Hiteles elektronikus postafiók

NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. H-1081 Budapest, Csokonai utca 3. Hiteles elektronikus postafiók Állampolgár 2018.10.13. v.1.6

Tartalom 1. BEVEZETÉS...2 2. BEJELENTKEZÉS...2 3. DOKUMENTUMFELTÖLTÉS...5 4. BEÉRKEZETT ÜZENETEK...6 4.1. Dokumentumletöltés...7 4.1.1. Csoportos letöltés...7 4.1.2. Egyesével történő letöltés...8 4.1.3. Dokumentum törlése...9 4.1.4. Mozgatás Tartós tárba... 10 4.1.5. Szűrés... 11 5. ELKÜLDÖTT DOKUMENTUMOK... 13 6. TARTÓS TÁR... 14 6.1. Dokumentum letöltése a Tartós tárból... 14 6.2. Dokumentum törlése a Tartós tárból... 15 7. MEGHIÚSULÁSI IGAZOLÁSOK... 15 8. CÍMKEKEZELÉS... 16 8.1. Új címke létrehozása... 16 8.2. Címke törlése... 17 8.3. Dokumentum címkézése... 17 8.4. Címkézés eltávolítása... 19 9. BEÁLLÍTÁSOK... 20 10. SÚGÓ... 20 11. KAPCSOLAT... 20 12. KIJELENTKEZÉS... 22 13. GYAKRAN ISMÉTELT KÉRDÉSEK... 22 1

1. BEVEZETÉS A Hiteles Elektronikus Postafiók szolgáltatás egységes felületet, tárhelyet biztosít az állampolgárok, a Hivatali kapuval, Cégkapuval rendelkezők számára. Mobileszközökre optimalizáltan működik és az állam által biztosított azonosítási szolgáltatásokkal használható. 2. BEJELENTKEZÉS A szolgáltatást a Hiteles Elektronikus Postafiókra bejelentkezve érheti el. A felhasználók azonosítása a Központi Azonosítási Ügynök (KAÜ) rendszeren keresztül történik. Jelenleg az alábbi azonosítási szolgáltatások közül választhat: Ügyfélkapu; Elektronikus személyi igazolvány (a belépéshez kártyaolvasó és az igazolványhoz tartozó elektronikus aláírás szolgáltatás igénylése szükséges); Telefonos azonosítás. Figyelem! Amennyiben Ön már bejelentkezett egy KAÜ-azonosítást (Központi Azonosítási Ügynök) használó szolgáltatásba (pl Webes ügysegéd, tárhely), abban az esetben ugyanabban a böngészőben egy másik felhasználó azonosítójával történő belépéskor a rendszer hibaüzenetet küld. Másik felhasználó kizárólag a böngésző bezárását követően tud bejelentkezni. Ügyfélkapus azonosítás esetén adja meg az ügyfélkapus felhasználói nevét és jelszavát, majd kattintson a Belépés gombra. 2

Elektronikus személyi igzolvánnyal történő azonosítás esetén elektronikus személyi igazolványra és megfelelő kártyaolvasóra van szüksége. A telefonos azonosítás esetén a 8 számjegyű telefonos azonosítószáma mellett adja meg a teljes 6 számjegyű jelszót is, majd lépjen az Azonosítás gombra. Amennyiben elfelejtette a felhasználói nevét és/vagy jelszavát, ötszöri próbálkozás után a rendszer blokkolja a belépését. Annak ellenére sem engedi belépni, ha ezt követően az azonosítóit már jól adja meg. Ebben az esetben az Elfelejtett jelszó linkre kattintva oldhatja fel a lejáratot. Új kódot a https://ugyfelkapu.gov.hu oldalon is kérhet a Nem tudok belépni link segítségével. 3

