1. Egy nemzetközi vendéglátó-ipari bemutatón járt, ahol néhány kiállított termék felkeltette érdeklıdését. Ezekrıl a termékekrıl katalógust is hozott, amelyet megmutatott a fınökének. Tıle azt a feladatot kapta, hogy lépjen kapcsolatba az adott céggel, és kérjen árajánlatot a kiválasztott termékekrıl. Foglalja össze az ajánlatkérı levél vázlatát! Információtartalom vázlata - Az információszerzés lehetıségei termékekrıl, szolgáltatásokról, üzleti kapcsolatokról - Termékekhez, szolgáltatásokhoz kapcsolódó információszerzés módjai; az érdeklıdı levél és ajánlatkérés tartalmi, nyelvi és formai követelményei, udvariassági szabályai - Termékekhez, szolgáltatásokhoz kapcsolódó információközlés módjai; tájékoztató levél és az ajánlat tartalmi, nyelvi és formai követelményei, udvariassági szabályai Az információközlı dokumentumok, iratok, nyilatkozatok etikai és jogi következményei Az információszerzés módja szerint: szekunder, primer Primer adatgyőjtés: amikor sokfajta módszerrel, elsıdlegesen az adott témában informálódunk és vonunk le következtetéseket. Szekunder jellegő (másodlagos) információk: az adatokat egyszer valamilyen más célra elkészítették és felhasználták, az adott kutatás során pedig már másodszor (vagy sokadszor) újra felhasználják. Elınyök : energia-, pénz- és idıtakarékos. Hátrányok: az adatok összegyőjtése más célt szolgált, esetleg az adatok már nem aktuálisak, nem célcsoportot kérdeztek, nem pontosak. Egy üzlet létrejöttét több mozzanat elızi meg (pl. ajánlatkérés, megrendelést stb.). Ezek az ügyletek többnyire írásban, levélváltások útján jönnek létre. A kereskedelmi megállapodások folyamatát a következı levéltípusok kísérhetik: - a szerzıdést elıkészítı levelek - a szerzıdés teljesítésének szakaszában elıforduló levelek - a szerzıdés megszegésével kapcsolatos levelek A szerzıdést elıkészítı levelekhez tartoznak az információszerzés levelei: érdeklıdı, tájékoztató levél, ajánlatkérés, ajánlat. Érdeklıdı levél vázlata: Közöljük, hogy honnan kaptuk meg a címzett adatait. Elmondjuk, hogy a vállalkozásunk mivel foglalkozik (újonnan alapított vállalat mivel szándékozik foglalkozni). Megjelöljük, hogy milyen termék, szolgáltatás iránt érdeklıdünk. Kérünk árjegyzéket, katalógust. Befejezésként reményünket fejezzük ki a jövıbeni üzleti kapcsolat kialakulására. 1
Tájékoztató levél Az eladó ír termékeirıl, szolgáltatásairól, és azoknak küldi el, akik számításba jöhetnek vevıként. Ennek a levélnek a célja tehát az érdeklıdés felkeltése, Levelünk nem tekintendı ajánlatnak, csupán tájékoztató jellegő. Vázlata: Bevezetésként leírjuk, hogy új cégként vagy termékskálánk, szolgáltatásunk bıvítésével jelentkezünk. Ismertetjük az új terméket, szolgáltatást (felhasználási lehetıségét, korszerő technológiáját, árát, a csomagolási egységeket). Közöljük a szavatosság, a jótállás idejét, a szállítási határidıt (esetleg a kedvezı kiegyenlítési módot). Kitérhetünk a fuvarozásra, a fuvarozási költségre. Nagyobb mennyiségő megrendelés esetén az árengedményre. Befejezésként leírjuk, hogy örülnénk a megrendelésüknek. Ajánlatkérı levél Ajánlatot konkrét igény (mennyiségi, minıségi igény) alapján kérünk. Az ajánlatkérı levélnek az a