ELLENŐRZÉSI JELENTÉS A FBGH Gondnokság tevékenységének vizsgálata Az vizsgálatot végezte: Az ellenőrzött szervezeti egység: Fővárosi Bíróság Belső Ellenőrzési Osztály Fővárosi Bíróság Gazdasági Hivatala Hivatkozási szám: 2010. El. IV. O. 14. Az ellenőrzés tárgya: Az ellenőrzés típusa: Ellenőrzési módszerek és eljárások: Ellenőrzött időszak: A FBGH Gondnokság tevékenységének vizsgálata rendszerellenőrzés ellenőrzés dokumentációk mintavételes vizsgálata elemzés 2009. év Vizsgálatunk célja a szóbeli interjúk, helyszíni bejárások, dokumentumok alapján megismerni és ellenőrizni a Gondnokság szabályozottságát, a nyilvántartások vezetésében, munkaszervezésben, az irányítási és vezetői ellenőrzésben rejlő kockázatokat. A munkaköri leírások vizsgálata I. A gondnokság engedélyezett létszáma 51 fő, tényleges létszáma 49 fő. Munkaköri leírással a Gondnokság dolgozói rendelkeznek, azonban azok frissítése szükséges, mivel köztük nagy számban találhatók 2001. éviek is. Több esetben találkoztunk az alábbi hiányosságokkal: Helyettesítés meghatározásának hiánya A munkáltatói jogkör gyakorlója nincs feltüntetve Hivatkozások hiánya az 5/2001.(III. 13.) IM rendeletre Tartalom részbeni elavultsága Munkaköri leírások átvételének hiánya Javasoljuk a munkaköri leírások aktualizálását a fentebb leírtak figyelembe vételével. 1
Szabályzatok A FB a klasszikus értelemben vett raktárral nem rendelkezik, ezért a FB 7. sz. az asztalosműhely feladatinak nyilvántartását, elszámolását szabályozó működéséről és a FB 37. sz. eszközgazdálkodásról és raktározásról szóló szabályzatának erre vonatkozó részeit módosítani szükséges. Mivel a gondnoksági csoport feladatai szerteágazóak, valamint nagy létszámmal dolgoznak, ezért javasoljuk egyes munkafolyamataik szabályozását az ellenőrzési nyomvonal (FB 34. sz. szabályzata az ellenőrzési nyomvonalról) részeként, valamint a munkafolyamatok színvonalas teljesítése, számonkérhetősége, ellenőrizhetősége érdekében javasoljuk saját belső szabályzat megalkotását. A belső szabályozás célja: A gondnoksági csoport egyes részlegeinek szervezeti felépítését, feladatait, az általuk használt anyagok nyilvántartását és elszámolását határozza meg. A gondnokság munkafolyamatai A gondnokság területei: A gondnoksághoz 4 fő terület tartozik. 1. Telefonközpont 5 fő 2. Asztalosműhely 6 fő 3. Takarítók 17 fő 4. Karbantartók 15 fő II. A csoport vezetője a gondnoksághoz tartozó valamennyi terület felügyeletét ellátja. A területeket irányító tisztviselők minden nap beszámolnak a vezetőnek az elvégzett, a folyamatban lévő, vagy a megoldásra váró feladatokról. Szakmailag igazolja a kapcsolódó elvégzett munkák számláit, aláírja az anyagbeszerzések bevételezési bizonylatait, felügyeli az anyagbeszerző munkáját, megszervezi a költöztetéseket stb. A gondnokság munkájáról rendszeresen tájékoztatást ad a műszaki igazgatóhelyettes számára. 1. Telefonközpont A telefonközpontban jelenleg 5 fő dolgozik. Ez a központ kezeli a FB, a PKKB, és az OITH hívásait. Az OITH ugyan új központot kapott, de a kapcsolásokat még ez a központ végzi. Fél 8-tól este 18 óráig biztosítják folyamatosan a központ elérhetőségét. A hívások kapcsolása mellett naprakészen kell vezetniük a mellékállomások változásait is. Vezetnek egy MatávCom által kiadott Szerviznaplót, amiben rögzítik a bejelentett vagy általuk észlelt telefonkészülékek, faxok meghibásodásait. A szervizkönyv alapján 2009. évben 184 db, 2010. első felében pedig 102 db készülék meghibásodása majd javítása történt meg. 2
