Dr. Molnár Ildikó Főjegyző asszony részére Szentendre Város Önkormányzata 2000 Szentendre, Városház tér 3. Tárgy: Éves ellenőrzési jelentés Éves ellenőrzési jelentés A belső ellenőrzés a 2013. évben hatályos alábbi jogszabályi előírásokat alapul véve, az államháztartásról szóló 201 évi CXCV. törvény (továbbiakban: Áht.) 6 és 70. -a, valamint költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/201(XII.3) Korm. rendelet (a továbbiakban: Bkr.) 48. bekezdései szerinti tartalommal, valamint a hatályos belső ellenőrzési kézikönyvben foglaltak figyelembevételével elkészítette a 2013. évben lefolytatott vizsgálatokról szóló éves ellenőrzési jelentését. Az éves (és összefoglaló éves) ellenőrzési jelentésekre vonatkozóan a jogalkotó céljai: Segíteni kívánja a fejezetet irányító szerv vezetőjét abban, hogy fejezeti szinten áttekinthesse, elemezhesse, értékelhesse a fejezetet irányító szerv, valamint a felügyelete alá tartozó szervezetek tárgyévi belső ellenőrzési tevékenységét, az ellenőrzési tervek teljesítését, valamint a belső ellenőrzési tevékenység által tett megállapítások hasznosítását. 2. Az összefoglaló éves ellenőrzési jelentésekből nyerhető információk támogatják az államháztartásért felelős miniszternek az államháztartási belső kontrollrendszer (ezen belül is különösen a belső ellenőrzés) vonatkozásában végzett központi koordinációs és harmonizációs tevékenységét. 3. A vezetői felelősség/elszámoltathatóság rendszerének keretein belül a költségvetési szervek vezetői tudatos felelősséget vállalnak a jelentés elkészítéséért, figyelembe véve azt, hogy a beszámolás célja a Kormány tájékoztatása az államháztartási belső kontrollrendszer működéséről. 4. Az önkormányzatok esetében a 3. ponton túl cél az átláthatóság biztosítása és a közpénzek felhasználásának hatékony elősegítése, a nyilvánosság megteremtésével annak érdekében, hogy a választópolgárokat képviselő testület szervezete irányításával és feladatellátásának gyakorlatával is példát mutasson. A beszámolók elkészítése, majd megtárgyalása lehetőséget ad a helyi önkormányzat és a hozzá tartozó költségvetési szervek ellenőrzési megállapításainak összegzésére, értékelésére. A belső ellenőrzés a vizsgálatai során nem tárt fel büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekményt.
Tartalomjegyzék A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján... 4 Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése... 4 A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése... 4 Szentendre Város Önkormányzata... 4 Vagyonkataszter nyilvántartás ellenőrzése... 4 Püspökmajor Lakótelepi Bölcsőde... 4 Bérgazdálkodás vizsgálata... 4 Gondozási Központ Szentendre... 4 Átadás-átvétel szabályosságának vizsgálata... 4 Szentendre Város Önkormányzata... 4 Pénzkezelés szabályosságának vizsgálata.... 4 Szentendre Város Önkormányzata... 4 Állami normatív támogatások igénylésének és módosításának ellenőrzése.... 4 Szentendre Város Egészségügyi Intézményei... 4 2012. évi beszámoló ellenőrzése... 4 2. Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása... 5 2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása... 5 2. A belső ellenőrzés humánerőforrás-ellátottsága... 5 2.2. A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása... 6 2.3. Összeférhetetlenségi esetek... 6 2.4. A belső jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása 6 2. A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők... 6 2.6. Az ellenőrzések nyilvántartása... 6 2.7. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok... 7 2.8. A tanácsadó tevékenység bemutatása... 7 2. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján... 8 2. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok... 8 2.2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése... 14 3. Az intézkedési tervek megvalósítása... 14 2 / 17
Mellékletek... 16 3 / 17
Szentendre Város Önkormányzata Püspökmajor Lakótelepi Bölcsőde Gondozási Központ Szentendre Szentendre Város Önkormányzata Szentendre Város Önkormányzata Szentendre Város Egészségügyi Intézményei A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján A belső ellenőrzést Szentendre Város Önkormányzata (továbbiakban: Önkormányzat) erőforrás bevonásával valósította meg 2013. évben. A 2013. évi ellenőrzési tervben 4 szabályszerűségi, 2 pénzügyi és 1 rendszer ellenőrzés lett betervezve. A belső ellenőrzés a terv szerinti ellenőrzéseket elvégezte. A tervhez képest az alábbi változás történt: A Főjegyző kezdeményezésére a belső ellenőrzés 2 pénzügyi ellenőrzést végzett el, illetve a rendszer ellenőrzést 2014. évi vizsgálatra elhalasztotta. A konkrét ellenőrzési feladatokat az éves tervben valamint a jogszabályban előírt módon és elvárások szerint végezte el a belső ellenőrzés. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése A belső ellenőrzés az elvégzett terv szerinti ellenőrzéseket az alábbi táblázatban mutatja be: Tárgy Cél Módszer Vagyonkataszter nyilvántartás ellenőrzése Bérgazdálkodás vizsgálata Átadás-átvétel szabályosságának vizsgálata Pénzkezelés szabályosságának vizsgálata. Állami normatív támogatások igénylésének és módosításának ellenőrzése. 2012. évi beszámoló ellenőrzése Az ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy az ingatlanvagyon-kataszter nyilvántartása megfelel-e a vonatkozó törvényi előírásoknak és belső szabályozásnak Az ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy a bölcsődei létszám, és a dolgozók besorolása a vonatkozó jogszabálynak megfelelnek-e Az ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy az intézmény átvételekor a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően jártak-e el. Az ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy az Önkormányzat Polgármesteri Hivatalánál a pénzkezelés megfelelnek-e a vonatkozó törvényi előírásoknak, illetve a vonatkozó szabályzatoknak Az ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy az Önkormányzatnál a normatív állami támogatások igénylése és módosítása a vonatkozó előírásoknak megfelel-e Az ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy a 2012. évi elemi költségvetési beszámoló a jogszabályi követelményeknek megfelelően készült-e, biztosítja-e a vagyoni és pénzügyi helyzet teljes körű bemutatását. interjú, mintavételes ellenőrzés interjú, tételes ellenőrzés interjú interjú, mintavételes ellenőrzés interjú, mintavételes ellenőrzés mintavételes ellenőrzés 4 / 17
2013. évben az Intézménynél az alábbi soron kívüli, illetve terven felüli ellenőrzés volt: Pest Megyei Könyvtár Izbégi Általános Iskola Tárgy Cél Módszer Szabályozottság és költségvetésének gazdálkodásának ellenőrzése Élelmezési térítési díjak beszedésének ellenőrzése Az ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy a könyvtár gazdálkodása megfelelően szabályozott-e, a könyvei, nyilvántartásai megfelelnek-e e vonatkozó szabályoknak. Az ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy a térítési díj beszedése a vonatkozó előírásoknak megfelelő-e az iskolában. interjú, mintavételes ellenőrzés interjú, mintavételes ellenőrzés Az Izbégi Általános Iskolában történő vizsgálatot soron kívül kérte az Önkormányzat, mivel lakossági bejelentés érkezett a térítési díjak beszedésével kapcsolatban. A Pest Megyei Könyvtár tárgyévben került az Önkormányzat irányítása alá, így az Önkormányzat célszerűnek tartotta a belső ellenőrzéssel megvizsgáltatni az intézmény gazdálkodási folyamatait. Az Önkormányzatnál a belső ellenőrzési terv módosítására nem került sor. A 2013. évre tervezett belső ellenőrzési feladatokat a belső ellenőrzés elvégezte, 1 elmaradt ellenőrzés volt. Szentendre Város Óvodai Intézménye Tárgy Cél Módszer Élelmezési térítési díjak beszedésének rendszerének ellenőrzése Az ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy az ellenőrzött szervezetnél a térítési díjak megállapítása, a kedvezményes és ingyenes térítési díjak megállapításának rendszere megfelel-e a vonatkozó előírásoknak interjú, mintavételes ellenőrzés Az Önkormányzat döntése alapján a Szentendre Város Óvodai Intézménye élelmezési térítési díjak beszedésének ellenőrzését következő évre kérte elhalasztani, helyette a Pest Megyei Könyvtár gazdálkodásának vizsgálatát kezdeményezte. 2. Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett intézkedés nem volt indokolt. 2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása 2. A belső ellenőrzés humánerőforrás-ellátottsága Az ellátandó belső ellenőrzési feladatok végrehajtásához szükséges személyi és tárgyi feltételek a 2013. év során folyamatosan biztosítottak voltak. 5 / 17
A belső ellenőrök szerepelnek az államháztartásért felelős miniszter a belső ellenőrzési tevékenység folytatására az Áht. 70. (4)-(5) bekezdésében előírt engedéllyel rendelkező személyekről vezetett nyilvántartásában. A belső ellenőrök képzettségi szintje megfelelt a Bkr. 24. -ban előírtaknak. Az ellenőrök szakmai képzése az éves képzési terv alapján történt. 2.2. A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása A szervezeti függetlenség Bkr. 19. (1) és (2) bekezdésében foglaltak szerint a szolgáltató által történt feladatelásással teljeskörűen megvalósult. A belső ellenőrzés funkcionális függetlensége biztosított volt, mind az éves terv kidolgozása, az ellenőrzési programok elkészítése és végrehajtása, az ellenőrzési módszerek megválasztása és a következtetések és ajánlások kidolgozásával kapcsolatban. A belső ellenőrök nem vettek részt olyan tevékenységek ellátásában, amelyek a szervezet operatív működésével kapcsolatosak. 