan ellenőrzi és értékeli. Minden év elején beszámolót készít az intézményvezető az előző tárgyévről, s ezt megküldi a fenntartónak. A fenntartó megvitatja ezt képviselő testületi ülésen. Statisztikai adatszolgáltatás a szakalkalmazottak bevonásával az intézményvezető feladata, amit az ügyviteli alkalmazottal közösen készítnek el. Ügyiratkezelés Az ügyiratkezelés irányításáért és ellenőrzéséért az intézmény vezetője felelős. Az ügyiratkezelést az Iratkezelési Szabályzatban foglalt előírások alapján kell végezni, amely az SZMSZ kiegészítő szabályzata. A munkáltatói és a vezetéssel kapcsolatos iratok kezelése az igazgató feladata. A forgalommal kapcsolatos ügyiratkezelés az olvasószolgálat feladata. A kiadmányozás rendje Az intézményben a kiadmányozás rendjét az intézményvezető szabályozza. Szabályai az SZMSZ kiegészítő szabályzata tartalmazza. Bélyegzők használata, kezelése
16 Valamennyi cégszerű aláírásnál a cégbélyegzőt (körbélyegzőt) kell használni. A bélyegzőkkel ellátott, cégszerűen aláírt iratok tartalma érvényes kötelezettségvállalást, jogszerzést, jogról való lemondást jelent. Az intézményben cégbélyegző használatára a következők jogosultak: - intézményvezető - szakalkalmazottak A cégbélyegző, fejbélyegző használatáért, tárolásáért az igazgató felel. A tulajdonbélyegző használatáért, kezeléséért a feldolgozó könyvtáros felel. A kapcsolattartás rendje Az intézmény feladatainak hatékonyabb ellátása érdekében, valamint minden olyan intézkedésnél, amelyik más szakterületen dolgozók munkáját érinti, az intézkedést megelőzően a dolgozóknak egyeztetési kötelezettségük van. A településen működő szervezetekkel, intézményekkel együttműködési megállapodás szabályozza a kötelezettségeket és a kedvezményeket. A gazdálkodás rendje Az intézmény részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv. Költségvetésének felhasználását, gazdálkodással kapcsolatos teendőit a polgármesteri hivatal által kiadott szabályzat útmutatásai alapján végzi. A Művelődési Ház és Könyvtárnak, mint önállóan működő költségvetési szervnek önálló bankszámlaszáma nincs, pénzforgalmát az önállóan működő és gazdálkodó Polgármesteri Hivatal kiskunhalasi OTP Bank NYRT-nél vezetett 11732064-15339254 Községi Önkormányzat Költségvetési elszámolási számláján bonyolítja. A költségvetési szerv alanya az általános forgalmi adónak, tevékenységéből adódóan általános forgalmi adó visszaigénylésére nem jogosult.
17 Az intézmény pénzügyi-gazdasági tevékenységének ellátásáról szóló együttműködési megállapodást az SZMSZ 10. számú melléklete tartalmazza. Záró rendelkezések Az SZMSZ hatálybalépése Az SZMSZ a felügyeleti szerv jóváhagyását követő napon lép hatályba. Jelen SZMSZ hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a 2003. augusztus 1. napján életbelépett Szervezeti és Működési Szabályzat. Az SZMSZ mellékleteinek naprakész állapotban tartásáról az intézmény vezetője gondoskodik. Dátum: 2009. december 8... Intézményvezető Jóváhagyta Kisszállás község Önkormányzat Képviselő-testülete a 200/2009(XII.17.) ÖK. számú határozatával.
18 1. számú melléklet AZ INTÉZMÉNY SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE INTÉZMÉNYVEZETŐ KÖNYVTÁROS ÜGYVITELI ALKALMAZOTT
19 Kisszállás Község Önkormányzat Könyvtára könyvtárhasználati szabályzat 2. számú melléklet I. 1. A könyvtár elnevezése és levélcíme: Elnevezés: Kisszállás Község Önkormányzat Művelődési ház és Könyvtár A nyilvántartásunkban szereplő adatok szerint 1957-ben alakult, de már az 1940-es évek végén végeztek könyvcserét, az akkor mcglév6 néhány k0tctb6l. Függetlenített könyvtáros 1970 óta működik. Könyvtárunk nyilvános könyvtár, a közmövel6dési könyvtári hálózat része. 2. A könyvtár körbélyegzője: 27 mm átmérője, közepén a Magyar Köztársaság címere látható, felirata: Kisszállás Község Önkormányzat Művelődési ház és Könyvtár. Az állomány leltározására használt bélyegző ovális alakú, átmérői: 37 mm és 26 mm, felirata: Községi Önkormányzat Könyvtára. Kisszállás. II. 3. Könyvtár fenntartója: Kisszállás Község Önkormányzata 4. Könyvtár feladata: Alapvetően meghatározza a kulturális törvény, közreműködik az általános művelődési igények állandó fejlesztésében és kielégítésében, szabadidő hasznos eltöltésének megszervezésében. Ennek megvalósítása érdekében az olvasók rendelkezésére bocsátja és hozzáférhetővé teszi minden tárgyi eszközét, könyv és sajtótermékeit, adathordozó eszközeit és ezek használatához segítséget nyújt.
