KOMMUNIKÁCIÓ AZ EGYETEMEN 2009/2010. II. félév Felelős oktató: Viszket Anita Pályázat a 2010. április 10.-i konferencia megszervezésére A pályázók és elérhetőségük: Kásler Henriett (KAHRAAB.PTE) e-mail:... telefonszám:... Végh Nóra (VENOAAB.PTE) e-mail:... telefonszám:... Felhasznált irodalom: Munkánk során felhasználtuk Járási Anikó Rendezvényszervezés (JGYF Kiadó, 2004, Szeged) című könyvét, ez alapján próbáltuk meg felépíteni a pályázat vázát. Mindemellett még segítségünkre volt Görög Ibolya: Protokoll az életem (Athenaeum 2000 Kiadó), Gyarmati Ildikó: Rendezvényszervezési kalauz (Athenaeum 2000 Kiadó) Ottlik Károly: Protokoll (Protokoll '96 Kft., Budapest, 1993), ezekből a könyvekből a konferenciával kapcsolatos fogalmakat tettük tisztába. Ezekből tudtuk, meg, hogy hány féle és fajta rendezvény létezik és, hogy ezeken belül a konferenciát hová sorolja. Konferencia: előre meghatározott napirend és program szerint zajló, problémamegoldó ülés. A kongresszusnál kisebb létszámú és rövid időtartamú. Nagyobb konferenciák esetében gondoskodnunk kell a meghívottak szállodai elhelyezéséről és a konferencia vacsoráról is. Nemzetközi konferencia esetében a résztvevők legalább három, de inkább jóval több országból érkeznek, ezért a tolmácsokról gondoskodni kell. A résztvevők száma dönti el azt, hogy hány ülésteremre, illetve szállodai szobára lesz szükség. Gondoskodni kell úgynevezett hölgyprogramokról is. A házigazda legyen magas rangú személy. A konferenciára a résztvevők egyénileg fizetik be a részvételi díjat. Mivel mi csak egy kisebb konferenciát szeretnénk megtartani, ezért nem kell majd ilyenekkel foglalkoznunk, mint szálláskeresés és étkeztetés. De ez nem jelenti azt, hogy nem kell gondoskodnunk valamiféle enni és innivalóról a vendégek kényelmének érdekében. Előreláthatólag külföldi vendégek sem fognak részt venni a rendezvényen, már csak azért sem, mert az előadások magyarul lesznek megtartva, ezért tolmácsra sem lesz szükségünk. Úgyhogy nekünk annyival könnyebb dolgunk lesz, hogy csak a napirendet kell beosztanunk és az ehhez kapcsolatos előkészületeket megszerveznünk. Azt viszont nagyon fontosnak tartjuk, hogy minden egy kidolgozott terv szerint haladjon, ne legyenek fennakadások a konferencia közben. Azt is a feladataink közé soroljuk, hogy esetlegesen az előadókat figyelmeztessük az időpontok, határidők betartására.
1. Alapanyagok, beszerzésük, költségvetésük A költségvetés, mivel nem haladhatja meg a 10 000 forintot, ezért a beszerzésre kerülő dolgokat, mindenféleképpen valamelyik nagyáruházban szeretnénk megvenni. Mi a Metrora gondoltunk, mert azt találtuk a legolcsóbbnak. Az egyéb szükséges dolgokat otthonról, az egyetemről, egyéb helyekről szereznénk be. 1.1. Az előadásokhoz: Laptop Projektor Hangfalak Ásványvíz és műanyagpohár Tollak, papírok Kréták, szivacsok Valami dísz az előadói asztalra (virág) 1.2. A regisztrációhoz: Jelenléti ív A konferencia plakátja Táblák, melyek utat mutatnak a konferencia helyszínéhez és a mellékhelyiséghez Névkitűzők Tollak Értékelő lapok 1.3. A büféhez: Vízforraló Tea Kávépor Citromlé Cukor Tej vagy tejpor Műanyag kiskanalak Műanyag poharak Szalvéta Teasütemények Szemetes 2. Reklámozás, információ közvetítés Mivel kevés idő áll rendelkezésünkre és a nincs túl sok pénzünk sem, ezért megpróbálunk mindent a lehető legegyszerűbben és legolcsóbban megoldani. Ennek érdekében, amit csak lehet, saját kezűleg, önerőből vitelezünk ki.