Sikeres azonosítást követően néhány másodperc elteltével az Ön alapértelmezettként beállított tárhelye jelenik meg. Alapértelmezett tárhely lehet a személyes, a hivatali, ill. a cégkapus postafiók is. Ennek beállítására a Tárhely adminisztráció felületén a Felhasználói beállítások részben van lehetőség. A belépést követően betöltődik a tárhely oldala. A személyes tárhely elnevezése alapértelmezetten Értesítési tárhely. Ez az elnevezés a ikonra kattintva módosítható (max. 128 karakter). A mezőbe beírt név mentéséhez kattintson a ikonra. A beírt nevet az ikonra kattintva törölheti. Törlést követően a rendszer visszaállítja az utoljára beírt, elmentett nevet. 4

Amennyiben Ön több személyes, ill. hivatali vagy cégkapus tárhellyel is rendelkezik, azokat a postafióklistából választhatja ki. 3. DOKUMENTUMFELTÖLTÉS Az Új üzenet menüpontban kizárólag az Általános Nyomtatványkitöltő (ÁNYK) programmal előállított, tiktosított (.kr) kiterjesztésű fájlok tölthetők fel. A program legfrissebb verziója a NAV portáljáról telepíthető. Dokumentumfeltöltés kezdeményezéséhez válassza az Új üzenet gombot. A felöltéshez húzza a dokumentumot a felületre vagy tallózza ki a feltöltendő állományt a Vagy klikkeljen ide a tallózáshoz gombra kattintva. Egyszerre több dokumentumot is kiválaszthat és feltölthet. A feltöltéshez kattintson a Küldés gombra. Amennyiben mégsem szeretné feltölteni a dokumentumot, a hozzá tartozó ikon segítségével törölheti a listából. A Tartós tárba oszlopban megjelenő jelölőnégyzetek kipipálásával beállíthatja, hogy az adott dokumentumok másolatai küldést követően automatikusan a tartós tárba kerüljenek. 5

A feltöltés eredménye megjelenik a képernyőn. A sikeres feltöltésről a rendszer Feladási igazolást küld a tárhelyre. A dokumentumküldéssel, -fogadással kapcsolatos vevényekről, valamint az e-mail értesítésekhez kapcsolódó beállításokról a Tárhely adminisztráció c. felhasználói leírásunkban olvashat részletes tájékoztatást. A feltöltött dokumentumokat a Törlés gombra kattintva távolíthatja el a listából. 4. BEÉRKEZETT ÜZENETEK A Beérkezett mappában a hivatalok által küldött dokumentumok válaszok, nyugták listában kerülnek megjelenítésre. Alapértelemzetten a képernyőn az üzenetek szűréssel, rendszerüzenetek (vevények) nélkül jelennek meg, a Szűrés gomb piros színnel történő jelölése is ezt jelzi. A beérkezett dokumentumok Tartós tárba helyezés nélkül - a küldéstől számított 30 napig érhetők el a tárhelyen, kivétel a Meghiúsulási igazolások, amelyek 180 napig láthatók a Meghiúsulási igazolások mappában. A mappa mellett megjelenített szám mutatja a kiválasztott postafiókban lévő olvasatlan üzenetek számát (ide tartoznak a szűrt olvasatlan dokumentumok is). 6

A Dokumentumtípus, leírásai alatt található dokumentum bármelyikére rákattintva, az üzenet részletei külön ablakban tekinthetők meg. Az üzenet részleteit megjelenítő ablakban lehetősége van arra, hogy a dokumentumot Tartós tárba helyezze, törölje vagy letöltse. 4.1. Dokumentumletöltés A felületen egyesével, valamint csoportosan is letöltheti a dokumentumokat. A beérkezett olvasatlan dokumentum a letöltéssel vagy a Tartós tárba helyezéssel válik olvasottá. 4.1.1. Csoportos letöltés Csoportos letöltésnél a kiválasztott dokumentumok tömörített formában tölthetők le (dokumentumok.zip). Az egyes dokumentumok letöltését, valamint a tömörített állomány létrehozását folyamatjelző mutatja. 7

