Egy dokumentum kinyomtatott oldalának részei A megírt dokumentum a margók által határolt belső területen jelenik meg. A margók általában néhány speciális elemtől eltekintve üresen maradnak. Ilyen elem az oldalszám, az élőfej és az élőláb. Az oldalszámok vagy a felső vagy az alsó margón helyezkednek el. Az élőfej a felső margón, az élőláb az alsó margón található. 1. ábra Margók elhelyezkedése a dokumentumon 2. ábra Élőfej és élőláb helye a dokumentumon Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 1
Az oldalak számozása Az oldalszámok megjelenítéséhez adjuk ki a Beszúrás/Oldalszámok parancsot. Ekkor egy párbeszédablak jelenik meg. Itt megadhatjuk az oldalszámok elhelyezését és igazítását. Az oldalszámok elhelyezésére több lehetőségünk van: az oldalszám vagy a lap alján, az alsó, vagy a lap tetején, a felső margón helyezkedhet el. Az igazítás lehet jobbra, balra, középre, kívül vagy belül, vagyis az igazítás határozza meg az oldalszámnak a margón elfoglalt helyét. A jobbra, balra és középre igazítás esetén minden oldalon a margó jobb, bal vagy középső részén jelenik meg az oldalszám. Szembenéző oldalak esetén a kívül elhelyezett oldalszám az oldalak két szélén, belül elhelyezettnél pedig a belső részén jelenik meg. 3. ábra Oldalszám helyének meghatározása Az oldalszámok formátumának beállítására is lehetőségünk van. A Formátum gomb hatására megjelenő ablakban megadhatjuk az oldalszám formátumát és kezdősorszámát. Az oldalszámozás szakaszjellemző, így minden szakaszt önállóan is sorszámozhatunk. Lehetőség van folytatólagos sorszámozásra is, ezt biztosítja Az Előző szakasz folytatása választógomb. Amennyiben az aktuális fejezetszámot is meg szeretnénk jeleníteni az oldalszámokkal együtt, akkor jelöljük be a Fejezetszámokkal együtt jelölőnégyzetet. 4. ábra Oldalszámozás kezdő számának beállítási lehetőségei Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 2
Élőfej és élőláb készítése Az élőfej és élőláb az oldal tetején és alján megjelenő információ. Az élőfejek és élőlábak olyan információkat tartalmaznak, melyeknek a szakasz minden oldalán meg kell jelenniük. Ilyen lehet például az oldalszám vagy a fejezet megnevezése. Az előfejnek szokásos elnevezése még a fejléc, az élőlábnak pedig a lábléc. Az élőfej és élőláb a felső, illetve alsó margóban jelenik meg. A Word ezt a két margót az élőfej és élőláb elhelyezése után automatikusan igazítja. Az élőfej és élőláb készítése ugyanúgy történik, ezért csak az élőfej készítésével foglalkozunk. Élőfejet a következőképpen rendelhetünk hozzá egy dokumentumhoz (szakaszhoz): adjuk ki a Nézet/Élőfej és élőláb parancsot! Ekkor megjelenik egy új eszköztár, az Élőfej és élőláb eszköztár. Az élőfej helyén egy szaggatott vonallal határolt téglalap jelenik meg. 5. ábra Élőfej helye a dokumentumon Gépeljük be az élőfej szövegét, helyezzük el objektumainkat az élőfejben a szokásos módon! Formázzuk meg a karakterek és bekezdések formázási szabályai szerint! Miután készen vagyunk, nyomjuk meg az eszköztár Bezárás gombját, vagy kattintsunk az egér bal gombjával kétszer a dokumentumterületre! Az élőfej és élőláb szerkesztése között a Váltás az élőfej és az élőláb között gombbal válthatunk. 6. ábra Megkönnyíti munkánkat az eszköztár használata Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 3