Plakátok: Ennek a megszerkesztését már elkezdtük, de még ennek megvalósítása nem sikerült. De mindenféleképpen szerepelni fog rajta az előadások címe, időpontja, helye, az előadók neve és hogy hol lehet regisztrálni. Fontos, hogy figyelemfelkeltőek, színesek legyenek a plakátok. Tisztában vagyunk vele, hogy a plakátokat le kell pecsételtetni a Szolgáltatói irodában, ezért ezt meg is tesszük a felhelyezésük előtt. A plakátokat az egyetem épületén belül több helyen és több karán is kiragasztanánk, hogy minél többen értesüljenek a konferenciáról. Weblap: Ennek elkészítését az egyik ismerősünk vállalta (Szabó Gergő), ami egy egyszerű html kinézetű honlap lesz. Ez a honlap tartalmazni fog minden fontos információt a konferenciával kapcsolatban (előadások címe, időpontja, helye, előadók neve, a regisztrációhoz szükséges e-mail címek) Egyéb: Ezen kívül szeretnénk, ha az ETR hirdetőfalára is felkerülne az esemény tájékoztatója. A BTK tanszékeit is felkeresnénk, hogy rajtuk keresztül is népszerűsíteni tudjuk a konferenciát (Tanszéki titkárnők csoportos e-mailt küldenek a tanszék hallgatóinak a konferenciáról.). 3. Regisztráció A regisztráció e- mail címeken keresztül történik, amit a honlapon találhatnak meg az érdeklődők. A regisztrációhoz szükséges a név megadás és egy e-mail cím, hogyha elengedhetetlen, az esetleges változásokról, mindenkit értesíteni tudjunk. A regisztráció többek között azért is fontos, mert így fel tudjuk mérni az enni és innivaló mennyiségét. Lényeges, hogy odafigyeljünk arra, hogy esetleg olyanok is eljönnek, akik előzetesen nem regisztráltak, ezért mindenből 10-15 százalékkal többet kell beszerezni, hogy feltétlenül elég legyen. 4. A konferencia A konferencia alatt alapvető feladat, hogy mindenre felügyeljünk. Egyikünk a vendégekkel foglalkozik, ellenőrzi, hogy regisztráltak e, és leülteti őket. Valamelyikünk mindig ott lesz a büfénél, hogy ki tudjunk mindenkit szolgálni. Az előadások után, hogy a feszültség oldódjon, mi is kérdéseket tennénk fel az előadókhoz, persze csak akkor, ha a hallgatóság nem mutat elegendő aktivitást ezen a téren. Az előadások beosztását a tanárnő intézi, de mi úgy gondoljuk, hogy egy szünetre mindenféleképpen szükség lenne, hogy a vendégek felfrissüljenek. A terem előtt büfé asztal lesz elhelyezve, itt kávé, tea, és ennivaló várja majd a vendégeket. A kávét és a teát vízforraló segítségével készítjük, hogy mindig forró itallal tudjunk szolgálni. Célszerű mindig a szünet előtt pár perccel előkészíteni a friss alapanyagokat. Mi a legmegfelelőbb teremnek a H előadót találnánk, mert az könnyen megközelíthető, tágasa és világos. A terem előkészítése a konferenciát megelőző napon (április 16.) délután 13:00-kor veszi kezdetét. Ekkor kipróbáljuk a projektort, feldíszítjük és kitakarítjuk a termet, valamit előkészítjük a nyomtatványokat.
Az előadások közben egy rövid kérdőívet osztanánk ki a hallgatóság között, hogy megtudjuk, kinek melyik előadás hogy tetszett, mi a véleményük róla. 5. A konferencia után A konferencia után természetesen kitakarítunk, és leszedjük a plakátokat. Előtte a kurzus hallgatói megbeszélhetnék, hogy mik voltak a tapasztalataik, hogy érezték magukat a konferencián. 6. Időbeosztás 7:30-8:30: szervezők előkészítik a termet, a regisztrációs pultot és a büfét (kávé, tea,kaják stb.) 8:30-9:00: regisztráció 9:00-10:30: első szekció, 3 előadás 10:30-10:50: első kávészünet 10:50-12:20: második szekció, 3 előadás 12:20-12:40: második kávészünet 12:40-13:40 vagy 14:10: harmadik szekció, 2 vagy 3 előadás 14:00-15:30: takarítás, elpakolás (szervezők) /a szervezői fórumban megbeszéltek alapján/ 7. Bevásárló lista és költségvetés Konferencia előtt: Teendők Felelős Határidő Ár Névsor összeírása Nóri Április 1. - Névsor Nóri Április 1. Ingyen Névtáblák megvétele Nóri,Heni Április 10. Nem tudjuk még Névtáblák Heni Április 11. ingyen Értékelő kérdőív Heni Április 10. - Értékelő kérdőív Heni Április 15. Ingyen Tollak, kréták, papír Nóri Április 15. Ingyen beszerzése Honlap Szabó Gergő Április 1. - Plakátok Nóri, Heni Április 1. - Plakátok Heni Április 6. Ingyen Egyéb hirdetések Mindenki Április 6. -
Büfé: Székek és asztal Nóri, Heni Április 16. - beszerzése Terítő Nóri Április 16. Saját Vízforraló Heni Április 16. Saját Szalvéta Heni Április 15 150ft/csomag Olló Heni Április 15. Saját Műanyag tányérok Nóri, Heni Április 15. 120ft/csomag Műanyag poharak Nóri, Heni Április 15. 100ft/csomag Ásványvíz Nóri, Heni Április 15. 69ft/ 1,5 liter Tea Nóri, Heni Április 15. 120ft/doboz Kávé Nóri, Heni Április 15. 527ft/200g Cukor Nóri, Heni Április 15. 135ft/kg Citromlé Nóri, Heni Április 15. 90ft/liter Tejszín Nóri, Heni Április 15. 64ft/10db Teasütemények Nóri, Heni Április 15. 69ft/csomag Műanyag kanál Nóri, Heni Április 15. 100ft/csomag Szemeteszsák Nóri, Heni Április 15. 80ft/20db Konferencia: Asztal és székek a Nóri Április 16. - regisztrációhoz Olló Heni Április 16. Saját Toll és papír az Nóri Április 16. Saját előadói asztalra Asztaldísz beszerzése Heni Április 16. Még nem tudjuk Kréta és szivacs Nóri Április 16. Helyi Laptop Viszket Anita Április 16. - Kivetítő Viszket Anita Április 16. - Előadások Nóri Április 16. Ingyen Ásványvíz az Heni Április 16. 69ft/ 1,5 liter előadóknak Fogasok beszerzése Heni Április 16. - Konferencia után: Terem kitakarítása Nóri, Heni Április 17. - Plakátok leszedése Nóri, Heni Április 17. - Kölcsönkért dolgok visszavitele Nóri, Heni Április 17. -