Táblázatkezelés MS-Excel

Átírás

1 Táblázatkezelés MS-Excel

2 Táblázatkezelı: Mikor használjunk táblázatkezelıt? egy táblázatba győjthetı adatok sorrendezése, keresése, szőrése, csoportosítása ha függvényt/változást kívánunk vizsgálni/szemléltetni. ha különbözı változatokat kívánunk kipróbálni (What-If Analysis). Táblázat szövegszerkesztıben: kifinomultabb, jobban formázható, képletek nagyon korlátozottan használhatók. Adatbázis: nagy mennyiségő, struktúrált adat tárolása, feldolgozása, rugalmatlan, adatok bevitele, módosítása, keresése csak elıre megírt programon keresztül lehetséges (pl. Neptun), vagy programozási ismeretet igényel (sql).

3 Az Excel ablaka Excel fájl (xls) munkafüzet tartalma tetszıleges számú munkalap egy munkalap 256 betőkkel jelölt oszlopból és sorszámozott sorból áll A cella neve az oszlop betője és a sor száma, pl. F8 név mezı képlet-sor (szerkesztıléc) aktív cella lapváltó gombok kijelölt tartomány, oszlop, sor munkalapok

4 Tartalom: statikus/dinamikus statikus szöveg-állandó (max karakter, pl.: Bevétel:), szám-állandó, konstans (max. 15 számjegy, pl.: 1234, 1,23, ), mővelet(ek)et, és függvény(eke)t tartalmazó képlet (pl.: =2^8, =GYÖK(2), =PI()). dinamikus olyan képlet, melynek eredménye függ egy másik cella tartalmától (pl. =A1+1), vagy más változótól (pl. az aktuális dátumtól: =MA()),

5 Eredmény: szám/szöveg Akár statikus, akár dinamikus, a cella tartalma (eredménye) lehet: szám (formázás nélküli cellában) jobb oldalra lesz igazítva, és nem nyúlhat át más cellába (ha nem fér: "#####" jelenik meg). logikai érték speciális érték, lehet IGAZ (TRUE), vagy HAMIS (FALSE) (kiértékeléskor 1, vagy 0), (formázás nélküli cellában) középre lesz igazítva, és nem nyúlhat át más cellába (ha nem fér: "#####" jelenik meg). szöveg minden, ami nem minısül az elızık egyikének, szövegként kerül eltárolásra (pl. 1 cm), (formázás nélküli cellában) balra lesz igazítva, és (optikailag) átnyúlhat a szomszéd cellába, amennyiben az üres (ha nem fér el a szöveg, csonkul). hibaüzenet pl. nullával való osztás (#ZÉRÓOSZTÓ!, #DIV/0!), érvénytelen hivatkozás (#HIV!, #REF!), szám helyett szöveges argumentumra történı hivatkozás (#ÉRTÉK!, #VALUE!), nem létezı névre való hivatkozás, vagy bármely föl nem ismert szöveg (#NÉV?, #NAME?), egy függvény vagy képlet hiányzó értéke (#HIÁNYZIK, #N/A) esetén.

6 Cellaformátum A cella formázása Formátum Cellák (Format Cells): Igazítás (Alignment): szöveg vízszintes és függıleges helyzete, írásirány, ill. írás elforgatási szöge, többsoros cellatartalom (sordobás: Alt + Enter), automatikus betőméret-csökkentés, ill. cellaegyesítés. Betőtípus (Font): betők stílusa, mérete, színe, (+pl. felsı/alsó index), vagy választható az alapértelmezéső "Normál" stílus. Szegély/Mintázat (Border/Patterns): cella (ill. tartomány) szegélyének színe vonaltípusa, vastagsága, ill. hátterének színe és mintázata adható meg. Természetesen van mód stílus és sablon (template) használatára is. Itt nincs stílus-hierarchia és -öröklıdés, viszont szabályozható, hogy a stílus mely fönti formázási opciókra (pl. csak a számformátumra) vonatkozzon.