Nyissa meg vagy mentse le az elkészült, tömörített állományt. Amennyiben letöltést követően megtartja az alapértelmezett Megtartás opciót, a Beérkezett mappában a küldéstől számított 30 napig - továbbra is elérhetőek maradnak a letöltött üzenetek. Adott dokumentum törléshez válassza a Törlés, a Tartós tárba mozgatáshoz pedig az Áthelyezés tartós tárba opciót. Az Összes sorban kiválasztott tárolási beállítás valamennyi dokumentumra érvényes lesz. A megtartási lehetőségek beállítását követően kattintson a Befejezés gombra. 4.1.2. Egyesével történő letöltés A Beérkezett mappában található dokumentumot egyesével az alábbi módon is letöltheti. A letöltéshez kattintson a mappa Dokumentumtípus, leírás oszopban található szövegre. 8

Megnyílik az Üzenet részletei ablak, majd néhány másodpercen belül automatikusan elindul a letöltés és megjelenik a böngésző letöltő ablaka, ahol böngészőbeállítástól függően megnyithatja, ill. letöltheti a dokumentumot. Amennyiben a letöltés nem indul el automatikusan, kattintson a Letöltés gombra. Az Üzenet részletei képernyő az adott dokumentum főbb adatait tartalmazza (pl. feladó, érkeztetési szám, beérkezési dátum, fájlnév, feladó hivatal esetleges megjegyzése). A Tartós tárba gombra kattintva áthelyezheti a dokumentumot a Tartós tárába. A Törlés gomb hatására a dokumentum visszaállíthatatlanul törlődik a tárhelyről. Figyelem! Az olvasatlan dokumentumok a Tartós tárba mozgatást követően olvasottá válnak, így - áthelyezést követően a rendszer Letöltési igazolást küld a címzett részére (kivéve hivatali szakrendszeri értesítések, amelyekről a rendszer nem küld vevényeket). 4.1.3. Dokumentum törlése A Beérkezett mappa dokumentumai közül csak olvasott dokumentum törölhető. 9

A törléshez a jelölőnégyzet bejelölésével válassza ki a már letöltött dokumentumo(ka)t és kattintson a Törlés gombra. A Törlés gomb megnyomását követően Megerősítés üzenet jelenik meg a felületen, melyen a törlendő elemek száma is olvasható. Ha még nem olvasott állapotú a dokumentum, a Törlés opció kiválasztása esetén, a rendszer üzenetet jelenít meg, hogy a dokumentum nem törölhető. Az gomb megnyomásával törlődik a dokumentum a tárhelyről, vagy ha úgy döntött, hogy mégsem sem szeretné azt törölni, akkor nyomja meg a gombot Dokumentumot úgy is törölhet, hogy az egyesével történő, ill. csoportos letöltésnél megjelenő felugró ablakban a Törlés gombot, ill. a Törlés opciót választja. (Lásd Dokumentumetöltés) 4.1.4. Mozgatás Tartós tárba A tárhelyen a beérkező dokumentumok, igazolások, nyugták 30 napig kerülnek megőrzésre. Azokat a dokumentumokat, amelyeket hosszabb ideig szeretné megőrizni, átmozgathatja a Tartós tárba. Az áthelyezéshez kattintson a kiválasztandó dokumentum mellett található jelölőnégyzetbe, majd a Mozgatás Tartós tárba gombra. A Tartós tárba olvasatlan dokumentumok is átmozgathatók. A OK gomb megnyomását követően egy Megerősítés üzenet jelenik meg, melyen az áthelyezendő elemek száma is látható. 10

