2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is. Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf ISBN 963 606 543 8 Dr. Pétery Kristóf PhD, 2007 Mercator Stúdió, 2007 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. www.akonyv.hu T/F: 06-26-301-549 06-30-30-59-489
TARTALOM 3 TARTALOM TARTALOM... 3 ELŐSZÓ... 6 AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI... 11 Az Office új megjelenése... 11 Az Excel újdonságairól röviden... 15 EXCEL 2007 ALAPOK... 27 Az Excel 2007 jellemző adatai... 28 Fogalmak magyarázata... 29 A billentyűzet kezelése... 31 Az egér kezelése... 35 A képernyő, az ablakok és a menük... 38 Párbeszédpanelek és parancsok... 53 Az Excel használata... 55 Megjelenítési üzemmódok... 55 Normál nézet... 57 Oldaltörés megtekintése... 60 Oldalelrendezés nézet... 60 Teljes képernyős nézet... 62 Nyomtatási kép nézet... 62 Egyéni nézetek... 63 A cellák... 63 Környezeti beállítások... 64 Állománykezelés... 64 Fájlformátumok és könyvtárak... 65
4 TARTALOM Állománykezelő parancsok... 68 Új munkafüzet létrehozása... 71 Meglévő munkafüzet megnyitása... 75 Állományok keresése... 82 Megtekintés weblapként... 86 Fájl mentése... 87 Egy állomány lezárása... 90 Az összes fájl bezárása... 91 Állományok törlése... 91 Állományok csoportos nyomtatása... 92 Állományok átnevezése... 92 Állományok postázása és másolása... 92 Állományok tulajdonságai... 95 A munkafüzetek helyreállítása... 100 A munkafüzetek használata... 101 Változások követése... 106 Alapszolgáltatások... 111 Kurzormozgatás... 112 Kijelölések... 114 Adatbevitel... 118 Vágás és áthelyezés... 131 Szerkesztőparancs ismétlése... 138 Szerkesztőparancs visszavonása... 139 Automatikus javítás... 139 Automatikus kitöltés... 142 Automatikus számolás... 142 Helyesírás-ellenőrzés... 144 A segítség... 145 Súgó tartalom... 146 Keresés a súgóban... 148 Elérhetőség és egyebek... 150 A munka befejezése... 153
TARTALOM 5 SZÁMOLÁS, FÜGGVÉNYEK HASZNÁLATA... 154 Keresés és csere... 156 Keresés varázslóval... 158 IRODALOM... 160
ELŐSZÓ 6 ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! A Microsoft Excel táblázatkezelője széles körben elterjedt, közismert és közkedvelt program, a hasonló célú alkalmazások között méltán foglalja el a vezető helyet. A programról megjelent számos szakkönyv is bizonysága ennek. Az Excel 2007-es (vagyis 12.0-ás) változata, mint a Microsoft Office 2007 rendszer tagja, ismét könnyebben kezelhető a korábbi változatnál, hatékonyabb, kellemesebb kezelői felületet nyújt a kezdő és haladó felhasználók számára egyaránt. A program elindítása után a legfeltűnőbb jelenség éppen a radikálisan átdolgozott kezelői felület, amelyet a fejlesztők több ezer órás felhasználói szokásokat rögzítő videofelvétel elemzése alapján alakítottak ki. A program megjelenését nagy várakozás előzte meg. Mivel a Microsoft lehetővé tette termékük béta változatának letöltését honlapjáról, ezt a tettüket minden idők legsikeresebb letöltési akciója néven emlegetik, hiszen egy-két hónap alatt több mint 300 millió letöltés történt. A program a Microsoft Office 2007 többi tagjával együtt biztosan felöleli a mindennapi adminisztrációs, adatkezelési, címjegyzék-, feladat- és egyéb nyilvántartási, feldolgozási tevékenységet. A Microsoft Office 2007 alkalmazásai minden eddiginél jobban integrálódtak, olykor-olykor már azt is elfelejthetjük, hogy egy-egy parancs melyik program része. Gondoljunk arra, hogyan tudunk megjeleníteni és szerkeszteni Internet Explorerben Word, Excel dokumentumokat, e programok szinte teljes eszköztárának rendelkezésünkre állása mellett. A Worddel kapcsolatos cikkjeinkben azt írtuk, hogy ez a szövegszerkesztő a programcsomag legjobban ismert és elterjedt tagja. Mivel azonban a Wordnél jóval kevesebb konkurense van az Excel-