20 Szélesíti az olvasók táborát, igyekszik megnyerni minél több embert a könyvszeretetre. Célok megvalósításánál figyelembe veszi a lakosság foglalkozási, életkori, végzettségi összetételét. Az olvasók igényeinek kielégítése érdekében más könyvtárak dokumentumait is igénybe veszi és közvetíti a látogatók felé. 5. Könyvtár gyűjtőköre: Gyűjti a nemzeti könyvtermésből a referált törzsanyagot gyermek és ifjúsági kiadványokat, a magyar nyelvű kézikönyveket és általános segédkönyveket, beszerzi a helyismerettel foglalkozó teljes irodalmat, község gazdasági, politikai, művelődési jellegének és várható fejlesztésének megfelelően alakítja ki gyűjtőkörét. A Magyarországon megjelenő szakirodalmi és szépirodalmi könyvek közül amelyek tartalmilag kapcsolódnak a könyvtár gyűjteményébe. A hírlapokat és folyóiratokat az olvasói igények és anyagi eszközök figyelembe vételével beszerzi. A zeneirodalom alapjainak fejlesztéséhez szükséges dokumentumoknak és csoportos foglalkozásokhoz irodalmi és zenei hanglemezeket. Videofilmek és DVD filmek közül az ismeretterjesztő filmeket a művészfilmeket, és korlátozott számban vígjátékokat bestseller műveket szerzi be. A számítástechnikai CD-k közül els6sorban a tanuláshoz segítséget nyújtó anyagokat gyűjti. A könyvtár dokumentumainak feltárása szükségessé teszi a raktári katalógus és az olvasói betűrendes, szakkatalógus folyamatos vezetését. Továbbiakban pedig az állomány integrált könyvtári rendszerben történő felvitelét megkezdi, mely a későbbiek folyamán kiválthatja a cédulakatalógusokat. A könyvtár használata:
21 A könyvtár szolgáltatásait bárki korlátozás nélkül igénybe veheti. A könyvtáros minden új olvasó tudomására hozza a kölcsönzővel szemben támasztott elvárásokat (határidő betartása, felszerelés helyes használata, könyvtárhasználat rendje). A folyóiratokat és az olvasótermi köteteket csak helyben szabad használni. Minden olvasó legfeljebb 6 kötet könyvet kölcsönözhet egyszerre, 3 hetes időtartamra. Ennek lejárta után két ízben hosszabbíthatja meg, A határid6 után visszahozott könyvekért késedelmi díjat kell fizetni. A késedelmi díj összege nem haladhat ja meg a könyv értékét. A könyvtár rendezvényeit a nem könyvtári tagok is látogathatják. A könyvtár kölcsönzési ideje heti 25 óra. Közös helyiségben azonos időben, de külön választott állományból válogathatnak a felnőttek és a gyerekek. Nyitva tartás: hétfő: szünnap kedd: 9-12 és 13-18 szerda- péntek: 12-18 szombat: 9-13 A könyvtárban dolgozók munkáltatói jogkörét az intézményvezető látja el. A könyvtár önálló költségvetéssel nem rendelkezik, a fenntartásához és működéséhez szükséges pénzeszközöket a helyi önkormányzat összköltségvetéséből kapja. Az éves költségvetés összeállítását a könyvtár vezetőjével közösen készítik el. A könyvtár eszközeinek nyilvántartását a könyvtáros vezeti (könyvtári dokumentumok, könyvek, folyóiratok, adathordozó eszközök). A tárgyi eszközök nyilvántartását a Polgármesteri Hivatal végzi. Állománygyarapításra a költségvetésben jóváhagyott beszerzésre fordított összegből vásárolja a szükséges kiadványokat.
22 A köteteket számlával történő egyeztetés után veszi állományba a könyvtáros, majd a gazdálkodási előadó utalja át kiegyenlítés végett. Működéshez szükséges felszerelést, eszközöket az intézményvezető és a Képviselő Testület engedélye után szerzi be. A könyvtár bevételét a beiratkozási díjak, késedelmi díjak és az elveszett könyvek árának térítése, fénymásolás képezi. Az így befizetett összeget az ide vonatkozó pénzügyi rendelkezésnek megfelelően az önkormányzat egy számlájára kell befizetni. Beiratkozási díjat 16 éves korig nem szed az intézmény. 16 év felett 300 Ft/év. A hang és képhordozók kölcsönzési díja 200 Ft/nap. Egyéb: Állományellenőrzéskor a könyvtár szolgáltatásait a lehetőségekhez mérten folyamatosan biztosítani kell. A dolgozót továbbképzését a vezető engedélyezi, és adott esetben anyagi támogatással is hozzájárul. A könyvtár szervezeti és működési szabályzata a jóváhagyás napján lép életbe.
23 Záró rendelkezések Jelen rendelet hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a 2003. augusztus 1. napján életbelépett könyvtárhasználati rend. Dátum: 2009. december 8... Intézményvezető
24 3. számú melléklet Kisszállás Község Önkormányzat Művelődési ház és Könyvtára 6421 Kisszállás Felszabadulás u. 10. Munkaidő: Munkaköri leírás A könyvtáros munkakör feladatainak meghatározása - munkáját a fenti címen található könyvtárban végzi - heti 40 órában végzi munkáját, az alábbiak szerint: Kedd: 8 30-12 00 13 00-18 00 Szerda: 9 30-18 00 Csütörtök: 9 30-18 00 Péntek: 8 30-18 00 Szombat: 9 00-15 00 Besegít a művelődési ház munkájába is. Elvégzendő feladatok: - a könyvtári szakalkalmazott felelős s könyvtár egész tevékenységéért, a könyvtár állományáért, a könyvtár vagyonáért - biztosítja a könyvtár zavartalan működését a fent jelzett időpontokban - olvasószolgálat biztosítása heti 28 órában - helyet ad rendezvényeknek - könyvtári programok szervezése, lebonyolítása - az Általános Iskola által szervezett könyvtári órákon aktívan besegít - könyvtárközi kölcsönzés bonyolítása - kiadványozás, levelezés, statisztika készítése - állománybeszerzés (könyv, videofilm, stb.)
