Táblázatkezelés alapjai

BME Építészmérnöki kar Építészeti Ábrázolás Tanszék Táblázatkezelés alapjai BMEEPAG1202 Számítógépek alkalmazása 1 5/b. eloadás 2005. október 24. Strommer László

Miért/mikor használunk táblázatkezelot? Ha adataink rendszeréhez táblázatos forma kívánkozik. Ha függvényt/változást kívánunk vizsgálni/szemléltetni. Ha különbözo változatokat kívánunk kipróbálni (What-If Analysis). Ha a megoldandó feladat nagyobb logikai szervezettséget kíván, mint egy szövegszerkesztoben megírható szöveg, de nem olyan egyértelmuen strukturálható, mint egy adatbázis. Tipikus az olyan, zárt feladat, ahol egy, néhány, vagy éppen sok bemeno adatból kell többé vagy kevésbé összetett (de egyértelmuen leírható) algoritmus alapján az eredmény(eke)t meghatározni.

Mit várunk egy táblázatkezelotol? Kényelmes (és gyors) adatbevitelt. Rugalmasságot az adattáblák kezelésében. Táblázat- és grafikonformázási lehetoségeket. Integrációt (Office, Web, egyéb alkalmazások).

A munkafüzet részei név mezo képlet-sor (szerkesztoléc) aktív cella munkalapok kijelölt tartomány, oszlop, sor lapváltó gombok

Az Excel jellemzoi Megnyitott munkafüzetek száma: csak a rendszer eroforrásai korlátozzák. Munkafüzet-lapok száma: csak a memória-méret korlátozza. Munkalap maximális mérete: 256 oszlop, 65 536 sor. Oszlopok és sorok mérete: 255 karakter, ill. 409 pont. Színek száma egy munkafüzetben: 56 (szabadon átalakítható paletta).

Tartalom: statikus / dinamikus statikus szöveg-állandó (max. 32 767 karakter, pl.: Bevétel:), szám-állandó, konstans (max. 15 számjegy, pl.: 1234, 1,23, 2005.10.24), muvelet(ek)et, és függvény(eke)t tartalmazó képlet (pl.: =2^8, =GYÖK(2), =PI()). dinamikus olyan képlet, melynek eredménye függ egy másik cella tartalmától, vagy más változótól (pl. az aktuális dátumtól).

Tartalom: szám / szöveg Akár statikus, akár dinamikus, a cella tartalma (eredménye) lehet: szám (formázás nélküli cellában) jobb oldalra lesz igazítva, és nem nyúlhat át más cellába (ha nem fér: "#####" jelenik meg). logikai érték speciális érték, lehet IGAZ (TRUE), vagy HAMIS (FALSE) (kiértékeléskor 1, vagy 0), (formázás nélküli cellában) középre lesz igazítva, és nem nyúlhat át más cellába (ha nem fér: "#####" jelenik meg). szöveg minden, ami nem minosül az elozok egyikének, szövegként kerül eltárolásra (pl. 1 cm), (formázás nélküli cellában) balra lesz igazítva, és (optikailag) átnyúlhat a szomszéd cellába, amennyiben az üres (ha nem fér el a szöveg, csonkul). hibaüzenet pl. nullával való osztás (#ZÉRÓOSZTÓ!, #DIV/0!), érvénytelen hivatkozás (#HIV!, #REF!), szám helyett szöveges argumentumra történo hivatkozás (#ÉRTÉK!, #VALUE!), nem létezo névre való hivatkozás, vagy bármely föl nem ismert szöveg (#NÉV?, #NAME?), egy függvény vagy képlet hiányzó értéke (#HIÁNYZIK, #N/A) esetén.

Cellaformátum A cella formázása Formátum Cellák (Format Cells): Igazítás (Alignment): szöveg vízszintes és függoleges helyzete, írásirány, ill. írás elforgatási szöge, többsoros cellatartalom (sordobás: Alt + Enter), automatikus betuméret-csökkentés, ill. cellaegyesítés. Betutípus (Font): betuk stílusa, mérete, színe, (+pl. felso/alsó index), vagy választható az alapértelmezésu "Normál" stílus. Szegély/Mintázat (Border/Patterns): cella (ill. tartomány) szegélyének színe vonaltípusa, vastagsága, ill. hátterének színe és mintázata adható meg. Természetesen van mód stílus és sablon (template) használatára is. Itt nincs stílus-hierarchia és -öröklodés, viszont szabályozható, hogy a stílus mely fönti formázási opciókra (pl. csak a számformátumra) vonatkozzon.