Az gomb megnyomásával a dokumentum a T artós tárba kerül, vagy ha mégsem szeretné az átmozgatását, akkor nyomja meg a gombot. 4.1.5. Szűrés A Beérkezett mappában alapértelmezett beállítás, hogy a dokumentumok szűréssel (rendszerüzenetek nélkül) jelennek meg. Ezt mutatja a Szűrés gomb piros színnel történő jelölése is. A dokumentumok további keresésére szűrőt alkalmazhat. A szűrés menüpontjában szabadszavas keresésre, valamint összetett szűrésre is van lehetősége. A szűrés segítségével szabályozhatja, hogy az alábbi feltételek közül a képernyőn melyiket szeretné megjeleníteni. A szűréshez használja a tárhely jobb felső részében található szűrést segítő alábbi funkciókat: Olvasatlan, Kivéve rendszerüzenetek, Üzenettípus (Hivatal, Hivatali szakrendszer-értesítő, Rendszer), Igazolás típusa (Feladási igazolás, Letöltési igazolás, Meghiúsulási igazolás), Dátumkeresés ( Beérkezéstől-Beérkezésig), Szűrési feltételek törlése. A Beérkezett mappában található dokumentumokhoz tartozó címke megjelenítéséhez írja be a címke nevét a keresőmezőbe, majd kattintson a ikonra. 11

A rendszer kilistázza a megadott címkével ellátott dokumentumokat. Figyelem! Amennyiben másik címkével ellátott vagy címkézetlen dokumentumokhoz tartozó adatokban (pl. dokumentum típus, leírás, címkenév) akár szótöredékként - szintén szerepel a keresőmezőbe beírt címke neve, abban az esetben ezek a dokumentumok is megjelennek a listában. A kizárólag az adott címkéhez tartozó dokumentumokat a címkére kattintva jelenítheti meg. Olvastalan üzenetek szűrése A Beérkezett mappa szűrhető oly módon, hogy csak az olvasatlan üzeneteket jelenítse meg. Alapértelmezés szerint az olvasatlan üzenetek félkövér címmel jelennek meg az üzenetlistaban. Szabadszavas keresés A keresőmezőben megadhat szűrőfeltételként feladót vagy dokumentum típust, leírást, címkenevet, megjegyzést, fájlnevet (utóbbi kettő az egyesével történő dokumentumletöltéskor az Üzenet részletei ablakban látható Megjegyzés, ill. Csatolmány mező értéke). A keresésnél szótöredéket is beírhat. A keresőszó megadását követően kattintson a sor végén lévő (Keresés) ikonra. A rendszer kilistázza a feltételeknek megfelelő dokumentumokat. 12

A szűrt lista feltételei a képernyő alján is megjelennek. A szűrt listából a teljes beérkezett dokumentum listázásához a Szűrési feltételek törlése opcióval lehet visszatérni. A megadott szűrési feltételek a szűrési ablakban is törölhetők. 5. ELKÜLDÖTT DOKUMENTUMOK A feltöltött dokumentumok adatait a küldéstől számított 30 napig tekintheti meg az Elküldött menüpontban. Adott üzenet főbb adatainak megtekintéséhez kattintson a Dokumentum típus, leírás oszlopban található szövegre. A megjelenő ablakban megtekintheti a dokumentum főbb adatait (címzett, dokumentumtípus, érkeztetési szám, fájlnév). 13

6. TARTÓS TÁR A beérkező dokumentumait, valamint elküldött dokumentumainak másolatát a Tartós tárba helyezéssel hosszú távon megőrizheti. Tartós tárba olvasatlan dokumentumok is áthelyezhetők, azonban átmozgatás után ezek is olvasottá válnak. A dokumentumok a Tartós tárban mindaddig megtekinthetők, amíg Ön nem törli azokat a tárból. Az átmozgatott dokumentumok megtekintéséhez kattintson a Tartós tár menüpontra. 6.1. Dokumentum letöltése a Tartós tárból A Tartós tárból történő dokumentumok letöltésének menete megegyezik a Beérkezett dokumentumok Dokumentum letöltése menüpontjában leírtakkal azzal a különbséggel, hogy letöltés követően csak a Megtartás vagy Törlés opciók választhatók ki, mivel az itt letöltött dokumentumok már a Tartós tárban vannak. 14