2.3. Összeférhetetlenségi esetek A belső ellenőrök megfeleltek a Bkr. 20. -a szerinti összeférhetetlenségi követelményeknek. Összeférhetetlenségi esetek nem voltak. 2.4. A belső jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása A vizsgálatot végző belső ellenőrök az ellenőrzések során a Bkr. 2 a)-e) pontjaiban megfogalmazott jogosultság szerint a szükséges dokumentumokba, nyilvántartásokba betekinthettek, az Önkormányzat és az Intézmények munkatársaitól a szükséges információt megkapták. 2. A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők Az ellenőrzéseket az Önkormányzat és az Intézmények valamennyi érintett dolgozója segítette. Az ellenőrzéseket akadályozó tényező nem volt. 2.6. Az ellenőrzések nyilvántartása Az elvégzett ellenőrzések szükséges adatairól a belső ellenőrzési vezető a Bkr. 22. és 50. szerinti nyilvántartást vezeti. A belső ellenőrzési feladat ellátása során a belső ellenőrzést végző szakemberek minden esetben megbízólevéllel és ellenőrzési programmal ellátottan végezték feladatukat. A jelentések összegzéseket, megállapításokat, javaslatokat tartalmaztak. A belső ellenőrzési dokumentumok nyilvántartása az icont 2002 Kft irodájában, elzártan történik, biztosítva így a személyiségi és adatvédelmi elvárásokat. Mind a megbízólevél, mind a kapcsolódó dokumentumok az icont 2002 Kft iktatási rendszerében elektronikusan iktatásra kerültek. 6 / 17
2.7. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok A belső ellenőrzési tevékenységet végző szakértő szakapparátussal biztosítja a teljes körű ellenőrzéseket. A jelenlegi belső ellenőrzés biztosítani tudja, hogy a belső ellenőrzési tervben szereplő ellenőrzési feladatok megvalósuljanak. A belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenysége érvényesült 2013. évben. A belső ellenőrzési fejlesztési terv elemei: az ellenőrzéssel nem érintett területek fokozatos vizsgálat alá vonása a kockázati tényezőket folyamatosan, a változások észlelésének időpontjában történő átértékelése intézkedési tervek ellenőrzése 2.8. A tanácsadó tevékenység bemutatása Az icont 2002 Kft az Önkormányzatnál 2013. évben az alábbi táblázatban összefoglalt tanácsadói feladatokat látta el. Tárgy Az Önkormányzat tulajdonában lévő ingatlanon végzett idegen beruházás térítés nélküli átvételének milyen Áfa vonzata van az Önkormányzat részéről A transzferár szabályozással kapcsolatban milyen kötelezettség vonatkozik az Önkormányzatra és az általa fenntartott intézményekre, gazdasági társaságokra Eredmény A törvény értelmében a Kft-nek a gazdasági eseményről Áfás számlát kell kibocsátani az átvevő Önkormányzat felé, az átadandó járda értékéről. Ez az érték lesz a felek közötti megállapodás szerinti piaci értéke a tárgyi eszköznek, melyen, mint bekerülési értéken az Önkormányzatnak a nyilvántartásaiba be kell vezetnie az eszközt. Az Önkormányzatnak nem keletkezik fizetési kötelezettsége, mivel a gazdasági esemény térítésmentesen történik. Az átvevő Önkormányzatnak nem kell megtérítenie az Áfát, így nem keletkezik könyvelési tétel, mert az átadó Kft elszámolja az áfát. Az Önkormányzat és intézményei, mivel nem minősülnek kapcsolt vállalkozásnak nem kötelesek transzferár alkalmazására és a törvény szerinti nyilvántartás vezetésére. Az Önkormányzat tulajdonában lévő gazdasági társaságok, amennyiben azok a jogszabály szerint kapcsolt vállalkozásnak minősülnek, egymás közötti gazdasági eseményeinek elszámolására alkalmazniuk kell a transzferárat. Ennek meghatározásának menetét szabályzatban kell rögzíteni és nyilvántartást kell róla vezetni a szokásos piaci ár meghatározásával összefüggő nyilvántartási kötelezettségről szóló 22/2009. (X. 16.) PM rendeletben foglaltaknak megfelelően. A belső ellenőrzés ezen kívül a tanácsadás keretében minden hóban tájékoztatást küldött az Önkormányzat részére a jogszabályi változásokról, melyek rövid bemutatása is megtörtént. 7 / 17
2. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján 2. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok A belső ellenőrzés 2013. évben az Önkormányzatnál és Intézményeinél a belső ellenőrzési kézikönyv alapján kiemelt kategóriába tartozó alábbi megállapításokat tette. Szentendre Város Önkormányzata; Vagyonkataszter nyilvántartás ellenőrzése: 2. A Közép- és hosszú távú vagyongazdálkodási tervnek tekinthető vagyongazdálkodásra vonatkozó dokumentumokban nem különülnek el a közép és hosszú távú feladatok, nem tartalmazzák azok ütemezését A vagyonkataszter és a földhivatali tulajdoni lapok adatai nem egyeznek minden esetben Nincsen meg a feladat értékeléshez szükséges alap információ Számviteli fegyelem megsértése Szükséges a vagyongazdálkodási terv közép és hosszú távra történő ütemezése Az egyezőség létrehozás érdekében tételes felülvizsgálat, majd folyamat kialakítása az