Tanulmányi adminisztrátor feladatok Segédanyag 1. Hallgató felvitele a rendszerbe, személyes adatainak karbantartása 1.1 Hallgató felvitele Figyelem! Új hallgató felvitele el tt ellen rizni kell, hogy nincs-e még a rendszerben! (Az ellen rzést összetett kereséssel (pl: Hallgató neve, születési dátuma, anyja neve) oldhatjuk meg a Hallgatók (5400) menüpont alatt úgy, hogy el ször a minden -re állítjuk a sz rés gomb melletti legördül t, hogy az Egyetem összes hallgatóját lássuk.) Csak akkor vehetjük fel a rendszerbe az új hallgatót, ha a keresés alapján nem találtuk meg! Hallgatók (5400) Hozzáad gomb, Személyes adatok fül kitöltése (tabulátorral lehet benne haladni, vagy az adott mez be klikkelve): A Neptun szempontjából kötelez mez k zölddel vannak jelölve, de számunkra léteznek más kötelez mez k is! Kötelez mez k: Vezetéknév, Keresztnév, Neme, Születési név (generálódik a hallgató vezeték és keresztnevéb l, csak akkor kell módosítani, ha ett l eltér, pl. férjezett), Anyja neve, Születés dátuma, Születési város, Születési ország/megye (város alapján tölt dik), (ez a három mez szabadtextesen is tölthet de CSAK KÜLFÖLDIEKNÉL). A Login név automatikusan tölt dik a hallgató Neptun kódjával. Átkattintunk a Hivatalos adatok fülre, itt legördül b l kiválasztjuk az Állampolgárság -ot. Ajánlott mez k a személyes adatok fülön: Családi állapot, Gyermekek száma. Végül Mentés gomb 1.2 Hallgatóhoz hivatalos adatok felvitele Hallgatók (5400) a fels listából a megfelel hallgató kiválasztása - /Hivatalos adatok fül, Szerkeszt gomb. Külföldiekkel kapcsolatos adatokat (Tartózkodási engedély száma, Tartózkodási engedély érvényessége, Tartózkodási engedély típusa) csak akkor töltjük, ha megadja a hallgató. Magyar hallgatóknál a személyi igazolvány számot, bankszámlaszámot, adóazonosító jelet és TAJ számot tölthetünk ki. Végül 1.2/a Hallgatókhoz bankszámlaszám felvitele Hallgatók (5400) - hallgató kiválasztása - Hivatalos adatok fül, Szerkeszt gomb, Bankszámlaszám mez kitöltése. A mez mindaddig piros, míg az algoritmust helyesnek nem találja a program. További bankszámlaszámok felvitele: Szerkeszt gomb, középen Hozzáad gomb, bankszámlaszám kitöltése, Alapértelmezett bankszámlaszám jelöl négyzet: egy hallgatóhoz tartozhat több bankszámlaszám, de csak egy lehet alapértelmezett, erre ösztöndíj kifizetésnél figyel a program. Egy alapértelmezett bankszámlaszámnak lennie kell a kifizetésekhez!