Számformátum kategóriák A cella megjelenési formátuma Formátum Cellák (Format Cells) panel, Szám (Number) lap: Általános (General): a program által megfelelonek ítélt formátum Szám (Number): adott tizedesjegy pontosságú számkijelzés Dátum/Ido (Date/Time): egészrésze a napokat jelöli (1 = 1900.01.01.), a tizedesjel utáni része az idot (óra, perc, mp). Egyéni (Custom): egyedi formátum, pl. értékfüggo formázás: pl. egy dinamikus képlet kiszámolja a zh-átlagot, ennek eredménye egy szám, mely ha 4,5-nél nagyobb, "Jeles" jelenik meg.

Számformátum egyéni fomátumkód A szám kijelzésének pontossága (alapesetben) nem befolyásolja a tovább-számolást. Tizedes-jel (".", ill. ",") és listaelválasztó jel (",", ill. ";") a Windows beállításai szerint. A megjelenés alapesetben elojel-függo, és max. négy szakaszból áll: "Pozitív szám";"negatív szám";"nulla";"nem szám (szöveg)". Számjegy-kódok: a # kód hely(iérték)én csak az értékes jegy jelenik meg (kivéve pl. 0,012 & 0,## => 0,01), a 0 kód helyén minden. A % százzal szorozva (0,01 & 0,0#% => 1,0%), a szóköz ezerrel osztva (12345 & #,0# " eft" => 12,35 eft) jeleníti meg a számot. Megadható feltétel (értékhatár), pl.: [<2], a megjelenítés színe pl.: [Piros],és elé- v. hozzátoldható szöveg, pl.: # ###,00#" km".

Cellahivatkozás A1/R1C1 stílusok A muveletet vagy függvényt tartalmazó képlet mindig muveleti jellel (=, +, -) kezdodik, és hivatkozhat más cellákra. A cella-hivatkozási stílus kétféle lehet (Eszközök Beállítások panel, Általános lap (Tools Options panel, General lap)): A1 stílus Az oszlopokat betu, a sorokat szám jelöli ez az elterjedtebb. R1C1 (S1O1) stílus Az oszlopokat és a sorokat is szám jelöli. A képletben a hivatkozás történhet egyetlen cellára (pl. C5, ill. SO[1]), vagy tartományra, ami lehet téglalap alakú terület (pl. C6:D7, ill. S[1]O[1]:S[2]O[2]), oszlop, vagy oszlopok (pl. C:C, C:D, ill. O[1], O[1]:O[2]), ill. sor, vagy sorok (pl. 6:6, 6:8, ill. S[1], S[1]:S[2]).

Cellahivatkozás abszolút, relatív, vegyes Sok munka takarítható meg, ha több cellába azonos képlet viheto be (másolható át). relatív hivatkozás a hivatkozott cellának az aktuális cellához viszonyított helyzetét jelzi (pl. A1, ill. SO[-1]) másoláskor ezt "viszi tovább". abszolút hivatkozás a hivatkozott cella mindig ugyanaz lesz (pl. $C$1, ill. S1O3). vegyes hivatkozás A hivatkozásnak vagy csak az oszlopa, vagy csak a sora kötött (pl. B$1*$A2, ill. S1O*SO1).

Cellahivatkozás nevek használata A képlet olvashatóbbá tételének érdekében hivatkozásként használhatunk neveket is. Név megadható a Beszúrás Név > Név megadása (Insert Name > Define) parancs panelén, vagy (elobb a cellá(k)ra állva) a név mezobe írva. Ha egy cellát elnevezünk (pl. C1=>"ÁFA ), neve mindig abszolút hivatkozásként használható (pl. =A1*ÁFA). Ha egy oszlopot (függ.tartományt) elnevezünk (pl. A:A=>"Nettó"), neve vegyes ($A1) hivatkozásként mindig a tartománynak az adott cella sorába eso celláját jelöli (pl. =Nettó*ÁFA). (Ugyanez persze sorokra is átfordítható.) Tartományra vonatkozó függvénynél (pl. SZUM) a tartományt jelöli! Elnevezett sorok és oszlopok metszéke is hivatkozható, szóközzel elválasztva a neveket, pl. =Január Bevétel.

Képletek muveletek, függvények Más cellák tartalmával (operátorok segítségével) muveletek végezhetok: pl. =2*A1+B2^2-C3/2&" +ÁFA". Végrehajtás balról jobbra, precedencia szerint: hivatkozási operátorok: : (tartomány-), szóköz (metszet-) ; (egyesíto operátor), matematikai muveleti operátorok: - (negáció, pl. -1), %, ^, * és /, + és - (kivonás), szövegösszefuzo operátor: &, összehasonlító operátorok: =, <, >, <=, >=, <>. Összetettebb feladatokra függvényeket alkalmazhatunk, pl. =SZUM(A1:C123), =ÁTLAG(A1;B2:C3) (ez két argumentum!) A függvény neve után mindig kell zárójel, még ha nincs is argumentuma (=FV())! Neve beírás után nagybetusre változik! A függvények egymásba ágyazhatók. Függvények beírását segíti a Beszúrás Függvény (Insert Function) parancs panelje (Shift + F3).

