Baranya Megyei Levéltár Pécs Király u. 11. A Baranya Megyei levéltár Szervezeti és Működési Szabályzata Pécs 2000
2 I. Általános rész 1./ Az intézmény alapítását elrendelő határozat száma: 1610-26/1950. (VIII.8.) V.K.M. r. Az intézmény és a vele egy szervezeti egységben működő részlegeinek pontos elnevezése, címe: Baranya Megyei Levéltár P É C S Király u. 11. Pf. 392. 7601 Baranya Megyei Levéltár Részlege P É C S Rét u. 9. 7623 Baranya Megyei Levéltár Raktára P É C S Nyírfa u. 3. 7622 3./ Az intézmény fenntartója: Baranya Megyei Közgyűlés Szakmai felügyeleti szerve: NKÖM Közgyűjteményi Főosztály Levéltári Osztálya
3 4./ Adóazonosító száma: 15330279-202 5./ Az intézmény önálló jogi személy, felelősen és önállóan gazdálkodó költségvetési szervezet. 6./ Az intézményt a levéltár igazgatója képviseli, akit a Baranya Megyei Közgyűlés nevez ki. 7./ A levéltár illetékességi köre Baranya megye területére terjed ki. Illetékességi körébe tartozik a fenntartó önkormányzat testületének, hivatalainak és intézményeinek, valamint ezek jogelődeinek levéltári anyaga, továbbá a megye (fővárosi) területén keletkezett minden olyan levéltári anyag, amely nem tartozik más levéltár illetékességi körébe. II. A levéltár feladatai 1./ A Baranya Megyei Levéltár igazgatási feladatokat is ellátó tudományos intézmény, amely általános levéltárként működik. A levéltár jogállását és feladatkörét az 1995. évi LXVI. törvény ( a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről ) továbbiakban Ltv.-, valamint a nemzeti kulturális örökség miniszterének 10/2002 (IV.15) szám alatt a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről címen közzétett rendelet továbbiakban Rendelet-, és a Baranya Megyei Közgyűlés 34/1996. (II.26.) Kgy. határozatában elfogadott alapító okirat határozza meg. 2./ A levéltár végzi mindazokat a tudományos, igazgatási, közművelődési feladatokat, amelyeket a fenti jogszabályok előírnak: a./ kizárólagos joggal átveszi és megőrzi az illetékességi körébe tartozó szervek nem selejtezhető köziratait; b./ gyűjti ( jogszabály alapján vagy ajándékként átveszi, illetőleg megvásárolja ), valamint ingyenes letétként megőrzi a maradandó értékű magániratot; c./ az átvett, illetőleg a gyűjtött levéltári anyagot nyilvántartja, szakszerűen kezeli, biztonságosan megőrzi, és az őrizetében lévő levéltári anyagot annak szükség szerinti átselejtezésével, rendezésével, valamint a tudományos igényű áttekintést biztosító segédletek készítése és közzététele útján feldolgozza, s az anyag használatát lehetővé teszi; d./ az őrizetében lévő levéltári anyagról hiteles másolatot vagy tartalmi kivonatot ad ki; e./ a levéltári anyag védelme érdekében ellenőrzi a közfeladatot ellátó szervek, valamint a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári selejtezését és iratkezelésének rendjét;
4 f./ megrongált vagy pusztulásnak indult levéltári anyagának konzerválásáról és:) restaurálásáról gondoskodik, ezekről, illetőleg különösen jelentős levéltári anyagáról biztonsági másolatot készít vagy készíttet, és annak egy példányát ha jogszabály másként nem rendelkezik a Magyar Országos Levéltár biztonsági filmtárának átadja; g./ levéltár- és történettudományi kutatásokat végez a levéltári munka fejlesztése és a levéltári anyag felhasználásának elősegítése céljából, s közzéteszi a kutatás eredményeit, illetve a tudományos munkamegosztás keretében részt vállal az általa őrzött iratanyag publikálásában; h./ a levéltári anyag oktatási, illetőleg közművelődési célú felhasználását, valamint a levéltári tevékenység megismertetését kiadványokkal és egyéb módon elősegíti; i./ a maradandó értékű magániratok kiválogatására, szakszerű kezelésére vonatkozó szaktanácsot adhat, a maradandó értékű magániratok védetté nyilvánításában közreműködik; 3./ A levéltár helyi tudományos és közművelődési intézményekkel és társadalmi szervekkel együttműködve végzi az illetékességi körébe tartozó terület Baranya megye történetére vonatkozó forrásanyag feltárását, tudományos feldolgozását és kiadását, és mindazon tevékenységet, amely azt a helytörténetírás bázisintézményévé teszi. 4./ A levéltár a más iratképző részéről történt felkérés esetén: - szaktanácsot ad iratképző és iratőrző szerveknek raktározási (állványozási, technikai) kérdésekben, - részt vesz a helyi irattározási tennivalók szakmai-módszertani útmutatásainak kidolgozásában és - az iratkezelési szabályzatban foglalt feladatok ellenőrzésében. III. Az intézmény szervezeti felépítése 1./ A levéltár élén az igazgató áll. 2./ Vezető feladatainak ellátásában az intézmény vezetősége segíti. 3./ A levéltár vezetősége: igazgató igazgatóhelyettes gazdasági vezető 4./ A levéltár önálló belső ellenőri feladatokat ellátó személyt a kis létszám miatt nem alkalmaz, ilyen feladatra megbízást nem ad. A belső ellenőrzés a folyamatba épített ellenőrzéseken keresztül valósul meg. 5./ A szervezet területileg három helyen, egy egységként működik. A Rét utcai részleg osztályvezető irányításával, a Nyírfa utcai részleg az igazgatóhelyettes irányításával végzi a levéltári munkát.
5 6./ Vezetői feladatok és jogkörök 6.1. Igazgató Az intézmény igazgatója egyszemélyi felelős vezető: - valamennyi dolgozó felett gyakorolja a munkáltatói, vezetői, ellenőrzési jogokat, - felel az intézmény működéséért. Feladata: - Ellátja a levéltár képviseletét a természetes és jogi személyekkel szemben. - Meghatározza a levéltár ügyvitelét, a dolgozók munkakörét, beosztását, feladatait, gondoskodik a minősítésekről. - Felelős a levéltár munkatervének és beszámolóinak elkészítéséért, azok végrehajtásáért. - Gondoskodik a munkaterv teljesítésének feltételeiről, a dolgozók munkakörülményeinek biztosításáról. - Felelős az állami és önkormányzati tulajdon védelméért. - Biztosítja a levéltár gazdálkodásával kapcsolatos teendők ellátását. - Gondoskodik az intézményi dolgozók személyügyeivel kapcsolatos feladatok ellátásáról. - Gondoskodik az intézmény tevékenységével összefüggő és a szakterületre vonatkozó jogszabályok végrehajtásáról. - Biztosítja az ügyintézés rendjét. - Feladatainak ellátása során a jogszabályban előírt módon együttműködik a levéltári érdekképviseletekkel. - Együttműködik a megye vezető tudományos, oktatási és közművelődési intézményeivel. - A levéltár tudományos színvonalának emelése érdekében a lehetőségekhez mérten elősegíti és támogatja a dolgozók szakmai képzését. - Részt vesz a levéltár szakmai feladatainak végzésében, egyéni munkaterve alapján tudományos és közművelődési munkát végez. - Intézkedéseiről rendszeresen tájékoztatja vezetőtársait. - Az igazgató feladatkörébe tarozó egyes feladatokat más munkatársakra átruházhat, ez azonban egyszemélyi felelősségét nem érinti. Kizárólagos jogköre - munkáltatói jogok (munkaviszonnyal kapcsolatos kérdések), - fegyelmi jog, - bérgazdálkodási jog (a gazdasági vezető közreműködésével),
6 Átruházható igazgatói jogkör: - utalványozási jog (a gazdasági vezető gyakorolhatja), - kiadmányozási, aláírási jog, - jogszerzés és kötelezettségvállalás (ig. helyettesre és gazdasági vezetőre), - képviseleti jog (az igazgatóhelyettes és gazdasági vezető), - utasítási jog, - intézkedési jog, - ellenőrzési jog. 6.2. Igazgatóhelyettes Az intézmény igazgatójának állandó és általános helyettese. Feladatait az igazgató közvetlen irányításával végzi. Az igazgató távollétében (hivatalos kiküldetés, szabadság, külföldi út, betegség) annak teljes jogú helyettese. Feladata: - A levéltár működésével kapcsolatos jelentések, tervek, felmérések előkészítésében részt vesz, vagy önállóan maga irányítja és elkészíti. - Az igazgatóval együttműködve szervezi és ellenőrzi a dolgozók tervmunkáját. - Közreműködik a munkaköri leírások és a minősítések elkészítésében. - Részt vesz vagyoni és szakmai ellenőrzésen. - Ellenőrzi és felügyeli az erre kinevezett személyekkel a munka- és tűzvédelmi szabályok betartását, a műszaki adottságok állapotát. - Kooperatív és váratlan feladatokban szervező és ellenőrző feladatokat lát el. (Pl. iratmentés, váratlan szállítás). - Segíti és ellenőrzi, hogy a dolgozók a munkavégzésükhöz szükséges jogszabályokat megismerjék. - Ellenőrzi és segíti a tudományos dolgozók és levéltári kezelők szakmai haladását, javaslatot tesz továbbképzésükre. - Részt vesz a megyei intézményekkel való együttműködés szervezésében. - Közvetlenül irányítja a gyűjtőterületi és az ügyfélszolgálati tevékenységet. - Vezeti a polgári korszak referenciáját, irányítja a honismereti és közművelődési munkát. - Egyéni munkaterve alapján tudományos és közművelődési munkát végez. Jogköre: - Az igazgató távollétében annak teljes jogú helyettese. - Az intézmény dolgozóival szemben utasítási, intézkedési és ellenőrzési joga van. - Javaslattételi és véleményezési joga van szervezeti, szakmai, személyi, gazdálkodási kérdésekben. - Kötelezettségeket vállalhat és jogokat szerezhet az intézmény nevében az igazgatóval egyeztetve. - Kiadmányozási és aláírási joga van. - Irányítja és ellenőrzi a hozzá tartozó munkatársak tevékenységét.
7 6.3. Gazdasági vezető Az intézmény gazdasági-pénzügyi tevékenységének felelős vezetője. Közvetlen irányítója az intézmény igazgatója. Feladata: - A pénzügyi- gazdasági tevékenységet szabályozó jogszabályok, útmutatók, tervezési irányelvek alapján az intézmény szakmai terveivel összhangban elkészíti az éves költségvetést, majd gondoskodik annak tervszerű végrehajtásáról, ellátja az előirányzat felhasználással, előirányzat módosítással kapcsolatos teendőket. - Szervezi és irányítja a költségvetésben tervezett bevételek beszedésével és a kiadások teljesítésével, a pénzgazdálkodással és a bankszámlavezetéssel kapcsolatos operatív feladatokat, gondoskodik azok ellátásáról. - Gondoskodik és részt vesz az intézmény féléves és az éves költségvetési beszámolójának elkészítésében, megszervezi a havi költségvetési jelentés, a negyedéves mérleg jelentés, valamint az adóbevallások és statisztikai jelentések határidőre történő elkészítését és azok kimunkálásában részt vesz. - Kialakítja a számviteli, pénzügyi és bizonylati rendet (szabályzatait elkészíti) és ezek alapján szervezi és irányítja a gazdasági csoport munkáját. - Kötelezettséget vállal az intézmény feladatainak ellátását szolgáló fizetési vagy pénzügyi teljesítésekre, illetve követeléseket előír. Igazgató, vagy igazgató helyettes kötelezettség vállalása esetén ellenjegyzési joggal rendelkezik. - Ellátja az utalványozással kapcsolatos feladatot, a banknál bejelentett aláírási joggal rendelkezik. - Gondoskodik arról, hogy az intézményi alapfeladatok ellátásához szükséges technikai-, pénzügyi feltételek a költségvetési lehetőség keretein belül biztosítva legyenek mindhárom működési területen. - Szervezi az üzemeltetéssel, fenntartással működtetéssel, a beruházással, vagyon használatával és hasznosításával kapcsolatos teendőket és részt vesz a feladatok ellátásban. - Gondoskodik a munkaerő gazdálkodás pénzügyi, személyzeti és munkaügyi feladataihoz kapcsolódó nyilvántartási és adminisztrációs feladatok ellátásáról. - Biztosítja a pénzügyi gazdasági munkafolyamatba épített belső ellenőrzés folyamatát. - Részt vesz a pályázati igények elkészítésében a megítélt támogatások felhasználásában a feladatok megvalósításában és a teljesítések elszámolásában. - Az intézmény vezetését folyamatosan tájékoztatja a levéltár gazdasági helyzetéről. - Kapcsolatot tart a fenntartó pénzügyi irodájával és a bérszámfejtő MÁK BM Területi Igazgatóságával. - Közvetlenül irányítja a gazdasági csoport munkáját.
8 Jogköre: - Gazdasági kérdésekben az igazgatóval, igazgatóhelyettessel együtt vagy önállóan képviseli az intézményt. - Kötelezettséget vállalhat, jogokat szerezhet az igazgatóval történt egyeztetés mellett. - Javaslattételi joga: a területén dolgozókkal kapcsolatos személyi kérdésekben, gazdasági, szervezeti kérdésekben, munkaerő és bérgazdálkodás területén, felújítási feladatokkal kapcsolatban van. - Jogosult az igazgatóval és az igazgatóhelyettessel egyetértésben gazdasági előírásokat, körleveleket készíteni. - Aláírási joga van az egyszámlánkat vezető Baranya Megyei OTP-nél bejelentett módon. 7./ Levéltári munkakörben dolgozók (főlevéltárosok, levéltárosok) Szakmai területen a feudális, a kapitalista és a szocialista korszak referensei, a szakkönyvtár és a kutatószolgálat, valamint a Rét utcai részleg irányítói. A levéltári fondfőcsoportok referenciáját a referencia szabályzatának megfelelően végzik. 8./ Levéltári kezelők A levéltári hivatalos ügyintézést, az iratok rendezését, azok segédlettel való ellátását, selejtezését, az iratok xerox-másolását végzik. 9./ Ügyviteli alkalmazottak Az intézmény feladatához tartozó tudományos tanulmányok, nyilvántartások gépelését, az intézmény ügyvitelét, okirati másolatok kiadványozását, levelezését végzik. 10./ Levéltári kisegítők A kézbesítést, a portaszolgálatot, valamint az iratok előkészítését, továbbá egyéb működést biztosító feladatokat végzik.
9 IV. A levéltár működési rendje 1. A levéltári anyag gyarapodása A levéltár őrizetébe kerülő anyag gyarapodása a Ltv 12. -a, és a Rendelet12-18. -ai értelmében átvétel, vásárlás, ajándékozás, csere, letét, illetve hatósági intézkedéssel levéltárba utalással történhet, továbbá saját maga állíthat elő levéltári anyagot filmezéssel, vagy más technikával történő reprodukció útján. 2. A levéltári anyag őrzése a./ A levéltári anyag raktározási módjára a Rendelet 19-22. -ai az irányadók. b./ A levéltár raktárai három egységben (részlegben) helyezkednek el, a Király és a Rét utcában kutatótermekkel és a munkaszobákkal. c./ A levéltári anyag biztonságáért a levéltár dolgozói egyetemlegesen felelősek. d./ A levéltári raktárakban csak a levéltár dolgozói tartózkodhatnak, kivételt képez a levéltár látogatások esete. e./ A levéltár raktárainak kulcsai csak a levéltár dolgozói által hozzáférhető módon őrizhetők. f./ A raktárakból a levéltári anyag kivétele a Kutatási Szabályzatban rögzített módon történik. A kutatók részére kiszerelt levéltári anyag átvételét a kutatók a kérőlapon aláírásukkal igazolják, s a napi munka befejezése után a felügyelőnek adják át, aki azt a másnapi kutatásig zárt helyen őrzi. A kutatás befejezése után a kutató a levéltári anyagot a kutatóterem felügyelőjének adja át, aki ennek tényét aláírásával igazolja. g./ A levéltári anyag restaurálására, kiállítására és tudományos céllal történő fizikaitechnológiai vizsgálatára, kölcsönzésre vonatkozóan a Rendelet 52-58. -ai az irányadók. 3. A levéltári anyag feldolgozása a./ Az anyag levéltári feldolgozását a levéltár a Rendelet 25-31. -ai, illetve a mindenkor érvényes munkautasítások szerint végzi. b./ A levéltár a levéltári szempontból értéktelen iratok selejtezését az éves munkaterveinek megfelelően, az érvényben lévő jogszabályok és munkautasítások előírásai szerint végzi. c./ A selejtezésről felvett jegyzőkönyvet a levéltár közvetlenül az NKÖM Levéltári Osztályának terjeszti fel jóváhagyásra.
10 4. A levéltári anyag nyilvántartása A levéltári anyag fennmaradásának és megőrzésének biztosítására, a levéltári munkák tervezésének megkönnyítésére a levéltár vezeti mindazokat a nyilvántartásokat, amelyeket a Rendelet 34-40. -ai előírnak. 5. Levéltári kiadványok készítése és közzététele a./ A levéltár az őrizetében lévő levéltári anyag használatát publikus és belső segédletek készítésével könnyíti meg. A belső segédletek levéltári felhasználására, a publikus segédletek a széles értelemben vett kutatók segítségére részben központi, részben saját kiadásban, illetve támogatással jelennek meg. b./ A levéltár tudományos dolgozói a levéltári anyagban levéltártudományi és történettudományi kutatásokat végeznek, s a kutatási eredményeiket országos kiadványokban, illetve a levéltár saját, vagy egyéb helytörténeti kiadványokban teszik közzé. c./ A szerzői joggal kapcsolatos rendelkezések a munkatársak ilyen jellegű tevékenységére is vonatkoznak, vagyis az 5/b. pontban folytatandó kutatások művelése a tudományos státuszban lévő levéltárosok részére kötelező, azonban publikálás esetén őket szerzői tiszteletdíj illeti meg. 6. Kutatás a levéltári anyagban A levéltári anyagban való kutatás módját és az ebben kutathatók körét a levéltár a Rendelet 44-49. -ai, és a Kutatótermi Szabályzat figyelembe vételével határozza meg. 7. A levéltár közművelődési tevékenysége A levéltár a közművelődési tevékenységét sajátos jellegéből adódóan az alábbiakkal segíti elő: a./ kiadványaiban közzéteszi az új kutatási eredményeket, b./ a nem általa őrzött Baranya Megyei vonatkozású levéltári anyagról mikrofilmet, reprodukciókat készíttet, c./ rendszeresen gyűjti és könyvtárán át a kutatók rendelkezésére bocsátja a levéltártani, az általános, a történettudományi és a helytörténeti kiadványokat, d./ igény szerint szakmai tájékoztatást nyújt a Baranya megyei helytörténet kutatóinak, e./ önállóan, illetve más szervekkel közösen kiállításokat rendez,
11 f./ közvetlen kapcsolatot tart az iskolákkal a történelemoktatás segítése érdekében, g./ érdeklődő látogatóknak bemutatja a levéltárat, h./ felkérésre a levéltárról, a levéltári anyagról, annak forrásértékéről, továbbá a levéltári munkáról ismertetéseket, előadásokat tart. 8. Tájékoztatás a levéltári anyag alapján A levéltár a tudományos kutatáson túl szóban vagy írásban hozzáérkezett megkeresésekre általános, de kielégítő tájékoztatást nyújt az általa őrzött levéltári anyagról, illetve az azonosított iratokról tartalmi kivonatokat és hiteles másolatokat állít ki a Rendelet 50-51. -aiban és az illetékről szóló 1990. évi XCIII. tv-ben meghatározott módon. Szóbeli megkeresésre a levéltár a lehetőségekhez képest azonnal tájékoztatást ad, írásbeli megkeresések esetén a választ 30 napon belül kiadja. 9. Munkaterv-beszámoló A levéltár a belső munkáját a NKÖM Közgyűjteményi Főosztályának Levéltári Osztálya és a Baranya Megyei Közgyűlés Bizottsága irányelvei szerint készült éves munkaterv alapján végzi, amelyet az igazgató a dolgozók véleményeit meghallgatva állít össze a megállapított pénzügyi keretekkel összhangban. Az elkészült munkatervet Baranya Megye Közgyűlése hagyja jóvá. A levéltár éves munkájáról készült beszámolót szintén a Baranya Megyei Közgyűlés hagyja jóvá. 10. Nyitva tartás A Baranya Megyei Levéltár nyitva tartását alapvetően az ügyfél- és kutatóforgalom határozza meg. A kutatóterem keddtől - csütörtökig 8.00-16.00, pénteken 8.00-14.00 óráig vehető igénybe. Az ügyfélszolgálat munkanapokon 8-12 óráig tart ügyeletet. 11. Kapcsolódó szabályzatok A Szervezeti és Működési Szabályzatban részletesen nem tárgyalt ügyekben az alábbi szabályzatok a mérvadók: a./ Iratkezelési Szabályzat b./ Kutatási Szabályzat c./ Könyvtári Szabályzat
12 d./ Munkavédelmi Szabályzat e./ Tűzvédelmi Szabályzat g./ Bizonylati Szabályzat h./ Számlarend, Számlatükör i./ Pénz- és értékkezelési szabályzat j./ Leltározási Szabályzat k./ Selejtezési Szabályzat i./ Belső Ellenőrzési Szabályzat