1.2/b Hallgató adóazonosító jelének felvitele Hallgatók (5400) hallgató kiválasztása Hivatalos adatok fül Szerkeszt gomb, Adóazonosító megadása. A mez mindaddig piros, míg az algoritmust helyesnek nem találja a program. Rendben jelöl négyzet: ha a hallgató rossz adószámot kapott az APEH-tól, nekünk kell bepipálni, hogy engedje kifizetni a program az ösztöndíjat. Az adóazonosító jel az ösztöndíj kifizetéséhez kötelez! 1.2/c Hallgató TAJ számának felvitele Hallgatók (5400) hallgató kiválasztása Hivatalos adatok fül Szerkeszt gomb, TAJ szám megadása. A mez mindaddig piros, míg az algoritmust helyesnek nem találja a program. 1.3 Hallgatóhoz cím felvitele Hallgatók (5400) hallgató kiválasztása Címek fül, Szerkeszt gomb, középen Hozzáad gomb, típus kiválasztása legördül menüb l. Magyar város megadása esetén Budapestet kivéve az irányítószámot generálja a program, illetve minden magyar város esetén az országot és megyét is. Az ország, város, megye kiválasztható a legördül menüb l, és kizárólag külföldieknél szabadtextesen írható. Végül További címek megadása mindig középen a Hozzáad gomb után. Állandó lakcímet csak egyet tárol a program, ha az állandó lakcím változik, a lenti Szerkeszt gomb után középen ráállunk az állandó lakcím sorára, középs Szerkeszt gomb, adatok átírása, Ösztöndíjhoz, adóigazoláshoz, FIR-hez kötelez, hogy legyen állandó lakcíme a hallgatónak! 1.4 El képzettségek felvitele a rendszerbe Figyelem! A bekerüléskor az el képzettség a Gólyából automatikusan bekerül a hallgatóhoz, tehát csak akkor kell felvinni, ha egyéb módon jön a hallgató! Hallgatók (5400) hallgató kiválasztása El képzettségek fül, Szerkeszt gomb, középen Hozzáad gomb, Típus kiválasztása, Intézmény kiválasztása, Tagozat kiválasztása, Képzés, Azonosító (diploma vagy bizonyítvány száma), Befejezés dátuma, Min sítés. 1.5 Nyelvvizsga felvitele Hallgatók (5400) - hallgató kiválasztása - Nyelvvizsga fül, Szerkeszt gomb, Nyelv, Fok, Típus kiválasztása legördül b l, Dátum, Bizonyítvány szám/anyakönyvi szám megadása, Nyelvtudás típusa és Nyelvvizsga hely kiválasztása legördül b l, esetlegesen a Szakmai vagy Kétnyelvü jelöl négyzetek bepipálása. Ha az adatokat elkezdtük felvinni, az összes zöld mez t kötelez kitölteni! További nyelvvizsgák esetén középen Hozzáad gomb. 2/7
1.6 Hallgató egyéb státuszainak megadása (GYES, GYED, stb, Fogyatékkal él ) Hallgatók (5400) hallgató kiválasztása Egyéb státuszok fül Szerkeszt gomb, Típus kiválasztása, adatok kitöltése (érvényesség, igazolás-, beadás dátuma, százalék, igazolás kiadója), Újabb sor felvitele a középs Hozzáad gombbal. (ha a hallgató egy másik hallgatóval összevonásra kerül, az összevonás tényét is itt tároljuk) 2. Képzéshez, szakhoz, mintatantervhez rendelés, féléves sor, aktuális félév, adatok módosítása Figyelem! A képzés, félév, szak, mintatanterv kitöltése ebben a sorrendben történik, ett l eltérni nem lehet. 