Pénzügyi Főig. ECB-UNRESTRICTED 2016. november 8. AZ EKB E-PÁLYÁZATI RENDSZERE PÁLYÁZATI ANYAG BENYÚJTÁSA KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSBAN ( RFX ) A pályázati anyagnak (pl. [átdolgozott] pályázat/ajánlat, részvételi szándék bejelentése, jelentkezés) az EKB elektronikus pályázati rendszerébe (SAP Sourcing) való benyújtásához az alábbi lépéseket kell követni. A pályázati anyagot a végleges benyújtás időpontjáig lehet módosítani. Tartalomjegyzék I. Technikai tanácsok 2 II. Háttértámogatás 2 III. A közbeszerzések áttekintése 2 IV. Hozzáférés a közbeszerzési dokumentációhoz 5 V. Dokumentumok feltöltése 6 VI. Kapcsolattartás az EKB-val 10 VII. Dokumentumok végleges benyújtása 11 1/11. oldal
I. Technikai tanácsok Ne nyisson meg egynél több lapot vagy ablakot a SAP Sourcing rendszerben, ezzel ugyanis automatikusan kijelentkezik az előző lapról vagy ablakból, és elveszítheti a munkáját. Ne nyomja meg a frissítés és a vissza gombot a böngészőben, ezzel ugyanis automatikusan kijelentkezik. Amikor a Save (mentés) gombra kattint, a rendszer vörös színnel figyelmeztet az esetleges adathiányra; ha pedig nem hiányzik semmi, menti a bevitt adatot. Érdemes minél gyakrabban rákattintani a Save (mentés) gombra. Amikor a Done (kész) gombra kattint, a rendszer menti és becsukja a bevitt adatokat. II. Háttértámogatás Amennyiben kérdése merül fel, vagy további tájékoztatást szeretne, vegye fel a kapcsolatot hétfőtől péntekig, 8.30-tól 17.30-ig háttértámogató csoportunkkal a sourcing.support@ecb.europa.eu e-mailcímen. III. A közbeszerzések áttekintése 1. Jelentkezzen be a rendszerbe felhasználóneve és jelszava megadásával. Ha a bejelentkezés során probléma lép fel, olvassa el Az EKB e-pályázati rendszere a szállító jelszavának módosítása című útmutatót. 2/11. oldal
2. A kezdőlapon kattintson az RFx fülre. Az RFx (x iránti felhívás) a közbeszerzési eljárás során az EKB részére történő pályázati anyag benyújtása iránti bármiféle kérelemre utal. 3. Kattintson arra az RFx felhívásra, amelyikre ajánlatot szeretne tenni (RFx Response [pályázati anyag]). Egy-egy RFx neve a következőképpen épül fel: [Projektazonosító]-[L mint Lot (tétel) és a tétel száma, amennyiben van ilyen]-[r mint Round (kör) és a kör száma]-[az eljárás rövid neve]. A Round (kör) a közbeszerzési eljárás új szakaszára utal, pl. a tárgyalások utáni módosított ajánlattételre. Ez azt jelenti, hogy a közbeszerzési eljárás minden egyes szakaszában (azaz jelentkezés, pályázat, tárgyalás) külön RFx felhívást teszünk közzé az SAP Sourcing rendszerben. Ha például az eljárásban tárgyalás is szerepel, akkor új RFx felhívásban kérjük a módosított ajánlat benyújtását. Az új RFx elérhetőségére e-mailben hívjuk fel a figyelmét. 3/11. oldal
4. Kattintson az RFx Response (pályázati anyag azonosítója) gombra (egyedi azonosító). 4/11. oldal
IV. Hozzáférés a közbeszerzési dokumentációhoz 1. Töltse le az EKB által feltöltött mellékleteket. a) Kattintson az Attachments (mellékletek) gombra. b) Válassza ki a fájlokat, majd kattintson a Download Selected Files (kiválasztott fájlok letöltése) gombra. 2. A dokumentáció benyújtási határideje a Schedule (ütemezés) fülre kattintva jelenik meg. Az RFx automatikusan bezárul, amikor a benyújtási határidő lejár. Az EKB csak a határidő előtt benyújtott, Firm (biztos) státuszú RFx pályázati anyagokat veheti figyelembe. Az In Progress (folyamatban) státuszú, határidőre be nem nyújtott RFx pályázati anyagokat nem tudjuk figyelembe venni. 3. Az EKB által adott bármely további információ az Information (információk) lapon található. 5/11. oldal
V. Dokumentumok feltöltése 1. Töltse fel az EKB-nak benyújtandó dokumentumokat. Amennyiben a feltöltés során probléma lépne fel, szíveskedjék a sourcing.support@ecb.europa.eu e- mail címen kapcsolatba lépni a háttértámogató csoporttal. a) Kattintson az Attachments (mellékletek) gombra. b) Az Rfx Response Attachments (RFx pályázat mellékletei) alatt kattintson az Attach File(s)/fájl csatolása sorra. c) Keresse meg a feltöltendő fájl(ok)at, majd kattintson az Open (megnyitás) gombra. 6/11. oldal
7/11. oldal
d) Adjon a fájlokról leírást, ha szükséges. e) Amint az összes fájlt hozzáadta, kattintson a bal felső sarokban látható OK gombra. f) Amint a teljes dokumentáció feltöltődött, a Questions (kérdések) lapon kattintson az Attachment Confirmation (melléklet megerősítése) gombra. g) Válaszoljon a kérdésre, majd kattintson a Done (kész) gombra. 8/11. oldal
9/11. oldal
VI. Kapcsolattartás az EKB-val Ha kapcsolatba szeretne lépni az EKB-val, kattintson a Discussions (eszmecsere) gombra. Az EKB e- mail helyett ezen az úton válaszolja meg a kérdéseket. Amennyiben technikai jellegű kérdése van, a sourcing.support@ecb.europa.eu e-mail-címen érdeklődjön. Kérjük, ne a Discussions (eszmecsere) fórumot használja erre a célra. a) A Discussions (eszmecsere) fórumon úgy lehet kérdezni vagy észrevételt tenni, hogy rákattint a megfelelő témára (pl. General Discussions (általános eszmecsere)). b) Új üzenet hozzáadásához kattintson a New Message (új üzenet) gombra, töltse ki a Subject (tárgy) és Content (tartalom) mezőket, majd kattintson az OK gombra. 10/11. oldal
VII. Dokumentumok végleges benyújtása 1. A végleges dokumentáció EKB-nak való benyújtásához kattintson a Submit (benyújtás), majd a Final response (végleges pályázati anyag) gombra. A pályázati anyag benyújtása után már nincs lehetősége további módosításra. 2. Erősítse meg, hogy valóban benyújtja a végleges pályázati anyagot az EKB-nak. 3. A benyújtás után a státusz a Firm (biztos) értéket veszi fel. E-mailben kap visszaigazolást, amelyre a kért módon kell reagálni. 4. Kérjük, győződjön meg róla, hogy a pályázat benyújtása során nem lépett fel hiba. Ehhez lépjen be újra az EKB elektronikus pályázati rendszerében tárolt végleges RFx pályázathoz, és ellenőrizze, hogy teljes-e a feltöltött dokumentáció. Különösen fontos, hogy az összes szükséges csatolmány meglegyen. Tanácsos a végleges RFx pályázati anyagot teljes egészében dokumentálni, például a csatolmánylistáról készített képernyőfelvétellel (screenshot). Ha a végleges beadványban hiba van, forduljon a háttértámogató csoporthoz ezen az e-mailcímen: sourcing.support@ecb.europa.eu 11/11. oldal