25 - részt vállal az éves költségvetés elkészítésében - rendben tartja a könyveket, katalógusokat - segíti a Művelődési ház tevékenységét, szervezői és lebonyolítói munkáját Ezen felül egyéb a munkakörhöz és feladathoz tartozó tevékenység. Kisszállás, 2015. március 2. A munkaköri leírásban foglaltakkal egyetértek és annak betartását magamra nézve kötelező érvényűnek tartom: munkavállaló Zsoldos Ildikó intézményvezető
26 Kisszállás Község Önkormányzat Művelődési ház és Könyvtár 6421 Kisszállás Felszabadulás u. 10. Tel.:/Fax: 77/457-602 Munkaköri leírás ügyviteli alkalmazotti, munkakör leírása Munkaidő: 8 órás munkaidőben végzi munkáját, heti 40 órában. Hétköznapokon 10-18 óráig. Munkáját a fenti címen található intézményben végzi. Elvégzendő feladatok: - az intézmény által szervezett programok rendezvények lebonyolításában való részvétel, - az irattár vezetése, /levelezés lebonyolítása, levelek iktatása/ - emagyarország pont eszközeinek felügyelete és karbantartása. - alapvető rendszergazdai feladatok ellátása. - pályázatfigyelés/írás - beszedi és befizeti a terembérleti díjakat és befizeti az önkormányzat pénztárában, - kezeli az intézmény számítógépes adatbázisát, - meghívók, plakátok tervezése, készítése, - rendezvények előtt előkészíti a helyszínt, - nemzeti ünnepeken és rendezvényeken biztosítja a hangosítást, - felügyel a művelődési ház rendjére és eszközeire. Jelzi, ha valamelyik eszköz javításra szorul. - Termékbemutatók és vásárok teremigényeit egyezteti a ház nyitva tartásával, - Szabadságolási terv elkészítése Egyéb feladatok: - az intézmény által szervezett programok rendezvények felügyelete, a rend és a biztonság fenntartása, vendégelőadók, fellépők védelme - az intézmény látogatóival betartatja a házirendet - a kiállításokon a kiállító terem biztosítása, tárgyak védelme - az intézmény eszközeinek felügyelete, védelme
27 - az intézményi szintű tűz- és munkavédelmi rendszabályok betartása és betartatása Ezen felül egyéb a munkakörhöz és feladathoz tartozó tevékenység. Kisszállás, 2015. március 2. A munkaköri leírásban foglaltakkal egyetértek és annak betartását magamra nézve kötelező érvényűnek tartom: munkavállaló Erdélyiné Zsoldos Ildikó intézményvezető
28 4. számú melléklet Kisszállás Község Önkormányzat, Művelődési ház és Könyvtár Kisszállás ÜGYVITELI ÉS IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA
29 A Művelődési ház és Könyvtár ügyvitelével és iratkezelésével kapcsolatos feladatokat az alábbiak szerint szabályozom. 1. Az intézmény ügyvitelének rendje 1.1 Az ügyvitellel kapcsolatos fogalmak. a, ügykör, azon ügyek összessége, amely az intézmény életéhez, tevékenységéhez, illetve a tevékenységben közreműködő személyekhez kapcsolódik. Az ügykörbe tartozó ügyek megoldásáról az intézmény vezetője által kijelölt illetékes dolgozónak kell gondoskodni. Az intézmény ügykörei: - vezetési ügykör - igazgatási ügykör - gazdasági ügykör - személyi, dolgozói ügykör b, az ügyvitel, az intézmény ügyeiben kifejtett tevékenység. 1.2 Az ügyvitel és az ügyiratkezelés irányítása, felügyelete. Az intézmény feladatainak ellátásával kapcsolatos hivatalos ügyek szervezése, intézése, az ügyeket kísérő iratkezelés, valamint ezek ellenőrzése az intézményvezető felügyelete alá tartozik. a, intézményvezető - elkészíti és kiadja az intézmény ügyviteli és iratkezelési szabályzatát - jogosult az intézménybe érkező küldemények felbontására - jogosult kiadványozni - kijelöli az iratok ügyintézőit - meghatározza az iratok selejtezésének a tervét