2.1 Hallgató képzéshez rendelése Hallgatók (5400) hallgató kiválasztása /Hallgató képzései (6000) képzés kiválasztása Hozzáad gomb, képzés kiválasztása, OK gomb. 2.2 Képzés adatok megadása, módosítása Hallgatók (5400) hallgató kiválasztása /Hallgató képzései (6000) képzés kiválasztása Szerkeszt gomb, adatok módosítása. Alapadatok fülön kitöltend mez k: Törzsszám (2006-tól 1 intézményben 1 törzsszáma van a hallgatónak, nem képzésenként!), Felvétel dátuma (az adott képzésre), Jogviszony kezdete és Vége (az adott képzésre vonatkozik, nem a hallgató intézménnyel kapcsolatos jogviszonyára), Pénzügyi státusz, Párhuzamos képzés, és ha párhuzamos a képzés, akkor Anyaintézmény, Utolsó féléves, Képzés típus, Státusz, Költs. térítés fizetési mód, a Lehetséges aktív szakok számá -ba 1- et írunk, mert 1 szakosak a képzéseink, a Diploma adatait majd akkor töltjük ki, ha végez a hallgató, Van szerz dése, Ügyintéz. (A Várható befejezést a rendszer egyel re a képzési id höz viszonyítva generálja, de ha a hallgató halaszt vagy elmarad a kreditekkel, gyalog kell állítani. Felvételi adatok fülön kitöltend mez k: Felvétel éve/féléve (pl: 2007/08/1), Beiratkozás típusa, Korábban már elhasznált államilag finanszírozott félévek (ha a hallgatónak már volt el z képzése). 2.3 Hallgató féléves sorának felvitele Hallgatók (5400) hallgató kiválasztása /Hallgató képzései (6000) képzés kiválasztása /Féléves adatok (6400) Hozzáad. Félév kiválasztása, OK gomb. Ha a hallgató a gólyából kerül a rendszerbe, a féléves sor automatikusan hozzárendel dik. Ha a nem els éves hallgató tárgyat vesz fel a webr l, akkor is keletkezik féléves sora. Félévet akkor kell hozzáadni, ha szakot és mintatantervet akarunk nem a gólyából felvitt hallgatóhoz tenni, vagy cliensb l szeretnénk tárgyat felvenni a hallgatónak. 3/7
2.4 Féléves sor adatainak megadása Hallgatók (5400) hallgató kiválasztása /Hallgató képzései (6000) képzés kiválasztása /Féléves adatok (6400) félév kiválasztása Szerkeszt gomb - Szemeszter, Évfolyam, Státusz, Pénzügyi státusz, Beiratkozás (a beíratással automatikusan beíródik, de ez felülírható), Tandíj (a hallgató költségtérítési összege az adott félévre), mez inek kitöltése, Tárgyjelentkezés, Vizsgajelentkezés pipák kezelése. 2.5 Hallgató beiratkoztatása Hallgatók (5400) hallgató kiválasztása / Hallgató képzései (6000) képzés kiválasztása /Féléves adatok (6400) félév kiválasztása Beiratás gomb. A beiratkozás dátuma az aktuális dátum lesz, a státusz aktívra változik, a félév aktuálisra vált. ( Szerkeszt gomb megnyomása után átírható). A hallgató a webr l jelzi bejelentkezési szándékát (aktív vagy passzív félévre), és mi fogadjuk el, ha a feltételeket mind teljesítette. A beiratkozással az adott félév lesz az aktuális félév (a vastagon szedett). 2.6 Aktuális félév megadása Hallgatók (5400) hallgató kiválasztása / Hallgató képzései (6000) képzés kiválasztása / Féléves adatok (6400). félév kiválasztása Aktuális félév módosítása gomb, Félév kiválasztása, OK gomb. Mindig az aktuális félévvel van szinkronban a hallgató képzés adatlapján a pénzügyi státusz és státusz. Így már a képzés adatlapon látjuk a hallgató féléves adatait, kereshetünk, sz rhetünk rá. Aktuális félév módosításakor nem viszi magával a státuszokat, azt szerkesztés után kell módosítani. A hallgató csak azokat a vizsgákat látja a weben, amelyek az aktuális félévére és a következ félévre lettek kiírva. Az aktuális félévet félkövéren jeleníti meg a program. Aktuális félév módosítása gombot használjuk akkor is, ha a féléves adathoz képest a hallgató képzésén más státuszt (pl: diplomát szerzett vagy elbocsátott) szeretnék beállítani. Ekkor az aktuális félévet az összefoglaló féléves sorra (-----) állítom, és akkor tudom a hallgató képzésénél a státuszt úgy módosítani, hogy a féléves adatban ne változzon a státusz. (Az aktuális féléven a státusz egyébként szinkronban van a képzésen lév státusszal.) 