NAV Online Számla adatküldés a DOAS rendszerben v.4 Tartalomjegyzék 1 NAV Online Számla adatküldés a DOAS rendszerben...2 2 Az adatküldés törvényi hivatkozásai...2 3 A regisztráció folyamata...3 4 Számlázáskor figyelmeztetés, ha hiányoznak a NAV online számla beállítások...4 5 NAV Online Számla adatküldés felelőse és az adatküldés menete...5 1 Az online számla adatküldés felelőse...5 2 Az adatküldés folyamata...5 1 Rövid összefoglaló...5 2 Részletes folyamat...5 6 NAV Online Számla adatszolgáltatások monitorozása a DOAS-ban...7 1 Automatikus ellenőrzés és figyelmeztetés...8 2 Hálózati problémák...10 3 Üzemzavar bejelentése NAV-hoz...11
1 NAV Online Számla adatküldés a DOAS rendszerben A DOAS program a 3.826 verziótól támogatja a törvényi kötelezettségnek megfelelést. 2 Az adatküldés törvényi hivatkozásai 2018. július 1-jétől kötelező adatot szolgáltatni a legalább 100 ezer forint áthárított áfát tartalmazó, belföldi adóalanyok közötti ügyletekről kiállított számlákról. A kibocsátott számlák és számlával egy tekintet alá eső okiratok adataira vonatkozó adatszolgáltatás 2018. július 1-jétől a kiállítás után, rövid időn belül, elektronikusan teljesítendő. Számlázó programmal történő számlázás esetén a számlaadatokat a számlázó programból emberi beavatkozás nélkül, nyilvános interneten keresztül azonnal, a számla elkészülése után rögtön továbbítani kell a NAV-hoz. Az online számlával kapcsolatos jogszabályi előírások a következők: Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény - X. Fejezet SZÁMLÁZÁS A számlakibocsátásra irányadó szabályok A pénzügyminiszter 2/2018. (VI. 1.) PM rendelete a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet módosításáról Ezen jogszabályok ismerete és alkalmazása az adózó szakemberei számára alapvetően szükségesek. A NAV online számla adatküldésben érintett számláknak a következő paramétereknek kell megfelelnie: Kimenő számla és a számla vevője belföldi és a számla vevője adószámmal rendelkező adóalany és a számla ÁFA tartalma 100 000 HUF értéket eléri.
3 A regisztráció folyamata Felhívjuk figyelmüket, hogy a funkció működéséhez az Önök előzetes Adatszolgáltatásra kötelezett adózói regisztráció -ja szükséges a NAV rendszerében. Számlázó programból teljesítendő adatszolgáltatás esetén adatszolgáltatás kizárólag gép-gép kapcsolat (interfész) útján történhet. Az adatszolgáltatás teljesítéséhez a fentiekben hivatkozott gép-gép interfész használatához szükséges adatokat, azaz a technikai felhasználót nyilvántartásba kell venni. A technikai felhasználót az elsődleges felhasználó (azaz közvetlenül Önök) hozhatják létre, a FELHASZNÁLÓK oldalon az ÚJ FELHASZNÁLÓ panel kijelölése után a Technikai felhasználó opcióra kattintva. Itt történik meg a Technikai felhasználó oldal hozzáadása, amely véglegesítéséhez jelszó megadása kötelező. további információ: https://onlineszamla.nav.gov.hu/tajekoztatas_a_regisztraciorol A regisztráció után a következő adatokat kell berögzíteni a DOAS rendszerbe: Figyelem! az adatok a NAV-nál regisztrált technikai felhasználói adatok! Felhasználónév, XML aláírókulcs, XML cserekulcs, + a regisztrációkor megadott "Jelszó" Az alábbi képen a jelszón kívül valamennyi adat látható: 1. Ábra: A regisztráció után a következő adatokat kell berögzíteni a DOAS rendszerbe
4 Számlázáskor figyelmeztetés, ha hiányoznak a NAV online számla beállítások 2018.07.01 után Magyarországon, belföldi adóalanyok között kiállított, legkevesebb 100 000 HUF ÁFA tartalmú számlákat a NAV online rendszerébe fel kell adni. Az alábbi hibaüzenet akkor jelenik meg, ha az ügyintéző legkevesebb 100 000 HUF ÁFA tartalmú számlát próbál felírni még nem történt meg a NAV regisztrációs adatok DOAS-ba rögzítése még nem történt meg a NAV kommunikáció tesztelése nincs egyetlen, a ""NAV Online számla adatszolgáltatás kontroller"" kiemelt szerepkörbe tartozó felhasználó A hibaüzenet pirossal villogó keretben jelenik meg, és csak akkor szűnik meg, ha az ügyintéző az "A leírtakat tudomásul vettem" felirat melletti jelölőnégyzetet bekapcsolja.
