Ikt.sz: 13-5/2015/221 Heves Megyei Közgyűlés Helyben Javaslat a Heves Megyei Önkormányzat 2014. évre vonatkozó belső ellenőrzési tevékenységéről szóló jelentés elfogadására Tisztelt Közgyűlés! Az államháztartásról szóló 2011.évi CXCV. törvény 70. (1) bekezdése, valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011.(XII.31.) Korm. rendelet (továbbiakban Ber.) 15. (1) bekezdése értelmében a belső ellenőrzés kialakításáról, megfelelő működtetéséről és függetlenségének biztosításáról a költségvetési szerv vezetője köteles gondoskodni. Az önkormányzati költségvetési szerveknél a belső ellenőrzést elláthatja a költségvetési szerv által foglalkoztatott munkavállaló, valamint a Ber. 15. (7) bekezdésében foglaltaknak megfelelően polgári jogi szerződés keretében foglalkoztatott belső ellenőr. Ennek megfelelően a Heves Megyei Önkormányzat 2014.június 15. napján megbízási szerződést kötött a PELAZOL Könyvvizsgáló és Gazdasági Tanácsadó Kft-vel a belső ellenőrzési feladatok ellátására vonatkozóan. A Kft. képviseletében Szabó Józsefné látja el a belső ellenőrzési vezető feladatait. A Ber. 22. (1) bekezdése határozza meg a belső ellenőrzési vezető feladatait, melyek többek között a következők: elkészíti és folyamatosan frissíti a belső ellenőrzési kézikönyvet összeállítja a kockázatelemzésen alapuló stratégiai éves ellenőrzési tervet összehangolja az ellenőrzéseket összeállítja az éves ellenőrzési jelentést.
Az PELAZOL Könyvvizsgáló és Gazdasági Tanácsadó cég képviseletében eljárva Szabó Józsefné belső ellenőrzési vezető az éves ellenőrzési jelentést összeállította, mely jelen előterjesztés 1. mellékleteként kerül csatolásra. A belső ellenőrzési tevékenység ellátásra vonatkozó megbízási szerződés határozott időtartamra szól (2015.április 30. napjáig), javasolt a megbízási szerződés további egy évvel történő meghosszabbítása. Az előterjesztést a Bizottságok megtárgyalták és a következős szavazati arányok mellett támogatták annak elfogadását: Pénzügyi és Ellenőrző Bizottság: 4 igen Ügyrendi és Nemzetiségi Bizottság: 4 igen Megyei Fejlesztési és Nemzetközi Ügyek Bizottsága: 8 igen Eger,2015. április 14. Szabó Róbert Törvényességi szempontból ellenőriztem: Dr. Barta Viktor Főjegyző Határozati javaslat: 1. A Heves Megyei Közgyűlés az előterjesztésben foglaltakat megtárgyalta és elfogadja az éves belső ellenőrzési tevékenységről szóló jelentést. 2. A Heves Megyei Közgyűlés az előterjesztésben foglaltakat megtárgyalta és felhatalmazza az Elnöklét, hogy a belső ellenőrzési tevékenység ellátására 2015.05.01-2016.04.30-ig terjedő időszakra a PELAZOL Könyvvizsgáló és Gazdasági Tanácsadó céggel kössön szerződést. Felelős: Dr. Barta Viktor Főjegyző Határidő: Értelem szerint
1. melléklet 2014. évi összefoglaló belső ellenőrzési jelentés a Heves Megyei Önkormányzati Hivatalnál lefolytatott belső ellenőrzési tapasztalatokról A jelentés a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet, (a továbbiakban Bkr.). 48. -ában előírt tartalommal illetve az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutató figyelembe vételével készült. I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján (Bkr. 48. a.) pont.) I/1 Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése (Bkr. 48. aa.) pont). I/1/a.) A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése. A Heves Megyei Közgyűlés 84/2013(XI.29.) számú Közgyűlési határozatában előírt éves ellenőrzési terv ütemszerűen teljesült. Az éves ellenőrzési terv az alábbiak feladatokat tartalmazta: A Heves Megyei Önkormányzat többségi tulajdonában álló Heves megyei Területfejlesztési