2.7 Hallgató szakhoz rendelése Hallgatók (5400) hallgató kiválasztása / Hallgató képzései (6000) képzés kiválasztása / Féléves adatok (6400). félév kiválasztása /Szakok adatai (9400) Hozzáad gomb, szak kiválasztása. (A képzéshez rendelt szakok közül) OK gomb. 2.8 Hallgatóhoz mintatanterv rendelése Hallgatók (5400) hallgató kiválasztása / Hallgató képzései (6000) képzés kiválasztása / Féléves adatok (6400). félév kiválasztása /Hallgató részletezett mintatanterve (7200) Hozzáad A szak mintatanterve(i) közül kiválasztjuk a mintatantervet, mintatanterveket, OK gomb 4/7
2.9 Mintatanterv csere /Szakok (245000) szak kiválasztása (nálunk csak 1 szakos a képzés) /Szak mintatantervei (246800) mintatanterv kiválasztása /Mintatanterv hallgatói (264400) hallgató kiválasztása /Mintatanterv csere (264600) a cserélni kívánt mintatanterv kiválasztása, Csere gomb. Sikeres jelzésre OK gomb. 3. Tárgyjelentkezés, kurzusjelentkezés, kurzuscsere 3.1 Tárgyjelentkezés Hallgatók (5400) hallgató kiválasztása / Hallgató képzései (6000) képzés kiválasztása / Féléves adatok (6400) félév kiválasztása /Tárgyjelentkezés (8400) Tárgy kijelölése Tárgyjelentkezés gomb. A tárgyjelentkezés megtörtént visszaigazolásra OK gomb. VAGY: /Szakok (245000) szak kiválasztása (nálunk csak 1 szakos a képzés) /Szak mintatantervei (246800) mintatanterv kiválasztása /Mintatanterv tárgyai (247700), Tárgy kijelölése, Tárgyjelentkezés gomb, adott félév kiválasztása (amely félévben jelentkeztetni szeretnénk a hallgatókat az adott tárgyra), OK gomb, majd a feljöv szak hallgatói listájában hallgatók kijelölése, OK gomb. A tárgyjelentkezés megtörtént visszaigazolásra OK gomb. (Ha több tárgyat akarunk egyszerre felvenni, azt is lehet, de akkor, amikor kijelöltük a megkeresett tárgyakat, az összetett keresésre menve be kell pipálni alul, hogy Csak a kiválasztott sorok. Ekkor a listában csak a kijelöltek jönnek le, s nyomhatunk a Tárgyjelentkezés gombra. 3.2 Hallgató kurzusjelentkeztetése Hallgatók (5400) hallgató kiválasztása / Hallgató képzései (6000) képzés kiválasztása / Féléves adatok (6400) félév kiválasztása /Féléves indexsorok (6600) tárgy kiválasztása /Kurzusjelentkezés (8000) Fent kurzus kiválasztása Jelentkeztet gomb. A kurzusjelentkezés megtörtént visszaigazolásra OK gomb. VAGY: /Hallgatók (204500) hallgató kiválasztása /Féléves adatok (207200) félév kiválasztása /Féléves indexsorok (208100) tárgy kiválasztása /Kurzusjelentkezés (209900) Fent kurzus kiválasztása Jelentkeztet gomb. A kurzusjelentkezés megtörtént visszaigazolásra OK gomb. 5/7