5 NAV Online Számla adatküldés felelőse és az adatküldés menete 1 Az online számla adatküldés felelőse Az online számla adatküldés felelőse az adózó, a DOAS rendszert használó vállalkozás. 2 Az adatküldés folyamata 1 Rövid összefoglaló Magyarországon a NAV létrehozott egy interfészt, ahol az ügyviteli programból be tudják küldeni elektronikus formátumban a számlákat. Ehhez regisztrálni kell a céget a NAV-nál, majd a regisztrációs adatokat be kell vinni a DOAS-ba. Ez alapján a rendszer beküldi a kívánt adatokat a NAV-ba. A különböző NAV által definiált beküldési státuszokat egy lekérdező felületen tetszőleges csoportosítással vizsgálni lehet. A NAV online számla adatszolgáltatás kontroller szerepkörben lévő dolgozó ezen lekérdezést folyamatosan vizsgálja és amennyiben be kell avatkozni, akkor a NAV online felületén manuálisan kell rögzítenie. 2 Részletes folyamat 1. A NAV felületen regisztrálni kell a céget, lásd 3 A regisztráció folyamata pont. 2. A DOAS-ban be kell állítani minimum egy felhasználót a NAV online számla adatszolgáltatás kontroller szerepkörbe, beállítása a Karbantartás / Jogosultság / Jogosultságok szerkesztése menüpontban.
3. A DOAS rendszerben fel kell vinni és le kell ellenőrizni a NAV online számla regisztrációja során megkapott regisztrációs adatokat, a Karbantartás / NAV / NAV online számla / Regisztrációs adatok rögzítése menüpontban. Figyelem A jelszó kivételével az adatokat copy/paste azaz másolás/beillesztés módszerével vigyék át, ügyelve arra, hogy csak a az adatok legyenek kijelölve, az adat előtt vagy után ne legyen szóköz karakter. A teszt rendszer adatainak megadása opcionális. A beállításnak akkor van vége, ha a teszt és az éles oldalon egyaránt a zöld pipa megjelenik. A Kommunikáció tesztelés Mentés gomb megnyomásakor a program a regisztrációs adatok segítségével bejelentkezik a NAV felületére, és ha a NAV felismeri a regisztrációs adatokat, akkor visszaválaszol és ezt a pozitív választ jelenítjük meg a zöld pipával. A regisztrációt a DOAS 3.824 vérzőtől kezdődően az éles rendszerben célszerű elvégezni, lehetőleg a NAV éles és tesztrendszerébe is. A DOAS éles rendszer a NAV éles rendszerébe küldi az adatokat és az éjszakai teszt rendszer adatok frissülése után a teszt rendszer a NAV teszt rendszerbe küldi az adatokat. Ezért van az, hogy az éles rendszerbe regisztráljuk a NAV teszt rendszer paramétereket is. A DOAS rendszer ellenőrzi, hogy a felhasználó a NAV online számla feltételeknek megfelelő számlát kíván kiállítani, és ha a fenti 2. és 3. pont teljes körűen nem történt meg, úgy nem engedi a számla kiállítását, és tájékoztat a hiányosságról. Lásd 4. fejezet.