30 b, könyvtáros - az intézményvezető távollétében jogosult az intézménybe érkező küldemények felbontására 1.3 Az ügyvitel és az iratkezelés személyi feltételei Az intézményi feladatok ellátásával kapcsolatos hivatalos ügyek szervezése, intézése, az ügyeket kezelő iratkezelés az alábbiak feladata a, intézményvezető - köteles munkáját az iratkezelésre vonatkozó jogszabályok előírásai alapján végezni - köteles a tudomására jutott hivatali titkot megőrizni - feladata: az iratok belső továbbítása az ügyet intézőhöz b, könyvtáros - köteles az intézményvezető távollétében az iratkezelésre vonatkozó jogszabályok betartására - köteles a tudomására jutott hivatali titkot megőrizni - határidős iratok kezelése és nyilvántartása - az elintézett ügyek iratainak irattári elhelyezése - küldemények postai átvétele c, ügyviteli alkalmazott - kiadványok tisztázása, sokszorosítása - kiadványok továbbítása, postai feladása - közreműködik az irattári anyag selejtezésénél - iktatás - határidős iratok kezelése és nyilvántartása - az elintézett ügyek iratainak irattári elhelyezése - irattár kezelése, rendezése - felelős a rábízott küldemények megőrzéséért és továbbításáért
31 1.4 Az iratokkal ügyekkel kapcsolatos feladatok a, az intézményvezető a küldeménnyel kapcsolatos ügyek intézésére a könyvtárost, az ügyviteli alkalmazottat vagy a sportcsarnok gondnokát jelöli ki b, az ügyintéző köteles haladéktalanul bevezetni az iktatókönyvbe az iratot c, az ügyintézők (könyvtáros, ügyviteli alkalmazott, sportcsarnok gondnok) az ügyeket határidejük figyelembe vételével kötelesek elintézni d, az ügyintézés határideje. Az intézménnyel kapcsolatos ügyekben az elintézés határideje legkésőbb az iktatás napjától számított 5 nap. 1.5 Felvilágosítás hivatalos ügyekben a, az intézmény ügyeivel kapcsolatos bármilyen felvilágosítást csak az intézmény vezetője adhat. b, hivatalos szervek részére információkat, adatokat csak írásos megkeresés alapján lehet kiadni. c, az intézményi ügyek intézésekor ügyelni kell arra, hogy a személyiségi jogok és az adatvédelmi törvény rendelkezéseit ne sértsük. 1.6 Intézményi bélyegzők a, az intézmény hivatalos bélyegzőinek készítésére, használatára az intézményvezető adhat engedélyt.
32 b, a tönkrement vagy elavult bélyegzőt meg kell semmisíteni, erről jegyzőkönyvet kell felvenni. c, bélyegző elvesztése esetén az intézményvezető közleményben teszi ezt közzé. d, az intézmény bélyegzőiről nyilvántartást kell vezetni, a bélyegzők nyilvántartásának a köbvetkezőket kell tartalmazni: - bélyegző sorszáma, - bélyegző lenyomata, - a bélyegző használatára jogosult személy neve, beosztása, - a bélyegzőért felelős személy neve, - a bélyegző átvételének kelte, és az átvételt igazoló aláírás, e, a bélyegzők nyilvántartásáért az intézmény könyvtárosa a felelős személy 2. Iratkezeléssel kapcsolatos fogalmak 2.1 Iratkezelés 2.2 Irat - az intézménybe érkező beadványok és egyéb küldemények iktatása, nyilvántartása - kiadványok és egyéb iratok továbbítása, postára adása - irattározás, irattári kezelés, megőrzés - selejtezés Minden írott szöveg, szám, adatsor, térkép, tervrajz, amely az intézmény működésével kapcsolatban bármilyen anyagban keletkezett, kivéve a könyvjellegű kézirat.
33 2.3 Irattári anyag Az intézményben keletkezett és az intézmény irattárába tartozó iratok és azok mellékletei. 2.4 Irattári terv Rendszerbe foglalja az intézmény által ellátott ügyköröket és az azokhoz kapcsolódó iratokat. 2.5 Iratkezelési szabályzat Az iratok biztonságos átvételét, feldolgozását, nyilvántartását és selejtezését szabályozza. 3. A küldemények átvétele és felbontása 3.1 Az intézménybe érkező küldemények postai átvételére, illetve az intézmény postafiókjának kinyitására az alábbi dolgozók jogosultak: intézményvezető könyvtáros ügyviteli alkalmazott 3.2 Az intézménynek személyesen benyújtott iratok átvételére az intézményvezető és a könyvtáros jogosult. 3.3 Amennyiben a küldemény címzéséből megállapítható, hogy az nem az intézményt illeti, felbontás nélkül kell a postára visszaküldeni. 3.4 Ha az irat sérülten vagy felbontva érkezett az átvevőnek rá kell írnia a sérülten érkezett megjegyzést, a dátumot, és alá kell írnia. 3.5 Felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani a névre szóló iratokat.