ELŐSZÓ 7 nek, a táblázatkezelők között őt illeti jelenleg az első hely (talán ismertség szempontjából utoléri a Wordot is). Egészen tömören azt állapítottuk meg a szövegszerkesztővel kapcsolatban, hogy mindent tud, mint a korábbiak, de minden máshol érhető el. Ugyanez igaz a táblázatkezelőre is, azonban mivel az Excel program összetettebb, mint a Word, jóval nehezebb megtalálni és megszokni az ismert funkciók, parancsok új helyét, ugyanakkor itt jóval több igazi újdonság jelent meg. Bevezetőként megemlítünk néhány újdonságot, amelyekről természetesen bővebben olvashatnak a kötetben: Óriásit növekedett a kialakítható táblaméret, a 2003-as változatban a legnagyobb táblázatméret 256 oszlop*65536 sor volt, ezzel szemben az Excel 2007-ben 16384 oszlop*1048576 sor! Az egyetlen, hagyományosra hasonlító menü a bal felső sarokban látható Office gombból gördíthető le. Az első látásra egyszerű menü almenüket tartalmaz, amelyekkel a szokásos dokumentumnyitáson és mentésen túl a Save As almenüben menthetünk az Excel 97-2003 formátuma mellett PDF 1 vagy XPS formátumba is. Ha az Excel munkafüzetet választjuk, akkor a fájltípusok között mentendő típusként megadhatjuk az Excel munkafüzetet (makrók nélkül, vagy makrókkal), bináris munkafüzetet, 97-2003 formátumú munkafüzetet, mely kompatíbilis a korábbi változatokkal, XML adatokat, sablont, szövegfájlt, weblapot, 5/95 formátumú munkafüzetet, valamint többek közt XPS típust. A korábbi Eszközök (Tools) menüt itt is megszüntették. Most az Office gombból legördíthető menü alján látható Excel Options gombot kell használnunk a program alapértelmezett működési módjának beállításához. A legszembetűnőbb változtatás, itt is az összhangban az Office többi tagjával, hogy a teljes grafikus felhasználói felületet áttervezték, a hagyományos menük és eszköztárak szerepét a szalagok vették át. A szalagok a szalagfülekkel cserélgethetők. A szalagokon a legfontosabb, leggyakrabban használt parancsokat az ergonómiai 1 lapzárta után érkezett: a Microsoft az Adobe tiltakozása nyomán kivette a PDF konverziót a végleges változatból
8 ELŐSZÓ vizsgálatok alapján úgy helyezték el, hogy azokat a legkevesebb beavatkozással, lehetőleg egyetlen kattintással érjék el. A legtöbbször azonban általában elegendő a szalagról közvetlenül elérhető néhány formázási lehetőség. A szalagon elhelyezett stílusválasztó gombok és az onnan legördíthető stílus lista mintái fölé mozgatva az egérmutatót, a stílus beállításai azonnal megjelennek a kijelölt tartományon vagy az aktuális cellán. Így könnyen kiválaszthatjuk a nekünk tetszőt, illetve a mondanivalónkat megfelelően alátámasztó, kiemelő stílust, amelyet kattintással érvényesíthetünk. A részletesebb formázási beállítások továbbra is párbeszédpanelen végezhetők el. E párbeszédpanelek, vagy a vágólap munkaablak megjelenítéséhez a szalag megfelelő felirata melletti kis szimbólumra kell kattintani. Az egyik legjobban átdolgozott szolgáltatás a feltételes formázás. A Conditional Formatting gombbal megjelenített almenüből számtalan előre beállított feltételes formázás mintája közül választhatunk. A Highlight Cells Rules paranccsal a korábbi feltételes formázáshoz legjobban hasonlító megoldást alkalmazhatjuk. Ekkor a választható matematikai összehasonlítás eredményeképpen, a feltételt teljesítő cellák hátterét és szövegszínét módosíthatjuk. Az átalakítás nem egyszerű ráncfelvarrás volt egy nagykorúvá vált alkalmazáson, hanem egy 18 éve folyamatosan fejlesztett, rendkívül elterjedt program ergonómiai szempontokat is figyelembe vevő alapos átdolgozása. Minden bizonnyal még évekig születnek majd cikkek, könyvek a program használatával kapcsolatos tippekről és trükkökről is. A könyv szerkezete segít az Excel titkainak