egyezőség fenntartására Szentendre Város Egészségügyi Intézményei; 2012. évi beszámoló ellenőrzése: Idegen eszközök leltározása nem került szabályozásra; a tulajdonos Önkormányzat nem végez egyeztetést 2. Vevő analitika és számla eltérése Nem egyezik az Önkormányzati vagyon nyilvántartás illetve az intézmény által felleltározott eszközállomány Kontroll hiánya okozza az eltérést az analitika és az alapbizonylat között 3. Nincsen értékvesztés elszámolása Beszámoló adatai nem valósak 4. Kötelezettségvállalás nyilvántartás nem felel meg a törvényi előírásoknak, a kötelezettségvállaló nem tud meggyőződni a rendelkezésre álló, kötelezettségvállalással nem Fedezet nélküli kötelezettségvállalás keletkezhet Vagyongazdálkodási osztálynak meg kellene szerveznie, hogy részt vegyen az eszközei leltározásán; Kontroll alkalmazása, rendszeres analitika, leltár, főkönyv egyeztetések Szabályzat szerinti eljárás betartása Jogszabályi előírásoknak megfelelő nyilvántartás vezetése 8 / 17
terhelt előirányzatról Az Intézmény gépjárművet lízingelt a költségvetési szervekre vonatkozó jogszabályoknak ellentmondóan A vonatkozó törvénnyel ellentétes eljárás Jogszabályi előírások betartása, a végrehajtás kontrollja Izbégi Általános Iskola; Élelmezési térítési díjak beszedésének ellenőrzése: Az Intézmény a térítési díj Hatályos pénzkezelési beszedéséhez kapcsolódó szabályzat hiányában Szabályzat tevékenységét eljárásrend megsértette a vonatkozó elkészítése hiányában nem szabályozott törvényi szabályozás keretek között végzi rendelkezéseit A belső ellenőrzés az egyéb megállapításait az alábbi táblázatokban mutatja be vizsgálatonként. Átlagos jelentőségű megállapítások 2. 3. 4. Szentendre Város Önkormányzata; Vagyonkataszter nyilvántartás ellenőrzése: Nincs kontroll pontok egyértelmű meghatározása, nem lehet számon kérni a feladat elvégzését SZMSZ és Ügyrend nincs összhangban Vagyonnyilvántartás végzésének helye nem egyértelműen tisztázott Vagyonváltozások könyvelésére alkalmazott Könyvelési utasítás nem felel meg a számviteli alapbizonylat követelményeinek A Vagyonrendelet nincs minden esetben összhangban más belső szabályzatokkal Feladatok elosztása nem egyértelmű, nincsen felelőse a feladatnak Számviteli fegyelem megsértése Nincs kontroll pontok egyértelmű meghatározása, nem lehet számon kérni a feladat elvégzését Szükséges a két dokumentum összehangolása, majd a folyamatos, egyidejű karbantartás biztosítása. A feladatvégzés helyének felülvizsgálata, szükség esetén feladat és munkaerő átcsoportosítás (változások keresztülvezetése az SZMSZ-en és Ügyrenden) Szükséges az alkalmazott bizonylat felülvizsgálata, módosítása (mind a tartalom, mind a folyamat vonatkozásában). Szükséges a rendeletek és belső szabályozások harmonizációja Vagyonkataszter vezetésének folyamatossága nem megfelelő Számviteli fegyelem megsértése A belső folyamatszabályozáson keresztül biztosítani kell a nyilvántartások rakészségét (legalább a törvény által előírt 90 betartását) 9 / 17
6. 7. 8. 9. A földhivatali tulajdoni lapok elavultak (régi keltezésűek) A kataszteri ló nem minden esetben tartalmaz aktuális adatokat (utcanévváltozások) Nincsenek friss értékbecslési adatok átvezetve a vagyonkataszter nyilvántartásban Vízközmű analitikával egyeztetés ebben a formában felesleges Nem lehet megállapítani, hogy teljes és pontos-e a nyilvántartás Számviteli fegyelem megsértése, azonosítás nehézsége Vagyon értéke nem követi a piaci értéket Nem megalapozott adatok a könyvekben Szükséges a tulajdoni lapok élőn tartása (legalább azokból a tulajdoni lapokból friss példány bekérése, melyek esetében változás történt) A kataszteri ló folyamatos aktualizálása szükséges Vagyon értékesítési pályáztatás során friss értékbecslések eredményét tüntessék fel a vagyonnyilvántartásban Felhívni a vízközmű üzemeltetőjének figyelmét a analitika vezetésének törvényi előírásaira Püspökmajor Lakótelepi Bölcsőde; Bérgazdálkodás vizsgálata: 2. 3. A Bölcsőde nem rendelkezik Ellentétes a vonatkozó Pótolni kell a közalkalmazotti szabályzattal jogszabállyal szabályzatot A személyi dossziék nem Pótolni kell a tartalmaztak közalkalmazotti Ellentétes a vonatkozó hiányzó alapnyilvántartást, és a dolgozót jogszabállyal dokumentumokat értékelő teljesítményértékeléseket Közalkalmazottak besorolása nem minden esetben került helyesen megállapításra Ellentétes a vonatkozó jogszabállyal, azonban a kötelező minimál bérre történő kiegészítés miatt nincs pénzügyi vonatkozása A besorolásokat felül kell vizsgálni. Gondozási Központ Szentendre; Átadás-átvétel szabályosságának vizsgálata: - - - 2. Szentendre Város Önkormányzata; Pénzkezelés szabályosságának vizsgálata: Szentendre Város Önkormányzatának kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási és ellenjegyzési hatásköri rendjéről szóló Szentendre Város Polgármesterének és Jegyzőjének 1/201 (III.30.) számú együttes utasításában (Szabályzat) nem lettek átvezetve a törvényi változások A Szabályzat hiányosságai: - aláírás minták hiánya (jogosultak, Hiányos, vagy nem megfelelő kontroll környezet A szabályzat nem tartalmazza rakészen a különböző A szabályzatot aktualizálni kell minden jelentős változáskor (szervezeti, jogszabályi változások stb.) A Szabályzat kiegészítése az aláírás mintákkal, 10 / 17