7 Számformátum kategóriák A cella megjelenési formátuma Formátum Cellák (Format Cells) panel, Szám (Number) lap: Általános (General): a program által megfelelınek ítélt formátum Szám (Number): adott tizedesjegy pontosságú számkijelzés Dátum/Idı (Date/Time): egészrésze a napokat jelöli (1 = ), tört része az idıt (óra, perc, mp, pl. 0,5 = 12:00:00). Egyéni (Custom): egyedi formátum, pl. értékfüggı formázás: pl. egy dinamikus képlet kiszámolja a zh-átlagot, ennek eredménye egy szám, mely ha 4,5-nél nagyobb, "Jeles" jelenik meg.

8 Számformátum egyéni fomátumkód A szám kijelzésének pontossága (alapesetben) nem befolyásolja a tovább-számolást. Tizedes-jel (".", ill. ",") és listaelválasztó jel (",", ill. ";") a Windows beállításai szerint. A megjelenés alapesetben elıjel-függı, és max. négy szakaszból áll: "Pozitív szám";"negatív szám";"nulla";"nem szám (szöveg)". Számjegy-kódok: a # kód hely(iérték)én csak az értékes jegy jelenik meg (kivéve pl. 0,012 & 0,## => 0,01), a 0 kód helyén minden. A % százzal szorozva (0,01 & 0,0#% => 1,0%), a szóköz ezerrel osztva (12345 & #,0# " eft" => 12,35 eft) jeleníti meg a számot. Megadható feltétel (értékhatár), pl.: [<2], a megjelenítés színe pl.: [Piros],és elé- v. hozzátoldható szöveg, pl.: # ###,00#" km".

9 Cellahivatkozás A1/R1C1 stílusok A mőveletet vagy függvényt tartalmazó képlet mindig mőveleti jellel (=, +, -) kezdıdik, és hivatkozhat más cellákra. A cella-hivatkozási stílus kétféle lehet (Eszközök Beállítások panel, Általános lap (Tools Options panel, General lap)): A1 stílus Az oszlopokat bető, a sorokat szám jelöli ez az elterjedtebb. R1C1 (S1O1) stílus Az oszlopokat és a sorokat is szám jelöli. A képletben a hivatkozás történhet egyetlen cellára (pl. C5, ill. S[2]O[1]), vagy tartományra, ami lehet téglalap alakú terület (pl. C6:D7, ill. S[1]O[1]:S[2]O[2]), oszlop, vagy oszlopok (pl. C:C, C:D, ill. O[1], O[1]:O[2]), ill. sor, vagy sorok (pl. 6:6, 6:8, ill. S[1], S[1]:S[2]).

10 Cellahivatkozás abszolút, relatív, vegyes Sok munka takarítható meg, ha több cellába azo-nos képlet vihetı be (másolható át). relatív hivatkozás a hivatkozott cellának az aktuális cellához viszonyított helyzetét jelzi (pl. A1, ill. SO[-1]) másoláskor ezt "viszi tovább". abszolút hivatkozás a hivatkozott cella mindig ugyanaz lesz (pl. $C$1, ill. S1O3). vegyes hivatkozás A hivatkozásnak vagy csak az oszlopa, vagy csak a sora kötött (pl. B$1*$A2, ill. S1O*SO1).

11 Cellahivatkozás nevek használata A képlet olvashatóbbá tételének érdekében hivatkozásként használhatunk neveket is. Név megadható a Beszúrás Név > Név megadása Insert Name > Define) parancs panelén, vagy elıbb a cellá(k)ra állva) a név mezıbe írva. Ha egy cellát elnevezünk (pl. C1=>"ÁFA ), neve mindig abszolút hivatkozásként használható (pl. =A1*ÁFA). Ha egy oszlopot (függ.tartományt) elnevezünk (pl. A:A=>"Nettó"), neve vegyes ($A1) hivatkozásként mindig a tartománynak az adott cella sorába esı celláját jelöli (pl. =Nettó*ÁFA). (Ugyanez persze sorokra is átfordítható.) Tartományra vonatkozó függvénynél (pl. SZUM) a tartományt jelöli! Elnevezett sorok és oszlopok metszéke is hivatkozható, szóközzel elválasztva a neveket, pl. =Január Bevétel.

12 Képletek mőveletek, függvények Más cellák tartalmával (operátorok segítségével) mőveletek végezhetık: pl. =2*A1+B2^2-C3/2&" +ÁFA". Végrehajtás balról jobbra, precedencia szerint: hivatkozási operátorok: : (tartomány-), szóköz (metszet-) ; (egyesítı operátor), matematikai mőveleti operátorok: - (negáció, pl. -1), %, ^, * és /, + és - (kivonás), szövegösszefőzı operátor: &, összehasonlító operátorok: =, <, >, <=, >=, <>. Összetettebb feladatokra függvényeket alkalmazhatunk, pl. =SZUM(A1:C123), =ÁTLAG(A1;B2:C3) (ez két argumentum!) A függvény neve után mindig kell zárójel, még ha nincs is argumentuma (=FV())! Neve beírás után nagybetősre változik! A függvények egymásba ágyazhatók. Függvények beírását segíti a Beszúrás Függvény (Insert Function) parancs panelje (Shift + F3).

13 Függvény beszúrása Függvény beszúrása panelbıl: A kategóriák közül választva kattintsunk a függvényre, (alul megjelenik a formátum). A megjelenı panel rovataiban megadhatjuk, vagy megmutathatjuk a paramétereket. Példa: =HA( MOST() > Határidö; "máris késö!"; "jó lesz sietni!")

14 Függvény argumentumok típusai Az argumentumok olyan értékek, melyeket a függvények mőveletek végrehajtásához használnak. Típusuk a függvénytıl függ. lehet szám, szöveg, logikai érték, lehet cellahivatkozás, lehet tömb (akkor használjuk, ha egy képletnek több eredményt kell visszaadnia: pl. tömbtartomány olyan cellák tartománya, melyek képlete közös. Ezekre nem térünk ki), lehet hibaérték (pl. #HIÁNYZIK) lehet másik képlet, ill. függvény is (a függvények egymásba ágyazhatók ), pl. =HA(MAX(A1;A2);IGAZ;HAMIS)

15 Szövegformázás a táblázatkezelı nem szövegszerkesztı hosszabb szöveg egységes kezelésére, tördelésére alkalmatlan a formázási lehetıségek szőkebbek, kivitelezésük nehézkesebb a cellákba kötött hosszúságú szöveg kerülhet a cellák közti szöveg-átvitel nehézkes alkalmas viszont (fıként rövidebb szöveg esetén) pl. számítási eredmény, illetve számítás vagy egyéb feltétel függvényében változó tartalom megjelenítésére

16 Szövegformázás statikus szöveg karakter-szintő szövegformázásra csak statikus szöveg esetén van mód (Formátum Cellák (Format Cells) panel, Betőtípus (Font) lap): a beállított formázás csak a végeredményen látható mivel a stílusok cella-szinten vannak értelmezve, csak egyedi formázásra van mód, melynek átvitele más cellába nehézkes sordobás: [Alt] + [Enter] (igazítás: cellán belül, a kijelölés közepére, vagy cellaegyesítéssel) hosszabb szöveg beírásához érdemes lehet szövegdobozt beszúrni

17 Szövegformázás számérték amennyiben a cella eredménye számérték, lehetıség van tartalom-függı megjelenítésre (az érték változtatása nélkül): feltételes formázás (betőtípus, szegély, és mintázat) megadásával (Formátum Feltételes formázás (Format Conditional Formatting)) egyedi számformátum megadásával, (max. 3 számtartományban) pl.: [>=4,5][Kék]"Jeles"; [<2][Piros]"Bukik"; "Megfelelt"; "Hiba!"

18 Szövegformázás képlet képlet formázásakor nincs lehetıség az eredmény karakterenkénti formázására (csak a teljes cellára vonatkozó opciók (igazítás, szegély- és mintázat stb.) alkalmazhatók), mégis van mód a tartalom változtatására: számítás vagy egyéb feltétel függvényében változó tartalommal, pl.: =HA( ZhÁtlag >= 4,5;"Jeles"; HA( ZhÁtlag < 2;"Elégtelen"; "Megfelelt")) számítási eredmény, vagy egyéb adat átvételével, pl.: képlet: ="Még "&Hatarido-Datum&" nap van hátra." eredmény: Még 25 nap van hátra.