6.2. Dokumentum törlése a Tartós tárból A Tartós tár dokumentumai mind olvasott állapotban vannak. A törléshez válassza ki a dokumentumo(ka)t és kattintson a Törlés gombra. A Törlés gomb megnyomását követően Megerősítés üzenet jelenik meg a felületen, melyen a törlendő elemek száma is olvasható. Az gomb megnyomásával törlődik a dokumentum a tárhelyről, vagy ha úgy döntött, hogy mégsem sem szeretné azt törölni, akkor nyomja meg a gombot. Figyelem! A törölt dokumentumok visszaállítására nincs lehetőség. 7. MEGHIÚSULÁSI IGAZOLÁSOK Meghiúsulási értesítőt abban az esetben küld a rendszer, ha a címzett az Át nem vett dokumentum értesítő érkezésétől számított 5 munkanapon belül sem tölti le a dokumentumot (feladó és címzett kapja). A meghiúsulási igazolások ebben a mappában a beérkezéstől számított 180 napig érhetők el. A felületen lehetősége van érkeztetési számra vagy beérkezési dátumra szűrni. A szűrési feltételeket a mezőkben megadott formátumban kell megadnia. A dátumot a beépített 15

naptárfunkció segítségével is kiválaszthatja. A feltételek megadását követően kattintson a Szűrés gombra. Az igazolások egyesével tölthetők le a (Letöltés) ikonra kattintva. 8. CÍMKEKEZELÉS A tárhelyen található dokumentumait a Beérkezett, Elküldött és Tartós tár mappákban címkékkel láthatja el. A címkék szabadon választott kulcsszavak, amelyek segítik az elmentett üzenetek azonosítását, jellemzését, megkönnyítik ezek későbbi megtalálását. A címkék mappákként funkcionálnak: egy adott címke egy adott mappát jelenít meg, ha létrehozza és hozzárendeli egy vagy több dokumentumhoz. Címkét létrehozni vagy címkézni (címkét elemhez hozzáadni és eltávolítani) a Címkekezelés menüpontjában lehet. 8.1. Új címke létrehozása Címke létrehozásához válassza a Címkekezelés funkciót, majd kattintson az Új címke létrehozása linkre. Írja be a mezőbe a címke nevét majd kattintson a jelre. 16

8.2. Címke törlése A felesleges címkéket a jelre kattintva törölheti. A címke törlését követően a törölt címkét a rendszer eltávolítja azokról a dokumentumokról, amelyekhez az korábban hozzá lett rendelve. 8.3. Dokumentum címkézése A címkézéshez jelölje ki a dokumentumokat, majd kattintson a Címkekezelés funkcióra. Amennyiben már létezik a címke, válassza ki a lenyíló listából a megfelelő címkét és kattintson a jelre. Ha a címke még nem létezik, válassza az Új címke létrehozását, írja be a címke nevét és kattintson a jelre. Ezt követően jelölje ki ismét a dokumentumot, majd a fentebb ismertetett módon címkézze fel. 17

Az egyesével történő dokumentumletöltésnél az Üzenet részletei ablakban a Címkék mezőhöz tartozó +Hozzáadás linkre kattintva szintén felcímkézheti a letöltött dokumentumot (itt kizárólag a már létrehozott címkék közül választhat). Bármelyik címkézési módot választja, egy adott dokumentumhoz több címke is hozzárendelhető. Címkézést követően a tárhely Dokumentum típus, leírás oszlopában is megjelenik az adott dokumentumhoz tartozó címke. A létrehozott címkék a bal oldali navigációs sávban is megjelennek. A címkék melletti szám mutatja az adott címkéhez tartozó olvasatlan dokumentumok számát. 18