Az oldal beállításai Ebben a részben a nyomtatás előkészítését fogjuk áttekinteni. Ez nem befolyásolja a szöveg tartalmát és a bekezdések beállításait, azonban a dokumentumok megjelenését jelentősen módosíthatja. Ezek a beállítások határozzák meg a lapok méretét, a margók szélességét, a lap megjelenítési formáját. Célszerű ezért egy nagyobb méretű dokumentum elkészítése előtt a formátumokat pontosan meghatározni. Ezeket a beállításokat oldalbeállításoknak nevezzük, és szakaszformátumként jelennek meg. Az oldalbeállítással kapcsolatos formátumokat két csoportba sorolhatjuk: az egyik csoport az oldalak fizikai jellemzőinek csoportja (mely függ a nyomtatótól és a papír méretétől), a másik az oldalakra jellemző adatok megjelenítési helyei, formái, vagyis az oldal egyéb jellemzői. Az oldal fizikai jellemzői Az oldal alapvető jellemzője a papír mérete, amely lehet szabványos (pl. A4, A3), illetve nem szabványos (ilyenkor meg kell adni a méreteket). A szövegszerkesztők alapesetben a leggyakrabban használt A4-es méretet alkalmazzák. Az oldal tájolása is fontos jellemző, hiszen nem mindegy, hogy álló vagy fekvő papírra írunk-e. 7. ábra Papírtájolás: álló vagy fekvő irányba tud egy nyomtató a lapra írni Forrás: http://www.lauder.hu/~attila/tan/alk/szovszerk/szovszerkw/szovszerkw.htm Az oldal egyéb jellemzői A margók segítségével vezérelhetjük, hogy a lapon a bal illetve a jobb szél között valamint a teteje és alja között mely területen helyezkedjen el a nyomtatandó szöveg. Az alapértelmezés 2,5 cm, azaz mindkét szélén, a tetején és az alján egy 2,5 cm nagyságú üres sáv helyezkedik el minden lapon. A kötésmargó annak a sávnak a méretét határozza meg, amelyet a nyomdai munkákhoz (ragasztáshoz, fűzéshez, kötéshez) használhatunk. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 4
A Több oldal jellemzőt akkor használjuk, ha a dokumentumban meg szeretnénk különböztetni a bal és a jobb oldalt: ilyen dokumentumok például a könyvek. 8. ábra Oldalbeállítás Az Elrendezés fülön a dokumentumban különböző páros és páratlan oldali élőfejet és élőlábat is készíthetünk; itt állítható be az is, hogy egy szakaszon belül az első oldal élőfeje eltérő legyen a többitől. A szöveget eddig a bekezdésformátumban megismert igazításokkal a függőleges oldalmargókhoz tudtuk igazítani. Itt lehetőség van a két vízszintes margóhoz (a felső és alsó margóhoz) történő igazításra is: Fent: a szöveg felülre igazítása, Középen: a szöveg függőlegesen középre igazítása, Kiegyenlített: a szöveg függőlegesen mind az oldal felső, mind az alsó széléhez igazítása. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 5
9. ábra Oldalbeállítás, Elrendezés fül Helyesírás- és nyelvtani ellenőrzés A mai szövegszerkesztők legtöbbje már képes egyszerű gépelési és nyelvtani hibák feltárására, azonban a probléma nincs teljes körűen megoldva. A helyesírásellenőrzéshez először meg kell adni a dokumentumszöveg nyelvét. Ez alapértelmezésben a Word XP változatában természetesen magyar, tehát csak eltérő nyelvezetű szöveghez kell más nyelvet rendelni. Ekkor kijelöljük a kívánt szövegrészt és az Eszközök/Nyelv/Nyelv megadása parancsot választjuk. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 6
10. ábra Nyelv hozzárendelése adott szövegrészhez A helyesírás fontos része a sorvégi szavak elválasztása. Mint azt eddigi munkánk során tapasztalhattuk, hogyha egy szó nem fér ki a sor végén, akkor az egész szó átkerül egy új sorba. Ez általában megfelelő, de gyakran tapasztalhatjuk, hogy sorkizárt igazítás alkalmazásakor nagyon hézagos sorok alakulnak ki. Sokan ilyen esetben kötőjellel választják el a szavakat, így viszont a szöveg átszerkesztése során, ha az így elválasztott szó átkerül egy másik sorba, a kötőjel benne marad. Ennek kiküszöbölésére a szövegszerkesztők helyesírás-ellenőrzőit ellátták szóelválasztó funkcióval. Adjuk ki az Eszközök/Nyelv/Elválasztás parancsot! A megjelenő párbeszédablak segítségével beállíthatjuk a szavak automatikus elválasztását. Jelöljük be az Automatikus elválasztás jelölőnégyzetet! Az ablak bezárása után a szavak automatikusan elválasztódnak a sorok végén. Nyomtatás előtt azonban mindig győződjünk meg, róla hogy helyesen választotta-e el a szavakat a szövegszerkesztő. 11. ábra Elválasztás lehetőségeinek beállítása Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 7