2. Asztalos műhely Az asztalosműhelyben 6 fő dolgozik, melyek közül egy a műhelyvezető feladatokat is ellátja. Az asztalosműhelyben a gépállomány még a nyolcvanas években lett telepítve. Ezek a nagy méretű gépek alapgépek, alap munkafolyamatokhoz. Ha bármelyik kiesik meghibásodás miatt, az a folyamatban lévő munkákban is szünetelést jelenthet. A gépek a koruk ellenére szerencsére jó állapotban vannak, mind a rendszeres karbantartás (a gépek félévente kerülnek átvizsgálásra), mind a rajtuk végzett megfelelő munkavégzés miatt. A műhelyben jelentős mennyiségű hulladék is keletkezik. Ezt a hulladékot egy külön, a műhely számára fenntartott konténerben gyűjtik a PKKB-OITH épületének udvarán, aminek heti egyszeri ürítéséről a Fővárosi Közterület-fenntartó Zrt. gondoskodik. Az asztalosok a hozzájuk kerülő valamennyi munkáról munkalapot készítenek. Ezeknek a munkalapoknak a nyilvántartása folyamatosan történik az asztalosműhely szabályzatának III. fejezet I./1.2 pontja szerinti sorszámozott füzetben, melyet a gondnoksági csoport vezetője vezet. A füzet valamennyi oldala a műszaki igazgatóhelyettes aláírásával és pecséttel ellátott. 2009. évben a nyilvántartás alapján 217 db, 2010 év december 02. napjáig pedig 293 db igénylést teljesítettek. Mintába választottunk 6-7 db munkalapot 2009. és 2010. évből is. A munkalapok megfelelően ki vannak töltve, ellenőrizhető általuk a munkavégzés várható megkezdése, befejezése, a munkát engedélyező aláírása, az elvégzett munkafolyamatok stb. A munkalapon szerepel a munka elvégzésének igazolása is a szervezeti egység gondnokával, de a mintába választott példányok egyikén sincs igazoló aláírás. 3. Takarítás A takarítónők tényleges és engedélyezett létszáma is jelenleg (2010. 12. 10.) 17 fő. A takarítók munkáját a gondnoksági csoportvezető helyettes irányítja, szervezi, ellenőrzi. Naponta eligazítást tart a délelőttös és délutános dolgozók számára. A gyakorlatban napi szinten általában 1-1 területet ellenőriz szúrópróbaszerűen. Negyedévente felméri a tisztítószer igényeket és továbbítja a TEA csoport felé, aki a konkrét megrendelést végzi. A szállítóktól átveszi a beérkezett tisztítószereket, kezeli a takarítónők részére biztosított kulcsokat, naprakészen vezeti a kulcs-nyilvántartást (a kulcsot minden nap fel kell venni, majd a munkaidő végeztével leadni). Ellenőrzi a takarításhoz szükséges eszközök, takarítógépek állapotát, amennyiben szükséges megrendeli a javítást. A takarítónőknek a FB épületében a gondnoksági csoportvezető helyettes kimutatása szerint 2700 m² folyosót, 10 lépcsőházat, 4 főlépcsőházat, 2 liftet, irattárakat, a teljes alagsort, valamint összesen 79 wc-t, 8 zuhanyzót és 2 fürdőszobát, valamint közel 11000m² tárgyalót, előteret és szobát kell tisztán tartaniuk. Minden takarítónőnek meg van határozva a hozzá tartozó területe. A napi kötelező feladatok mellett még az előforduló karbantartások, javítások, festés, költözködés, bútorcsere idején is minden esetben takarítani kell. Feladataik közé tartozik reggel a liftek indítása, majd a nap végén a lift lezárása is. A takarítók 3
ügyeletet is ellátnak. A takarítók öltöző helyiségében 1 takarítónő állandóan ott tartózkodik, a sürgős takarítási feladatok azonnali elvégzése érdekében. A nyári időszakban- a takarítók feladata volt a Fővárosi Bíróságon található kb. 1000 db függöny mosása, vasalása, valamint ezek varrógéppel történő javítása is. A helyszíni bejárás alkalmával (2010. 12. 06.) éppen az alagsori folyosót takarították. Bejártuk a FB földszinti helyiségeit, felmérve az 1-1 takarítónő által végzett munkát. A bejárás napján 2 fő hiányzását kellett megoldani, de korábban is voltak olyan időszakok (néhány esetben tartósan), amikor több, akár 5-7 főt kellett helyettesíteni a változatlan napi munkák mellett, mely így viszont már megnehezíti az ellátandó feladatok megfelelő szintű teljesítését. A szobák, tárgyalók tisztán tartása, szemétürítés stb. csak munkaidő előtt vagy után lehetséges a munkavégzés megzavarása nélkül. (kivéve üres szobák, tárgyalók stb.) A takarítók munkaszervezésének, munkavégzésének hatékonyabbá tétele érdekében több kérdés átgondolása szükséges. 