A címkére vagy a mellette lévő számra kattintva a rendszer kilistázza az adott címkével ellátott dokumentumokat. 8.4. Címkézés eltávolítása Jelölje ki a dokumentumokat, amelyekről el szeretné távolítani a hozzáadott címkét, majd válassza a Címkekezelés funkciót. A lista tetején ikonnal jelölve megjelennek az adott dokumentumokhoz tartozó címkék. A címkézés eltávolításához kattintson a ikonra vagy a címke nevére az ikon mellett. A felesleges címkét az egyesével történő dokumentumletöltésnél az Üzenet részletei ablakban az adott címkére kattintva is eltávolíthatja. 19

Figyelem! Fenti módokon csak a dokumentum és címke összerendelését törli, a címke továbbra is a listában marad, és hozzáadható más dokumentumokhoz. 9. BEÁLLÍTÁSOK A Beállítások menüpont a Tárhely-adminisztrációs oldalra irányítja át. A szolgáltatás egy felületről biztosítja a dokumentumkezeléshez kapcsolódó beállítások elvégzését. 10. SÚGÓ A Súgó oldalán található linkekre kattintva egyszerűen és gyorsan elérheti a szolgáltatás működésével kapcsolatos felhasználói tájékoztatásokat, leírásokat. Az Aktuális részben a legfrissebb fejlesztések, újdonságok tekinthetők meg. 11. KAPCSOLAT A Kapcsolat oldalon a Kormányzati Ügyfélvonal munkatársaival veheti fel a kapcsolatot a tárhely használatával, működésével kapcsolatban. 20

Levél írásához adja meg az e-mail címét, a telefonszámát és írja be az üzenet szövegét. Az üzenetet kizárólag abban az esetben tudja elküldeni, amennyiben valamennyi *-gal jelölt mezőt kitöltötte. Az üzenetküldés sikerességéről szóló tájékoztatást a képernyőn megjelenő ablakban olvashatja. Chat indításához kattintson az Élő chat indítása gombra. 21

12. KIJELENTKEZÉS A levelezési felületen a Kijelentkezés gombon 10:00 percről indulva számláló számolja az inaktivitási időt. Aktivitás esetén (pl. kattintás egy másik menüpontra) a számláló ismét 10:00 percről folytatja a visszaszámlálást. A tíz perc inaktivitási idő leteltével a rendszer biztonsági okokból automatikusan kijelentkezteti. A további használathoz ismételten be kell jelentkeznie. Amennyiben már csak 1 perc van hátra a munkamenet lejáratáig, a rendszer figyelmeztető üzenetet jelenít meg a képernyőn. A munkamenet meghosszabbításához kattintson az Igen gombra, így a számláló ismét 10:00 perctől számolja az inaktivitási időt. Amennyiben befejezte a munkát, a felületről történő kilépéshez kattintson a Kijelentkezés gombra. 13. GYAKRAN ISMÉTELT KÉRDÉSEK Tárhelyre való bejelentkezéskor miért kapom azt az üzenetet a felületen, hogy Sikertelen bejelentkezés! Kérjük, hogy zárja be a böngészőt, és jelentkezzen be újra! Ugyanabban a böngészőben egy másik felhasználó azonosítójával történő belépéskor küldi a rendszer a hibaüzenetet. Másik felhasználó kizárólag a böngésző bezárását követően tud bejelentkezni. Elírtam a felhasználói nevemet és ötszöri próbálkozás után a rendszer blokkolta a belépésemet. Később viszont annak ellenére sem tudtam a tárhelyre belépni, hogy az azonosítómat jól adtam meg. Mi a megoldás? 22

Blokkolás esetén a tárhelyre akkor sem tud belépni, ha az azonosítóit már jól adja meg. A blokkolást az Elfelejtett jelszó funkcióval oldhatja fel. A tárhely e-mail címének módosítását hol tudom megtenni? A Tárhely adminisztráció oldalon az Értesítési tárhely címére kattintva tudja a tárhely e-mail címét módosítani. A Tárhely adminisztráció felületének kezeléséről a Tárhely adminisztráció felhasználói kézikönyvben még több információt kaphat. 23