Nyomtatás A nyomtatás a dokumentumkészítés befejező művelete. A nyomtatást akkor célszerű végrehajtani, amikor már biztosak vagyunk abban, hogy a dokumentumunk eleget tesz a kívánalmainknak, hiszen ez az egyik legköltségesebb része a szövegszerkesztésnek. Mielőtt a nyomtatást megkezdenénk, ellenőrizzük, hogy a nyomtató üzemkész-e, van-e a nyomtatóban papír, van-e elegendő festék a kazettában. Ha mindent rendben találtunk, akkor elkezdhetjük a nyomtatás lépéseit végrehajtani. A dokumentum nyomtatásra való felkészítése A nyomtatás elkezdése előtt meg kell győződnünk arról, hogy a dokumentum a tartalmi elvárások mellett formailag is megfelel-e az igényeinknek. Bár a nyomtatási elrendezés nézet már szinte azt a megjelenést mutatja, amit nyomtatáskor kapunk, mégsem tükrözi pontosan a végső megjelenést. A legtöbb szövegszerkesztő ezért biztosít egy olyan lehetőséget, amely a dokumentumnak a nyomtatón való megjelenését mutatja; ez a nyomtatási kép. A Fájl/Nyomtatási kép parancs előhívásakor megjelenik a nyomtatási képnek megfelelő dokumentum. 12. ábra Nyomtatási kép parancs, illetve az ott található lehetőségek Ekkor lehetőségünk van egy vagy több oldal együttes megjelenítésére, részletek megnézésére is. Ezeket a feladatokat a menü alatt elhelyezkedő eszköztár segítségével végezhetjük el. Amennyiben nyomtatásra alkalmasnak találjuk a dokumentumot, következhet a nyomtatás. Adjuk ki a Fájl/Nyomtatás parancsot! A nyomtatás párbeszédablak jelenik meg. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 8
13. ábra Nyomtatáskor ebben az ablakban végezhetjük el beállításainkat A párbeszédablak Nyomtató részénél be kell állítani azt a nyomtatót, amire nyomtatni szeretnénk. Ez fontos lehet például akkor, ha váltanunk kell színes és feketefehér nyomtatás között. Új nyomtató beállításához nyomjuk meg a Nyomtató keresése gombot. A felugró Nyomtatók keresése ablakban az Itt legördülő ablakban beállíthatjuk, hogy hol keressen, majd a Keresés most gombra kattintva kiválaszthatjuk a megfelelő nyomtatót. Végül az OK gombbal rögzíthetjük a kiválasztást. 14. ábra Nyomtatók keresése ablak Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 9
A Nyomtatási tartomány résznél megadhatjuk, hogy minden oldalt ki akarunk-e nyomtatni, esetleg csak az aktuális (aktív) oldalt, de az Oldalak rádiógomb bejelölésével az is megadható, hogy mettől meddig akarunk nyomtatni. Ha összefüggő oldalakról van szó, akkor -tól -ig oldalszámot kell beírni, ha csak egy-egy oldalt vagy oldalakat akarunk nyomtatni, azokat az oldalszámokat pontosvesszővel választjuk el egymástól. A Nyomatok résznél a példányszám adható meg, illetve az, hogy több példánynál legyen-e leválogatás vagy sem (a Leválogatás jelölőnégyzetbe tett pipával). Többpéldányos nyomtatás esetén beállíthatjuk, hogy egy példány együtt nyomtatódjék (alapértelmezés), vagy az azonos oldalak együtt jelenjenek meg. A Nyomtatandó legördülő ablakban kiválaszthatjuk, hogy mit akarunk nyomtatni: a dokumentumot, a dokumentumot a korrektúrával együtt, a korrektúralistát, a stílusokat, a kész szövegrészeket, a billentyűparancsokat vagy az adatlapot. A Nyomtatás legördülő ablakban azt adhatjuk meg, hogy a teljes dokumentum legyen-e nyomtatva, vagy csak a páratlan/páros oldalak. A Nagyítás/kicsinyítés résznél lehetőség van annak megadására, hogy egy lapra hány oldal legyen kinyomtatva (Több oldal egy lapon legördülő ablak), illetve arra, hogy a papírméretet beállítsuk. Az alapbeállítás az A/4; de ha pl. borítékra akarunk nyomtatni, azt itt kell beállítani. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 10