4. Karbantartók A karbantartók munkájának szervezése, irányítása, felügyelete Takács Lajos gondnoksági munkatárs egyik legfontosabb feladata. A felügyelete alá tartoznak azok a tároló helyiségek, ahol a mindennapi karbantartásokhoz, javításokhoz szükséges alkatrészek megtalálhatók, valamint a szerszámok tároló helyisége is. Mindenfajta javításhoz, karbantartáshoz szükséges anyagot a karbantartók először tőle igényelnek, ő nyitja a tároló helyiségeket, és adja ki a szükséges anyagokat. Ezek az alkatrészek kisértékű, készletre vett elemek, róluk nyilvántartás nincs. Nyilvántartás egyedül a BCS-ben is szereplő szerszámokról van. A karbantartók nem csak a FB épületében dolgoznak, hanem valamennyi kerületi bíróság épületébe is kijárnak. A felmerülő javítási igények általában e-mailen keresztül vagy levélben érkeznek a műszaki osztályra, esetleg közvetlenül a gondnokságra. A munka elvégzését a kinyomtatott javítási igényt tartalmazó levélen (esetleg e-mailen) a gondnokság csoportvezetője leigazolja, majd továbbítja azt a műszaki osztály felé. A leigazolt igénylések nagy részét a műszaki osztály megőrzi, de általában csak a tárgyévben. Ezen kívül pedig nincs más nyilvántartás, ami a karbantartók munkáját rögzítené. Az asztalosműhely munkáinál használt nyilvántartó füzethez hasonlatos nyilvántartást, egy külön karbantartói füzetet lehetne vezetni a karbantartók munkáiról, amivel figyelemmel lehet kísérni a tevékenységüket, valamint javasoljuk hogy az engedélyezett nagyobb karbantartási munkákról készüljön az asztalosokéhoz hasonló munkalap. A meglévő létszámmal a felmerülő feladatokat el tudják látni, de több esetben előfordul, hogy a karbantartóknak nem csak a saját munkaterületeiket kell ellátniuk. A karbantartások, javítások alkalmával a karbantartók egyre nehezebb helyzetben vannak, mivel nagyon sok a régi bútor, világítótest stb, melyek alkatrészeit már nem gyártják, és hasonló elemmel való kiegészítésük miatt előfordulhat, hogy javításuk nem lesz megfelelő. 4
Egyéb gondnoksági feladatok Anyagbeszerzés A gondnokságon egy anyagbeszerző dolgozik. A FB és épületeinek működéséhez szükséges eszközöket, irodagépeket, egyéb anyagokat, a karbantartó műhely részére szakmai anyagokat, szerszámokat stb. szerez be, illetve megszervezi azok beszállítását. Az anyagbeszerzőhöz a már engedélyezett kérelmek érkeznek. Az általánosan, minden évben jelentkező beszerzések pl. papír, nyomtatványok, világítási anyagok, faanyag, illetve minden olyan anyag, ami már meglévő eszközöknek pótlására, javítására kell, már megszokott, bejáratott helyeken kerülnek beszerzésre. Az alkalmankénti, nem szokványos igények esetében interneten kerül felkutatásra a megfelelő árú és minőségű tétel. Az anyagbeszerző állítja még össze hetente a polgári és a büntető kollégium csoportvezető tisztviselőitől kapott listák alapján a FB épületére vonatkozó tárgyalási jegyzéket is. Beszerzett eszközök nyilvántartása A gondnokságon a beszerzett eszközök (mind a kis értékű és nagy értékű) nyilvántartása 2009. évben még a BCS nyilvántartó programon belül történt, vonalkód alapján. A BCS programban a gondnokság tisztviselője rögzíti a FB-ra érkező új belépőkhöz vagy távozókhoz kapcsolódó eszközkiadásokat, eszközökkel való elszámolást, azok mozgásait. Az eszközök mozgása a programban kiállított mozgásjeggyel történik, ami tartalmazza az átadónak a leltár szempontjából fontos adatait (pl. tárhely, az átadott eszköz és annak adatai, mennyisége), valamint az átvevőt és az új tárhelyet. Az átadást a kiállító és az átvevő aláírásával igazolja. 2010. évben működésbe helyezték a GIIR leltárt segítő modulját, amibe idén már átforgatásra is kerültek a nagyértékű eszközök. Ezek egyeztetése a BCS nyilvántartásával már meg is történt. A FB és bíróságainak épületébe a behozott idegen eszközök nyilvántartása is a gondnokságon történik. Az idegen eszközöket be kell jelenteni, engedélyezésüket, a kapcsolódó nyilatkozatokat, kérelmeket az erre vonatkozó elnöki szabályozás tartalmazza. A bejelentett idegen eszközök nyilvántartásában az engedélyező dokumentumok mind szerepeltek. Megállapítások III. A munkaköri leírások szinte mindegyike frissítésre szorul A Gondnokság összetettségére tekintettel szükség van saját belső szabályzat kialakítására 5
A kis és nagyértékű eszközök nyilvántartására új program bevezetése van folyamatban, amivel így a leltári nyilvántartás is a GIIR integrált részévé válik A karbantartók munkavégzésére jelenleg nincs nyilvántartás kialakítva A beszerzett készletek bevételezése, kivételezése rendben megtörtént, a készletforgalmi adatok a főkönyvvel egyezőséget mutatnak Budapest, 2011. február 28. Fővárosi Bíróság Belső Ellenőrzési Osztály 6