mind mélyebb megismerésében. A Microsoft Office Excel 2007 Alapok című kötetben írtuk le a program futtatásával kapcsolatos alapvető tudnivalókat. A többi kötet már feltételez bizonyos a korábbi kötetekben ismertetett vagy a gyakorlatban megszerzett ismereteket, ezért a kezdők számára mindenképpen javasoljuk a könyv olvasását az Alapok kötetnél kezdeni. Minden további fejezet épít a korábbi részekben taglalt részletekre, fogalmakra, melyeket az adott általában az első előfordulási helyen magyarázunk meg. Könyvünkben a Microsoft Office Excel 2007 használatával kapcsolatos alapvető ismereteket tárgyaljuk. Számos esetben azonban
ELŐSZÓ 9 terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, illetve a gyári kézikönyveknek (Felhasználói kézikönyv stb.) áttekintését. A könyv kezelési módja némiképpen módosul az elektronikus könyvet forgatók számára. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 5.0 vagy az Acrobat e-book Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a www.adobe.com webhelyről is. A könyv tördelésénél egyhasábos, álló B5-ös oldalbeállítás mellett döntöttünk, hogy a képernyőn jól olvasható legyen, illetve a felhasználók az Excel mellett megjelenített ablakban a táblázatkezelői munka súgójaként felhasználhassák. Ehhez állítsanak be olyan ablakméretet, amelyben az egyetlen hasáb jól áttekinthető. Ezt hivatott segíteni a hagyományos könyvekben alkalmazottaknál némileg nagyobb betűméret is. Az ilyen típusú könyvek igen előnyös tulajdonsága, hogy a képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalmazó ágakat nyithatunk ki. A tartalomjegyzék bejegyzései ugyanakkor ugróhivatkozásként szolgálnak. Ha egy fejezetre akarunk lépni, akkor elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista megfelelő részére kattintani. Sőt az ilyen könyvek teljes szövegében kereshetünk. A leírás minden olyan részén külön felhívjuk a figyelmet, amely a megelőző változattól lényegesen eltérő funkciómegoldást ismertet. A program eddig még nem említett egyéb lehetőségeit is igyekeztünk a terjedelem adta korlátokon belül megfelelő mélységben ismertetni. A leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a Windows XP operációs rendszer alapfokú ismerete. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni dokumentumaikat, elemzéseiket, egyszerű adatnyilvántartásukat, amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez
10 ELŐSZÓ minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. Szentendre, 2007. március Köszönettel a szerző.
EXCEL 2007 ALAPOK 11 AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI Könyvünk első fejezetében tájékoztató jelleggel mutatjuk be a Microsoft Office Excel 2007-es változatának (12.0.4518.1014 kódszámú angol nyelvű változat) újdonságait, amelyek részletezésére a későbbi fejezetekben még visszatérünk. E részben vázlatosan mutatjuk be a Microsoft Office 2007 rendszer, majd az Excel utóbbi változatának legjellegzetesebb eltéréseit a korábbi változatoktól. A kevésbé lényeges változásokat a programot használók által már ismert parancsok leírásánál részletezzük. A programmal most ismerkedők, azaz semmilyen korábbi Excel tapasztalattal nem rendelkezők számára azt tanácsoljuk, hogy ugorják át ezt a részt és az alapok megismerése után térjenek ide vissza, akkor bizonyára érthetőbbek lesznek az itt tárgyalt szolgáltatások, programfunkciók is. Az Office új megjelenése A következőkben az Excel 2007 újdonságai előtt tekintsük át, melyek a Microsoft Office 2007 Rendszer összes programjában megtalálható újdonságok. Hosszú idő, több mint három év telt el azóta, hogy a Microsoft 2003-ban új irodai programcsomaggal jelentkezett. A hosszas fejlesztés eredményét, legalábbis néhány jellemzőjének bemutatásával a témához igen szűkre szabott keretek között próbáljuk meg bemutatni. De nézzük hát, mi minden újdonságra számíthatunk? Ha röviden akarjuk összefoglalni, akkor minden új, más szemmel nézve semmi. Az ambivalens érzéseket az kelti, hogy az Office 12 programcsomag részei, a 2007-es verziószámot viselő Access, Excel, InfoPath, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word, valamint az Office programcsomag egyre inkább teljes jogú, de külön licencelt tagjai,