34 3.6 A névre szóló iratot amennyiben az hivatalos elintézést igényel, a címzettnek vissza kell juttatnia az intézmény vezetőjének. 3.7 A névre szóló küldeményt a címzett távolléte esetén az intézmény vezetője felbonthatja, ha egyértelmű hogy az hivatalos irat. 3.8 Amennyiben a küldeményhez pénz, illetékbélyeg, válaszbélyeg van mellékelve, ezt az iratra fel kell jegyezni. 3.9 Ha a feladó neve és címe csak a borítékról állapítható meg, vagy ha a küldemény névtelen levél, akkor a borítékot az irathoz kell csatolni, és ezt az iraton fel kell tüntetni. 4. Az iktatás 4.1 Az intézmény iktatási rendszere évente újrakezdődő sorszámos rendszer, melyet az intézmény igazgatója által hitelesített iktatókönyvbe kell rögzíteni. 4.2 Az iktatás az iratok beérkezésének illetve keltezésének sorrendjében történik a beérkezés napján. 4.3 A küldeményeket elbontó vezető illetve a névre szóló hivatalos küldemény címzettje köteles az ügyiratot az ügyviteli alkalmazottnak iktatás céljából bemutatni. 4.4 Iktatni kell az intézménybe érkezett és azon belül keletkezett iratokat. 4.5 Nem kell iktatni a meghívókat, közlönyöket, reklám célú kiadványokat. 4.6 Iktatáskor az irat jobb felső sarkába a következő adatokat kell írni: - az intézmény neve - az iktatás dátuma - az iktatókönyv sorszáma - mellékletek száma - irattári tételszám
35 Ezzel egy időben a fenti adatokkal megegyezően az iktatókönyvbe is be kell jegyezni - sorszámot, - az iktatás idejét - a küldő nevét és ügyiratszámát - az ügy tárgyát - mellékletek számát - ügyintéző nevét - irattári tételszámot 4.7 Az iktatókönyv több éven keresztül használható, de az iktatás sorszáma naptári évenként újra kezdődik. Az év utolsó munkanapján az iktatókönyvet a felhasznált utolsó sorszámot követően aláhúzással, az utolsó iktatás sorszámának feltüntetésével a körbélyegző lenyomatával és az intézményvezető aláírásával le kell zárni. 4.8 Az iktatókönyvben oldalt, iktatószámot üresen hagyni nem szabad. 4.9 A téves bejegyzést érvényteleníteni kell, ezt az iktatószámot újból kiadni már nem lehet. 4.10 A téves bejegyzéseket át kell húzni, hogy az eredeti szöveg is olvasható maradjon és fölé kell írni a helyes adatot. 4.11. Az iktatókönyv egy-egy sorszámára csak egy ügyet szabad iktatni. 4.12 Ha egy ügyben több éven át keletkeznek iratok, az új évben mindig új sorszámon kell nyilvántartani az előző években iktatott anyagot pedig csatolni kell az új iktatószámhoz. 4.13 Ha az iratok száma egy naptári évben meghaladja a 100-at, évenként név és tárgymutatót kell készíteni. A név és tárgymutatóban az ügyeket lényegüket kifejező egy vagy több címszó alapján kell nyilvántartani.
36 5. Kiadványozás. 5.1 A kiadvány az intézményi ügyintézés során belső vagy külső ügyfél, intézmény számára készült hivatalos irat. 5.2 Az ügyintézőnek az ügyintézés során el kell készíteni a kiadvány tervezetét. Ezt a tervezetet be kell mutatni az intézmény vezetőjének. 5.3 Hivatalos irat az intézményben csak az intézményvezető engedélyével készülhet. 5.4 Az intézményben kiadványozási joggal az alábbi vezető beosztású dolgozók rendelkeznek: - intézményvezető: minden irat esetében, - könyvtáros: a könyvtárral kapcsolatos ügyekben, - sportcsarnok gondnok: a sportcsarnokkal kapcsolatos ügyekben, 5.5 Az iratok eredeti példányát az aláírás mellett el kell látni az intézmény körbélyegzőjének lenyomatával. 5.6 Az intézmény hivatalos iratainak tartalmi és formai követelményei: a, a kiadvány bal felső részén: * az intézmény megnevezése, címe, telefonszáma, * az ügy iktatószáma, * ügyintéző neve, b, a kiadvány jobb felső részén: - az ügy tárgya, - hivatkozási szám, vagy jelzés, mellékletek darabszáma c, a kiadvány címzettje
37 d, a kiadvány szövegrésze e, aláírás f, az aláíró neve, hivatali beosztása g, eredeti ügyiraton az intézmény körbélyegzőjének lenyomata, h, keltezés 5.7 A küldemények haladéktalanul való továbbításáért az ügyviteli alkalmazott a felelős. 6. Az irattározás rendje. 6.1 Az elintézett iratokat az ügyviteli alkalmazottnak az irattárba kell elhelyeznie. 6.2 Az irattári őrzés idejét az irattári terv határozza meg. 6.3 Az irattárban csak olyan iratot szabad elhelyezni, amely továbbításra került, és határidős kezelést már nem igényel. 6.4 Az intézmény 3 évnél nem régebbi iratait a kézi irattárban kell kezelni. A kézi irattárban lévő iratokat évek, illetve iktatószámok sorrendjében kell őrizni. A kézi irattár helye az iroda. 6.5 Az irattárban kezelt iratról másolatot csak az intézményvezető engedélyével lehet készíteni.