Ügynökség Kft átfogó vizsgálata, (szabályszerűség, szabályozottság) A vizsgálat célja: értékelni a Heves Megyei Területfejlesztési Ügynökség Nonprofit Kft működésének szabályozottságát és szabályszerűségét. Az ellenőrzés nyomán kialakított véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatokról összességében: a Hm-i Területfejlesztési Ügynökség Nonprofit Kft működése szabályozott és szabályszerű. Az ellenőrzés során feltárt hiányosságok nem jelentősek, de pótlásuk, kijavításuk elengedhetetlen. A pénzügyi elszámolások és számviteli nyilvántartásuk ellenőrzése, (államháztartáson kívüli szervezeteknek nyújtott támogatások felülvizsgálata) Cél: A céljelleggel juttatott támogatások folyósításának szabályszerűsége, a bizonylatok teljes körűsége, a számviteli fegyelem érvényesülése, a támogatás célszerinti felhasználása, valamint a támogatások nyilvántartása. Megállapítás: az elszámoltatás három esetben nem történt meg, haladéktalanul pótolni kell. Egyebekben a támogatások előkészítése, nyilvántartása, nyilvánossága szabályszerű. Egy támogatás pénzügyi ellenőrzése: Az Egri Sakk és Ritmikus Sport Klubnak juttatott támogatással kapcsolatban az ellenőrzés megállapítást nem tett. Szabályszerűségi ellenőrzés (Egy árubeszerzés lebonyolításának vizsgálata), Cél: Annak megállapítása, hogy a vizsgált szervezet szervezeti egységei által ellátott feladatok megfelelően szabályozottak-e, érvényesülnek-e a tevékenységük során a vonatkozó jogszabályi előírások. Az igénybevett szolgáltatással kapcsolatban az ellenőrzés megállapítást nem tett. Egyéb feladatok (éves ellenőrzési terv, éves ellenőrzési jelentés) I/1/b.) Az ellenőrzések során büntető, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás
megindítására okot adó cselekmény, mulasztás, vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása. A belső ellenőrzés a vizsgálatok során nem tárt fel büntető, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekményt. I/2 A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (Bkr. 48. ab.) pont). Az ellenőrzésre fordítandó napok száma az éves ellenőrzési terv szerint 28 nap, mely magában foglalja a felkészülés, tervezés, a helyszíni ellenőrzés, jelentésírás, dokumentálás, beszámolás időigényét is. Ez az időalap elegendőnek bizonyult az ellenőrzések terv szerinti végrehajtására, és az ellenőrzési jelentés-tervezetek összeállítására. A belső ellenőrzés a terv szerinti feladatokat elvégezte, a tevékenység ellátásának minősége megfelelt a jogszabályi előírásoknak. Az ellenőrzési megállapításokat a belső ellenőr az ellenőrzött szervezetek vezetőivel, érintett dolgozóival megbeszélte. Az ellenőrzött szervezetek dolgozói, illetve az ellenőrzésben érintettek teljes mértékben együttműködők voltak. Az ellenőrzés gyakorlatában hatékonynak bizonyult a vizsgálat folyamán történő konzultálás, amikor az érintett dolgozó azonnal hasznosíthatta az ellenőrzés tapasztalatait. A személyi és tárgyi feltételek megfelelően biztosítottak voltak: A Bkr. 2 a) pontja szerint: belső ellenőr: a költségvetési szervnél teljes vagy részmunkaidőben foglalkoztatott, vagy polgári jogi jogviszony keretében belső ellenőrzési tevékenységet ellátó személy. A Heves Megyei Önkormányzat belső ellenőri feladatait polgári jogviszony keretében (határozott idejű megbízási szerződéssel) a PELAZOL Könyvvizsgáló és Gazdasági Tanácsadó Kft látja el, munkavégzésre jogosult Szabó Józsefné. Az ellenőr az államháztartási törvény (Áht.) 70. (4) bekezdésében meghatározott engedéllyel rendelkezik, továbbképzési- vizsgakötelezettségének 2014-ben eleget tett. A belső ellenőr