12 AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI vagyis a Project, Visio funkcionalitása első pillantásra csak igen kis mértékben változott, ugyanakkor a programok közkeletűbb felének, vagyis az Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Word programoknak teljesen új felhasználói felületet alkottak. A FrontPage program jövőjéről egyelőre annyi hír van, hogy új néven fejlesztik tovább. Nézzük azonban alaposabban meg a programcsomagot. Igen lényeges, és nem feltűnő változtatás az új fájlformátumok bevezetése. A korábbi változatokkal tartott kompatibilitás érdekében a bináris fájlformátumok (doc, xls, ppt stb.) megtartása mellett a fájlokat XML (Extensible Markup Language) alapokra helyezték. A jól tömöríthető XML formátumot a fájlnév kiterjesztéséhez adott x betű is jelzi (docx, xlsx, pptx). A tömörítésnek köszönhetően a fájlméretek csökkenését a fejlesztők 50-80% közöttire becsülik. A tényleges méreteket nyilván befolyásolja a tartalom, hiszen a képek kezelése nem változott. Ezeket a fájlformátumokat a gyártó nyilvánosságra hozta, így ezek kiszolgáló-oldali alkalmazásokban az Office nélkül is előállíthatók XML konverzióval. A kezelőfelület átalakítását hosszas munkafolyamat-elemzés előzte meg, amelyben a felhasználók mindennapos gyakorlatát követték. Az ebből származó több millió megfigyelés alapján dolgozták ki az új kezelőfelületeket. Ezeknek fő jellemzője, hogy megszűntek a hagyományos menük és a párbeszédpanelek száma is jelentősen csökkent. Ami maradt azokhoz viszont nehezebb hozzáférni. Már korábban egyre több vád érte a fejlesztőket (nemcsak a Microsoftot), hogy az ilyen, a napi gyakorlatban elterjedten használt programok kezeléséhez egyre inkább pilótavizsga szükséges, azaz a szakértőkön kívül igen kevesen tudtak eligazodni a menük, parancsok egyre szaporodó dzsungelében. Gondoljuk el, hogy a Word első 11 változatában a parancsok száma több tízszeresére nőtt, de a kezelési mód tulajdonképpen megmaradt az első változatban bevezetett gyakorlatnál. Igaz ugyan, hogy ez a megoldás kvázi szabvánnyá lett és nemcsak az Office programokban alkalmazták, de mára a programok bonyolultsága már másféle felhasználói felületet igényel (tegyük hozzá, hogy közben a hardver is sokat fejlődött, a mai interfészek elképzelhetetlenek akár a 386-os gépeken). Másféle megoldásokon
AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI 13 sok cég dolgozott, nem egy ezek közül a gyakorlatban is bizonyított (mint a grafikus programok palettái). Az Office 12 programok felhasználói felületének legfontosabb új eleme a szalag. Ez a munkaablakok felső részén jelenik meg és mindig az aktuális munkához, munkafolyamathoz tartozó tartalommal. A szalag váltása szerencsére nem adaptív (vagyis nem automatikusan történik), hanem erre ikonokat, valamint a szalagon látható hivatkozásokat (lapfüleket) használhatunk. Hagyományos eszköztárból egy fél darab maradt összesen, ez tartalmazza a mentés, visszavonás, mégis, parancsokat. De nézzünk most már meg egy-két fontosabb alkalmazást! Kezdjük a Word szövegszerkesztővel. Itt lehet a legjobban megfigyelni a programfejlesztők szándékait. Az egyszerű felhasználónak nem kell megjegyeznie, hogy melyik parancsot hol, melyik menüben találja, és mire szolgál. A szalagon megjelenő eszközök, információk szinte