3.3 Kurzuscsere Hallgatók (5400) hallgató kiválasztása / Hallgató képzései (6000) képzés kiválasztása / Féléves adatok (6400) félév kiválasztása /Féléves indexsorok (6600) tárgy kiválasztása /Kurzusjelentkezés (8000) Fent kiválasztjuk azt a kurzust, amelyikre le akarjuk a kurzust cserélni Kurzuscsere gomb. A program csak azonos típusú (pl: elmélet) kurzusra enged kurzust cserélni! A kurzusváltoztatás megtörtént visszaigazolásra OK gomb. 3.4 Hallgató lejelentkeztetése a tárgyról Hallgatók (5400) hallgató kiválasztása / Hallgató képzései (6000) képzés kiválasztása / Féléves adatok (6400) félév kiválasztása /Féléves indexsorok (6600) tárgy kiválasztása Tárgyleadás gomb. A... tárgyról a lejelentkezés megtörtént visszaigazolásra OK gomb. VAGY: /Hallgatók (204500) hallgató kiválasztása /Féléves adatok (207200) félév kiválasztása /Féléves indexsorok (208100) tárgy kiválasztása Tárgyleadás gomb. A... tárgyról a lejelentkezés megtörtént visszaigazolásra OK gomb. 4. Hallgató féléves eredményeinek karbantartása 4.1 Eredmény felvitele hallgató indexsorába tárgyat, lent Szerkeszt gomb, adatok kitöltése. Kötelez adatok: Bejegyzés dátuma, Bejegyzés típus (kódtétel, legördül menüb l, tárgykövetelménynek megfelel en), Érdemjegy, Oktató (összerendel mez : ( ) gomb megnyomása, /Csak a tárgy oktatói közül akar választani? eldöntése/ oktató kiválasztása a listából, OK gomb/. Mentés gomb Ha aláírás és pl. vizsga követelmény a tárgy, el bb mindig az aláírást vigyük fel. 4.2 Következ eredmény felvitele (pl. aláírás után vagy javítás után) tárgyat, lent Szerkeszt gomb, Középen Hozzáad gomb, adatok kitöltése. Kötelez adatok: Bejegyzés dátuma, Bejegyzés típus (kódtétel, legördül menüb l, tárgykövetelménynek megfelel en), Érdemjegy, (összerendel mez : ( ) gomb megnyomása, /Csak a tárgy oktatói közül akar választani? eldöntése/ oktató kiválasztása a listából, OK gomb/. Mentés gomb 4.3 Eredmény módosítása 6/7
tárgyat, lent Szerkeszt gomb, Középen ráállunk az adott jegyre, amit változtatni akarunk, a megjelenített adatok között megváltoztatjuk a legördül listás érdemjegyet, 4.4 Eredmény törlése tárgyat, lent Szerkeszt gomb, Középen ráállunk az adott jegyre, amit törölni akarunk, a megjelenített Középen a Töröl gomb, lent 5. Új igazolás készítése Hallgatók (5400)(hallgató kiválasztása)/igazolások (13000) A fenti lista részben kiválasztjuk a képzést, amelyre az igazolást adni akarjuk. Középen baloldalon megadjuk az igazolás típusát, jobb oldalon az Igazolástemplate-t (az igazolás formátumát). Új igazolás gomb, majd Nyomtatási el kép gomb. Csak akkor generálódik le az igazolás, ha az ekkor feljöv felületen megnyomjuk a bal fels sarokban a Nyomtat gombot! Ha ezt nem tesszük, a Bezár gombbal mehetünk el a felületr l, és továbbra is a Nyomtatási el kép ill. a Mégsem gombok élnek. A Mégsem gomb megnyomására az igazolás nem generálódik le. 6. Üzenetküldés Saját adatok (200)/Üzenetek(800) +jelre kattintás/üzenetek írása(1000) Hozzáad gomb, Tárgy, Üzenet és érvényesség kitöltése, majd Címzettek fül, Címzett hozzáadása gomb, üzenet címzettjeinek kiválasztása, 6.1 Üzenet írása hallgató felületekr l Bármely hallgatókat tartalmazó felületr l (pl. Hallgatók, Képzés hallgatói, Aktuális félév hallgatói, stb.) is küldhet üzenet a hallgatóknak. Fels rész hallgatói listára állunk (esetleg el tte sz rünk, keresünk, stb) kijelöljük a megfelel hallgatókat, jobb egér gomb, Üzenetküldés mez kiválasztása, üzenet adatainak kitöltése (Tárgy, üzenet szövege, Érvényesség) 7/7