38 7. Az iratok selejtezése 7.1 Az irattár anyagát 5 évenként 1-szer selejtezés szempontjából felül kell vizsgálni. 7.2 Az iratselejtezés időpontját a selejtezés megkezdése előtt 30 nappal írásban be kell jelenteni a levéltárnak. 7.3 A selejtezés alkalmával jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek tartalmaznia kell: - hol és mikor készült a jegyzőkönyv - mely évfolyam anyagát érinti a selejtezés - milyen tételek kerültek selejtezésre - milyen mennyiségű irat került kiselejtezésre - kik végezték és kik ellenőrizték a selejtezést 7.4 A selejtezési jegyzőkönyvet 2 példányban kell megküldeni a levéltárnak, a kiselejtezett iratok megsemmisítésére csak a levéltárnak visszaküldött jegyzőkönyvre vezetett hozzájárulása után kerülhet sor. 7.5 A ki nem selejtezhető iratokat 50 év után az illetékes levéltárnak át kell adni. 8. Az intézmény irattári terve. Irattári tételszám ügykör megnevezése őrzési idő(év) Vezetési, igazgatási és személyi ügyek 1. intézmény létesítés, átszervezés, fejlesztés nem selejtezhető 2. Iktatókönyvek iratselejtezési jegyzőkönyvek nem selejtezhető 3.személyzeti bér és munkaügy 50
39 4. munkavédelem, tűzvédelem, balesetvédelem ill. ezek jegyz. 10 5. fenntartó irányítás 10 6. Szakmai ellenőrzés 10 7. Megállapodások, bírósági államigazgatási ügyek 10 8. Belső szabályzatok 10 9. Polgári védelem 10 10. Jelentések, statisztikák 5 11. Panaszügyek 5 Gazdasági ügyek 12. Ingatlan-nyilvántartás, kezelés, fenntartás, épülettervrajzok határidő nélküli 13. TB 50 14. Leltár, állóeszköz nyilvántartás, selejtezés 10 15. Éves költségvetés, ktg.beszámolók, könyv.biz. 5
40 Záró rendelkezések Szabályzat időbeli és személyi hatálya. A szabályzat hatálya kiterjed az intézmény valamennyi dolgozójára. Jelen szabályzat 2009. december 8.-án lép hatályba, és ezzel egyidejűleg hatályát veszti az intézmény iratkezelésére vonatkozó minden más belső utasítás. A szabályzat hozzáférhetősége és módosítása. Szabályzat tartalmát az intézményvezető köteles ismertetni a beosztott munkatársakkal. A szabályzat egy példányát hozzáférhetővé kell tenni valamennyi alkalmazottja számára az irodában. Kisszállás, 2009. december 8. ---------------------------------------------- intézményvezető
41 5. számú melléklet MUNKARUHA JUTTATÁS Intézményvezető Könyvtáros Ügyviteli alkalmazott 15.000,- Ft+ÁFA kihordási idő 12 hónap 15.000,- Ft+ÁFA kihordási idő 12 hónap 15.000,- Ft+ÁFA kihordási idő 12 hónap
42 Kisszállás Község Önkormányzat, Művelődési ház és Könyvtár 6. számú melléklet A házirend kötelező érvényű minden az Intézménybe látogató számára! KÖNYVTÁR Könyvtár szolgáltatásait a község lakossága korlátozás nélkül igénybe veheti, beiratkozási díj 16 felett 300,- Ft/év. Folyóiratokat, olvasótermi köteteket csak helyben szabad olvasni. A kölcsönzés rendjét a kölcsönző tasak tartalmazza. A könyvtár rendezvényeit azok is látogathatják, akik nem tagjai a könyvtárnak. A könyvtár jellegéből adódóan csendben, másokat nem zavarva, fegyelmezetten viselkedjen minden olvasó, ez főként a gyermekekre vonatkozik. A szervezett iskolai rendezvényeken a kísérő nevelő a felelős a rend betartásáért, a könyvtár dolgozóinak minden kötelességük az intézmény rendjének védelme. A tanulóknak minden esetben be kell tartaniuk a könyvtár dolgozóinak utasításait. Általános rendelkezések MŰVELŐDÉSI HÁZ Az Intézmény látogatói kötelesek az Intézmény rendjét, berendezéseinek állapotát megőrizni. A látogatók kötelesek kultúrált magaviseletet tanúsítani. Teremhasználat A Művelődési ház termeit csak az intézményvezető tudtával és engedélyével szabad használni, előzetes időpont-egyeztetést követően. A teremhasználat a használat jellegéből adódóan lehet díjmentes vagy bérleti díjhoz kötött. Ennek eldöntéséhez a Szervezeti és Működési Szabályzatban foglalt szabályok az irányadóak. A teremhasználó személy(ek) kötelesek a terem, a teremben található felszerelési tárgyak állapotát megóvni. Káreset esetén a teremhasználó(k) anyagi felelősséggel tartozik, s köteles(ek) az okozott kár teljes értékét megtéríteni. Dohányzás A Művelődési ház közintézményi jellegéből adódóan dohányzásmentes intézmény. Dohányozni csak a kijelölt dohányzóhelyen lehet! Kisszállás, 2009. február 6. Erdélyiné Zsoldos Ildikó Intézményvezető
43 7. számú melléklet SZABADSÁGOLÁSI TERV 2015. Intézményvezető (42 nap) Június 7-11, 14-18, 28 (11 nap) Július 12 25 (10nap) Augusztus 16 (1nap) November 8 19 (10nap) December 20-31 (10 nap) Könyvtáros (30 nap) Március 18. (1 nap) Április 1-2, 8-9, 22, (5 nap) Május 20, (1 nap) Június 14-20 (5 nap) Július 12-24 (10 nap) Szeptember 1-3 (3 nap) December 24-30 (5 nap) Ügyviteli alkalmazott (28nap) Május 5-8 (4 nap) Június 7-11 (5 nap) Július 26-30 (5 nap) Augusztus 2-8 (7 nap) November 29-30 (2 nap) December 24-30 (5 nap)
44 BELSŐ ELLENŐRZÉSI SZABÁLYZAT Kisszállás Község Önkormányzat Művelődési ház és Könyvtára működésének ellenőrzése és a végrehajtás érdekében 8. számú melléklet Az alábbi intézményvezetői utasítást adom ki a Szervezeti és Működési Szabályzat mellékleteként. I. Az ellenőrzés célja, típusai és fő területei 1. A belső ellenőrzés célja A belső ellenőrzés ténymegállapító és értékelő tevékenység, amely magába foglalja a tényleges állapot összehasonlítását a szükséges állapottal, a különbségek észlelését és a tapasztalatok értékelését, valamint a következtetések levonását. A belső ellenőrzés során a meghatározott követelményekhez való viszonyítással történik a tényleges állapot feltárása, ezt követően lehet az eltéréseket értékeléssel megítélni. A belső ellenőrzés célja, hogy: biztosítsa az intézmény felelős vezetői számára a megfelelő mennyiségű és minőségű információt az intézményben folyó munka tartalmáról és annak színvonaláról, jelezze a vezető számára a gazdasági és jogi követelményektől való eltérést, tárja fel a szabálytalanságokat, hiányosságokat, mulasztásokat, segítse a vezetői irányítást: a döntések előkészítését és megalapozását, biztosítsa az intézmény törvényes, belső előírásokkal előírt pedagógiai, gazdasági, pénzügyi és munkaügyi működését, megszilárdítsa a belső rendet és fegyelmet, vizsgálja az intézményi vagyon védelmét a takarékosság érvényesítését, a leltározás, a selejtezés és egyéb zárlati tevékenységét helyességét.