célja, hogy a konkrétan megfogalmazott igényünkre érkezı ajánlatokból a legkedvezıbbet válasszuk Hivatkozás elızményre ha volt, illetve arra, hogy milyen forrásból szereztünk tudomást a címzettrıl. milyen termékre, milyen felhasználási céllal van szükségünk. (Egyedi, nem általánosan használt termék esetében mellékelnünk kell a mőszaki tervet a paraméterekkel.) Megírjuk a szükséges mennyiséget, esetleg azt, hogy milyen részletekben kérjük a terméket. Tehetünk javaslatot a kiegyenlítés módjára. Közölhetjük a minıségi átvétel helyét (a saját vagy az eladó telephelyének megjelölésével). Választ kérünk a garanciavállalás idejére. Ajánlat Hivatkozunk az elızményre, ha van. Ha nincs ilyen, akkor bevezetésként megírjuk, hogy miért kerestük meg ajánlatunkkal a címzettet. Megnevezzük a terméket, és megadjuk a termék jellemzı adatait (méreteit, típusát, esetleg márkanevet, csomagolási egységet a termék sajátosságától függıen). Megadjuk a termékek, a szolgáltatás árát. A nettó árat + az áfát. (Az áfa kulcsát és összegét.) A fizetendı bruttó összeget. Ismertetjük a szállítási feltételeinket (a szállítás határidejét, módját, a termékátadás helyét), a fuvarköltséget. Megírjuk az ellenérték kiegyenlítésének módját, határidejét. Tartalmazhatja az ajánlatunk azt is, hogy mely esetben, milyen engedményt adunk, esetleg azt, hogy ünnepnapon való teljesítés esetén mennyi a plusz költség. Fontos - Valós adatokat közöljünk, - mellékletként csatolhatók árjegyzékek, brosúrák, katalógusok, - külön szolgáltatásról adjunk tájékoztatást (pl. árengedmény feltételei), - a feltett kérésekre adjunk választ, 2
Az ajánlat lehet kötelezı érvényő és kötelezettség nélküli. Ezért fontos, hogy az ajánlattevı levél minden esetben valós és teljesíthetı adatokat tartalmazzon. Hiszen, ha egy ilyen levelet megrendelés követ, akkor az eladóra nézve a leírt ajánlatok kötelezı érvényőek. Az ajánlat abban az esetben lehet az eladóra nézve kötelezettség nélküli, ha ezt a levelében egyértelmően megfogalmazza (pl. kötelezettség nélkül ajánljuk; a készlet erejéig ajánljuk; ajánlatunk csak egy hétig érvényes). Az üzleti etikett szabálya: ajánlatkérı levélre minden esetben válaszolni kell, még akkor is, ha az adott idıpontban nem tudjuk a levélben megjelölt árut szállítani. Panelmondatok ajánlatra 1. Bevezetés: hivatkozás az elızményekre Örömmel vettük ajánlatkérésüket. Köszönettel vettük -ra vonatkozó ajánlatkérésüket, amelyre sietünk válaszolni. Képviselınk, hívta fel figyelmünket az Önök (újonnan alapított) cégére. Örülünk, hogy Önök elé terjeszthetjük a következı ajánlatot. A mellékelt prospektus tájékoztatást nyújt termékeinkrıl. Kívánságukra levelünkhöz mellékeljük legújabb árlistánkat. 2. Az ajánlott termék pontos megnevezése Mellékelt részletes katalógusunk bemutatja termékeinket, amelyek közül bizonyára találnak Önöknek tetszıt. A katalógushoz mellékelt árlistánk, amely év felében érvényes, meggyızheti Önöket, hogy ajánlatunk mennyire kedvezı. Megbizonyosodhatnak róla, hogy termékeink mind minıségben, mind árban felveszik a versenyt a konkurens árukkal. A mai napon elküldtük Önöknek legújabb termékeink db-ból álló mintakollekcióját. Reméljük, hogy ezek a korszerő -k, amelyek a világpiac igényeit messzemenıen kielégítik, elnyerik az Önök fogyasztóinak tetszését is. 3. A szállítási feltételek ismertetése A szállítás pontos idejét akkor állapítjuk meg, amikor tudomást szerzünk a megrendelt mennyiségrıl. Jelenleg bármilyen mennyiséget raktárról tudunk szállítani. A megbízás beérkezését követı 2 héten belül szállítunk. A megrendelés kézhezvételét követı 2 héten belül szállítjuk az árut. 4. A kiegyenlítés módja, határideje Az ár áfával együtt értendı. Vagy: Az ár áfa nélkül értendı. A fizetést a számla kézhezvételét követı 15 napon belül átutalással kell teljesíteni. A nettó árat 5 napon belül készpénzben kell kifizetni. Az árba az összes csomagolási költséget is beszámítottuk. Áraink megfelelnek a versenytársak árainak. A szállítási költségeket külön felszámítjuk. Készek vagyunk akciós vagy bevezetési engedményt nyújtani. Ft feletti megrendelés esetén 10%-os mennyiségi engedményt nyújtunk. További üzletkötéseknél készek vagyunk kedvezıbb fizetési feltételeket nyújtani. Készpénzes fizetés esetén termékeinket 10%-os engedménnyel kínáljuk. 5. Befejezés: megrendelés kérése Bízunk benne, hogy ajánlatunkat kedvezınek tartják, és rövidesen megtisztelnek bennünket megrendelésükkel. Ha további felvilágosításra van szükségük, szívesen állunk rendelkezésükre. Örülnénk, ha megbízást kapnánk Önöktıl. Elıre is biztosítjuk Önöket megrendelésük gondos teljesítésérıl. Megbízásaikat a legnagyobb gondossággal teljesítjük. 3
2. A munkahelyen valamennyi dolgozónak lecserélik a mobiltelefonját, mivel kedvezı ajánlatot ún. flottakedvezményt kaptak az egyik mobiltelefon-szolgáltatótól. Az Ön feladata, hogy megrendelje a 20 db telefont, amelyet a jövı hónap végén szeretnének használatba venni. Foglalja össze a megrendelılevél vázlatát, amelyben visszaigazolást és sürgıs szállítást is kér a cégtıl! Információtartalom vázlata - A kereskedelmi ügylet folyamata, fontosabb dokumentumai - Az adásvételi ügylet létrejötte (megrendelés, megrendelés visszaigazolása) - A megrendelés és a megrendelés visszaigazolásának tartalmi, formai, nyelvi követelményei, udvariassági szabályai - A megrendelés különbözı hagyományos és elektronikus módjai Az üzleti levelezés nyelvi közlés. A gazdálkodó szervezetek tevékenysége sokrétő. Termelıvállalatoknál jelentıs az anyag- és áruforgalom, gondoskodniuk kell termékeik eladásáról. Ehhez eszköz a kereskedelmi levelezés, amely a terméknek piacot kíván találni, illetve megkeresi a megfelelı termelıt, a szállításra szerzıdést köt, minıségi és anyagi természető felvetéseket próbál megoldani stb. Az üzleti sikernek része az üzleti levelezés. A vállalatok mőködésük során üzleti kapcsolatba kerülnek más vállalatokkal, és ennek a kapcsolatteremtésnek gyakori eszköze a levél. Pl. a kereskedelmi vállalat árajánlatot kér a termelıvállalattól az általa megjelölt termékekre, és ha a kapott árajánlat megfelelı, akkor megrendelılevelet ír az üzleti partnerének. A megrendelést követıen levélben közli az eladó (a szállító) a szállítás idıpontját (avizót küld), hogy készüljön fel a termék átvételére a vevı. Ha a megérkezett termék nem a megállapodás szerinti (mennyiségben, minıségben, más szempontból), akkor