6 NAV Online Számla adatszolgáltatások monitorozása a DOAS-ban A funkció elérhetősége: Karbantartás / NAV / NAV online számla / NAV online számla adatszolgáltatás menüpont. Az alábbi képernyőn lehet monitorozni a NAV-ba küldendő/küldött számla adatszolgáltatásokat. 2. Illustration: Karbantartás / NAV / NAV online számla / NAV online számla adatszolgáltatás
A beküldés szempontjából a legfontosabb információ a NAV Számla státusz Ez a következő értékeket veheti fel: RECEIVED Befogadva státusszal fogadja be az adatot. Ekkor a NAV visszaad egy un. Tranzakciós azonosító -t, mely megjelenik a DOAS lekérdezési felületén is. Bármilyen probléma esetén erre az azonosítóra lehet hivatkozni! PROCESSING Feldolgozás alatt státusz azt jelenti, hogy a NAV oldali adatszolgáltatás jelenleg feldolgozás alatt áll. A program automatikusan újra lekérdezi azon számlák státuszát amelyek RECEIVED Befogadva vagy PROCESSING Feldolgozás alatt állapotban vannak. Ezek tehát átmeneti állapotok, a felhasználóknak ezzel semmilyen teendőik nincsenek! DONE - Kész státusz: a NAV specifikációk értelmezése szerint, ha a beküldés Kész állapotba kerül, akkor az adózó a hivatkozott számla vonatkozásában az adatszolgáltatási kötelezettségeknek eleget tett! ABORTED - Kihagyva státusz: FIGYELEM!!! Az adatszolgáltatás sikertelennek minősített! Kérjük az ABORTED eseményeket haladéktalanul jelentse a RUBIN DMS-nek! Ha a 2/2018. (VI. 1.) PM rendeletben megadott határidőkön belül nem lehetséges a probléma szoftveres úton való javítása, akkor a problémás számlát a felhasználó cég dolgozójának felelőssége ugyanezen a határidőn belül a NAV online számla felületén kézzel rögzítenie! 1 Automatikus ellenőrzés és figyelmeztetés DOAS-ba bejelentkezéskor, ha nyitott problémák vannak a NAV Online Számla adatszolgáltatásban és a felhasználónak van joga a "NAV Online számla adatszolgáltatás lekérdezés" elemi funkcióhoz, akkor az alábbi üzenet jelenik meg: A kérdésre "Nem" válasz esetén folytatódik a normál ügymenet. A kérdésre "Igen" válasz esetén megjelenik az előre paraméterezett, NAV Online Számla adatszolgáltatás képernyő, ahol közvetlenül listázódnak a problémás bizonylatok. Az előre beállított szűrőfeltételek: - "Blokkoló hiba": Bekapcsolt - "Kézi lezárás" Kikapcsolt
3. Illustration: Karbantartás / NAV / NAV online számla / NAV online számla adatszolgáltatás
2 Hálózati problémák Hálózati probléma akkor keletkezik, amikor a DOAS szerver nem látja a NAV Online rendszert, akár lokális internet, akár NAV oldali szerver problémák esetén. Alapesetben ez nem jelent problémát, mert a DOAS hálózati hiba esetén is automatikusan megismétli az adatküldést, vagy a státusz frissítéseket is. Ebben az esetben is cég dolgozójának a NAV Online Számla felületen kézzel, fel kell rögzítenie a 2/2018. (VI. 1.) PM rendeletnek megfelelően. Ezeket a számlákat úgy kell lekérdezni, hogy a QUEUE státusz mezőbe ki kell választani az Újraküldésre vár értéket. 4. Ábra: Újraküldésre váró számlák lekérdezése
3 Üzemzavar bejelentése NAV-hoz Amennyiben a DOAS rendszert érintő üzemzavar/internet szolgáltatás elégtelensége 48 órát meghaladja, az adózó köteles az üzemzavart a NAV Online Számla felületén bejelenteni! A bejelentést az alábbi címen lehet megtenni: https://onlineszamla.nav.gov.hu/uzemzavar_nyilatkozatok