45 2. Az ellenőrzés típusai Az ellenőrzésnek különböző típusai vannak. Tárgyát tekintve az ellenőrzés lehet átfogó vizsgálat, célellenőrzés, témavizsgálat és utóellenőrzés. Az átfogó ellenőrzés az adott konkrét tevékenység egészére irányul, átfogó módon értékeli a pedagógiai vagy a gazdálkodási feladatok végrehajtását, illetve azok összhangját. A célellenőrzés egy adott részfeladata, s azon belül egy vagy több meghatározott probléma feltárására irányuló eseti jellegű vizsgálat. A témaellenőrzés azonos időben, több érintettnél ugyanazon témára irányuló, összehangolt összehasonlító vizsgálat. Célja, hogy általánosítható következtetéseket lehessen levonni és ennek megfelelő intézkedéseket lehessen hozni. Az utóellenőrzés egy korábban lefolytatott ellenőrzés alapján tett intézkedések végrehajtására, illetve az eredmények felülvizsgálatára irányul. Tartalmát tekintve az ellenőrzés lehet gazdálkodási, pénzügyi- számviteli, ügyviteli ellenőrzés. Amennyiben a felsorolt területek összevont ellenőrzésére kerül sor, komplex ellenőrzésről beszélünk. Időpontja szerint az ellenőrzés lehet előzetes, egyidejű és utólagos. Az előzetes ellenőrzés a tartalmi esemény végrehajtása előtti elemzés céljából készül. Az egyidejű ellenőrzés a tartalmi munka bonyolításával történik. Az utólagos ellenőrzés a műveletek végrehajtását követő mintegy összegző ellenőrzés. Szervezési szempontból az ellenőrző tevékenység lehet munkafolyamatba épített és a folyamat teljes egészét nem érintő ellenőrzés. A vizsgálat gyakoriságát figyelembe véve az ellenőrzés lehet folyamatos, időszaki és eseti. A vizsgálat körét tekintve az ellenőrzés lehet teljeskörű, amikor a terület valamennyi részére kiterjed a vizsgálat, a szúrópróbaszerű, amikor esetleges mintavétel alapján történik a vizsgálat. 3. A belső ellenőrzés fő területei A közoktatási intézmények alapfeladatainak ellátásából adódóan az ellenőrzés történhet egyrészt a nevelő és oktató munka területén, másrészt az intézményi gazdálkodás területén. A pedagógiai tevékenység területének ellenőrzése során kiemelkedő feladatok az alábbiak:
46 az év munkatervi feladatainak megvalósítása, az alkalmazottak ezzel kapcsolatos tevékenységének vizsgálata, a munka tartalmának és színvonalának viszonyítása a követelményekhez, A gazdálkodási tevékenység területének ellenőrzése során kiemelkedő feladatok az alábbiak: az intézményben folyó munka gazdasági és műszaki hátterének, tárgyi feltételrendszerének biztosítása, állóeszköz gazdálkodás: kihasználtság, szabad kapacitás vizsgálata, létszám- és bérgazdálkodás: a közalkalmazottak foglalkoztatásának, munkakörülményeinek, ösztönzési rendszerének vizsgálata, készlét és energiagazdálkodás: a beszerzések és felhasználások összhangjának, a takarékossági intézkedések megvalósításának vizsgálata, működési bevételek: a bevételek növelésének vizsgálata, érdekeltségi rendszer: a költségkímélő eljárások és a jutalmazási rendszer összefüggéseinek áttekintése, pénzügyi és számviteli tevékenység: az analitikus és szintetikus nyilvántartás, a bizonylati rend, a könyvelési adatok, a mérleg vizsgálata, vagyonvédelem során a vagyontárgyak tárolásának, óvásának, felelősségi körök kialakításának vizsgálata.