maguktól beszélnek. Persze, aki már gyakorlatot szerzett a korábbi változatok valamelyikének használatából, annak az átállás nehézkes lehet és bizonyos dolgokat csak igen hosszas keresgéléssel lehet megtalálni. A Home szalag a szerkesztés alapvető parancsaival Míg például viszonylag egyszerűen megtalálhatjuk a karakterek, bekezdések részletes formázásához szükséges párbeszédpaneleket, a testre szabás, beállítás párbeszédpaneljét az egyetlen hagyományos eszköztár testre szabásakor Customize Quick Access Toolbar találhatjuk meg (valójában nem sok köze van hozzá). A
14 AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI fájlkezelés parancsainak eléréséhez a munkaablak bal felső sarkába kell kattintanunk. Az alapállapotban, szövegrögzítéskor használt Home szalag a legfontosabb szerkesztési, formázási utasításokat, illetve azok szimbólumait tartalmazza. A stílusok alkalmazása egyszerű, az egérkurzor alatti stílust azonnal mutatja a szövegen, ha tetszik, kattintsunk a stílus szimbólumára (például a Heading 1 gombra), ezt követően a program véglegesíti a választást a szövegen. A teljes stíluspalettát a Style feliratot követő kis jelre kattintva hozhatjuk elő. Ugyanígy jeleníthetjük meg a részletes karakter és bekezdésformázáshoz szükséges a korábbiakkal szinte teljesen megegyező tartalmú párbeszédpaneleket a Font és a Paragraph feliratok melletti kis ikonokra kattintva. Az üzleti folyamatok diagramjai egyszerűen átalakíthatók Az Insert szalag választása után illeszthetjük be a legkülönbözőbb diagramokat. A számos üzleti diagramtípus egyszerűen átalakítható
AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI 15 egy másikba úgy, hogy közben a tartalom változatlan marad. A diagram szöveges tartalmát akár külön ablakban is szerkeszthetjük (lásd a mellékelt ábra Type your text here ablakát), amelyben minden zavaró hatástól mentesen, jól áttekinthetően adható meg a szövegtartalom. A Design szalagon egyetlen kattintással elvégezhető a színek harmonikus módosítása vagy a diagramtípus-váltás. Az Excel újdonságairól röviden Az Excel 2007 természetesen ugyanezeket a felhasználói felületelemeket alkalmazza. Funkcionalitásában annyiban bővült, hogy megjelent néhány OLAP adatkocka elemzésére szolgáló függvény és rengeteg új diagramsablon. Több új diagramtípus is megjelent Az adatok értelmezéséhez már a szerkesztés közben is segítséget kapunk. A cellák adattartalmán érvényesülő többféle feltételes for-
16 AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI mázást alkalmazhatunk, amely a cellaérték mellett jelenik meg. Ilyen feltételes formázás lehet a cella színezése (ez az egyetlen ilyen lehetőség, mely ismert volt korábban is), szimbólumok alkalmazása, amely mutatja, hogy például a cella a teljes adattartomány melyik kvantilisébe tartozik vagy éppen az értékkel arányos oszlopdiagramokat alkalmazhatunk. Sávdiagram a cellán belül Az értékarányos oszlopdiagramok, ikonok a kijelölt cellatartományt vizsgálják át és annak legkisebb és legnagyobb értéke közötti területet osztják fel. A megjelenítéshez nagyon sok előre elkészített szabály választható a grafikus palettából, itt ezek is úgy működnek, hogy a kurzor alatti ikonnak megfelelően azonnal megjelenik a formázás, amit ha tetszik a kattintással érvényesíthetünk. Ugyanígy, minta alapján formázhatjuk a táblázatot vagy a cellákat. Minden ilyen, minta alapján végzett formázás azonban részletesen testre szabható. A feltételes formázásokhoz például a Conditional Formatting kinyíló New Rule parancsával készíthetünk új szabályt. Egyetlen adatsorra akár többféle, cellán belüli adatjelölőt is alkalmazhatunk párhuzamosan. Ezzel jelentősen megnövekedtek a korábbi változat szegényes (3 feltételt ábrázolni képes) feltételes formázási lehetőségei.
AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI 17 Az ikonokkal jól szemléltethetők az átlagos, átlag alatti és feletti értékek A Home szalagon található formázó galériák hasonló módon működnek. A minta fölé mozgatott egérmutatóval megjeleníthetjük a minta formáját, illetve az adatjelölő szimbólumokat a táblázaton vagy annak kijelölt tartományán. Ha tetszik, amit látunk, kattintsunk a galériabeli ikonra. A Top/Bottom Rules paranccsal a legfelső, vagy legalsó adatokat, illetve az átlag feletti, vagy alatti adatokat tartalmazó cellákat formázzuk. A Data Bars paranccsal egy egészen különleges megoldással a kijelölt cellák tartalmával arányos sávdiagramokat készíthetünk a cellán belül. A legnagyobb kiterjedésű sáv a legnagyobb értékhez, a legrövidebb sáv a legkisebb értékhez tartozik, míg a köztes értékek-
18 AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI kel arányos lesz a többi sáv hossza. A sávok az oszlopon belül maradnak, így az abszolút hosszakat az oszlopszélesség is befolyásolja. Fontos, hogy csak azonos jellegű adatokat színezzünk egyformán, például a fenti ábrában eltérő színű sávok illették volna meg a bevételeket és a kiadásokat. A beállított minták alapján formázó menük esetében a formátum kipróbálható úgy, hogy a mutatót a minta fölé mozgatjuk. Ha tetszik a forma, kattintsunk a mintára, hogy érvényesítsük a beállítást. Ugyanazokon az adatokon akár többféle feltételes formázást is alkalmazhatunk. Korábban legfeljebb csak három feltételt és egyféle megjelenést állíthattunk be. Ezek a szabályok általában nem ütik egymást. A feltételes formátumok egymásra halmozhatók A Color Scales menüben például a kijelölt tartomány celláihoz értékarányos, folyamatos színezést adhatunk, amely a cella hátterén érvényesül. A feltételes formázások almenüinek végén látunk egy More Rules parancsot, amelynek segítségével egyénileg módosíthatunk a szabályokon, illetve további hasonló szabályokat alakíthatunk ki. Ekkor az éppen aktuális szabályból indulunk ki, amelyet módosíthatunk. A színezésnél például beállítható a legkisebb és a legnagyobb értékhez tartozó szín, vagy a színezés egyéb szabályai (három szín esetén a középső szín helye stb.). Egyéni szabályok kialakítására szolgál a Conditional Formatting menü New Rule parancsa is.
AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI 19 Egyéni formázási szabályokat is kialakíthatunk Az Icon Sets menüben az értéktartományt kvantilisek szerint felosztó és ikonokkal jelző formázást állíthatunk be. Az egyéni szabályokkal beállíthatjuk, hogy az ikonok alkalmazásához milyen százalékos értékhatároknak, vagy abszolút cellaértékeknek kell teljesülni. Ezekből egyszerűen megállapíthatók, hogy az adatok az alsó-felső harmadban, negyedben, ötödben stb. vannak, illetve átlagosak, vagy egy általunk különösen fontosnak ítélt sávban vannak. A Manage Rules paranccsal megjelenített párbeszédpanelen beés kikapcsolhatók a szabályok, így egyetlen jelölőnégyzet átállításával érvényesíthetők, illetve ideiglenesen megszüntethetők. Ha ismét szükség van a szabályra, csak töröljük a szabály melletti Stop If True jelölőnégyzetet. Ugyancsak egyszerűen módosíthatjuk a szabály érvényesítési területét. A szabálymenedzser párbeszédpanelen a felesleges szabály egyszerűen törölhető a Delete paranccsal. A szabályok módosítására pedig az Edit rule gombot nyomjuk meg. Nemcsak az adott tartományban, de a kijelölt cellákon, illetve munkalapon is törölhető a feltételes formázás szabálya a Clear Rules almenü parancsaival.