3. 4. jogosultságokat Megismerés hiányában a dolgozók esetleg nem az előírásoknak megfelelően látják el feladatukat illetve megbízás átvétele) - nem tartalmazza a teljesítés igazolásra jogosultakat - megismerési záradék hiányzik A kötelezettségvállalás folyamatára vonatkozó megállapítások: - a kötelezettségvállalás ellenjegyzése nem valósult meg minden esetben - nem látják el dátummal az ellenjegyzést A kötelezettségvállalás nyilvántartására vonatkozó megállapítások: - pénztári kiadásokat nem vezetik a nyilvántartásban - nem tartalmazza az előirányzatokat - hiányos az adattartalma (kötelezettségvállaló neve, vállalt kötelezettség megbontása évek és előirányzatok szerint. A kötelezettségvállalás gyakorlati alkalmazásának hiányosságai: - a teljesítés igazolást végző személyek kinevezés nélkül látják el a feladatot - a pénztári tételeknél hiányzik az érvényesítés dátuma - több féle utalvány rendeletet alkalmaznak a gyakorlatban különböző hiányosságokkal - több partner elszámolása egy utalvány rendeleten történik a pénztárban Ellenjegyzés hiányában nem állapítható meg, hogy a kötelezettségvállaló rendelkezett-e a tényleges szabad előirányzatra vonatkozóan információval, dátum hiányában pedig nem lehet megállapítani, hogy időben az ellenjegyzés és a kötelezettségvállalás hogyan követték egymást A kötelezettségvállalás nyilvántartási rendszer nem tölti be a jogszabályok által előírt feladatát, nem tájékoztatja a döntéshozókat a rendelkezésre álló szabad előirányzatról; a kötelezettségvállalás adatairól időigényes munkával lehet az adatokat előállítani Kinevezés nélküli teljesítés igazolásnál, előfordulhat, hogy nem jogosult igazol; Dátum hiányában az időbeliség nem állapítható meg, így az sem, hogy az aláírások az előírások sorrendjében történnek-e; jogosultak névsorának aktualizálásával, megismerési záradékkal; a teljesítés igazolásra jogosultak nevesítése a szabályzat mellékletében. Kontroll környezet felülvizsgálata, és a megállapításokra kontroll pontok beépítése Olyan kötelezettségvállalás nyilvántartás bevezetése, mely az alapját képezi a tényleges kötelezettségvállalásnak, illetve a könyvelésnek és az egyéb adatszolgáltatásoknak. A gyakorlati eljárás felülvizsgálata és a szabályzatban való eljárás következetes kontrollja szükséges Szentendre Város Önkormányzata; Állami normatív támogatások igénylésének és módosításának ellenőrzése: Nincsen írásban Szabályzat kidolgozása, mely tartalmazza a szabályozva az Nem pontos feladat finanszírozáshoz igényelt állami állami támogatások adatszolgáltatás, támogatások során ellátandó feladatokat, igénylésének, határidők be nem határidőket, hatás- és felelősségi köröket, az módosításának tartása, igénylést alátámasztó dokumentumok rendje. listáját. 11 / 17
2. Egységes dokumentáció hiánya. Túlmunka ráfordítás Olyan dokumentáció kidolgozása, melyből az adatszolgáltatás könnyen összesíthető. Szentendre Város Egészségügyi Intézményei; 2012. évi beszámoló ellenőrzése: Nem szabályos A bizonylatok javításának Gyenge kontroll környezet bizonylatjavítás szabályozása Leltárkészítési és leltározási szabályzat kitöltetlen Felelősségre vonás szabályzati 2. Szabályzat kiegészítése megismerési nyilatkozatot szinten nem megalapozott tartalmaz Tárgyi eszközök egyedi A kettős nyilvántartás miatt az nyilvántartása kettős, gépi Gépi nyilvántartó program 3. adatok felvezetése és az programban és kézi kartonon alkalmazása egyeztetés időigényes is vezetik 4. 6. Az Intézmény az értékelési szabályzata szerint a tárgyévi követelésire is számolhat el értékvesztést, pedig tartósnak azt a követelést minősíti, mely már az előző beszámolóban is szerepel Vevő nyilvántartás hiányosságai: Kötelezettségvállalás, utalványozás: nem az ír alá, aki jogosult a szabályzat szerint Nincsenek összhangban a szabályzat előírásai, így nem felel meg a számviteli előírásoknak az eljárás Nem állapítható meg egyértelműen, mely követelések nincsenek kiegyenlítve pénzügyileg, illetve, hogy helyesen van-e bemutatva a követelés állomány a beszámolóban; Nincs betartva a szabályzat; Az Intézmény az értékelési szabályzata szerint a tárgyévi követelésire is számolhat el értékvesztést, pedig tartósnak azt a követelést minősíti, mely már az előző beszámolóban is szerepel Számítógépes program fejlesztése, hogy képes legyen a megfelelő analitikát előállítani; Nyilvántartás vezetése; Belső kontroll rendszer keretein belül kontrollok beépítése a folyamatokba, illetve szigorú ellenőrzése Pest Megyei Könyvtár; Szabályozottság és költségvetésének gazdálkodásának ellenőrzése: A következő szabályzatok nem lettek aktualizálva: Értékelési szabályzat Nem vonatkoznak az A szabályzatokat A leltározás rendjéről szóló előírásai a Könyvtárra. aktualizálni kell. szabályzat Pénzkezelési szabályzatként 12 / 17
2. 3. 4. 6. 7. 8. Feleslegessé vált vagyontárgyak selejtezési és hasznosítási rendjéről szóló szabályzat A szabályzatok nem tartalmaznak megismerési záradékot. A szabályzatok közül hiányosak az alábbiak: Az Értékelési szabályzat Leltározási szabályzat Pénzkezelési szabályzat A kötelezettségvállalási és utalványozási eljárásrend Értékelési szabályzat, Pénzkezelési szabályzat. nem lett minden szabályzat kiterjesztve a Könyvtárra A Könyvtár nem rendelkezik Önköltség számítási és árképzési szabályzattal A szabályzatok nincsenek mindenben összhangban: Értékelési szabályzat és a Számviteli politika a kis értékű eszközök vonatkozásában. A Gazdálkodási szabályzat a felek közötti Megállapodással az írásos kötelezettségvállalás vonatkozásában. A Könyvtár által több utalványrendelet van használatban egyszerre, ami nehezíti a szabályos feladatellátást. Előirányzatok nincsenek előírva, de van teljesítés. A munkavállalókon felelőssége nem egyértelmű. A nem szabályozott területen előfordulhatnak rendszeres hibák. Nem vonatkoznak az előírásai a Könyvtárra. ellentétes a vonatkozó szabályozásnak Az ellentétes szabályozások hibákhoz vezetnek. Nagyobb hiba lehetőség. Olyan teljesítések, melyeknek nincsenek előirányzatai. Kiadásnál fedezet hiányt jelenthet. Záradékolás pótlása. A szabályzatokat ki kell egészíteni. A szabályzatokat ki kell terjeszteni a Könyvtárra. A szabályzatot el kell készíteni. A szabályzatokat össze kell hangolni, hogy egyértelmű legyen. Egy utalványrendelet alkalmazása. Előirányzatok átcsoportosítása, rendezése. Izbégi Általános Iskola; Élelmezési térítési díjak beszedésének ellenőrzése: 2. A pénzkezelő hely nem állíthatott volna ki gépi úton számlát, mert csak az Önkormányzattól átvett számlatömbből kiállított készpénzfizetési számla kiállítására volt jogosultsága. A térítési díj nyilvántartásban rögzített adatok és a kiállított számlák A nem megfelelő számlázási gyakorlat miatt fordult elő, hogy számlák nem, vagy hibásan kerültek kiállításra. A nyilvántartás megbízhatatlanságát mutatják - Nyilvántartások időközönkénti felülvizsgálata, 13 / 17
3. 4. egyeztetése adatainak egymástól való eltérése A i pénztárjelentések hiánya A pénzbeszedő helyiségben az idegen pénzeszközök tárolására a gazdasági ügyintéző írásos engedéllyel nem rendelkezett Nincs dokumentálva a munka végén lévő készpénzállomány nagysága Nem lehet megállapítani a készpénzállomány nagyságát Pénztár jelentések kiállításának megkövetelése Jegyzőkönyv felvétele az idegen pénzeszközök tárolásáról 2.2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése A belső kontrollrendszer kialakítása és működtetése a költségvetési szerv vezetőjének (Főjegyző) feladata, akinek a belső kontrollrendszer fejlesztése során figyelembe kell vennie az államháztartási ellenőrzést és belső ellenőrzést végző szervek által megfogalmazott ajánlásokat és javaslatokat. A belső kontrolrendszer elemei: kontrollkörnyezet kockázatkezelési rendszer kontrolltevékenységek információs és kommunikációs rendszer nyomon követési rendszer és monitoring Az elvégzett ellenőrzések célja volt elemezni, vizsgálni és értékelni az ellenőrzött területekhez kapcsolódó belső kontrollok kiépítésének, működésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését, a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat és ajánlásokat tenni, hozzájárulni a belső kontrollrendszerek javításához, továbbfejlesztéséhez. Fentiek, valamint a lefolytatott vizsgálatok, alapján a következőket javasolja a belső ellenőrzés a belső kontrollrendszer fejlesztése érdekében: A kontrollkörnyezet folyamatos aktualizálása a változó feltételeknek megfelelően. Biztosítsák a kötelezően előírt kockázatkezelési rendszer működtetését. A kontrolltevékenységek körében a FEUVE folyamatainak aktualizálása a változó szervezeti és jogszabályi feltételeknek megfelelően. A szervezet egészére kiterjedő hatékony monitoring rendszer működtetése. 3. Az intézkedési tervek megvalósítása A Bkr. 4 (1) bekezdése alapján az intézkedési terv elkészítéséért, végrehajtásáért és a megtett intézkedésekről történő beszámolásért az ellenőrzött, valamint a javaslattal érintett szerv, illetve szervezeti egység vezetője felelős. 14 / 17
Az intézkedési tervet a vonatkozó határidők megjelölésével az ellenőrzési jelentés kézhezvételétől számított 8 on belül kell elkészíteni és megküldeni a költségvetési szerv vezetője és a belső ellenőrzési vezető részére. A Bkr. 46. (1) előírása szerint az ellenőrzött szervezeti egység vezetője az intézkedési tervben meghatározott egyes feladatok végrehajtásáról az intézkedési tervben meghatározott legutolsó határidő lejártát követő 8 on belül írásban köteles beszámolni a költségvetési szerv vezetője részére, és ezen beszámolót egyúttal tájékoztatásul meg kell küldeni a belső ellenőrzési vezetője részére is. Az ellenőrzési jelentésekben található javaslatok alapján az alábbiakban felsorolt vizsgálatokra készültek intézkedési tervek Szentendre Város Egészségügyi Intézményei: 2012. évi beszámoló ellenőrzése, melyből nyolc intézkedés megvalósítási határideje 2014. évre húzódik át. Szentendre Város Önkormányzata: Állami normatív támogatások igénylésének és módosításának ellenőrzése, melynek megvalósítási határideje 2014. évre húzódik át. Az intézkedési tervekben megjelölésre kerültek a végrehajtandó feladatok, a felelős személyek és az intézkedési határidők. Debrecen, 2014. február 14. Nagy Tünde Belső ellenőrzési vezető Regisztrációs szám: 5113633 15 / 17
Mellékletek Létszám és erőforrás számú melléklet Önkormányzat neve: SZENTENDRE VÁROS ÖNKORMÁNYZATA Belső ellenőr közszolgálati jogviszonyban státusz (fő) betöltött státusz (fő) Saját erőforrás összesen Külső szolgáltató Külső erőforrás összesen Erőforrás összesen ember fő ember ember státusz (fő) Adminisztratív személyzet betöltött státusz (fő) Helyi önkormányzat (I.+II.) 0,0 0,0 0,0 11,0 129,0 129,0 0,0 0,0 I. Polgármesteri hivatal összesen 3,0 51,0 51,0 II. Irányított szervek összesen 0,0 0,0 0,0 8,0 78,0 78,0 0,0 0,0 Szentendre Város Egészségügyi Intézményei 2,0 20,0 20,0 2. Pest Megyei Könyvtár 1,0 12,0 12,0 3. Ferenczy Múzeum 0,0 4. Szentendre Város Óvodai Intézménye 0,0 Szentendre Város Önkormányzata Püspökmajor lakótelepi Bölcsöde 2,0 16,0 16,0 6. Gondozási Központ Szentendre 1,0 10,0 10,0 n. Izbégi Általános Iskola 2,0 20,0 20,0 Ellenőrzések 2. számú melléklet Ellenőri ok összesen 5,0 0,0 74,0 3,0 0,0 55,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 8,0 0,0 129,0 129,0 I. Polgármesteri hivatal összesen 2,0 0,0 36,0 1,0 0,0 15,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 3,0 0,0 51,0 51,0 aa) Saját szervezetnél 2,0 36,0 1,0 15,0 3,0 0,0 51,0 51,0 ab) Irányított szerveknél 0,0 0,0 0,0 0,0 ac) Egyéb ellenőrzések 0,0 0,0 0,0 0,0 b) Soron kívüli ellenőrzések 0,0 c) Terven felüli ellenőrzések 0,0 II. Irányított szervek összesen 3,0 0,0 38,0 2,0 0,0 40,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 5,0 0,0 78,0 78,0 Szentendre Város Egészségügyi Intézményei 0,0 0,0 0,0 1,0 0,0 20,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,0 0,0 20,0 20,0 aa) Saját szervezetnél 1,0 20,0 1,0 0,0 20,0 20,0 ab) Irányított szerveknél 0,0 0,0 0,0 0,0 ac) Egyéb ellenőrzések 0,0 0,0 0,0 0,0 b) Soron kívüli ellenőrzések 0,0 c) Terven felüli ellenőrzések 0,0 2. Pest Megyei Könyvtár 1,0 0,0 12,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,0 0,0 12,0 12,0 aa) Saját szervezetnél 1,0 12,0 1,0 0,0 12,0 12,0 ab) Irányított szerveknél 0,0 0,0 0,0 0,0 ac) Egyéb ellenőrzések 0,0 0,0 0,0 0,0 b) Soron kívüli ellenőrzések 0,0 c) Terven felüli ellenőrzések 0,0 3. Ferenczy Múzeum 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 aa) Saját szervezetnél 0,0 0,0 0,0 0,0 ab) Irányított szerveknél 0,0 0,0 0,0 0,0 ac) Egyéb ellenőrzések 0,0 0,0 0,0 0,0 b) Soron kívüli ellenőrzések 0,0 c) Terven felüli ellenőrzések 0,0 4. Szentendre Város Óvodai Intézménye 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 aa) Saját szervezetnél 0,0 0,0 0,0 0,0 ab) Irányított szerveknél 0,0 0,0 0,0 0,0 ac) Egyéb ellenőrzések 0,0 0,0 0,0 0,0 b) Soron kívüli ellenőrzések 0,0 c) Terven felüli ellenőrzések 0,0 Önkormányzat neve: SZENTENDRE VÁROS ÖNKORMÁNYZATA Helyi önkormányzat (I.+II.) Szentendre Város Önkormányzata Szabályszerűségi ellenőrzés Pénzügyi ellenőrzés Rendszerellenőrzés Teljesítményellenőrzés Informatikai ellenőrzés Utóellenőrzés Ellenőrzések összesen Püspökmajor lakótelepi Bölcsöde 1,0 0,0 16,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,0 0,0 16,0 16,0 aa) Saját szervezetnél 1,0 16,0 1,0 0,0 16,0 16,0 ab) Irányított szerveknél 0,0 0,0 0,0 0,0 ac) Egyéb ellenőrzések 0,0 0,0 0,0 0,0 b) Soron kívüli ellenőrzések 0,0 c) Terven felüli ellenőrzések 0,0 6. Gondozási Központ Szentendre 1,0 0,0 10,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,0 0,0 10,0 10,0 aa) Saját szervezetnél 1,0 10,0 1,0 0,0 10,0 10,0 ab) Irányított szerveknél 0,0 0,0 0,0 0,0 ac) Egyéb ellenőrzések 0,0 0,0 0,0 0,0 b) Soron kívüli ellenőrzések 0,0 c) Terven felüli ellenőrzések 0,0 n. Izbégi Általános Iskola 0,0 0,0 0,0 1,0 0,0 20,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,0 0,0 20,0 20,0 aa) Saját szervezetnél 1,0 20,0 1,0 0,0 20,0 20,0 ab) Irányított szerveknél 0,0 0,0 0,0 0,0 ac) Egyéb ellenőrzések 0,0 0,0 0,0 0,0 b) Soron kívüli ellenőrzések 0,0 c) Terven felüli ellenőrzések 0,0 16 / 17