47 II. A BELSŐ ELLENŐRZÉS RENDSZERE 1. A vezetői ellenőrzés A vezetői ellenőrzés az irányító tevékenység szerves része. A vezető hatáskörét és ezáltal ellenőrzési körét munkaköri leírásuk részletesen tartalmazza. A vezető ellenőrzései során kiemelten kezeli az alábbiakat: - hatályos jogszabályok: a törvények és a rendeletek előírásainak betartását, - az igazgatói utasításos és döntések végrehajtását, - statisztikai, számviteli és egyéb belső használatú rendelkezések betartását, - a határidős feladatok teljesítését, az eseti intézkedések végrehajtását, - az aláírási, utalványozási, láttamozási, ellenjegyzési és érvényesítési jog gyakorlását, 2. Az ellenőrzési ütemterv Az ellenőrzési ütemterv összeállításánál figyelembe kell venni az ellenőrzési igényeket, különös tekintettel a magasabb rendű jogszabályok előírásaira, az intézmény fenntartójának elvárásaira, jelen belső ellenőrzési szabályzat előírásaira, valamint az intézményvezető igényeire. Az ellenőrzési ütemtervet az intézmény vezetője készíti el. Az ellenőrzési ütemtervet a naptári év szerint készíti el. Az ellenőrzési ütemterv konkrét feladatai: - az összetartozó (kapcsolódó) feladatokat együtt kell kezelni, - el kell végezni a szükséges és a lehetséges rangsorolásokat és az esetleges szelektálásokat, - meg kell állapítani, hogy az ellenőrzéseket milyen formában célszerű végrehajtani, - fel kell mérni az egyes feladatok munkaigényességét, - meg kell határozni a végrehajtás legcélszerűbb időzítését, - ki kell jelölni az ellenőrzési feladatok felelőseit, Az ellenőrzési ütemterv arra irányul, hogy:
48 - az ellenőrzések a lehető legközvetlenebbül és leghatékonyabb módon elégítsék ki a vezetés aktuális igényeit, - az ellenőrzési kötelezettségek rendszeresen teljesíthetők legyenek, - kedvező szervezési feltételek teremtődjenek az ellenőrzések végrehajtásához, azok hatékonyságának biztosításához, - lehetővé váljon az ellenőrzési feladatok rangsorolása, a párhuzamosságok kiküszöbölése, a feladatok és a kapacitás összehangolása, illetve az ellenőrzést végzők közötti megfelelő koordináció biztosítása. 3. Az ellenőrzés előkészítése Az ellenőrzés előkészítése az ellenőrzést végzők feladata, amelynek feltételeiről a vezető helyettesek gondoskodnak. Az ellenőrzés előkészítése során el kell végezni: - a feladatok és szempontok, illetve a prioritások meghatározását, - az ellenőrzés céljának eléréséhez szükséges szervezési és végrehajtási feltételek biztosítását, Az ellenőrzés előkészítésének információs bázisaként szolgálnak: - a korábbi ellenőrzési jelentések, - statisztikák, jelentések, - a gazdasági tárgyú beszámolók, költségvetések, befizetések, 4. Az ellenőrzés programja Az ellenőrzési program olyan utasítás, amely az ellenőrzést végző számára meghatározza az ellenőrzés célját, fő irányát, annak módszereit és a megállapítások írásba foglalásának szerkezetét. Az ellenőrzési program tervezetét az ellenőrzést végző köteles elkészíteni és azt az intézményvezető hagyja jóvá. Az ellenőrzési program tartalmazza a következőket: - az ellenőrzés célját és típusát, - az ellenőrzött szakterület vagy személy megnevezését, - az ellenőrzött időszakot,
49 - az ellenőrzést végzők nevét és munkamegosztását, - a dátumot, az aláírást és a hivatalos bélyegző lenyomatát. 5. A helyszíni ellenőrzés A közoktatási intézmény feladatellátásának jól hasznosítható ellenőrzési módszere a helyszíni ellenőrzés. Ez az ellenőrzési mód lehet közvetlen vagy közvetett jellegű. A közvetlen ellenőrzés megfigyelésen, személyes tapasztalatokon alapuló tájékozódás (szemle, mintavétel stb.), melyet kiegészíthet szóbeli kérdésfeltétel, beszélgetés, kérdőív kitöltése. A közvetett ellenőrzés a nyilvántartások és okmányok alapján végzett dokumentális ellenőrzés, (tételes, próbaszerű stb.) A helyszíni ellenőrzést indokolt esetben egy ízben meg lehet szakítani. Az ellenőrzés megszakításáról az ellenőrzöttet soron kívül értesíteni kell. 6. Az ellenőrzés értékelése és következményei Az ellenőrzési jelentés kézhezvételét követő héten belül értékelő (realizáló) megbeszélésen kell megvitatni az ellenőrzés megállapításait. Az értékelő megbeszélésen a vizsgált területtel vagy tárgykörrel kapcsolatos tapasztalatokat foglalják össze. Ennek keretében nemcsak a feltárt hiányosságokat, hanem a megismert kedvező tapasztalatokat is célszerű bemutatni és értékelni. Az ellenőrzést értékelő megbeszélésen mindig rá kell mutatni a hibák és a mulasztások jellegére, valamint a rendszerbeli okaira, az előidéző körülményekre és a felelős személyekre. A megállapított hiányosságok megszüntetésére, a megállapítások hasznosítására, az ellenőrzött tevékenység javítására vonatkozó intézkedési javaslatokat is az értékelő megbeszélésen egyeztetik. Az értékelő (realizáló) megbeszélésen részt vesznek az ellenőrzést végző személyek, az ellenőrzött terület felelős vezetője, valamint az intézményvezető által kijelölt személyek. 7. Az ellenőrzést követő intézkedések Az értékelő megbeszélést követően a szükséges szóbeli vagy írásbeli intézkedéseket a felelős vezető helyettes köteles végezni. A vezető helyettesnek intézkednie kell: