Word kisokos A modern szövegszerkesztők egyszerű kezelhetősége, és amit látsz, azt kapod megjelenése okán mindenki azt hiszi, tudja is őket használni. Egy levélhez talán valóban elég lehet a szépérzék és az intuíció de egy több-tíz oldalas szöveghez (pl. műleírás, dokumentáció) már célszerű tisztában lenni néhány alapfogalommal. Ez hatványozottan igaz, ha a dokumentumot át kell vinni más gépre, ahol esetleg nem állnak rendelkezésre ugyanazok a betűtípusok. (Néha új gép sem kell: elég másik (eltérő felbontású) nyomtatót beállítani, hogy az addig egy sorba elférő szöveg túlcsorduljon a sor végén ) Ha nem tartjuk be a szabályokat, valakinek (esetleg épp önmagunknak) akár többórás plusz-mukát szerezhetünk, az egyszer már megírt szöveg újraformázásával. 1. Alapok A szövegben egy villogó függőleges vonal jelzi pillanatnyi pozíciónkat: ez a szövegkurzor. Minden, amit a szöveggel végzünk (beírás, törlés ), itt történik. Ha mozgatjuk az egeret, megjelenik az (egér)kurzor is: ezzel adhatunk pl. utasításokat a menük parancsai, ill. a menüsor alatti eszköztárak gombjai közül választva. 1.1 Mozgás a szövegben A szövegben való mozgásra módot ad mind a billentyűzet, mind az egér de működésük nem teljesen azonos. Mozgás egérrel A mozgás a dokumentum ablakának jobb oldalán és alján lévő görgetősávok segítségével történhet. Ha pl. a függőleges görgetősáv alján ill. tetején lévő 6 ill. 5 gombra kattintunk, egy sorral lejjebb ill. följebb gördítjük a megjelenített szövegrészt. A görgetősáv közbülső gombjának helye jelzi a megjelenített rész hozzávetőleges helyzetét a teljes szövegen belül. Ha ezen gomb alá ill. fölé kattintunk, azzal a megjelenített részt (némi átfedéssel) egy képernyőnyivel lejjebb ill. följebb gördítjük (és ennek megfelelően elmozdul a jelzőgomb is). Ha messzebb akarunk eljutni, leggyorsabb, ha az előbbi gombra kattintunk, és azt (az egér gombját lenyomva tartva) lefelé vagy fölfelé húzzuk, majd a kívánt helyre érve az egér gombját elengedjük. (Az újabb verziókban egy kis téglalapba írt szöveg (gyorstipp) mutatja, hányadik oldalon is járunk.) Értelemszerűen a vízszintes görgetősáv (azonos módon) a horizontális mozgást szolgálja. Ha új helyre akarjuk átvinni a szövegkurzort, oda is kell kattintanunk a megjelenített rész egérrel való mozgatása ugyanis NEM jelenti a szövegbeviteli pont megváltoztatását (ha megnyomunk egy billentyűt, azonnal visszakerülünk oda, ahol utoljára álltunk)! Mozgás billentyűkkel Egy karakterrel ill. sorral jobbra, balra ill. le, föl a kurzormozgató billentyűkkel mozoghatunk. Ezek hatását fölerősíti a Ctrl billentyű: ha azt is lenyomva tartjuk, a kurzormozgató billentyűkkel jobbrabalra szavanként, le-föl bekezdésenként léphetünk (pl.: Ctrl+ ill. Ctrl+ ). Az aktuális sor elejére, ill. végére a Home, ill. End billentyűvel ugorhatunk. A Ctrl billentyű itt is erősít vele együtt a teljes szöveg elejére ( Ctrl+ Home), ill. végére ( Ctrl+ End) ugorhatunk. Hozzávetőleg egy képernyőnyit léphetünk föl-le a Page Up, és Page Down billentyűkkel. (A Ctrl billentyűvel együtt használva az aktuális képernyő bal fölső, ill. jobb alsó részére ugorhatunk.) A billentyűkkel való mozgás egyben a szövegbeviteli pont megváltoztatását is jelenti! 1.2 Hierarchikus egységek A szöveg egymásra épülő egységei (karakter, szó, mondat, bekezdés, szakasz (fejezet)) közül a szövegszerkesztőkben (formázási szempontból) három szint igazán fontos: a karakter, a bekezdés, és a szakasz. Karakter formátuma Karakter: betűk, számok, írásjelek, és egyéb (akár láthatatlan) karakterek összessége a szöveg alapegysége.
A (Forátum Betû (Format Character) menüpont panelén adhatók meg a karakter sajátosságai: a használt betűtípus (Times, Arial ), stílus (félkövér, dőlt ), méret (8pt., 6pt., 4pt.), hely (alsó, felső index), ritkítás, stb. A legtöbb formázási művelet elvégezhető a Formázás eszközsoron lévő gombok segítségével is. Formázás előtt természetesen ki kell jelölni, mely karakterek formátumát akarjuk módosítani (ha semmi nincs kijelölve, akkor a szövegkurzor aktuális pozíciójától kezdődően, az újonnan beírt karakterek formátuma módosul). A kijelölés természetesen lehetséges billentyűkkel is: mindössze a fönt leírt mozgató billentyűk használata előtt le kell nyomni a Shift billentyűt is (pl. Shift+ Ctrl+ = szövegkurzor utáni szó kijelölése). Bármely karaktert kijelölhetjük, ha pl. elékattintunk, majd a kurzort (lenyomott egérgombbal) áthúzzúk rajta. Az újabb verziókban, ha a kurzort áthúzzuk a következő szóra, a kijelölés automatikusan úgy módosul, hogy egész szavakat foglaljon magába. Egyetlen szót úgy tudunk kijelölni, hogy duplán kattintunk rá. Egész sorokat jelölhetünk ki, ha a szövegtől balra (ahol a kurzor jobbra mutató nyíllá ( ) változik) kattintunk. Természetesen a kurzor húzásával több sort is kijelölhetünk. Bekezdés formátuma Bekezdés: az Enter billentyű két lenyomása közötti szövegrész a szöveg legfontosabb egysége. A Shift+ Enter billentyűkkel új sor kezdhető, új bekezdés kezdése nélkül (=sordobás). Itt van igazán haszna a fönt említett láthatatlan karaktereknek: (ezek megjelenése a Szokásos eszköztár gombjával kapcsolható ki-be): a szóközt, a sordobást, a bekezdés-véget jel mutatja így látható például, hogy két bekezdés közötti jel törlésével a két bekezdés egyesül és fölveszi a második formátumát. A bekezdés formátuma a Formátum Bekezdés (Format Paragraph) menüpont panelén állítható. Milyen legyen a bekezdés igazítása (balra, középre, vagy jobbra zárt, ill. sorkizárt). Hol kezdődjön (a margóhoz képest) a bekezdés első, ill. a többi sora, és hol legyen a végük. Mekkora legyen a sortávolság, és mekkora térköz maradjon a bekezdés előtt-után (a következő bekezdésig). Megadhatjuk, hogy a bekezdés új oldalra kerüljön, és/vagy a következő bekezdéssel egyben jelenjen meg (pl. címeknél), és kérhetjük, hogy a bekezdés első/utolsó sora ( Fattyú-, és árvasorok) ne szakadjon el a többitől (azaz legalább két sora látsszon egy oldalon) A bekezdés körüli szegélyek (pl. aláhúzás), és az esetleges háttérszín szintén bekezdés-szinten állítható, a Formátum Szegély és mintázat (Format Borders and shading) menüpont panelén. Ha a menüpont használata előtt kijelöltünk egy szövegrészt, szövegrészhez rendelhető szegély (mintázat)! A fontosabb jegyek (pl. behúzás) állíthatók az eszközsorok alatti vonalzón, ill. (pl. igazítás, bekezdés-sorszámozás ) a Formázás eszközsor gombjai segítségével is. A bekezdés-formázási eszközök természetesen mindig a teljes bekezdésre vonatkoznak: így a (szövegkurzort tartalmazó) aktuális bekezdés formázásához felesleges azt kijelölni. Teljes bekezdés kijelöléséhez, kattintsunk duplán a szövegtől balra (kurzoralak: ). Természetesen a kurzor húzásával több bekezdést is kijelölhetünk. Dokumentum (szakasz) formátuma Dokumentum: a teljes szövegfájl. Ez gyakran egyetlen egység, de néha nem kerülhető el szakaszokra osztása: pl. ha változik a hasábok száma, vagy ha az egyik oldalt fekvő, a többit álló formátumú lapra szeretnénk nyomtatni. A fenti példában említett hasábszám (és -szélesség) a Formátum Hasábok menüpont panelén állítható. A Fájl Oldalbeállítás (File Page setup) menüpontnál megadható a margó, a papírméret, és - tájolás (álló A4) Ezen beállítások a teljes szakaszra (ha csak egy szakasz van, a teljes dokumentumra) vonatkoznak: így a (szövegkurzort tartalmazó) aktuális szakasz formázásához nem kell azt kijelölni sőt nem is
szabad, különben a kijelölt szöveg-részből esetleg új szakasz lesz! (Ez a legegyszerűbb módja új szakasz létrehozásának) A teljes szöveg kijelöléséhez, a Ctrl-t lenyomva kattintsunk a szövegtől balra (kurzoralak: ). 1.3 Hordozható szövegek Írógépen viszonylag könnyű egymás alá rendezett oszlopokat írni (bár azért egy változó helyiértékű számoszlop rendezett leírása igényel némi számolgatást). Természetesen a szövegszerkesztő is használható fix szélességű betűtípussal (l. 1.oszlop), de ha szebb, olvashatóbb szövegre vágyunk, változó szélességű betűket használunk: ekkor viszont le kell mondanunk arról, hogy szóközökkel formázzuk meg a szöveget, hisz valószínűtlen, hogy a szóköz épp akkora legyen, hogy kiegyenlítse az előtte álló szavak hossz-különbségét, és így, minden igyekezet ellenére, a sorok kicsit(?) csúszkálni fognak (l. 2.oszlop). Az igazi baj a 3.oszlopban látszik: ha valamiért más betűtípussal nyomtatjuk ugyanazt a szöveget, az új betűtípus karaktereinek egymáshoz viszonyított eltérő aránya miatt teljesen zavaros lesz a végeredmény. 1. Fix szélességű betűtípus: 2. Változó szélességű betűtípus: 3. Ugyanaz más betűtípussal: Mama: 8,90 Mama: 8,90 Mama: 8,90 A táblázatban a szóközöket didaktikai okokból (láthatóság, megszámlálhatóság) jel helyettesíti. Tabulátor A fönti problémára a megoldás tabulátor alkalmazása: ez olyan, mint egy rugalmas szóköz, mely mindig úgy változtatja hosszát, hogy az utána következő karakter oda kerüljön, ahová szántuk. A fenti példánál maradva: a kettőspontok után (szóközök helyett) a Tab billentyűt leütve, a számok bal oldala egymás alá kerül. Ennek oka, hogy létezik egy (állítható) tabulátor alap-lépésköz, és a Tab lenyomásakor a következő ilyenre ugrunk. Most már csak két baj van: az egyik, hogy nem a számok bal oldalának, hanem a tizedesvesszőnek kéne elvágólag lennie, a másik megint az (esetleges) betűtípusváltás: előfordulhat, hogy valamelyik sor (pl. a Farkas) esetleg átesik egy ilyen tabulátor-határon, és emiatt egy tabulátornyival jobbra ugrik, mint kellene. A megoldás mindkét problémára azonos: ha biztosak akarunk lenni a dolgunkban, állítsuk be a tabulátor helyét! Az eszközsorok alatti vonalzó bal oldalára kattintva válasszuk meg a tabulátor típusát (balra, középre, jobbra igazított, ill. decimális, azaz a tizedesvesszőket egymás alá igazító), majd helyezzük a tabulátort a megfelelő pozícióba (kattintsunk a vonalzó megfelelő helyére). Ha nem sikerült pontosan célozni, húzzuk odébb a tabulátor-jelet, ha pedig mégsincs rá szükség, húzzuk le a vonalzóról, hogy eltűnjön. Ha a vonalzó nem látható, a Nézet Vonalzó (View Ruler) menüponttal megjeleníthető. A Formátum Tabulátorok (Format Tabs) menüpont panelén az előbbi (tabulátor-pozíció, igazítás-típus) beállítások mellett mód van a tabulátor jelölésére is (pl. tartalomjegyzékben, pontozással). A tabulátorok a bekezdés-szintű formázáshoz tartoznak, és az ott leírtaknak megfelelően viselkednek! Az alábbi (balra igazított!) bekezdés első sorának behúzása 0,5cm, a többi soráé 4cm (függő behúzás). E második osztás egyben tabulátor-helyként is működik, így a Lili szót (Tab-bal) a bekezdés további soraihoz igazíthatjuk. Ily módon egyetlen (decimális) tabulátort kell állítanunk 9cm-hez (pontozott jelöléssel). A módosítást megkönnyíti, ha a listát sordobással tördeljük sorokra így egyetlen bekezdés marad (l. előbb). Minta-bekezdés: Tab Lili... Tab...1,23 Shift+ Enter Farkas... Tab...45,67 Shift+ Enter Mama... Tab...8,90 Enter Táblázat Egy-két oszlop megírásához elég lehet a tabulátorok alkalmazása, egy nagyobb táblázatnál viszont már egyszerűbb a Táblázat Táblázat beszúrása parancsát (ill. a Szokásos eszköztár azonos nevű gombját) használni, és az oldalt tetszőleges számú, változtatható szélességű cellára osztani.
Ez azt jelenti, hogy minden ráadásul minden cellának adható szegély mindig tabulálhatunk:( Ctrl+ Tab) és ha megszerettük, cellán belül még cellába szöveg-folytonosan írhatunk akár több sor hosszan, és/vagy mintázat, 1,23 sorkizártan is, 45,67 A táblázatban a Tab a cellák közötti továbblépésre szolgál, tabulálni Ctrl+ Tab -bal tudunk. 2. Egységes arculat Ha már készen van minden beállítás, az ember szomorúan látja, hogy nem lehet egyetlen lendülettel (azonos formázással) végigírni a szöveget: vannak címek, alcímek, listák És persze a teljes szöveg minden címe egyforma kéne legyen méghozzá úgy, hogy ha később betűtípust kell váltanunk, akkor is egyformák maradjanak (azaz minimális munkával megváltoztathassuk pl. az alcímek formátumát). 2.1 Stílusok A fönti probléma megoldását a stílusok alkalmazása jelenti: minden, a szövegben többször (ismétlődően) előforduló egység formátumát elmenthetjük stílusként. Stílusok létrehozására, módosítására a Formátum Stílus (Format Style) menüpont panele szolgál. Itt az Új típus gombra kattintva megjeleníthető panelen megadható a létrehozni kívánt új stílus neve, típusa (azaz hogy bekezdés-, vagy betűformátum-stílus legyen-e), illetve hogy milyen, már létező stílust akarunk alapul venni az új stílus létrehozásakor. Például ha egy szövegben gyakran idézünk angol szavakat, és nem akarjuk, hogy a helyesírás-ellenőrzés fönnakadjon rajtuk, definiáljunk egy új (betűformátum-)stílust, majd kattintsunk a Formátum gomb listájának Betűtípus, ill. Nyelv pontjára, majd a megjelenő panelen adjuk meg, hogy (a bekezdés alap-betűtípusához képest) miben különbözzön az új stílus (pl. betűtípusa legyen dőlt, nyelve pedig angol). Új (bekezdés)stílus létrehozható a Szokásos eszköztár Stílus listájára kattintva, majd az éppen aktuális helyett egy új, még nem létező stílus-nevet beírva. Már létező stílus alkalmazható (az aktuális (ill. a kijelölt) szövegrészre) ugyanezen listát lenyitva, és azon az alkalmazni kívánt stílus nevére kattintva. Címsorok Egy hosszabb szöveget már csak az áttekinthetőség, érthetőség okán is érdemes több részre tagolni, ezen egységek címeit pedig (a köztük lévő hierarchia jelzéseként) célszerű különbözőképp megformázni. Ennek legegyszerűbb módja a beépített Címsor (Heading) stílusok alkalmazása: a főcímeknek a Címsor1 (Heading1), a kisebb egységeknek pedig rendre Címsor2 (Heading2), Címsor3 (Heading3) stílust választva. A fönti stílusok formázási alap-beállításai természetesen módosíthatók! A címsor-stílusokat alkalmazva könnyen létrehozhatunk tartalomjegyzéket (l. Beszúrás menü). Vázlat nézet A címsor-stílusok alkalmazásával létrehozott hierarchia nagyon jól használható pl. a szöveg utólagos átrendezésére: a Vázlat nézet Tagolás eszközsorának 3 gombjára kattintva csak a Címsor1-2-3 stílusú címek jelennek meg, s ezeket más helyre mozgatva, a hozzájuk tartozó szöveg-részek is átrendezhetők. A Vázlat (és a többi) nézetre a vízszintes görgetősáv előtti kis gombok közül választva (is) átválthatunk. Tallózás Hosszabb dokumentumok képernyőn történő olvasásakor jól jöhet a Tallózás nézet: ez szinte a Windows 9x Intézőjében megszokott módon kezelhető (pl. a a bal oldalon megjelenő címhierarchiában a + / gombokkal megjeleníthetők/elrejthetők az alsóbb szintek). A címek közt mozogva, jobbra mindig az éppen aktuális címhez tartozó szöveg jelenik meg (míg a szövegben mozogva, balra mindig láthatjuk, melyik fejezet melyik részében is járunk). Sablonok Ha egy dokumentum (pl. egy szépen sikerült műleírás, levél ) formázását később is föl szeretnénk használni, elmenthetjük az adott dokumentumot, mint sablont. Ehhez először célszerű minden egyedi információt kitörölni a szövegből (de az általános részek (pl. levél megszólítás-része) maradhatnak), majd ezt a proto-levelet a Fájl Mentés másként paranccsal Dokumentumsablon fájltípusban menteni. Ez a
sablon automatikusan a Sablonok mappába kerül mentésre, s így a Fájl Új dokumentum parancs kiadásakor mindig elérhető lesz. Természetesen e sablon (más gép(ek) Sablonok mappájába másolva) hordozható. 3. Egyéb Élőfej, élőláb (fejléc, lábléc) Itt helyezhetők el azok az elemek, melyeket minden oldalon meg szeretnénk ismételni. Ennek legalapvetőbb példája az oldalszámozás; az oldalszámokat persze beírhatjuk a szöveg részeként is de aki látott már oldalszámot lapközépen, az tudja: nem ez az igazi megoldás (l. megváltozott betű-, lap-, vagy margóméret). Az élőfejet (-lábat) a Nézet Élőfej és élőláb menüpont segítségével (automatikusan Oldalkép nézetre váltva) szerkeszthetjük. Itt eredeti (az Oldalbeállítás panelen beállítható) helyükön adhatjuk meg, mi kerüljön a lap tetejére ill. aljára. Munkánkat könnyítendő automatikusan megjelenik a megfelelő eszközsor, melynek gombjaival (a kurzor aktuális helyére) beírathatjuk pl. az oldalszámot, az oldalak számát, a fájl nevét és útvonalát Külön gombbal válthatunk az élőfej és élőláb között, és léptethetünk az előző, ill. következő élőfejre (-lábra). Mert természetesen többféle élőfejet is megadhatunk: egyrészt különböző lehet minden szakaszban, másrészt eltérhet szakaszon belül is a páros ill. páratlan oldalakon, és a szakasz első oldalán (l. Oldalbeállítás panel Elrendezés lapja). Mezők (tartalomjegyzék dátum) Már az oldalszám, ill. fájlnév beíratásokor is mezőt szúrunk be: ekkor ugyanis nem egy adott érték vagy szöveg kerül a dokumentumba, hanem egy speciális jel, mely megadja, hogy az adott helyen az épp aktuális oldalszámot (fájlnevet, útvonalat stb.) kívánjuk megjeleníteni. Természetesen nemcsak az eddig megismert mezők (és nemcsak a fejlécben) használhatók. A mezőket a Beszúrás Mező parancs paneléből választhatjuk ki. A szövegbe mezőként beszúrva pl. a fájl aktuális nevét (l. átnevezés), és utolsó mentésének (vagy nyomtatásának) dátumát, megkönnyíthetjük utólagos visszakeresését. Tulajdonképpen szintén csak egy mező, fontossága miatt mégis külön menüpontot kapott a tartalomjegyzék ennek használatához természetesen használni kell a Címsor stílusokat!