Tevékenységek 3. számú melléklet Önkormányzat neve: SZENTENDRE VÁROS ÖNKORMÁNYZATA Ellenőrzések összesen Tanácsadás ember ember ember ember ember ember Saját kapacitás összesen ember Külső kapacitás összesen ember Kapacitás összesen Helyi önkormányzat (I.+II.) 0,0 129,0 13,0 0,0 15,0 0,0 4,0 0,0 6,0 0,0 154,0 154,0 I. Polgármesteri hivatal összesen 0,0 51,0 13,0 0,0 15,0 0,0 4,0 0,0 6,0 0,0 76,0 76,0 aa) Saját szervezetnél 0,0 51,0 13,0 15,0 4,0 6,0 0,0 76,0 76,0 ab) Irányított szerveknél 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 ac) Egyéb ellenőrzések 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 b) Soron kívüli kapacitás 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 c) Terven felüli kapacitás II. Irányított szervek összesen 0,0 78,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 78,0 78,0 Szentendre Város Egészségügyi 0,0 20,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 20,0 20,0 aa) Saját szervezetnél 0,0 20,0 0,0 20,0 20,0 ab) Irányított szerveknél 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 ac) Egyéb ellenőrzések 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 b) Soron kívüli ellenőrzések 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 c) Terven felüli ellenőrzések 2. Pest Megyei Könyvtár 0,0 12,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 12,0 12,0 aa) Saját szervezetnél 0,0 12,0 0,0 12,0 12,0 ab) Irányított szerveknél 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 ac) Egyéb ellenőrzések 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 b) Soron kívüli ellenőrzések 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 c) Terven felüli ellenőrzések 3. Ferenczy Múzeum 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 aa) Saját szervezetnél 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 ab) Irányított szerveknél 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 ac) Egyéb ellenőrzések 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 b) Soron kívüli ellenőrzések 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 c) Terven felüli ellenőrzések 4. Szentendre Város Óvodai Intézménye 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 aa) Saját szervezetnél 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 ab) Irányított szerveknél 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 ac) Egyéb ellenőrzések 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 b) Soron kívüli ellenőrzések 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 c) Terven felüli ellenőrzések Szentendre Város Önkormányzata Püspökmajor lakótelepi Bölcsöde 0,0 16,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 16,0 16,0 aa) Saját szervezetnél 0,0 16,0 0,0 16,0 16,0 ab) Irányított szerveknél 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 ac) Egyéb ellenőrzések 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 b) Soron kívüli ellenőrzések 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 c) Terven felüli ellenőrzések 6. Gondozási Központ Szentendre 0,0 10,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 10,0 10,0 aa) Saját szervezetnél 0,0 10,0 0,0 10,0 10,0 ab) Irányított szerveknél 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 ac) Egyéb ellenőrzések 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 b) Soron kívüli ellenőrzések 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 c) Terven felüli ellenőrzések n. Izbégi Általános Iskola 0,0 20,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 20,0 20,0 aa) Saját szervezetnél 0,0 20,0 0,0 20,0 20,0 ab) Irányított szerveknél 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 ac) Egyéb ellenőrzések 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 b) Soron kívüli kapacitás 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 c) Terven felüli kapacitás Képzés Egyéb tevékenység ember Intézkedések megvalósítása 4. számú melléklet Önkormányzat neve: SZENTENDRE VÁROS ÖNKORMÁNYZATA Előző év(ek)ről áthúzódó intézkedések Tárgyévi intézkedések Ebből végrehajtott Megvalósítási arány % Helyi önkormányzat (I.+II.) 0,0 24,0 14,0 58,3 I. Polgármesteri hivatal összesen 0,0 2,0 0,0 0,0 II. Irányított szervek összesen 0,0 22,0 14,0 63,6 Szentendre Város Egészségügyi Intézményei 22,0 14,0 63,6 2. Pest Megyei Könyvtár 3. Ferenczy Múzeum 4. Szentendre Város Óvodai Intézménye Szentendre Város Önkormányzata Püspökmajor lakótelepi Bölcsöde 6. Gondozási Központ Szentendre 7. Izbégi Általános Iskola 17 / 17