Függvény beszúrása Függvény beszúrása panelbol: A kategóriák közül választva kattintsunk a függvényre, (alul megjelenik a formátum). A megjeleno panel rovataiban megadhatjuk, vagy megmutathatjuk a paramétereket. Példa: =HA( MOST() > Határidö; "máris késö!"; "jó lesz sietni!")

Függvény-argumentumok típusai Az argumentumok olyan értékek, melyeket a függvények muveletek végrehajtásához használnak. Típusuk a függvénytol függ. lehet szám, szöveg, logikai érték, lehet cellahivatkozás, lehet tömb (akkor használjuk, ha egy képletnek több eredményt kell visszaadnia: pl. tömbtartomány olyan cellák tartománya, melyek képlete közös. Ezekre nem térünk ki), lehet hibaérték (pl. #HIÁNYZIK) lehet másik képlet, ill. függvény is (a függvények egymásba ágyazhatók ), pl. =HA(MAX(A1;A2);IGAZ;HAMIS)

Gyakrabban használt függvények 1 Dátum és ido függvények, pl.: MOST() (NOW) aktuális dátum és idopont Információs függvények, pl.: CELLA("filename") (CELL) cellára vonatkozó információk (pl. mentési hely) Szöveges függvények, pl.: NAGYBETUS( ) (UPPER) szöveg betuinek nagybetusre alakítása KISBETU( ) (LOWER) szöveg betuinek kisbetusre alakítása BAL( ;n) (LEFT), JOBB( ;n) (RIGHT) szöveg elso/utolsó n számú karaktere Matematikai és trigonometriai függvények, pl.: SZUM( ) (SUM) argumentumok összeadása (üres, ill. szöveges cella értéke 0) SZUMHA( ) (SUMIF) adott tartomány adott kritériumnak megfelelo celláinak összegzése vagy azok sorába eso másik oszlop értékeinek összegzése GYÖK( ) (SQRT) szám négyzetgyöke ABS( ), INT( ), PI() szám abszolútértéke, egészrésze, ill. Pi értéke (15 jegyig) SIN( ), COS( ), TAN( ) radiánban mért szög szögfüggvényei RADIÁN( ) (RADIANS), FOK( ) (DEGREES) átváltás fok és radián között

Gyakrabban használt függvények 2 Statisztikai függvények, pl.: MIN( ), MAX( ) értékhalmazban szereplo legkisebb/legnagyobb szám ÁTLAG( ) (AVERAGE) argumentumok számtani középértéke MÉRTANI.KÖZÉP( ) (GEOMEAN) argumentumok mértani középértéke DARAB( ) (COUNT) számok(at tartalmazó cellák) száma az argumentumban DARAB2( ) (COUNTA) értékek (nem üres cellák) száma az argumentumban DARABTELI( ) (COUNTIF) tartomány adott feltételnek megfelelo celláinak száma Mátrix (keresési és hivatkozási) függvények, pl.: FKERES( ) (VLOOKUP ) adott érték sorának keresése egy tartomány bal oldali oszlopában, majd e sor adott oszlopában lévo érték visszaadása eredményül (tartományban keresés csak növekvo sorban!) VKERES( ) (HLOOKUP ) ugyanaz vízszintes tartomány esetében HOL.VAN( ) (MATCH) adott elemnek egy tömbben elfoglalt relatív pozíciója OFSZET( ) (OFFSET) egy hivatkozástól adott sor és oszlop távolságra lévo (adott sor- és oszlopszámú) hivatkozás létrehozása

Gyakrabban használt függvények 3 Logikai függvények, pl.: IGAZ () (TRUE), HAMIS() (FALSE) igaz, ill. hamis logikai érték mint eredmény NEM( ) (NOT) logikai érték ellentétét képzi (hamisból igaz, és viszont) ÉS( ) (AND) igaz, ha a vizsgált feltételek mindegyike igaz VAGY( ) (OR) igaz, ha a vizsgált feltételek legalább egyike igaz HA(feltétel;igaz_ág;hamis_ág) (IF) adott logikai feltétel kiértékelésének eredményétol függoen egyik vagy másik értéket adja eredményül (további elágazások létrehozásához egymásba ágyazható)

Copyright BME Építészmérnöki Kar Építészeti Ábrázolás Tanszék munkaközössége Szoboszlai Mihály, Peredy József, Ledneczki Pál, Batta Imre, Csabay Bálint, Strommer László, Fejér Tamás, Kovács András, Kovács András Zsolt 2005.