20 AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI Az ikonkészletekkel a kvantilisek ábrázolhatók A szabályok sorrendje is beállítható
AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI 21 A Home szalag Format as Table gombjából megjeleníthető listából rengeteg előre beállított táblázatformát választhatunk. Ezeket nem használhatjuk viszont másik adattáblával átfedésben. A táblázatformák (New Table Quick Style) és kimutatás-táblázatok (New PivotTable Quick Style) is átalakíthatók Hasonlóan sokféle előre beállított cellastílus közül választhatunk a Cell Styles gomb lenyíló menüjéből. Ilyen cellastílust is kialakíthatunk egyedi formázással (New Cell Style), de egyesíthetünk is cellastílusokat (Merge Styles). Pontosabban ez utóbbi paranccsal más megnyitott munkafüzetben alkalmazott cellastílust vehetünk át az éppen szerkesztett munkafüzetbe. Megváltozott a listák rendezése, szűrése is. Egy listabeli cella helyi menüjében választhatjuk a szűrést cellaérték, ikon, cellaszín, betűszín szerint, vagyis a feltételes formázással beállítható tulajdonságok alapján is. Például így kiszűrhetjük az első kvantilisbe eső adatokat is. Számtartalmú listaelemek szűrése A listafejben egyetlen helyi menübe egyesítették a szűrés és rendezés parancsait. Számszerű adatok szűréséhez beállíthatjuk az
22 AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI egyenlő, nem egyenlő, nagyobb, kisebb, közötti, felső tíz, átlag feletti és átlag alatti adatok szűrése mellett a korábban megismert párbeszédpanelen beállítható egyéni szűrőket is. A szöveges tartalmú cellákat szűrhetjük egyenlőség, nem egyenlőség, kezdet, végződés, tartalmazás, nem tartalmazás szerint és egyéni szűrővel. Természetesen itt is szűrhetünk szín szerint. A rendezést is végezhetjük a feltételes formázással beállított tulajdonságok szerint. Ezzel egybe gyűjthetjük a szűrőfeltétel szerint azonos tulajdonságú rekordokat. Rendezés a feltételes formázással beállított jellemző szerint Az Insert szalag az objektumok beszúrásának eszköze. Itt is találunk újdonságot, nemcsak a régi parancsokat helyezték el az új vezérlőelemen. Az Insert szalag Ezeket az Office többi alkalmazásában is használhatjuk, mint például a többek közt az üzleti folyamatok ábrázolására alkalmas IGX Graphic objektumot. Ezek a diagramok egyszerűen hozhatók létre, és átalakíthatók egymásba. A diagramtípus választása után egy
AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI 23 külön szövegablakba visszük be a tartalmat. A szöveges tartalom megtartása mellett választhatunk másik diagramtípust, melynek tulajdonságai (mérete, színe, térhatása) egyedileg formázhatók. Az IGX diagramok egyszerűen átalakíthatók Az Insert szalag újdonsága még az aláírás szolgáltatás (Signature Line). A Page Layout szalag a lapelrendezés és oldalbeállítás, valamint a nagyléptékű formázás eszköze. A Page Layout szalag A Page Setup, vagy a Sheet Options felirat melletti kis ikonnal a hagyományos oldalbeállítási párbeszédpanelek mellett a PDF konverzióval kapcsolatos beállító párbeszédpanelt is megjeleníthetjük (a Sheet lap Options gombjára kattintva). Ugyanezt a panelt jeleníti meg a Print Titles gomb is. A Themes gombbal előre összeállított stílusgyűjteményeket érvényesíthetünk.
24 AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI Az előre összeállított stílusgyűjtemények A Scale to Fit csoportban állítjuk be a munkalap adott méretre zsugorítását (hogy a tartalom hány oldalon férjen el). Egyébként a munkafüzet nagyítását most a szerkesztőablak alján látható csúszkával szabályozzuk. Gyakorlatilag nem sok újdonságot tartalmaz a függvények beillesztésére szolgáló Formulas szalag. A függvények beillesztése, a képletek ellenőrzése (Formula Auditing), nevek kezelése viszont egyszerűbbé vált. Nyolc új függvény jelent meg, amelyekkel OLAP kockákat elemezhetünk. A Formulas szalag
AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI 25 Kevés újdonságot tartalmaz az adatműveleteket tartalmazó Data szalag is. A korábbi rendezési művelettel szemben viszont, amikor csak három szempontot vehettünk figyelembe, most korlátlanul rendezhetünk, azaz akár az összes adatbázis-mezőt figyelembe vehetjük. Itt is könnyebbé tették a külső adatok átvételét (From Other Sources). A rendezést tetszőleges számú szempont szerint végezhetjük A Review szalag az ellenőrzés, korrektúrázás (megjegyzések követése), munkalap-védelem parancsait tartalmazza. Itt csak kisebb változásokat tapasztaltunk a változtatások követésében (Track Changes).
26 AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI A Review szalag A View szalag a megjelenítés parancsait tartalmazza. Ez utóbbiba kerültek a korábbi Nézet (View) és Ablak (Window) menü parancsai. Részben hasonló kapcsolókat találunk a Page Layout szalagon (rácsháló és azonosítók elrejtése), illetve a szerkesztőablak alján (nézetváltás, nagyítás). A View szalag A súgó elérésére az F1 gyorsgombot, vagy a szalagfül-sor jobb oldalán látható? gombot használhatjuk.