szervezeti és funkcionális függetlensége biztosított volt, belső ellenőri jogokkal kapcsolatos korlátozás nem történt, a belső ellenőrzés feladatainak végrehajtását akadályozó tényező nem merült fel. I/2/a.) A belső ellenőrzési egység humánerőforrás ellátottsága: A belső ellenőr feladatait a jogszabály erejénél fogva Belső ellenőrzési vezetőként látta el. Az ellenőrzési tervben szereplő feladatok ellátásához szükséges kapacitás rendelkezésre állt, az előírt feladatokat a belső ellenőr teljesítette. I/2/b.) A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása (Bkr. 18-19. alapján). A belső ellenőr a tevékenységét a költségvetési szerv vezetőjének főjegyző - közvetlenül alárendelve végezte. A belső ellenőr nem vett részt a költségvetési szerv operatív működéssel kapcsolatos feladatai ellátásában. A belső ellenőr szervezeti és 2
funkcionális függetlensége biztosított volt, a belső ellenőrzés feladatainak végrehajtását akadályozó tényező nem merült fel. I/2/c.) Összeférhetetlenségi esetek (Bkr. 20. alapján) Az év folyamán összeférhetetlenségi eset nem merült fel. I/2/d.) A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása. Belső ellenőri jogokkal kapcsolatos korlátozás nem történt. I/2/e.) A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők. A belső ellenőrzés számára valamennyi dokumentációhoz és információhoz való hozzáférés biztosított volt, a belső ellenőrzés végrehajtását semmi nem akadályozta. Az ellenőrzött szervek vezetői és munkatársai együttműködésükkel a belső ellenőrzési feladatok ellátását hatékonyan támogatták. A belső ellenőrzési munkához szükséges tárgyi feltételek biztosítottak voltak. I/2/f.) Az ellenőrzések nyilvántartása. A nyilvántartási kötelezettségnek az elvégzett belső ellenőrzésekről az iratkezelési szabályoknak megfelelő, iktatott bizonylatok irattári nyilvántartásával tesznek eleget. I/3 A tanácsadó tevékenység bemutatása (Bkr. 48. ac.)pont). A beszámolási időszakban sem írásbeli felkérés, sem szóbeli felkérés alapján elvégzett kifejezett tanácsadói tevékenység nem volt. Tanácsadói tevékenységnek tekintjük ugyanakkor a helyszíni ellenőrzéskori konzultációkat. II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján (Bkr. 48. b.) pont). II/1 A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok (Bkr. 48. ba.) pont). Kiemelt jelentőségűnek minősülő megállapítás nem volt a vizsgált időszakban. (A Belső Ellenőrzési Kézikönyv szerint: Kiemelt jelentőségűnek minősül a megállapítás, ha olyan tényre mutat rá, amely megakadályozza, hogy valamely tevékenység, funkció vagy szervezeti egység alapvetően eleget tegyen legfontosabb céljainak és célkitűzéseinek, vagy olyan helyzetet tár fel, amelyben a szervezet kockázati kitettsége jelentős.) A Heves Megyei Önkormányzat ellenőrzésekor tett megállapítások és javaslatok: Megállapítás Rangsor Kockázat / Hatás Javaslat Intézkedést igényel? 1. nem teljes a 2013. közepes bizonytalanság az pótolni kell igen évi elszámoltatás jelentőségű adományozott összeg 3
felhasználásáról 2. a szabályozás nem jelentős felelősségek konkrét eljárásrend igen általános bizonytalansága kidolgozása 3. számlák záradé- nem jelentős másik támogatáshoz előírás arra, hogy igen kolása is felhasználhatók az eredeti számla másolás előtt legyen záradékolva. 4. a pályázatokkal nem jelentős felelősségek új szabályzat igen kapcsolatos sza- bizonytalansága kidolgozása bályzat elavult A Heves Megyei Területfejlesztési Ügynökség Kft. árfogó ellenőrzése kapcsán tett megállapítások és javaslatok: Megállapítás Rangsor Kockázat / Hatás Javaslat Intézkedést igényel? 1. nincs határoza- nem bizonytalanság a pótolni kell igen rozatok könyve jelentős döntésekről 2. nincs pénztár nem szabálytalan megbízás igen ellenőr jelentős kifizetések következhetnek be 3. számviteli nem téves könyvelés módosítás igen szabályzatokban jelentős lehetősége ellentmondás A javaslatok alapján felelősök és határidők előírásával intézkedési tervek készültek, amelyeket az érintettek végrehajtottak. II/2 A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése (Bkr. 48. bb.) pont) 1.A kontrollkörnyezet értékelése. 1.1 Célok és szervezeti felépítés: Az önkormányzat feladatait, céljait a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény keretei között határozták meg, amelyekhez igazodik a szervezeti felépítés. 1.2 Belső szabályzatok: Valamennyi kötelező és ajánlott belső szabályzattal rendelkeznek, amelyeket rendszeresen az elvégzett belső ellenőrzés javaslatára is - aktualizálnak. 1.3 Feladat és felelősségi körök: Az SZMSZ, a gazdálkodási ügyrend, a munkaköri leírások megfelelően meghatározzák a feladatokat és felelősségeket. 1.4 A folyamatok meghatározása és dokumentálása: A folyamatokat a belső szabályzatok, folyamatábrák, ellenőrzési nyomvonal részletesen meghatározzák és dokumentálják. 1.5 Humán-erőforrás: Jogszabályi keretek között (központi költségvetési támogatás) meghatározott erőforrás, mely a közigazgatás átszervezésével csökkent. 4
1.6 Etikai értékek és integritás: A dolgozókkal szemben és feladatvégzésükben is megkövetelik a hivatásetikai alapelvek betartását. 2. Kockázatkezelés. 2.1 A kockázatok meghatározása és felmérése: A kockázatokat folyamat áttekintéssel, interjú-készítéssel, kockázatelemzéssel határozzák meg, illetve mérik fel. 2.2 A kockázatok elemzése: Az ellenőrzési terveket kockázatelemzéssel támasztották alá. 2.3 A kockázatok kezelése: A kockázati veszélyhelyzetek minimalizálásával, a dolgozói felelősség pontos meghatározásával kezelik. 2.4 A kockázatkezelés teljes folyamatának felülvizsgálata: Évenként megtörténik a belső szabályzatok, és folyamatok felülvizsgálatával. 2.5 Csalás, korrupció: A szabályozott folyamatok miatt előfordulásának valószínűsége alacsony. 3. Kontrolltevékenységek. 3.1 Kontrollstratégiák és módszerek: Folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés.(feuve) A folyamatba épített ellenőrzések szerepe, súlya megnövekedett. 3.2 Feladatkörök szétválasztása: Belső szabályzatokban, munkaköri leírásokban megtörténik. 3.3 A feladatvégzés folytonossága: A helyettesítés rendszerének pontos működtetésével garantált. 4. Információ és kommunikáció. 4.1 Információ és kommunikáció: Vezetői értekezletek, közvetlen vezetői információ továbbítása elektronikus úton, napi munkakapcsolat segítségével zökkenőmentes. 4.2 Iktatási rendszer: Számítógépes program segítségével szabályszerűen működik. 4.3 Hiányosságok, szabálytalanságok, korrupció jelentése: Ilyen eset nem volt a beszámolási időszakban. 5. Nyomon követési rendszer (Monitoring). 5.1 A szervezeti célok megvalósításának monitoringja: A négy szem elvének érvényesítésével történik, jellemző a folyamatos visszacsatolás. 5.2 A belső kontrollok értékelése. A belső kontrollrendszer zavartalanul, és zökkenőmentesen működik. 5.3 Belső ellenőrzés: A jogszabályi előírások szerint működik. III. Az intézkedési tervek megvalósítása (Bkr. 48. c.) pont.) A jelentések a tapasztalatok alapján megfogalmazott javaslatokkal zárultak, azokat az ellenőrzöttek elfogadták. A javaslatok nyomán a szükséges intézkedéseket megtették az ellenőrzött területek vezetői. Felsőtárkány, 2015. március 11. Szabó Józsefné belső ellenőr 5
6