a vevı (a megrendelı) közli a kifogását az eladóval az esetek többségében levélben. A sikeres üzleti élethez hozzátartozik a jó üzleti levelezés a jól fogalmazott, megfelelıen kivitelezett levél. Egy-egy levél növelheti a küldıje presztizsét vagy negatív képet alakíthat ki a feladójáról. Milyen a jó levél? rövid, a mondatok is rövidek, lehetıleg ne használjunk idegen szavakat, konkrét és világos, érthetı, logikusan felépített, udvarias, pozitív, kellemes hangulatú. A leírtak valódiságát ellenırizzük. Elkészített levelünket ne adjuk ki a kezünkbıl újraolvasás, ellenırzés nélkül. A külalak olyan, mint a belépés: meghatározó információkat szolgáltat a készítıjérıl ránézésre. Ha a vásárolni szándékozó vállalat az ajánlatok között talál olyat, amelyik (leginkább) megfelel az igényének, akkor megrendeli a terméket, a szolgáltatást. A megrendelılevélnek ki kell térnie az adásvételi ügylet minden részletére. Írásban kell rögzíteni, s ha az eladó visszaigazolta, akkor a két fél között jogi kapcsolat jött létre. Ebben a jogi kapcsolatban mind az eladónak, mind a vevınek megvannak a kötelességei és a jogai. 4
Eladó: köteles a megállapodás szerint teljesíteni, és joga van a teljesítése ellenértékét átvenni. Vevı: joga van az általa megrendelt árut megkapni, és kötelessége annak ellenértékét kifizetni. Megrendelés Hivatkozunk az elızményre (ajánlatra, hirdetésre, személyes megbeszélésre, ismerıstıl kapott információra stb.). Megnevezzük a terméket (típusát, méretét, márkáját stb.). Megírjuk a szükséges mennyiséget. Közöljük az átvétel helyét, módját. Meghatározzuk a szállítás idejét, eszközét, esetleg a részszállítások ütemét. Közöljük az ellenérték kiegyenlítésének módját, határidejét. Kitérünk az ár pontos részletezésére (nettó ár, áfa, bruttó ár). Terméktıl függıen tartalmazhatja levelünk a csomagolással kapcsolatos kikötést, az ígért garanciavállalást. Kérjük a megrendelésünk visszaigazolását. Megrendelés visszaigazolása Ugyanazokat írjuk, mint a megrendelésben. Jelen viszonyok között a nagyobb cégek elektronikus formában fogadják a megrendeléseket, formanyomtatványuk e-úton elérhetı, küldhetı stb. Példa egy hivatalos levélre József Attila Gimnázium Fıvárosi Takarító Kft. Budapest, 2012. november 18. Széles János elnök úrnak Iktatószám: 157/2012. Budapest Tétényi út 63. 1115 Tárgy: Árajánlat kérése Tisztelt Elnök Úr! Iskolánkban a téli szünet ideje alatt általános festési és mázolási munkák lesznek. December 29-30-ára megrendeljük Önöknél az iskola teljes takarítását. Kérjük, szíveskedjenek a munka helyszíni felmérése alapján mielıbb árajánlatot küldeni. Köszönettel Kovács Gábor igazgató Kiss János igazgatóhelyettes 5
A gépelt levél formája: (min. 24 pont) Az intézmény neve, címe A címzett neve Keltezés Iktatószám Helységnév (5 leütésig ritkítva is) Ügyintézı Utca, házszám Hivatkozási szám: Irányítószám Ügyintézıjük (a keltezés mindig kell, a többi lehet, de nem kell feltétlenül) Tárgy: A nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn Megszólítás! A levél szövege nnnnnnnnnnnnnnn. nnnnnnnnnnnnnnnnn. nnnnnnnnnnnnnnnn. Elköszönı, üdvözlı szavak Aláíró neve (ha van, második aláíró neve) beosztása beosztása Melléklet(ek): 6